Công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận cẩm lệ thành phố đà nẵng

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................................................1
NỘI DUNG...............................................................................................................................................4
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.................................................................................4
1.1.Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ....................................................................4
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư..................................................................................................4
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư......................................................................................4
1.1.3.Những yêu cầu đối với công tác Văn thư...............................................................................5
1.2.Một số nét về UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng......................................................................6
1.2.1.Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng...............................................................6
1.2.2.Chức năng..............................................................................................................................7
1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................................................7
* Tiểu kết........................................................................................................................................8
CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG...........................9
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng:..........9
2.1.1. Tình hình công tác quản lý nhà nước về văn thư.................................................................9
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:..............................................................................10
2.1.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.............................................................................10
2.1.4. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến: .....................................................................13
2.1.5. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đi:.........................................................................18
2.1.6. Lập hồ sơ công việc............................................................................................................25
2.1.7. Bảo quản và sử dụng con dấu.............................................................................................26
2.2. Đánh giá kết quả thực hiện, nguyên nhân và một số kiến nghị.............................................27
2.2.1. Ưu điểm..............................................................................................................................27
2.2.2. Những hạn chế, khó khăn...................................................................................................27
* Tiểu kết:.....................................................................................................................................28
CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.....................................................................................30

3.1. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế..............................................................................30
3.2. Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND quận Cẩm Lệ - Thành
phố Đà Nẵng.................................................................................................................................30
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................33



LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà
nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại
những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi
mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Bước
sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi
mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các
doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh,
đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng một
vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào
cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện
cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt
động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị
thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông
tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn
vị đạt hiệu quả cao hơn.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của
các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ

chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách
hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập
trung đổi mới.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được
1


xem là bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những
thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông
tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái với Pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan còng nh hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì
khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động

của cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
giao nép vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan
cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nép hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu
trữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận
lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không
tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nép vào lưu trữ
2


không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động
nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh.
Đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị, đặc biệt đối với Ủy Ban Nhân Dân
quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng là nơi cần nâng cao năng suất, chất lượng và
hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công
văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản
trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn
thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư – lưu trữ là
một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của các đơn vị tổ chức và Ủy Ban
Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với
hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Ủy Ban Nhân Dân quận
Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng nói riêng. Sau thời gian tìm hiểuỦy Ban Nhân Dân
quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng đã giúp em đánh giá, nhận xét và rút ra được
những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp
dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Ủy Ban Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành
phố Đà Nẵng. Vì vậy em đã chọn đề tài : “Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy Ban

Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu.

3


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.
1.1.

Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động
của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư.
* Vị trí:
Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội
dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy công tác Văn
thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý còng nh hiệu quả hoạt động
của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao
hiệu quả hoạt động của cơ quan.
* Ý nghĩa:
Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được
nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính

sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan
đựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động
của cơ quan.
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động
của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí
mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành
chính phục vụ cho công cuộc đổi mới.
4


Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vật
liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản.
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan,
của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra.
Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công
tác tra cứu thông tin quá khứ.
1.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư.
Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan,
tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo
cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ. Từ đó
giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình
tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó, công tác Văn thư
đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:
• Nhanh chóng.
Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý
nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng
đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi nh là một nguyên tắc
trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ
thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá trình này diễn ra
nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và

nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
• Chính xác.
Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ
quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng.
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết
công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản
ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy
trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn
thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao
đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của
5


pháp luật.
• Bí mật.
Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên
trong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật
để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước.
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết
văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu
cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là
sự thàng công của mỗi cơ quan đó
1.2.

