Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Triệu Thị Mai

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

A. MỞ ĐẦU
Trải qua quá trình phát triển lâu dài của lịch sử. Với truyền thống đấu
tranh kiên cường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập, thoát khỏi
ách nô lệ của thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống ấm no, tự do,
hạnh phúc cho dân tộc. Cùng với quá trình đấu tranh, xây dựng và trưởng
thành đó thì tài liệu lưu trữ cũng được hình thành và phát triển.
Xã hội ngày càng phát triển. Nhu cầu trao đổi thông tin của con người
ngày càng cần thiết hơn bao giờ hết. Lưu giữ đựơc những tài liệu quý giá là
một điều rất cần thiết. Đó là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài
liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành hoạt
động trong xã hội bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng được bảo
quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, là nguồn thông tin vô tận để mọi người
sử dụng.
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy
tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện

kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác
dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định
hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi
mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu
trữ công văn, tài liệu là hết sức cần thiết” . Qua đó xác định ý nghĩa to lớn và
tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây
dựng, bảo vệ Tổ quốc.
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan
trong quản lý hành chính Nhà nước. Nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cung cấp
Sinh viên: Triệu Thị Mai

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thông tin giải quyết công việc hằng ngày được nhanh chóng chính xác, đảm
bảo giữ gìn bí mật, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc của mỗi cơ
quan. Qua đó góp phần hoàn thiện việc cải cách thủ tục hành chính, xa hơn là
công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước hướng tới mục tiêu xây dựng, phát
triển thể chế nền kinh tế quốc gia, đẩy mạnh công cuộc “công nghiệp hóa – hiện
đại hóa” đất nước.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong chương trình
đào tạo của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và khoa Văn thư – Lưu
trữ nói riêng, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên kiến tập ngành nghề tại các

cơ quan, đơn vị, tổ chức. Đây là nội dung bắt buộc của sinh viên chuyên
nghành Lưu trữ bậc đại học, với nội dung chủ yếu là khảo sát về công tác văn
thư lưu trữ tại cơ quan trong thực tế như: vị trí ý nghĩa, các quy trình nghiệp
vụ của công tác văn thư, thực trạng xây dựng và triền khai các văn bản chỉ
đạo, mô hình tổ chức công tác lưu trữ…
Đợi kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên làm quen với công việc của cơ
quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học vào khảo sát thực tế.
Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động trong quá trình quan sát, nhận xét đánh giá
nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ tại tại cơ quan. Đó cũng là dịp để sinh viên
củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức, ý thức
trách nhiệm của một cán bộ lám công tác văn thư, lưu trữ, là cơ hội cho sinh
viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ công tác sau này.
Được sự phân công của nhà trường và sự nhất trí của Trưởng phòng
Nội Vụ huyện Chợ Đồn – Tỉnh Bắc Kạn. Em đã có thời gian kiến tập từ ngày
01/6/2016 đến ngày 19/6/2016 ở phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn. Trong thời
gian kiến tập tuy ngắn nhưng với sự giúp đỡ tận tình của tập thể cán bộ, chuyên
viên văn phòng Nội Vụ em đã bước đầu làm quen và đã được thực hành các
công tác văn phòng và các công việc đơn giản như : Soạn thảo văn bản, in ấn,
sao chép, sắp xếp tài liệu, đăng ký văn bản đi, đến; đóng dấu văn bản… Qua đó
em đã tự rèn luyện kỹ năng làm việc và nâng cao ý thức hiểu biết của mình
trong việc trao đổi nghiệp vụ , nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác
Sinh viên: Triệu Thị Mai

