Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện phù ninh

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tốt bài tiểu luận này, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới
Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng
tôi được tiếp cận, trải nghiệm với môn học "Phương pháp luận nghiên cứu
khoa học". Đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Giảng viên TS. Bùi Thị
Ánh Vân - người trực tiếp giảng dạy bộ môn này. Cô đã truyền đạt cho sinh
viên rất nhiều những kiến thức chuyên môn quý báu cũng như những ứng
dụng thực tiễn hữu ích. Sau cùng, tôi xin gửi lời tri ân đến Phòng Nội vụ
UBND huyện Phù Ninh đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình để giúp tôi hoàn thiện
bài tiểu luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô cũng như quý cơ quan!
Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2016
Tác giả


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các nội
dung nghiên cứu, số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn
toàn trung thực.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nền hành chính nhà nước Việt Nam là một trong số những khái niệm
quen thuộc trong khuôn khổ nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Hầu hết các khái niệm nói chung đều có rất nhiều định nghĩa khác nhau, khái

niệm nền hành chính nhà nước cũng vậy. Tuy nhiên, cách định nghĩa được
dùng phổ biến hiện nay cho rằng nền hành chính nhà nước là hệ thống hợp
thành tổ chức (bộ máy, con người, nguồn lực công) và cơ chế hoạt động để
thực thi quyền hành pháp của nhà nước theo qui định pháp luật. Nói như vậy
nghĩa là muốn có một nền hành chính nhà nước hoàn chình cần hội tụ đủ các
yếu tố:
− Hệ thống thể chế hành chính bao gồm Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn
bản qui phạm về tổ chức, hoạt động của hành chính nhà nước và tài phán
hành chính;
− Cơ cấu tổ chức và cơ chế vận hành của bộ máy hành chính nhà nước các cấp,
các ngành phù hợp với yêu cầu quyền hành pháp;
− Đội ngũ cán bộ, công chức hành chính được đảm bảo về số lượng và chất
lượng để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của nền hành chính;
− Nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất kỹ thuật đảm bảo yêu cầu thực thi công
vụ của các cơ quan và công chức hành chính.
Sở dĩ tôi đề cập đến khái niệm này bởi lẽ công tác văn thư - lưu trữ nói
chung cũng như công tác lưu trữ nói riêng nằm trong hệ thống hành chính
nhà nước Việt Nam. Nếu như công tác văn thư bao gồm những công việc như:
soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký văn bản đi đến,
lập hồ sơ...được gọi chung là công tác văn thư thì công tác lưu trữ chính là
giai đoạn kế tiếp, liền kề của công tác văn thư. Công tác lưu trữ bao gồm
những khâu nghiệp vụ như: chỉnh lý tài liệu; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu
trữ; xác định giá trị tài liệu...Đi từ nội dung chúng ta phần nào có thể thấy
được công tác lưu trữ tồn tại hầu khắp ở các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức
chính trị - xã hội và công tác lưu trữ được hướng tới ở đây là công tác lưu trữ
4


tại UBND huyện Phù Ninh. Công tác này được coi như một hoạt động nghiệp
vụ mang tính chất thường xuyên, nó góp phần không nhỏ trong việc nâng cao

chất lượng lãnh dạo, chỉ đạo hoạt động hành chính.
Và như chúng ta đã biết, tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của
những tài liệu có giá trị được chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản
trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hóa, khoa học, lịch sử...của toàn xã hội. Xác định được ý nghĩa to lớn và
tầm quan trọng của công tác lưu trữ, tại UBND huyện Phù Ninh đây là một
trong số các công các được hết sức chú trọng, nâng lên hàng đầu. Tại đây,
công tác lưu trữ có vai trò thiết yếu đối với việc xây dựng thể chế hành chính.
Tiếp đến, làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và
hành chính, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống
thể chế hành chính nhà nước cũng như thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện
công cuộc cải cách hành chính. Hơn nữa, Tài liệu lưu trữ còn góp phần trong
việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi
chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Là một sinh viên ngành Văn thư - Lưu trữ, sau khi đã lĩnh hội được
những kiến thức vững chắc về ngành nghề mình theo học, với mong muốn
được áp dụng lý luận vào thực tiễn tôi đã vận dụng nó vào UBND huyện Phù
Ninh. Bởi trước đó tôi đã có cơ hội được tiếp cận, khảo sát sơ lược tình hình
công tác tại đây nên đã biết được những nguồn thông tin để thực hiện bài tiểu
luận này một cách trọn vẹn. Quan trọng hơn cả đó là mong muốn đóng góp
những suy nghĩ tích cực cũng như đưa ra những giải pháp để xây dựng công
tác lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh một cách có hiệu quả hơn. Tôi xin chọn
đề tài "Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Phù Ninh" làm đề tài của bài
tiểu luận này.
2. Lịch sử nghiên cứu:
Trong quá trình thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số tài liệu như:
5

