THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

MỤC LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Khái quát về mục đích ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp.
Công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu
trong sự hình thành và phát triển của một đơn vị nó ghi nhận các hoạt động của
các cơ quan Đảng và Nhà nước. Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản
thông tin lâu dài, trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.Công tác
lưu trữ là một nghiệp vụ không thể thiếu của cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác
Lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính
xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Công tác lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng
để lưu giữ, bảo quản tài liệu để đưa vào tổ chức khai thác sử dụng. Ngoài ra còn
góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật
an ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh bằng những tư liệu lịch sử, các hình
ảnh, bản đồ, phim ảnh… đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng
chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược. Đây là cơ sở cung cấp
những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học về tư
liệu quý báu để giáo dục truyền thống về hôm nay cũng như mai sau.
Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tiễn ” sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh
viên chuyên nghành Văn thư lưu trữ. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa
văn thư lưu trữ đã tạo điều kiện cho em và tất cả các bạn trong lớp được đi tiếp
xúc với thực tế.
Qua thời gian thực tập từ ngày 20/3/2017 đến ngày 16/4/2017, thời gian
thực tập tuy ngắn ngủi em cũng đã học được nhiều bài học quý giá nhất là kinh
nghiệm thực tế, củng cố và bổ sung kiến thức còn thiếu nhằm nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời rèn luyện cho sinh viên một phong cách làm
việc trước khi ra trường làm việc.
Qua đợt thực tập giúp em tìm hiểu được hoạt động của cơ quan và nhiệm
vụ cá nhân cụ thể trong tổ chức. Từ đó sinh viên chúng em có thể bổ sung kiến

thức và chuên nghành sau này
Ngoài việc áp dụng những kiến thức thực tiễn còn giúp em có rất nhiều
2


kiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên nghành mình đang theo học và có một
tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập giúp em quen dần với
phong cách làm việc của một nhân viên Văn thư - lưu trữ tương lai, là nền tảng
vững chắc giúp em tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề, thời gian thực
tập vừa qua tuy ngắn ngủi nhưng giúp em nhận biết được điểm mạnh điểm yếu
của bản thân và cần trang bị thêm những kiến thức kỹ năng để đáp úng nhu cầu
công việc.
2. Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp
Từ những ngày đầu nước ta giành lại được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh
đã chỉ rõ “ tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiện thiết quốc gia”
và đánh giá “ tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu có tác dụng trong việc nghiên cứu
tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và
phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa
học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan
trọng". Chính vì tầm quan trọng của lưu trữ mang lại mà các cơ quan hành chính
nhà nước đã hết sức quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình. Mỗi cơ
quan đều thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng của mình và ngoài ra thì họ
đều phải thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan. Bên cạnh công tác soạn thảo
văn bản có liên quan, công tác lưu trữ các văn bản cũng được chú trọng nhằm
triển khai có kết quả các nhiệm vụ được đề ra, góp phần thúc đẩy công việc
trong cơ quan.
Bên cạnh đó công tác lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi
cơ quan đơn vị, là một phần lĩnh vực trong hoạt động quản lý của Nhà nước bao
gồm các nội dung như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác và sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học

lịch sử và nhu cầu chính đáng của cơ quan tổ chức, cá nhân. Công tác Lưu trữ
ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ cho hoạt động xã hội, các thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ
giúp chúng ta hiểu hết giá trị của tài liệu trong quá khứ cũng như hiện tại và
tương lai.
3


3. Khó khăn thuận lợi trong quá trình thực tập.
Là sinh viên năm 3 trước khi thực tập, năm 2 em cũng đã được đi kiến tập
tại cơ quan, đơn vị. Nhưng em thấy vẫn còn xa lạ và bỡ ngỡ, bởi lẽ chưa được
quen với môi trường và còn rụt rè trong giao tiếp làm việc, cũng là lần đầu tiên
em được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, tiếp xúc với khối lượng tài
liệu lớn nên em còn nhiều bỡ ngỡ và lung túng trong công việc, còn nhiều sai sót
chưa xử lý nhanh nhạy giữa lý thuyết và thực hành. Trong thời gian thực tập gần
01 tháng em còn gặp nhiều khó khăn cũng như thuận lợi, tuy nhiên được sự
quan tâm giúp đỡ chỉ bảo hướng dẫn của các thầy cô trong Khoa và các anh chị
trong cơ quan từ đó em cũng dần làm quen với môi trường làm việc công sở,
vận dụng tốt những kiến thức thực tế, Hoàn thành tốt công việc được giao và
hoàn thành tốt công việc báo cáo thực tập của mình. Đặc biệt trong quá trình
thực tập em đã được chị trong phòng lưu trữ hướng dẫn 1 số khâu nghiệp vụ về
công tác lưu trữ, được tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm thực tế, quan trọng hơn là
em được học hỏi và làm những khâu nghiệp vụ lưu trữ mà em đã được học trong
3 năm qua.
4. Lời cảm ơn
Lời đầu tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Uỷ ban nhân dân Quận Tây
Hồ đã tiếp nhận tạo điều kiện cho em có cơ quan để thực tập.Trong quá trình
thực tập và hoàn thành báo cáo em đã nhận được sự quan tâm và giúp đỡ tận
tình từ phía cơ quan cũng như sự góp ý của các Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu
trữ Trường Đại học Nội vụ Hà nội .

