Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.26 MB, 33 trang )
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
KẾT LUẬN 30.....................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ngân hàng thương mại cổ phần Công
thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang.........................................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng
thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang...............................3
1.1.1. Lịch sử hình thành.....................................................................................................3
1.1.1.1. Lịch sử hình thành của Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Công thương
Việt Nam.............................................................................................................................3
1.1.1.2. Lịch sử hình thành của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam Chi nhánh Bắc Giang..........................................................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của
Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang.............7
1.2.1. Chức năng.................................................................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................8
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP
Công thương Bắc Giang....................................................................................10
2.1. Hoạt động quản lí.......................................................................................................10
2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng
TMCP Công thương Bắc Giang........................................................................................10
2.1.2. Cách thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương
Bắc Giang..........................................................................................................................11
2.1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................................11
2.1.4. Quản lí văn bản đi...................................................................................................13
2.1.5. Quản lí và giải quyết văn bản đến...........................................................................15
2.1.6. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ..................................................................17
2.1.7. Quản lí và sử dụng con dấu.....................................................................................19
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................20
2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc
Giang ................................................................................................................................20
2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ....................................................................................21
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu............................................................................................22
2.2.4. Chỉnh lí khoa học tài liệu........................................................................................22
2.2.5. Phòng lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản..........................................................23
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị về công tác văn thư,
lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang...............................25
3.1. Nhận xét, đánh giá.....................................................................................................25
3.1.1. Công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang..........................25
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
3.1.2. Công tác lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang...........................26
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng
TMCP Công thương Bắc Giang........................................................................................27
3.3. Một số khuyến nghị....................................................................................................28
3.3.1. Đối với Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang..............................................28
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa trường........................................................28
KẾT LUẬN........................................................................................................30
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước ta hiện nay, các ngành, các lĩnh
vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có những cải tiến vượt bậc
để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa cùng xu thế đó, những năm gần đây công tác
Văn thư – Lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng để đáp ứng
yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác Văn thư – Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lí điều hành công
việc của các cơ quan như Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị
xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị sự
nghiệp và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức được nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước,
hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi
chúng ta phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên
môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan. Từ đó, sẽ tạo thuận lợi cho công tác Lưu trữ tiến hành
các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê,
bảo quản và phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu.
Với sự giúp đỡ của Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tạo điều kiện cho em được kiến tập tại Ngân hàng thương mại cổ phần
Công thương Bắc Giang để hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ trong xã
hội. Trong quá trình kiến tập tuy em còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm thực tế
nhưng với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh chị trong phòng Tổ chức
hành chính của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Băc Giang đã giúp
em củng cố thêm kiến thức, rèn luyện kỹ năng, nâng cao thái độ và tình yêu
nghề để em có thể định hướng được những công việc sẽ làm sau khi ra trường,
nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và trang bị thêm những kĩ năng,
kiến thức ngoài chương trình đào tạo để đáp ứng công việc sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Mai Phương – Phó phòng Tổ chức
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
1
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hành chính đã giúp đỡ, chỉ bảo tận tình cho em trong thời gian kiến tập tại Ngân
hàng thương mại cổ phần Công thương Bắc Giang và các thầy cô trong Khoa
Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên
đi kiến tập để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ
trong xã hội hiện nay.
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ngân hàng thương mại cổ phần Công
thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi
nhánh Bắc Giang
1.1.1. Lịch sử hình thành
1.1.1.1. Lịch sử hình thành của Ngân hàng thương mại cổ phần
(TMCP) Công thương Việt Nam
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam tiền thân là Ngân hàng chuyên
doanh Công thương Việt Nam được thành lập ngày 26/03/1988 theo Nghị định
số 53/HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng.
Theo quyết định số 402/CT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 14/11/1990
ngân hàng chuyên doanh Công thương Việt Nam chuyển thành Ngân hàng Công
thương Việt Nam.
Ngày 27/03/1993 thành lập doanh nghiệp nhà nước có tên là Ngân hàng
Công thương Việt Nam theo quyết định số 67/QĐ-NH5 của Thống đốc Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam. Ngày 21/9/1996 theo quyết định số 285/QĐ-NH5 của
Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam
thành lập lại. Từ đó tới nay Ngân hàng Công thương Việt Nam đã và đang phát
triển đồng thời đạt được nhiều thành tựu to lớn.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của kinh tế xã hội nhu cầu về vay vốn
và sử dụng vốn ngày càng lớn điều đó đòi hỏi sự đổi mới nghành ngân hàng,
ngày 23/9/2008 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 1354/QĐ-TTg phê
duyệt Phương án Cổ phần hóa Ngân hàng Công thương Việt Nam. Ngày
25/12/2008, Ngân hàng Công thương tổ chức bán đấu giá cổ phần ra công chúng
thành công và thực hiện chuyển đổi thành doanh nghiệp cổ phần. Ngày
03/7/2009 Ngân hàng Nhà nước kí quyết định số 14/GP-NHNN thành lập và
hoạt động Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Vietinbank.
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam có mạng lưới trải rộng toàn
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quốc với 01 Sở giao dịch chính, 151 Chi nhánh và trên 1000 Phòng giao dịch/
Quỹ tiết kiệm và có 9 Công ty hạch toán độc lập. Là thành viên sáng lập và là
đối tác liên doanh của Ngân hàng INDOVINA, có quan hệ với trên 900 ngân
hàng, định chế tài chính tại hơn 90 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới.
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam là ngân hàng tiên phong trong
việc ứng dụng công nghệ hiện đại và thương mại điện tử tại Việt Nam, không
ngừng nghiên cứu, cải tiến các sản phẩm, dịch vụ hiện có và phát triển các sản
phẩm mới nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàng.
