THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI Ban Chủ nhiệm Dự án Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội”
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.96 MB, 39 trang )
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
NỘI DUNG...........................................................................................................3
CHƯƠNG l: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ
nhiệm Dự án "Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực
xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội”...........3
1.1.1. Lịch sử hình thành..............................................................................3
1.1.2. Chức năng...........................................................................................3
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ....................................................................3
1.1.4. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án.................................................................4
1.2.1. Chức năng...........................................................................................5
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức ....................................................................................5
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......................................................................................6
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................6
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ ...........................................................................................................6
2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ..............................6
2.1.3. Về tổ chức công tác lưu trữ.................................................................6
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................7
2.2.1. Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư...................................7
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..........................................7
2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản đi.............................................................9
2.2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến...................................14
2.2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......18
2.2.1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.............................................22
2.2.2. Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ..................................23
2.2.2.1. Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án
.....................................................................................................................23
2.2.2.2. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ.............................................24
2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.....................................................24
2.2.2.4. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu................................................25
2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ....................25
CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ.27
3.1. Nhận xét đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án
.....................................................................................................................27
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................27
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................27
3.2. Đề xuất giải pháp nâng câo chất lượng công tác văn thư, lưu trưc của
cơ quan, tổ chức...........................................................................................28
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................29
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức...................................................................29
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.................................29
KẾT LUẬN........................................................................................................31
PHỤ LỤC
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI MỞ ĐẦU
Công cuộc đổi mới đất nước do Đảng ta lãnh đạo đã đạt được những
thành tựu to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nhà nước ta đang
trong quá trình hội nhập phát triển kinh tế, sánh vai cùngcác nước phát
triển trong khu vực và trên thế giới, đẩy mạnh chủ trương và hoàn thiện Nhà
nước Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trong việc cải cách hành chính. Vì vậy, công
tác Văn thư – Lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng góp phần xử lý thông
tin trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội… một cách khoa
học, nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu tra cứu và là công tác thường xuyên của
mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước.
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai có
hiệu quả nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Chính vì vậy, các
cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công
tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu. Làm
tốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác và hiệu quả đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế”. Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản
cho sinh viên đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học - Trường Đại học Nội Vụ đã tổ
chức đợt kiến tập kéo dài 3 tuần, từ 01/06/2016 đến ngày 17/06/2016 cho sinh
viên khoa Văn thư – Lưu trữ. Đợt kiến tập này giúp cho sinh viên tiếp cận thực
tế công tác Văn thư – Lưu trữ, học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận
nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Ban Chủ nhiệm Dự
án “khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng
đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội” , tôi đã có đợt kiến
tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề
cương kiến tập đã nêu ra. Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem
lại cho tôi những kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệmthực tế mà
tôi đã đúc rút được để bổ sung vào nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự
hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của các cán bộ trong đợt kiến tập, tôi đã học được
phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Một công việc đòi hỏi
sự nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết
các công việc hàng ngày.
Đợt kiến tập này giúp tôi nhận ra được những yếu điểm của mình trong
các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
1
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
các thao tác nghiệp vụ chuyên môn Văn thư – Lưu trữ, từ đó tôi có thể khắc
phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết
không thể đáp ứng đủ. Có thể nói, đợt kiến tập tại Phòng tổ chức hành chính –
Viện khảo cổ học Việt Nam đã giúp tôi cụ thể hóa, nắm chắc hơn kiến thức
chuyên môn và vận dụng linh hoạt, sáng tạo những kiến thức chuyên môn
ấy vào thực tiễn công tác Văn thư – Lưu trữ tại đơn vị sau này tôi công tác.
Tuy nhiên với vốn kiến thức còn hạn chế và thời gian có hạn, nên trong
quá trình làm báo cáo kiến tập cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót hoặc
chưa đầy đủ về nội dung yêu cầu của nhà trường. Kính mong quý thầy cô và bạn
đọc tham gia đóng góp ý kiến để bài báo cáo của tôi thêm hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016
SINH VIÊN
ĐINH THỊ PHƯỢNG
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
NỘI DUNG
CHƯƠNG l: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
Ban Chủ nhiệm Dự án "Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật
khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc
hội”
1.1.1. Lịch sử hình thành
Dự án "Khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây
dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội" là một dự án
thành phần của Dự án đầu tư xây dựng công trình Nhà Quốc hội đã được Thủ
tướng Chính phủ giao Viện Khoa học Xã hội Việt Nam tổ chức thực hiện tại văn
bản số: 855/TTg-KTN ngày 25/5/2010 về Kế hoạch đấu thầu Dự án đầu tư xây
dựng công trình Nhà Quốc hội.
