Công tác văn thư tại uỷ ban nhân dân huyện thạch thất

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ- LƯU TRỮ
___________

CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT

BÀI TẬP CÁ NHÂN
KẾT THÚC HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

HÀ NỘI 2016


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ- LƯU TRỮ
___________

CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT

BÀI TẬP CÁ NHÂN
KẾT THÚC HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền

HÀ NỘI 2016


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫn
khoa học của Ts. Lê Thị Hiền. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là
trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu
trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác
giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong bài nghiên cứu còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng
như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích
nguồn gốc.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung khóa luận của mình.
Sinh viên thực hiện:
Ký tên
Nhung
Lê Thị Hồng Nhung


LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn Ts. Lê Thị Hiền
người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu, tạo điều
kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này.
Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND và các ban ngành đoàn thể huyện
Thạch Thất, TP Hà Nội đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và những thông tin cần
thiết về địa phương, giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT


STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

UBND

Uỷ ban nhân dân

2

HĐND

Hội đồng nhân dân

3

ĐTBD

Đào tạo – bồi dưỡng

4

CBCCVC

Cán bộ, Công chức, Viên chức

MỤC LỤC

Tiêu đề

Trang


MỞ ĐẦU

1

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

4

1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư

4

1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư

4

1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư

4

1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư

4

1.1.4. Nội dung công tác văn thư

5

Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT

12

2.1 Khái quát về UBND huyện Thạch Thất

12

2.1.1 Tổ chức bộ máy

12

2.1.2. Cơ cấu tổ chức

13

2.1.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất

13

2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất

15

2.2.1. Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Thạh Thất

15

2.2.2. Quản lý văn bản

16

2.2.3. Quản lý con dấu

17

2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành

18

2.2.5. Soạn thảo văn bản

18

2.3. Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất

19

2.3.1. Ưu điểm

19

2.3.2. Hạn chế, tồn tại

20

Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT:

22

3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND huyện Thạch Thất.

22

3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị

22

3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

22

3.1.3. Những yêu cầu khác

23

3.2: Nâng cao cơ sở vật chất - kĩ thuật.

25

3.3. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất

26

3.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư:

26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

29

PHỤ LỤC

30


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, trong một xã hội ngày càng phát triển và biến đổi không ngừng, với
những luồng thông tin cực kỳ lớn đối với mỗi ngành nghề khác nhau, đặc biệt là
trong các cơ quan, đoàn thể Nhà nước thì công tác văn thư được coi là một công tác
quan trọng hàng đầu để đảm bảo hoạt động, góp phần phát huy tốt chức năng,
nhiệm vụ của các cơ quan. Công tác văn thư là những công việc như soạn thảo,
duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn
bản, lập hồ sơ… Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi
lĩnh vực hầu hết các công việc chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đèu gắn liền
với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác
văn thư nói chung.
Là một huyện trực thuộc nằm ở phía Tây Hà Nội, phía bắc và đông bắc giáp
huyện Phúc Thọ, phía đông nam và nam giáp huyện Quốc Oai, phía tây nam và
nam giáp tỉnh Hòa Bình, Thạch Thất có diện tích 184,6 km2, dân số 189.527 người
(2013). Huyện Thạch Thất bao gồm 1 thị trấn Liên Quan và 23 xã: Bình Phú, Bình
Yên, Cẩm Yên, Cần Kiệm, Canh Nậu, Chàng Sơn, Đại Đồng, Dị Nậu, Đồng
Trúc, Hạ Bằng, Hương Ngải, Hữu Bằng, Kim Quan, Lại Thượng, Phú Kim, Phùng

