Báo cáo kiến tập Hành chính Văn phòng tại Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình

MỤC LỤC
DANH MỤC TÀI LIỆU VIẾT TẮT


DANH MỤC TÀI LIỆU VIẾT TẮT

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Uỷ ban nhân dân

CBCC

Cán bộ Công chức

QLNN

Quản lí nhà nước

QĐ

Quyết định

CNH- HĐH

Công nghiệp hóa - Hiện đại

hóa

KH-CN

Khoa học- công nghệ

QPPL

Quy phạm pháp luật

HU

Huyện ủy

TTHU

Trung tâm Huyện ủy

VPHU

Văn phòng Huyện ủy

BTGHU

Ban tuyên giáo Huyện ủy

UBKTHU

Uỷ ban kiểm tra Huyện ủy

BTCHU

Ban tổ chức Huyện ủy


LỜI NÓI ĐẦU
Kiến tập là một hoạt động quan trọng trong quãng đường học tập của các
sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng trên cả nước.
Như chúng ta đã biết trong thời đại ngày nay Hành chính - Văn phòng giữ
một chức năng và vị trí rất quan trọng, là một mắt xích không thể tách rời trong
bộ máy nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay
nhỏ. Vì vậy, phòng Hành chính - Văn phòng phải được tổ chức, quản lý một
cách khoa học, hiệu quả. Cách tổ chức khoa học, hoạt động có hiệu quả sẽ giúp
cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, thúc đẩy lợi ích kinh tế - xã
hội trong công cuộc CNH - HĐH đất nước và ngược lại.
Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành”, “ Lý luận gắn liền với thực
tiễn”, hàng năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm 3
đi kiến tập thực tế tại cơ quan, với mục đích nhằm tạo điều kiện cho các sinh
viên được tiếp cận, học hỏi những kinh nghiệm thực tế trong môi trường hành
chính nhà nước mà khi ngồi trên ghế nhà trường sinh viên chưa có cơ hội tiếp
cận. Khi được nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc
thực tế em đã xác định mục tiêu cho kỳ kiến tập này là:
•
•

Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế
Trau dồi vốn kiến thức về chuyên ngành nói riêng và kiến thức tổng hợp kinh tế

•

- xã hội nói riêng.
Học hỏi thêm các kiến thức, kỹ năng mới trong quá trình kiến tập tại cơ
Được sự đồng ý, tiếp nhận của Trưởng phòng Phòng Nội vụ Huyện Lộc
Bình em đã được vào Phòng Nội vụ kiến tập.
Trong thời gian kiến tập 3 tuần ( từ ngày 01/06 đến ngày 22/06/2016)
tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình em đã nhận thức và nắm rõ về vai trò, nhiệm
vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng
động nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng. Em
cảm thấy rất may mắn khi được kiến tập ở đây. Đây là một cơ quan làm việc
rất công tâm, chuyên nghiệp và khoa học, đội ngũ cán bộ, công chức trong cơ
quan làm việc rất nghiêm túc và rất quan tâm đến sinh viên kiến tập, điều đó
3


là cho em có nhiều động lực hơn để phấn đấu thi tuyển vào các cơ quan Nhà
nước trong tương lai.
Quá trình kiến tập đã chứng tỏ cho chúng em thấy “học phải đi đôi với
hành”, “lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn”, bởi lý thuyết chỉ là những kiến
thức cơ bản, chung nhất để áp dụng cho mọi cơ quan, mà thực tế ở mỗi cơ quan
khác nhau lại có những đòi hỏi, yêu cầu khác nhau.
Việc được tạo điều kiện đi kiến tập đã giúp cho chúng em tránh được
những bỡ ngỡ sau khi rời ghế nhà trường
Do thời gian kiến tập có hạn, năng lực và vốn kiến thức còn những hạn
chế nhất định, vì vậy dù cố gắng rất nhiều nhưng bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót. Chính vì vậy, em mong nhận được những ý kiến đóng
góp quý báu của các CBCC trong cơ quan và các Thầy, Cô giáo trong khoa
cùng toàn thể các bạn để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Nhân đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các Thầy, Cô giáo trong
Khoa Quản Trị Văn Phòng và lời cảm ơn sâu sắc đến quý cơ quan UBND
huyện Lộc Bình nói chung và các CBCC Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình nói