Một số nét về UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng

1.2.1. Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng
Cẩm Lệ là một quận mới của thành phố Đà Nẵng được thành lập theo
Nghị định 102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 của Chính phủ, trên cơ sở phường Khuê
Trung của quận Hải Châu và 03 xã Hoà Thọ, Hoà Phát, Hoà Xuân của huyện

Hoà Vang để lập 06 phường: Khuê Trung, Hoà Thọ Đông, Hoà Thọ Tây, Hoà
Phát, Hoà An và Hoà Xuân thuộc quận Cẩm Lệ với diện tích tự nhiên là 3.375
ha, dân số đến nay gần 100.000 người, mật độ trung bình 987người/km2.
Qua 10 năm đi vào hoạt động, tình hình kinh tế-xã hội của quận đã đạt
được những kết quả đáng khích lệ: tổng giá trị sản xuất tăng bình quân
19,5%/năm giá trị ngành công nghiệp-xây dựng tăng bình quân 18,3%/năm,
trong đó công nghiệp dân doanh tăng trưởng bình quân gần 31,8%/năm giá trị
ngành thương mại-dịch vụ tăng bình quân 25%/năm giá trị ngành nông nghiệp
bình quân giảm 3,2%/năm các lĩnh vực quy hoạch đô thị, văn hoá xã hội được
tập trung giải quyết tốt, mức sống người dân tăng lên đáng kể, quốc phòng-an
ninh được giữ vững.
Trong định hướng phát triển đến năm 2015, Nghị quyết Đại hội Đảng bộ
quận Cẩm Lệ lần thứ II đã xác định: "Nâng cao năng lực lãnh đạo của tổ chức
Đảng, phát huy sức mạnh của hệ thống chính trị, xây dựng sự đồng thuận xã hội,
tạo chuyển biến quan trọng trên các lĩnh vực, trong đó tập trung quy hoạch, giải
toả đền bù, đầu tư kết cấu hạ tầng đô thị, ưu tiên huy động mọi nguồn lực giải
6


quyết việc làm, ổn định cuộc sống cho các hộ dân trong vùng quy hoạch giải toả,
giảm nghèo hiệu quả đẩy mạnh phát triển công nghiệp và dịch vụ. Đẩy mạnh
phát triển giáo dục-đào tạo, văn hoá cơ sở, y tế, chăm sóc sức khoẻ nhân dân.
Thực hiện tốt cải cách hành chính, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng
với nhiệm vụ trong tình hình mới. Tăng cường tiềm lực quốc phòng, đảm bảo an
ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội.
Để thực hiện thắng lợi mục tiêu trên, tư tưởng chủ đạo suốt cả nhiệm kỳ
là: Nâng cao năng lực lãnh đạo, phát huy mọi nguồn lực, đoàn kết, sáng tạo, xây
dựng quận Cẩm Lệ phát triển toàn diện và bền vững.
1.2.2. Chức năng
Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng là cơ quan hành

chính cấp cơ sở thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực
kinh tế, văn hóa, xã hội. an ninh quốc phòng trên địa bàn quận.
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND quận Cẩm Lệ thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các chương
trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quẩn lý, hướng dẫn các phường trong hoạt
động quản lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND và UBND. UBND quận thảo
luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-XH, an ninh quốc
phòng dài hạn và hàng năm của quận. Kế hoạch đầu tư và xây dựng các công
trình trọng điểm của quận trình HĐND quận quyết định.
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận, các biện
pháp thực hiện Nghi quyết của HĐND quận về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc
phòng; thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do
UBND quận trực tiếp quản lý;
- Kết luận nhứng vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của
7


Luật khiếu nại – tố cáo;
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên UBND quận hàng nặm;
- Những vần đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND
quận hoặc những vấn đề mà chủ tịch UBND quận thấy cần thiết phải đưa ra lấy
ý kiến của tập thể.
* Tiểu kết
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ

cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội, các đợn vị vũ trang. Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản
lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác
Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ như nhanh chóng, chặt chẽ, chính
xác.
Cẩm Lệ là một quận mới của thành phố Đà Nẵng được thành lập theo
Nghị định 102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 của Chính phủ. Ủy ban nhân dân quận
Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng là cơ quan hành chính cấp cơ sở thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội. an ninh
quốc phòng trên địa bàn quận.

