Công tác lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài nghiên cứu này là do tự bản thân thực hiện và không
sao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêng
mình. Các thông tin thứ cấp sử dụng trong bài nghiên cứu là có nguồn gốc và
được trích dẫn rõ ràng. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và
nguyên bản của bài nghiên cứu.
Sinh Viên Thực Hiện


LỜI CẢM ƠN
Thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời
gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, chúng em đã nhận được
rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè.Với lòng biết
ơn sâu sắc nhất, chúng em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Bộ môn Phương pháp
Nghiên cứu khoa học đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn
kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc
biệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ chức cho em được tiếp cận với môn học mà rất
hữu ích đó là môn học “Phương pháp Nghiên Cứu Khoa Học”.
Nghiên cứu khoa học là một môi trường rất tốt để sinh viên chúng em có
cơ hội được sáng tạo, được nghiên cứu, đề xuất những ý kiến của mình, trau dồi
thêm kiến thức và làm bước đệm cho việc nghiên cứu các đề tài về sau. Để kết
thúc môn phương pháp nghiên cứu khoa học em đã chọn làm đề tài“Công tác
Lưu trữ tại viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam”
Để hoàn thành đề tài này ngoài sự cố gắng của bản thân. Em xin chân
thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS.Lê Thị Hiền đã tận tâm hướng dẫn
chúng em qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện, thảo
luận về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học. Nếu không có những
lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì em nghĩ bài nghiên cứu khoa học này của
chúng em rất khó có thể hoàn thiện được. Một lần nữa, Em xin chân thành cảm
ơn cô.

Do kinh nghiệm còn thiếu sót và kiến thức còn hạn chế nên đề tài vẫn còn
nhiều thiếu sót. Em rất mong các thầy cô đóng góp ý kiên để đề tài được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày 1 tháng 8 năm 2016
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................1
MỤC LỤC.................................................................................................................2
DANH MỤC VIẾT TẮT.............................................................................................3
MỞĐÂU.....................................................................................................................1
1.Ly do chon đê tai:.........................................................................................1
2.Đôi tương nghiên cưu va pham vi nghiên cưu.............................................1
3.Phương phap nghiên cưu..............................................................................2
4.Lich sư nghiên cưu........................................................................................2
5.Muc tiêu nghiên cưu.....................................................................................2
6.Gia thuyêt nghiên cưu..................................................................................2
7.Đong gop cua đê tai......................................................................................3
8.Câu truc cua đê tai........................................................................................3
PHẦN NỘI DUNG.....................................................................................................4
Chương I. CƠSỞLY LUÂN VÊCÔNG TAC LƯU TRỮVA KHAI QUAT VÊVIỆN
HAN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM...........................................................4
1.1. Ly luân vê công tac lưu trữ......................................................................4
1.1.1. Môt sô khai niêm...................................................................................4
1.1.2. Nôi dung cua công tac lưu trữ...............................................................4
1.1.3 Vai tro cua công tac lưu trữ....................................................................5
1.2 Khai quat vê Viên Han Lâm khoa hoc xã hôi Viêt Nam........................5

1.2.1. Sư hinh thanh va phat triên...................................................................5
1.2.2. Cơ câu tô chưc, chưc năng, nhiêm vu...................................................6
1.2.2.1. Chưc năng...........................................................................................6
1.2.2.2. Nhiên vu va quyên han......................................................................7
Chương II. THƯC TRANG VÊCÔNG TAC LƯU TRỮTAI VIỆN HAN LÂM KHOA
HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM.......................................................................................12
2.1. Tinh hinh tô chưc va can bô lam công tac lưu trữ...............................12
2.1.1.Vê tô chưc công tac lưu trữ tai Viên Han Lâm KHXHVN................12
2.1.1.1 Vê tô chưc công tac lưu trữ tai công ty Bao Viêt.............................12
2.1.2.vê can bô lam công tac lưu trữ.............................................................13
2.2. Tinh hinh quan lí va chỉ đao công tac lưu trữ cua Viên....................14
2.2.1.Tinh hinh quan lí vê công tac lưu trữ................................................14
2.2.2.Thưc hiên cac văn ban chỉ đao va hướng dẫn vê công tac lưu trữ......15
2.3. Tinh hinh thưc hiên nôi dung nghiêp vu công tac lưu trữ ở Viên......17
2.3.1 Công tac lâp hồ sơ va thu nôp hồ sơ vao lưu trữ Văn phong..............17
2.3.2 Công tac phân loai tai liêu...................................................................19
2.3.3 Công tac xac đinh gia tri tai liêu.........................................................20
Chương III. GIẢI PHAP NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TAC LƯU TRỮCỦA VIỆN
HAN LÂM KHXHVN.............................................................................................23
3.1. Đanh gia thưc trang công tac lưu trữ tai Viên Han Lâm KHXHVN. .23
3.1.1. Những thanh công trong công tac lưu trữ cua Viên..........................23
3.1.2. Những mặt han chê.............................................................................25
3.2 Giai phap nâng cao hiêu qua công tac lưu trữ.......................................26
KẾT LUÂN..............................................................................................................31
TAI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................32
PHỤ LỤC................................................................................................................33
KẾT LUẬN.................................................Error: Reference source not found
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................... Error: Reference source not found
PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT
Tên viết tắt
HC-TC
Viện