riêng đã giúp đỡ em có kỳ kiến tập đầy ý nghĩa và đặc biệt là sự hướng dẫn
tận tình của Thầy Nguyễn Đăng Việt cùng với sự chỉ bảo tận tình của chuyên
viên hướng dẫn Hoàng Thị Nơi đã giúp em hoàn thiện bài báo cáo này. Kính
mong quý cơ quan sẽ tiếp tục tạo điều kiện giúp em hoàn thành tốt kỳ thực
tập sắp tới.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lộc Bình, ngày 25 tháng 6 năm 2016
Sinh viên kiến tập
Lành Thị Sự

PHẦN NỘI DUNG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lộc Bình và Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình
4


1.1. Vị trí địa lý, chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lộc Bình
1.1.1. Khái quát chung về huyện Lộc Bình
a) Điều kiện tự nhiên
Lộc Bình là một huyện miền núi, biên giới nằm ở phía Đông nam của tỉnh
Lạng Sơn, cách thành phố Lạng Sơn 23km theo đường quốc lộ 4B hướng từ
thành phố Lạng Sơn đi Quảng Ninh. Huyện Lộc Bình là một trong 5 huyện biên
giới của tỉnh Lạng Sơn, với chiều dài đường biên giới 31,69km và diện tích tự
nhiên toàn huyện là 100.095,64 ha. Huyện có vị trí địa lý như sau:
-

Phía Bắc giáp huyện Cao Lộc;
Phía Đông giáp huyện Ninh Minh (Quảng Tây – Trung Quốc);
Phía Tây giáp huyện Chi Lăng;

Phía Nam giáp huyện Đình Lập và 02 huyện Lục Ngạn, Sơn Động- Bắc Giang

b) Điều kiện kinh tế - xã hội
-

Trên lĩnh vực kinh tế: Trong những năm qua huyện duy trì được tốc độ tăng
trưởng khá, cơ cấu kinh tế có sự chuyển dịch tích cực theo hướng sản xuất hàng
hóa, bước đầu hình thành một số vùng sản xuất tập trung.
Huyện Lộc Bình có cửa khẩu quốc tế Chi Ma, là nơi giao lưu hàng hóa
với nước bạn Trung Quốc. Thương mại, dịch vụ có bước phát triển mới. Lưu
thông hàng hóa được mở rộng, lượng hàng dồi dào, phong phú đáp ứng nhu cầu
sản xuất và tiêu dùng của nhân dân.

-

Dân số, lao động, đặc điểm dân tộc:
+ Dân số: Số dân của huyện là 78.431 người, gồm 18.328 hộ gia đình.
+ Lao động: Số người trong độ tuổi lao động là 44.210 người
+ Địa giới hành chính của huyện gồm 27 xã và 02 thị trấn với 290 thôn,
bản. Trong đó có 07 xã đặc biệt khó khăn và 11 thôn, bản đặc biệt khó khăn.
Dân tộc chủ yếu là dân tộc Tày (chiếm 58,02%), Nùng ( chiếm 32,01%),
ngoài ra còn có các dân tộc khác cùng sinh sống như Dao, Kinh, Sán Chỉ và dân
tộc Hoa.

-

Cơ sở hạ tầng kỹ thuật và hạ tầng xã hội:
+ Điện lưới quốc gia đã có ở tất cả các xã, thị trấn. Tỷ lệ hộ sử dụng điện
5