1.1.1.2. Lịch sử hình thành của Ngân hàng thương mại cổ phần Công
thương Việt Nam - Chi nhánh Bắc Giang
Theo quyết định số 10/NHCT-QĐ ngày 17 tháng 12 năm 1996 của Chủ
tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Công thương Việt Nam quyết định thành lập
chi nhánh Ngân hàng Công thương Bắc Giang. Chi nhánh Ngân hàng Công
thương Bắc Giang chính thức hoạt động từ ngày 01/01/1997 (Phụ lục số 01).
Theo quyết định số 427/QĐ-HĐQT-NHCT1 ngày 05/8/2009 của Hội
đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quyết định về việc
chuyển đổi và đổi tên Chi nhánh Ngân hàng Công thương Bắc Giang thành
Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Băc Giang
hay còn được gọi là Ngân hàng thương mại cổ phần (TMCP) Công thương Bắc
Giang ( Phụ lục số 02)
Tên đầy đủ bằng tiếng Việt: Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương
Việt Nam – Chi nhánh Bắc Giang.
Tên đầy đủ bằng tiếng Anh: Vietnam Joint Stock Commercial Bank for
Industry and Trade – Bac Giang Branch.
Tên viết tắt bằng tiếng Anh: Vietinbank – Bac Giang Branch.
Trụ sở: số 45, đường Nguyễn Văn Cừ, thành phố Bắc Giang kể từ ngày
chính thức hoạt động. Đến ngày 18/08/2014 thay đổi địa điểm hoạt động tại Tòa
nhà Việt Thắng ,khu dân cư số 2, đường Hoàng Văn Thụ, phường Xương Giang,
thành phố Bắc Giang để xây lại trụ sở cũ.
Số điện thoại 0240 3856040, Fax: 0240 3854111.
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Trong những năm qua Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang đã liên
tục được mở rộng về quy mô hoạt động, về tổ chức bộ máy và mạng lưới với 01
trụ sở chính và 07 phòng giao dịch được trải đều trên địa bàn thành phố Bắc
Giang.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang là đơn vị đại diện của Ngân
hàng TMCP Công thương Việt Nam, có con dấu riêng và bảng cân đối tài khoản
theo quy định của pháp luật, hoạt động kinh doanh theo Điều lệ tổ chức và hoạt
động của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam; Quy chế tổ chức và hoạt
động của Chi nhánh Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam do Hội đồng
quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành.
Phòng kế toán, Phòng giao dịch và Quỹ tiết kiệm được sử dụng con dấu
riêng theo quy định thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu nghiệp vụ.
Hoạt động huy động vốn bao gồm nhận tiền gửi của khách hàng bằng nội
và ngoại tệ, phát hành chứng chỉ tiền gửi và các giấy tờ có giá khác để huy động
nguồn vốn, vay từ các định chế tài chính trong và ngoài nước, vay từ Ngân hàng
Nhà nước và các hình thức vay vốn khác theo quy định của Ngân hàng TMCP
Công thương Việt Nam.
Hoạt động tín dụng bao gồm cấp vốn vay bằng nội và ngoại tệ, bảo lãnh,
chiết khấu, cho thuê tài chính và các hình thức cấp tín dụng khác theo quy định
của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.
Hoạt động đầu tư được thực hiện thông qua việc tích cực tham gia vào thị
trường liên ngân hàng và thị trường vốn. Tài sản đầu tư bao gồm: Trái phiếu
Chinh phủ, Tín phiếu kho bạc, Tín phiếu Ngân hàng Nhà nước, Công trái xây
dựng Tổ quốc, Trái phiếu doanh nghiệp,… Ngoài ra còn góp vốn mua cổ phần
của các doanh nghiệp trong và ngoài nước; góp vốn liên doanh với các tổ chức
nước ngoài.
Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ bao gồm thanh toán trong nước và quốc
tế, thu chi hộ khách hàng, thu chi bằng tiền mặt và séc.
Bên cạnh các dịch vụ kinh doanh, Ngân hàng TMCP Công thương Bắc
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Giang cung cấp một số dịch vụ bổ sung cho khách hàng bao gồm: các hoạt động
trên thị trường tiền tệ, kinh doanh giấy tờ có giá bằng VND và ngoại tệ , chuyển
tiền trong nước và quốc tế, chuyển tiền kiều hối, kinh doanh vàng và ngoại hối,
các hoạt động đại lí và ủy thác, bảo hiểm, các hoạt động chứng khoán thông qua
các công ty con, dịch vụ tư vấn tài chính, dịch vụ thẻ, gửi và giữ tài sản, dịch vụ
ngân hàng qua điện thoại, dịch vụ ngân hàng điện tử,…
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng TMCP Công
thương Bắc Giang cơ cấu tổ chức được xây theo mô hình sau:
Giám đốc chi
nhánh
Phó giám đốc chi
nhánh
Khối quản lí rủi
ro
Khối kinh
doanh
Phòng khách
hàng và doanh
nghiệp
Quỹ tiết kiệm,
điểm giao dịch
Khối tác
nghiệp
Khối hỗ trợ
Phòng quản lí
rủi ro
Phòng kế toán
giao dịch
Phòng tổng
hợp
Phòng quản lý
nợ có vấn đề
Phòng tiền tệ
kho quỹ
Phòng tổ chức
hành chính
Các phòng
giao dịch
(gồm 7 PGD)
Phòng thông
tin điện toán
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Giám đốc chi nhánh: là lãnh đạo cao nhất tại Ngân hàng TMCP Công
thương Bắc Giang, do Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Công thương Việt
Nam quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỉ luật theo đề nghị của
Tổng giám đốc, Giám đốc có chức năng điều hành hoạt động kinh doanh, là
người chịu trách nhiệm chính về kết quả hoạt động của chi nhánh trước ban lãnh
đạo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.
