Công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện phục hòa

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, thực
trạng và kết quả được nêu trong bài là trung thực và được cung cấp bởi chính địa
điểm trong đề tài nghiên cứu là Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa.
Trần Thị Nhung


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học”, được sự đồng ý
của Cô giáo Hướng dẫn TS. Lê Thị Hiền và các Lãnh đạo của Ủy ban nhân dân
huyện Phục hòa Em đã thực hiện đề tài “Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân huyện Phục Hòa”. Để hoàn thành bài nghiên cứu này. Em xin chân
thành cảm ơn các thầy cô đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình
học tập tại trường. Và đặc biệt chúng em đã được tiếp cận với môn học mà theo
em là rất hữu ích đối với sinh viên chúng em, đó là môn học “Phương pháp
nghiên cứu khoa học”.
Em xin chân thành cảm ơn TS. Lê Thị Hiền đã tận tâm hướng dẫn em tận tình
trên lớp cũng như hướng dẫn em hoàn thành đề tài này.
Cảm ơn Ban lãnh đạo, các cán bộ và toàn thể các anh chị tại Ủy ban nhân dân
huyện Phục Hòa đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài của mình.
Song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận
với thực tế cũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh
khỏi những thiếu sót nhất định mà bản than chưa thấy được. Em rất mong được
sự đóng góp của quý thầy, cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 1 tháng 3 năm 2015
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Nhung

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

stt

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1
2

UBND
HĐND

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

3

VT

Văn thư

4

VP

Văn phòng

5

NĐ-CP

Nghị định – Chính Phủ

6

Tw

Trung Ương


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
Chương 1..............................................................................................................4
MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ........4
1.1 Một số lý luận chung về công tác Văn thư lưu trữ......................................................4
1.1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và nội dung công tác Văn thư lưu trữ..............................4
1.1.2 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và nội dụng công tác Lưu trữ........................................19
1.2 Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ........................22
1.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ............................................................23

Chương 2............................................................................................................23
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN PHỤC HÒA...............................................................................23
2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa.......................................................24
2.1.1 Tên, địa chỉ, số điện thoại, email cơ quan..............................................................24
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ chung của đơn vị.................................................................24
2.1.3 Về cơ cấu bộ máy hoạt động của cơ quan..............................................................25
2.2 Công tác văn thư tại UBND huyện Phục Hòa...........................................................28

2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản...............................................................................28
2.2.2 Việc quản lý văn bản đến.......................................................................................28
2.2.3 Việc quản lý văn bản đi.........................................................................................30
2.2.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.......................................................................32
2.3 Công tác lưu trữ.........................................................................................................32
2.3.1 Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại UBND huyện Phục Hòa............32
2.3.2 Phân loại tài liệu lưu trữ.........................................................................................33
2.3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu.......................................................................................33
2.3.4 Chỉnh lý tài liệu......................................................................................................34
2.3.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu...........................................................................35
2.3.6 Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định............................35
2.3.7 Tình hình bảo quản tài liệu:....................................................................................35
2.3.8 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ...................................................36

Chương 3............................................................................................................38
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHỤC HÒA.........................................38


3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Phục Hòa..............38
3.1.1 Ưu điểm..................................................................................................................38
3.1.2 Tồn tại và nguyên nhân:.........................................................................................39
3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Phục
Hòa...................................................................................................................................40
3.2.1 Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư lưu trữ..............................................40
3.2.2 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư lưu trữ..................................41
3.2.3 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ............................................41
3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.................................41

KẾT LUẬN........................................................................................................43

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................44
PHỤ LỤC...........................................................................................................45
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thong qua các văn bản –
tài liệu.
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá
nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài,
rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về
chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà
nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Đồng thời, phải đổi mới các
khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ các văn bản (hồ sơ hiện
hành) phải làm tốt và nghiêm túc; theo dõi giải quyết văn bản phải kịp thời; soạn
thảo văn bản phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan.
Giải quyết các vấn đề trên là yêu cầu tất yếu đối với công tác văn thư, lưu
trữ nước ta trong thời kỳ hội nhập.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết
công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đề
được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.

Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với
tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, luôn đánh
1


giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Với những lý do và tầm quan trọng của công tác Văn thư – lưu trữ như vậy
tôi đã chọn “Công tác Văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện” làm đề tài
cho bài nghiên cứu của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) của đối tượng.
2.1. Đối tượng nghiên cứu.
Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa.
2.2. Phạm vi nghiên cứu.
- Về thời gian: Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Phục
Hòa giai đoạn 2012 – 2014.
- Về không gian: Tại Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa tỉnh Cao Bằng.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
3.1. Khái quát sự hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân huyện Phục
Hòa.
3.2. Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện phục Hòa.
3.3. Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân
dân huyện Phục Hòa.
4. Mục đích nghiên cứu
Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức
tạp khác nhau. Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể tham gia vào những

nội dung nhất định. Để cho công việc thực hiện được thuận lợi, cần phải có sự
phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư trong các cơ quan, tổ
chức nhà nước trong thời gian tới:
- Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư và tăng
cường trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thư ở cơ quan, tổ
chức.
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở các
ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng
ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử
2


dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban
hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.
Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối với
một các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu
trữ để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật
của Đảng, Nhà nước...
5. Lịch sử nghiên cứu
Công tác văn thư lưu trữ được các nhà nghiên cứu khá nhiều nhưng chưa
nghiên cứu sâu vào một địa điểm cụ thể nhất định, đa số ở tầm vĩ mô.
Nhưng ở UBND huyện Phục Hòa thì công tác này chưa ai nghiên cứu, vì
vậy bài nghiên cứu này để nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện hơn công tác
văn thư lưu trữ trong huyện.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của

người đi trước.
• Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được được tôi vận
dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
• Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo Văn
phòng và cán bộ phụ trách văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện
Phục Hòa. Với phương pháp này tôi có các số liệu và nhận xét được đưa
ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tôi thu được những thông tin
mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.
7. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia
làm 03 chương
Chương 1. Một số lý luận chung về công tác Văn thư lưu trữ
Chương 2. Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân
huyện Phục Hòa
Chương 3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Phục Hòa.

3


Chương 1
MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1

Một số lý luận chung về công tác Văn thư lưu trữ

1.1.1 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và nội dung công tác Văn thư lưu trữ
1.1.1.1 Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản
hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các

tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn
thư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông
tin.
1.1.1.2 Vị trí
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn
bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết
văn bản,lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của
các cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn
thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực
hoạt động khác của cơ quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác
văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn
phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy
công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ
phận quản lý Nhà nước.
1.1.1.3 Ý nghĩa
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý
Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu
quả. Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếu
hiểu không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng
suất lao động quản lý trong cơ quan Nhà nước.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác những
4


thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau
nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan

được nhanh chóng, chính xác, có năng xuất, chất lượng, đúng chính sách, đúng
chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để
làm trái pháp luật.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết
các văn bản là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát
thực và hiệu quả.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần
phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn
chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng
được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn
để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.
1.1.1.4 Yêu cầu
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ. Do đó
trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Nhanh chóng:
Thực tế cho thấy quá trình giải quyết công việc của Xí nghiệp phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do
đó xây dựng văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản phải kịp thời góp
phần vào việc giải quyết nhanh công việc của cơ quan.
+ Chính xác:
5


Chính xác về mặt nội dung: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về

mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên. Dẫn chứng
hoặc trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức: Văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể
thức do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn
thư. Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy,
đăng ký văn bản vào, văn bản ra trong quá trình chuyển giao văn bản.
+ Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp
nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật. Tức là
chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản. Những văn
bản đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt vào tay người
không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu.
+ Hiện đại:
Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác này. Như vậy nhân viên văn thư có thể soạn thảo trên
máy vi tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và
công việc soạn thảo cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạn
thảo thủ công.
1.1.1.5 Nội dung
Công tác văn thư gồm: Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn
bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải
quyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn
bản nội bộ, quản lý hồ sơ.
Quản lý và sử dụng con dấu.
•

Xây dựng và ban hành văn bản.

Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thôn g tin bằng một
ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.
6


Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của cơ quan.
Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên
văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử
dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn
bản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý ban hành nhiều văn bản,
để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình
chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát
hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ quan,
doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn đã thực hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ
chức. Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên
trong cơ quan có liên quan đến công văn giấy tờ biết để thực hiện.
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản
Mục đích: Đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết để
hướng dẫn giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xã
hội.
+ Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó.
+ Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuất
vấn đề mới, xin ý kiến chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra.
Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực, vật lực để văn bản đảm

bảo hiệu quả cao nhất.
Văn bản được soạn thảo và ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của
văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo
đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin
7


Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý đưa ra các
chính xách, quyết định quản lý chuẩn xác.
Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan, chính
xác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn. Nguồn thông tin cần có sự hệ
thống hóa và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra cần giải quyết.
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo.
Xây dựng dàn bài: Sắp xếp văn bản theo từng phần, từng chương mục cho
khoa học, hợp lý, đảm bảo tính logic, có trọng tâm, trọng điểm.
Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ý kiến
chủ động, sản xuất được ý trước, ý sau có trình tự logic, khoa học và có sự cân
đối giữa các phần của văn bản. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham
gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều
chỉnh cần thiết.
Viết bản thảo: Làm cho ý chính trong đề cương được thực hiện thành câu
văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau viết một mặt liên tục để khỏi
đứt mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối.
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả về
nội dung và hình thức.
Bước 5: Ban hành triển khai văn bản
Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn bản kịp thời đúng nhiệm vụ,
ghi số văn bản, ngày tháng năm công văn đi kịp thời, chính xác giúp thủ trưởng

triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáo cho
thủ trưởng.
• Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khác
đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mời, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn
hàng…
Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản
Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng ,
8


tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có.
Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận.
Nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian nhận chậm hơn so với
thời gian ghi trên bì đối với văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo cho người phụ
trách và lập biên bản với người đưa văn thư nếu cần thiết.
Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản,
số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo cho nơi
gửi.
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm:
Loại không bóc bì gồm:
+ Gửi cho lãnh đạo, trưởng bộ phận và những văn bản có ghi đích danh
người nhận.
+ Văn bản mật
+ Văn bản gửi cấp ủy, đoàn thể trong cơ quan.
Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm các văn bản:
+ Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng.
+ Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên.
+ Gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan.

Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng dấu
khẩn trước, không làm hỏng văn bản phong bì ( rách, mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi..) và dấu hiệu bưu điện. Phải soát lại phong bì tránh bỏ sót
văn bản, đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi trong bì, nếu
có sai sót phải báo cho nơi gửi để giải quyết.
Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì
với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi
và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.
Văn bản là đơn thư khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng của văn
bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng.
Bước 3: Đóng dấu đến và ghi sổ vào ngày đến.
9


Tất cả các văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những văn
bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan như: hóa đơn, chứng từ kế
toán.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến.
Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu.
Văn bản được chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu nếu cần.
Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu
mà được chuyển thẳng cho cá nhân hay bộ phận.
Dấu đến phải được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trống dưới số ký hiệu
văn bản, hoặc dưới trích yếu nội dung hay dưới ngày, tháng, năm ban hành văn
bản.
Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến.
Tất cả văn bản sau khi đóng dấu phải được vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc
cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính.
Bộ phận văn thư phải nhất thiết sử dụng sổ theo dõi văn bản dù đã nhập dữ
liệu trên máy tính

Mẫu bìa sổ:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
Tên cơ quan (đơn vị)
Năm:…..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số……………………Đến số
Từ ngày…………………Đến ngày
Quyển số:…………