tăng.
+ Hệ thống đường giao thông có bước phát triển mới, các tuyến đường
nội bộ chính được đổ bê tông, nhiều công trình giao thông nâng cấp và mở rộng
được nhiều km đường đến các xã vùng III, biên giới. Tuy nhiên vẫn nhiều tuyến
đường nhỏ hẹp, tuyến đường vào xã chưa được bê tông hóa gây khó khăn cho
việc đi lại.
+ Hệ thống thủy lợi được củng cố phát triển, kiên cố hóa được 68,3km
mương máng, xây dựng mới 2 công trình đập. Các hồ và đập lớn được đầu tư
sửa chữa góp phần tăng diện tích nông nghiệp được tưới tiêu.
+ Cơ sở vật chất trường học và y tế được quan tâm và đầu tư. Đáp ứng
ngày càng tốt hơn nhu cầu giáo dục và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân.
+ Hệ thống bưu chính phát triển nhanh, diện phủ sóng được mở rộng. Cải
thiện một bước thông tin liên lạc và nhu cầu nghe nhìn của người dân.
Đầu tư cơ sở hạ tầng xã hôi cũng có những tiến bộ mới:
+ Giáo dục và đào tạo: Có bước phát triển về quy mô, nâng cao về chất
lượng. Công tác phổ cập giáo dục giáo dục tiểu học đúng độ tuổi và phổ cập
giáo dục trung học cơ sở được chú trọng. Công tác bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ
cán bộ chuyên môn và giáo viên được quan tâm, số giáo viên có trình độ cao
đẳng, đại học, giáo viên đạt chuẩn ngày càng tăng.
+ Y tế: Mạng lưới y tế hoạt động đến thôn bản, chất lượng phục vụ và
công tác khám chữa bệnh của trung tâm y tế huyện, các trạm y tế các xã, thị trấn
được nâng lên. Đội ngũ cán bộ y tế được quan tâm bồi dưỡng đào tạo, đã có
60% xã, thị trấn có bác sĩ. Nâng cao chất lượng chăm sóc sức khỏe của nhân
dân.
+ Văn hóa, thông tin – thể dục thể thao: Công tác thông tin tuyên truyền
được đẩy mạnh. Tập trung tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng và
Nhà nước đến nhân dân.
Phong trào thể dục, thể thao quần chúng phát triển rộng khắp, nhiều thành
tích cao. Hoạt động truyền thanh – truyền hình có diện phủ sóng được mở rộng.

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
6


UBND huyện Lộc Bình
a)

b)

Vị trí hành chính
UBND huyện Lộc Bình có trụ sở tại Khu Hòa Bình - Thị trấn Lộc Bình
-Huyện Lộc Bình - Tỉnh Lạng Sơn.
Điện thoại: 0253 840 224
Fax : 0253 840 137
Email :
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc Bình
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại
luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 như sau:

-

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định
tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật tổ chức
chính quyền địa phương 2015 và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội
đồng nhân dân huyện.

-

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.

-

Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế
- xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông
nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm
dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên
nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên
khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.

-

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và
pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,
khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính
sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy
định của pháp luật.

-

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
7


quyền.
-

Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.

c)

Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Lộc Bình
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình bao gồm: Chủ tịch, 3 phó chủ
tịch và 13 cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
Chủ tịch UBND huyện: Lương Trọng Quỳnh
Phó chủ tịch UBND huyện : Hoàng Văn Minh
Phó chủ tịch UBND huyện : Hoàng Văn Vinh
Phó chủ tịch UBND huyện: Hoàng Hùng Cường

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Cơ quan chuyên môn gồm:
Văn phòng HĐND – UBND huyện;
Phòng Giáo dục và Đào tạo;
Phòng Tư pháp;
Phòng Văn hóa và Công nghệ thông tin;

Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;
Phòng Y tế;
Thanh Tra huyện
Phòng Nội vụ;
Phòng Tài chính – Kế toán;
Phòng Tài nguyên và Môi trường;
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Phòng Kinh tế - Hạ tầng;
Phòng Dân tộc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Lộc Bình ( xem phụ lục 01)

