Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (397.34 KB, 52 trang )

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Ủy ban Dân tộc.........................................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân
tộc........................................................................................................................................3
1.1.1.Khái quát lịch sử hình thành Ủy ban Dân tộc:...........................................................3
1.1.2 Vị trí và chức năng:....................................................................................................4
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:............................................................................................4
1.1.4 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................4
1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng văn thư, lưu
trữ của UBDT......................................................................................................................5
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng VTLT.................................................5
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –Lưu trữ..........................................................6

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc..........7
2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác Văn thư-lưu trữ của Ủy ban dân tộc............7
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư- lưu trữ.............................................7
2.1.2 Chỉ đạo hương dẫn về công tác văn thư.....................................................................8
2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư –lưu trữ.......................................8
2.2.1 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư........................................................................8
2.3 Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ.........................................................16
2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ.......................................................................16
2.3.2 Chỉnh lý tài liệu........................................................................................................17
2.3.3 xác định giá trị tài liệu.............................................................................................18
2.3.4 Thống kê..................................................................................................................18

2.3.5 bảo quản tài liệu.......................................................................................................19
2.3.6 Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu........................................................................20

Chương 3 Nhận xét khái quát về công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban dân
tộc và đề xuất đóng góp ,kiến nghị...................................................................22
3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư- lưu trữ..............................................................22
3.1.1 Công tác văn thư......................................................................................................22
3.1.2 Công tác lưu trữ.......................................................................................................23
3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ........................................24
3.2.1 Công tác văn thư:....................................................................................................24
3.2.2 Công tác lưu trữ:......................................................................................................26
3.3. Đối với bộ môn , khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội.................28
3.3.1. Đối với bộ môn.......................................................................................................28
3.3.2. Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ................................................................................28
3.3.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi..................................................................29

C. KẾT LUẬN...................................................................................................30
D. PHỤ LỤC......................................................................................................31

Vũ Thị Hương Như

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác

thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó
là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- Tài
liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù
hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. Thực hiện phương châm “Học
đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực tế”. Sau khi hoàn thành song chương
trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho học sinh chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ.
Trường Đào tạo, kien tap Từ ngày30 /5 đến ngày 17/06/2016 cho học sinh. Đợi
thực tập này nhằm giúp cho học sinh xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ
sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp. Được sự đồng ý
của nhà trường và sự tiếp nhận UBDT, em đã có đợt thực tập đúng quy định về
thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã
nêu ra. Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em
nhữngkết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc
rút được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưói sự hướng
dẫn giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt thực tập, em đã học được
phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Một công việc đòi hỏi
sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết
các công việc hàng ngày. Là một cán bộ Văn thư trong tương lai, đợt thực tập
này đã trang bị cho mình một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ
ràng về công tác Văn thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác
Văn thư đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được những bất cập trong công
tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ
như chúng em là rất lớn. Đợt thực tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu

của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá
trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây em có thể khắc
Vũ Thị Hương Như

1

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết
không thể đáp ứng đủ. Có thể nói đợi thực tập đã giúp cho chúng em cụ thể hoá
và nắm chắc hơn kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các
cơ quan. Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan cùng
với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, trong quá trình nghiên cứu chuyên
đề của bản thân, em cũng gặp được nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu
sâu hơn về công tác văn thư và công tác quản lý văn bản đi là việc thống kê số
lượng văn bản đi trong ngày và việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu
tốt. Bên cạnh những thuận lợi đó thì còn có một số khó khăn nhỏ khi thực hiện
chuyên đề.
Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất
cả mọi người đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập của mình qua quá trình
học tập cũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp và những

ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ được kiến thức làm hành trang khi
bước vào cuộc sống.
Em xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ, lãnh đạo của
Ủy Ban Dân Tộc đã tạo điều kiện giúp đỡ em được tiếp xúc với thực tế công
việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu xót mà mình.Cuối cùng em
xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực
tập và củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc cũng như học
tập của bản thân sau này.
Do thời hạn thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ không tránh
khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để
báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn.
Hà Nội, ngày 23 tháng 6 năm 2016
Sinh viên

Vũ Thị Hương Như
Vũ Thị Hương Như

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Ủy ban Dân tộc
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tô
chức của Ủy ban Dân tộc