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Văn thư, Lưu trữ.
Qua thời gian 3 tuần kiến tập được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và
tạo điều kiện của Phòng Nội vụ; em có thêm kinh nghiệm trong thực tế công
việc, củng cố thêm phần kiến thức còn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý
luận, đối chiếu kiến thức đã học tại trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn,
giúp em học hỏi được nhiều kinh nghiệm của các cô chú, anh chị đã làm việc lâu
năm, giúp em thấy được giữa lý luận và thực tế chỉ là tương đối, đôi khi trong
quá trình giải quyết công việc bên cạnh việc tuân theo những nguyên tắc nhất
định thì cán bộ văn thư lưu trữ cần linh hoạt cho phù hợp với thực tế, điều kiện
khách quan, để giải quyết công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Tuy nhiên do thời gian có hạn, cũng như kiến thức, kinh nghiệm của một
sinh viên kiến tập còn hạn chế nên bài báo cáo này không tránh khỏi thiết sót
hạn chế nhất định. Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến
của quý thầy cô để em có thể bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt
công tác thực tập sau này.
Qua bài báo cáo kiến tập em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy,
cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư - Lưu trữ đã giảng dạy,
giúp đỡ và truyền đạt cho em những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ công tác
của mình để có thể tự tin khi kiến tập trong thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn, cán
bộ hướng dẫn anh Mai Thanh Nghị đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thu
thập thông tin, cùng toàn thể các chú, anh, chị làm việc tại Phòng đã nhiệt tình
chỉ bảo, tạo điều kiện để em hoàn thành đợt kiến tập này.
Em xin chân thành cảm ơn

Sinh viên: Triệu Thị Mai

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Sinh viên: Triệu Thị Mai

Khoa Văn thư - Lưu trữ

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn
1.1.1.Vị trí, chức năng
Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và luật tổ chức HĐND và
UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn do HĐND cùng cấp bầu, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân
cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND huyện Chợ Đồn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân

cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
và thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương.
UBND huyện Chợ Đồn tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân
chủ; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền,
tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ,
công chức và trong bộ máy chính quyền huyện.
UBND huyện Chợ Đồn chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Kạn. Hiệu quả
hoạt động của UBND được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt động của tập thể UBND
và các thành viên khác của UBND cùng các cơ quan chuyên môn. Trong phạm
vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện được ra quyết định, chỉ thị và
tổ chức thực hiện.
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn là
Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của
Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND cùng cấp và Cơ
Sinh viên: Triệu Thị Mai

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc
phòng,…cụ thể là:

+) Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,
giáo dục, dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,….
+) Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Huyện theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác.
+) Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp.
+) Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn
dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự.
+) Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
+) Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo
đúng thẩm quyền của Huyện.
+) Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho
cán bộ viên chức của Huyện.
1.1.3.Cơ cấu tổ chức
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh, hiện nay UBND huyện có 15 phòng, ban chuyên môn trực thuộc.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn phụ lục số 01)
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Chợ Đồn giúp UBND huyện
thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa
bàn huyện theo quy định của Pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý của
ngành hoặc lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở. Các phòng chịu sự quản lý, chỉ
đạo trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của tỉnh.
Sinh viên: Triệu Thị Mai

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Mỗi phòng có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và các
công chức giúp việc. Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND
huyện phân công nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh
giao hàng năm.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng
Nội Vụ huyện Chợ Đồn
Căn cứ Quyết định số 01/2015/QĐ–UBND ngày 06 tháng 10 năm 2015
ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Nội Vụ huyện
Chợ Đồn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
quy định như sau:
1.2.1. Vị trí, chức năng
Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân huyện Chợ Đồn, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan
hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;
địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức
xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn
giáo, thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện
Chợ Đồn, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn
và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.

Sinh viên: Triệu Thị Mai

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy:
Tham mưu giúp UBND huyện quy định các chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND theo hướng dẫn của
UBND tỉnh.
Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện.
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm.
Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp.
Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp thuộc huyện và UBND xã, thị trấn.
- Về công tác xây dựng chính quyền:
Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện và
hướng dẫn của UBND tỉnh.
Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,
điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND huyện thông
qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách
nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
- Về cán bộ, công chức, viên chức
Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về

Sinh viên: Triệu Thị Mai

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên
chức.
Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp;
- Về cải cách hành chính:
Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND các xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa
phương.
Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách
hành chính trên địa bàn huyện.
-

Về công tác văn thư, lưu trữ:
Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế

độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện.
- Về công tác tôn giáo:
Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo. Chủ trì,
phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý
nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và theo quy
định của pháp luật.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện.