8


1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình
Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình nằm ở trung tâm Thị trấn Lộc Bình, huyện
Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn. Trước đây là Phòng Nội vụ - Lao động -Thương binh
và Xã hội. Đến năm 2008 theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008
của Chính phủ và Quyết định số 21/2008/QĐ-UBND ngày 31/12/2008/QĐUBND của UBND tỉnh về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, thành phố, phòng Nội vụ được thành lập trên cơ sở chức năng và tổ chức
về Nội vụ của Phòng Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội; tiếp nhận
chức năng và tổ chức về thi đua - khen thưởng của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân, và được Ủy ban nhân dân huyện Lộc Bình giao nhiệm
vụ giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện.
Căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/ 11/ 2003;
Căn cứ Nghị định số 12/ 2010/ NĐ-CP ngày 26/02/2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008
của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 457/ QĐ-UBND ngày 17/3/2008 của UBND tỉnh về
việc sắp xếp, tổ chức lại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các huyện theo
Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ;
Căn cứ Quyết định số 25/2008/QĐ-UBND ngày 31/10/2008 của UBND
tỉnh Lạng Sơn, ban hành quy định phân công, phân cấp quản lý tổ chức bộ máy,
biên chế và cán bộ, công chức, viên chức;
Căn cứ Hướng dẫn số 11/HD-SNV ngày 13/02/2012 của Sở Nội vụ Lạng
Sơn về việc hướng dẫn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức Phòng Nội vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện tỉnh Lạng Sơn;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ,
Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
như sau:

9


1.2.1.Vị trí, chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu,
giúp UBND huyện thực hiện chức năng QLNN về các lĩnh vực: Tổ chức, biên
chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; chính quyền địa phương;
địa giới hành chính; tôn giáo; hội, tổ chức phi chính phủ; công tác thanh niên;
văn thư, lưu trữ nhà nước và thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; đồng
thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở
Nội vụ.
1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa
bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.

- Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật
về các lĩnh vực thuộc phạm vi quả lý được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
-

pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
Về tổ chức bộ máy:
+ Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của UBND
tỉnh;
+ Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện tình cấp có thẩm
quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện;
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp
trình cấp có thẩm quyền quyết định;
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể,
10


sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành huyện theo quy định của pháp luật.
-

Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm;
+ Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp;
+ Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế

độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp và UBND cấp xã.

-

Về cán bộ, công chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ, công chức
cấp xã:
+ Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực
hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị
trấn theo phân cấp.

-

Về công tác xây dựng chính quyền và địa giới hành chính:
+ Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện
việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND
huyện và hướng dẫn của UBND tỉnh;
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phê
chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
+ Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND cùng
cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của
11

huyện;
+ Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập
và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân số
trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn,
làng, bản, tổ dân phố.
-

Về công tác cải cách hành chính:
+ Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa
phương;
+ Tham mưu giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn huyện;
+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
huyện và tỉnh.

-

Về công tác tôn giáo:
+ Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ QLNN về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và theo
quy định của pháp luật.

-

Về công tác thanh niên:

+ Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực QLNN về công tác thanh niên được giao;
+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;
+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên
và công tác thanh niên được giao.

-

Về công tác văn thư lưu trữ:
12


+ Hướng dẫn, kiểm tra về việc thực hiện các chế độ, quy định về văn
thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp
huyện và cấp xã;
+ Thực hiện báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định của páp
luật; Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
trong hoạt động văn thư, lưu trữ;
+ Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của sở Nội vụ;
+ Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư lưu trữ.
-

Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua
và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên
địa bàn huyện; làm nhiệm vụ tường trực của Hội đồng thi đua – khen thưởng
cấp huyện;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi

đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi
đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Giúp UBND huyện thực hiện QLNN về tổ chức và hoạt động của hội và
tổ chức phi chính phủ trên địa bàn
- Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo
việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và sử lý các vi
phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện
và giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa
bàn.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ KH-CN; xây dựng hệ thống thông
tin, lưu trữ phục vụ công tác QLNN về công tác nội vụ trên địa bàn.
- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
13


khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụ theo quy định của
pháp luật và theo sự phân cấp của UBND huyện.
- Quản lý tài chính, tài sản của phòng Nội vụ theo quy định của pháp
luật và theo sự phân cấp của UBND huyện.
- Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao
trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của sở Nội vụ.
- Thực hiện các nhiện vụ khác theo sự phân công của UBND huyện
Quyết định cụ thể của cơ quan ( xem phụ lục 02)
1.2.3.Cơ cấu, tổ chức và biên chế
-