1.1.1. Khái quát lịch sử hình thành Ủy ban Dân tộc:
Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ Việt Nam có chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản
lý nhà nước các dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà
nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Ủy ban quản lý theo quy định của
pháp luật.
Lịch sử phát triển của Ủy ban Dân tộc được khái quát qua các giai đoạn:
Cơ quan công tác dân tộc - với tổ chức tiền thân là Nha Dân tộc thiểu số
(thành lập tại Nghị định số 359, ngày 9-9-1946 chiểu theo Sắc lệnh số 58, ngày
3-5-1946 của Chủ tịch Chính phủ Việt Nam 1Dân chủ Cộng hoà) với chức năng,
nhiệm vụ "Xem xét các vấn đề chính trị và hành chính thuộc về các dân tộc
thiểu số trong nước và thắt chặt tình thân thiện giữa các dân tộc sống trên đất
Việt Nam". Và ngày 3 tháng 5 đây cũng là sự kiện đánh dấu kỉ niệm của Ủy ban
Dân tộc.
Ngày 1 tháng 2 năm 1955, thành lập Tiểu ban Dân tộc Trung ương.
Cùng với sự biến đổi của từng điều kiện lịch sử, cơ quan cũng có sự thay đổi tên
phù hợp với tình hình thuộc cơ quan của Đảng từ năm 1955.
Từ năm 1990 cơ quan thuộc Chính phủ. Ngày 11 tháng 5 năm 1990, Chủ
tịch Hội đồng Bộ trưởng thành lập Văn phòng Miền núi và Dân tộc
Ngày 5 tháng 10 năm 1992, Bộ Chính trị hợp nhất hai cơ quan Ban Dân
tộc Trung ương và Văn phòng Miền núi và Dân tộc thành Ủy ban Dân tộc và
Miền núi làm nhiệm vụ tham mưu cho Đảng về công tác dân tộc và miền núi.
Ngày 2 tháng 3 năm 1993, Uỷ ban Dân tộc và Miền núi thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ
( Hoàn toàn thuộc Chính Phủ).
Từ ngày 5 tháng 8 năm 2002 đến nay tên chính thức là Ủy ban Dân tộc.
Từ Nha Dân tộc thiểu số đến Uỷ ban Dân tộc hôm nay – một chặng
đường 70 năm lịch sử – Cơ quan công tác dân tộc với nhiều tên gọi khác nhau,
nhưng đều có chức năng nhiệm vụ chủ yếu là tham mưu cho Đảng và Nhà nước
về vấn đề dân tộc, nghiên cứu đề xuất xây dựng chính sách dân tộc và tổ chức

Vũ Thị Hương Như

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thực hiện công tác dân tộc.
1.1.2 Vị trí và chức năng:
Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước
các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc theo quy định của
pháp luật.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:
Ủy ban Dân tộc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định theo Nghị
định Số 84/2012/NĐ-CP ngày 12/10/2012
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Dân tộc( phụ lục 1)
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Ủy ban Dân tộc có Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc, các Thứ
trưởng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc và các đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc:
* các đơn vị quản lý Nhà nước:
1. Vụ Kế hoạch - Tài chính;
2. Vụ Tổ chức cán bộ;
3. Vụ Pháp chế;
4. Vụ Hợp tác quốc tế;

5.Thanh tra;
6. Văn phòng;
7.Vụ Tổng hợp;
8. Vụ Chính sách dân tộc;
9. Vụ Tuyên truyền;
10. Vụ Dân tộc thiểu số;
11. Vụ Địa phương I;
12. Vụ Địa phương II;
13. Vụ Địa phương III;
* các đơn vị sự nghiệp:
14. Viện Dân tộc
15. Báo Dân tộc và Phát triển;
16. Trung tâm Thông tin;
17. Tạp chí Dân tộc;
18. Trường Cán bộ dân tộc;
Vũ Thị Hương Như

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

19. Nhà khách Dân tộc.
Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Chính sách dân tộc, Vụ Địa phương II, Vụ
Địa phương III được thành lập 2 phòng trong vụ; Văn phòng Ủy ban Dân tộc có
Phòng và Văn phòng đại diện tại thành phố( phụ lục 2)

1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức
phòng văn thư, lưu trữ của UBDT.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng VTLT.
Phòng văn thư – lưu trữ là đơn vị chức năng thuộc Ủy ban Dân tộc giúp
cơ quan quản lý về văn thư, lưu trữ với tài liệu có các chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn sau:
_Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cung cấp
thông tin, tài liệu của Uỷ ban, thực hiện bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định ,
trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ, công việc sau:
Tham mưu tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tải thông tin, văn bản
đến, đi phục vụ cho các hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Uỷ ban và
việc thực hiện nhiệm vụ của các Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban.
Kiểm tra thể thức và thủ tục trước khi ban hành các văn bản của Uỷ ban,
phát hành Văn bản theo quy định.
_Thực hiện công tác lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu,
ây dựng thư viện phục vụ công tác tra cứu; thực hiện chế độ bảo mật theo quy
định hiện hành của Nhà nước.
_Thường trực công tác Cải cách hành chính của Văn phòng.
_ Thường trực công tác thực hiện Quy trình quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong hoạt động của cơ quan Ủy ban Dân tộc
_Quản lý, cấp phát giấy đi đường; quản lý, sử dụng con dấu của Uỷ ban,
Ban Cán sự Đảng Uỷ ban, Thanh tra Uỷ ban, Văn phòng Uỷ ban và Ban Chỉ huy
Quân sự cơ quan Uỷ ban.
_Giúp Lãnh đạo Văn phòng trong việc thực hiện công tác kế hoạch,
nghiên cứu khoa học, tổ chức cán bộ của Văn phòng Uỷ ban; tham dự và ghi
biên bản các cuộc họp của Lãnh đạo Văn phòng.
_Giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ
theo kế hoạch và chỉ đạo phân công của Lãnh đạo Văn phòng với các đơn vị
thuộc Văn phòng.
_Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban

Vũ Thị Hương Như

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trong việc duy trì, thực hiện nghiêm Quy chế làm việc, Quy chế công tác Văn
thư và Quy chế công tác Lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc. Tham mưu thực hiện
chương trình tin học hoá trong công tác quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu của Uỷ
ban.
_Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá việc chấp
hành nội quy, quy chế và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức và người lao
động thuộc Văn phòng.
_Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng phân công.
_Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban thực hiện nhiệm vụ
văn thư của Ủy ban. Tại các đơn vị trực thuộc Ủy ban, căn cứ chức năng, nhiệm
vụ, cơ cấu tổ chức của đơn vị, thủ trưởng đơn vị bố trí cán bộ chuyên trách hoặc
kiêm nhiệm làm công tác văn thư.
_ Căn cứ Thông tư số 02/2010/TTBNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,
Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân
các cấp;
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –Lưu trữ
Công tác văn thư-lưu trữ Ủy ban do Phòng Văn thư-Lưu trữ trực thuộc
Văn phòng đảm nhiệm. Số lượng cán bộ hiện nay là 9 người. Chất lượng cán bộ

như sau: ( Phụ lục 3)