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Triệu Thị Mai

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Về công tác thanh niên:
Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao.
hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công tác
thanh niên theo quy định.
. Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ (Phụ lục số 01)
Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 07 cán bộ công chức bao
gồm: 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 04 chuyên viên viên:
1. Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái
2. Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Văn Dương
3. Chuyên viên: 05
Đồng chí: Ma Xuân Tỉnh
Đồng chí: Hứa Đức Thuận

Đồng chí: Mai Thanh Nghị
Đồng chí: Triệu Thị Hiền
Đồng chí: Ma Thị Nga
• Trưởng phòng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch
UBND huyện Chợ Đồn và trước Pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được giao và mọi hoạt động của Phòng Nội vụ;
• Phó trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số
mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước Pháp luật về nhiệm
vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt, Phó Trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
• Chuyên viên thực hiện các công việc được giao theo sự phân công của
Trưởng phòng.
• Biên chế của Phòng Nội vụ do UBND huyện giao trong tổng biên chế
hành chính của UBND huyện được UBND tỉnh phân bổ hàng năm.
Sinh viên: Triệu Thị Mai

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.2.4. Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ
Hiện nay thường tồn tại các hình thức tổ chức của văn thư như: bố trí theo
kiểu tập trung, phân tán hay hỗn hợp. Tùy theo tính chất công việc khác nhau,
quy mô hoạt động của cơ quan khác nhau mà người ta có thể lựa chọn cách bố
trí phù hợp, một mô hình tổ chức hợp lý để có hiệu quả hoạt động cao nhất.

Căn cứ vào quy mô, chức năng, nhiệm vụ, phạm vi thẩm quyền của cơ
quan và một số yếu tố khác, bộ phận văn thư – lưu trữ được bố trí tại một phòng
riêng theo mô hình văn thư hỗn hợp thuộc đơn vị Phòng Nội vụ. Troong đó việc
tiếp nhận, đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu…được thược hiện tại bộ phận
văn thư. Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy
in, máy photo coppy, mạng internet… phục vụ cho các nghiệp vụ của công tác
văn thư – lưu trữ. Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảo quản tài
liệu được tốt nhất.
Công tác văn thư – lưu trữ của Phòng Nội vụ do đồng chí Ma Thị Nga phụ
trách. Chức năng, nhiệm vụ:
+) Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ của Phòng Nội vụ;
+) Đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, các cơ quan của
Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện, các xã, thị trấn trong việc thực
hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của huyện. Trong quá trình tổ chức thực
hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Phòng Nội
vụ để tổng hợp báo cáo UBND huyện xem xét, giải quyết; thực hiện báo cáo,
thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật.

Sinh viên: Triệu Thị Mai

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chương 2

Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
2.1.

Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Phòng Nội Vụ

huyện Chợ Đồn
2.1.1. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo,
banhành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
và tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, nên có vai trò rất quan trọng có
ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý điều hành của cơ quan và cũng là một
mặt hoạt động của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn.
Để đưa công tác Văn thư đi vào nề nếp thực tế đặt ra cần có các văn bản
quản lý, hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư. Hiện nay nhà
nước ta đã ban hành ra rất nhiều các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư để có sự thống nhất chung trong công việc. Phòng Nội Vụ
huyện Chợ Đồn cũng đã và đang áp dụng theo những văn bản chỉ đạo đó để đưa
cơ quan đi vào nề nếp nhất định, một số văn bản như:
+)Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư;
+)Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
+) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
+)Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
+)Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
2.1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ

Sinh viên: Triệu Thị Mai

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả các vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học
tài liệu cũng như bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác quản
lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. Công tác lưu
trữ là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung
và Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn nói riêng.
Để thực hiện nghiệp vụ lưu trữ một cách thống nhất, chính xác hiện nay các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của công tác lưu trữ tại phòng chủ yếu thực hiện
theo các văn bản do nhà nước ban hành như:
+) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012, thông tư của
Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp luu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan;
+) Thông tư số 09/2013/TT-BNV, ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội
vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
+) Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
Hiện nay phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn đã và đang thực hiện các văn bản

chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan khá tốt để thực hiện tốt công tác
này không chỉ áp dụng theo các văn bản của nhà nước mà cần áp dụng theo văn
bản của cơ quan về công tác này. Việc ban hành quy chế văn thư, lưu trữ tại
Phòng Nội Vụ huyện vẫn đang xây dựng nằm trong kế hoạch trên dự thảo nhưng
vẫn chưa ban hành chính thức.
2.2.Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Thực trạng Công tác Văn thư tại Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, các văn bản do Phòng Nội
Vụ huyện Chợ Đồn ban hành chủ yếu là các văn bản hành chính thông thường
Sinh viên: Triệu Thị Mai