Tên đầy đủ
Hành chính – Tổ chức
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt

Viện Hàn lâm

Nam
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt

KHXH

Nam
Khoa học Xã hội


MỞ ĐÂU

1. Lý do chọn đề tài:
Công tác lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả quản lý của các cơ quan, tổ chức
một phần phụ thuộc vào công tác lưu trữ làm tốt hay không tốt. Công tác lưu trữ
đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý của cơ quan, tổ chức.
Trong những năm ngần đây công tác lưu trữ ngày càng được quan tâm

chú trọng đổi mới, nó có vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành quản lí
của tất cả các cơ quan nhà nước cũng như các công ty.
Đối với các cơ quan tổ chức công tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan
trọng.tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản tài liệu có giá trị đều được lưu trữ để tra cứu, sử dụng
khi cẩn thiết. Bởi đây là những bản gốc bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã
xảy ra và có giá trị pháp lý cao do đó khi các cơ quan tổ chức được thành lập
công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “Huyết mạch” trong hoạt
động của cơ quan tổ chức. Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc cho việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hàng ngày tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.
Tất cả những nội dung và ý nghĩa mà công tác lưu trữ đem lại là rất quan
trọng. Như vậy với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tất cả những điều trên đây không những cho phép khẳng
định ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu hoạt động công tác lưu trữ mà còn là
luận chứng cho lý do của việc lựa chọn đề tài “Công tác lưu trữ tại Viện Hàn
lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” để làm đề tài nghiên cứu của em.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Xác định đối tượng nghiên cứu và phạm vi là công tác Lưu trữ hồ sơ tại
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
1


3. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, em đã dựa vào những phương pháp nghiên cứu
sau đây:
• Phương pháp thu thập tài liệu
• Phương pháp nghiên cứu tại bàn giấy.

• Tham khảo các sách, báo, tài liệu.
• Phương pháp tổng hợp phân tích
• Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được.
• Tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung.
Nêu lên những nhận xét, đánh giá tình hình lưu trữ hồ sơ tại Viện Hà lâm
Ngoài ra còn có các phương pháp quan sát tìm hiểu kiểm tra trực tiếp
kho lưu trữ hồ sơ lưu trữ
4. Lịch sử nghiên cứu
Một số đề tài công trình khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu
như sau:
• Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
• Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ - Hoàng Lê Minh.
5. Muc tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu về công tác lưu trữ, quy trình lưu trữ của Viện Hàn lâm và thực
trạng lưu trữ của Viện
Trên cơ sở lý luận nắm được, đề ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác lưu trữ và khắc phục những điểm còn yếu kém trong công tác bảo quản
và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Lưu trữ là một phần rất quan trọng đối với các cơ quan nhà nước và đối
với các công ty, là nơi lưu trữ các hồ sơ giấy tờ các đề tài…quan trọng liêm
quan đến cơ quan đến công ty và các thành viên thuộc cơ quan đó. Là bằng
chứng rất quan trọng để xác thực các vấn đề khi cần giải quyết.
Nghiên cứu về đề tài lưu trữ không chỉ đơn thuần là tìm hiểu về quá trình
lưu trữ hồ sơ tại Viện, mà nó còn giúp chỉ ra nhưng chỗ sai, chỗ chưa được để từ
đó góp phần hoàn chỉnh quá trình lưu trữ hồ sơ sao cho nhằm mục đích bảo
quản và tra tìm một cách hiệu quả nhất.
2