Về cơ cấu, tổ chức:
Phòng Nội vụ gồm Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và các công chức
chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND, chủ tịch UBND
huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao và toàn bộ các hoạt động của Phòng;
+ Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng.
+ Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế đọ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó
Trưởng phòng do Chủ Tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp
luật.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng. ( xem phụ lục 03)

-

Về biên chế:
Biên chế của Phòng Nội vụ do Chủ Tịch UBND huyện quyết định trong
tổng biên chế hành chính của huyện đã được UBND tỉnh giao. Việc bố trí biên
chế của Phòng Nội vụ phải bao quát được các lĩnh vực công tác của phòng,
14


trên cơ sở căn cứ vảo vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công
chức theo quy định.
1.2.4. Về mối quan hệ với các cơ quan khác
- Mối quan hệ với Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn:

Là mối quan hệ cấp dưới với cấp trên, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn thanh
tra kiểm tra về việc thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ,
thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định.
-Mối quan hệ với Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Lộc Bình:
Là mối quan hệ cấp dưới với cấp trên, chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện
các mặt công tác, nghiêm chỉnh chấp hành chỉ thị, nghị quyết, kết luận và công
việc được giao, tham mưu, đề xuất những công việc chuyên môn, có trách nhiệm
báo cáo đầy đủ chính xác các mặt hoạt động của cơ quan.
Mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị và UBND xã, thị trấn thuộc UBND huyện:

-

Là mối quan hệ ngang cấp, phối hợp với các cơ quan đơn vị, xã, thị trấn
triển khai hướng dẫn tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực chuyên môn
có liên quan, đồng thời tổng hợp báo cáo theo quy định.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Số lượng của một số văn bản do Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình ban hành
trong 4 năm trở lại đây và từ đầu năm 2016 đến thời điểm hiện tại:

STT

Tên loại
văn bản ban
hành

Số Lượng
Nă
m 2012

Nă
m 2013

Nă
m 2014

Năm
2015

Nă
m 2016

0

Công văn

23

08

01

03

02

0

Kế hoạch

03

02

08

05

02

0

Báo cáo

06

10

09

11

09

0

Quyết định

03

02

01

02

00

1
2
3

15


4
0

Tờ trình

05

02

06

01

01

0

Nghị quyết

01

02

03

03

01

5
6
0

Chương
trình

02

03

01

01

02

0

Giấy
thiệu

01

02

01

01

00

01

01

02

01

00

45

32

32

28

17

7
8
0

giới

Giấy mời

9
Tổng

16


Số lượng, trích yếu các các văn bản Phòng Nội vụ đã ban hành từ đầu
năm 2016 đến thời điểm hiện tại cụ thể như sau:

Ngà
y tháng
của văn
bản

Số
và Ký

hiệu

Tên
loại và
trích yếu
nội dung

Ng
ười ký

05/0
1/2016

06/0
1/2016

Nơi
nhận

Đ
ơn vị
hoặc

01/
NQ-CB

Nghị
quyết đề
nghị công
nhận đảng

viên chính
thức

Bí
thư Chi
bộ

TT.HU
, Ban tổ
chức HU

V
ăn
thư

1

01/
BC

Báo
cáo kết
quả kiểm
điểm tự
phê bình,
phê bình
đối với tập
thể cá
nhân, cán
bộ lãnh

đạo đối
với tập
thể, cá
nhân 1,cán
bộ lãnh
bađạo
,quản lý
diện ba
thường vụ
Huyện Uỷ,
quản lý
2015

Bí
thư Chi
bộ

TT.HU
, Ban
Thường vụ
HU

V
ăn
thư

1

n
gười

nhận
bản
lưu

17

S
ố
lư
ợn
g
bả
n

G
hi
ch
ú


06/0
1/2016

02/
BC

Báo
cáo tình
hình triển
khai việc

đánh giá tổ
chức cơ sở
Đảng và
Đảng viên
2015

Bí
thư Chi
bộ

Ban tổ
chức HU,
CBCC và
Đảng viên

V
ăn
thư

1

06/0
1/2016

03/
BC

Báo
cáo thành
tích đề

nghị Ban
thường vụ
Huyện Uỷ
tặng giấy
khen năm
2015

Bí
thư Chi
bộ

Ban tổ
chức HU

V
ăn
thư

1

06/0
1/2016

04/
TTr

Tờ
trình đề
nghị
Huyện ủy

Lộc Bình
tặng giấy
khen năm
2015

Bí
thư Chi
bộ

Ban tổ
chức HU

V
ăn
thư

1

07/0
1/2016

05/
KHCBPN
V

Kế
hoạch thực
hiện nhiệm
vụ công
tác Nội vụ

năm 2016

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
VPHU,
Đảng viên
trong Chi
bộ