Vũ Thị Hương Như

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc
2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác Văn thư-lưu trữ của Ủy
ban dân tộc
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư- lưu trữ
Các văn bản pháp lý, các quy định về công tác văn thư – lưu trữ của
UBDT.
_Công tác văn thư-lưu trữ của Ủy ban Dân tộc dựa vào các căn cứ và
quyết định sau:
• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư
• Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
• Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu
• Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8

năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
• Thông tư số 06/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ
• Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
• Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
• Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng
• Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
• Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
• Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
• Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ
quan
Vũ Thị Hương Như

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

• Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định
định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;
• Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
• Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính;
2.1.2 Chỉ đạo hương dẫn về công tác văn thư
- Phân công nhiệm vụ của Phòng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ
ban Dân tộc ( phụ lục 4)
- Quyết định số 455/QĐ-UBDT Ban hành quy chế công tác văn thư của
Ủy ban Dân tộc ngày 06/11/2014( phụ lục 5)
- Quyết định số 69/QĐ-UBDT về việc ban hành quy chế làm việc của Ủy
ban Dân tộc(phụ lục 6)
- Quyết định số 453/QĐ-UBDT Ban hành quy chế công tác lưu trữ của
Ủy ban Dân tộc.(phụ lục 7)
2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư –lưu trữ
2.2.1 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư
Hình thức và thể thức văn bản
Hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của Ủy ban:
_Thể thức văn bản:
_ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo hướng
dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là
Thông tư số 01/2011/TT-BNV) và các văn bản hướng dẫn của cơ quan chức
năng.
Soạn thảo văn bản
_ Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy
định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng
dẫn có liên quan của Bộ trưởng, Chủ nhiệmỦy ban Dân tộc.

Duyệt, sửa chữa, bô sung bản thảo
_ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
_ Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
Đánh máy, nhân bản, phô tô văn bản
Việc đánh máy, nhân bản, photo văn bản phải bảo đảm những yêu cầu
Vũ Thị Hương Như

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

sau:
_ Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải trao đổi, thống nhất lại với đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo.
Nhân bản, photo văn bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu. Việc photo
tài liệu do Văn phòng Ủy ban thực hiện và phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Tài liệu photo được thực hiện khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy
ban hoặc theo giấy đề nghị của các Vụ, đơn vị đã được Lãnh đạo Văn phòng Ủy
ban duyệt;
- Nhân bản, sao, chụp, phô tô văn bản Mật thực hiện theo Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 494/QĐ-UBDT ngày

24 tháng 10 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc ban
hành Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban Dân tộc và văn bản hướng
dẫn có liên quan khác.
Kiểm tra, trình ký và xin ý kiến giải quyết công việc:
_ Quy trình trình Văn bản trên phần mềm điện tử (thực hiện 01 ngày làm
việc):
- Chuyên viên được giao soạn thảo văn bản trình hồ sơ, bản thảo văn bản
vào tài khoản trên phần mềm quản lý văn bản của Lãnh đạo Vụ, đơn vị; bản dự
thảo cuối cùng do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp trình tới tài khoản của Lãnh
đạo Ủy ban.
- Các Vụ, đơn vị gửi hồ sơ trình, bản thảo văn bản đi tại Phòng Văn thư Lưu trữ. Phòng Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra về thủ tục, thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản, sau đó chuyển đến Thư ký hoặc chuyên viên giúp
việc Lãnh đạo Ủy ban;
Quy trình văn bản đi ký thừa lệnh Lãnh đạo Ủy ban (thực hiện 1,5 ngày
làm việc)
Hồ sơ trình văn bản trên phần mềm điện tử được trình cùng với quy trình
hồ sơ văn bản giấy.
_ Quy trình trên phần mềm điện tử: Chuyên viên được giao soạn thảo văn
bản trình hồ sơ, bản thảo văn bản vào tài khoản trên phần mềm quản lý văn bản
của Lãnh đạo Vụ, đơn vị; bản dự thảo cuối cùng do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp
trình tới tài khoản của Lãnh đạo Ủy ban
_ Quy trình văn bản giấy
Vũ Thị Hương Như

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Hồ sơ trình sau khi Lãnh đạo Ủy ban phê duyệt., Thủ trưởng các Vụ, đơn
vị ký và chuyển Phòng Văn thư - Lưu trữ thực hiện phát hành văn bản theo quy
định.
Ký, gửi văn bản
_ Thẩm quyền ký, ban hành văn bản thực hiện theo khoản 1, Điều 20,
Quyết định số 69/QĐ-UBDT ngày 06 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Dân tộc.
_ Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các loại
mực dễ phai.
_ Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong mục
"Nơi nhận”. Việc chuyển văn bản ra các cơ quan ngoài thực hiện bằng đường
bưu điện. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan nhận
văn bản và ký xác nhận vào Sổ giao nhận công văn.
Bản sao văn bản
_ Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm: Sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
_ Thể thức bản sao thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TTBNV.
_ Việc sao văn bản do Lãnh đạo Ủy ban, Chánh Văn phòng Ủy ban quyết
định. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp
luật, quy định trong quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
_ Bản sao (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không được
thực hiện theo đúng thể thức quy định tại thể thức bản sao thực hiện theo quy
định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
_ Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Ủy ban những ý kiến ghi
bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Ủy ban ghi trong văn bản
cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn
bản hành chính.

Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến Ủy ban phải được quản
lý theo trình tự sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
_ Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư Ủy
ban, văn thư đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Văn bản đến phải được làm thủ tục tiếp nhận ngay trong ngày. Nếu văn
bản đến vào buổi chiều, có thể làm thủ tục tiếp nhận vào sáng ngày làm việc tiếp
Vũ Thị Hương Như

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

theo, trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn.
Tiếp nhận văn bản đến
Khi nhận bì văn bản đến, Văn thư Ủy ban phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi,
nơi nhận, số, ký hiệu... của văn bản ghi trên bì với Sổ giao nhận, nếu đúng mới
ký nhận.
Các bì có dấu chỉ mức độ khẩn, mời họp phải mở ngay và xử lý kịp thời.
Đối với các bì có dấu hiệu bị mở trước khi nhận, hỏa tốc hẹn giờ đến chậm thì
lập biên bản tiếp nhận và thông báo ngay cho nơi gửi biết để cùng giải quyết.
Đối với văn bản đến bằng đường fax hoặc mạng tin học, Văn thư cơ quan
phải kiểm tra về số lượng bản, số trang, nơi gửi, nơi nhận.
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản và phần mềm

quản lý văn bản của Ủy ban Dân tộc.
Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
Trình, chuyển giao văn bản đến
_ Văn bản đến được cán bộ Văn thư tiếp nhận văn bản, phân loại và xử lý
như sau:
- Văn bản gửi đích danh các đơn vị, cá nhân được vào sổ đăng ký công
văn đến của đơn vị và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân đó;
Trình tự quản lý văn bản đi
Phòng Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng kiểm
tra lần cuối về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn
bản trước khi đóng dấu, phát hành. Tất cả văn bản do Ủy ban phát hành, văn bản
ký thừa lệnh Lãnh đạo Ủy ban (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo
trình tự sau:
- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi:
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
- Kiểm tra văn bản đi, đảm bảo việc giao, nhận và xử lý kịp thời những
vướng mắc, chậm trễ trong việc giao nhận văn bản.
Chuyển phát, đính chính và Scan văn bản đi
_Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Vũ Thị Hương Như

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG
KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm
tra, ký nhận.
Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Ủy ban
hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
Văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng,
trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và
tại Khoản 3 Thông tư 12/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ
Công an và Quyết định số 494/QĐ-UBDT ngày 24 tháng 10 năm 2013 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc.
_ Scan văn bản đi
Văn phòng chịu trách nhiệm Scan và cập nhật trên hệ thống điều hành tác
nghiệp của Ủy bannhững văn bản đi không thuộc quy định bảo mật.
Lưu văn bản đến và đi
_ Lưu văn bản đến của Ủy ban và Ban Cán sự: Lưu văn bản theo ý kiến
chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban và những văn bản mang tính chất thông báo tham
khảo để biết...
_ Lưu hồ sơ:
- Lưu tại văn thư: Bản gốc, bản chính, phiếu trình và các văn bản liên

quan kèm theo;
- Lưu tại đơn vị soạn thảo: Lưu 01 bản chính kèm hồ sơ công việc để
nộp lưu trữ theo quy định của Cơ quan. Đối với những hồ sơ công việc đã giải
quyết xong, đơn vị lưu giữ hồ sơ có trách nhiệm giao nộp lưu trữ Ủy ban theo
quy định.
_ Bản lưu văn bản đi tại văn thư Ủy ban phải được sắp xếp thứ tự đăng
ký.
_ Đối với văn bản Mật được thực hiện Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước
của Ủy ban Dân tộc và văn bản khác có liên quan.
_ Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác
của Ủy ban phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ PH trung tính và được in
bằng mực bền lâu.
Vũ Thị Hương Như

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Lập Danh mục hồ sơ
_ Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
Các căn cứ chủ yếu để lập danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy
định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức của Ủy ban và các
Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban; Quy chế làm việc của Ủy ban; Quy chế công tác văn
thư, Quy chế công tác lưu trữ; Kế hoạch nhiệm vụ công tác hằng năm của Ủy
ban, của các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của

những năm trước, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của Ủy ban
(nếu có).
_ Nội dung lập Danh mục hồ sơ
- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ: Khung đề mục của
Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt
động của Ủy ban.
- Xác định các hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và Vụ, đơn vị hoặc
người lập.
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung
của văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
_ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của Ủy ban.
_ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
_ Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ được lập như sau:
- Các Vụ, đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng
dẫn nghiệp vụ của Văn thư;
- Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của Ủy ban, bổ sung, chỉnh
sửa (nếu cần);
- Hoàn thiện dự thảo, trình Lãnh đạo Văn phòng để trình Lãnh đạo Ủy
ban xem xét ký ban hành.
Danh mục hồ sơ do Lãnh đạo Ủy ban duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
_ Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
Mở hồ sơ
- Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ,
như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in
Vũ Thị Hương Như

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012Bìa hồ sơ lưu trữ;
- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ
sơ về công việc đó.
_ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ
- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã
mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm;
- Cần thu thập thông tin kịp thời nhũng văn bản, tài liệu như bài phát
biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo... bảo đảm sự
toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
_ Kết thúc hồ sơ
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc
kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
_ Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị,
của Ủy ban;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương

đối đồng đều.
Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
_ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các Vụ, đơn vị và cá nhân vào lưu trữ
Ủy ban được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ sơ tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán.
_ Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban gồm toàn bộ hồ
sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ các loại hồ sơ,
tài liệu sau:
_ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết
công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại
hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
_ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
_ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ
của đơn vị chủ trì).
Vũ Thị Hương Như

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

_ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
Thủ tục nộp lưu
_Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài

liệu và lưu trữ Ủy ban giữ mỗi loại một bản.
Quản lý và sử dụng con dấu
_ Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy
ban về quản lý, sử dụng con dấu của Ủy ban. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Ủy
ban chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm về việc quản lý và sử dụng
con dấu của đơn vị mình.
_ Con dấu của Ủy ban phải được giao cho chuyên viên văn thư giữ và
đóng dấu tại Ủy ban. Chuyên viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy
định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
b) Trong trường hợp đột xuất, chuyên viên văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn
phòng để ủy quyền quản lý con dấu cho một chuyên viên thuộc Phòng Văn thư Lưu trữ đảm nhận và quản lý;
c) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Ủy ban;
d) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền;
đ) Nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ.
_ Việc sử dụng con dấu của Ủy ban và con dấu của Văn phòng hay của
đơn vị trong Ủy banđược quy định như sau:
a) Những văn bản do Ủy ban ban hành phải đóng dấu của Ủy ban;
b) Những văn bản do Văn phòng hay đơn vị thuộc Ủy ban ban hành trong
phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của Văn phòng hay dấu của đơn vị
đó.
_ Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn
thư phải báo cáo Lãnh đạo Ủy ban làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu
bị mất, phải kịp thời báo cáo Lãnh đạoỦy ban để báo cáo cơ quan Công an nơi
xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

Vũ Thị Hương Như

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đóng dấu
_ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
_ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
_ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Ủy ban,
tên đơn vị hoặc tên của phụ lục.
_ Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực
hiện theo quy định hiện hành.
2.3 Tình hình hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ
2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ
- Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã
giải quyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ cơ quan căn cứ
vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các
tài liệu nộp lưu. Lưu trữ cơ quan chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập
hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước.
- Đối với những hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, nhưng
cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn làm thủ
tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan và sau đó lưu trữ cơ quan làm các thủ tục cho
mượn lại hồ sơ. Thời hạn nộp lưu hồ sơ của văn thư và cán bộ các phòng, ban,

đơn vị chức năng được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.
- Thu thập, bổ sung những tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân. Thực tế
ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập và bổ sung
tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cho nên tài liệu có giá trị còn tồn đọng ở các phòng,
ban, đơn vị và nơi làm việc của cán bộ công chức. Để giải quyết vấn đề này, lưu
trữ cơ quan cần đề xuất với lãnh đạo cơ quan ban hành những quy chế, quy định
về nộp lưu hồ sơ tài liệu trong cơ quan.
- Những tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu
tư nhân được ký gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ
quan có nhiệm vụ tiếp nhận những tài liệu đó và bổ sung vào phông lưu trữ cơ
quan hoặc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
- Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ nộp lưu những tài liệu có giá trị lâu dài,
vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.
Việc lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ quốc gia được
thực hiện theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Vũ Thị Hương Như

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Khi thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cần tuân theo những
nguyên tắc sau:
- Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định hiện
hành của nhà nước về thời gian và thẩm quyền cho phép.

- Thu thập và bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ hoặc theo phương án
phân loại tài liệu của cơ quan.
Sưu tầm những tài liệu còn thiếu
a. Xác định những tài liệu còn thiếu
Để xác định những tài liệu còn thiếu trong các phông lưu trữ phải nghiên
cứu kỹ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị hình thành phông, khảo sát kỹ thành
phần, nội dung tài liệu của từng phông.
b. Xác định nguồn sưu tầm
Căn cứ vào tính chất, nội dung của những tài liệu còn thiếu trong phông,
đặc điểm của các đơn vị hình thành phông để xác định nguồn sưu tầm tài liệu.
Nguồn sưu tầm là những cơ sở cách mạng, cán bộ đã từng hoạt động trong cơ
quan và các kho lưu trữ liên quan.
c. Biện pháp sưu tầm
- Lập danh sách những tài liệu cần sưu tầm, gửi cho cơ quan, đơn vị, cá
nhân và các kho lưu trữ có thể có những tài liệu đó.
- Cử cán bộ đến trực tiếp sưu tầm tài liệu.
- Vận động quần chúng phát hiện tự giác giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Trường hợp cần thiết có thể chụp, mua lại tài liệu.
2.3.2 Chỉnh lý tài liệu
Nội dung công việc nghiệp vụ chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, Ủy ban dân tộc
tiến hành các bược như sau:
- Khảo sát tài liệu;
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Viết lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của các cơ quan
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh còn bó gói, lộn xộn chưa được chỉnh lý;
- Chọn và xây dựng phương án tài liệu;
- Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý.
Nội dung các công việc tiến hành chỉnh lý tài liệu:
- Phân Phông tài liệu lưu trữ;
- Lập hồ sơ;