10


Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
Ngày

Số đến

Nơi gửi

tháng

Số và

Ngày

Nơi

Tên loại

Ký

ký hiệu

tháng

người

và trích

nhận

nhận

yếu nội

6

dung
7

đến
1

2

3

4

5

8

Ghi chú

9

Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút đỏ,
không viết tắt, không viết từ hoặc cụm từ không thông dụng.
Văn bản đến ngày nào thì vào sổ và chuyển giao ngay ngày đó, tùy theo văn
bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký.
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt.
Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm
quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung văn bản đến, quy chế làm việc của
tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của các đơn vị cá nhân, cho
ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) và thời hạn giải
quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan đến nhiều
đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị
hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết (nếu cần).
Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục “ chuyển” trong dấu “đến”. ý kiến
chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vào
phiếu riêng.
Sau đó văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vảo sổ đăng
ký văn bản đến. Sổ đăng ký đơn thư( trong trường hợp đơn thư được vào sổ
đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Bước 6: Phân chuyển văn bản đến.
Văn bản được chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quyết theo nguyên
tắc nhanh, đúng và chặt chẽ.

Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay.
11


Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, nếu là văn bản khẩn hoặc
hỏa tốc phải ghi rõ thời gian nhận.
Không để người không có trách nhiệm xem văn bản giấy tờ của người khác.
Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến.
Sau khi văn bản được ban lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản
được chuyển giao lại cho văn thư hoặc thư ký ghi vào sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân được phân
công xử lý văn bản.
Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết không được chậm chễ.
Những công việc quan trọng phức tạp, sau khi đề xuất ý kiến giải quyết phải
được lãnh đạo cấp cao thông qua.
Các nhân viên thụ lý phải lập hồ sơ công việc bao gồm hồ sơ, các văn bản
được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kết thúc
hồ sơ.
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc về thời
hạn.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
• Giải quyết văn bản đi
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thành văn bản
và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc.
Do yêu cầu việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị… mà xuất hiện yêu cầu
soạn thảo văn bản. Các văn bản được ban hành chủ yếu là các quyết định về hoạt
động của cơ quan tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh theo
quý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của cơ

quan, tổ chức.
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản.
Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giải quyết.
Sau khi đã đầy đủ thông tin tiến hành soạn thảo trên máy tính theo các biểu mẫu
12


của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo dễ đọc nội dung rõ ràng, đảm bảo tính
hợp pháp và hợp lý.
Bước 3: Duyệt văn bản
Đối với văn bản phải trình bày lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnh đạo
cấp đơn vị và đồng thời phải “ ký nháy” vào văn bản (ký vào phía bên phải dòng
chức danh của người ký văn bản).
Bước 4: Kiểm tra hồ sơ
Phòng hành chính sẽ kiểm tra hồ sơ trình ký bao gồm:
+ Phiếu trình giải quyết công việc
+ Văn bản đi
+ Các văn bản liên quan
Trong trường hợp phát hiện sai sót phòng hành chính sẽ gửi lại cho đơn vị
hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chỉnh sửa theo đúng quy định.
Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản
Bộ phận phụ trách có trách nhiệm xem xét văn bản đã đúng với mẫu quy định
chưa, đã có ý kiến của lãnh đạo đơn vị chưa.
Văn bản đã có ý kiến phê duyệt hoặc thông qua lần cuối của người có trách
nhiệm ký chưa, có dấu chức danh của người ký và dấu cơ quan chưa.
Thể thức của văn bản: Tác giả, số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận…
đã đầy đủ chưa, đã đúng chưa, nếu có sai sót phải chuyển cho bộ phận hoặc cá
nhận có trách nhiệm sửa.
Bước 6: Vào sổ đăng ký văn bản đi
Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác, rõ ràng.