Phó giám đốc chi nhánh: Gồm 2 Phó giám đốc chi nhánh, sẽ thực hiện các
công việc trong từng lĩnh vực cụ thể mà Giám đốc chi nhánh giao phó để điều
hành mọi hoạt động của chi nhánh.
Các khối, phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều giúp cho Ban
giám đốc giải quyết công việc của chi nhánh hoặc tham mưu cho lãnh đạo nếu
cần.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam –
Chi nhánh Bắc Giang
1.2.1. Chức năng
Phòng tổ chức hành chính là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức
cán bộ đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và
quy định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam; thực hiện công tác
quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, thực hiện
công tác bảo vệ, an ninh an toàn của chi nhánh.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Thực hiện các quy định về chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế.
Thực hiện quản lí lao động, tuyển dụng lao động, điều động sắp xếp cán
bộ phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh theo thẩm
quyền của chi nhánh.
Thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh.
Thực hiện mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị và phương
tiện làm việc, văn phòng phẩm phụ vụ hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa nơi làm việc,
điểm giao dịch đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh và quy chế quản lí đầu tư
xây dựng cơ bản.
Quản lí và sử dụng xe ô tô, sử dụng điện, sử dụng điện thoại và các trang
thiết bị của chi nhánh.
Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đốn đốc, báo cáo
việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Tiếp nhận, quản lí công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư
– lưu trữ theo quy định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.
Quản lí và sử dụng con dấu.
Phục vụ nơi làm việc của Ban lãnh đạo khi tiếp khác và hội họp,…
Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ các khoản chi tiêu nội bộ của chi nhánh.
Tổ chức công tác bảo vệ an toàn của chi nhánh.
Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm sóc sức khỏe vệ sinh phòng bệnh,
tổ chức khám sức khỏe định kì cho cán bộ nhân viên trong chi nhánh.
Thực hiện các nhiệm vụ khác mà Ban giám đốc giao cho.
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, Phòng tổ chức hành
chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong chi nhánh để chỉ đạo,
hướng dẫn nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng và các lĩnh vực mà lãnh
đạo giao cho.
Được ủy quyền kí các văn bản như: Báo cáo công tác văn phòng hàng
tháng, quý, năm; các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban trong chi
nhánh thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo chi nhánh; kí các thông báo, giấy
mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu,…
Được chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực trong phòng để phat huy tốt năng
lực của cán bộ nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng tổ chức hành chính gồm 18 người, được tách làm 2 bộ phận: Bộ
phận tổ chức lao động và bộ phận hành chính. Trong đó Trưởng phòng phụ trách
chung và bộ phận tổ chức lao động, là người chịu trách nhiệm trước Ban lãnh
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
đạo của chi nhánh về toàn bộ công tác của phòng; Phó phòng trực tiếp điều hành
bộ phận hành chính; các bộ phận trong phòng hoạt động theo chức năng, nhiệm
vụ được phân công.
Văn phòng của bộ phận hành chính (phòng Văn thư) là nơi để xử lí công
văn giấy tờ, đồng thời cũng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo chi nhánh. Phòng
được bố trí tại tầng 1 nên thuận tiện cho việc quản lí văn bản, tài liệu.
Bộ phận hành chính gồm 14 cán bộ, nhân viên: Phó phòng là người phụ
trách nhiệm vụ xây dựng cơ bản của chi nhánh, quản lí và sử dụng con dấu của
chi nhánh; 1 cán bộ phụ trách việc quản lí, tiếp nhận chuyển văn bản, tài liệu,
công văn đi đến, báo chí và công tác lưu trữ của chi nhánh; 4 lái xe; 3 nhân viên
phục vụ; 5 bảo vệ để bảo đảm an ninh, an toàn cho chi nhánh. Nhìn chung cách
thức tổ chức lao động của phòng chưa hợp lí nên chưa đạt hiệu quả cao.
Do Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang đang xây lại trụ sở cũ nên
các hồ sơ tài liệu của phòng Lưu trữ cũ được lưu trữ tại phòng Tổ chức hành
chính và phòng Văn thư.
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng TMCP
Công thương Bắc Giang
2.1. Hoạt động quản lí
2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang
Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lí một cách có hiệu quả nhất. Nó bao
gồm các công việc soạn thảo và ban hành văn bản theo chức năng nhiệm vụ của
từng phòng ban, đơn vị quản lí văn bản đi, tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
hình thành trong quá trình hoạt động của chi nhánh, quản lí và sử dụng con dấu,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Công tác văn thư là một trong
những nội dung công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công
tác, hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Từ những nhận thức đó, trong
những năm qua công tác văn thư của chi nhánh được tổ chức tương đối chặt chẽ,
đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của chi nhánh đề ra.
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam đã ban hành quy chế công tác
văn thư, lưu trữ cho toàn hệ thống ngân hàng. Việc xây dựng, ban hành quy chế
công tác văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công
tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của ngân hàng; giúp
ngân hàng thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ;
làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn
bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài.
Qua đó, ta có thể thấy việc ban hành quy chế đối với công tác văn thư, lưu
trữ là cần thiết với tất cả các cơ quan tổ chức. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của chi nhánh được xây dựng và ban hành theo quy chế của Ngân hàng TMCP
Công thương Việt Nam, mặc dù chưa ban hành đầy đủ quy chế công tác văn thư
nhất là đối với công tác lưu trữ nhưng tại chi nhánh cũng đã thực hiện tương đối
chặt chẽ.