Giáo trình Lưu trữ học của trường Đại học Nội vụ (2009); Luật lưu trữ
(2011). Ngoài ra, bài tiểu luận còn được dựa trên những thông tin, số liệu từ
các Báo cáo của Phòng Nội vụ huyện Phù Ninh.
Bên cạnh đó, tôi còn truy cập vào trang web của Ủy ban nhân dân
huyện Phù Ninh (phuninh.phutho.gov.vn) để tìm hiểu thêm các thông tin làm
cơ sở để triển khai chương 2, 3 của đề tài này.
3. Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu là nền tảng hoạt động của đề tài và làm cơ sở cho việc đánh
giá kế hoạch nghiên cứu đã đưa ra và là điều mà kết quả phải đạt được. Đối
với đề tài Nghiên cứu về Công tác Lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Phù Ninh
tôi đặt ra ba mục tiêu như sau:
− Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Phù Ninh;
− Thực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan;
− Đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện và nâng
cao công tác lưu trữ.
4. Đối tượng nghiên cứu:
Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Phù Ninh.
5. Phạm vi nghiên cứu:
− Không gian: UBND huyện Phù Ninh.
− Thời gian nghiên cứu: công tác lưu trữ của UBND huyện Phù Ninh từ năm
1945 đến nay.
6. Phương pháp nghiên cứu:
Mỗi ngành khoa học khác nhau đều có một phương pháp nghiên cứu
khác nhau. Vận dụng vào nghiên cứu về công tác lưu trữ tôi đã sử dụng đan
xen linh hoạt những phương pháp như:
−
−
−
−
−

Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn;
Phương pháp phỏng vấn, điều tra;
Phương pháp thu thập, xử lý thông tin;
Phương pháp tư duy logic;
Phương pháp phân tích tổng hợp.

6


7. Bố cục đề tài:
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục đề tài được
chia bố cục rõ rệt thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Công tác Lưu trữ và Tổng quan về UBND
huyện Phù Ninh;
Chương 2: Thực trạng về công tác lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh;
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu
trữ tại UBND huyện Phù Ninh.

7


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND
HUYỆN PHÙ NINH
1.1. Cơ sở lý luận về Công tác Lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh
1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ
Song hành với công tác văn thư, trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại
hóa đất nước có thể khẳng định công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với
tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội. Vậy công tác lưu trữ được định nghĩa như thế

nào?
Để đưa ra một định nghĩa chính xác về công tác lưu trữ có lẽ chúng ta
nên đi từ những khái niệm nhỏ bao hàm trong nó. Khái niệm thứ nhất chúng
ta cần quan tâm đó là lưu trữ. Lưu trữ được định nghĩa một cách đơn giản
nhất là giữ lại các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làm bằng
chứng và tra cứu khi cần thiết. Từ khái niệm lưu trữ sẽ kéo theo khái niệm về
tài liệu lưu trữ. “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong
toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để phục vụ cho các
mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, xã hội... của toàn xã
hội.” [3; Tr.31 ] Hay một khái niệm khác về tài liệu lưu trữ: “ Tài liệu lưu trữ
quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại
giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các
thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà
nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung
là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu
lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản
chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình,
băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trường
hợp không còn bản chính, bản gốc thì thay thế bằng bản sao hợp pháp.” [2,
8


Tr.31] Hoặc “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ họat động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.” [1, Tr.31]
Tổng kết lại những khái niệm trên ta phần nào đã thấy được sự hiện
hữu của khái niệm công tác lưu trữ: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt
động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và
pháp chế liên quan tới việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ

công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.” [3; Tr. 31 ]
Như vậy công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý,bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Chính vì vậy, công tác lưu
trữ được tổ chức trên tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những
hoạt động được nhà nước Việt Nam quan tâm nói chung và UBND huyện Phù
Ninh nói riêng.
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác lưu trữ
Mỗi một ngành nghề đều có những vị trí, chức năng, nhiệm vụ khác
nhau, công tác lưu trữ cũng nằm trong số đó. Ngay từ thời sơ khai, công tác
lưu trrữ đã chiếm một vị trí quan trọng đối với việc trị vì quốc gia, dân tộc.
Cho đến xã hội hiện nay, ý nghĩa của nó lại ngày càng được nâng lên bởi nếu
thiếu công tác lưu trữ sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến nền hành chính nhà nước
Việt Nam, xã hội sẽ chậm phát triển...
Công tác lưu trữ nói chung có những nhiệm vụ cơ bản:
Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: là tổng hợp các khâu
nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định
giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi,
nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Tổ chức khoa học tài liệu
gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu;
chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ
khác của ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan. Tổ chức khoa học tài
liệu cần thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá
nhân, gia đình, dòng họ. Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán bộ có
9


trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho
việc thực thiện các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại.
Đồng thời việc tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng
dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ.

Thứ hai, bảo quản an toàn tài liệu bao gồm hai nội dung chính: bảo
quản không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin
trong tài liệu lưu trữ. Trong trường hợp bảo quản an toàn không hư hỏng,
mất mát tài liệu lưu trữ cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện
ổn định đáp ứng yêu cầu của công tác bảo quản cho từng loại hình tài liệu
khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm kéo dài
tuổi thọ tài liệu. Trường hợp còn lại, cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và
trình độ của cán bộ làm công tác lưu trữ; chú ý đến từng loại đối tượng độc
giả đến khai thác sử dụng tài liệu và các hình thức công bố, giới thiệu và khai
thác, sử dụng tài liệu. Với xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, chúng ta cần nhìn
nhận công tác lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội.
Tuy nhiên, việc bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý
đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ.
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ cùng với
những thông tin trong tài liệu phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Bởi
thế, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội
dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa trên kết quả của công tác khai thác, sử
dụng tài liệu phục vụ thực tiễn có thể đánh giá khách quan, chuẩn xác những
đóng góp to lớn của ngành lưu trữ và vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. Để
đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần nghiên cứu
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội; phân loại đối tượng độc
giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp dụng các
biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả tốt
nhất. Điều này đòi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể về khai thác, sử
dụng tài liệu, trình độ của cán bộ lưu trữ và đặc biệt là việc ứng dụng các
10


khoa học hiện đại vào công tác lưu trữ.
Một lần nữa khẳng định rằng công tác lưu trữ đóng vai trò rất quan

trọng trong tất cả các cơ quan, tổ chức, ở tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội.
Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao tầm quan trọng của công tác lưu trữ.
Ngày 03 tháng 01 hàng năm được lấy làm ngày truyền thống của ngành Lưu
trữ Việt Nam.
1.2. Tổng quan về UBND huyện Phù Ninh
1.2.1. Vị trí địa lý
Huyện Phù Ninh cách trung tâm thành phố Việt Trì 15km và cách thị xã
Phú Thọ 12km. Đây là một huyện miền núi nằm ở phía Đông Bắc tỉnh Phú
Thọ.
Huyện có địa giới hành chính như sau:
− Phía Bắc giáp huyện Đoan Hùng, tỉnh Phú Thọ và huyện Sơn Dương, tỉnh
Tuyên Quang;
− Phía Đông giáp huyện Sông Lô, tỉnh Vĩnh Phúc;
− Phía Tây giáp huyện Thanh Ba và thị xã Phú Thọ;
− Phía Nam giáp huyện Lâm Thao và thành phố Việt Trì.
Với tổng diện tích tự nhiên 156,48 km2 huyện Phù Ninh gồm có 19 đơn
vị hành chính (1 thị trấn và 18 xã). Dân số của toàn huyện là 98.859 người
(theo số liệu tính đến 31/12/2015).
Chứng kiến biết bao thăng trầm của lịch sử, vùng đất Phù Ninh đã
nhiều lần thay đổi ranh giới hành chính và sự phân cấp quản lý hành chính.
Tên gọi Phù Ninh đến thời kỳ nhà Trần mới xuất hiện. Địa bàn PhNhù Ninh
thuộc phú Tam Đái, trấn Sơn Tây. Đời Lê Trung Hưng vì tránh tên húy vua Lê
Trang Tông nên đổi tên thành Phù Khang. Đến thời nhà Nguyễn tên Phù Ninh
được trả lại. Từ đó đến nay tên Phù Ninh hầu như không thay đổi.
1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Phù Ninh
Như chúng ta đã biết huyện là khái niệm chỉ đơn vị hành chính địa
phương cấp hai ở khu vực nông thôn của Việt Nam. Thuật ngữ “cấp huyện”
đôi khi được dùng để chỉ toàn bộ cấp hành chính địa phương thứ hai, nghĩa là
11

