Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Viện Kiểm sát Nhân dân (VKSND) huyện Tam Dương

MỤC LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Mục đích và ý nghĩa của đợt kiến tập này đó là:
Giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ ở các cơ
quan tổ chức khi đến kiến tập. Bên cạnh đó, còn tạo cơ hội cho sinh viên chủ
động, đọc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn
thư, Lưu trữ của cơ quan, tổ chức cũng như giúp sinh viên nâng cao ý thức trách
nhiệm trong việc học tập các học phần kế tiếp trong chương trình đào tạo.
Kiến tập là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát
triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theo mục tiêu
đào tạo đề ra. Kỳ kiến tập này mang lại cho sinh viên những kinh nghiệm và cơ
hội được tiếp xúc với công việc thật nhất, gần nhất, sau khi ra trường có những
điều chỉnh kịp thời cùng với chiến lược rèn luyện phù hợp hơn. Kết thúc đợt
kiến tập, sinh viên biết vận dụng kiến thức lý luận được học trong nhà trường
vào quan sát thực tiễn, để có thể thực hiện những quy trình nghiệp vụ công tác
Văn thư, Lưu trữ. Và nhưng trải nhiệm quan sát thực tế này giúp sinh viên tự tin,
năng động, sáng tạo hơn sau khi ra trường.
Khó khăn, thuận lợi trong quá trình kiến tập mà bản thân em gặp phải :
Đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế nên trong thời gian kiến
tập em còn nhiều bỡ ngỡ cũng không tránh khỏi những thiếu sót trong bài báo
cáo này.
Kết hợp với những kiến thức được nhà trường trang bị cùng với sự quan
tâm, giúp đỡ của cô chú, anh chị tại cơ quan đã truyền đạt cho em những kiến
thức cơ bản và được làm việc, tiếp xúc với thực tế đây là cơ hội để em trau dồi
thêm kinh nghiệm và chuẩn hành trang thực hiện tốt công việc sau khi ra trường.
Lời cảm ơn
Qua thời gian kiến tập, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cán
bộ và chuyên viên trong phòng đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt kiến
tập lần này. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới chị Đoàn Thị Thuý

Nga đã giúp đỡ em rất nhiệt tình trong quá trình tìm hiểu và thu thập thông tin.

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1 Lịch sử hình thành ,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan tổ chức.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Ngày 26/7/1960 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh số 20-L/CTN công
bố Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, xác định rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân trong các cơ quan Nhà nước, đánh dấu sự
ra đời của hệ thống Viện kiểm sát từ Trung ương đến địa phương. Theo đó Viện
kiểm sát nhân dân huyện Tam Dương được thành lập.
1.1.2 Chức năng
Viện Kiểm sát Nhân dân (VKSND) huyện Tam Dương thực hành quyền
công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp theo quy định của Hiến pháp và Pháp
luật trên địa bàn huyện Tam Dương.
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn
Trong phạm vi chức năng của mình, VKSND có nhiệm vụ góp phần bảo
vệ pháp chế Xã hội Chủ nghĩa (XHCN), bảo vệ chế độ XHCN và quyền làm chủ
của nhân dân, bảo vệ tài sản của nhà nước, của tập thể, bảo vệ tính mạng sức
khoẻ, tài sản, tự do, danh dự và nhân phẩm của công dân, bảo đảm mọi hành vi
xâm phạm lợi ích của Nhà nước, của tập thể, quyền và lợi ích hợp pháp của công
dân phải được xử lý theo pháp luật.
Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc
điều tra các vụ án hình sự của các cơ quan điều tra và các cơ khác được giao
nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra.
Kiểm sát việ giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình ,hành

chính, kinh tế, lao động và các việc khác theo quy định của pháp luật.
Kiểm sát việc tuân thủ pháp luật trong việc thi hành bản án. Kiểm sát việc
tuân theo pháp luật trong việc tạm giữ, tam giam, quản lý và giáo dục người
chấp hành án phạt tù.