V
ăn
thư

1

18


13/0
1/2016

06/
CV

Công
văn về
việc đăng

ký nhiêm
vụ trọng
tâm tập
trung thực
hiện trong
năm 2016

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
VPHU,
Đảng viên
trong Chi
bộ

V
ăn
thư

1

16/0
1/2016

07/
BC

Báo

cáo việc tổ
chức hội
nghị thông
báo nhanh
kết quả
Đại hội đại
biển toàn
quốc lần
thứ XII
của Đảng

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
Ban
TGHU,
Đảng viên
trong Chi
bộ

V
ăn
thư

1

22/0
1/2016

07a
/BC

Báo
cáo tình
hình kết
quả thục
hiện nhiệm
vụ năm
2015;
phương
hướng
của ,
nhiệm vụ
của năm
2016

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
VPHU

V
ăn
thư

1

14/3
/2016

08/
Ctr

Chươn
g trình
công tác
kiểm tra ,
giám sát
của Chi bộ
phòng Nội

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
UBKT
HU, Đảng
viên trong
Chi bộ

V
ăn
thư

1

19


vụ năm
2016
14/3
/2016

08a
/ KH

Kế
hoạch thực
hiện
chương
trình hành
động số
21/ CtrTU, ngày
04/ 3/
2016 của
Ban
thường vụ
Huyện ủy
Lộc Bình
về thực
hiện
chương
trình hành
động số

14/Ctr-TU,
ngày 29/
01/ 2016
của Ban
thường vụ
Tỉnh ủy về
thực hiện
chỉ thị số
50/CTTW, ngày
07/ 12/
2015 của
Bộ chính
trị về tăng
cường sự
lãnh đạo
của Đảng
đói với
công tác
phát hiện,
xử lý vụ
việc, vụ án

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
UBKT
HU, Đảng
viên trong

Chi bộ

20

V
ăn
thư

1


tham
nhũng.
19/3
/2016

09/
BC

Báo
cáo kết
quả hực
hiện nhiệm
vụ quý I
và phương
hướng,
nhiệm vụ
trọng tâm
quý II năm
2016

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
VPHU,
Lãnh đạo
phòng

V
ăn
thư

1

28/3
/2016

10/
BC

Báo
cáo tổng
kết 5 năm
thực hiện
Chỉ thị số
03/CTTW, ngày
14/ 5/
2011 của

Bộ chính
trị về tiếp
tục đẩy
mạnh việc
học tập và
làm theo
tấm gương
đạo đức
Hồ Chí
Minh

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
Ban
TGHU,
Đảng viên
trong Chi
bộ

V
ăn
thư

1

28/3
/2016

10a
/Ctr

Chươn
g trình
công tác
kiểm tra,
giám sát
Chi bộ
phòng Nội

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
UBKT
Đảng viên
trong Chi
bộ

V
ăn
thư

1

21

vụ nhiệm
kỳ 20152020
19/4
/2016

11/
BC

Báo
cáo kết
quả thực
hiện nhiệm
vụ của Chi
bộ phòng
Nội vụ tử
sau Đại họ
nhiệm kỳ
2015-2020
đến nay

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
VPHU

V
ăn

thư

1

22/4
/2016

12/
BC

Báo
cáo tình
hình kết
quả triển
khai thực
hiện Chỉ
thị số số
33/CTTW, ngày
03/ 01/
2014 của
Bộ chính
trị

Bí
thư Chi
bộ

TTHU,
VPHU

V
ăn
thư

1

13/6
/2016

13/
CV

Công
văn về
việc cho
phép đi
tham quan
học tập
kinh
nghiệm

Bí
thư Chi
bộ

TTHU.
BTC HU

V
ăn

thư

1

2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND
huyện và đơn vị gồm: Quyết định ( cá biệt), Chỉ thị, Công văn , Công điện,
22


Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Giấy mời, Giấy
giới thiệu, Giấy chứng nhận và một số văn bản khác có liên quan đến quá trình
điều hành, thực hiện của UBND huyện và các cơ quan đơn vị.
2.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
•

Về văn bản quy phạm pháp luật
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo đúng quy định tại
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.