bao gồm cả thành phố trực thuộc tỉnh, quận, huyện và thị xã. Một huyện
thông thường được chia ra thành nhiều xã và có thể có một vài thị trấn.
Huyện Phù Ninh hiện nay cũng vậy. Vậy để đi đến như ngày hôm nay huyện
Phù Ninh đã trải qua những giai đoạn như thế nào?
Ngày 08/9/1891, ba huyện Phù Ninh, Sơn Vi, Thanh Ba thuộc phủ Lâm
Thao, tỉnh Sơn Tây được nhập vào tỉnh Hưng Hóa. Đến thời kỳ 1903-1968,
thuộc tỉnh Phú Thọ. Cho đến thời kỳ 1968-1996, ba huyện thuộc tỉnh Vĩnh
Phú. Theo Quyết định số 178-CP ngày 05/7/1977 của Hội đồng Chính phủ,
huyện Phù Ninh sát nhập với huyện Lâm Thao thành huyện Phong Châu.
Riêng 2 xã Vân Phú, Phượng Lâu sát nhập vào thành phố Việt Trì và 7 xã Liên
Hoa, Phú Mỹ, Trạm Thản, Tiên Phú, Minh Phú, Chân Mộng,Vụ Quang sát nhập
vào huyện Sông Lô mới thành lập. Ngày 26/2/1980, thị trấn Phong Châu
được thành lập. Ngày 22/12/1980, 4 xã Liên Hoa, Phú Mỹ, Trạm Thản, Tiên
Phú được trả về huyện Phong Châu. Từ 6/11/1996, sau khi chia tách tỉnh
Vĩnh Phú thành 2 tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ, huyện Phong Châu lại thuộc tỉnh
Phú Thọ. Năm 1999, huyện Phong Châu lại tách thành 2 huyện như cũ. Ngày
01/4/2003, thị trấn Phú Hộ được cắt sang thị xã Phú Thọ. Năm 2 xã Hùng Lô
và Kim Đức cắt sang thành phố Việt Trì. Ngày 19/1/2009, thành lập xã Lệ Mỹ
trên cơ sở điều chỉnh 770,71 ha diện tích tự nhiên và 3.618 nhân khẩu của xã
Phú Mỹ.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy làm việc của UBND huyện Phù Ninh
Tổ chức bộ máy của huyện Phù Ninh gồm: Huyện ủy, HĐN huyện, UBND
huyện, MTTQ huyện và các đoàn thể chính trị xã hội. Như vậy UBND huyện
Phù Ninh là một cơ cấu tổ chức nhỏ trong hệ thống bộ máy lớn.
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù Ninh gồm:
Lãnh đạo UBND huyện có 1 Chủ tịch và 2 Phó Chủ tịch. Chủ tịch UBND
huyện phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND
huyện về điều hành toàn bộ công việc của UBND huyện. Đồng thời trực tiếp
phụ trách các lĩnh vực: An ninh quốc phòng, Tài chính, công tác đối nội, đối

12


ngoại. Phụ trách các cơ quan: Công an, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - kế
hoạch, Thanh tra huyện và theo dõi chung công tác giải quyết khiếu nại, tố
cáo. Chủ tịch còn kiêm Chủ tịch Hội đồng và Trưởng ban chỉ đạo của một số
hội như: Hội đồng tuyển dụng viên chức, Hội đồng thi đua khen thưởng...
UBND huyện Phù Ninh có các phòng và các đơn vị trực thuộc sau:
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−

Phòng Tài chính - kế hoạch
Phòng Nội vụ

Phòng Tài nguyên môi trường
Phòng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn
Phòng Tư pháp
Chánh Thanh tra
Phòng Giáo dục & Đào tạo
Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Lao động & Thương binh xã hội
Phòng Y tế
Đài truyền thanh
Hội chữ thập đỏ
Trạm khuyến nông
Chi cục thống kê
Trung tâm Dân số kế hoạch hóa gia đình
Trạm Bảo vệ thực vật
Trạm Thú y
Trung tâm Văn hóa Thể thao & Du lịch
Ban Quản lý dự án
Có thể thấy cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù Ninh khá phức tạp.
Tuy nhiên với đề tài công tác lưu trữ có lẽ chúng ta quan tâm hơn cả đó chính
là cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ.
Phòng Nội vụ có 04 cán bộ, công chức. Trong đó có 01 Trưởng phòng,
01 Phó Trưởng phòng và 02 nhân viên. Đây được gọi là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà
nước về: tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch
công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ
cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong
các đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, chính quyền địa phương;
địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và
13

những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, tổ chức phi chính phủ;
văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng; công tác thanh
niên.