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Anh , Chị trong Văn phòng
HĐND&UBND Quận Tây Hồ đã giúp đỡ tận tình, đặc biệt là Chị Nguyễn Thị
Nếp – Cán bộ lưu trữ Quận đã chỉ bảo nhiệt tình trong quá trình em thực tập,
giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu và đi sâu vào thực tế vào công việc từ đó
em càng vững tin và có tinh thần yêu nghề hơn.Và một lần nữa em xin được gửi
lời cảm ơn đến Qúy Thầy Cô trong Khoa đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em và các
bạn sinh viên trong Khoa có được cơ hội làm việc trong môi trường thực tế, để
có hiểu biết rõ hơn về công việc Lưu trữ.
4


Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo thực
tập, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô và các anh chị cán bộ UBND
quận Tây Hồ bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực
tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất
mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô và UBND để em học thêm
được nhiều kinh nghiệm làm hành trang cho công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tây Hồ,ngày 01 tháng 4 năm 2017
Sinh viên
Cao Thị Hồng Vân

5


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND Quận Tây Hồ.

1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ

Thực
hiện
đường
lối

mới

của
Đảng,
những
năm
1990 của
thế kỉ XX, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà
Nội diễn ra ngày càng nhanh. Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô
trong thời kì công nghiệp hóa - hiện đại hóa Đảng và Nhà nước chủ động mở
rộng nội thành – Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995 Chính phủ ra nghị định số
69/CP về việc thành lập Quận Tây Hồ. Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi
vào hoạt động từ tháng 01/1996, đến nay bộ máy đã được kiện toàn đầy đủ và
vững vàng hoạt động.
- Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc thành phố Hà Nội, phía Nam giáp
quận Ba Đình phía đông bắc và đông nam giáp huyện Đông Anh và huyện Gia
Lâm. Phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm và quận Cầu Giấy. Trên địa bàn có những
di tích và dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa góp phần, góp phần bồi đắp
6


nền tinh hoa văn hóa Thăng Long Hà Nội đã và đang tỏa sáng trở thành khu di
tích nổi tiếng Thủ đô. Sau 15 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có

bước phát triển mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở
thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội.
1.1.2. Chức năng của UBND Quận Tây Hồ.
UBND Quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết
của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị.
UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên. An ninh, Xã hội, Quốc
phòng. Cụ thể như sau:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ:
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều
hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề
ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là
7

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch - Xây dựng
chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện pháp thực hiện
Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thông
qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do
UBND quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ:
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó
Chủ tịch và 12 phòng và 06 ban tham mưu giúp việc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ (xem phần phụ lục 1)
UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực hiện
nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức
HĐND và UBND ngày 26/11/2003. Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ
thống các thành viên, các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. Mỗi
thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác được
phân công trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận; cùng các thành viên
khác chịu trách nhiệm tập thể và hoạt động của UBND quận trước Thành ủy,

HĐND và UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và cơ quan Nhà
8


nước cấp trên.
Giúp việc cho Chủ tịch và các phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận có 12
phòng, 6 ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thực hiện chức
năng nhiệm vụ theo quy hoạt động của Uỷ ban nhân dân. 12 phòng, 6 ban
chuyên môn của Uỷ ban nhân dân quận gồm:
- 12 phòng chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:
•

Văn phòng HĐND-UBND quận;

•

Phòng Nội vụ;

•

Phòng Thanh tra;

•

Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;

•

Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao

•

Phòng Kinh tế;

•

Phòng Giáo dục và Đào tạo;

•

Phòng Quản lý đô thị;

•

Phòng Tư pháp;

•

Phòng Tài chính - Kế hoạch;

•

Phòng Y tế;

•

Phòng Tài nguyên và Môi trường.
- 06 ban chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:
+ Ban QLDA XDHTKT Hồ Tây;
+ Ban quản lý dự án quận;

+ Ban quản lý chợ quận;
+ Ban quản lý Hồ Tây;
+ Ban BT-GPMB;
+ Ban chỉ huy quân sự quận.