Theo hồ sơ Dự án kèm theo văn bản số 25/KCH ngày 18/01/2012 của
Viện Khảo cổ học – Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Dự án đã được Viện
Khoa học Xã hội Việt Nam tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt tại quyết định
số: 364/QĐ-KHXH ngày 28/02/2011; đơn vị lập Dự án là Ban Chủ nhiệm Dự án
Khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà Quốc hội; Đơn vị thẩm định nội
dung thực hiện Dự án là Ban Quản lý khoa học và đơn vị thẩm định dự toán
kinh phí của Dự án là Ban Kế hoạch – Tài chính thuộc Viện Khoa học Xã hội
Việt Nam
Theo Quyết định số: 1726/QĐ-KHXH ngày 14/11/2011 của Viện Khoa
học Xã hội Việt Nam ban hành quyết định về việc thành lập Ban Chủ nhiệm Dự
án “ khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường
hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội”
Trong đó, Ban Chủ nhiệm Dự án được phép mở tổ chức ( không do ngân
sách cấp) được sử dụng con dấu của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ
học khu vực xây dựng Nhà Quốc hội để thực hiện nhiệm vụ được giao và tự giải
thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
1.1.2. Chức năng
Ban chủ nhiệm Dự án là một cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứu
khoa học của Viện Khảo cổ học thông qua việc thực hiện các Dự án do Viện
Khảo cổ làm chủ đầu tư.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Quản lý, điều hành toàn bộ công trường, đảm bảo anninh trật tự, an toàn
tài sản và di tích, di vật trong thời gian thực hiện dự án.
Tổ chức thực hiện hạng mục công việc: Khai quật khảo cổ học và xử lý di
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
dời di tích, di vật của dự án, xây dựng báo cáo sơ bộ trình các cấp có thẩm
quyền theo đúng quy định của Luật Di sản văn hóa, các thông tư, nghị định của
Nhà nước.
Được mở tài khoản không do ngân sách cấp, được tiếp tục sử dụng con
dấu của Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà
quốc hội để thực thi nhiệm vụ nói trên.
Được ký các hợp đồng thuê khoản chuyên môn, thuê khoản chuyên gia tư
vấn khoa học, lao động phổ thông theo nội dung và dự toán của Dự án đã phê
duyệt
Giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Để Dự án được triển khai theo đúng mục tiêu đã đề ra Ban Chủ nhiệm
Dự án đã tiến hành thuê lại mặt bằng tại số 2, Nguyễn Tri Phương, Ba Đình, Hà
Nội. Sau đó, bố trí điểm phục vụ lưu trữ, xử lý hiện vật phục vụ quá trình khảo
cổ.
Địa điểm này trước đây là nơi đóng quân của Lữ đoàn 144 với một dãy
nhà 2 tầng, 02 dãy kho từ thời Pháp. Khu vực này có tường ngăn và cổng riêng
biệt không ảnh hưởng đến hoạt động của Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long
– Hà Nội.
Với diện tích khoảng 4850m2 dãy nhà 02 tầng được sử dụng làm nhà điều
hành, 02 dãy kho bố trí làm kho tạm lưu trữ, chỉnh lý hiện vật và dãy nhà tạm
cho công nhân với số lượng công nhân tạm trú giao động từ 100 người đến 150
người.
Tại Ban Chủ nhiệm Dự án không tổ chức cơ cấu theo hình thức các phòng
mà chỉ tổ chức dưới hình thức các bộ phận thực hiện chức năng chuyên môn.