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

gồm: quyết định, công văn, hướng dẫn, báo cáo, một số loại giấy đi đường, giấy
mời…
*Thể thức văn bản
Qua quan sát thực tế công tác soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ huyện
Chợ Đồn cơ bản là thực hiện đúng với quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày
được quy định trong Thông tư số 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Thể thức văn bản quản lý của tại Phòng Nội Vụ bao gồm đầy đủ các thành

phần thể thức sau:Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành; Số, ký hiệu văn
bản; Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận.
*Kỹ thuật trình bày văn bản của Phòng thực hiện đúng với quy định hiện
hành theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b) Quy trình soạn thảo văn bản
Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố
các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng
ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ
đạo công tác.
Quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn bao gồm
các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì
lãnh đạo phòng sẽ chỉ định cho mỗi cá nhân phụ trách công tác chuyên môn,
nghiệp vụ của mình soạn thảo. Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải
chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình
lãnh đạo phòng thông qua mới tiến hành xây dựng dự thảo.
Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên
quan và thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự
thảo tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản và bố cục, cách hành
văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn bản.
Sinh viên: Triệu Thị Mai

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Sau đó trình lãnh đạo phòng kiểm tra, điều chỉnh nội dung, hình thức. Sau
đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phòng ký.
Bước 3.Bộ phận Văn thư nhận được dự thảo trình ký của cán bộ dự thảo
phải cử người soát xét lần cuối cùng về nội dung văn bản theo các góp ý, kiểm
tra bố cục, hình thức văn bản theo đúng quy định. Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả
thi thì tham mưu lãnh đạo quyết định ban hành hoặc phê duyệt.
Bước 4. Lãnh đạo căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban hành
hoặc phê duyệt văn bản. Nếu nhận thấy văn bản chưa đúng quy định, nội dung
chưa phù hợp, không khả thi thì chuyển trả lại phòng dự thảo chỉnh sửa cho phù
hợp và trình ký lại.
Bước 5. Sau khi lãnh đạo phòng phê duyệt văn bản và cho phép ban hành
thì sẽ chuyển cho cán bộ Văn thư để đăng ký văn bản. Văn thư có trách nhiệm
lưu đầy đủ bản gốc văn bản đã gửi đi.
Nhìn chung việc soạn thảo văn bản ở Phòng Nội vụ cơ bản thực hiện đầy
đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản. Trong quá trình soạn
thảo văn bản thì người đánh máy cũng không thể tránh được một số sai sót.
Trong đó, lỗi chính tả là phổ biến nhất trong khi đánh máy. Tuy nhiên, tất cả
những lỗi đó hầu như đều được phát hiện và sửa chữa sớm trước khi trình kí với
lãnh đạo. Chính vì vậy các văn bản của phòng ban hành cơ bản là tốt và đảm bảo
chất lượng văn bản đồng thời đáp ứng được mọi mục đích yêu cầu của cơ quan
đề ra.
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi
*Nguyên tắc chung:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn phải
được quản lý tập trung tại bộ phận Văn thư của phòng để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không
có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục
Sinh viên: Triệu Thị Mai

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
a) Quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Văn bản đi của phòng được quản lý theo trình tự sau:
Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản;
• Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Hiện nay Phòng Nội Vụ đã và đang tiến hành áp dụng theo thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản và thực hiện rất đúng với quy định nên tránh được sai sót nhầm
lẫn trong văn bản.

Trước khi phát hành văn bản, cán bộ Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
• Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
*Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản
1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
• Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Văn bản mật
đi được đánh số và đăng ký riêng.
Bước 2. Đăng ký văn bản đi
Cán bộ Văn thư là người đăng ký văn bản đi và được đăng ký vào sổ đăng
ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
Sinh viên: Triệu Thị Mai

