Công tác lưu trữ tại công an nhân dân tỉnh yên bái thành phố yên bái

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của
riêng tôi. Các số liệu sử dụng phân tích trong luận án có nguồn gốc rõ ràng,
đã công bố theo đúng quy định. Các kết quả nghiên cứu trong luận án do tôi
tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực
tiễn của Việt Nam. Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kỳ
nghiên cứu nào khác.
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với nhữngsự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dùtrực tiếp hay gián tiếp của ngườikhác. Trong suốt
thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại họcđến nay, tôi đã nhận được
rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô,gia đình và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến Cô LÊ THỊ HIỀN đã cùng
vớitri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu chochúng
tôi trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong học kỳnày, Khoa
đã tổ chức cho chúng tôi được tiếp cận với môn học mà theo tôilà rất hữu ích đối
với sinh viên cũng như tất cảcác sinh viên thuộc các chuyên ngành Lưu Trữ Học
khác. Đólà mônhọc Phương Pháp Luận Nghiên Cứu Khoa Học.
Tôi xin chân thành cảm ơn TSKH. LÊ THỊ HIỀN đã tận tâmhướng dẫn chúng
tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nóichuyện, thảo luận về lĩnh vực
sáng tạo trong nghiên cứu khoa học. Nếukhông có những lời hướng dẫn, dạy bảo của
cô thì nhóm tôi nghĩ bài thu hoạchnày của nhóm rất khó có thể hoàn thiện được. Một
lần nữa, tôi xin chân thànhcảm ơn cô.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến UBND xã Vân Côn, huyện Hoài Đức đã giúp tôi
cung cấp thông tin để phục vụ nghiên cứu đề tài để đề tài này được hoàn thiện hơn.
Bài thu hoạch được thực hiện trong khoảng thời gian gần 3 tuần. Bước
đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vựcsáng tạo trong nghiên cứu khoahọc, kiến
thức của chúng tôi còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, khôngtránh khỏi

những thiếu sót là điều chắc chắn, tôi rất mong nhận đượcnhững ý kiến đóng
góp quý báu Cô và các bạn học cùng lớpđể kiến thức của chúng tôi trong lĩnh
vực này được hoàn thiện hơn.


BẢNG KÊ KHAI CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6

TỪ VIẾT TẮT
CNVC
UBND
TSKH
TBXH
VHXH
XHCN

TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT
Công nhân viên chức
Ủy Ban Nhân Dân
Tiến sĩ khoa học
Thương binh xã hội
Văn hóa xã hội
Xã hội chủ nghĩa

MỤC LỤC:

LỜI CAM ĐOAN................................................................................1
...............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................2
2.1Đối tượng nghiên cứu................................................................................3
2.2Phạm vi nghiên cứu...................................................................................3
2.3Phạm vi về nội dung..................................................................................3



MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sủ dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành trong
công tác quản lý nhà nước đồng thời cũng là mắt xích không thể thiếu trong bộ
máy quản lý của mình. Ngày nay những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà
nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các
lĩnh vực đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có
độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và do tính chất
làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của công tác lưu trữ
đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thể hiện trên những khía
cạnh cụ thể sau.
• Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế nhà
nước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành
chính.
Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản
quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài
liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi,

nhanh chóng, tiết kiệm. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi
định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần
phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó
thông qua các tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã
quy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết
chưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm
tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản.
Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra
quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương
lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn
thảo.
Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành trong
quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật lien quan đến
1


nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất
bại của từng văn bản, từng quy định.
• Làm tốt công tác lưu trữ góp phần làm thúc đẩy công tác văn thư và
hành chính, văn phòng đạt hiệu quả cao; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền
hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách
hành chính.
• Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin về văn bản quản
lý nhà nước để theo dõi điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách
khoa học, có hệ thống có căn cứ chính xác. Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo
đảm cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước hoạt động có hiệu quả. Trong
điều kiện hiện nay, một trong những nội dung quan trọng của cải cách thiết chế
bộ máy hành chính nhà nước là thực hiện phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm

giữa các ngành, các cấp chính quyền hoạt động kiểm tra càng có ý nghĩa to lớn.
Nhờ công tác kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lí kịp thời
thiếu xót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước nhằm bảo đảm trật tự
quản lý nhà nước trong mọi lĩnh vực.
• Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện nền hành chính phát
triển, hiện đại hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công
dân.

• Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản

lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là những tiềm năng về thông
tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ
góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành
chính hiện đại quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời
thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công
việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
2


những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước của nước ta hiện
nay.
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1Đối tượng nghiên cứu
Công tác lưu trữ tại công an nhân dân tỉnh Yên Bái. Thành phố Yên Bái
2.2Phạm vi nghiên cứu
-Thời gian : 2014 – 2015
-Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác lưu trữ tại công an tỉnh Yên

Bái, Thành phố Yên Bái
2.3Phạm vi về nội dung
-Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu.
-Quản lý,sắp xếp hồ sơ, văn bản,tài liệu.
3.Giả thuyết nghiên cứu
Hồ sơ, tài liệu sẽ được tìm kiếm để biết được những thông tin trong thời
gian trước đó hoặc hiện tại.
Nếu công tác lưu trữ ở công an tỉnh Yên Bái xây dựng, ban hành và chỉ
đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ,
xây dựng và thực hiện quy hoạch phát triển công tác lưu trữ, ứng dụng khoa học
công nghệ vào công tác lưu trữ, quản lý đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức,
viên chức làm công tác lưu trữ, tăng cường cơ sở vật chất, đặc biệt là nâng cao
nhận thức về tri thức, vị trí, vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu
trữ để có thể nâng cao hiệu quả lưu trữ thì việc sửa chữa, tìm kiếm, thu thập
thông tin sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn.
4.Mục tiêu nghiên cứu
-Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác lưu trữ.
-Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý lưu trữ của côn an tỉnh Yên Bái,
thành phố Yên Bái trong thời gian qua. Phân tích nguyên nhân của những thành
tựu cũng như những hạn chế của công tác.
-Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
lưu trữ của công an tỉnh Yên Bái nói chung.
3


5.Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ là hoạt động khó khăn và phức
tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn
và cần thiết hơn đó là sự thong thạo về đặc điểm của lưu trữ , tình hình phát triển
ở nơi địa phương.

Nói đến công tác lưu trữ đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
khao học đề cập. Một số công trình khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ , có
thể nêu như sau:
Đề tài : “ Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số”
Tác giả : Ths. Nguyễn Thị Thúy Bình ( cùng một số Ths khác )
Đề tài được hoàn thành và công bố vào năm 2013.
Nội dung của đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Sự hình thành , phát triển và đặc điểm của tài liệu lưu trữ số.
Chương 2: Cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số
Chương 3: Một số giải pháp , kiến nghị về việc bảo quản tài liệu lưu trữ
số tại Việt Nam
Cuốn sách : “ Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan tổ chức”
Tác giả: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương
Xuất bản năm 2014
Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia
Nội dung chính của cuốn sách được phân chia ra thành bảy chương chính:
Chương 1: Những vấn đề chung về quản lý và giải quyết văn bản trong
các cơ quan tổ chức
Chương 2: Những nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ
quan tổ chức.
Chương 3: Quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan tổ chức
Chương 4: Quản lí và giải quyết văn bản đi của cơ quan, tổ chức
Chương 5: Lập hồ sơ hiện hành và nộp, lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ
chức
Chương 6: Quản lý và giải quyết văm bản tại bộ phận giải quyết thủ tục
4


hành chính theo cơ chế một của lien thông ở các cơ quan hành chính nhà nước
Chương 7: Quản lý và qiari quyết văn bản ở các cơ quan tổ chức trong