8


CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng:
2.1.1. Tình hình công tác quản lý nhà nước về văn thư
- Ban hành các văn bản tham mưu chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT:
Trong năm 2012 đến đầu năm 2013, UBND quận Cẩm Lệ đã ban hành các văn
bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ cũng như tăng cường kiểm tra, hướng
dẫn hầu hết các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra định kỳ công tác VTLT: UBND quận giao trách nhiệm Phòng
Nội vụ quận kiểm tra VTLT tại hầu hết các cơ quan, đơn vị thuộc quận. Trong
năm 2012, đã tiến hành kiểm tra và lập biên bản, thông báo kết quả sau kiểm tra
đối với 11 cơ quan chuyên môn, ĐVSN (đạt 89,5%) và UBND 06 phường (đạt
100%) thuộc quận.
Theo kế hoạch, trong năm 2013 Phòng Nội vụ sẽ tiếp tực tăng cường việc
kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan đơn vị thực hiện những nội dung mới về VTLT
mà trọng tâm là lập hồ sơ công việc.
- Thực hiện chế độ báo cáo: UBND quận thực hiện việc báo cáo kịp thời

và đúng thời gian quy định theo yêu cầu của SNV: lập danh sách tập huấn, báo
cáo thống kê cơ sở VT, LT; báo cáo kết quả thực hiện VTLT; Tuy nhiên, đối với
các báo cáo cơ sở từ các đơn vị khác chưa thực hiện nghiêm túc, một số đơn vị
phải đôn đốc, nhắc nhở nhiều lần mới thực hiện việc báo cáo, một số khác chất
lượng báo cáo chưa cao. Do đó, những ý kiến, kiến nghị trong công tác VTLT ở
đơn vị chưa thể hiện rõ, ảnh hưởng đến việc thông tin trao đổi, chỉ đạo điều hành
giữa cơ quan tham mưu và đơn vị cơ sở chưa sâu sát, kịp thời như mong muốn.
- Cử CBCC, VC tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT:
UBND quận đã đăng ký các lớp tập huấn về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công
việc và bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT, tạo điều kiện cho cán bộ, công chức tham
gia đầy đủ.
9


2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:
Hiện nay, Văn phòng UBND quận Cẩm Lệ có 02 cán bộ làm công tác văn
thư. Theo quy chế làm việc của Văn phòng thì có 01 cán bộ chuyên tổ chức
quản lý văn bản đi, 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đến.
Cán bộ văn thư của Văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ văn thư – lưu
trữ và có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả. Lại được bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các líp chính quy và tại
chức do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
Với bị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại
một phòng riêng có đủ các trang thiết bị phục vụ công tác. Đặc biệt là được
trang bị 02 máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống của UBND
Thành phố.
Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ Văn thư đó là:
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn , giấy tờ, tài liệu của HĐND,
UBND quận đảm bảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà
nước;

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Thực hiện nghiêm các Quyết định ban hành quy định tạm thời về quy
định soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của
UBND quận, phường;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự
phân công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh
chóng, chính xác và khoa học. Góp phần cho mọi hoạt động của UBND được
thông suốt.
2.1.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
• Tổ chức soạn thảo:
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn
10


phòng nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận. Chánh Văn phòng
và Phó Văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo
và ban hành văn bản. Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ có một đội ngò
chuyên viên thuộc khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch, Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản thuộc
chức năng nhiệm vụ lĩnh vực được giao.
Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND quận đảm
bảo đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền ban
hành. Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản
thảo cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao
và được thủ trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn
bản ban hành;

Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi
soạn thảo;
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao
trách nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn
thảo phải tổ chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của
văn bản;
Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người
soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản
liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị
cùng trao đổi;
Bước 6. Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản
thảo tức là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và
thể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật.
• Duyệt văn bản:
Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn
11


phòng hoàn thành bản thảo. Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt
trước khi xuống phòng đánh máy và ban hành.
• Đánh máy văn bản:
Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư để hoàn thành
một văn bản trước khi làm thủ tục phát hành.
Văn phòng HĐND & UBND có một phòng máy riêng gồm hai nhân viên
chuyên đánh máy và in. Mọi văn bản sau khi được Chánh Văn phòng duyệt đều
chuyển xuống phòng máy để đánh máy. Việc đánh máy được thực hiện theo
đúng quy định về hình thức của văn bản. Song vẫn tồn tại một số sai sót về lỗi
chính tả và cách trình bày thể thức.
• Thẩm quyền ban hành văn bản:
Văn bản của UBND quận Cẩm Lệ phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà

nước thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản,
UBND và Văn phòng UBND quận Cẩm Lệ được ban hành 02 loại văn bản:
+ Văn bản quy phạm pháp luật;
+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường.
- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban
hành các văn bản quy phạm phấp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn
theo chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ
chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường.
- Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ có quyền ban hành văn bản
quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định. Văn
bản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
• Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt
mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm
trước UBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn
thảo. Nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng
và Pháp luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng
12


trong văn bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
• Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần:
quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích
yếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do UBND quận Cẩm Lệ ban hành đều đảm bảo đầy
đủ các thành phần thể thức kể trên.
2.1.4. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giao đúng quy trình, đầy

đủ vào sổ nhưng việc chuyển giao bản chính văn bản đến cho công chức chuyên
môn vẫn chưa thực hiện tốt, một số cơ quan chuyên môn và UBND phường vẫn
lưu văn bản đến tại văn thư. Đối với việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản
điều hành, sau khi SNV kiểm tra công tác VTLT 2011 (tháng 4/2012), UBND
đã nâng cấp và thực hiện việc in sổ từ phần mềm cho bộ phận Văn thư Văn
phòng UBND quận.
Các công văn đến cơ quan phần lớn được chuyển tới qua đường bưu điện
gồm : Báo hàng ngày, báo tuần, tạp chí và báo biếu, công văn, công báo, sách
pháp luật, giấy mời...Ngoài ra công văn còn được gửi trực tiếp từ các cán bộ đi
họp mang về, do người từ các cơ quan khác mang đến và được gửi trực tiếp qua
máy tính.
Quy trình từ khi tiếp nhận công văn đến cho tới khi giải quyết được thực
hiện theo từng bước như sau :
• Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong
quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có
trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đường
nào . Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quan
mình hay không. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóng
dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan
13


mình đã nhận được văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp
trên gửi xuống. Văn thư còn nhận được những văn bản khác nh: đơn thư, khiếu
nại, tố cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
• Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản

gửi có đúng địa chỉ không. Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì để
đối chiếu với ngày gửi văn bản.
* Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký
và loại không phải đăng ký.
- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng UBND
quận;
- Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnh
đạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong UBND quận.
* Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại không
được bóc bì và loại được bóc bì.
- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phòng
UBND;
- Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi các phòng
ban chuyên môn.
Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép
ngoài. Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Chủ
tịch ngay để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và tác giả của văn bản với
thông tin ghi trên bì xem có chính xác không.
* Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của
cán bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đóng
dấu đến của UBND quận.
* Cách đóng dấu đến:14


Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với
những văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóng
dưới phần trích yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích

yếu của công văn quá nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phải
dưới phần địa danh ngày tháng văn bản.
Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu
năm cho đến hết. Đánh sè liên tục bằng chữ số ả rập.
Mẫu dấu đến:
UBND QUẬN CẨM LỆ
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:…….
Ngày:…/…/20…

+ Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn
và rõ ràng theo quy định. Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và
ngày đến đầy đủ. Giúp thống kê số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo
dễ tình theo số đến khi cần để giải quyết công việc có liên quan.
+ Nhược điểm: Việc đánh số và ghi ngày tháng liên tục lên dấu đến cho
tất cả các văn bản đếnlàm khó khăn trong việc xác định tên loại và tác giả văn
bản, khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký.
• Bước 3: Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cán bộ văn thư ở đây được thực
hiện trên máy tính theo phương pháp mới. Tuy nhiên, mẫu sổ và cách đăng ký
bằng sổ trước đây vẫn được áp dụng vào phần mềm.
Thông thường cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuối
buổi, sau khi tổng hợp tất cả văn bản đến trong ngày.
Văn bản đến được đăng ký riêng theo 03 sổ khác nhau:
+ Sổ đăng ký công văn đến Trung ương: gồm những văn bản của UBND
Thành phố, Chính phủ, các Bộ, các Sở, Ban, Ngành Thành phố.
15