7. Đóng góp của đề tài
Bài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trong
công tác lưu trữ. Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng
cao hiệu quả trong công tác lưu trữ của Viện. Kết quả đạt được của đề tài có thể
sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến vấn đề tài này.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở bài, kết bài, danh mục tài liệu tham khảo thì đề tài có cấu
trúc gồm 3 chương:
Chương I: Cở sở lý luận về Công tác Lưu trữ và khái quát về Viện
Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam.
Chương II: Thực trạng về Công tác Lưu trữ tại Viện Hàn lâm khoa
học xã hội Việt Nam
Chương III: Giải pháp để nâng cao hiệu quả, chất lượng Công tác
Lưu trữ ở Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam

3


PHẦN NỘI DUNG
Chương I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
1.1. Lý luận về công tác lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
• Tài liệu lưu trữ: là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí
nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác
phục vụ các mục đích chính trị kinh tế, văn hóa, khoa học của toàn xã hội.
• Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
1.1.2. Nội dung của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội.
Những năm gần đây nghiệp vụ công tác lưu trữ có những bước phát triển
phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước.
Ở cơ quan những văn bản giấy tờ cán bộ lưu trữ lưu tại Viện Hàn lâm
hầu hết là văn bản do cơ quan sinh ra, những văn bản mang tính chất điều hành
của cấp trên văn bản do cấp dưới gửi lên, văn bản do cơ quan ngang cấp đề nghị
phối hợp điều hành, đề nghị phối hợp thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu
trữ.
Các nghiệp vụ lưu trữ
- Thu thập, bổ sung tài liệu;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
- Chỉnh lý tài liệu;
- Tổ chức bảo quản tài liệu;
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
4


- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
* Ưu điểm:
- Có các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác lưu trữ do Nhà nước ban
hành.
- Công tác lưu trữ đều do cán bộ văn phòng kiêm nhiệm lên rất gọn về cơ
cấu tổ chức, những văn bản được lưu trữ cẩn thận tránh được tình trạng bị thất
lạc. Những công việc về lưu trữ được thực hiện theo một quy trình thống nhất.
* Nhược điểm:
- các văn bản giấy tờ do các phòng ban sản sinh ra các cán bộ của ban đó
tự lưu trữ tại phòng, quy trình lưu trữ không theo trình tự lên dễ thất lạc tài liệu

gây khó khăn cho công tác điều hành của lãnh đạo.
1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và công ty hiện nay, hầu hết
các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực
đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và
tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Hồ
sơ, tài liệu của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam được sinh ra trong quá trình hoạt
động của Viện là công cụ chủ yếu, phổ biến để thực hiện sự lãnhđạo, chỉ đạo,
điều hành của Lãnh đạo Viện. Vì thế mà hồ sơ, tài liệu của Viện là kết quả ghi
lại quá trình làm việc, hoạt động của phòng, Viện qua các thời kỳ. Cũng như các
hoạt động của cán bộ của viện vì vậy công tác lưu trữ cần phải thật chặt chẽ. Có
thể nói nó quyết định cho sự tồn tại sau này của Viện.
1.2 Khái quát về Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam
1.2.1. Sự hình thành và phát triển
Từ khi thành lập đến nay cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Xã hội Việt
Nam có sự thay đổi rất nhiều. Bắt đầu từ Ban nghiên cứu Lịch sử - Điạ lý – Văn
học trực thuộc Trung ương Đảng, thành lập tháng 12 năm 1953 (sau đổi là Ban
Văn – Sử - Địa), cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội đầu tiên của nước ta. Đến
tháng 4/1959 Ban Văn – Sử - Địa được đổi tên thành Ban Khoa học Xã hội Việt
Nam tách khỏi Ủy ban Khoa học nhà nước thành Viện Khoa học Xã hội Việt
5


Nam. Năm 1967, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam đổi tên thành Ủy ban Khoa
học Xã hội Việt Nam. Năm 1990, lại trở về với tên gọi Viện Khoa học Xã hội
Việt Nam. Ba năm sau (1993), được đổi thành Trung tâm Khoa hoc Xã hội
Nhân văn quốc gia. Đến ngày 15/01/2004 đổi tên thành Viện Khoa học Xã hội
Việt Nam và theo văn bản mới nhất là Nghị định 53/2008/NĐ-CP, ngày 22
tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (tên giao dịch tiếng Anh:

Vietnamese Asedemy of Social Sciences), với 29 đơn vị nghiên cứu chuyên
nhanh về xã hội nhân vân, 05 cơ quan giúp việc cho Chủ tịch Viện và 03 đơn vị
sự nghiệp.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vu.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có
chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận
cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược,
quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo
định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách phát triển; đào tạo
sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của
cả nước.
Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số
109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Nghị định có hiệu lực thi hành từ
ngày 22 tháng 2 năm 2013 như sau:
1.2.2.1. Chức năng
- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,
có chức năng chính là nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội;
cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường
lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững
của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách
phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực
khoa học xã hội của cả nước.
6


- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng
tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS.
1.2.2.2. Nhiện vu và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn

lâm) thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ
quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm
thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển
khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:
+ Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo
của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bước
hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;
+ Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,
Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt
Nam;
+ Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và các
giá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhân
loại;
+ Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá,
văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;
+ Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của
Việt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;
+ Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh
toàn cầu hoá và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trình
phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;
7


+ Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hướng phát

triển chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của
quá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực
và Việt Nam;
+ Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và
dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, chú trọng những
lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và các
liên kết vùng;
+ Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những công trình khoa học tiêu biểu,
những bộ sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ
công tác nghiên cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội.
- Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát
huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam.
- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo
và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật;
tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước,
ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với
các tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của
pháp luật.
- Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,
chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội,
phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
8

viên chức thuộc thẩm quyền.
- Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách
nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức: xem tại phụ lục số II
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
1- Ban Tổ chức - Cán bộ.
2. Ban Kế hoạch - Tài chính.
3. Ban Quản lý Khoa học.
4. Ban Hợp tác quốc tế.
5. Văn phòng.
6. Viện Triết học.
7. Viện Nhà nước và Pháp luật.
8. Viện Kinh tế Việt Nam.
9. Viện Xã hội học.
10. Viện Nghiên cứu Văn hóa.
11. Viện Nghiên cứu Con người.
12. Viện Tâm lý học.
13. Viện Sử học.
14. Viện Văn học.
15. Viện Ngôn ngữ học.
16. Viện Nghiên cứu Hán - Nôm.
17. Viện Dân tộc học.
18. Viện Khảo cổ học.
19. Viện Nghiên cứu Tôn giáo.
20. Viện Địa lý nhân văn.

21. Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới.
22. Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ.
9


. Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ.
24. Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên.
25. Viện Nghiên cứu Phát triển bền vững Vùng.
26. Viện Kinh tế và Chính trị thế giới.
27. Viện Nghiên cứu Trung Quốc.
28. Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á.
29. Viện Nghiên cứu Đông Nam Á.
30. Viện Nghiên cứu Ấn Độ và Tây Nam Á.
31. Viện Nghiên cứu Châu Âu.
32. Viện Nghiên cứu Châu Mỹ.
33. Viện Nghiên cứu Châu Phi và Trung Đông.
34. Viện Từ điển học và Bách khoa thư Việt Nam.
35. Viện Thông tin Khoa học xã hội.
36. Trung tâm Phân tích và Dự báo.
37. Trung tâm ứng dụng Công nghệ thông tin.
38. Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam.
39. Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam.
40. Học viện Khoa học xã hội.
41. Nhà xuất bản Khoa học xã hội.

10


TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 1 chúng em đã có những cơ sở lý luận về công tác lưu

trữ và giới thiệu vài nét về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Từ đó có
thể nắm được nội dung và vai trò của công tác lưu trữ trong sự hình thành, phát
triển chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện.

11


Chương II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN
LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.1.Về tổ chức công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN
2.1.1.1 Về tổ chức công tác lưu trữ tại công ty Bảo Việt.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu để phục vụ cho công tác quản lý, tra tìm cũng như các nhu cầu
chính đáng khác của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Chính vì vậy, lãnh đạo văn
phòng (Trưởng phòng Hành chính Quản trị) rất quan tâm tới vấn đề này, là
người trực tiếp hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc cũng như phân công nhiệm vụ cho
cán bộ lưu trữ để công tác lưu trữ của toàn cơ quan được đảm bảo và đem lại
hiệu quả cao.
a. Trong công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
- Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có
liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc nguồn lưu
trữ cơ quan và phông lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các
kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi cụ thể.
- Thu thập bổ sung tài liệu nhằm đảo bảo đưa vào kho lưu trữ những tài
liệu có giá trị và phục vụ cho nhu cầu tra tìm, khai thác sử dụng của cơ quan và
cá nhân.bảo cho việc quản lý, bảo quản và tra tìm tài liệu một cách đồng bộ và
tập trung.
b. Trong công tác chỉnh lý tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo một

phương án phân loại quan trọng. Đây là khâu quan trọng nhất của lưu trữ. Nó
đảm bảo cho quá trình quản lý, bảo quản tài liệu sau này.
- Trưởng phòng Hành chính Quản trị là người trực tiếp hướng dẫn, chỉ
đạo quá trình chỉnh lý tài liệu tại Viện. Ngoài ra, Trưởng phòng còn là người
trực tiếp chỉ đạo cán bộ lưu trữ (Cán bộ phụ trách) xây dựng các Quy chế về
công tác chỉnh lý tài liệu dựa trên quy định chung của Nhà nước Như vậy, có thể
thấy công tác chỉnh tài liệu tại Viện Hàn Lâm được hướng dẫn chỉ đạo từ trên
12