3


1.1.4 Cơ cấu,tổ chức
Ban lãnh đạo gồm 1 Viện trưởng, 1 Phó viện trưởng.
Văn phòng gồm có 1 kế toán, 1 cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ, 6
chuyên viên, 2 kiểm sát viên, 1 kiểm tra viên
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân huyện Tam Dương với nhiệm vụ phục
vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của ngành Kiểm sát
Tam Dương, đồng thời thu thập, xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp nhằm hỗ
trợ cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo Viện. Hoạt động ở mọi lĩnh vực như
tổng hợp, thi đua, kế toán, văn thư lưu trữ.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức
Bộ phận văn thư-lưu trữ gồm 1 cán bộ tuy nhiên còn có sự hỗ trợ của cán
bộ kế toán.
Do đặc thù của ngành và hạn chế về mặt kinh phí nên việc bố trí, sắp xếp
nhân sự trong lĩnh vực văn thư-lưu trữ có sự kiêm nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau để
thực hiện tốt công tác văn thư- lưu của cơ quan.

4

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Quản lý công tác Văn thư
Hiện nay Viện KSND chưa ban hành Quy chế về công tác văn thư mà cán
bộ văn thư vẫn cập nhật, tham khảo Quy chế của cấp trên ban hành.
Về văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư Viện KSND cấp huyện thừơng
xuyên theo dõi thực thi đúng quy định về công tác văn thư của cấp trên và các
Bộ. Hướng dẫn thực hiện Thông thư 01/2011/TT-BNV v/v hướng dẫn thể thứ và
kỹ thuật trình bày văn bản, Quy định 15/QĐ-VKSNDTC ngày 21/01/2011 của
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân Tối cao về thể thức và kỹ thuật trình bày
trong ngành kiểm sát về thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký, kỹ thuật trình
bày về cỡ phông, phông chữ, Thông tư 07/2011/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn
bản , lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. Nghị định 110/2004/NĐCP về công tác văn thư
2.1.2 Quản lý công tác Lưu trữ
Cũng giống như công tác văn thư Viện chưa ban hành Quy chế về công
lưu trữ mà cán bộ văn thư luôn tham khảo các văn bản bản hành từ cấp trên.
Về văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Viện do cấp trên và các Bộ ban
hành như Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn bố trí kho lưu trữ, Thông tư
09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động cơ tổ chức. Bên cạnh đó còn thực thi quy định trong Luật Lưu
trữ.
2.2 Hoạt động nghiệp
2.2.1 Công tác Văn thư
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
* Các loại văn bản do Viện KSND ban hành
- Văn bản có tính pháp quy như : quy chế (xác định nguyên tắc , trách
nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của Viện) .
- Văn bản không có tên loại : công văn ( dung để thông tin hoạt động giao
dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan).
- Văn bản có tên loại : thông báo ( thông tin về hoạt động, những thông

5


tin khác mà người có lien quan cần biết) ; báo cáo (là văn bản thuật lại kể lại,
đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động về một vấn đề công việc cụ
thể nào đó) ; kế hoạch ( dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu nhiệm vụ
hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định) ; biên bản ( ghi lại những diễn
biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại).
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Viện KSND huyện Tam Dương thực hiện theo Thông tư 01/2011/TTBNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
- Các yếu tố thể thức văn bản :
(1) Quốc hiệu
(2) Tên cơ quan ban hành văn bản
(3) Số, ký hiệu của văn bản
(4) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn văn
(5a) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
(5b) Trích yếu nội dung công văn
(6) Nội dung văn bản
(7a , 7b, 7c) Quyền hạn,chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
(8) Dấu của cơ quan
(9a, 9b) Nơi nhận
(10a, 10b) Dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn
(11) Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
(12) Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
(13) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
(14) Địa chỉ cơ quan; địa chỉ Email; địa chỉ Website; số điện thoại
(15) Logo ( in chìm dưới tên cơ quan ban hành văn bản)
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn nơi nhân văn bản
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
6


- Soạn thảo văn bản
- Trình duyệt dự thảo văn bản
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
* Văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản : nếu cán bộ văn thư là
người soạn thảo Phó Viện trưởng kiêm nhiệm chức vụ Chánh văn phòng sẽ là
người kiểm tra cuối cùng và chịu trách nhiệm về thể thức , kỹ thuật trình bày.
Trong trường hợp nhân viên kế toán là người soạn thảo văn bản thì phải chuyển
file văn bản cho cán bộ văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình văn bản sau đó
văn thư chuyển lại cho kế toán soạn thảo để trình người có thẩm quyền ký.
- Đăng ký văn bản : mọi văn bản đi đều phải qua văn thư để đăng ký vào
sổ văn bản đi. Ghi số của văn bản ( số văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ
ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm).
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn :
Số lượng bản cần nhân để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại
nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản mà trong văn bản
không liệt kê đủ danh sách thì người soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm
theo để lưu ở văn thư cơ quan.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến bộ phận , cá nhân liên quan đến nội dung văn bản ; không gửi
vượt cấp , không gửi nhiều bản cho một đối tượng khác chỉ để biết,tham khảo.
Đóng dấu cơ quan khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu trùm lên 1/3 chữ ký về
phía trái, dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực màu đỏ
tươi
Dấu mật được đóng ở vị trí phía dưới sat phần trích yếu nội dung văn bản.