Từ các quy chế công tác văn thư và lưu trữ, chi nhánh đã có các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Ngân
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hàng TMCP Công thương Việt Nam. Từng nghiệp vụ trong công tác văn thư,
lưu trữ đều được hướng dẫn cụ thể từ công tác soạn thảo văn bản cho đến việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành kết hợp với các văn bản chỉ đạo
hướng dẫn của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Việc triển khai các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện hết tới cán bộ trực
tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy công tác văn thư, lưu trữ tại chi nhánh
chưa thực hiện đúng theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đã ban
hành.
2.1.2. Cách thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của Ngân hàng
TMCP Công thương Bắc Giang
Hiện nay, bộ phận văn thư của chi nhánh chưa có cán bộ chuyên trách đều
là những cán bộ kiêm nhiệm (cán bộ kế toán, tài chính ngân hàng,… kiêm nhiệm
công tác văn thư). Do nhiệm vụ, chức năng của mỗi phòng khác nhau, lượng
công việc nhiều nên mỗi phòng ban đều có 1 cán bộ làm công tác chuyên môn
đôi khi làm công tác văn bản, giấy tờ riêng của phòng ban, đơn vị mình. Vì vậy,
ta có thể nhận thấy hình thức tổ chức công tác văn thư tại chi nhánh là hình thức
tổ chức hỗn hợp để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh, giúp cho
hoạt động kinh doanh và công tác hành chính của chi nhánh đạt hiệu quả
Theo cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành chính thì số lượng làm công
tác văn thư quá ít, cán bộ làm công tác văn thư là cán bộ kiêm nhiệm, chưa có
cán bộ đào tạo chuyên môn về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ. Điều này dẫn đến
việc quản lý văn bản giấy tờ không được chặt chẽ, dễ bị thất lạc, công tác lưu trữ
chưa được quan tâm nhiều.
2.1.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang
chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban trong chi
nhánh. Văn bản thuộc lĩnh vực phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó
soạn thảo hoặc theo sự phân công, chỉ đạo của lãnh đạo.
Trong thời gian kiến tập, quá trình soạn thảo văn bản tại chi nhánh được
thực hiện theo các bước sau: khi cán bộ chuyên viên các phòng ban, đơn vị được
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản theo chức năng, nhiệm vụ của phòng ban mình
thì cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo văn bản trên máy tính, sau đó
trình lãnh đạo phòng ban kí nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển tới Phòng tổ
chức hành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình kí lãnh đạo chi nhánh.
Sau khi văn bản được lãnh đạo chi nhánh phê duyệt và kí ban hành văn bản, văn
thư chịu trách nhiệm đăng kí số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu rồi
chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, chi nhánh được phép ban hành các
loại văn bản sau đây: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành
chính, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, văn bản chuyên môn, hợp đồng
kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội quy, quy chế điều lệ hoạt
động của chi nhánh,…
Theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và thẩm quyền ban hành văn bản
của chi nhánh:
- Năm 2014 chi nhánh ban hành 856 văn bản
- Năm 2015 chi nhánh ban hành 927 văn bản
Các văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án,… trước khi
trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến lãnh
đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiên đóng góp cho bản dự thảo.
Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Ngân hàng TMCP Công
thương Bắc Giang được quy định theo Ngân hàng TMCP Công thương Việt
Nam ban hành quyết định số: 3809/2011/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 31 tháng 12
năm 2011 quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Phụ lục số 03 và số
04). Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Ngân hàng TMCP Công thương
Việt Nam thể hiện đầy đủ các thành phần thể thức văn bản theo quy định của
Nhà nước.
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ở chi nhánh
đã được tiến hành đầy đủ, chặt chẽ và nề nếp theo đúng thẩm quyền ban hành
văn bản của chi nhánh. Tuy nhiên, một số loại văn bản khi soạn thảo còn chưa
thực hiện đúng quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản (số kí hiệu của
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
công văn) do ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quy định. Cán bộ soạn
thảo ở các phòng ban và cán bộ văn thư của chi nhánh còn có nhiều hạn chế do
trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban hành văn bản còn
kém, năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn
thảo là cán bộ kiêm nhiệm. Do đó dẫn đến nhiều văn bản nội dung còn yếu kém,
thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản thiếu chính xác, dài dòng.
2.1.4. Quản lí văn bản đi
Việc quản lí văn bản đi của chi nhánh được văn thư thực hiện theo một
quy trình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận văn bản, tài liệu từ các phòng
ban xin trình kí lãnh đạo chi nhánh; chuyển cho Trưởng phòng Tổ chức hành
chính để kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản rồi kí nháy. Sau khi
kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, Trưởng phòng trình lên lãnh đạo
chi nhánh để kí duyệt, sau đó chuyển cho văn thư để đăng kí số, ngày tháng văn
bản, vào sổ đăng kí văn bản đi, nhân bản, đóng dấu. Bản chính lưu tại phòng Tổ
chức hành chính, 01 bản photo đóng dấu đỏ chuyển cho phòng ban soạn thảo
văn bản, còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản.
Văn bản đi nội bộ, đi Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam và các cơ
quan bên ngoài của chi nhánh được đăng kí, lấy số vào sổ đăng kí văn bản đi của
chi nhánh. Sổ đăng kí văn bản đi của chi nhánh được quy định theo mẫu của
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.