xuống dưới, đảm bảo tính khoa học, chặt chẽ và thống nhất tập trung.
c. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật
kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt cho quá trình
khai thác, sử dụng tài liệu.
- Công tác bảo quản tài liệu tại Viện Hàn lâm được bố trí tại nơi thoáng
mát, thông gió. Điều kiện lưu trữ, bảo quản tài liệu đều đáp ứng được nhu cầu.
- Các trang thiết bị bảo quản tài liệu như là: giá, tủ, hòm đựng tài liệu, cặp
hồ sơ, bìa hồ sơ…đều đầy đủ.
- Tài liệu lưu trữ được sắp xếp gọn gàng, khoa học, trong kho có các bảng
chỉ dẫn để tài liệu. Tạo điều kiện cho việc tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng,
thuận tiện.
- Kho lưu trữ còn được trang bị các thiết bị như là: các thiết bị chống ẩm,
chống cháy, nổ…
- Ngoài ra, Lãnh đạo văn phòng còn chỉ đạo, hướng dẫn và có những quy
định về chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ khá nghiêm ngặt.
d. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Viện Hàn lâm coi công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ
phục vụ tạm thời mà là phục vụ lâu dài. Chính vì vậy, nó rất được quan tâm và
quản lý chặt chẽ.

- Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu của Viện cũng được quản lý một
cách nghiêm ngặt. Trước khi muốn khai thác, sử dụng tài liệu cần thông qua và
xin ý kiến của Trưởng phòng HCQT, sau đó sẽ có cán bộ phụ trách trực tiếp
giám sát quá trình tra tìm tài liệu.
2.1.2.về cán bộ làm công tác lưu trữ
Hiện nay phòng lưu trữ Viện có 05 cán bộ đảm nhiệm và đều là nữ và có
trình độ đảm nhiệm các khâu nhiệm vụ sau:
Xây dựng các danh mục tài liệu, quy định, quy trình lưu trữ tài liệu áp
dụng tại Viện.Thưc hiện công tác lưu trữ tại Viện.
+ Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành trong năm hành chính, theo
13


đúng quy trình lưu trữ tài liệu đã ban hành;
+ Hướng dẫn cán bộ, nhân viên thuộc phòng lưu trữ lập hồ sơ, tài liệu
hình thành trong quá trình giải quyết công việc;
+ Hướng dẫn thực hiện chỉnh lý tài liệu;
+ Thu thập tài liệu từ các phòng, thực hiện phân loại, xác định giá trị tài
liệu, biên mục, sắp xếp tài liệu đưa vào kho lưu trữ;
+ Xây dựng các công cụ phục vụ tra cứu hồ sơ, tài liệu;
+ Tổ chức khoa học tài liệu trong kho và thực hiện các biện pháp bảo
quản tài liệu trong kho lưu trữ theo đúng quy trình;
+ Thực hiện số hóa, nhập cơ sở dữ liệu vào phần mềm quản lý lưu trữ;
+ Phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ cho Lãnh đạo Viện và các
phòng ban thuộc Viện theo đúng đối tượng quy định;
+ Thực hiện báo cáo về công tác lưu trữ.
Quản lý tập trung công tác lưu trữ tại Viện.
2.2. Tình hình quản lí và chỉ đạo công tác lưu trữ của Viện
2.2.1.Tình hình quản lí về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ tại Viện luôn được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Lãnh

đạo thông qua các văn bản chỉ đạo các quyết định về chỉnh lý bảo quản…đối với
công tác lưu trữ. Lãnh đạo Viện đã có ý kiến chỉ đạo sáng suốt, thường xuyên
theo dõi, giám sát, đôn đốc thúc đẩy việc thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan
để công tác lưu trữ sẽ có điều kiện tốt để phát triển và đi vào nề lếp và từ đó đã
thu được những kết quả mà Viện cùng với các cán bộ công chức, viên chức
mong đợi.
Cán bộ lưu trữ luông thực hiện đúng théo các quyết định Viện ban hành,
các khâu được thực hiện một cách nghiêm túc, chính xác.
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã ban hành một số văn bản chỉ
đạo về công tác lưu trữ và vẫn còn hiệu lực thi hành đến nay như:
- Quyết định sô:387/QĐ/KHXH ngày 8 tháng 5 nawm2006 của Chủ tịch
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành Quy chế về công tác văn thưlưu trữcủa Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
14