Nếu văn bản không có phần trích yếu nội dung thì đóng phía dưới sát với phần
số,ký hiệu văn bản.
Dấu khẩn đóng ở vị trí phía dưới sát với dấu mức độ mật. Nếu không có
dấu mức độ mật thì đóng ở vị trí đóng dấu độ mật như nêu trên.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi :
7


chuyển giao trực tiến tới các cá nhân, chuyển qua bưu điện, chuyển phát qua
mạng.
- Lưu văn bản đi :
Mỗi văn bản đi lưu ít nhất 2 văn bản, bản gốc thì được lưu lại văn thư cơ
quan,bản chính lưu tại hồ sơ đơn vị soạn thảo.
Bản lưu là bản gốc do văn thư giữ lại(tập lưu) theo ngày, tháng,quý, năm.
Tập lưu được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký, sắp xếp theo sô ký hiệu
văn bản.
* Văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến :
+ Trách nhiệm tiếp nhận cán bộ văn thư, sau khi kiểm tra bì vẫn còn
nguyên,có đúng địa chỉ rồi cán bộ văn thư mới ký xác nhận. Đối với những bì
gửi tới cho cá nhân trong cơ quan thì cán bộ văn thư không được bóc. Còn lại
những văn bản gửi đến cơ quan được bóc bì và khi bóc đảm bảo nguyên tắc ưu
tiên, sự nguyên vẹn của văn bản.
+ Đóng dấu đến, số đến, ngày đến : trên các văn bản dấu đến được đóng
dưới số,ký hiệu . Chỉ ghi thông tin vào số đến :… và ngày đến:… còn không ghi
thông tin vào chuyển:… và lưu hồ sơ số:…
- Đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản đến, kinh phí hỗ trợ
trang thiết bị cơ quan chưa đầy đủ văn thư lựa chọn hình thức đăng ký bằng sổ.
- Trình, chuyển văn bản đến: văn thư tiếp nhận và đóng dấu đến rồi trình
cho Viện trưởng là người phân phối, sau đó văn thư mới đăng ký bổ sung, như

vậy chu trình trình và chuyển giao nhanh chóng nhưng dễ bị thất lạc văn bản và
không quản lý chặt chẽ được văn bản. Hình thức chuyển giao văn bản đến của
cơ quan trực tiếp.
- Giai quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến : trách
nhiệm giải quyết văn bản đến chuyên viên xử lý nhanh chóng ,kịp thời . Theo
dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến giao trách nhiệm cho văn thư cơ
quan .
2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
8


- Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan bao gồm : hồ sơ nhân sự, hồ sơ
công việc, hồ sơ án. Trách nhiệm lập hồ sơ nhân sự giao cho kế toán, đối với hồ
sơ công việc và hồ sơ án trách nhiệm lập chuyên viên,kiểm sát viên. Khi lập
xong các loại hồ sơ cán bộ cơ quan gửi đến Văn phòn, cán bộ văn thư tiếp nhận
rồi chuyển lên Viện trưởng phê duyệt.
- Viện KSND vào đầu năm chưa xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ,
căn cứ vào nhiệm vụ được giao công việc phải giải quyết vag thực tế tài liệu
hình thành để mở hồ sơ ( ví dụ: khi xét xử một vụ án thì toàn bộ băn bản tài liệu
lien quan tới việc xét xử phải đưa vào hồ sơ vụ án đó).
- Phương pháp lập hồ :
+ Hồ sơ nhân sự
Thứ nhất, mở hồ sơ một cán bộ ngay khi được tuyển dụng.
Thứ hai, thu thập bổ sung văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý. Một hồ sơ
cán bộ gồm có sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo bồi dưỡng, khen
thưởng… Hồ sơ nhân sự áp dụng cách sắp xếp theo thời gian ban hành.
Thứ ba, biên mục hồ sơ cán bộ đánh số tờ, viết mục lục văn bản và viết
bìa cho hồ sơ nhân.
+ Hồ sơ công việc
Thứ nhất, mở hồ sơ cơ quan chưa xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