13


Mẫu sổ văn bản đi
STT

Ngày

Số

Tên

tháng

và ký

loại và

văn bản

hiệu

trích

hoặc đơn

yếu

vị nhận

đi

Người

Người

ký

nhận

Đơn

Số

vị lưu

lượng

Ghi
chú

văn bản văn bản
đi

nội
dung

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Bước 7: Ban hành văn bản.
Lấy số của văn bản, ngày tháng năm và đóng dấu sau đó bộ phận hành
chính nhận một bản chính để lưu cùng với phiếu trình ký văn bản và các tài liệu
có liên quan và lưu vào hồ sơ công việc.
Trường hợp văn bản do bộ phận và cá nhân ngoài văn phòng soạn thảo thì
cá nhân và đơn vị soạn thảo sẽ để lại một bản lưu tại đơn vị của mình.
Văn thư hành chính phải tiến hành đóng dấu tất cả những văn bản có chữ
ký của lãnh đạo, đối với văn bản hỏa tốc hoặc thượng khẩn chuyển ngay sau khi
đóng dấu
Bì đựng văn bản tùy theo từng loại văn bản có thể dùng nhiều loại bì khác
nhau. Chất liệu làm bì dùng loại giấy bền, dày để không nhìn thấy chữ bên
trong, nội dung ghi trên bao bì gồm: tên đầy đủ cơ quan, số ký hiệu của từng văn
bản trong bì, địa chỉ của nơi nhận…phải ghi đầy đủ rõ ràng.
Khi văn bản hoàn thành phải được gửi đi trong ngày mà văn bản được vào

sổ đăng ký phát hành và vào sổ chuyển công văn.
Bước 8: Sắp xếp, lưu văn thư.
Tất cả các văn bản đi đều phải được giữ ở bộ phận lưu 2 bản một bản sẽ
để ở lưu hồ sơ theo dõi công viêc của đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư.
• Xử lý văn bản mật
* Chế độ chuyển giao
14


Sổ đăng ký văn bản mật (đến và đi) dựa theo biểu mẫu của sổ đăng ký văn
bản thường (đến và đi) nó chỉ thêm một cột là “mức độ mật” sau cột trích yếu.
Nếu là văn bản mật đến có đề “tối” mật hoặc “tuyệt mật” thì được thủ
trưởng cơ qua hoặc người có ủy quyền bóc bì và chỉ người được giao nhiệm vụ
quản lý văn bản mật, tối mật, tuyệt mật mới được làm nhiệm vụ đăng ký vào sổ
các văn bản này.
Văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chuyển đi thì phải dùng 2 phong bì và
chúng ta chỉ đóng dấu vào văn bản và bì bên trong đồng thời ghi rõ số hiệu, ký
hiệu nơi nhận và các dấu mật, tối mật, tuyệt mật lên bì bên trong sau đó chuyển
cho văn thư làm bì ngoài. Bì ngoài chỉ để nơi ghi gửi, nơi nhận kèm theo phiếu
chuyển.
Mẫu sổ văn bản đến mật:
Ngày

Số đến

Tên cơ

Số và

Ngày

Tên

Mức

Đơn vị

Số

Ghi

tháng

quan

ký hiệu

công

loại và

độ mật

hoặc

lượng

chú

đến

gửi

công

văn

trích

người

văn

công

văn

yếu nội

nhận

bản

văn
1

2

đến
3

dung
4

5

đến

6

7

8

9

Mẫu sổ văn bản đi mật:
STT

1

Ngày

Số và

Tên loại

Người

Đơn vị

Mức

Đơn vị

Số

Ghi

tháng

ký

và trích

ký

hoặc

độ mật

lưu

lượng

chú

văn

hiệu

yếu nội

người

văn

bản đi

công

dung

nhận

bản

2

văn
3

4

9

10

5

6

7

8

* Giải quyết văn bản mật
Chỉ phổ biến nội dung văn bản mật cho nững đối tượng cần biết hoặc có
trách nhiệm thi hành.
15