- Biên mục;
- Hệ thống hóa các hồ sơ của Phông;
Vũ Thị Hương Như

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Làm các công cụ tra tìm và thống kê tài liệu;
- Sắp sếp các hồ sơ trong kho lưu trữ.
Nội dung chỉnh lý nâng cấp tài liệu để tối ưu hóa thành phần thông tin
tài liệu trong từng Phông lưu trữ
Chỉnh lý nâng cấp để tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ với yêu cầu
nghiên cứu kỹ nghiệp vụ chỉnh lý kết hợp xác định giá trị tài liệu để giải quyết
vấn đề thực tiễn như sau:
- Hồ sơ trùng trong một Phông lưu trữ;
- Hồ sơ trùng giữa các Phông lưu trữ;
- Văn bản trùng trong từng hồ sơ;
- Mức độ lập lại thông tin trong hồ sơ;
- Một số văn bản không có giá trị trong hồ sơ;
- Kiểm tra đối chiếu lại hồ sơ giữa các Phông hoặc văn bản bên trong
của hồ sơ này với hồ sơ khác trong cùng một Phông để đánh giá lại tổng thể;
- Hồ sơ chưa được xác định thời hạn bảo quản;
- Xử lý tài liệu hết giá trị của Phông lưu trữ;
- Loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo đúng quy

định của pháp luật.
2.3.3 xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phương pháp
và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn
những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy. Vì vậy, lựa chọn và loại hủy tài liệu cũng là thực hiện một phần việc của
yêu cầu xác định giá trị tài liệu.
Dưới đây là sơ đồ diễn biến giá trị của tài liệu và yêu cầu xác định giá trị
tài liệu của cơ quan
( phụ lục 8)
2.3.4 Thống kê
Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép
thông qua hệ thống công cụ thống kê để phản ảnh đầy đủ, chính xác về tình hình
tổ chức, cán bộ; đăng ký, quản lý văn bản; số lượng, chất lượng, thành phần tài
liệu lưu trữ; kho tàng, trang thiết bị… cũng như thay đổi, biến động về tình hình
tổ chức, cán bộ, số lượng thành phần tài liệu lưu trữ theo các đơn vị thống kê.
Riêng công tác thống kê tài liệu lưu trữ cần thiết phải có các loại sổ sách thống
kê áp dụng trong lưu trữ, bao gồm 02 loại: Sổ sách thống kê chủ yếu và sổ sách
thống kê bổ trợ.
Vũ Thị Hương Như

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm
- Sổ nhập tài liệu;
- Sổ xuất tài liệu;
- Danh sách phông (sổ thống kê phông);
- Phiếu phông;
- Mục lục hồ sơ;
- Mục lục văn bản;
- Biên bản bàn giao tài liệu;
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;
- Hồ sơ tiêu hủy tài liệu;
- Báo cáo thống kê định kỳ.
Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ;
- Các bộ thẻ;
- Hồ sơ phông;
- Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho;
- Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm;
- Tài liệu hạn chế sử dụng;
- Sổ sách chỉ dẫn các phông lưu trữ;
- Sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho…
2.3.5 bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa
học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công
tác bảo quản tài liệu tại luôn là nhiệm vụ cấp thiết được đặt lên hàng đầu cùng
với công tác phòng chống cháy nổ. Qua thời gian thực tập tại đây, em đã trực
tiếp khảo sát và thấy được kĩ thuật bảo quản kết hợp với công tác phòng chống
cháy nổ hết sức hiện đại của trung tâm, đã khiến em học hỏi và mở rộng thêm
kiến thức về công tác bảo quản tài liệu .
Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài
tuổi thọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệ giá

và hệ thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ không khí trong từng phòng, kho
bảo quản. Cơ quan dã bố trí kho tổ chức cho kho lưu trữ . Được bố trí kệ sắt cố
định để bảo quản tài liệu. Tang bị hệ thống và báo cháy tự động và bình khí Co
bố trí trong kho có gắn báo cháy chữa cháy. Đối với kho lưu trữ lịch sử, kho
tàng được nhà nước quan tâm. Ngoài ra, còn được trang bị khá đầy đủ các loại
hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ luôn được các công nhân kỹ thuật trực, hệ thống
Vũ Thị Hương Như

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

cháy nổ tự động khi có hỏa hoạn xảy ra nhằm sơ cấp cứu kịp thời tài liệu còn
các loại cặp ba dây, hộp đựng tài liệu là loại hộp hiện đại phi axit… Tình hình
bảo quản đối với tài liệu hành chính tốt, định kỳ thường xuyên chế độ bảo quản
cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành vẫn được trang bị khá đầy
đủ trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu khỏi mối mọt và ẩm mốc…Hằng
năm, việc phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho được trung tâm thực
hiện tốt.
Các biện pháp ứng dụng để bảo quản tài liệu:- Sắp xếp, kiểm kê tài liệu
trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm chắc số lượng, chất lượng
và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu và lấy tài liệu trong kho
được nhanh chóng, dễ dàng hơn
- Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác
chỉnh lý- Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng nhu lý thuyết mà em

đã học- Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá
- Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm
mốc
- Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng Thường xuyên mở các
lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên chức về công tác phòng
chống cháy nổ…
- Ngoài việc đầu tư cho những biện pháp bảo quản tài liệu như trên, cơ
quan còn căn cứ vào Lệnh bảo quản của tài liệu lưu trữ đề ta những quy định,
nội quy phù hợp, trên cơ sở đó quán triệt tinh thần của cán bộ công nhân viên
chức trong cơ quan thực hiện tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ
.- Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu đã thực hiện khá hoàn chỉnh
những quy định của Nhà nước giao cho. Đồng thời, mỗi cán bộ trong trung tâm
đều có ý thức bảo vệ tài liệu, đó không chỉ là lợi ích chung của mỗi người, mỗi
nhà mà còn là của cả đất nước.
2.3.6 Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu
Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các
cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân những tài liệu cần thiết từ các tài
liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - chính trị - văn hóa – khoa học kỹ
thuật
- Hiện tại cơ quan đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội
quy phục vụ khai thác, nội quy kho.
- Các loại công cụ tra cứu tài liệu có trong phòng kho lưu trữ của trung
tâm như: Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ nhằm để đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu lưu
Vũ Thị Hương Như