+ Sổ đăng ký công văn đến Quận: gồm văn bản của các cơ quan và các

phưồng trên địa bàn quận.
+ Sổ đăng ký công văn đến Đơn vị khác: gồm những văn bản của các cơ
quan khác không thuộc địa bàn quận.
+ Ưu điểm: Việc đăng ký các văn bản theo sổ riêng giúp việc quản lý văn
bản đến dễ dàng hơn. Thực hiện đăng ký đúng quy định cho từng cột mục.
+ Nhược điểm: đăng ký theo 03 loại sổ nh vậy sẽ gây khó khăn trong việc
tra tìm văn bản theo số và ngày đến vì các số đến không liên tục trong một sổ
đăng ký.
• Bước 4: Trình ký văn bản đến:
Sau khi đăng ký xong, cán bộ văn thư là người trình văn bản đến lên thủ
trưởng hoặc người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến xử lý. Văn phòng
HĐND & UBND quận Cẩm Lệ, Chánh Văn phòng là người cho ý kiến phân
phối giải quyết. Đối với văn bản quan trọng thì chuyển ngay cho Chủ tịch
UBND quận, Chủ tịch căn cứ vào nội dung văn bản và chức năng nhiệm vụ của
các đơn vị, cá nhân giúp việc để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết lên Phiếu xử lý.
Sau đó chuyển lại cho văn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển đến các
đơn vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo đó để tiến hành giải quyết văn bản đến.
Hầu hết, ý kiến phân phối giải quyết văn bản đến ở đây đều ghi lên Phiếu
xử lý.
• Bước 5: Sao văn bản:
Hầu hết văn bản đến đều có ý kiến sao để phục vụ quá trình giải quyết văn
bản. Và đây cũng là phần việc của các bộ Văn thư trong quy trình tổ chức quản
lý văn bản đến.- Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết hẹp trong nội
bộ UB hoặc Văn phòng . Việc sao văn bản chỉ sử dụng hình thức photocopy.
- Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết rộng, cần gửi
cho đơn vị ngoài UBND thì Thủ trưởng cho ý kiến sao bằng hình thức sao lục,
sao y bản chính. Cán bộ Văn thư tiến hành sao theo quy định về thể thức và hình
thức sao y bản chính.
16

Ví dụ: Sao y bản chính văn bản của UBND Thành phố Hà Nội, được thực
hiện theo mẫu sau:
TM.UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đã ký:
Số sao: 339/SL

SAO Y BẢN CHÍNH
Hà Nội, ngày… tháng… năm……
TL. UỶ BAN NHÂN QUẬN CẨM LỆ
PHÓ VĂN PHÒNG

Nơi gửi:
-TT quận uỷ;
-TT HĐND quận;
-Đ/c Chủ tịch, Phó chủ tịch;
-Phòng TCQU, TCCQ;
-Lưu VP
• Bước 6 : Chuyển giao văn bản đến:
Dùa vào ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng ghi trên dấu đến, Văn thư tiến
hành chuyển văn bản đến tay cá nhân, đơn vị nhận văn bản để giải quyết. Việc
chuyển giao văn bản đến được diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Đảm
bảo thời gian giải quyết văn bản sớm, nhất là với những văn bản có mức độ
khẩn.
Tuy nhiên, do không có sổ chuyển giao văn bản nên không được đăng ký
đầy đủ nơi và người nhận văn bản.
• Bước 7 : Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:
- Khi nhận được văn bản, các đơn vị và cá nhân thực hiện giải quyết kịp

thời theo thời hạn được giao. Nếu văn bản nào thuộc trách nhiệm giải quyết của
17


