Công tác văn thư tại uỷ ban nhân dân phường yên nghĩa

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sự hướng
dẫn khoa học của Ts. Lê Thị Hiền. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài
này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những
số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được
chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham
khảo.
Ngoài ra, trong bài nghiên cứu còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá
cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và
chú thích nguồn gốc.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm về nội dung khóa luận của mình.
Ký tên
Người làm bài


LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn Ts. Lê Thị Hiền
người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu, tạo điều
kiện thuận lợi cho chúng tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này.
Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND và các ban ngành đoàn thể
phường Yên Nghĩa, quận Hà Đông, TP Hà Nội đã tạo điều kiện cung cấp số liệu
và những thông tin cần thiết về địa phương, giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu
này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4

Từ viết tắt
UBND
HĐND
ĐTBD
CBCCVC

Tên cụm từ viết tắt
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Đào tạo – bồi dưỡng
Cán bộ, Công chức, Viên chức



MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN..................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................2
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................3
MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................................2
4. Giả thuyết nghiên cứu................................................................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................3
7. Đóng góp của đề tài....................................................................................................................4

8. Cấu trúc của đề tài......................................................................................................................4

Chương 1...............................................................................................................5
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..................................................5
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư............................................................................................5
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư..............................................................................................5
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư...........................................................................................5
1.1.2.1.Vai trò công tác văn thư......................................................................................................5
1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác văn thư...............................................................................................5
1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư......................................................................................................6
1.1.4. Nội dung công tác văn thư....................................................................................................7
1.1.4.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản.................................................................................7
1.1.4.1.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến......................................................................7
1.1.4.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.........................................................................9
1.1.4.2. Xây dựng và ban hành văn bản........................................................................................12
1.1.4.2.1 Khái niệm.......................................................................................................................12
1.1.4.2.2. Trình tự xây dựng văn bản............................................................................................13

Chương 2.............................................................................................................15
KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA VÀ THỰC TRẠNG CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA.....................................15
2.1 Khái quát về UBND phường Yên Nghĩa...................................................................................15
2.2.1 Tổ chức bộ máy....................................................................................................................15


2.2.2. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................16
2.2.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường Y ên Nghĩa...............................17
2.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................................17
2.2.4.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau:......................................................17
2.2.4.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:.............................18

2.2.Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa......................................................19
1.Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Yên Nghĩa................................................19
2.2.2. Quản lý văn bản..................................................................................................................21
2.2.3.Quản lý con dấu...................................................................................................................22
2.2.4.Lập hồ sơ hiện hành.............................................................................................................23
2.2.5 Soạn thảo văn bản...............................................................................................................23
2.Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa.............................................24
2.3.1 Ưu điểm...............................................................................................................................24
2.3.2. Hạn chế, tồn tại...................................................................................................................25

Chương 3.............................................................................................................27
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ.......................27
TẠI UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA.................................................................27
3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND phường Yên Nghĩa......................................................27
3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị...........................................................................................27
3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ......................................................................................28
3.1.3. Những yêu cầu khác............................................................................................................28
3.2: Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật.........................................................................................32
3.3.Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa:...................................32
3.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư:..................................................................................33

KẾT LUẬN.........................................................................................................34
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................35


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ở nước ta hiện nay, công tác Văn thư được coi là một trong những khâu
quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động của nền hành chính nhà nước.
Công tác Văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt

động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; bao gồm các việc về soạn thảo
văn bản, ban hành và quản lý văn bản.... Trong hoạt động quản lý hành chính
nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc tư chỉ đạo, điều
hành, quyết định, thi hành đều gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư nói chung.
Là một phường thuộc quận Hà Đông- Hà Nội, với diện tích 692.61ha.Yên
Nghĩa là một phường có truyền thống cách mạng, năm 1998 đã được Đảng và
Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân. Trong
những năm gần đây, công tác Văn thư ở phường hiện cơ bản đã đạt được những
thành quả đáng khích lệ . Tuy nhiên, trong quá trình triển khai nhiệm vụ còn bộc
lộ không ít những yếu kém.
Nhận thức rõ được điều đó, và hiểu được sự cần thiết của việc đổi mới,
nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trên địa bàn phường, cũng như sự hạn
chế về số lượng các đề tài liên quan, tôi Lê Minh Ngọc sinh viên lớp Đại học
Lưu trữ học 14B quyết định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên
cứu với tên gọi : “Công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân phường Yên Nghĩa”
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1: Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư- Lưu trữ ở phường Yên Nghĩa
2.2: Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: 2014 – 2015
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thưsoạn thảo văn bản,
tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi…tại UBND phường Yên Nghĩa.