Không được mang văn bản mật về nhà.
Nếu cán bộ đi công tác xa cần phải mang theo văn bản mật thì chỉ được
mang những văn bản liên quan đến nhiệm vụ được giao và phải có trách nhiệm
với các nội dung bảo mật đó.
Khi giải quyết công việc đối với các văn bản mật không được ghi chép
những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay nếu chưa được cơ quan quản lý vào sổ
và đánh số.
• Quản lý con dấu
Nhận thông tin đóng dấu: nhân viên văn thư trong các cơ quan thường
được giao trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện các thủ tục đóng dấu khi có yêu
cầu về việc đóng dấu. Cá nhân và đơn vị phát sinh nhu cầu phải liên hệ văn thư
để được đóng dấu trong thời gian hành chính của công ty. Tất cả văn bản chỉ
được đóng dấu sau khi có chữ ký của lãnh đạo hoặc người được ủy quyền ký.
Con dấu được để tủ riêng và có khóa. Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựng dấu
phải được niêm phong do nhân viên văn thư và trưởng phòng ký tên vào niêm
phong. Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và kiểm
tra định kỳ.
Nhân viên văn thư không được trao dấu cho người không có thẩm quyền.

Khi nhân viên văn thư đi vắng con dấu được bàn giao cho trưởng phòng
hành chính theo quy định.
Trường hợp văn thư đi vắng nhưng đơn vị có nhu cầu đóng dấu thì Chánh
văn phòng giữ chìa khóa cùng với bảo vệ cơ quan mở niêm phong và tiến hành
đóng dấu theo yêu cầu sau đó phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu
và cùng ký tên vào sổ. Sau khi đóng dấu xong con dấu lại được cất vào tủ khóa
lại và niêm phong.
• Quản lý hồ sơ
Hồ sơ là toàn bộ các văn bản tài liệu công bố các kết quả đạt được hay
cung cấp các bằng chứng vè các hoạt động được thực hiện tại cơ quan: Hồ sơ
tuyển dụng, giải quyết khiếu nại…..
Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
16


việc hoặc người được hình thành trong quá trình giải quyết văn bản đó.
* Sử dụng hồ sơ
Hồ sơ là tài sản của cơ quan, không ai được tự ý hủy, chiếm làm của riêng
hoặc mang đi nơi khác nếu không được người có thẩm quyền cho phép.
Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích, phạm vi và quyền hạn.
Mọi nhân viên đều được phép tiếp cận hồ sơ trong bộ phận mình và phải
có trách nhiệm bảo quản sắp xếp khoa học sau khi sử dụng.
Hồ sơ mật khi cần sử dụng phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền.
Nếu có nhu cầu sử dụng hồ sơ của bộ phận khác, hoặc sao chụp hồ sơ
phải có sự đồng ý của trưởng phòng quản lý hồ sơ.
Việc mượn hồ sơ phải đảm bảo đúng quy trình và nguyên tắc của cơ quan.
*Xác định hồ sơ lưu
Văn phòng có trách nhiệm phối hợp cùng trưởng các bộ phận có liên
quan tập hợp toàn bộ hồ sơ và lập danh mục hồ sơ lưu để trình lãnh đạo phê
duyệt.

Trong trường hợp phát sinh hồ sơ mới, quy trình bổ sung và ban hành sẽ
tương tự như ban hành tài liệu mới.
Danh mục hồ sơ của cơ quan được chuyển giao cho các bộ phận làm căn
cứ để họ lập danh mục hồ sơ cho bộ phận mình.
Ít nhất một năm một lần văn phòng cùng đại diện lãnh đạo của mỗi bộ
phận xem xét lại danh mục hồ sơ để cập nhật và thay đổi cho phù hợp với tình
hình mới.
* Lập danh mục hồ sơ
Tất cả hồ sơ của các phòng ban được phân loại và lập thành danh mục hồ
sơ.
Khi phát sinh hồ sơ mới, trưởng bộ phận phải phân công người cập nhật
vào danh mục hồ sơ của bộ phận mình. Danh mục hồ sơ cũ phải được hủy an
toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn.
* Nhận dạng và phân loại hồ sơ
Toàn bộ hồ sơ của cơ quan phải được nhận dạng và phân loại phù hợp
17