cán bộ lập hồ sơ căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể được giao để mở hồ sơ ( ví dụ : cán
bộ phụ trách công tác Văn phòng thì phải thu thập đầy đủ văn bản,tài liệu về một
hội nghị để lập hồ sơ).
Thứ hai, trong quá trình thu thập tài liệu, văn bản đưa vào hồ sơ cán bộ đã
thu thập kịp thời, chính xác nội dung công việc liên quan với nhau.
Thứ ba, kết thúc hồ sơ việc kiểm tra văn bản, tài liệu trong hồ sơ được cán
bộ kiểm tra kỹ lưỡng, cẩn thận để loại ra những văn bản, tài liệu trùng thừa
nhưng hầu như tài liệu trùng thừa rất ít. Về phân chia đơn vị bảo quản cứ dày
quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản, dường như hồ sơ công việc ở Viện
không phải tách. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.
Biên mục cho hồ sơ cán bộ nắm rất rõ cách thức và hy hữu xảy ra nhầm lẫm, sai
9


xót.
- Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, sau khi tới thời hạn giao nộp hồ
sơ được đưa vào kho lưu trữ cuả cơ quan. Những hồ sơ này phục vụ cho nhu cầu
khai thác, sử dụng, tra tìm khi cần thiết. Về thủ tục nộp lưu không được chú
trọng, xét trên thực tế tại cơ quan bỏ qua và khong được thực hiện.
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại dấu: dấu cơ quan hình tròn và có hình quốc huy, bên cạnh đó
Viện KSND còn sử dụng các dấu như dấu tên, dấu chức danh, dấu mật, dấu
khẩn, dấu niêm phong.
- Về quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu: Viện trưởng có trách nhiệm
quản lý con dấu. Cán bộ văn thư là người giúp Viện trưởng sử dụng dấu và đóng
dấu theo đúng quy định pháp luật và con dấu được bảo qủan trong tủ sắt và có
khoá cẩn thận.
2.2.2 Công tác Lưu trữ
2.2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ
- Nguồn thu tài liệu chủ yếu là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động

của cơ quan, thu tài liệu từ Lãnh đạo, Văn phòng hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn. Những nơi này là đầu mối tập trung thông tin phục vụ cho
công tác thu thập.
- Thành phần thu thập tài liệu lưu trữ chủ yếu là tài liệu giấy với một số ít
tài liệu nghe – nhìn.
- Thời hạn nộp vào lưu trữ cơ quan : tài liệu hành chính sau một năm kể
từ năm công việc kết thúc. Tài liệu ghi âm, nghe nhìn sau 3 tháng kể từ khi
công việc kết thúc.
2.2.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu, xác định giá trị tài liệu
Hiện nay công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đang được nhân viên lưu trữ
tiến hành nhằm sắp xếp tài liệu một cách khoa học, loại huỷ tài liệu hết giá trị,
xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ.
Tuy nhiên, do khối lượng tài liệu lớn, tích đống trong một thời gian dài
nên việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăn và cần phải có thời gian để xử lý .
10


Những tồn tại trên tập trung chủ yếu vào những nguyên nhân như nhận
thức chưa cao của Lãnh đạo Viện đối với công tác lưu trữ. Nhân viên làm công
tác lưu trữ lại kiêm nhiệm công tác văn thư cũng là hạn chế rất lớn. Về vấn đề
kinh phí để phục vụ công tác lưu trữ còn khiêm tốn nhất là kinh phí chỉnh lý hồ
sơ và công tác tập huấn chưa được chú trọng.
2.2.2.3 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản
- Kho lưu trữ Viện KSND thuộc loại kho lưu trữ không chuyên dụng, quy
mô kho nhỏ với diện tích kho 18 mét vuông. Kho được bố trí trên tầng 2 theo
hướng Đông Nam và cách xa lối đi lại,nhà kho có hai lỗ nhỏ thông gió.
- Trang thiết bị bảo quản tài liệu như gía, hộp, tủ , trang thiết bị hỗ trợ như
xe đẩy tài liệu và hệ thống báo cháy chữa cháy. Những trang thiết bị này đóng
vai trò quan trọng giúp nâng cao năng suất,chất lượng công việc, kéo dài tuổi
thọ tài liệu để phục vụ cho công tác khái thác sử dụng thông tin.