Xá, Tân Xã, Thạch Hòa,Thạch Xá, Tiến Xuân, Yên Bình, Yên Trung. Đây là vùng
quê bán sơn địa, núi đá vôi xen lẫn đồng bằng. Nổi tiếng nhất có chùa Tây
Phương ở xã Thạch Xá. Thạch Thất là quê hương của "Trạng Bùng" Phùng Khắc
Khoan, Đình nguyên Hoàng giáp Nguyễn Đăng Huân (1804-1838), danh nhân văn
hóa Nguyễn Tử Siêu, nhà viết kịch Tào Mạt, nhà thơ Bằng Việt. Thạch Thất cũng
là quê hương của võ sư Nguyễn Lộc (1912-1960), người sáng lập môn Vovinam
(Việt Võ Đạo). Đồng thời, nơi đây còn nổi tiếng với nhiều làng nghề của xứ Đoài
như nghề mộc, dệt, làm bánh chè lam,… Trong những năm gần đây công tác văn
thư trên địa bàn huyện cơ bản đã đạt được những thành quả đáng khích lệ. Tuy
nhiên trong quá trình thực hiện, triển khai nhiệm vụ còn bộc lộ không ít những yếu
kém và mặt tiêu cực.
Nhận thức rõ điều đó, và hiểu được sự cần thiết của việc đổi mới, nâng cao
hiệu quả của công tác văn thư trên địa bàn huyện, cũng như sự hạn chế số lượng các
đề tài liên quan, tôi – Sinh viên Lê Thị Hồng Nhung lớp Đại học Lưu trữ học 14B
quyết định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi:
“Công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất.”
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1: Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư- Lưu trữ ở huyện Thạch Thất
2.2: Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: 2014 – 2015


- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp
nhận văn bản đến, văn bản đi…tại UBND huyện Thạch Thất.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư.
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại huyện Thạch Thất trong thời gian
qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của công
tác.

- Đánh giá thực trạng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động quản lý văn thư tại UBND huyện Thạch Thất.
4. Giả thuyết nghiên cứu
- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp song các biện pháp này
phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.
- Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Thạch Thất cần được tiếp
tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý hành
chính Nhà nước và UBND huyện.
- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND huyện Thạch Thất được nâng cao thì
chất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn.
5. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác văn thư là hoạt động khó khăn và phức tạp
đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn, cách
quản ký, sắp xếp văn bản đi và văn bản đến.
Nói đến công tác văn thư, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa
học đề cập vấn đề văn thư không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề
quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý. Một số công trình khoa
học tiêu biểu về công tác văn thư có thể nêu như sau:
Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc
trung học”. Chủ nhiệm đề tài: CN. Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia:
ThS. Dương Mạnh Hùng, CN. Ngô Thiếu Hiệu, CN. Vũ Côi, CN. Nguyễn Hữu
Thời.
•

Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” Chủ nhiệm
đề tài: ThS. Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS. Lê Văn Năng, ThS.
Nguyễn Trọng Biên, ThS. Nguyễn Thị Thúy Bình, KS. Phạm Phú Tứ.
•

Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư”. Chủ nhiệm đề

tài: CN. Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS. Dương Văn Khảm,
PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, CN. Hoàng Minh Cường.
•

Đề tài "Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành
chính nhà nước". (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS. Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên
tham gia: ThS. Nguyễn Trọng Biên, ThS. Nguyễn Thị Lan Anh, CN. Nguyễn
Thiên Ân, CN. Nguyễn Thị Như Thuần.
•

Đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường
điện tử” (2009). Chủ nhiệm đề tài: ThS. Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham
•


gia: ThS. Lã Thị Hồng; ThS. Tiết Hồng Nga; ThS. Lê Văn Năng; CN. Nguyễn Thị
Như Thuần. 8.4 Thời gian bắt đầu và kết thúc: 2006-2
Là một huyện trực thuộc Hà Nội, công tác quản lý văn thư ở huyện Thạch
Thất đã có sự tiến bộ, chuyển biến rõ rệt và mang những hiệu quả tích cực. Thông
qua báo cáo hàng năm về công tác văn thư trên địa bàn huyện nói riêng và toàn
thành phố nói chung.
Những tài liệu trên là gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tôi hoàn
thành đề tài nghiển cứu “ Công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất”.
6. Phương pháp nghiên cứu
•

Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;

•

Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;

•

Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;

•

Nguồn tin từ mạng Internet;

•

Thông tin từ báo cáo định kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất.

7. Đóng góp của đề tài
Có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
Đề tài nghiên cứu góp phần thực tế hóa , nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
công tác văn thư ở UBND huyện Thạch Thất.
Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho
cán bộ làm công tác văn thư ở UBND huyện.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia
làm 03 chương:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
THẠCH THẤT
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ


1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm
đảm bảo thong tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tỏ chức.
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư
1.1.2.1.Vai trò công tác văn thư
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay
nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài
liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao
đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính
trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ
chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo
thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn
phòng.
1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh
chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách,
nguyên tắc và chế độ , đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được hính
xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích của cơ quan.
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của
cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của
cơ quan, hạn chế bênh quan lieu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục
vụ công cuộc đổi mới.