9


1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ.
1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ UBND quận Tây Hồ.
Ủy ban Nhân dân quận Tây Hồ thực hiện quản lý công tác Văn thư- Lưu
trữ theo quy định của Chính phủ, các Bộ. Ngoài ra Ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ còn thực hiện theo quy định của cơ quan cấp trên và đồng thời ban hành,
thực hiện theo các văn bản. Tình hình tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của
UBND quận được thực hiện như sau:
- Được sự quan tâm của UBND, của Văn phòng HĐND & UBND quận
thì công tác văn thư lưu trữ được thực hiện khá đảm bảo.
- Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND quận thì văn
thư được tổ chức làm việc theo quy chế “một cửa”
Vì vậy mọi văn bản giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều tập
trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận đăng kí và chuyển giao.
Với những văn bản đến không được đăng kí tại phòng tiếp nhận hồ sơ và
văn thư thì chuyển cho chủ tịch, các phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết.
Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND quận làm ra
cũng đều phải tổng hợp về vưn thư để làm thủ tục ban hành.
Bộ phận lưu trữ gồm một cán bộ thuộc sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của
Chánh văn phòng. Được UBND và Văn phòng quận quan tâm vì đây là một hoạt
động có vai trò quan trọng trong văn phòng. Cũng vì vậy mà bắt dầu từ năm
2005 UBND Quận đã đưa hệ thống phần mềm quản lý văn bản vào công tác lưu

trữ.
Công tác lưu trữ lưu giữ quá trình hoạt động của UBND cung cấp tài liệu
phục vụ giải quyết công việc hàng ngày của các đơn vị cá nhân trong quận.
- Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận có chức năng
lưu giữ hồ sơ tài liệu cho UBND cấp quận.
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ UBND
quận Tây Hồ.
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
10


- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức, khai thác sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị lập hồ
sơ và giao nộp hò sơ tài liệu vào lưu trữ.
- Thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đến hạn nộp lưu.
- Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện báo cáo thống kê định kì và đột xuất theo quy địn của Nhà
nước và của Bộ.
- Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ.
- Lập kế hoạch xây dựng cải tạo nâng cấp kho và các trang thiết bị lưu trữ.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ UBND quận tây hồ.
- Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ
ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương
pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp
tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán
bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài

liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài
liệu.
- Hiện nay, UBND quận đã bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ tại
Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ . Thủ trưởng của các phòng ban
chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận đều phân công 01 công chức,viên
chức làm công tác lưu trữ của đơn vị mình.
- Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Nội Vụ UBND quận Tây Hồ biên
chế lưu trữ được bổ sung đảm bảo nhiệm vụ hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn
Cán bộ lưu trữ có trình độ chuyên môn cao. Đảm bảo tốt tiêu chuẩn nghiệp vụ
nghành lưu trữ theo quy định của Nhà nước. hiện nay có 01 cán bộ nữ làm công
tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ luôn yêu nghề có trình độ chuyên môn cao và có ý
11


thức học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn lý luận chính trị tốt nghiệp trường
đại học koa học xã hội và nhân văn
- UBND quận rất coi trọng công tác Lưu trữ, luôn tăng cường công tác
tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như việc cử các cán bộ lưu trữ đi học các
khóa đào tạo nâng cao về nghiệp vụ lưu trữ phục vụ tốt cho UBND Tây Hồ.
Ngoài ra, UBND quận cử lãnh đạo phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND
quận tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do UBND
Thành phố Hà Nội, Chi Cục VTLT – Sở Nội vụ tổ chức.

12


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ.

Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương và Thành phố,
ngay từ đầu năm 2016 UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 45/KH-UBND
ngày 29/01/2016 về công tác văn thư lưu trữ theo đó đã phân công trách nhiệm
cụ thể cho từng phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sự
nghiệp thuộc quận thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
Công tác lưu trữ đã được Ủy ban nhân dân văn bản là Quyết định số
1479/1998/QĐ – UB ngày 11/11/1998 của UBND quận Tây Hồ. Ngoài ra, từ
đầu năm 2014 UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 15/KH – UBND ngày
21/01/2015 về công tác văn thư lưu trữ, theo đó đã phân công hướng dẫn trách
nhiệm cụ thể của từng phòng ban chuyên môn và UBND phường, các đơn vị sự
nghiệp thuộc quận thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
Công tác Văn thư Lưu trữ mang một ý nghĩa cực kì quan trọng trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng. Tuy
chưa ban hành chính thức được quy chế Văn thư- Lưu trữ riêng của Quận mà
mới chỉ ở trên bản dự thảo nhưng nhìn chung Công tác quản lý Lưu trữ của
UBND quận được thực hiện nghiêm túc, đúng trình tự, quy trình theo quy định
của pháp luật.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của UBND quận Tây Hồ.
UBND quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 cũng như lúc đó tài liệu
lưu trữ được thu vào, phông lưu trữ được mở ra tính đến nay cũng đã hơn 20
năm UBND quận thu được 802 mét giá tài liệu, với những tài liệu giấy, tài liệu
phim ảnh, tài liệu điện tử và các tài liệu khác… tài liệu lưu trữ được thống nhất
bảo quản ở bộ phận lưu trữ thuộc UBND quận, các phòng, ban ngành, đoàn thể
là những tài liệu có giá trị chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội,… được
13


hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể và các cá nhân

trên địa bàn quận Tây Hồ. Tài liệu nộp vào kho lưu trữ bao gồm: Bản chính hoặc
bản sao có giá trị như bản chính của các văn kiện quản lí nhà nước, tài liệu ghi
âm, ghi hình, băng đĩa từ được hình thành trong quá trình hoạt động. Ngoài ra,
các tài liệu mang độ mật phải được bảo quản theo đúng chế độ bảo mật của Nhà
nước.
Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu được quan tâm và được tiến hành thường
xuyên vào đầu tháng 1 của năm sau. Cán bộ làm công tác lưu trữ và cán bộ,
nhân viên làm công tác chuyên môn khác về những công việc liên quan đến
công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ, tài liệu đang giữ và đem nộp cho
bộ phận lưu trữ của cơ quan.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ.
- Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ quản lý
hành chính Nhà nước đặc biệt trong công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ được
dựa theo những văn bản pháp lý cơ bản sau:
+ Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005
+ Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2016 quyết định số
246/2015/ QĐ- TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 của Thủ tướng Đinh Văn Thao
về việc phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt
Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
- Thực hiện chương trình số 04/CT-TU ngày 22/5/2001 của Thành ủy Hà
Nội về chương trình ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin vì vậy mà
UBND quận Tây Hồ đã xây dựng các chương trình có tính chiến lược về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước trên địa
bàn quận nhằm hiện đại hóa nền hành chính nói chung và quậnTây Hồ nói riêng,
trong đó quan trọng nhất là “ Đề án ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý
hành chính nhà nước vào quận ủy Tây hồ giai đoạn 2008-2010”
- Thấy được tầm quan trong ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
lưu trữ, được sự quan tâm của các cấp, các nghành UBND quận Tây hồ đã xây
14

dựng cho mình hệ thống các nút mạng LAN với 100 nút mạng hệ thống máy chủ
máy trạ. Hiện nay để phục vụ cho công tác lưu trữ, riêng tại phòng lưu trữ đã bố
trí 01 máy tính 01 máy in, có hòm thư điên tử riêng và được kết nối Internet.
như vậy ta có thể thấy bộ phận lưu trữ có vai trò quan trọng như thê nào đối với
hoạt động của cơ quan.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi, đến và theo dõi
các ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo quận được scan toàn bộ tạo được cơ sở
dữ liệu toàn văn về văn bản đến, trao đổi thông tin với các phòng, ban, UBND các
phường thuộc quận thông qua mạng nội bộ, các trường học thông qua thư điện tử,
tra cứu các hồ sơ đã được đưa vào lưu trữ 1 cách nhanh chóng hơn.
2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm lưu trữ, quản lý công tác thi đua,
khen thưởng trong công tác lưu trữ.
- UBND quận rất coi trọng công tác Lưu trữ, luôn tăng cường công tác tập
huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như việc cử các cán bộ lưu trữ đi học các khóa
đào tạo nâng cao về nghiệp vụ LT phục vụ tốt cho UBND Tây Hồ. Ngoài ra,
UBND quận cử lãnh đạo phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND quận
tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do UBND Thành
phố Hà Nội, Chi Cục VTLT – Sở Nội vụ tổ chức.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ.
Thanh tra, kiểm tra là để xem xét việc làm thực tế của cơ quan, tình hình
để đánh giá nhận xét những gì đã làm được và chưa làm được, thanh tra kiểm tra
là một khâu không thể thiếu trong quá trình quản lý Nhà nước, để nâng cao hiệu
lực, hiệu quả quản lý Nhà nước. Chính vì vậy hàng năm UBND quận Tây Hồ
đều ban hành các văn bản, kế hoạch chỉ đạo thanh tra kiểm tra các hoạt động
trong cơ quan các đơn vị trong cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Năm 2017 UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 29
tháng 1 năm 2017 về công tác Văn thư Lưu trữ năm 2017. Căn cứ vào Kế hoạch,