nhiều phòng ban thì phải có sự phối hợp chặt chẽ để giải quyết. Và đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì việc giải quyết văn bản phải thu thập ý kiến giải quyết của các
đơn vị liên quan để trình lên thủ trưởng xem xét.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của cán bộ Văn
thư. Theo dõi quá trình giải quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân xem có đúng
quy định và thời gian không. Giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Công tác này góp phần vào hiệu quả giải quyết công việc của UBND
quận nói chung và Văn phòng nói riêng.
Nhìn chung, quy trình các khâu nghiệp vụ tổ chức, quản lý và giải quyết
văn bản đến của cán bộ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ khá
tốt. Thực hiện trình tự các nội dung công việc theo quy định. Giải quyết nhanh
chóng, kịp thời, chính xác. Tuy nhiên vẫn chưa hội nhập những quy định mới
mẻ vào thực tế công tác Văn thư.
2.1.5. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đi:
Số lượng văn bản phát hành của UBND quận Cẩm Lệ tăng dần theo từng
năm, mỗi năm UBND quận làm ra khoảng 4000 văn bản. Việc tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản đi ở đây cũng được tiến hành trình tự theo từng bước như
quy định Nhà nước.
• Việc trình ký văn bản
- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư . Văn bản sau khi
được in thì phải trình chủ tịch, các phó chủ tịch hoặc chánh văn phòng ký theo
thẩm quyền trước khi ban hành.
- Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã
đầy đủ về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư,
có thể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
- Các trường hợp trình ký:

+ Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần
trình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung
và thể thức.
+ Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (nh các văn bản
18


quy phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…) thì phải có các văn bản liên
quan kèm theo khi trình ký. Gọi là Hồ sơ trình ký giúp thủ trưởng thẩm tra nội
dung của văn bản khi cần.
- Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộn chuyên môn
thực hiện trình ký 02 lần vào đầu giê hành chính của buổi sáng và chiều.Việc
trình ký được diễm ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành
ngay trong ngày.
• Đóng dấu văn bản:
* Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở đây
cán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần
nữa toàn bộ văn bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không. Sau đó văn
thư tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại văn
bản và bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản
được ghi đúng ngày làm thủ tục ban hành văn bản.
Ví dụ: Số : 01/QĐ- UB
Ngày tháng: ngày 02 tháng 01 năm 2006
Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng
HĐND & UBND khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình thức, thể
thức văn bản.
* Việc đóng dấu văn bản:
Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là
đóng dấu lên văn bản.
Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân

thực của văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm
quyền chữ ký.
Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ có trách nhiệm bảo
quản và sử dụng nhiều loại con dấu: dấu của UBND quận, dấu của Văn phòng,
dấu của Thường trực HĐND quận, các dấu chức danh, dấu tên, dấu chỉ mức độ
mật, khẩn, hoả tốc và một số loại dấu khác theo quy định.
Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để
19


đóng dấu cho chính xác.
Ví dụ:
- Văn bản của UBND quận do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký hoặc Chánh
Văn phòng ký thừa lệnh thì đóng dấu tròn có hình quốc huy của UBND;
- Văn bản của Văn phòng thì đóng dấu tròn của Văn phòng HĐND &
UBND.
Đối với những văn bản có mức độ Mật, Khẩn thì đóng dấu chữ “Mật”,
“Khẩn” hoặc “Hoả tốc” ở dưới phần số và ký hiệu văn bản.
Đối với những văn bản nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành thì văn
thư đóng dấu giáp lai ở lề phải các tờ văn bản.
Đối với những chương trình, kế hoạch, đề án thì đóng dấu treo dưới phần
tác giả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ. Dấu treo cũng được đóng lên các
tê nh danh sách kèm theo, thu hoạch kết quả trong báo cáo.
+ Ưu điểm: Dấu đóng đa phần là đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3
đến 1/4 chữ ký về phía bên trái và khá ngay ngắn.
+ Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ VTLTNNNVTW nên dấu giáp lai còn đóng ở lề bên phải. Một số dấu dóng còn nghiêng
và nhoè mực.
• Đăng ký văn bản:
Việc đăng ký văn bản đi trong cong tác văn thư của Văn phòng HĐND &
UBND quận Cẩm Lệ được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập, văn