14


Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã trình bày những cơ sở lý luận về công tác lưu
trữ. Bên cạnh đó, tôi còn đưa ra một vài nét về vị trí địa lý, lịch sử hình thành
cũng như cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù Ninh. Những vấn đề đã tìm
hiểu được ở Chương 1 sẽ làm cơ sở để giúp tôi triển khai tốt, triệt để những
vấn đề trong Chương 2 và Chương 3.

15


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN PHÙ NINH
2.1. Tình hình chung
Cũng giống như các đơn vị khác, công tác lưu trữ ở UBND huyện Phù
Ninh có hai chế độ song song với nhau đó là lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện
hành (lưu trữ cơ quan). Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu
thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ
lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác. Để thực hiện chức năng lưu trữ
lịch sử, cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ.
Kho lưu trữ của UBND huyện lưu trữ chủ yếu là tài liệu của Văn phòng
UBND; chưa thu nhiều tài liệu của các phòng, ban, đơn vị về bảo quản và phục
vụ khai thác sử dụng. Lưu trữ cấp huyện chưa bàn giao kho lưu trữ sang

Phòng Nội vụ quản lý mà chỉ chuyển chức năng quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ. Kho lưu trữ đã được bố trí phòng làm kho nhưng diện tích rất khiêm
tốn, diện tích kho tạm khoảng từ 20 – 30m 2 và hầu hết chưa được trang bị các
thiết bị thiết yếu bảo quản tài liệu, tài liệu đa số vẫn trong tình trạng bó gói
chưa qua chỉnh lý.
Về lưu trữ hiện hành, đây là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có
nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận
từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức. Như vậy mỗi cơ quan, tổ chức từ cấp
tỉnh đến cấp huyện cũng có bộ phận lưu trữ hiện hành, hiện nay công tác này
cũng gặp rất nhiều khó khăn. Tại UBND huyện chưa bố trí được cán bộ lưu
trữ chuyên trách, chỉ có cán bộ văn thư kiêm lưu trữ.
2.2. Lưu trữ tài liệu giấy
Số lượng tài liệu lưu trữ giấy tại Kho lưu trữ của UBND huyện Phù Ninh
hiện nay gồm:
Khối Văn phòng UBND huyện: 28 mét giá, trong đó có 24 mét giá tài
liệu văn phòng, 5 mét giá tài liệu các phòng ban đã thu về.
Khối các phòng, ban, đơn vị trực thuộc: 16 mét giá/ số lượng đơn vị
16


thuộc huyện.
Bên cạnh đó có một số mét tài liệu vẫn còn trong tình trạng bó gói, rời
lẻ. [Phụ lục, ảnh 2, Tr.33]
Tài liệu phông lưu trữ UBND huyện gồm các loại như sau:
Các loại Báo cáo tháng, Báo cáo quý, Báo cáo năm, Báo cáo nhiều năm
và Báo cáo chuyên đề của UBND huyện về tình hình kinh tế-xã hội của toàn
huyện.
Kế hoạch và định hướng phát triển kinh tế-xã hội trên địa bàn huyện.
Các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ quốc
hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, các cơ quan

ngang bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan Trung ương gửi đến
để hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện trong tất cả các mặt của đời sống kinh tế-xã
hội.
Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước của UBND
huyện như: Quyết định quy phạm pháp luật, Quyết định cá biệt, Đề án, Báo
cáo, Kế hoạch,Tờ trình, Biên bản, Công văn… và các loại văn bản thông
thường khác.
Tài liệu của các Sở, ngành chuyên môn, UBND các xã, phường gửi đến
để báo cáo, đề nghị, xin ý kiến chỉ đạo…
Tuy nhiện,trong 3 nhóm tài liệu kể trên thì nhóm tài liệu sản sinh trong
qúa trình hoạt động quản lý nhà nước của UBND huyện là quan trọng nhất.
Các tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước của UBND
huyện bao gồm các nội dung cụ thể như:
− Quyết định của UBND huyện về việc phê duyệt thiết kế dự toán và quyết toán
vốn dự án đầu tư các công trình xây dựng cơ bản trên địa bàn huyện.
− Quyết định của UBND huyện về việc phê duyệt phương án bồi hoàn đất đai,
hoa màu, vật kiến trúc trên địa bàn huyện.
− Quyết định của UBND huyện về việc thu hồi đất,giao đất, cho thuê đất, chuyển
quyền sử dụng đất và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các tổ
chức, cá nhân trong địa bàn huyện.
17