UBND quận Tây Hồ đã thành lập Đoàn Kiểm tra về công tác Văn thư Lưu trữ.
Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra tổng thể tất cả các nội dung liên quan đến việc
15


chấp hành các quy định của pháp luật, các văn bản chỉ đạo điều hành của UBND
quận trên các lĩnh vực tại các đơn vị thuộc quận trong đó bao gồm công tác soạn
thảo, ban hành, quản lý văn bản, Văn thư Lưu trữ. Hàng năm, sau khi kết thúc
kiểm tra vào giữa tháng 10, Đoàn kiểm tra sẽ báo cáo kết quả với UBND quận
và có kiến nghị xử lý cụ thể.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Tính đến thời điểm hiện tại UBND quận Tây Hồ chưa có hợp tác quốc tế
về công tác văn thư lưu trữ, công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo sự chỉ
đạo của cục Văn thư lưu trữ Nhà nước..
3.2. Khảo sát thực trạng họat động nghiệp vụ.
3.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Về
công tác

thu

thập tài

liệu

và

trữ

lưu

cơ quan
được
quan
và

tâm
tổ

chức thường xuyên, hàng năm vào quý I của năm sau cán bộ lưu trữ tổ chức thu
thập hồ sơ, tài liệu các phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng và các bộ
phận tham mưu giúp việc. Nhìn chung tài liệu thu về từ các phòng bộ phận đã
được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề.
Tuy nhiên , công tác lập hồ sơ chưa được đáp ưng yêu cầu như: tài liệu
chưa được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của
nhiều hồ sơ bị thiếu không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ
tài liệu ở các bộ phận.
16


UBND quận hàng năm đã ban hành danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu
tài liệu vào kho lưu trữ quận. Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng
để tổ chức thực hiện công tác thu thập bộ sung tài liệu ở quận.
Nguồn bổ sung tài liệu: HĐND quận,lãnh đạo,UBND quận, các cá nhận
thuộc văn phòng và các đơn vị có liên quan. Đối với các phòng thuộc nguồn nộp
lưu vào lưu trữ quận bao gồm các phòng lưu trữ: phòng giáo dục, y tế, tài chính
– kế hoạch, tài nguyên – môi trường, thanh tra quận, viện kiểm sát nhân dân
quận, bảo hiểm xã hội, phòng Nội vụ lao động xã hội và các phường trên địa bàn
quận. Nội dung cơ bản tài liệu của từng phòng trên cơ sở lịch sử đơn vị hình

thành phòng và lịch sử phòng và dựa theo chức năng nhiệm vụ của từng cơ
quan, đơn vị trên cơ sở phương án phâ loại được xác định đã tổ chức chỉnh lí
hoàn chỉnh, đa số tài liệu
Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ cơ quan, đơn vị các bộ phận lưu trữ lập
biên bản giao nhận tài liệu có sự kí giao nhận giữa cơ quan và kho lưu trữ quận
trên cơ sở dan mục hồ sơ nộp lưu do cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập.
việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lich sử nhìn chung đúng theo quy định của nhà
nước.
Ngoài ra, hàng năm UBND quận có kế hoạch nộp lưu tài liệu của các năm
tiếp theo đối với các cơ quan, đơn vị.
3.2.2. Xác định giá trị taì liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài
liệu đã được lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành
và thứ hai là lưu trữ cố định.
Hiện nay khối lượng tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ
quan đang tăng dần qua các năm, vì loại hình tài liệu ngày càng đa dạng. Vì thế
việc xác định giá trị tài liệu càng trở nên cấp thiết và nặng nề hơn. Muốn xác
định giá trị tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có:
- Chánh văn phòng HĐND – UBND Quận: Là Chủ tịch Hội đồng
- Cán bộ lưu trữ, đại diện các ban, ngành có tài liệu làm ủy viên.
Phông UBND Quận đã được xác định giá trị tài liệu, xây dựng bản thời
17


hạn bảo quản (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời). Những tài liệu của Chính phủ gửi
đến phần lớn là để thời hạn bảo quản lâu dài, nếu tài liệu có nội dung chỉ đạo,
hướng dẫn trực tiếp của UBND Thành phố thì thời hạn bảo quản vĩnh viễn và
với những tài liệu gửi đến để nghiên cứu thì bảo quản tạm thời. Bổ sung tài liệu
vào kho lưu trữ là một biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn tài liệu
thuộc thành phần phông lưu trữ đó là lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu

vào phòng kho lưu trữ theo quền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Việc bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ được thực hiện theo công việc song song
với văn thư nên tài liệu ở văn thư chuyển đến lưu trữ chưa biên mục trong ngoài
và được lưu trữ về hàng tháng để chỉnh lý làm như vậy sẽ khiến tài liệu không bị
ứ đọng nhiều, những công việc được giải quyết ngay tạo điều kiện tốt cho người
tra tìm tài liệu, nhưng ngược lại nó cũng có những hạn chế là không kiểm được
tài liệu để bổ sung dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu còn bỏ sót.
Nhìn chung thì công tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ UBND
Quận Tây Hồ đã tiến hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên việc xác định gí trị cho
từng hồ sơ còn chưa có thời hạn cụ thể, chỉ dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài
và tạm thời. Trong khi đó việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa có quy định rõ
là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ hoặc tạm thời là bao nhiêu năm để loại bỏ với
hồ sơ có thời hạn bảo quản là tạm thời. Ngoài ra trong quá trình chỉnh lý tài liệu
không có giá trị, bao hàm hoặc trùng thừa, hết giá trị đã được thống kê và lập
danh mục đề nghị Trung tâm Lưu trữ Thành phố thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy
theo qui định tại Điều 12 của NĐ 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ.
3.2.3. Chỉnh lý tài liệu.
Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu
nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu
thập bổ liệu hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng
Ngày 30/8/2006, UBND quận đã ban hành quyết định số 1023/QĐUBND về việc ban hành danh mục hồ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ. Ngày
22/12/2011, Văn phòng HĐND - UBND quận có Công văn 181/VP về việc khảo
18


sát tài liệu lưu trữ, theo đó Văn phòng HĐND - UBND quận đã mời Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng tiến hành
khảo sát số lượng tài liệu lưu trữ của các đơn vị để Văn phòng HĐND&UBND
quận lập kế hoạch và chỉnh lý tài liệu.

Hai năm một lần vào quý III của năm thứ 2, Bộ phận Lưu trữ phối hợp
với Trung tâm Lưu trữ thành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu (đối với
những hồ sơ chưa hoàn thành, những hồ sơ lưu tại bộ phận Văn thư chuyển lên,
những hồ sơ của các phòng, ban qua khảo sát trùng thừa):
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh.
- Xác định sơ bộ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời...)
và lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ.
- Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ của các đơn vị/ chuyên viên khi chuyển
đến (phông số, cặp số, hộp số...)
- Làm nhán dán
Kết thúc đợt chỉnh lý, bộ phận lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
trong đó nêu được những kết quả đạt được, nhận xét, đánh giá và rút kinh
nghiệm.
Trong năm 2015, trong các kho của UBND quận Tây Hồ đã thực hiện
chỉnh lý và lưu trữ 46.157 hồ sơ, quy ra 802 mét giá tài liệu, bao gồm tài liệu
của các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận như: Quản lý Đô thị, Tài
nguyên- Môi trường, Thanh tra, Tài chính- Kế hoạch, Lao động- Thương binh &
Xã hội, Kinh tế, Văn hóa – Thông tin, Giáo dục & Đào tạo, Văn phòng
HĐND&UBND quận, Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình…
Nhìn chung, công tác chỉnh lý tài liệu tại UBND quận Tây Hồ đã được
thực hiện sơ bộ tại bộ phận văn thư . Các hồ sơ tài liệu được lưu trữ dưới dạng
tập lưu các văn bản có cùng tên loại như Quyết định, tờ trình, công văn... và
được sắp xếp theo số của văn bản. Sau khi đưa vào lưu trữ cán bộ lưu trữ kiểm
tra lại và đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ không qua quá trình chỉnh lý lại tài
liệu. Công tác chỉnh lí của cán bộ Lưu trữ được thực hiện đúng theo qui định của
UBND quận và các qui định hiện hành của Nhà nước qui định. Bên cạnh đó, các
19


cơ quan lưu trữ cấp trên cần đưa ra các chính sách cụ thể và quan tâm nhiều hơn

nữa nhằm khuyến khích cơ quan làm tốt công tác này. Đặc biệt là đầu tư về kinh
phí.
3.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công tác thống kê là công việc diễn ra thường ở kho lưu trữ bao gồm:
Thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản công cụ tra cứu.
Công tác thống kê là công việc được diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ
bao gồm: thống kê tài liệu, các phương tiện bảo quản theo định kì quý, năm và
công cụ tra cứu. Kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ bao gồm các tài liệu lưu
trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ vừa là công cụ
dùng để thống kê, vừa là công cụ dùng để tra tìm tài liệu. Ở đây mục lục hồ sơ
được xây dựng theo năm theo từng Phông lưu trữ cụ thể. Những công cụ để
thống kê tài liệu của Phòng lưu trữ của UBND quận với mục đích là để hệ thống
các hồ sơ, các thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối, một
tài liệu nhất định. Từ mục lục hồ sơ để biết rõ nguồn gốc hồ sơ khi tra cứu tài
liệu và cung cấp được những số liệu chính xác cụ thể về số lượng thành phần,
nội dung tình hình bảo quản và các khía cạnh khác của tài liệu. Tài liệu sau khi
chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp
lên trên giá.
Với quy mô và cách tổ chức thống kê tài liệu của Phòng Lưu trữ UBND
quận Tây Hồ được đánh giá là khoa học và hợp lí. Với những công cụ mà Phòng
Lưu trữ đang dùng để thống kê tài liệu đã góp phần phục vụ tốt cho việc sử dụng
tài liệu trong hoạt động quản lí hành chính Nhà nước nói chung, đồng thời tạo
điều kiện cho các cá nhân đến nghiên cứu tài liệu tại UBND Quận nói riêng.
Các loại sổ sách thống kê bao gồm: Sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, Danh
sách phông, Phiếu phông, Mục lục hồ sơ, Mục lục văn bản, Biên bản bàn giao
tài liệu, Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, Hồ sơ tiêu hủy tài liệu, Báo cáo thống kê
định kỳ.
Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng trong các Phòng, Kho lưu
trữ, đặc biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu, công cụ tra cứu
20