Mẫu quy định sổ đăng kí văn bản đi của chi nhánh:
Ngày
Số
Phòng
tháng
văn
Nội dung văn
ban
Người
VB
bản
bản
soạn
kí
Nơi nhận
Ghi
chú
thảo
Các văn bản đi nội bộ trong chi nhánh sẽ được văn thư đăng kí vào sổ
chuyển giao văn bản đi nội bộ. Đồng thời văn thư sử dụng phần mềm hệ thống
liên đơn vị - phần mềm eDocPlus của chi nhánh để thông báo tới các phòng ban,
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
đơn vị, cá nhân một cách nhanh nhất. Văn thư scan văn bản cần chuyển tới các
phòng ban, đăng nhập phần mềm eDocPlus và ấn tạo mới văn bản đi nội bộ, như
vậy các phòng ban, cá nhân trong đơn vị có thể cập nhật thông tin một cách
nhanh nhất và hiệu quả.
Văn bản gửi đi cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân ngoài chi nhánh sẽ được
cán bộ văn thư theo dõi, chuyển đi qua đường bưu điện và đăng kí vào sổ theo
dõi bì thư đi, được quy định theo mẫu của ngân hàng TMCP Công thương Việt
Nam :
BÌ THƯ ĐI
Ngày:……………………
STT
TÊN CƠ QUAN
ĐƠN VỊ NHẬN
SỐ VĂN
BẢN
ĐƠN VỊ/ CÁ
NHÂN GỬI
PHƯƠNG
THỨC GỬI
GHI
CHÚ
Bưu điện kí nhận số bì thực gửi trong ngày (Tổng số bì):………………...
Tất cả các văn bản chuyển đi qua đường bưu điện đều phải đăng kí vào sổ
theo dõi bì thư đi để theo dõi văn bản, tránh bị thất lạc. Khi giao bì văn bản phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). Cuối
ngày nhân viên bưu điện sẽ đến phòng văn thư để nhận bì văn bản gửi đi.
Qua đó, ta có thể thấy việc chuyển giao văn bản đi của chi nhánh thực
hiện đúng quy định, nhanh gọn, văn bản chuyển đi sẽ đúng thời hạn, không bị
chậm và theo dõi được quá trình chuyển giao văn bản không bị thất lạc. Việc
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
chuyển giao văn bản nội bộ đi các phòng ban được thực hiện nhanh chóng,
chính xác tuy nhiên sẽ gặp phải khó khăn nếu phòng ban ko cập nhập thông báo
văn bản liên đơn vị được chuyển đến, để kịp thời giải quyết công việc.
2.1.5. Quản lí và giải quyết văn bản đến
Các văn bản, tài liệu gửi đến chi nhánh bằng nhiều hình thức khác nhau:
gửi trực tiếp, gửi tay, gửi qua đường bưu điện, fax, phần mềm eDocPlus,… từ
các đơn vị trong Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam và các cơ quan, đơn
vị, cá nhân bên ngoài. Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận văn bản, tài liệu theo
đường bưu điện; phân loại;đăng kí số đến vào sổ đăng kí văn bản đến và đóng
dấu công văn đến ( trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày đến) đối với tất cả
các văn bản, tài liệu chỉ trừ văn bản, tài liệu gửi đích danh và văn bản đến có
đóng dấu mật. Sau đó văn thư trình lên lãnh đạo để lãnh đạo phân phối công
việc cho các phòng ban và chuyển lại cho văn thư để văn thư ghi tiếp vào sổ
đăng kí văn bản đến tên đơn vị, cá nhân thực hiện sự phân công công việc của
lãnh đạo. Sau khi vào xong sổ đăng kí văn bản đến văn thư tiếp tục làm tiếp
nhiệm vụ phân công công việc do lãnh đạo chỉ đạo cho các phòng ban trong chi
nhánh bằng phần mềm hệ thống eDocPlus.
Sổ đăng kí văn bản đến được quy định theo mẫu của ngân hàng TMCP
Công thương Việt Nam (Phụ lục số 05).
Mỗi một năm ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang tiếp nhận hàng
nghìn văn bản đến, trong đó văn bản đến qua đường bưu điện khoảng 1260 văn
bản. Mỗi ngày, nhân viên bưu điện sẽ chuyển thư đến chi nhánh vào buổi sáng
và buổi chiều để văn thư có thể cập nhập văn bản sớm nhất. Sau khi nhận thư từ
bưu điện văn thư kiểm tra bì thư xem có gửi đúng cho chi nhánh hoặc bộ phận,
cá nhân trong chi nhánh không rồi mới vào sổ nhận bì thư đến theo mẫu quy
định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Mẫu sổ nhận bì thư đến:
HÌNH
STT
NGÀY
NHẬN
TÊN ĐƠN
SỐ
VỊ/ CÁ
VẬN
NHÂN GỬI
ĐƠN
THỨC
GỬI
ĐƠN VỊ/
KÝ
CÁ NHÂN NHẬN
NHẬN
Văn bản đến chủ yếu của chi nhánh là văn bản liên đơn vị được nhận qua
đường mạng – phần mềm hệ thống eDocPlus, mỗi năm có khoảng 1650 văn bản
được nhận qua hệ thống. Sau khi văn thư nhận văn bản qua hệ thống eDocPlus
thì sẽ in văn bản ra và kèm phiếu trình để trình lãnh đạo phân phối công việc cho
các phòng ban, đơn vị, cá nhân.Trên phiếu trình có đầy đủ thông tin của văn bản
đến: số kí hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, nơi ban hành, ý kiến của lãnh đạo
và số văn bản đến. Sau khi nhận lại văn bản đã phân phối công việc của lãnh
đạo, văn thư vào hệ thống eDocPlus để xử lí tiếp văn bản chuyển tới các phòng
ban, đơn vị, cá nhân mà lãnh đạo phân phối công việc (Phụ lục số 06 và phụ lục
số 07)
Mỗi ngày, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam sẽ gửi đi chi nhánh
Phiếu chuyển công văn (văn bản nhận qua đường bưu điện và văn bản nhận qua
hệ thống eDocPlus) để văn thư có thể kiểm tra lại các danh sách văn bản đã nhận
hoặc chưa nhận được hay chưa. Việc này giúp cho văn thư kiểm tra được số
lượng văn bản mỗi ngày ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam đã gửi tới chi
nhánh (Phụ lục số 08)
Đối với văn bản đến của chi nhánh không nhận qua hệ thống eDocPlus,
khi xử lí văn bản cán bộ văn thư phải scan toàn bộ văn bản và đưa lên hệ thống
liên đơn vị của chi nhánh rồi mới phân phối công việc cho các phòng ban, đơn
vị do lãnh đạo chỉ đạo.