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trữ của cơ quan
.- Khả năng sử dụng tài liệu là tra tìm mục lục hồ sơ trên giấy và cả trên vi
tính
- Các hình thức tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của trung tâm:
Tại phòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo yêu cầu của cơ
quan, tổ chức và cá nhân
.Khi sử dụng tài liệu này của Trung tâm thì: Đối với cơ quan tổ chức bên
ngoài phải có giấy giới thiệu hoặc phải làm đơn xin khai thác tài liệu của chính
quyền địa phương
.- Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu là phục vụ nghiên cứu công tác,
công tác nhà đất, đất đai, thành tích kháng chiến.
- Khả năng đáp ứng của cơ quan đối với việc nghiên cứu sử dụng tài liệu:
Nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
- Quy định cho mượn tài liệu là cho mượn tại phòng đọc, đối với cán bộ
chuyên viên tại cơ quan. Tất cả tài liệu cho mượn tại trung tâm đều được
photocoppy hạn chế đưa hồ sơ gốc ra bên ngoài.
Đối với cá nhân bên ngoài đến khai thác sử dụng tài liệu chỉ được sao y
sao chụp.

Vũ Thị Hương Như

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chương 3 Nhận xét khái quát về công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban dân
tộc và đề xuất đóng góp ,kiến nghị
3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư- lưu trữ
3.1.1 Công tác văn thư
Cơ quan Ủy ban có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật
và các văn bản hành chính phục vụ hoạt động quản lý. Việc soạn thảo và ban
hành Thông tư được tiến hành theo Luật định, riêng văn bản hành chính về cơ
bản đã được thực hiện theo Quy chế về công tác văn thư của Ủy ban. Tuy nhiên,
trên thực tế còn tồn tại một số vấn đề như:
o Quá trình soạn thảo và ban hành chưa đúng quy trình: Theo quy định,
các hồ sơ trình, bản thảo văn bản đi phải qua Phòng Văn thư-Lưu trữ kiểm tra về
thể thức, kỹ thuật trình bày trước khi chuyển đến Thư ký hoặc chuyên viên giúp
việc cho lãnh đạo. Tuy nhiên, một số đơn vị chuyển bản thảo thẳng qua bộ phận
Thư ký. Điều này dẫn tới tình trạng, một số văn bản sau khi trình ký, văn thư
phát hiện lỗi sai về thể thức gây khó khăn cho việc ban hành, tạo tâm lý căng
thẳng trong phối hợp công việc.
o Việc trình văn bản qua thư ký theo quy định được tiến hành qua Tài
khoản phần mềm nhằm đảm bảo tính tiện ích và tiết kiệm văn phòng phẩm. Tuy
nhiên, do thói quen nhiều văn bản khi trình đến Thư ký đều dùng bản cứng.
Điều này đã làm giảm hiệu quả do công nghệ thông tin đem lại
o Việc nhân bản văn bản đôi lúc còn thiếu sự kiểm soát do tình trạng cán
bộ các đơn vị xin thêm bản phát hành. Tình trạng này cần được kiểm soát thông
qua quy chuẩn về thể thức của Nhà nước đã quy định
Xử lý và giải quyết văn bản: Bao gồm các văn bản đi và văn bản đến.
Các văn bản này đều tập trung quản lý tại bộ phận văn thư của cơ quan, đảm bảo
thông tin được kịp thời và thông suốt. Tuy nhiên, một số tồn tại cần khắc phục

như:
o Số lượng văn bản hành chính phát hành của Cơ quan Ủy ban khoảng
gần 3000 văn bản/năm. Theo quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ
Nội vụ thì cần lập 3 hệ thống sổ (Chỉ thị, quyết định,hướng dẫn chung một sổ,
các văn bản khác một sổ, văn bản mật một sổ) Tuy nhiên, hiện văn thư đang lập
hệ thống sổ riêng cho từng loại văn bản. Điều này gây khó khăn cho công tác
thống kê và tra cứu.
o Tình trạng chèn số do việc ban hành văn bản chậm vẫn tồn tại mà
nguyên nhân chủ yếu là do từ các đơn vị đã gây khó khăn cho công tác quản lý
văn bản của bộ phận văn thư
Vũ Thị Hương Như

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

o Việc lưu văn bản đến tại văn thư sau khi scan lên hệ thống cần được
thay đổi để đảm bảo việc lập hồ sơ giấy của các đơn vị được thực hiện trên thực
tế
Quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu của cơ quan gồm: dấu quốc huy,
dấu văn phòng, dấu tên, dấu chức danh…được tập trung quản lý và sử dụng tại
bộ phận văn thư. Trong thời gian qua, việc sử dụng, bảo quản dấu đều tuân thủ
theo các quy định của Nhà nước, đảm bảo kịp thời và an toàn.
Lập hồ sơ hiện hành: Đây là một nhiệm vụ của tất cả cán bộ, công chức.
Theo quy định, mọi cán bộ trong quá trình giải quyết công việc có liên quan tới