Giá được cấu tạo từ các tấm thép mỏng, mạ kẽm, được sơn chống rỉ và
sơn màu, việc sử dụng vật liệu bằng kim loại sẽ tránh được tác động của côn
trùng ẩm mốc đồng thời sử dụng giá bằng sắt dễ tháo lắp dễ di chuyển.
Hộp giúp chống bụi và tác động của ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu,
hộp được sử dụng cho việc phân loại, thống kê , kiểm tra và tổ chức sử dụng tài
liệu.
Tủ đựng hồ sơ, tủ đựng tài liệu nghe nhìn đối với những tài liệu đặc biệt
thì dùng tủ sắt và những thiết bị bảo quản đặc biệt.
2.2.2.4 Thành phần phông lưu trữ
Lưu trữ một Phông của cơ quan “ Phông lưu trưc Việm kiểm sát nhân dân huyện
Tam Dương”. Thành phần phông phản ánh toàn bộ chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Viện.

11


`Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị
3.1 Nhận xét, đánh gía
- Ưu điểm
Trong khoảng thời gian kiến tập em cũng thấy được Viện KSND huyện
Tam Dương đã đạt được những hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ như:
Việc soạn thảo và ban hành văn bản nhìn chung đã thực hiện đúng thể
thức kỹ thuật theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Công tác quản lý văn bản đi – đến được đăng ký vào sổ hàng ngày chặt
chẽ khoa học, chuyển giao nhanh chóng , chính xác, đảm bảo an toàn bí mật .
Ý thức trách nhiệm làm việc của cán bộ văn thư lưu trữ cao, với thái độ
làm việc yêu nghề dù trong quá trình giải quyết công việc còn vướng nhiều sai
xót nhưng vẫn luôn tận tình cố gắng sửa chữa, tìm tòi,học hỏi trau dồi thêm kinh
nghiệm.

- Hạn chế
Bên cạnh những thành tích đã đạt được trong công tác văn thư lưu trữ
vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục:
Do chưa nhận thức đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn
thư lưu trữ , việc thực hiện và nghiên cứu, áp dụng các văn bản quy định của nhà
nước , của Viện kiểm sát còn chậm, hoặc xem nhẹ. Người duyệt văn bản chỉ chú
ý về nội dung, ít quan tâm đến hình thứ , cán bộ văn thư chưa kiểm tra chặt chẽ
trước khi ban hành.
Kinh phí hàng năm dành cho công tác văn thư lưu trữ để hoạt động còn ít,
việc thu nộp hồ sơ để phân loại , chỉnh lý không thực hiện, hoặc thực hiện không
nghiêm túc, lãnh đạo thiếu kiểm tra đôn đốc.
Việc xác định giá trị tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin để tạo cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản hồ sơ tài liệu còn nhiều bất cập.
Chế độ phụ cấp độc hại và bồi dưỡng hàng ngày cho cán bộ làm công tác
này không có, chưa có chế tài bình xét xếp loại thi đua khen thưởng hàng năm.
Việc thực hiện quy trình quản lý văn bản còn nhiều sai sót như văn đến
12


không qua cán bộ văn thư thay vào đó là cán bộ,nhân viên tiếp nhận. Như vậy
việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ tiếp theo sẽ không chính xác,không tạo
được thuận lợi và những ảnh hưởng kéo theo.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của Viện kiểm sát
Thứ nhất, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức nhất là văn thư lưu trữ
cơ quan về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ.
Để mọi người nhận thức đúng thì phải tuyên truyền thể hiện về các bài
viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trên Trang
thông tin điện tử VKSND huyện. Quán triệt thực hiện nghiêm túc để nâng cao
chất lượng công tác văn thư lưu trữ.