- Quyết định số:1705/QĐ-VP ngày 22 tháng 12 năm 2007 của Chánh Văn
phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam quy đinh quy chế về bảo quản,
khai thácvà sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện.
- Quyết định số: 718/QĐ-VP ngày 28 tháng 5 năm 2009 của Viện Hàn
lâm
2.2.2.Thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về
công tác lưu trữ
Hàng năm Viện Hàn Lâm Khoa học Xã Hội Việt Nam đều có văn bản
tổng kết công tác lưu trữ của năm vừa qua và ban hành văn bản định hướng công
tác lưu trữ cho năm tiếp theo.
Viện đã ban hành một số văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ như sau:
- Quyết định 103/QĐ-KHXH ban hành ngày 14/3/2001 quyết định

của

Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia v/v thành lập
phòng Lưu trữ.
- Quyết định 775/QĐ-VP ban hành ngày 9/7/2002 quyết định của Chánh
Văn phòng Trung tâm Khoa Học xã hội và Nhân văn Quốc gia về bảo quản và
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng.
- Quyết định 325/QĐ-KHXH ban hành ngày 28/4/2003 quyết định của
Ban giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia v/v ban hành
bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân
văn Quốc gia.
- Quyết định 552/QĐ-VP ban hành ngày 4/7/2003 quyết định về quản lý
và sử lý văn bản tại Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân vãn Quốc
gia.
- Quyết ðịnh 1155/QÐ-KHXH ban hành ngày 19/7/2005 quyết ðịnh của
chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam v/v thời hạn bảo quản tài liệu kế toán.
-Ban hành mẫu văn bản của Viện KHXHVN theo văn bản 147/KHXH-VP
ngày 27/2/2006.
- Quyết định 387/QĐ-KHXH ban hành ngày 8/5/2006 quyết định v/v ban
hành quy chế công tác văn thư- lưu trữ của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
15


- Quyết định 1705/QĐ-KHXH ban hành ngày 21/12/2007 quyết định ban
hành quy chế về bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu tại Văn phòng Viện Khoa
học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 747/QĐ-VP ban hành ngày 21/7/2008 quyết định quy trình
kiểm soát hồ sơ cán bộ văn phòng.
- Quyết định 856/QĐ-VP ban hành ngày 7/8/2008 quyết định ban hành
quy trình lập hồ sơ việc.
- Quyết định 857/QĐ-VP ban hành ngày 7/8/2008 quyết định ban hành
quy trình thành lập danh mục hồ sơ.

- Quyết định 858/QĐ-VP ban hành ngay 7/8/2008 quyết định ban hành
quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Quyết định 1000/QĐ-VP ban hành ngày 9/9/2008 quyết định ban hành
quy tŕnh quản lư văn bản đến Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 1001/QĐ-VP ban hành ngày 9/9/2008 quyết định ban hành
quy trình quản lý văn bản gửi đi của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 718/QĐ-VP ban hành ngày 28/5/2009 quyết định ban hành
quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Quyết định 719/QĐ-VP ban hành ngày 28/5/2009 quyết định ban hành
quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt
Nam.
*Triển khai thực hiện các văn bản của nhà nước:
Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011của Quốc hội.
Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ban hành ngày 17/8/2012 v/v hướng
dẫn triển khai thi hành luật Lưu trữ.
Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 3/1/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết một số điều của luật Lưu trữ.
Công văn số 283/QĐ-VTLTNN ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư – Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn
Trên đây là những thống kê về văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ
do Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành. Nhìn trung số lượng
16


ban hành văn bản của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH là tương đối nhiều và đa
dạng, từ đó chứng tỏ rằng việc quản lý công tác văn thư của Văn phòng Viện
Hàn lâm là tương đối tốt.
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vu công tác lưu trữ ở Viện
2.3.1 Công tác lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ vào lưu trữ Văn phòng
Trong hoạt động của Viện, lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác

văn thư, là điểm nối tiếp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ, do đó lập hồ
sơ luôn trở thành yêu cầu trọng tâm xuyên suốt trong quá trình quản lý tài liệu.
Công tác lập hồ sơ và quản lý, thu nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Văn phòng
Viện Khoa học xã hội Việt Nam trong thời gian qua đã được quan tâm chú ý.
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Viện được quy
định rất rõ ràng, cụ thể tại các Điều 21, 22, 23 của Quy chế công tác Văn thư và
Lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành ngày 08/5/2006; Quy
trình Lập danh mục hồ sơ; Quy trình Lập hồ sơ việc ban hành ngày 07/8/ 2008.
Những văn bản này là cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện công tác lập,
quản lý, thu nộp hồ sơ vào lưu trữ để phục vụ cho công tác nghiên cứu, công tác
quản lý được lâu dài.
* Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định.
Như vậy trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải
lập hồ sơ về công việc mình phụ trách và nộp lưu vào lưu trữ đúng kỳ hạn.
Đối chiếu với các quy định hiện hành về việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với
hồ sơ được lập thì các đối tượng thuộc diện nộp lưu hồ sơ thực hiện còn nhiều
hạn chế. Tình trạng nhiều hồ sơ chưa được lập, chưa được nộp lưu đúng kỳ hạn,
nhiều hồ sơ nộp lưu nhưng hồ sơ chưa đạt yêu cầu, chưa có sự phân loại, xác
định giá trị tài liệu. Chủ yếu các hồ sơ được lập trên cơ sở tập hợp những văn
bản liên quan đến vụ việc, vấn đề mà cán bộ đang theo dõi giải quyết, khi công
việc kết thúc chưa hoàn chỉnh hồ sơ về mặt kỹ thuật, chưa lựa chọn xác định giá
17


trị tài liệu từ khâu ban đầu để đưa vào hồ sơ... Tình trạng tài liệu có giá trị để lẫn
với tài liệu không có giá trị nên tài liệu có giá trị chỉ được lưu giữ như những tài
liệu thông thường… ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng và hiệu quả trong bảo

quản và khai thác ngay từ khi tài liệu còn đang hiện hành.
* Công tác nộp hồ sơ vào Lưu trữ Văn phòng Viện
Trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (2001) quy định về thời hạn giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Điều 2 khoản 5 quy định “Lưu trữ hiện
hành" là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản
và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan,
tổ chức; thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ "Sau một năm, kể từ năm công việc
có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao
nộp vào lưu trữ hiện hành".
Như vậy, theo quy định thì việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào bộ phận lưu trữ
hiện hành của cơ quan là các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong công việc và chỉ
được giữ lại trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ khi công việc đó kết
thúc. Sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ tài liệu đó vào lưu trữ của
cơ quan. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của thủ
trưởng và lưu trữ cơ quan.
Thực tế xem xét các đề tài cấp bộ đã nghiệm thu và đến hạn nộp lưu, số
hồ sơ đầy đủ không nhiều, đa phần chỉ có báo cáo tổng hợp, báo cáo tóm tắt và
kiến nghị, ít hồ sơ có đầy đủ đề cương, quyết định tuyển chọn, hợp đồng nghiên
cứu, báo cáo tổng hợp, báo cáo tóm tắt, kiến nghị, quyết định nghiệm thu, phiếu
đánh giá, biên bản nghiệm thu.
* Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của lưu trữ Văn phòng Viện
Thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu là tiền đề cho các hoạt động nghiệp vụ
lưu trữ tiếp theo thực hiện. Nếu không kịp thời thu thập hồ sơ, tài liệu thì những
tài liệu đó có nguy cơ bị hủy hoại, mất mát và thất lạc, khó có thể khôi phục
được và ngược lại, nếu làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
chỉnh lý, đánh giá, thống kê, bảo quản, xây dựng công cụ tra tìm để phát huy tốt
nhất giá trị của tài liệu lưu trữ.
18