môi trường mạng.
Cuốn sách đã làm phong phú them kho tang tư liệu, phục vụ công tác văn
thư, lưu trữ , văn phòng, thư ký.
Đề tài: “Các nguồn tài liệu lưu trữ về quan hệ Việt Nam – Liên Xô
(1950-1991)
Tác giả : PGS.TS.Đào Xuân Chúc
Thời gian: 2002-2004
Đề tài thuộc đề tài cấp bộ Giáo dục và đào tạo. Đề tài đã cung cấp cho
chúng ta những nguồn tài liệu và cách lưu trữ lại những tfai liệu đó về mối quan
hệ giữa Việt Nam và Liên Xô trong giai đoạn 1950-1991
Đề tài: “Phương pháp tổ chức khoa học phòng lưu trữ đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn
Tác giả: Ths, Đỗ Văn Học
Thời gian: 2011
Đề tài góp phần thúc đẩy một bước công việc văn phòng, văn thư, lưu trữ
ở trường và cũng là tài liệu để tham khảo trong giảng dạy nghiệp vụ công tác lưu
trữ của bộ môn.
Cuốn sách: “Lịch sử, lí luận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn
phòng”
Tác giả: GS. Vương Đình Quyền
Nội dung của cuốn sách được chia làm ba phần :
Phần 1: Những vấn đề về lịch sử văn thư, lưu trữ Việt Nam
Phần 2: Lý luận và thực tiễn công tác Văn thư Lưu trữ
Phần 3: Nghiên cứu và đào tạo về Lưu trữ học và quản trị văn phòng
Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế hoạch,
giúp nhóm chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài :” Công tác Lưu trữ ở ủy ban
nhân dân phường Nghĩa Đô, quần Cầu Giấy , thành phố Hà Nội”
6.Phương pháp nghiên cứu
5

-Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: Quan sát.
-Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp:
•
•
•
•

Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
Nguồn tin từ mạng Internet.
Thông tin từ báo cáo định kỳ của công an tỉnh Yên Bái
Số liệu thống kê cụ thể của công an tỉnh Yên Bái

7.Mục đích nghiên cứu
-Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa công tác lưu trữ tài liệu, nâng cao
hiệu lực, hiệu quả trong việc bảo quản tài liệu, giúp công tác lưu trữ ngày càng
được nâng cao.
-Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộlàm công tác lưu trữ tại công an tỉnh Yên Bái nói riêng và công tác
lưu trữ nói chung.
-Đề tài đưa ra các giải pháp có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao
chất lượng công tác lưu trữ tại công an tỉnh Yên Bái và công tác lưu trữ nói
chung.
8.Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài có cấu
trúc được chia làm 3 chương:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ XÃ VÂN CÔN-HUYỆN HOÀI ĐỨC-HÀ NỘI
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI XÃ VÂN
CÔN- HUYỆN HOÀI ĐỨC- HÀ NỘI

Chương 3: CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
LƯU TRỮ TẠI XÃ VÂN CÔN-HUYỆN HOÀI ĐỨC-HÀ NỘI

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ XÃ
VÂN CÔN, HUYỆN HOÀI ĐỨC, HÀ NỘI
6


1.1Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ
1.1.1Khái niệm về công tác lưu trữ
Lưu trữ là giữ lại các văn bản, hồ sơ của cơ quan của cá nhân để làm bằng
chứng hoặc tra cứu khí cần thiết.
1.1.2Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ
1.1.2.1Vị trí
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các
cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử
dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình
hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy,
văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy,
tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị
trí trọng yếu trong công tác văn phòng [4]
1.1.2.2Ý nghĩa
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương

trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với
cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công
việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy
đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ
thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản
là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
7


Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
• Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
• Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được
phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là
rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn
bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật
của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
• Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí
lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung
thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi
cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ
sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ

chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của
cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được
lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho
công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
1.1.3Vai trò của công tác lưu trữ
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc
biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ [4]
8


Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,
trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình
kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn
hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một
công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của
công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17
tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg
về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01
hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy

tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,
công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành
công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với
chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ
chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như
9


mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần
của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng,
đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về
công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó,
việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng
con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý
kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc
thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ
là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy
để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ

chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách
nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không
phải của riêng những người làm văn thư.
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy
tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những
người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người
hy sinh thầm lặng. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều người
mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ
của những người làm văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao đúng
thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản,
hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những
người làm công tác này luôn nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng
cũng không ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được
ghi nhận xứng đáng.
Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong
là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với
những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu
hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu
những tài liệu đó. Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động
10


của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu
không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì
chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những
tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được
đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về
thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt.
Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi
trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc,

những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua. Ngày nay, nếu
chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc
về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử
hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các
giai đoạn phát triển của đất nước nói chung.
Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng
không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải
nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí
trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng
phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài
liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc
biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa
đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ.
1.2. Khái quát về UBND xã Vân Côn –huyện Hoài Đức – Hà Nội
1.2.1. Gới thiệu khái quát về UBNDxã Vân Côn
1.2.1.1: Lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Vân Côn
11