văn bản giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc. Đây là nguồn dữ liệu vừa phục vụ
cho việc quản lý tại chỗ, vừa là đầu vào quan trọng, tạo thuận lợi cho công tác
lưu trữ. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay cho thấy việc lập hồ sơ tại các đơn vị còn
yếu kém, ngoài các tập lưu tại văn thư thì hầu như tài liệu không được lập hồ sơ
sau khi công việc kết thúc. Phần lớn là do cán bộ chưa nhận thức được tầm quan
trọng của công việc này trên thực tế.
3.1.2 Công tác lưu trữ
Là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn phòng, lưu trữ
tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan Ủy ban nhằm giúp giữ gìn
những minh chứng có giá trị, phục vụ cho việc khai thác sử dụng trước mắt và
lâu dài. Công tác này hiện do một cán bộ trong Phòng đảm nhiệm. Tình hình
công tác lưu trữ hiện tại gồm những vấn đề chính sau đây:
Kho tàng: Ủy ban đã bố trí 02 phòng kho để tài liệu và làm việc của cán bộ
lưu trữ. Tổng diện tích sử dụng của 02 phòng là: 54 m 2 , 02 Kho được lắp các
trang thiết bị như: giá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa; hệ thống trang thiết bị
phòng cháy chữa cháy tự động bằng khí CO2, hệ thống camera…
Khối lượng tài liệu: Với điều kiện kho tàng hiện nay, phòng đang quản
lý khoảng gần 300m tài liệu trong đó có 189 m đã được chỉnh lý sơ bộ
Thành phần nội dung tài liệu: Chủ yếu tài liệu hình thành trong hoạt
động của Văn phòng,Thanh tra các vụ trong cơ quan Ủy ban gồm: tài liệu hành
chính, xây dựng cơ bản, chuyên môn
• Tổ chức khai thác sử dụng: Phòng phục vụ việc khai thác sử dụng của
các cán bộ trong cơ quan với số lượng trung bình 50 lượt/năm
• Công tác kiểm tra, báo cáo định kỳ: Hàng năm, Phòng đều tiến hành
đầy đủ công tác báo cáo định kỳ lên cơ quan Ủy ban và cơ quan quản lý về lưu
trữ
• Đánh giá chung: Công tác lưu trữ của Ủy ban trong những năm qua
bước đầu đáp ứng được yêu cầu đặt ra, đảm bảo an toàn khối tài liệu bảo quản
Vũ Thị Hương Như

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trong kho, từng bước số hóa tài liệu phục vụ cho việc tra cứu được thuận tiện.
Tuy nhiên, còn một số vấn đề đặt ra đối với công tác này hiện nay như:
o Điều kiện kho tàng chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác lưu trữ:
diện tích với 2 phòng khá chật hẹp khi vừa để tài liệu vừa là nơi làm việc của
cán bộ lưu trữ dẫn tới ảnh hưởng việc thu thập tài liệu mới, thiếu không gian
thực hiện nghiệp vụ và hiện cũng chưa có phòng đọc cho cán bộ
o Công tác thu thập: Hàng năm, phòng đều xây dựng kế hoạch thu thập
tài liệu từ các đơn vị. Tuy nhiên, do tình trạng cán bộ không lập hồ sơ và nhiều
nguyên nhân khác nhau, công tác thu thập tiến hành chưa được đều đặn và đồng
bộ. Theo thống kê sơ bộ, số tài liệu đến hạn giao nộp còn đang nằm tại các đơn
vị là 298 m tài liệu, đây là con số không nhỏ, nếu không giải quyết kịp thời sẽ
tạo áp lực ngày càng lớn cho công tác lưu trữ về sau.
o Công tác chỉnh lý tài liệu: Đây là ngiệp vụ quan trọng của công tác lưu
trữ nhằm tổ chức khoa học tài liệu,phục vụ cho việc quản lý và tra cứu. Tuy
nhiên, do điều kiện về nhân sự, tình trạng tài liệu bị phân tán xé lẻ nên trong
những năm qua, công tác này chỉ được thực hiện qua các đợt thuê khoán các đơn
vị bên ngoài. Điều này giải quyết bước đầu tình trạng tồn đọng tài liệu, bảo quản
tài liệu được tốt hơn nhưng bị lệ thuộc vào kinh phí từng đợt, chất lượng hồ sơ
không đồng bộ giữa các lần làm.
o Công tác bảo quản: Được sự quan tâm của Ủy ban, hiện kho lưu trữ đã
được trang bị các thiết bị bảo quản như: giá sắt, tủ đựng tài liệu, hộp, bìa ba dây,

máy điều hòa…Tuy nhiên, do điều kiện kho tàng hạn chế nên nhiều tài liệu thu
về không có giá để, ảnh hưởng tới tuổi thọ của tài liệu, thiếu thiết bị chuyên
dụng như: máy hút ẩm, hút bụi…cũng là một khó khăn cho việc bảo quản trong
điều kiện khí hậu của miền Bắc
o Công tác số hóa: Đang được dần triển khai nhằm bảo hiểm tài liệu và
phục vụ cho việc tra cứu được tiện ích. Song, việc thực hiện còn chậm do thiếu
cán bộ. máy móc hạn chế (1 máy scan tốc độ thấp), phần mềm chưa đồng bộ nên
còn nhiều khó khăn
o Phục vụ khai thác sử dụng: Tuy có nhiều cố gắng song do điều kiện tài
liệu và cán bộ nên số lượng lượt sử dụng hàng năm còn thấp.
o Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Đã được tiến hành nhưng
còn chưa đồng bộ, hiện nhiều tài liệu đã đến hạn giao nộp nhưng do nhiều
nguyên nhân chưa được tiến hành đúng quy định
3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ
3.2.1 Công tác văn thư:
Nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, tăng tính tiện ích, đảm bảo
Vũ Thị Hương Như

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về