− Quyết định của UBND huyện về ban hành các loại giá cả trên địa bàn toàn
tỉnh.
− Quyết định của UBND huyện về việc áp dụng biện pháp đưa vào cơ sở giáo
dưỡng để giáo dục đối với các đối tượng vi phạm pháp luật.
− Quyết định của UBND huyện cho phép thành lập các doanh nghiệp, xếp hạng
doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh và ưu đãi dầu tư cho các doanh nghiệp
hoạt động trong địa bàn huyện.

Ngoài các tài liệu quan trọng trên phông lưu trữ tài liệu UBND tỉnh còn
có các tài liệu quan trọng khác như:
− Các văn bản hướng dẫn,chỉ đạo việc thực hiện xây dựng hệ thống thuỷ nông
phục vụ sản xuất.
− Hồ sơ, tài liệu về chỉ đạo, hướng dẫn công tác thu phí, lệ phí và quy định các
mức thu phí, lệ phí.
− Các tài liệu và quản lý tình hình công tác giá cả của các loại hàng hoá và quy
định giá của các loại hàng hoá trên địa bàn huyện.
− Các loại bản đồ quy hoạch của các xã, phường, thị trấn trong huyện.
− Các tài liệu về chủ trương xây dựng và hoạt động của các nhà máy, các khu
công nghiệp trong huyện...
Tuy vậy, nhìn chung các tài liệu lưu trữ không có bản danh mục nộp lưu
hồ sơ, tài liệu và mục lục văn bản hàng năm. Cũng không có bản danh mục
thời hạn bảo quản tài liệu và một số tài liệu chưa xác định được giá trị sử
dụng.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Cán bộ, công chức trong cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ công việc
thuộc chức trách nhiệm vụ được giao trong khi thi hành công vụ; đến thời
hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện vào
cuối năm theo thứ tự như sau:
Tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể
từ năm công việc kết thúc;
Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết
18


toán;
Trước khi nộp tài liệu vào lưu trữ, công chức, viên chức có trách nhiệm
hoàn chỉnh hồ sơ và bàn giao cho bộ phận lưu trữ quản lý, trường hợp cần

giữ lại để nghiên cứu tiếp phải đăng ký danh mục tài liệu với bộ phận lưu trữ
cơ quan.
Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu là các văn bản đi, đến
sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan như: quyết định, tờ trình,
báo cáo, công văn, thông báo, kế hoạch...
Quy định là vậy, tuy nhiên trên thực tế công tác thu thập, bổ sung tài
liệu chưa được thực hiện theo quy chuẩn. Một số khối tài liệu chưa được tổ
chức sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ, thành phần phông lưu trữ còn
thiếu nhiều tài liệu chưa bổ sung vào.
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Cũng giống như những UBND khác, tại UBND huyện Phù Ninh công tác
xác định giá trị tài liệu là khâu nghiệp vụ rất được coi trọng trong công tác
lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện đối với tài liệu lưu trữ hiện
hành và tài liệu lưu trữ cố định. Cán bộ thực hiện xác định giá trị tài liệu nhìn
chung đã xác định được rõ mục đích của công tác lưu trữ là để lựa chọn
những tài liệu có giá trị để bảo quản trong các lưu trữ. Bởi vậy,trên cơ sở tài
liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được những tài liệu có ý
nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ. Về cơ bản, người trực tiếp làm công
việc này đã nắm vững những nguyên tắc, phương pháp và những tiêu chuẩn
đang được áp dụng phổ biến trong thực tiễn xác định giá trị tài liệu ở Việt
Nam.
Việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các
nhóm tài liệu cho đến từng hồ sơ. Do vậy, giai đoạn phân loại tài liệu ở đây
cũng được thực hiện rất cẩn thận. Tuy nhiên công tác xác định giá trị tài liệu
cũng chỉ đạt mức tương đối vì thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu có thể thay
đổi. Cán bộ lưu trữ cần nghiên cứu và làm sáng tỏ những nguyên tắc, phương
19