Xã Vân Côn nằm ở phía Tây Nam huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội. Phía
Đông giáp các xã An Thượng, Song Phương,huyện Hoài Đức. Phía Tây giáp các
xã Yên Sơn, Đồng Quang huyện Quốc Oai. Phía Nam giáp 3 xã Tân Hòa, Cộng
Hòa và Tân Phú huyện Quốc Oai.Phía Bắc giáp xã Phượng Cách huyện Quốc

Oai.
Với chiều dài 3km, chiều rộng 2km, diện tích đất tự nhiên là 619,8 ha,. Dân
số toàn xã tính đến năm 2010 là 12.316 người. Xã Vân Côn nằm trọn trong vùng
phân lũ của sông Hồng nên gặp nhiều khó khăn do thiên nhiên bất thường.Tuy
vậy,xã có vị trí quan trọng bởi nằm lọt trong 2 tuyến đường là đường 72 chạy
qua và phía Bắc là Đại lộ Thăng Long, con đường này được xây dựng từ năm
1996 , có vị trí quan trọng trong việc xây dựng và phát triển kinh tế, chính trị
cũng như an ninh- quốc phòng.
Năm 1955, khi tiến hành sửa sai cải cách ruộng đất, thôn Trại Xa thuộc xã
Phương Sơn ( nay là xã Song Phương) được sáp nhập vào xã Vân Côn
Đầu năm 1957, Vân Côn là xã gồm tám thôn: Cát Bàng, Trại Xa, Cát Thuế,
Linh Thượng, Vân Côn, Mộc Hoàn, Phương Quan, Cù Sơn) đến năm 1967
thông Cát Bàng và thôn Trại Xa nhập thành thôn Quyết Tiến và ổn định cho đến
nay.
Năm 1965, tỉnh Hà Đông và Sơn Tây sáp nhập thành tỉnh Hà Tây, xã Vân
Côn thuộc huyện Hoài Đức, tỉnh Hà Tây.
Cuối năm 1975, tỉnh Hà Tây sáp nhập với tỉnh Hòa Bình, xã Vân Côn thuộc
huyện Hoài Đức, tỉnh Hà Sơn Bình.
Năm 1979, Vân Côn cùng 26 xã của huyện Hoài Đức được sáp nhập vào
Thủ đô Hà Nội, thuộc huyện Hoài Đức- thành phố Hà Nội.
Tháng 10 năm 1991, tỉnh Hà Sơn Bình được chia tách thành hai tỉnh Hà
Tây và Hòa Bình, huyện Hoài Đức từ thành phố Hà Nội được sáp nhập thành
tỉnh Hà Tây, xã Vân Côn lại thuộc huyện Hoài Đức, tỉnh Hà Tây.
Thực hiện Chỉ Thị 206 của chính phủ và chỉ thị số 32 của Ban Thường vụ
Tỉnh ủy Hà Tây, ngày 17-3-2008 UBND tỉnh Hà Tây ra tờ trình số 1194/TTUBND về việc hợp nhất tỉnh Hà Tây và Thành Phố Hà Nội để mở rộng địa giới
12


hành chính Thủ Đô. Kể từ ngày 01-8-2008 xã Vân Côn thuộc huyện Hoài Đứcthành phố Hà Nội.
1.2.1.2 Chức năng