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, của
các cá nhân, tập thể phục vụ cho hoạt động Thanh tra, kiểm tra.
1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư
Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với cơ quan, tổ
chức, văn thư giúp cho quản lý công việc nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp
thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ. Từ đó, giúp cho Văn phòng
làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo,
quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó, công tác văn thư đòi hỏi những yêu cầu chặt
chẽ như sau:
•

Nhanh chóng:

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chon có ý nghĩa
quan trọng trong quyết định sựt thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với
công tác văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong
hoạt dộng của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất
nhiều vào hoạt động của công tác văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng


thì thôn tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sx tạo điều kiện
nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
•

Chính xác:

Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt đồng văn thư của cơ quan,
tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng.
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công
việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành

phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà Nước quy định. Về quy trình kỹ
thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảm
bảo chính xác từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giai
quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật.
•

Bí mật

Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong
hoạt động của mình công tác văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để cho
hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước.
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn
bản, bố trí làm việc của cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã quy
định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thành công
của mỗi cơ quan đó.
1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
1.1.4.1.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
Theo quy chế làm việc của văn phòng HĐND và UBND huyện thì văn thư
được tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa” . Vì vậy, mọi loại văn bản giấy tờ
đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để tiếp
nhận, đăng kí và chuyển giao.
Với những văn bản đến không được đăng kí tại phòng tiếp nhận hồ sơ và văn
thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết. Tất cả
những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND huyện làm ra cũng đều phải
tổng hợp về văn thư đẻ làm thủ tục ban hành.
* Nội dung và nghiệp vụ giải quyết văn bản đến.
Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình,
phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng
yêu cầu chỉđạo, điều hành của cơ quan.Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến

đều phải tập trung vào bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính
của cơ quan (Điều 13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo
nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi
gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi
họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính ... ). Ngoài những
văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có
thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố... của cá nhân hoặc
tập thể khác. Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng


bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)...Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng
bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên
bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được
giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể
lập Biên bản với người giao văn bản. Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo
Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả
lại cho cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận
chuyển có thể xảy ra (nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát,
nhầm lẫn địa chỉ gửi...). Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax
hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi
văn bản ...Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan.
Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo..
Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại:
Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các

đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối với những
bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc
chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để
đăng ký.
Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừnhững bì
văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.
Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TT-BCA
(A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành
như sau:
Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”
thì văn thư chỉđược phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên
trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm
giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải
được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu
điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác
minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban
hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản đểđối chiếu khi cần thiết.


1.1.4.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
* Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập
trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có
trách nhiệm giải quyết.

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến
có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn
bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí
mật nhà nước.
* Quản lý văn bản đi
•

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn

bản:
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: trước khi phát hành văn
bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai
sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
•

•

Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:

•

Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của
cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy

định khác.
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,
Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như
sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,
hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
số riêng.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
•

Ghi ngày, tháng, năm văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.


Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đi trên máy vi tính.
•

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ đăng ký văn bản đi: căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản
đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức
lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

•

Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
•

•

Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
•

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
•

Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
•

* Làm thủ tục phát hành văn bản
Lựa chọn bì: bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn
bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được
và có định lượng ít nhất từ 80gram/m trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
•

2

Trình bày bì và viết bì: mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.
•

Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào
trong, không làm nhàu văn bản.
•

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,
không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì: trên bì văn bản khẩn
phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc
đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên
bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
•

* Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối


với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
•

Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải
lập Sổ chuyển giao riêng. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX.
•

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít
và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký
văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu”
để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
•

•

Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
•

•

Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

•

Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục X.
•

Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
•

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
•

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
•

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
•

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
•

* Lưu văn bản đi
•

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
•


•

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng

ký.
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội
dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
•

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
•

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
•

1.1.4.2. Xây dựng và ban hành văn bản.

1.1.4.2.1 Khái niệm.
Xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước có
thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản
theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.
1.1.4.2.2. Trình tự xây dựng văn bản.
Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản
•

Sáng kiến văn bản:

+ đề xuất văn bản
+ lập chương trình soạn thảo văn bản
+ quyết định cơ quan , đơn vị, cá nhân chủ trì văn bản
+ thành lập ban hành soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo
•

Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo

+ tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan
+ chọn lựa phương án hợp lý
+ viết dự thảo lần thứ nhất: phác thảo nội dung, soạn đề cương chi tiết, tham
khảo ý kiến thủ trưởng…
+ biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo
Bước 2: lấy ý kiến xây dựng dự thảo
Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắt
buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành văn bản. Bước này tùy thuộc vào tính
chất của văn bản
Bước 3: Thẩm định dự thảo
•

Ban soạn thảo xem xét và đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn

•

Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi tới các cơ quan thẩm định.

bản.
Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã
được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.
•


•

Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ chỉnh kí.

Bước 4: Xem xét, thông qua
•

Cơ quan soạn thảo trình hồ sơ duyệt dự thảo lên cấp trên.

•

Thông qua và kí ban hành theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định.

•

Đóng dấu văn bản.

Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo chỉnh lý và

trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.
•

Bước 5: công bố
Văn bản không thuộc tính bí mật nhà nước tùy theo mức độ phải được
công bố.
•

Văn bản quy phạm pháp luật phải được đăng trên các phương tiện thông
tin đại chúng.
•

Văn bản qui phạm pháp luật của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ
sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định.
•

Bước 6: gửi và lưu trữ văn bản
Văn bản sau khi được kí và ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và
lưu trữ theo qui định của pháp luật.
TIỂU KẾT:
Cơ sở lý luận về công tác văn thư đã giúp chúng ta định hình và hiểu khái quát
về công tác này. Tiếp sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu khái quát về UBND huyện
Thạch Thất và thực trạng công tác văn thư tại đây để thấy được tầm quan trọng của
công tác này đối với UBND huyện trong chương 2.

Chương 2
KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT
2.1. Khái quát về UBND huyện Thạch Thất
Huyện Thạch Thất trực thuộc thành phố Hà Nội. UBND huyện Thạch Thất có

trụ sở tại trung tâm huyện: Thị trấn Liên Quan – huyện Thạch Thất – TP>Hà Nội.
•

Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và UBND huyện

•

Phòng Nội Vụ


•

Phòng tư pháp

•

Phòng tài chính kế toán

•

Phòng kinh tế

•

Phòng tài nguyên môi trường

•

Văn phòng đăng ký nhà đất

•

Phòng quản lý đô thị

•

Phòng lao động thương binh và xã hội

•

Phòng văn hóa thông tin

•

Thanh tra quận

•

Phòng y tế

•

Phòng giáo dục và đào tạo

UBND huyện Thạch Thất do UBND thành phố Hà Nội bổ nhiệm và chịu trách
nhiệm trước cơ quan này và cơ quan nhà nước cấp trên.
2.1.1 Tổ chức bộ máy
UBND Thạch Thất được cấu tạo với 13 phòng ban chính.
Đứng đầu là chủ tịch: Ông Nguyễn Doãn Hoàn
Phó chủ tịch: ông Trần Đức Nguyên, ông Nguyễn Mạnh Hồng và ông Chu

Đại Thành.
Đại diện chánh văn phòng UBND: ông Nguyễn Duy Đức.
Trưởng công an huyện: ông Nguyễn Như Viên.
Theo đó tổ chức bộ máy cụ thể bao gồm:
1 Đồng chí Bí thư Đảng Ủy
1 Đồng chí Phó bí thư thường trực Đảng Ủy kiêm Chủ Tịch HĐND
1 Đồng chí Phó Chủ tịch HĐND
1 Đồng chí Chủ tịch UBND
2 Đồng chí Phó Chủ tịch UBND
1 Đồng chí Chủ tịch Ủy Ban Mặt Trận Tổ Quốc
1 Đồng chí Chủ tịch Hội Phụ Nữ
1 Đồng chí Đoàn Thanh Niên
2 Đồng chí Công chức Văn phòng thống kê
1 Đồng chí Công chức Văn hóa – Thông tin
1 Đồng chí cán bộ Tài chính kế toán
2 Đồng chí Công chức Địa chính – Xây dựng
1 Đồng chí Cán bộ Tư pháp hộ tịch
2 Đồng chí Phó trưởng Quân sự