thư ở đây đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó là lập sổ.
Nhưng từ năm 2005, UBND quận trang bị cho cán bộ văn thư máy vi tính để sử
dụng phương pháp đăng ký khoa học, hiện đại hơn. Đó là dùng phần mềm nhập
dữ liệu vào máy tính theo hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố.
Mỗi năm, UBND quận Cẩm Lệ ban hành gần 4000 văn bản với nhiều thể
loại khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán bộ văn
thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký riêng
vào một sổ.
Các sổ đó là:
20


Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Báo cáo;
Sổ đăng ký Tờ trình;
Sổ đăng ký Kế hoạch;
Sổ đăng ký Giấy mời;
Sổ đăng ký Công văn.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phóc

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Năm:…………..
ĐƠN VỊ:………………………………….
QUYỂN SỐ:……

Từ số:……………………đến số…………………………..

Từ ngày:…………………đến số………………………….

21


Mẫu sổ và cách đăng ký bên trong:
Ngày

Số, ký

Tên loại và trích

Người

Nơi

Đơn vị hoặc

Số

Ghi

tháng

hiệu

yếu nội dung

ký

nhận

người nhận

lượng

chú

bản lưu

bản

(6)

(7)

của văn văn bản
bản
(1)
(2)
16/6/04 850/QĐ
-UB

(3)
Quyết định thành

(4)
Đ/c

lập BCĐ cuộc vận

Cường

(5)

động phong trào
“Toàn dân đoàn
kết xây dựng đời
sống văn hoá”

+ Ưu điểm: Số lượng văn bản ban hành hàng năm của UBND quận Tây
Hồ khá nhiều nên việc đăng ký riêng cho từng loại văn bản sẽ giúp cán bộ văn
thư dễ quản lý văn bản. Biết được số lượng của mỗi loại văn bản ban hành trong
năm. Việc dùng máy tính để đăng ký văn bản giúp văn thư đỡ mất thời gian ghi
chép.
+ Nhược điểm: Không có sổ đăng ký văn bản đi mật riêng nên việc bảo
đảm bí mật thông tin từ công tác văn thư là rất khó. Dùng nhiều sổ đăng ký làm
tốn thời gian của cán bộ văn thư khi đăng ký một lúc nhiều loại văn bản.
Cột nơi nhận, cột đơn vị hoặc người nhận bản lưu và cột số lượng bản
không được đăng ký nên sẽ gây khó khăn khi cần thiết tra cứu trách nhiệm quản
lý văn bản.
Nhập dữ liệu vào máy tính còn tồn tại một số bất cập vì mới được vận
dụng vào công tác văn thư, hơn nữa phải phụ thuộc vào tình hình máy móc và
điện.
• Chuyển giao văn bản đi:
22

(8)

Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời,
nhanh chóng và chính hongVngay sau khi làm xong thủ tục phát hành.
Dùa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn
thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngoài UBND
quận thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộc
UBND quận thì văn thư chuyển tay.
Văn bản gửi ra ngoài được bao gãi trong bì in sẳn theo mẫu của UBND
quận. Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền.
Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích
thước bì phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết
len bì và địa chỉ nơi nhận rõ ràng.
Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng
dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì.
Mẫu bì văn bản:
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ
Địa chỉ:133 Ông Ích Đường ,TP Đà Nẵng * Điện thoại: (04) 7533897
Số:……..

Kính gửi:………………………..............
……..…………………………………...
……..…………………………………...
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư Văn
phòng HDDND & UBND quận Cẩm Lệ khá tốt. Đảm bảo nguyên tắc tập trung,
nhanh chóng, chính xác, kịp thời và khoa học.Thực hiện đúng quy định chung
của Nhà nước. Song vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm trong toàn bộ quy trình.
23