•

Về văn bản hành chính
Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2012/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
Về hình thức đa số các văn bản được trình bày sạch đẹp, đầy đủ 9 thành
phần thể thức bắt buộc tuân thủ.

2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công
việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó là căn cứ theo hướng
dẫn của Thông tư 01/ 2011/TT- BNV ngày 19 /01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quy trình soạn thảo văn bản của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình được tiến
hành qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị

-

Phân công soạn thảo: cơ quan soạn thảo hoặc cá nhân soạn thảo
Xác định mục đích ban hành ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng

-

của văn bản
Xác định tên loại văn bản
Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
23


Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản
Duyệt nội dung văn bản:
Trình trưởng phòng duyệt về mặt nội dung và ký nháy vào chữ cuối cùng
của nội dung văn bản nếu văn bản thuộc thẩm quyền của cấp trên còn nếu văn
bản thuộc thẩm quyền của mình thì Trưởng phòng kiểm tra về thể thức và nội

dung rồi ký ban hành.
Duyệt thể thức:
Trình Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng duyệt cả về mặt thể
thức và tính pháp lý của văn bản.
Trình Chủ tịch duyệt cả về nội dung và thể thức của văn bản. Nếu
đồng ý sẽ ký và ban hành
Đối với những văn bản QPPL thì phải thông qua phòng Tư pháp kiểm tra,
thẩm định trước rồi mới trình chủ tịch duyệt.
Bước 4. Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản ( thuộc nhiệm
vụ của cán bộ văn thư)
-

Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản
Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản
Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
Nhân văn bản đủ số lượng ban hành
Đóng dấu cơ quan
Bao gói và chuyển giao văn bản
Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần
tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.
2.5. Nhận xét, đánh giá
Căn cứ vào Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Căn cứ vào văn bản hợp nhất số 01/ VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của
Bộ Nội vụ về công tác văn thư
Ưu điểm: Trong quá trình kiến tập ở Phòng Nội vụ nhận thấy rằng, hầu
hết các văn bản đều được trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật so với quy
định của nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản. Đầy đủ 9 thành
phần thể thức bắt buộc như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành; số, kí
24

hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và
trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn,chức vụ, họ tên và
chữ kí của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan tổ chức; nơi nhận.
Nhược điểm: Tuy nhiên dù hầu hết tất cả các văn bản đã đầy đủ 9 thành
phần thể thức bắt buộc như quy định nhưng cách trình bày ở một số văn bản vẫn
tồn tại tình trạng như sau:
Ví dụ:
Số: ...- CV/ UBCB
V/v Lập danh sách cá nhân, tập thể
có thành tích trong đợt bầu cử ĐB Quốc
hội khóa XIII và ĐB HĐND các cấp
huyện Lộc Bình nhiệm kỳ 2011/2016.
Nhưng thực tế ở công văn không có tên loại văn bản
Ở phần nơi nhận cuối các nơi nhận thiếu dấu chấm phẩy(;)
Cụ thể: Nơi nhận:
-

Như trên ( sửa là Như trên;)
Lưu: vp.
Cách khắc phục: Người soạn thảo cần chú ý hơn trong công tác soạn
thảo. Và cần dà soát lại văn bản sau khi soạn thảo. Để đảm bảo giá trị pháp lí
của văn bản.
3. Quản lí văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản;văn
bản lưu chuyển nội bộ và văn bản nội bộ) do cơ quan, tổ chức phát hành.
3.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng
văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, nếu sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết.

•

Ghi số của văn bản
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
25