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi

hàng năm, Phòng Nội vụ quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù
hợp.Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
Việc đăng ký văn bản đi tại Phòng Nội Vụ được thực hiện theo phương
pháp truyền thống (đăng ký bằng sổ). Mẫu sổ: “SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN
ĐI”, qua khảo sát thực tế việc đăng ký văn bản đi vào sổ chỉ ghi mỗi số không
ghi ký hiệu việc này gây khó khăn trong việc tra tìm khi cần thiết.
(Bìa sổ và nội dung đăng ký bên trong của sổ đăng ký văn bản đi của
phòng Nội Vụ xem phụ lục 03)
Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn;
Nhân bản: Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên
cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản
không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm
theo để lưu ở Văn thư; Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo
Phòng Nội vụ huyện
Đóng dấu cơ quan:Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của lãnh đạo
cơ quan được chuyển sang bộ phận văn thư đóng dấu, ghi số, ngày tháng của
văn bản. Dấu của Phòng Nội Vụ được bảo quản tại bộ phận văn thư và do cán
bộ văn thư trực tiếp đóng dấu.
Nguyên tắc: Dấu chỉ được đóng vào những văn bản có chữ ký hợp lệ của
cơ quan, không đóng dấu lên những văn bản chưa ghi đầy đủ thông tin và không
được đóng dấu lên giấy trắng. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng
chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định. Đóng dấu vào phụ lục kèm
theo, dấu giáp lai (nếu có). Đóng dấu độ khẩn, mật đối với các văn bản mật,
khẩn.
Về cơ bản thì cán bộ văn thư Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn thực hiện việc
quản lý và sử dụng con dấu cơ quan tương đối tốt, chấp hành đúng các quy định
của Nhà nước và của cơ quan, hiện nay vẫn chưa có trường hợp đóng dấu nhầm
xảy ra, tuy nhiên vẫn còn có trường hợp đóng dấu vẫn chưa được thẳng , hay bị
Sinh viên: Triệu Thị Mai

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

lệch, dấu trùm quá 1/3 chữ ký.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi;

• Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư Phòng Nội vụ huyện tiến hành các công việc sau đây khi phát

hành: Lựa chọn bì; viết bì, vào bì và dán bì; đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ
mật và dấu khác lên bì (nếu có).
(Mẫu bì chuyển phát văn bản đi của Phòng Nội Vụ xem Phụ lục số 05)
• Chuyển phát văn bản đi
Sau khi hoàn thành thủ tục chuyển phát văn bản bản phải được phát hành
ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo.
Hình thức chyển phát văn bản đi: Văn bản đi được chuyển phát qua bưu
điện; chuyển giao trực tiếp văn bản;chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua
mạngChuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy
định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm
2002 của Bộ Công an.

• Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư cơ quan sau khi tiến hành chuyển phát văn bản phải theo
dõi, kiểm tra xem văn bản đó đã đến đối tượng có nhận chưa, từ đó để có
phương án giải quyết công việc cho hiệu quả.
Bước 5. Lưu văn bản đi.
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại bộ phận Văn thư
Phòng Nội vụ huyện và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại
Văn thư Phòng Nội vụ huyện phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo công văn 425/VTLTNN- NVTW ngày 18/7/2005, tất cả các văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản
Sinh viên: Triệu Thị Mai

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

fax, văn bản truyền qua mạng …) và các loại đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức
được gọi chung là văn bản đến.
*Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Phòng Nội vụ:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư của phòng sẽ kiểm tra số

lượng bì, tình trạng của bì, kiểm tra nơi nhận và dấu niêm phong (đối với văn
bản mật), phải kiểm tra đối với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công
chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh
đạo. Cán bộ Văn Thư là người trực tiếp bóc bì, phân loại văn bản, đóng dấu đến,
sau đó đăng ký vào sổ trước khi trình trưởng phòng cho ý kiến chỉ đạo giải
quyết. Đối với văn bản chuyển đích danh cá nhân thì sau khi đăng ký vào sổ và
chuyển trực tiếp đến cá nhân đó.
Bước 2: Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến
Văn thư có nhiệm vụ đóng dấu đến lên văn bản, ghi số đến, ngày đến. Dấu
đến được đóng ngay ngắn, rõ ràng, vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, dưới trích
yếu nội dung( đối với văn bản không có tên loại). Dấu đến là cơ sở để truy cứu
trách nhiệm về giải quyết văn bản do đó số đến và ngày đến phải ghi khớp với số
và ngày ghi trong sổ đăng ký văn bản đến.
Mẫu dấu đến của Phòng Nội Vụ được trình bày như sau:
- Tên cơ quan: Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn
- Số đến: Là số thự tự của văn bản đến cơ quan trong một năm và được
ghi liên tục từ số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận được văn bản.
- Chuyển đến: Chuyển đến đơn vị, cá nhân giải quyết do trưởng Phòng
Nội Vụ cho ý kiến giải quyết
Bước 3: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được cán bộ Văn thư đăng ký vào sổ trước khi chuyển giao văn
bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Hiện nay Phòng Nội Vụ huyện đăng