của UBND quận Tây Hồ chủ yếu là mục lục hồ sơ.
3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện nay UBND quận đã bố trí 01 Cán bộ làm công tác Lưu trữ. Bộ phận
Lưu trữ văn phòng đi vào hoạt động từ cuối năm 1996 khi đó, tài liệu, hồ sơ
được bảo quản lưu trữ trong tủ sắt và chỉ có cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu
trữ. Đến năm 2004 kho lưu trữ quận được bố trí trên tầng 4 trụ sở UBND quận
gồm 04 kho lưu trữ với diện tích 140m2, 11 bình chữa cháy, 05 điều hoà và 08
hệ thống báo cháy tự động. Các trang thiết bị bảo quản được trang bị đầy đủ hơn
như: Máy tính tra tìm tài liệu, giá đựng tài liệu, máy điều hòa, thuốc chống mối
côn trùng, quạt thông gió và các phương tiện khác. Công tác bảo quản được thực
hiện tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, luôn được đảm bảo an toàn bí mật hồ
sơ, tài liệu. Ngoài ra, hàng năm cơ quan có hợp đồng với Trung tâm xử lý côn
trùng tổ chức xông trừ mối, mọt trong kho lưu trữ nhằm ngăn chặn ảnh hưởng
nghiêm trọng đến hồ sơ, tài liệu trong kho.
Tài liệu trong kho lưu trữ của UBND quận được sắp xếp một cách khoa
học theo tiêu chuẩn 3D “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy” khi cần thiết. Tài liệu được bảo
quản khá tốt không bị rách.
Thường xuyên, kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang bị
mới các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu
như: Phòng cháy, chữa cháy; chống đột nhập; máy điều hòa không khí, máy hút
ẩm; hệ thống thông gió, giá, hộp, cặp tài liệu, hồ sơ…
Công tác lưu trữ đáp ứng được nhu cầu tra cứu thông tin tài liệu và đảm
bảo thông tin an toàn bí mật theo quy định của nhà nước.

21


3.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các
thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu của xã hội. Vì vậy, tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả là một trong những nội dung cơ bản của
công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác lưu trữ mà người ta mới đánh giá
một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trò, vị
trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Để đảm bảo công tác tổ chứ sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên
cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phân loại đối tượng độc giả,
nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các biện
pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Điều
đó đòi hỏi nhà nước cần có những qui định cụ thể về khai thác sử dụng tài liệu,
trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng các khoa học hiện đai vào công tác
lưu trữ.
Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thì phong phú nhưng chủ yếu là
áp dụng hình thức sau:
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan đã cung cấp đầy đủ
thông tin cần thiết cho lãnh đạo UBND quận, đồng thời cũng đáp ứng được nhu
22


cầu của nhân dân khi cần tìm kiếm các tài liệu của cơ quan liên quan đến các
vấn đề của dân.
Tổ chức sử dụng phòng đọc được áp dụng phổ biến tại UBND Quận Tây
Hồ. Với vị trí thiết kế phòng đọc ngay tại phòng lưu trữ giúp cho cán bộ dễ dàng
tiếp cận được với tài liệu. Phòng lưu trữ thoáng mát và có rèm che ánh sáng tốt
để phục vụ cho cán bộ sử dụng nghiên cứu tài liệu. Bên cạnh đó, do phòng lưu
trữ còn chưa có điều kiện nên chưa thể tổ chức triển lãm.
Phòng lưu trữ đã xây dựng được quy chế sử dụng tài liệu và nội quy
mượn tài liệu tại kho lưu trữ. Trong đó qui định rõ quyền của người sử dụng tài

liệu và người cung cấp tài liệu
Công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục hồ sơ, mục lục văn kiện. Từ các mục
lục thì cán bộ lưu trữ có thể giới thiệu khái quát cho người đến tra cứu tài liệu về
cả thành phần lẫn nội dung của tài liệu. Ngoài ra còn cố định trật tự hồ sơ đã
được hệ thống hóa, thống kê các hồ sơ trong phông để từ đó cán bộ lưu trữ có
thể thuận tiên tra cứu tài liệu
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận được thực hiện
thường xuyên và hiệu quả. Theo Báo cáo Tổng kết công tác năm 2016 đã có 50
lượt cán bộ công chức khai thác 125 hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác chuyên
môn và đều được thực hiện đúng theo quy trình công tác, có phiếu đăng kí khai
thác tài liệu xác nhận của thủ trưởng đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng
HĐND&UBND quận.