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Với số lượng lớn văn bản đến mỗi năm nên chi nhánh có 2 hệ thống số
đến: Hệ thống số đến với các văn bản liên đơn vị do Ngân hàng TMCP Công
thương Việt Nam và các phòng ban chi nhánh trực thuộc ngân hàng (văn bản
gửi qua đường bưu điện và văn bản gửi qua hệ thống eDocPlus), hệ thống số thứ
2 là các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài ngân hàng.
Nhìn chung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của chi nhánh
được thực hiện theo một quy trình tương đối chặt chẽ và được hệ thống hóa nên
đạt hiệu quả cao, giúp cho lãnh đạo cập nhập thông tin kịp thời, đầy đủ, hoàn
thành nhiệm vụ quản lý văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và
tra tìm văn bản, tài liệu. Riêng việc quản lí tài liệu mật được thực hiện theo quy
chế bảo mật của ngân hàng TMCP CT Việt nam và Cục lưu trữ Nhà nước. Văn
bản tài liệu mật được lưu trữ riêng và chuyển trực tiếp cho người nhận, sau khi
giải quyết xong thu hồi bảo quản tại lưu trữ của chi nhánh.
2.1.6. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ
sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư, được thực
hiện khi công việc đã giải quyết xong. Công tác lập hồ sơ là mắt xích gắn liền
công tác văn thư với công tác lưu trữ, có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác lưu
trữ.
Hồ sơ được lập phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình
thành hồ sơ
- Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ
hoàn chỉnh
- Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam đã ban hành quyết định số:
2000/2015/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 17 tháng 12 năm 2015 quy định quản lí hồ
sơ, tài liệu trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Phụ lục số
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
09). Trong quyết định đã nêu rất đầy đủ các bước phải làm để lập hồ sơ , quản lý
hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ.
Lập danh mục hồ sơ giúp cho cán bộ văn thư chủ động trong việc lập hồ
sơ; giúp lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc của cả chi nhánh và từng phòng
ban; quản lí chặt chẽ được tài liệu và là căn cứ để nộp hồ sơ vào lưu trữ. Trước
năm 2014, văn thư tại chi nhánh cũng đã lập danh mục hồ sơ tuy chưa hoàn
chỉnh, còn nhiều thiếu sót nhưng đã có ý thức trong việc lập danh mục hồ sơ.
Năm 2014, cán bộ văn thư của phòng Tổ chức hành chính bị chuyển đổi công
tác nên việc lập danh mục hồ sơ do cán bộ mới vẫn chưa được thực hiện. Điều
này cho thấy sự quan tâm của cấp trên đối với công tác văn thư chưa có và việc
bàn giao lại công việc cho người khác còn thiếu. Mặt khác, là do trình độ nghiệp
vụ của văn thư mới đảm nhiệm còn hạn chế, chưa quan tâm đến các văn bản quy
định, hướng dẫn lập danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập hồ sơ.
Việc lập hồ sơ của chi nhánh phân loại, sắp xếp theo loại nghiệp vụ, theo
đơn vị ban hành văn bản, theo thời gian ban hành văn bản,… , đặt trong các file
tài liệu, ghi nhãn gáy file tài liệu và bảo quản trong tủ tài liệu đảm bảo cho việc
tìm kiếm và sử dụng
Ví dụ: Công văn đến NHCT Bắc Giang năm 2015, Quyết định đến NHCT
Bắc Giang năm 2015, Công văn Quyết định đi NHCT Bắc Giang năm 2015, …
Mỗi phòng ban, đơn vị trong chi nhánh đều lưu riêng các file tài liệu như
vậy ở phòng ban, đơn vị mình dẫn đến việc nộp tài liệu hàng năm của các phòng
ban, đơn vị trong chi nhánh chưa được thực hiện.
Qua đây ta có thể thấy văn bản, tài liệu của chi nhánh chưa được thực
hiện đúng theo quy định của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam. Lãnh
đạo của chi nhánh và phòng ban cũng chưa quan tâm đến công tác lập hồ sơ của
cơ quan mình. Các văn bản tài liệu tuy đã được sắp xếp theo tên loại và thư tự
thời gian nhưng chưa thành hồ sơ hoàn chỉnh, dễ làm thất lạc văn bản, tài liệu và
gây khó khăn trong việc tìm văn bản liên quan đến công việc cần giải quyết của
chi nhánh hoặc các phòng ban khác.
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.1.7. Quản lí và sử dụng con dấu
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã
hội, các lực lượng vũ trang và một số chức danh,… khẳng định giá trị pháp lí
của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn
vị, tổ chức và cá nhân.