Sinh viên: Triệu Thị Mai

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ký văn bản đến theo kiểu truyền thống bằng sổ “ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN”
do cán bộ văn thư đăng ký và trực tiếp quản lý.
(Bìa sổ và nội dung đăng ký bên trong của sổ đăng ký văn bản đến của
phòng Nội Vụ xem phụ lục 03)
Tất cả các văn bản đến của cơ quan được chuyển đến bằng đường bưu điện
hay bằng tay thì đều được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ “ĐĂNG KÝ CÔNG
VĂN ĐẾN”. Điều này giúp cho việc quản lý công văn giấy tờ, tra tìm văn bản
cần tìm được nhanh chóng, chính xác, hiệu suất công việc đạt hiệu quả cao.
Đôi khi có văn bản đến nhưng không được giải quyết ngay, bởi vì những
văn bản đó chuyển đến lúc chiều vào giờ tan tầm nên cán bộ văn thư không thể
xử lý ngay được, đến ngày hôm sau mới được chuyển giao và giải quyết gây
tình trạng văn bản bị “treo” không được xử lý kịp thời.
Bước 4: Trình lãnh đạo phòng, xin ý kiến chỉ đạo
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin
ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Trưởng phòng Phòng Nội vụ sẽ trực tiếp cho ý kiến giải quyết về việc
phân phối văn bản cho các cá nhân có liên quan
Bước 5: Chuyển giao văn bản đến
Sau khi lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký văn
bản đến vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển giao trực tiếp văn bản đến cán bộ
có trách nhiệm giải quyết theo sự phân công của Trưởng Phòng Nội Vụ và phải
ký nhận vào “SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN”.
Bước 6: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo phòng theo thời hạn yêu cầu của
văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số
liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được
giải quyết để báo cáo với lãnh đạo. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu
hồi”, nhầm địa chỉ Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi
Sinh viên: Triệu Thị Mai

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

gửi theo đúng thời hạn quy định.
2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
*Các loại hồ sơ hình thành
Việc lập hồ sơ tại Phòng Nội Vụ do cán bộ chuyên môn lập theo nhiệm vụ
được giao. Các loại hồ sơ hình thành chủ yếu của Phòng Nội vụ: Hồ sơ công
việc, vấn đề; Hồ sơ nguyên tắc; Hồ sơ nhân sự và các tập lưu (quyết định, công
văn..)
Ví dụ:Hồ sơ về Tuyển dụng nhân sự
Các tập văn bản quy định về chế độ thi đua khen thưởng
Tập Lưu Bản gốc Công văn, quyết định năm 2015
Tại phòng Nội Vụ chưa xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ gây khó khăn
cho các các bộ chủ động lập hồ sơ và lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ.
*Phương pháp lập hồ sơ chưa có Danh mục Hồ sơ

- Phân loại hồ sơ: Căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản như: Vấn đề,
tên loại, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa lý...
Ví dụ: Thi đua khen thưởng, tuyển dụng nhân sự, văn thư lưu trữ…
- Sắp sếp văn bản trong hồ sơ theo trình tự thời gian, trình tự giải quyết công
việc, theo số thứ tự của văn bản, theo vần chữ cái…
- Đánh số tờ;
- Biên mục hồ sơ.
*Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan được tiến hành theo từng
năm. Đối với hồ sơ đã được giải quyết trong một năm kể từ khi công việc kết
thúc, 03 tháng với tài liệu xây dựng cơ bản, 01 tháng với tài liệu phim ảnh. Khi
giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan văn thư phải thống kê tài liệu hồ sơ vào
mục lục hồ sơ và phải lập biên bản giao nhận tài liệu.
Việc lập hồ sơ hiện hành Tại Phòng Nội Vụ còn tồn tại nhiều hạn chế cán
bộ chuyên môn vẫn chưa ý thức trong công tác lập hồ sơ. Hàng năm cơ quan
không ban hành danh mục hồ sơ, do đó công tác lập hồ sơ được diễn ra không
hiệu quả dẫn đến tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ chưa
Sinh viên: Triệu Thị Mai

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

hoàn chỉnh, thiếu văn bản gây khó khăn cho việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ và
tra tìm khi cần thiết