Đảng bộ, chi bộ cơ sở phường, thị trấn là hạt nhân chính trị, lãnh đạo thể
hiện đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Pháp luật của nhà nước, lãnh
đạo thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước và quản lý đô thị trên địa
bàn, xây dựng hệ thống chính trị ở cơ sở vững mạnh, xã Vân Côn giàu đẹp, văn
minh, không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tin thần của nhân dân, động
viên nhân dân làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.
1.2.1.3 Nhiệm vụ
• Lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng
- Lãnh đạo chính quyền thực hiện các chủ trương, nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội theo nghị quyết của Đại hội Đảng bộ, chi bộ phường, thị trấn và
của cấp trên, tạo môi trường thuận lợi để khuyến khích các thành phần kinh tế và
hộ gia đình phát triển sản xuất, kinh doanh dịch vụ đúng chính sách, pháp luật
của nhà nước, tạo thêm việc làm, tăng thu nhập cho người lao động, không
ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân làm tròn nghĩa vụ
đối với nhà nước, xây dựng phường giàu đẹp, văn minh.
- Lãnh đạo chính quyền thực hiện đúng chức năng quản lý hành chính nhà
nước và công tác quản lý đô thị trên địa bàn, thực hiện nhiệm vụ xây dựng cơ sở
hạ tầng theoq uy hoạch, chăm lo phát triển sự nghiệp văn hóa, giáo dục, y tế, bảo
vệ môi trường thực hiện tốt các chính sách xã hội, xóa đói giảm nghèo.
- Lãnh đạo xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, thực hiện tốt
phương châm dân biết, dân làm, dân kiểm tra, giám sát hoạt động ở cơ sở theo
đúng đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, mở rộng dân chủ
đi đôi với tăng cường kỷ luật, kỷ cương, kịp thời giải quyết những vướng mắc
phát sinh trong cộng đồng dân cư ở cơ sở theo đúng luật pháp, không để xảy ra
tình trạng khiếu kiện tập thể, vượt cấp hoặc lợi dụng dân chủ để làm mất ổn định
chính trị trên địa bàn.
- Lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quốc phòng toàn dân và chính sách hậu
13

phương quân đội, giữ vững an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, đề cao tinh
thần cảnh giác cách mạng, bảo vệ nội bộ, bảo vệ tài sản của nhân dân, ngăn chặn
và đẩy lùi các tệ nạn xã hội, nhất là ma túy, mại dâm.
• Lĩnh vực tư tưởng
- Thường xuyên giáo dục, bồi dưỡng chủ nghĩa Mác – Leenin, tư tưởng,
đạo đức, tác phong Hồ Chí Minh và phát huy truyền thống yêu nước, yêu chủ
nghĩa xã hội trong các tầng lớp nhân dân, nhất là trong thanh niên, thiếu niên.
Xây dựng tình đoàn kết, gắn bó, yêu thương, giúp đỡ lẫn nhau, xây dựng môi
trường văn hóa lành mạnh ở tổ dân phố, khu dân cư và trong từng gia đình, chú
trọng tuyên truyền và nhân rộng gương người tốt, việc tốt, các nhân tố tích cực
trên mọi lĩnh vực.
- Tuyên truyền, vận động làm cho nhân dân và chấp hành đúng đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và các nhiệm vụ của
địa phương, kịp thời nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của các tầng lớp nhân dân để
giải quyết và báo cáo lên cấp trên.
- Lãnh đạo cán bộ, đảng viên và nhân dân đấu tranh chống các quan điểm
sai trái, những hành vi nói viết và làm trái với đường lối, chủ trương, chính sách
của Đảng, pháp luật của nhà nước, chống tư tưởng cơ hội thực dụng, cục bộ, bè
phái, gia trưởng, bảo thủ và các hủ tục lạc hậu, mê tín, dị đoan, phòng chống sự
suy thoái về đạo đức, lối sống của cán bộ, đảng viên.
• công tác tổ chức cán bộ.
- Lãnh đạo xây dựng chính quyền, các tổ chức trong hệ thống chính trị,
các đơn vị kinh tế, sự nghiệp ở cơ sở vững mạnh, xây dựng và thực hiện quy
hoạch, kế hoặc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, tích cực tạo nguồn cán bộ tại chỗ,
từng bước trẻ hóa đội ngũ cán bộ, công chức.
- Cấp ủy xây dựng quy chế về công tác tổ chức, cán bộ, nhận xét, đánh
giá, bổ nhiệm, mãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, đãi ngội đối với cán bộ thuộc
quyền, quản lý và kiểm tra việc thực hiện chính sách đối với cán bộ ở cơ sở theo
phân cấp, giới thiệu người đủ tiêu chuẩn có tín nhiệm trong tổ chức đảng và
14