Ban Chủ nhiệm Dự án bao gồm:
- 01 Chủ nhiệm Dự án
- 01 Phó Chủ nhiệm thứ nhất Dự án
- 01 Phó Chủ nhiệm Dự án kiêm Thư kí Dự án
- 01 Kế toán Dự án
- Bộ phận Quản lý
- Bộ phận Hành chính
- Bộ phận Biên tập và lưu trữ tư liệu ảnh
- Bộ phận Kỹ thuật và lưu trữ tư liệu bản vẽ
- Bộ phận Kế toán
- Bộ phận Kho xử lý và lưu trữ hiện vật
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
thư, lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án
1.2.1. Chức năng
Bộ phận Hành chính phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Ban chủ
nhiệm Dự án có chức năng hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra thường xuyên về
việc thực hiện các quy định của Bộ và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và
trực tiếp thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tổ chức các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại Khoản 2
Điều 29 của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia
hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho các bộ phận khác thuộc Ban Chủ
nhiệm Dự án
- Thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ về công tác văn thư
- Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật
- Thực hiện việc quản lý và sử dụng phương tiện thông tin được trang bị,
bảo đảm thông tin thông suốt và bảo mật
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Dự án giao
- Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ
quan
- Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và
hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế
hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về lưu trữ theo quy định của pháp
luật
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Ban Chủ nhiệm Dự án thực chất là cơ quan nghiên cứu khoa học. Do vậy,
tại đây có một đặc thù riêng, ngoài công tác văn thư thì việc lưu trữ tư liệu để
nghiên cứu là một công tác vô cùng quan trọng. Đối với Ban Chủ nhiệm
Dự án tư liệu là yếu tố sống còn để cơ quan thực hiện chức năng nghiên cứu của
mình. Việc tổ chức bộ phận Văn thư được tổ chức tập trung do một cán bộ phụ
trách. Điều đặc biệt, cán bộ lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án được tổ chức tại
từng bộ phận và tiến hành lưu trữ các tài liệu chuyên môn được sản sinh ra ở bộ
phận đó sau khi giải quyết xong. Chính vì vậy, việc lưu trữ tư liệu sẽ do trực tiếp
các cán bộ chuyên môn của từng bộ phận thực hiện.
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ
Hiện tại Ban Chủ nhiệm Dự án chưa có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ vì vậy cán bộ thực hiện công tác này còn gặp
một số khó khăn trong giải quyết công việc. Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ
tại Ban Chủ nhiệm Dự án vẫn được thực hiện theo đúng những văn vản chỉ
đạo chung của nhà nước đã ban hành.
2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
Nắm bắt được sự quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ đối với sự
phát triển bền vững của Viện khảo cổ học nói riêng và Ban chủ nhiệm Dự án nói
riêng. Trong nhiều năm hoạt động, Ban chủ nhiệm Dự án đã chứng tỏ công tác
Văn thư- Lưu trữ đã được Đảng và nhà nước quan tâm. Tuy số lượng cán bộ làm
công tác Văn thư- Lưu trữ còn ít nhưng Ban Chủ nhiệm Dự án cũng đã nỗ lực
đưa công tác Văn thư- Lưu trữ được phát triển cao hơn nữa, và đã trang bị các
trang thiết bị mới để phục vụ cho các cán bộ công tác lưu trữ dễ dàng hoàn thành
tốt các công việc được cấp trên giao phó. Có thể nói công tác Văn thư- Lưu trữ
của Ban Chủ nhiệm Dự án đã giúp cho việc tra tìm và sử dụng văn bản; tài liệu
diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, tạo điều kiện giúp cho công tác Văn thư- Lưu
trữ được phát triển hơn nữa về mặt thông tin. Hiện nay, công tác lưu trữ của Ban
Chủ nhiệm Dự án vẫn còn gặp một số khó khăn như nhân sự còn thiếu, khối
lượng công việc chuyển giao các văn bản đi và văn bản đến ngày càng nhiều; có
một số máy photo được trang bị nhưng đã đến thời kỳ phải sửa chữa, vì vậy gặp
một số khó khăn trong công tác lưu trữ. Tuy còn một số khó khăn nhưng cán bộ
lưu trữ thuộc Ban Chủ nhiệm Dự án vẫn hoàn thành tốt công việc được cấp trên
giao phó vì có những thuận lợi sau đây: các cán bộ lưu trữ rất nhiệt tình, trình độ
nghiệp vụ chuyên môn giỏi, yêu nghề và tận tụy với công việc mà mình làm. Do
đó tôi về kiến tập tại bộ phận này của Ban Chủ nhiệm Dự án đã được cán bộ
trong phòng dìu dắt, chỉ bảo rất chân tình, rèn cho tôi về chuyên môn vững vàng,
tác phong làm việc khoa học
2.1.3. Về tổ chức công tác lưu trữ
_ Công tác lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động
của bất kỳ cơ quan nào, tùy vào quy mô và cách thức tổ chức của từng cơ quan,
tổ chức, trong bộ phận lưu trữ thuộc Ban Chủ nhiệm Dự án cũng không phải
ngoại lệ và công tác lưu trữ đã góp phần quan trọng đối với sự phát triển của đất
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
nước hiện nay. Chính vì vậy mà công tác này đặc biệt được quan tâm nhiều hơn,
góp phần không nhỏ trong nhiều lĩnh vực kinh tế - chính trị - xã hội. Chính vì
vậy dựa vào chức năng, nhiệm vụ và đặc thù công việc mà Ban Chủ nhiệm Dự
án đã tổ chức hình thức lưu trữ tài liệu theo chuyên môn từng phòng để tạo
thuận tiện cho việc giải quyết công việc.