Con dấu của chi nhánh là dấu tròn không mang hình quốc huy, dấu được
đóng trùm 1/3 chữ kí về phía bên trái. Đối với một số văn bản như bản thảo,
chương trình hội nghị, văn bản chuyên môn của chi nhánh thì được đóng dấu
treo ở trang đầu tiên góc bên trái của văn bản. Các hợp đồng kinh tế, mua bán thì
được đóng dấu giáp lai để không bị tráo đổi trang trong hợp đồng.
Việc quản lí và sử dụng con dấu do lãnh đạo chi nhánh giao trách nhiệm
cho văn thư để văn thư quản lí và sử dụng con dấu đúng theo quy định của pháp
luật và quy định quản lí, sử dụng con dấu của ngân hàng TMCP Công thương
Việt Nam.
- Quyết định số 2565/QĐ-NHCT99 ngày 06 tháng 10 năm 2009 của Tổng
giám đốc Ngân hàng Công thương về quy định quản lý, sử dụng con dấu của
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
- Quyết định số 1503/2014/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 03 tháng 7 năm 2014
của Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quyết định sửa
đổi, bổ sung lần 2 quy định quản lý và sử dụng con dấu trong hệ thống Ngân
hàng TMCP Công thương Việt Nam.
Văn thư có trách nhiệm trực tiếp quản lí con dấu và phải chịu trách nhiệm
về việc đóng dấu vào văn bản. Khi các văn bản đã được lãnh đạo chi nhánh kí
duyệt và ban hành nhưng bắt buộc phải có chữ kí nháy của lãnh đạo phòng ban,
đơn vị trực tiếp soạn thảo thì mới đóng dấu, nhất là đối với các văn bản quan
trọng như hợp đồng kinh tế, các chứng từ mà chi nhánh phát hành. Mọi văn bản
trước khi đóng dấu đều được kiểm tra về thể thức, chữ kí của cấp có thẩm quyền
để tránh đóng nhầm con dấu. Nếu phát hiện có trường hợp văn bản không đúng
quy định thì văn thư phải báo cáo cho Trưởng phòng hoặc Phó phòng Tổ chức
hành chính để có những biện pháp chấn chỉnh những thiếu sót, đảm bảo việc
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quản lí và sử dụng con dấu đúng quy định.
Ngoài ra chi nhánh còn có “sổ theo dõi cấp phát số và đóng dấu hợp đồng
tiền gửi dành cho tổ chức” và “sổ quản lý con dấu” để theo dõi việc lấy số và
đóng dấu của thẻ tiết kiệm của tổ chức, cá nhân là đúng không hay có kẻ gian lợi
dụng làm giả mạo thẻ tiết kiệm mà chi nhánh đã phát hành.
Con dấu của chi nhánh được để đúng nơi quy định và được bảo quản
trong két bảo hiểm. Nếu văn thư đi vắng thì con dấu được bàn giao lại cho
Trưởng phòng Tổ chức hành chính, để công việc của chi nhánh vẫn được hoạt
động bình thường và giải quyết kịp thời khi không có văn thư ở chi nhánh. Ở chi
nhánh không có hiện tượng đóng dấu khống, mỗi quý các phòng ban, đơn vị sẽ
được nhận mẫu dấu và chữ kí của các lãnh đạo tránh tình trạng giả mạo chữ kí.
Ngoài ra chi nhánh còn sử dụng một số loại dấu khác trong quá trình hoạt
động: dấu chức danh, dấu tên, dấu đến, dấu của các phòng ban, dấu chỉ mức độ
mật, khẩn, dấu sao y bản chính, …
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Ngân hàng TMCP
Công thương Bắc Giang
Thành phần tài liệu của chi nhánh chủ yêú liên quan đến hoạt động huy
động vốn, hoạt động tín dụng, dịch vụ thanh toán và ngân quỹ, các dịch vụ kinh
doanh thuộc lĩnh vực ngân hàng,…
Với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tại Ngân hàng TMCP Công
thương Bắc Giang có đủ điều kiện để thành lập phông lưu trữ. Phông lưu trữ của
Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang là một phông mở, có khối lượng tài
liệu tương đối nhiều. Thời gian bắt đầu của tài liệu là từ khi thành lập chi nhánh
cho tới nay. Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu hành chính, tài liệu kế
toán, tài liệu chuyên môn, tài liệu điện tử. Nội dung của tài liệu trong phông
phản ánh quá trình hình thành và phát triển cũng như chức năng, nhiệm vụ của
ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang. Phòng lưu trữ của chi nhánh được
thành lập từ khi thành lập chi nhánh, đến tháng 8 năm 2014 chi nhánh xây dựng
lại trụ sở cũ và chuyển địa điểm hoạt động thì phòng lưu trữ không còn, các tủ
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
tài liệu được để ở phòng văn thư và phòng Tổ chức hành chính. Dự kiến cuối
năm 2016 trụ sở cũ sẽ xây dựng xong, phòng Lưu trữ được xây cạnh phòng Văn
thư với các trang thiết bị hiện đại và tiên tiến.
Phòng văn thư hiện nay, đang để 4 tủ đựng tài liệu gồm các tài liệu từ
năm 2011 đến nay từ tủ số 7 đến tủ số 16. Phòng tổ chức hành chính để 6 tủ tài
liệu từ phòng lưu trữ cũ trước đây từ tủ số 1 đến tủ số 6 (Phụ lục số 10) đều là
tài liệu từ năm 2000 đến năm 2011. Năm 2011, chi nhánh sử dụng phần mềm
eDoc, năm 2014 phần mềm eDoc nâng cấp, cải tiến lên phần mềm eDocPlus để
phù hợp với hoạt động hành chính của ngân hàng; trong đó có lưu các văn bản
quan trọng của chi nhánh từ khi thành lập tới nay.