pháp cần thiết của công tác xác định giá trị tài liệu, từ đó xây dựng nên một

hệ thống các tiêu chuẩn hợp lý để làm thước đo cho quá trình xác định giá trị
tài liệu tại UBND huyện Phù Ninh. Từ đó tiến hành việc xác định thời hạn bảo
quản cho các loại tài liệu, lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để đưa
vào bảo quản trong các lưu trữ. Tiến hành tổ chức kiểm tra kết quả của việc
xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Những năm gần đây,cơ quan đã tổ chức đã tiến hành công tác chỉnh lý
khối tài liệu tích đống nhưng chưa đảm bảo các yêu cầu do: Nghiệp vụ chỉnh
lý tài liệu còn rất lúng túng, thiếu tính thống nhất, tính khoa học nhất là ở
khâu nghiệp vụ như: Thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân phông
lưu trữ, lựa chọn phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác
định giá trị tàiliệutrong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục
lục hồ sơ...
Về việc phân loại, lập hồ sơ còn tùy tiện, mỗi nơi làm một cách. Tài liệu
hiện hành của các phòng ban trong cơ quan, tổ chức không được lập thành hồ
sơ, thu nhận vào kho lưu trữ hiện hành không được chọn lọc; cán bộ làm công
tác lưu trữ cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm về văn thư, lưu trữ và trình độ
năng lực chuyên môn còn nhiều hạn chế; các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ còn
thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý và các phương thức chỉnh lý chưa xác định
đúng; điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý như: Bìa, hộp,
cặp, giá kệ còn thiếu nên kết quả là tài liệu vẫn ở tình trạng lộn xộn, sắp xếp
chưa khoa học.
Bên cạnh những hạn chế đó, một số khối tài liệu được chỉnh lý thì đã
sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo từng mục lên giá, đã được hệ thống hóa và
có mục lục hồ sơ chi tiết. Ở UBND huyện vẫn chỉ sử dụng giá sắt truyền thống.
[Phụ lục, ảnh 1 , Tr.32]
2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Phù Ninh chỉ được tập trung bảo quản
20

ở 1 kho lưu trữ duy nhất. Công tác bảo quản tài liệu là một khâu nghiệp vụ có
khá nhiều hạn chế. Thứ nhất là về diện tích, thứ hai là về trang thiết bị bảo
quản.
Hạn chế nói chung là như vậy, còn ưu điểm của công tác này thì sao?
Địa hông điểm kho được đặt ở nơi khô ráo; có môi trường không khí trong
sạch; địa chất công trình khá ổn định và thuận lợi cho giao thông, bảo về,
phòng cháy chữa cháy. Cửa kho rất chắc chắn, có khóa tốt, mở theo chiều từ
trong ra ngoài. Bên ngoài cửa kho có đặt máy điều hòa; cửa sổ kho đảm bảo
chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống các loại côn trùng
xâm nhập vào kho.
Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong
kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Có cầu dao chung cho toàn kho, dây
dẫn điện trong kho làm bằng cáp chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho dùng
bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc riêng. Ổ cắm
điện trong kho phải có nắp.
Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước
phục vụ cho việc phòng và chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể
chứa nước, máy bơm nước... đường ống cấp nước không đi qua khu vực bảo
quản tài liệu. Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên
mái và trên tường.Tất cả những yếu tố đó góp phần không nhỏ trong việc bảo
quản an toàn tài liệu.
2.2.5. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
UBND huyện đã ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
cho từng đối tượng. Hiện tại đối tượng đến tra cứu tài liệu chỉ được phép
nghiên cứu tại chỗ, không được mang tài liệu ra khỏi phòng đọc. Trường hợp
cần sao chụp, công chứng phải có ý kiến của thủ trưởng cơ quan lưu trữ
(Chánh văn phòng). Phương tiện và các công cụ tra cứu chủ yếu là tra trong
danh mục công văn đi, công văn đến của cơ quan và mục lục hồ sơ.
Mọi đơn vị, cá nhân có nhu cầu chính đáng đều được phép khai thác, sử