theo danh mục hồ sơ đã được lập. Việc phân loại phải đảm bảo nguyên tắc dễ
tìm và được lưu lâu dài.
Các hồ sơ phù hợp thì lưu vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ không cần thiết
thì hủy theo quy định của các cơ quan, hồ sơ chưa xác định lưu hay hủy thì có
mục lưu riêng và sau 6 tháng nếu không sử dụng được thì đem đi hủy, nếu sử
dụng được thì cập nhật vào danh mục hồ sơ.
* Sắp xếp hồ sơ
Hồ sơ phải đảm bảo sắp xếp tuần tự theo thời gian thực hiện và cập nhật
công việc hoặc mối quan hệ liên đới nhau.
Việc sắp xếp hồ sơ có thể theo tập hợp văn bản cùng tên loại, cùng chủ
đề, theo đơn vị giao dịch. Sử dụng các loại cặp, bìa hồ sơ thích hợp để mở và
lưu.

Mỗi tập hồ sơ để trong một file riêng, ngoài file ghi rõ loại hồ sơ, bộ phận
lưu giữ.
* Bảo quản hồ sơ
Bộ phận cá nhân được giao trách nhiệm lưu giữ hồ sơ phải đảm bảo tốt hồ
sơ tùy theo yêu cầu và tầm quan trọng tính đặc thù.
Tùy thuộc vào tính chất quan trọng của hồ sơ, lãnh đạo cơ q

uan quyết

định quy định mức độ bảo mật trưởng phòng ban triển khai thực hiện và quyết
định bổ sung chi tiết nhưng không được trái với quyết định của cơ quan.
Lãnh đạo cơ quan phải xem xét việc ban hành những quyết định cụ thể về
việc bảo quản hồ sơ khi cần thiết và có biện pháp xử lý khi cán bộ có vi phạm
quyết định.
* Cập nhật hồ sơ
Khi phát hiện hồ sơ mới trong vòng tối đa nửa tháng mỗi bộ phận có trách
nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ. Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệu theo
quy định.
Trong quá trình thực hiện công việc người thực hiện có trách nhiệm tập
hợp các bằng chứng liên quan đến từng vấn đề lưu vào hồ sơ.
* Hủy hồ sơ
18


Hàng tháng các bộ phận có trách nhiệm kiể tra danh mục hồ sơ để hủy
những hồ sơ đã hết hạn.
Việc tiêu hủy hồ sơ với số lượng lớn và quan trọng thì sẽ do hội đồng xác
định giá trị tài liệu của cơ quan thực hiện.
1.1.2

Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và nội dụng công tác Lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả những
văn bản đễn đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên
quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả
các vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Công tác lưu trữ là một mắt xích
không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được chọn
từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính
trị, văn hóa xã hội.
1.1.2.2 Vị trí, ý nghĩa
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là
một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh
hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà
nước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh công tác lưu trữ có vai trò đặc
biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài
liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc
trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
19

1.1.2.3 Chức năng
Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ
quốc gia.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần thực
hiện tốt đường lối chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong giai
đoạn cách mạng.
1.1.2.4 Nội dung
Công tác lưu trữ bao gồm:
+ Phân loại tài liệu lưu trữ
+ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
+ Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
• Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm, các khối
hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau dựa vào những đặc trưng của chúng
nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả các tài liệu
đó.
Phân loại tài tài liệu lưu trữ nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm
cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các
phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan đoàn thể, cá nhân được
đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng, bảo quản tài liệu được
thuận tiện an toàn.
Việc phân loại tài liệu đó đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp với
yêu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ: theo
cơ cấu, theo thời gian, theo ngành hoạt động, theo đặc trưng vấn đề.
•

Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần bảo quản
cho từng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn
20