_ Về tổ chức công tác lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án đã được quản lý
và giám sát chặt chẽ vì khối lượng lưu trữ rất nhiều, đa dạng với bề dày lịch sử
lưu trữ lớn. Do đó các cán bộ lưu trữ của phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên
môn và nghiệp vụ giỏi, có tác phong làm việc rất khoa học để hoàn thành tốt
công việc lưu trữ. Tầm quan trọng đó được biểu hiện ở cơ cấu tổ chức và phân
công trách nhiệm của mỗi một cán bộ trong phòng.v cho việc tra tìm, tránh được
sự mất mát của tài liệu, tránh được tình trạng tài liệu bị bó gói, rời lẻ, lộn xộn, từ
đó việc quản lý hồ sơ tài liệu sẽ được tốt hơn.
_ Hiện nay các nội dung của công tác Văn thư - lưu trữ của phòng Hành
chính- Tổng hợp thuộc Ban Chủ nhiệm Dự án đã được triển khai đầy đủ, rõ ràng
tạo điều đã được lưu trữ theo đúng phông lưu trữ quốc gia.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư.
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong những năm qua Ban chủ nhiệm dự án đã trang bị đầy đủ phương
tiện phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn
thư (quản lý công văn đi, đến) như máy vi tính, máy chủ cài đặt phần mềm
quản lý văn bản hồ sơ công việc, máy Scan, nối mạng…). Việc nhận và gửi văn
bản điện tử, qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được chỉ
đạo thực hiện thống nhất tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ban chủ nhiệm
dự án. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc “Netoffice” trong
hoạt động chỉ đạo điều hành, việc gửi nhận văn bản, xử lý, trao đổi công việc
giữa các cơ quan, ban ngành, được triển khai và thực hiện từ tháng 8/2012,
đến nay đã được thực hiện thông suốt, hiệu quả trong chỉ đạo, thực hiện
nhiệm vụ.
Bộ phận lưu trữ của Ban chủ nhiệm dự án đã được thực hiện việc cập
nhật lưu trữ trong máy tính, giúp cho việc quản lý hồ sơ, tra cứu tài liệu thuận
lợi. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào biên mục hồ sơ, chứng từ
kết thúc, quản lý danh mục hồ sơ.
Cán bộ theo dõi công tác văn thư, lưu trữ tại Ban chủ nhiệm Dự án đã
thực hiện thành thạo việc gửi, nhận văn bản qua mạng, ứng dụng công nghệ
thông tin vào việc soạn thảo văn bản và các khâu
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
nghiệp vụ lưu trữ văn bản đi, đến qua máy vi tính
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Ban Chủ nhiệm Dự án
khai quật khảo cổ học
Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn bản đóng vai
trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Quy trình soạn
thảo văn bản được thực hiện theo các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.
Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi
và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo. Nội dung văn bản có liên quan đến Dự án mà Ban Chủ nhiệm Dự án khai
quật khảo cổ học đang trực tiếp xử lý và thuộc phạm vi giải quyết của Ban Chủ
nhiệm Dự án thì văn bản đó sẽ do Ban Chủ nhiệm Dự án soạn thảo và tiếp tục
được phân công theo chuyên môn nghiệp vụ.
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục
đích? tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản ?
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa. Trích
yếu nội dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần được thu thập và
đầy đủ, xử lý chính xác.
+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc
soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự
định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của Nhà nước.
- Viết bản thảo:
+ Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành
soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác
định.
+ Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày,
mục đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: Văn bản có tính chất quan trọng, nội
dung phức tạp thì có thể đề xuất Chủ nhiệm Dự án, tổ chức việc tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản.
Các văn bản do Ban Chủ nhiệm Dự án soạn thảo và ban hành sẽ do Chủ
nhiệm dự án duyệt và ký văn bản
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành.
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền cán bộ văn thư trực tiếp
hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;
+ Lưu văn bản tại Phòng Hành chính- Văn thư củaBan Chủ nhiệm Dự án
Đặc biệt qua quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy có những văn bản là bản
gốc do Viện Khảo cổ ký ban hành nhưng lại được lưu trong tập lưu công văn đi
của Ban Chủ nhiệm Dự án chứ không phải tại bộ phận Văn thư của Viện Khảo
cổ học.
2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản đi
a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
tại Ban Chủ nhiệm Dự án đã kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; khi phát hiện có sai sót, đã kịp thời báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng văn bản
+ Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của ,Ban Chủ nhiệm Dự án trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức
do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng
dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương
pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm,
có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại
văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm
văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch,
báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì
nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
+ Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
- Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc
nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
b. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm
a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài
liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
c. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần
để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản
đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục
này, cụ thể như sau:
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
chỉ nên lập hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm
có thể lập các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại
thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì
cần lập ít nhất các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
· Sổ đăng ký công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật,
được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theo
Công văn này.
d. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
+ Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của
văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có
thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn
bản kèm theo Công văn này).
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không
nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản
mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11).
+ Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này.
+ Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để
hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không
bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký
hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3
của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Chuyển phát văn bản đi
+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ
chức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực
hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá
nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong
nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư
cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này).
Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao
ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký
nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người
nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ
(mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ
chuyển giao văn bản đi). Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký
nhận vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được
đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này). Khi giao bì văn
bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu
có).
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản
chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
+ Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ
thể như sau:
+ Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người
nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu
điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
e. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu
các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
2.2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư
tại Ban Chủ nhiệm Dự án (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người
được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được
chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số
lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản
mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây
gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên
bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời;
+ Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu
văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn
bản;
+ Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
+ Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và
gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của Ban Chủ nhiệm Dự án phải được đăng ký tập trung tại
văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật
và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán
v.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn này.
- Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập sổ đăng ký văn bản đến
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một
năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn
bản mật);
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến
một năm, nên lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm
thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất
định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký văn bản đến kèm theo Công văn
này.
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục III
+ Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này.
+ Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn
bản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11
năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
b. Trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng
đầu Ban Chủ nhiệm Dự án giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn
bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
- Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần
bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng
khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Cán bộ văn thư của Ban Chủ nhiệm Dự án sau khi tiếp nhận văn bản đến,
phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến
phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng
đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày
đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định
việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một
năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần
lập sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này).
c. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải
quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,
đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của
đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này).
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
+ Căn cứ quy định cụ thể của Ban Chủ nhiệm Dự án cán bộ văn thư có
nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn
bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết
v.v... để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ
văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi
sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến kèm theo Công văn này);
Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
2.2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
a. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoạt động của Ban Chủ nhiệm Dự án thông qua hệ thống hồ
sơ.
- Giúp cho Ban Chủ nhiệm Dự án chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ
và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân;
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ
chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
b. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy
định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ nhiệm
Dự án; Quy chế làm việc của Ban Chủ nhiệm Dự án; Quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của
cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những
năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức.
c. Nội dung lập Danh mục hồ sơ
- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức
hoặc theo lĩnh vực hoạt động của BanChủ nhiệm Dự án. Căn cứ tình hình thực
tế của Ban Chủ nhiệm Dự án để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù
hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện.