23


CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN

TỔ

CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ.
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Trong thời gian thực tập vừa qua gần 01tháng tại UBND quận Tây Hồ em
được cán bộ lưu trữ phân công công việc như sau : Viết mục lục hồ sơ, tra cứu
hồ sơ trên máy tính, phân loại, sắp xếp tài liệu, … Thời gian thực tập em đã
được làm quen với công việc của cơ quan. Qúa trình thực tập, đã giúp em học
hỏi được những công việc về Chuyên môn, Nghiệp vụ, cách ứng xử, giao tiếp tại
công sở, tạo điều kiện cho em cũng như mỗi sinh viên khi ra trường tự tin bước
vào công tác.

Qua thời gian thực tập đã cho em thấy giữa lý luận và thực tiễn tuy có sự
khác nhau, nhưng luôn bổ sung cho nhau, để làm tốt công tasc lưu trữ không chỉ
cần một cơ sở lý luận vững chắc mà cần một kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ
tình hình thực tế của mỗi cơ quan tổ chức, áp dụng lý luận 1 cách sáng tạo, linh
hoạt không rập khuôn, có như vậy công tác lưu trữ mới có thể tổ chức tốt hiệu
quả.
Tất cả những gì được giao, em đều hết sức với tất cả tinh thần, trách
nhiệm cao. Vừa làm, vừa học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm từ vốn hiểu biết
rộng lớn của những cán bộ lâu năm trong ngành. Dưới sự chỉ đạo tận tình của
những cán bộ thuộc Văn phòng, em thấy mình đã lớn lên rất nhiều trong công
việc. Đây là bài học đầu đời bổ ích giúp em có một hành trang vững chắc khi ra
trường, đi làm, tự trải nghiệm những gì đã học vào thực tế trong công việc.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan tổ chức.
Sau khoảng thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, được tận tay thực
hiện các nghiệp vụ mà mình được học, được khảo sát tận mắt tình hình hoạt
động thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại đây em xin đề xuất một số giải pháp
như sau:
24


- Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến công tác Lưu trữ, xây dựng ban
hành quy chế công tác Văn thư lưu trữ của quận để hoạt động Lưu trữ được hoạt
động đúng quy trình, thủ tục và đạt hiệu quả cao.
Cần có những chính sách tuyên dương, khen thưởng kịp thời nhầm động
viên, khích lệ tinh thần làm việc của các cán bộ làm công tác lưu trữ.
- Cần đầutư kinh phí để sửa chữa, bảo dưỡng hoặc thay mới các trang
thiết bị bảo quản tài liệu trong kho và phòng lưu trữ để làm việc một cách hiệu
quả hơn.
- UBND quận cần phải có lệnh đôn đốc, nhắc nhở các phòng, ban thu thập

và giao nộp tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- UBND quận Tây Hồ cần phải tăng cường công tác kiểm tra, rà soát giám
sát để phát hiện những sai sót kịp thời sửa chữa, rút kinh nghiệm để đảm bảo
cho hoạt động văn thư lưu trữ cũng như quan tâm đến không chỉ công việc mà
còn quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên.
- Trên đây là một số ý kiến đề xuất của cá nhân em với cương vị là một
sinh viên chuyên nghành Văn thư lưu trữ Thực tập tại cơ quan. Em rất mong
những ý kiến này của mình được các vị lãnh đạo UBND quận Tây Hồ quan tâm
xem xét, có thể góp chút ít vốn kiến thức nâng cao hơn nữa chất lượng công tác
hành chính nói chung và công tác lưu trữ nói riêng của cơ quan, tạo điều kiện
cho công tác quản lý của cơ quan đạt hiệu quả cao.
3.3. Một số khuyến nghị.
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.
Qua khảo sát thực tế em thấy công tác lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ
cần thực hiện thêm một số công việc sau:
- Lãnh đạo huyện cần quan tâm sát sao hơn nữa về công tác lưu trữ cơ
quan. Ban hành các chủ trương, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác này một cách
cụ thể, sâu sát hơn. Tổ chức đưa cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng đào tạo
bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp trên
cho công tác này.
Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện của cán bộ lưu trữ, và
25