2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch HĐND

Nguyễn Đăng Lãm

ĐT: 0433/842220

Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch UBND

Nguyễn Doãn Hoàn

ĐT: 0433.842237

Phó Chủ tịch HĐND

Nghiêm Xuân Quy

ĐT: 0433.842243

Phó Chủ tịch UBND

Trần Đức Nguyên

ĐT: 0433.842241

Phó Chủ tịch UBND

Nguyễn Mạnh Hồng

ĐT: 0433.842246

Phó Chủ tịch UBND

Chu Đại Thành

ĐT: 0433.842248

Chánh Văn phòng UBND

Nguyễn Duy Đức

ĐT: 0433.842242

Trưởng Công an

Nguyễn Như Viên

ĐT: 0433.842300

2.1.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND huyện Thạch
Thất
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao,
tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công
tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi
cơ quan, tổ chức. Tại UBND huyện Thạch Thất thì công tác văn thư bao gồm toàn
bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản
lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện.
Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan ủy ban, góp phần
không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động
của cán bộ viên chức tại UBND huyện Thạch Thất.
•

Vị trí và chức năng của công tác văn thư thể hiện ở 4 điểm:
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội của cơ quan UBND huyện Thạch Thất.
•

Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước. Hồ sơ tài liệu

trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó
cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các
mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu,
yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
•

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan ủy ban
nhà nước. Phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
•

Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan ủy ban
nhà nước và chính quyền địa phương.
•

2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1.4.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau:


•

Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư.

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước và
của Bộ về văn thư.
•

Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư trình Bộ phê duyệt và tổ
chức thực hiện.
•

•

Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho cán bộ
công chức, viên chức của Bộ.
•

Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về văn thư.
•

•

Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư.

•

Sơ kết, tổng kết về văn thư.

•

Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư.

2.1.4.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:
•

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

•

Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.

•

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.

Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt,
ký ban hành.
•

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
•

Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
•

•

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.

Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
•

Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác
được giao.
•

2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất
2.2.1.Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Thạch Thất
Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Thạch Thất đã
đạt được những kết quả như sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức, bố trí cán bộ
Tại UBND huyện Thạch Thất đã bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu
trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên
Thứ hai :Về công tác triển khai các văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên
về công tác văn thư, lưu trữ


Về cơ bản UBND huyện Thạch Thất đã triển khai Luật Văn thư, các Thông tư
hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, UBND thành phố, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ sơ cơ
quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư.
Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành chính năm 2015, UBND huyện
tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị quyết của Đảng,
chính sách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính; thực hiện các thủ tục
hành chính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhất nhu cầu
của công dân các các tổ chức xã hội, đảm bảo đúng quy trình, thời gian theo quy
định của pháp luật; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận xử
lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính theo Nghị định
số 63/2010/NĐ-CP và nghị định số 20/2008/NĐ-CP của Chính phủ; xây dựng đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp, phẩm chất đạo đức tốt,
đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “Một cửa” hoặc trực tiếp giải quyết
các thủ tục hành chính theo nhu cầu của nhân dân, tổ chức.
Công tác văn thư – lưu trữ năm 2015 đã được UBND huyện quan tâm, triển
khai thực hiện đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn bản theo
tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008. Công tác văn thư đã được thực hiện có bài

bản, đúng quy định.
Việc làm tốt công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất đã giúp thủ trưởng
cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn
thư và tin học hóa công tác văn thư cơ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư, vận hành phần mềm quản lý văn bản cho cơ quan, tổ
chức và đơn vị trực thuộc.
Thứ ba: Về Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
Việc xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức,
cải cách tài chính công tiếp tục được triển khai sâu rộng và đã phát huy một số kết
quả tích cực. Trong năm 2015 đã cử 30 đồng chí dự lớp bồi dưỡng kiến thức quản
lý văn thư của UBND thành phố Hà Nội.
Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liên quan
đến công tác văn thư đã thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưu trữ, hệ
thống quản lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng, có nhiệm vụ hướng dẫn việc
quản lý văn bản và lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản
và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu văn thư theo quy định của pháp luật về
lưu trữ.
Thứ tư : Về công tác kiểm tra, hướng dẫn các văn bản chỉ đạo của cấp trên
Công tác thanh tra, kiểm tra cải cách hành chính được thực hiện tập trung,
trọng điểm không dàn trải, qua thanh tra, kiểm tra đã đánh giá những mặt công tác
còn yếu trong công tác cải cách hành chính nói chung của các đơn vị để tập trung
chỉ đạo giải quyết nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân của bộ máy công quyền.
Công tác rà soát văn bản được thực hiện thường xuyên, đồng bộ và chất
lượng; công tác kiểm soát thủ tục hành chính được tăng cường. Việc ứng dụng


công nghệ thông tin được lãnh đạo UBND huyện quan tâm sát sao, đầu tư thích
đáng nên đã đạt được nhiều kết quả, mức độ hài lòng của người dân được nâng cao
Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cơ quan, tổ chức luôn tuân
theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước.