Căn cứ vào các quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ đồng
thời căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ Văn phòng Viện, hàng
năm Phòng Lưu trữ đều tham mưu với Lãnh đạo Văn phòng xây dựng kế hoạch
và triển khai các biện pháp nghiệp vụ nhằm thu thập, bổ sung tài liệu vào Kho
Lưu trữ Văn phòng Viện.
Đến nay đã tập trung được về Kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã
hội Việt Nam 300 mét giá tài liệu gồm các thành phần cơ bản.
Qua khảo sát sơ bộ 5 năm gần đây cho thấy tài liệu thu về trung bình mỗi
năm là 25 mét giá tài liệu.
Chất lượng tài liệu thu về còn hạn chế, các biên bản giao nộp tài liệu giữa
các bộ phận giao nộp tài liệu và Kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội
Việt Nam phản ánh tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn, bàn giao theo mét giá tài
liệu, không có thống kê, mục lục hồ sơ đi kèm theo quy định.
Phòng Lưu trữ Văn phòng Viện sau khi tiếp nhận khối lượng tài liệu giao
nộp về tiến hành xử lý kỹ thuật về mặt nghiệp vụ. Phân loại sơ bộ tài liệu về các
nhóm lớn và bổ sung tài liệu từ các nguồn khác vào nhóm.
2.3.2 Công tác phân loại tài liệu
Phân loại đóng một vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hội bởi
mọi hoạt động của con người đều gắn với phân loại. Trong công tác lưu trữ,
phân loại tài liệu là một trong những nội dung cơ bản, là vấn đề khoa học mang
tính nghiệp vụ sâu sắc, quyết định đến chất lượng các phông lưu trữ, đặc biệt là
chất lượng và hiệu quả tra tìm tài liệu.
Trong quá trình phân loại đối với tài liệu là bản sao được phân theo thời
gian của bản chính; Tài liệu đã đóng thành tập nhưng gồm tài liệu của nhiều
nhóm khác nhau được gỡ ra để đưa về các nhóm. Các tài liệu kế hoạch, báo cáo
công tác, phân loại theo thời gian nội dung của tài liệu. Trong đó tài liệu kế
hoạch của nhiều năm đưa vào năm đầu của kế hoạch. Báo cáo tổng kết nhiều
năm đưa vào năm cuối; Những tài liệu không ghi thời gian, được xác minh bằng
cách đọc kỹ nội dung, dựa vào ngày tháng trong nội dung tài liệu, trong dấu
đến... để xác minh làm rõ dần.

19


Tài liệu trong từng nhóm lớn được phân ra các nhóm vừa, đến nhóm nhỏ
hơn như trong phương án và cuối cùng là các hồ sơ. Khi đã đưa tài liệu về các
nhóm nhỏ theo phương án tương ứng với một hồ sơ, nếu khối lượng trong từng
hồ sơ dày quá 200 trang thì phân định thành các đơn vị bảo quản.
2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
Vấn đề xác định giá trị tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng
nhất, ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng tài liệu để phục vụ cho việc tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu.
Trong lĩnh vực lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói chung và trong
lĩnh vực xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng, hệ thống công cụ xác định giá
trị tài liệu là những phương tiện để thực hiện xác định giá trị tài liệu được dễ
dàng, chính xác nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị bổ sung vào lưu trữ và
loại những tài liệu hết giá trị để huỷ. Công cụ xác định giá trị tài liệu được hình
thành trong quá trình và trên cơ sở kinh nghiệm làm việc với tài liệu trong lĩnh
vực xác định giá trị tài liệu, trên cơ sở vận dụng những nguyên tắc và tiêu chuẩn
xác định giá trị tài liệu vào thực tế phông tài liệu, có nghĩa là nó liên quan chặt
chẽ với sự phát triển của lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài liệu.
Công tác xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Viện Khoa học xã hội
Việt Nam chủ yếu thực hiện khi tài liệu đã giao nộp vào Lưu trữ Văn phòng
Viện. Công tác này được tiến hành trên cơ sở:
- Tình hình thực tế của tài liệu: Căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu
mà nâng giá trị của tài liệu đối với những hồ sơ tài liệu thiếu nhiều.
- Nhu cầu khai thác tài liệu như kết quả, thành phần, nội dung tài liệu đưa
ra phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và các nhu cầu khác khi cần.
Đây là những cơ sở chủ yếu để xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ tài liệu
đảm bảo độ chính xác, khoa học. Việc lựa chọn tài liệu để lập, khôi phục lại các
hồ sơ cũ trên cơ sở phân loại tài liệu kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu. Tài

liệu loại ra khỏi phông là những tài liệu trùng, thừa, hết giá trị, không cùng hệ
thống, không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.
Do chưa xây dựng hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu đối với Phông
20


lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam nên việc xác định giá trị tài liệu còn
phần nào dựa vào cảm tính, kinh nghiệm chủ quan của cán bộ nghiệp vụ khi
chỉnh lý tài liệu liệu của cơ quan.
Bảng thông tin tóm tắt về tình hình tra tìm khai thác hồ sơ lưu trữ 6 tháng
đầu năm 2016 của Viện Hàn lâm.
Tháng 1
23 hồ sơ

Tháng 2
47 hồ sơ

Tháng 3
29 hồ sơ

Tháng 4
45 hồ sơ

Tháng 5 Tháng 6
32 hồ sơ 39 hồ sơ

Tổng
215 hồ

sơ

Các hồ sơ được khai thác và tìm kiếm chủ yếu là các độc giả tìm đến và
các quyết định của Lãnh đạo Viện.

21