Hiện nay, công tác lưu trữ của chi nhánh chưa đi vào quy củ nhưng về cơ
bản những điều kiện cho một phông lưu trữ được tổ chức khoa học đã được hình
thành. Có được kết quả như vậy là do lãnh đạo đã có sự quan tâm đến công tác
lưu trữ tài liệu của chi nhánh.
2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ
Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong
công tác lưu trữ, vì nếu không có tài liệu sẽ không thể thực hiện các khâu nghiệp
vụ khác như : xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý và bảo quản tài liệu. Đây cũng là
vấn đề hết sức khó khăn đối với công tác lưu trữ của chi nhánh hiện nay.
Nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại văn bản, tài liệu sản sinh
trong quá trình hoạt động của bản thân chi nhánh và của các đơn vị trực thuộc.
Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan. Cụ
thể, nguồn thu thập lấy ở văn thư vì văn thư là nơi trung tâm quản lí văn bản
của chi nhánh; lãnh đạo chi nhánh;các phòng ban, đơn vị, cá nhân vì đây là nơi
hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải
quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Ngoài ra còn có thể
thu từ các cán bộ, nhân viên đã có thời gian làm việc tại cơ quan, đã về hưu hoặc
chuyển công tác; từ các cơ quan, đơn vị thường xuyên gửi văn bản trao đổi công
việc với chi nhánh.
Theo quyết định số: 2000/2015/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 17 tháng 12 năm
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2015 của Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quy định
quản lí hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị lập 02 bản “Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Lưu trữ đơn vị và bên giao tài
liệu mỗi bên giữ một loại văn bản.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Mọi văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngân hàng
không phải lưu trữ tất cả mà phải lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị
thông qua việc xác định giá trị đối với tài liệu đó.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên các nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng loại văn
bản, tài liệu được hình thành trong qua trình hoạt động của chi nhánh theo giá trị
của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác.
Từ đó, lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia
Việt Nam.
Việc xác định giá trị tài liệu được quy định theo quyết định số:
2000/2015/QĐ-TGĐ-NHCT99 ngày 17 tháng 12 năm 2015 của Tổng giám đốc
quy định quản lí hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương
Việt Nam. Tại chi nhánh hầu như chỉ mới loại tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá
trị, hiệu lực do ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam gửi quyết định cho các
chi nhánh. Vì chưa có hội đồng xác định giá trị tài liệu và chưa có những qui
định cụ thể về giá trị các loại tài liệu (loại nào không cần giữ lại, loại nào cần
giữ lại và giữ lại trong thời gian bao lâu) nên về cơ bản tài liệu vẫn được giữ lại
hết. Điều này gây nên lãng phi diện tích phòng kho, giá tủ tài liệu. Giám đốc chi
nhánh quyết định tiêu hủy hồ sơ, tài liệu trùng thừa, hết giá trị của đơn vị khi có
ý kiến thẩm định bằng văn bản của Văn phòng Ngân hàng Công thương Việt
Nam và Ngân hàng Nhà nước tại địa bàn.
2.2.4. Chỉnh lí khoa học tài liệu
Phương án phân loại tài liệu dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong
phông để phân chia chúng thành các nhóm và đơn vị bảo quản cho từng nhóm
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
nhỏ nhất, nhằm mục đích tra cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ thuận tiện và hiệu quả.
Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lưu trữ nào đều cần phải
xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài
liệu trong phông lưu trữ đó. Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là bản kê các
nhóm tài liệu trong phông được phân loại, sắp xếp theo trật tự nhất định dùng
làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó.
Ở Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, phương án phân loại được
áp dụng là phương án: Cơ cấu tổ chức – Thời gian. Áp dụng phương án này,
trước hết tài liệu trong phông phải được phân nhóm theo cơ cấu, tổ chức, sau đó
tài liệu lại được phân theo thời gian ( thời gian được tính theo năm). Phân loại
theo phương án này không những thể hiện hoạt động của cơ quan mà còn thể
hiện được hoạt động của từng đơn vị trong từng thời gian cụ thể. Phương án này
phản ánh tương đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chức năng,
nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức; mối quan hệ giữa các tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của đơn vị đó thể hiện một cách rõ nét về mặt logic và
lịch sử nội dung tài liệu.
Đối với Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang từ khi thành lập đến
nay cơ cấu tổ chức tương đối ổn định, về chức năng nhiệm vụ không có gì thay
đổi lớn và là một phông mở, tài liệu vẫn được bổ sung hàng năm. Vì vậy phân
loại tài liệu theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian mà chi nhánh áp dụng là
hợp lí nên được duy trì cho nhứng năm sau.
2.2.5. Phòng lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản
Phòng lưu trữ của Ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang là loại kho
lưu trữ tạm vì hiện nay ngân hàng TMCP Công thương Bắc Giang đang xây
dựng lại trụ sở cũ nên các tủ tài liệu được để ở phòng Văn thư và phòng Tổ chức
hành chính.
Phòng Văn thư có diện tích khoảng 33m² gồm: 2 máy vi tính, 1 máy fax,
1 máy in, 1 máy photo, 1 máy scan, tủ sắt để bảo quản tài liệu, cặp hộp bằng
nhựa có chất lượng cao và 1 két bảo hiểm để bảo quản con dấu. Tất cả các thiết
bị phòng văn thư đều có chất lượng cao và hiện đại. Ngoài ra phòng văn thư còn
Sinh viên: Nguyễn Thị Phương Thảo
23
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