2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu
Hiện nay Phòng Nội Vụ huyện sử dụng các loại con dấu sau: Dấu cơ quan:
dấu “Phòng Nội Vụ”; Dấu đến; Dấu chức danh, họ tên của Lãnh đạo Phòng
Cán bộ Văn thư là người trực tiếp sử dụng con dấu để đóng dấu lên văn
bản do Phòng ban hành khi có chữ ký đầy đủ của cấp có thẩm quyền như:
Trưởng Phòng; Phó Trưởng Phòng, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, chùm
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược thì hủy ngay văn
bản đó để làm lại văn bản khác. Dấu có màu đỏ tươi đúng theo màu dấu của Nhà
nước đã quy định.
Con dấu được để ngay ngắn trong giá đựng dấu bảo quản tại phòng Văn
Thư trong ngăn tủ có khóa do cán bộ Văn Thư giữ, trách nhiệm quản lý con dấu
của phòng dưới sự chỉ đạo, giám sát của Trưởng phòng. Thực tế các loại dấu của
Phòng vẫn chưa được quản lý chặt chẽ, vẫn còn trường hợp khi sử dụng dấu
xong không cất dấu vào tủ và khóa lại.
2.2.2. Thực trạng công tác Lưu Trữ tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng và do
Phòng Nội vụ chỉ là một bộ phận chuyên môn thuộc UBND huyện nên Phòng
chưa thành lập Phông lưu trữ do khối tài liệu ít và không tiến hành xây dựng, bố
trí kho lưu trữ; tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động, quản lý và giải quyết
công việc của phòng được các cán bộ công chức lập hồ sơ và lưu tại phòng trong
vòng 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc sau đó tiến hành thủ tục giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan và phải có biên bản giao nhận tài liệu.
Tuy nhiên, trong quá trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại phòng trong vòng 1
năm thì cán bộ văn thư – lưu trữ của phòng cũng tiến hành những công việc
trong công tác lưu trữ nhằm mục đích sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách
khoa học và tối ưu nhất, phục vụ cho công tác tra tìm khi cần thiết.
2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận
Sinh viên: Triệu Thị Mai

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan.
*Nguồn thu tài liệu của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn: Tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của phòng; cơ quan cấp trên; cơ quan ngang cấp
: các Phòng ban thuộc UBND huyện; cơ quan cấp dưới:UBND cấp xã, thị trấn,
các phòng, ban thuộc UBND xã, thị trấn, các trường mầm non, tiểu học, THCS
thuộc địa bàn huyện….
* Thành phần, nội dung tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của Phòng Nội
Vụ: Tài liệu nộp lưu chủ yếu là tài liệu hành chính thông thường , thể hiện các
mặt hoạt động chủ yếu thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng Nội Vụ như: Tổ
chức, bầu cử, cán bộ, thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ, tôn giáo.
Ví dụ Về cán bộ:
+) Hồ sơ, tài liệu về thực hiện biên chế, lao động tiền lương hàng năm của
UBND huyện, xã và các đơn vị trực thuộc;
+) Văn bản của cơ quan cấp trên giao chỉ tiêu biên chế, lao động tiền
lương hàng năm cho UBND huyện, xã, thị trấn và các đơn vị trực thuộc….
2.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu
Do Phòng Nội vụ là một bộ phận chuyên môn trực tiếp tham mưu, giúp
việc cho UBND huyện nên không xây dựng, bố trí phòng, kho lưu trữ. Vì vậy,
Phòng không tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu. Công tác này được thực hiện
tại kho lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý
và giải quyết công việc của Phòng, cán bộ văn thư cũng đã xác định thời hạn bảo

quản hồ sơ, tài liệu của phòng sản sinh ra trong quá trình hoạt động trước khi
giao nộp.
2.2.2.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ
Hiện nay, tại kho lưu trữ của UBND huyện nói chung và công tác bảo
quản tài liệu của Phòng Nội vụ nói riêng đã trang bị một số thiết bị bảo quản cơ
bản như: cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu. Tại phòng Nội Vụ huyện đã bố trí lắp
đặt máy điều hòa nhiệt độ, quạt trần tạo nhiệt độ thích hợp cho tài liệu nhằm kéo
dài tuổi thọ của tài liệu.
Tuy nhiên, do điều kiện về kinh phí nên các trang thiết bị bảo quản bị hạn
chế, cơ quan chưa thực sự quan tâm sâu sắc đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ là
Sinh viên: Triệu Thị Mai

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

việc quan trọng và cần thiết.
Nhìn chung, công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn nói riêng
và UBND huyện nói chung đã được chú trọng, quan tâm. Tuy nhiên còn hạn chế
về trang thiết bị hỗ trợ do nguồn kinh phí hạn hẹp,

Sinh viên: Triệu Thị Mai

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C