+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc
chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức;
hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục
theo lĩnh vực hoạt động.
+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung
đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ
sơ.
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập
- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách
nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này;
đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ
chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong
đơn vị.
- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung
của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc.
Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu - Phụ lục XIII
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ
quan, tổ chức (nếu có).
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng
bảng chữ số Ả-rập.
+ Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập
và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục
lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ
hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.
Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu
từ số 01.
d. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan,
tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự
thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu
cơ quan, tổ chức ký ban hành.
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo
hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của
cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh
đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ
chức ký ban hành.
- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành
vào đầu năm.
- Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá
nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện,
nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh
thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân
đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư
tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
- Mở hồ sơ:
+Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế
và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
+ Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ
sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa có Danh mục hồ sơ).
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
+ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã
mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
+ Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh
đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn,
đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
- Kết thúc hồ sơ
+ Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ
có trách nhiệm:
+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu
cần bổ sung cho đủ.
+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản
chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập
hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy
không cần phải lưu giữ.
+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công
việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ
có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào
hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị
bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý
và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu
thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp
luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội
thảo, các lần trình...).
+ Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ
và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).
+ Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu
trong hồ sơ (nếu cần).
+ Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc
kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán.
+ Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ
sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ
sơ, tài liệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết
công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại
hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì).
+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
e. Thủ tục nộp lưu
Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” . Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu
và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
2.2.1.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Bộ phận văn thư của Ban Chủ nhiệm Dự án chịu trách nhiệm quản lý và
sử dụng các loại dấu như: dấu của Ban chủ nhiệm dựa án khai quật khảo cổ học,
dấu chức danh của chủ nhiệm Dự án và dấu chỉ mức độ mật, khẩn. Văn thư có
nhiệm vụ bảo quản, giữ dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về con dấu.
Việc quản lý chặt chẽ, an toàn con dấu là yêu cầu bắt buộc của cán bộ làm công
tác văn thư tại Ban Chủ nhiệm Dự án.
Theo như quy định, văn thư phải giữ con dấu cẩn thận tại cơ quan, không
được tự ý đem ra ngoài khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm
quyền. Trừ trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan
thì Ban Chủ nhiệm Dự án có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm
về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
Con dấu được bảo quản trong tủ sắt, có khoá tốt. Khi làm việc, con dấu
được để trong để trên bàn làm việc. Mỗi con dấu phải có ký hiệu rõ ràng trong
hộp để khi sử dụng không bị nhầm lẫn. Khi hết giờ làm việc thì con dấu phải cất
vào tủ khoá cẩn thận.
Văn thư cơ quan luôn bảo quản con dấu sạch sẽ để đóng dấu rõ ràng. Biện
pháp tốt nhất hàng ngày văn thư dùng bàn chải và dầu hoả làm vệ sinh con dấu.
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Văn thư tự tay đóng dấu rất ngay ngắn, đúng màu mực, đúng thẩm quyền
ban hành. Đặc biệt là không đóng dấu khống chỉ và dùng dấu để sử dụng vào
mục đích cá nhân.
_ Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại quan công an, phải nộp
lệ phí do Bộ Tài chínhquy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp“Giấy
chứng nhận đăng ký mẫu dấu”. Cơ quan, tổchức khi bắt đầu sử dụng con dấu
mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.
_ Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định
của pháp luật
_ Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Con dấu phải được để Tại cơ quan và phải được quản lý chặt chẽ.
Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì
Chủ nhiệm dự án có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về
việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
_ Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ
_ Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gầ
n nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký
mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
_ Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có
sự chuyển đổi về tổ chức thay đổi tên tổ chức thì phải
làn thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.
_ Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo
điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra
việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
_ Cơ quan, tổ chức khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thú
c nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu
hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận
đăng ký mẫu dấu.
2.2.2. Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ
2.2.2.1. Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ của Ban Chủ nhiệm
Dự án
Hiện nay, tại Ban Chủ nhiệm Dự án đang lưu trữ các loại hình tài liệu sau:
- Tài liệu hành chính
- Tư liệu ảnh
- Tư liệu bản vẽ kỹ thuật
- Hiện vật
Sinh viên: Đinh Thị Phượng
23
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B