nhân dân để bầu vào các chức danh chủ chốt của Hội đồng nhân dân, ủy ban
nhân dân, mặt trận Tổ quốc. Các đoàn thể nhân dân theo luật định và điều lệ của
mỗi tổ chức.
- Cấp ủy đề cập ý kiến trong việc lựa chọn, giới thiệu cán bộ tham gia vào
các cơ quan lãnh đạo của Đảng, chính quyền, đoàn thể nhân dân ở cấp trên và
cán bộ chủ chốt ở cơ sở do cấp trên quản lý.
• Về mặt trận tổ quốc và đoàn thể nhân dân
- Lãnh đạo xây dựng Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân ở phường
vững mạnh, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo luật định và các điều lệ
của mỗi đoàn thể. Thực hiện tốt chính sách về dân tộc, tôn giáo của Đảng, pháp
luật của nhà nước và các nhiệm vụ của địa phương.Trước hết là những chủ
trương, chính sách về xây dựng và quản lý đô thị, giải quyết việc làm và các
chính sách xã hội.
• Về xây dựng tổ chức Đảng
- Đề ra chủ trương, nhiệm vụ và biện pháp xây dựng Đảng bộ, chi bộ
trong sạch, vững mạnh, gắn với xây dựng, củng cố hệ thống chính trị ở cấp cơ
sở, nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của tổ chức Đảng và đội ngũ đảng
viên, nhất là việc phát hiện và đấu tranh chống tệ nạn quan liêu, tham nhũng,
lãng phí và các biểu hiện tiêu cực khác, chú trọng xây dựng và nâng cao chất
lượng lãnh đạo của các chi bộ, tổ chức đang ở tổ dân phố, khu dân cư. Thực hiện
đúng nguyên tắc tổ chức và sinh hoạt Đảng nhất là nguyên tắc tập trung dân chủ,
chế độ tự phê bình và phê bình.Thực hiện có nề nếp và nâng cao chất lượng sinh
hoạt Đảng, nhất là sinh hoạt chi bộ, đảm bảo tính lãnh đạo, tính giáo dục và tính
chiến đấu.
- Giáo dục, rèn luyện đội ngũ Đảng viên, nêu cao vai trò tiên
phong,gương mẫu, phấn đấu trở thành người lao động giỏi, công dân mẫu mực,
ngiêm chỉnh chấp hành và vận động, thuyết phục nhân dân chấp hành nghị quyết
của tổ chức Đảng, quyết định của chương trình hành động của các đoàn thể nhân

dân. Cấp ủy xây dựng kế hoạch và tạo điều kiện cho đảng viên nhiệm vụ học
tập, không ngừng nâng cao trình độ về mọi mặt.
15


- Cấp ủy xây dựng kế hoạch, biện pháp quản lý, phân công nhiệm vụ và
tạo điều kiện để đảng viên hoàn thành nhiệm vụ được giao. Làm tốt công tác
động viên, khen thưởng, kỷ luật đảng viên, xử lý nghiêm, kịp thời những cán bộ,
Đảng viên vi phạm điều lệ Đảng, pháp luật của nhà nước.
- Làm tốt công tác tạo nguồn và phát triển đảng viên, đảm bảo về tiêu
chuẩn và quy trình, chú trọng đối tượng là đoàn viên thanh niên cộng sản Hồ
Chí Minh và những người lao động giỏi, có uy tín trong quần chúng.
- Xây dựng cấp ủy và bí thư cấp ủy đảm bảo tiêu chuẩn về phẩm chất,
năng lực, thực sự là trung tâm đoàn kết, hoạt động có hiệu quả được Đảng viên
và nhân dân tín nhiệm. Định kỳ hằng năm, cấp ủy để tổ chức để quần chúng
tham gia, góp ý xây dựng Đảng, bí thư cấp ủy, cơ sở, chủ tịch hội đồng nhân
dân, chủ tịch ủy ban nhân dân, tự phê bình trước đại diện của nhân dân và chịu
trách nhiệm khi để xảy ra quan liêu, tham nhũng, lãng phí ở địa phương.
- Cấp ủy thường xuyên kiểm tra tổ chức Đảng và Đảng viên chấp hành
điều lệ, nghị quyết, chỉ thị của Đảng, pháp luật của nhà nước và quy định của Bộ
chính trị về những điều Đảng viên không được làm. Phối hợp với các tổ chức,
cơ sở Đảng trên địa bàn thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Đảng, pháp luật
của nhà nước và các nhiệm vụ của địa phương.
1.2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Hiện nay xã Vân Côn có 01 bí thư Đảng ủy, 01 Chủ tịch Ủy ban nhân
dân, 02 phó Bí thư, 02 phó Chủ tịch và các cán bộ nhân viên ở các phòng ba