Thứ năm: Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản
UBND huyện Thạch Thất đã bố trí được phòng để lưu trữ văn thư, phòng có
giá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa, thông gió...
2.2.2. Quản lý văn bản
Quản lý văn bản được coi là một nhiệm quan trọng trong công tác văn thư tại
UBND huyện Thạch Thất.
Về Quản lý văn bản đến: Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giao
đúng quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức.
Văn bản tiếp nhận từ các nguồn khác đều chuyển đến tập trung tại văn thư
UBND cấp xã để làm thủ tục bóc bì, vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu đóng dấu đến, đăng
ký số cho văn bản đến. Văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các đơn vị và cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Khi Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau khi
đăng ký vào sổ đã trình và chuyển ngay cho người có thẩm quyền giải quyết.
Đối với văn bản có dấu chỉ độ Mật, Tối mật, luôn đảm bảo tuyệt mật được
thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản mật.Việc
chuyển giao văn bản luôn đảm bảo tính chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
Về Quản lý văn bản đi: ghi số và ngày tháng văn bản; thể thức văn bản đã đảm
bảo theo quy định. UBND huyện đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi và lưu văn
bản đi theo số thứ tự đăng ký tại văn thư cơ quan đúng quy định.
Văn bản đi luôn lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND huyện và bản
chính lưu trong hồ sơ. Bản gốc lưu tại Văn thư UBND huyện được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
Mọi trường hợp giao nhận văn bản có các độ mật giữa những người có liên
quan đều phải vào số, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
Việc quản lý tốt Văn bản đã giúp cấp trên có thể theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến và đi dễ dàng hơn.
2.2.3.Quản lý con dấu
Theo quy định của Thông tư, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử dụng
con dấu là:

Đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan Công an và thông báo mẫu dấu
với cáccơ quan, tổ chức có liên quan trước khi sử dụng con dấu.
•

Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND huyện và con dấu
của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.
•

Quản lý chặt chẽ con dấu tại trụ sở UBND huyện; có quy định cụ thể về
quản lý, sử dụng con dấu. Trường hợp cần sử dụng con dấu ngoài trụ sở cơ quan
•


phường, tổ chức để giải quyết công việc, thì phải được phép của chủ tịch UBND
huyện.
Chỉ giao con dấu cho người được phân công làm nhiệm vụ văn thư sử
dụng đóng vào các văn bản, giấy tờ đã có nội dung, có chữ ký của người có thẩm
quyền của UBND huyện; không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu trước khi
ký.
•

Phải thông báo ngay cho cơ quan Công an nơi con dấu hoặc Giấy chứng
nhận đã đăng ký mẫu dấu bị mất để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn bản
báo cáo về việc mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho
cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu; sau khi đã có thông báo nếu tìm được,
thì phải giao lại con dấu đó cho cơ quan Công an để hủy theo quy định.
•

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày quyết định có hiệu lực, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức được chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ,

chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký
mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã cấp con dấu đó.
•

Trường hợp đổi, làm lại con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới và Giấy
chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sau khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận đã
đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an đăng ký con dấu mới.
•

•

Một số hạn chế trong việc quản lý và sử dụng con dấu

•

Con dấu còn giao cho nhiều người quản lý.

•

Khi giao con dấu cho người khác sử dụng không được lập biên bản hoặc

ghi vào sổ sách theo dõi nên khi có vấn đề rất khó quy kết trách nhiệm.
•

Con dấu chưa được bảo quản đúng nơi quy định, tiềm ẩn nguy cơ bị lợi dụng.

•

Việc đóng dấu trên văn bản chưa đúng.

Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản chuyên ngành còn lúng túng
do thiếu quy định.
•

•

Đóng dấu khống chỉ.

2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành
Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
2.2.5 Soạn thảo văn bản