21


dụng tài liệu lưu trữ, trừ các tài liệu mật được thực hiện theo quy định riêng.
Người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công
tác phải có văn bản đề nghị hoặc Giấy giới thiệu của đơn vị nơi công tác; nếu
phục vụ cho nhu cầu cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Chứng minh
thư nhân dân và phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền.( Chánh
văn phòng).
Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật phải thực hiện đúng quy định
hiện hành của Nhà nước về bảo mật.
Người sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành đúng nội quy khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Có thể kể đến một số hình thức truyền thống đã được áp dụng phổ biến
như:
- Tổ chức cho độc giả khai thác tài liệu tại phòng đọc (gọi tắt là hình
thức phòng đọc).
- Cho độc giả mượn tài liệu.
- Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.
- Cấp phát các bản chứng thực tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ.
- Khai thác tài liệu để biên soạn các sách chuyên khảo.
- Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các tập ảnh về một
chủ đề nhất định.
- Công bố tài liệu lưu trữ.
Có một điều đáng lưu ý là, mỗi một hình thức khai thác, sử dụng kể trên
đều có những ưu điểm và hạn chế và phương pháp tổ cức riêng. Vì vâỵ, các
cán bộ lưu trữ cần phải nắm vững đặc điểm của từng hình thức để có thể
nghiên cứu, áp dụng vào thực tế ở cơ quan cho phù hợp. Mặt khác, cũng do
đặc điểm trên, nên các cơ quan lưu trữ cần áp dụng nhiều hình thức khác

nhau để phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế của các hình thức.việc phục
vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên
22


và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ
quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một
lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ,
đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với
các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu
tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ
dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và
biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát
và hư hại…
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Về hạ tầng mạng phục vụ ứng dụng Công nghệ thông tin của huyện đã
có bước phát triển đáng kể, đặc biệt trong những năm qua hệ thống Internet
phát triển mạnh mẽ, 100% đơn vị, cơ quan nhà nước cấp huyện, 87,5% UBND
các xã, thị trấn đã có mạng Internet, kết nối qua đường truyền ADSL nhằm
khai thác các dịch vụ để trao đổi thông tin nội bộ, trong ngành và UBND
huyện, tra cứu văn bản quy phạm pháp luật; trao đổi số liệu điện tử, nhiều
đơn vị có hệ thống mạng nội bộ phục vụ hiệu quả cho công tác chuyên môn
của cán bộ, công chức trong huyện. Hiện trạng hạ tầng mạng trước mắt có
thể đáp ứng được một số yêu cầu hiện tại, song về lâu dài cần nâng cấp hệ
thống mạng LAN, truyền thông và bảo mật.
Tiểu kết
Trong Chương 2, tôi đã trình bày về tình hình chung của công tác lưu
trữ; thực trạng về các vấn đề: lưu trữ tài liệu giấy, công tác thu thập bổ sung
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu và ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại UBND huyện Phù Ninh. Những

vấn đề này sẽ làm tiền đề cho tôi tiếp tục triển khai Chương 3 của đề tài này.

23


24


Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI
LIỆU TẠI UBND HUYỆN PHÙ NINH
3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ về
chuyên môn, nghiệp vụ tại UBND huyện Phù Ninh
3.1.1. Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm luôn phải xác định rõ nguồn bổ sung tài liệu
lưu trữ đó là các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu trong quá trình hoạt động tạo
ra nguồn tài liệu bổ sung cho các lưu trữ. Thành phần tài liệu bổ sung cho lưu
trữ đó là những văn kiện được hình thành trong quá trình thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan tạo ra hoặc mỗi cá nhân hình
thành nên. Thành phần tài liệu bổ sung cho lưu trữ bao gồm: tài liệu của các
cơ quan cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, các cơ qua ngang cấp để trao
đổi, phối hợp và tài liệu của chính cơ quan sản sinh ra. Trong những nguồn
tài liệu đó, phải đặc biệt chú ý đến tài liệu do chính cơ quan hình thành ra.
Giải pháp quan trọng nhất có lẽ là cần xây dựng một kế hoạch bổ sung
tài liệu lưu trữ chi tiết. Để tiến hành bổ sung tài liệu vào lưu trữ một cách chủ
động, đảm bảo chất lượng của tài liệu thì cần phải tiến hành theo một số
bước sau đây:
Hàng năm cơ quan lập danh mục các đơn vi thuộc nguồn nộp lưu, chú ý
đến việc thành lập mới hoặc sáp nhập, tách các đơn vị hình thành những tổ
chức mới.

Tiến hành lập bảng kê thành phần tài liệu được hình thành ra trong
quá trình hoạt động của cơ quan đó.
Cuối năm, căn cứ vào quy định của Nhà nước, những tài liệu nào được
giải quyết xong ở văn thư thì chuyển giao vào lưu trữ hiện hành; đối với
những tài liệu có gí trị lịch sử thì cũng theo quy định của Nhà nước chuyển
giao vào lưu trữ cố định theo thẩm quyền của những lưu trữ đó.
3.1.2. Về công tác xác định giá trị tài liệu
25