Thứ hai, tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn
thư lưu trữ của cơ quan cấp trên và của Bộ Nội vụ để cán bộ làm văn thư lưu trữ
nói riêng và toàn thể cán bộ, công chức VKSND nắm được một cách hệ thống
công tác này, những việc cần làm để đảm bảo hoạt động công tác văn thư lưu trữ
đi vào nề nếp.
Thứ ba, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp cho công chức văn thư lưu
trữ ; rèn luyện kỹ năng phẩm chất cần có: Công chức văn thư lưu trữ phải
thường xuyên nghiên cứu , thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật
mới về cũng tác văn thư lưu trữ ; rèn luyện cho mình kỹ năng cần thiết như kỹ
năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ nằng giao tiếp, ứng xử ; rèn luyện
phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh
thần trách nhiệm đối với công việc. Một trong những yêu cầu của công tác văn
thư lưu trữ là phải đảm bảo bí mật văn bản do đó cán bộ văn thư cần phải cẩn
thận khi phát ngôn.
Thứ tư, tham mưu cho Lãnh đạo Viện tiếp tục tổ chức tập huấn công tác
văn thư lưu trữ cũng như kiến nghị với cấp trên tổ chức tập huân thường xuyên
công tác văn thư.
Thứ năm, văn thư cơ quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật rình bày
văn bản chặt chẽ hơn, kiên quyết không đóng dấu đối với những văn bản đi
13


không đúng thể thức kỹ thuật trình bày.
Thứ sáu, tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ. Kip
thời sửa chữa máy móc hỏng , nhất là máy photo. Quy định cụ thể nơi đảm bảo
cho việc sao in các tai liệu Mật, Tối mật, Tuyệt mật, tránh xảy ra trường hợp lọt,
lộ bí mật nhà nước do sự thiếu sót, thiếu hiểu biết của cán bộ, công chức.
Thứ bảy, ban hành những quy chế khen thưởng cũng như xử phạt đối với
cán bộ, viên chức để khích lệ tinh thần làm việc cũng như răn đe những trường
hợp vi phạm từ đó nâng cao hiệu quả công việc, lề lối, tác phong, nâng cao ý

thức trách nhiệm của mỗi cán bộ viên chức.
3.3 Một số khuyến nghị
- Đối với Viện KSND
Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng
như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất đáp
ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn đảm bảo tính dây truyền khoa
học.
Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ, viên chức mà công việc
này chính cán bộ văn thư đảm nhiệm nhưng đôi khi nhân viên kế toán soạn thảo
thay mà nhân viên kế toán sử dụng bảng biểu nhiều hơn bản word như vậy giảm
tốc độ soạn thảo nên cần quan tâm kỹ năng soạn thảo văn bản.
Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cán bộ
văn thư để công việc quản lý và giải quyết văn bản nhanh chóng,kịp thời, chính
xác và đạt hiệu quả cao trong công việc.
- Đối với khoa Văn thư – Lưu trữ
Thầy cô trong khoa nên mở thêm số tiết thực hành nghiệp vụ cho sinh
viên, từ đó tạo điều kiện để sinh viên được trau dồi kinh nghiệm ngành
nghề và tự tin hơn khi ra làm việc trong cơ quan, tổ chức.
Cho sinh viên đi thực tế với thời gian dài để sinh viên có thêm thời
gian lĩnh hội kinh nghiệm từ nơi đến kiến tập, giúp sinh viên có cái
nhìn tổng thể hơn.

14


C. PHẦN KẾT LUẬN
Trong thời gian thực tập tại Viện kiển sát, là một kiến tập sinh được sự
hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo, cán bộ , viên chức em đã tiếp thu
được những kinh nghiệm và bài học rút ra từ thực tế.
Sau gần 1 tháng tiến hành khảo sát kiến tập về những công tác văn thư lưu

trữ tại Viện KSND đã giúp em có cái nhìn rõ nét hơn về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện.
Qua quá trình kiến tập được sự giúp đỡ của cán cán bộ, công chức đặc
biệt được sự hướng dẫn trực tiếp cán bộ văn thư lưu trữ em đã hiểu rõ hơn về
nghiệp vụ văn thư như : công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản ký và giải
quyết văn bản đi-đến, công tác lập hồ sơ vào nộp lưu hồ sơ, quản lý và sử dụng
con dấu; và nghiệp vụ lưu trữ : thu thập tài liệu vào lưu trữ, xác định giá trị tài
liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu,kho lưu trữ- trang thiết bị. Giup em thêm nhiều
kinh nghiệm hơn trong hoạt động làm việc của mình sau này, đây được coi là bài
học là cơ hội cho em rèn luyện thêm kĩ năng làm việc, chuẩn bị hành trang sắp
ra trường.
Bên cạnh đó cũng là cơ hội để em làm quen với môi trường làm việc mới
và hơn thế nữa quá trình kiến tập đã củng cố cho em lòng tin và yêu nghề nghiệp
đã chọn từ đó có ý thức phấn đấu vươ lên trong nghề nghiệp.

15


D. PHẦN PHỤ LỤC
Phụ lục 1:

16