16

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy ủy ban nhân dân xã Vân Côn
Đảng ủy UBND
(Bí thư)
Phó bí thư

Phó bí thư
Chủ tịch

P.Chủ tịch phụ trách
Văn hoá - Xã hội

Phòng
Văn
hoáXã hội

Văn
phòngThống
kê

Phó chủ tịch phụ trách
kinh tế

Ban
Tư
phápHộ tịch

Địa
chínhXây
dựng

Tài
chínhKế
toán

Ban
Công
an

Ban
Chỉ
huy
Quân
sự xã

∗ Tiểu kết
Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển
khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những nhiệm vụ
của cán bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu
để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vìvậy, cán bộ lưu trữ cần
nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt cá nghiệp
vụ chuyên môn.Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu
của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản
lý đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền
đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những
kinh nghiệm và các hoạt động sang tạo của con người. Công tác lưu trữ là một
17


lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn
và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác,

sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên
cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân.Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ
được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động
được các nhà nước quan tâm

18


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI XÃ VÂN CÔN, HUYỆN
HOÀI ĐỨC, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
 Nhiệm vụ của công chức làm công tác lưu trữ tại UBND xã.
Công chức làm công tác lưu trữ tại UBND xã có nhiệm vụ:
Tham mưu cho Chủ tịch UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo
lĩnh vực chuyên môn.
Tham mưu cho Chủ tịch UBND xã trong việc quản lý hồ sơ , tài liệu của
HĐND và UBND xã.
Quản lí hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của phường;hướng dẫn cán bộ,
công chức UBND xãvề lập hồ sơ công việc;tổ chức sắp xếp có hệ thống, bảo
quản hồ sơ, tài liệu ăn toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của HĐND và
UBND.
Chịu trách nhiệm quản lý kho lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các bộ phận khác.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ phòng Lưu trữ của xã Vân Côn- huyện
Hoài Đức - Hà Nội
• Chức năng, nhiệm vụ
- Chức năng phòng Công tác Lưu trữ của xã Vân Côn- huyện Hoài Đức Hà Nội bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
- Nhiệm vụ của phòng Công tác Lưu trữ tại UBND xã Vân Côn- huyện
Hoài Đức – Hà Nội
+ Tham mưu cho Chủ tịch UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã , bảo đảm sự thống nhất quản lý
theo lĩnh vực chuyên môn.
+ Tham mưu cho cho Chủ tịch UBND xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu
của HĐND và UBND xã.
19


+ Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của
phường; hướng dãn cán bộ, công chức UBND xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức
sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công
tác HĐND và UBND.
+ Chịu trách nhiệm quản lý kho lưu trữ và phục vụ nhu cầu khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các bộ phận công tác.
• Cơ cấu tổ chức bộ máy
Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực
hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh
vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát
triển trong thời gian tới.Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm
vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức.Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có
trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu
trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnh
đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm

các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp của
công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương cụ thể
là UBND xã Vân Côn- huyện Hoài Đức - Hà Nội thì bộ phận làm công tác lưu
trữ được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan, tổ chức. Công tác lưu trữ gắn
bó mật thiết với công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn
phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn
giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là
phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công
văn giấy tờ đó. Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để
phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo.Phòng Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và
20