1


3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư.
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại phường Yên Nghĩa trong thời

gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế
của công tác.
- Đánh giá thực trạng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa.
4. Giả thuyết nghiên cứu
- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp song các biện pháp
này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.
- Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND phường Yên Nghĩa cần
được tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động
quản lý hành chính Nhà nước và UBND phường
- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND phường Yên Nghĩa được nâng
cao thì chất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn.
5. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác văn thư là hoạt động khó khăn và phức
tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn,
cách quản ký, sắp xếp văn bản đi và văn bản đến.
Nói đến công tác văn thư, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
khoa học đề cập vấn đề văn thư không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là
vấn đề quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý. Một số công
trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư có thể nêu như sau:
-

Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc

trung học”. Chủ nhiệm đề tài: CN. Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham
gia: ThS. Dương Mạnh Hùng, CN. Ngô Thiếu Hiệu, CN. Vũ Côi, CN. Nguyễn
Hữu Thời.
-

Đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ

quan”. Chủ nhiệm đề tài: CN. Phạm Ngọc Dĩnh; Các thành viên tham gia :
2


PGS.TS. Dương Văn Khảm, CN. Nguyễn Hữu Thời, CN. Trần Thị Phương
Trâm, CN. Trần Như Nghiêm.
-

Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” Chủ

nhiệm đề tài: ThS. Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS. Lê Văn
Năng, ThS. Nguyễn Trọng Biên, ThS. Nguyễn Thị Thúy Bình, KS. Phạm Phú
Tứ.
-

Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư”. Chủ nhiệm

đề tài: CN. Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS. Dương Văn
Khảm, PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, CN. Hoàng Minh Cường.
-

Đề tài "Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành

chính nhà nước". (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS. Nguyễn Thị Tâm; Các thành
viên tham gia: ThS. Nguyễn Trọng Biên, ThS. Nguyễn Thị Lan Anh, CN.
Nguyễn Thiên Ân, CN. Nguyễn Thị Như Thuần.
-

Đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường

điện tử” (2009). Chủ nhiệm đề tài: ThS. Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham
gia: ThS. Lã Thị Hồng; ThS. Tiết Hồng Nga; ThS. Lê Văn Năng; CN. Nguyễn
Thị Như Thuần. 8.4 Thời gian bắt đầu và kết thúc: 2006-2
-

Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” (2010); Chủ

nhiệm đề tài: CN. Trần Quốc Thắng; Các thành viên tham gia: ThS. Tiết Hồng
Nga; ThS. Nguyễn Thị Chinh; CN. Mai Thị Thu Hiền.
Là một phường thuộc quận Hà Đông- Hà Nội, công tác quản lý văn thư ở
phường Yên Nghĩa đã có sự tiến bộ, chuyển biến rõ rệt và mang những hiệu quả
tích cực. Thông qua báo cáo hàng năm về công tác văn thư trên địa bàn phường
nói riêng và toàn thành phố nói chung.
Những tài liệu trên là gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tôi
hoàn thành đề tài nghiển cứu “ Công tác văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa”.
6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;
Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
+ Thông tin từ báo cáo định kỳ của Ủy ban nhân dân phường Yên Nghĩa
-

3


7. Đóng góp của đề tài
Có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
Đề tài nghiên cứu góp phần thực tế hóa , nâng cao hiệu lực, hiệu quả

trong công tác văn thư ở UBND phường Yên Nghĩa
Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho cán bộ làm công tác văn thư ở UBND phường.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA VÀ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG YÊN NGHĨA
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN NGHĨA

4


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thong tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức.[3;Tr10]
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư
1.1.2.1.Vai trò công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn
phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt
động văn phòng và là một mắt xích tong guồng máy hoạt động quản lý của cơ

quan, đơn vị.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được
xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng quản lý nhà nước.
1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ , đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan
được hính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích của cơ
quan.
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động
của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí
mật của cơ quan, hạn chế bênh quan lieu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành
chính phục vụ công cuộc đổi mới.
5


Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan,
của các cá nhân, tập thể phục vụ cho hoạt động Thanh tra, kiểm tra.
1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư
Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với cơ quan,
tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc nhanh chóng, đảm bảo cho việc
cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ. Từ đó, giúp cho
Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu
cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó, công tác văn thư đòi hỏi
những yêu cầu chặt chẽ như sau:
• Nhanh chóng:
Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh gọn có ý
nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng
đối với công tác văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên

tắc trong hoạt động của cơ quan. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ
thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác văn thư, nếu quá trình này diễn ra
nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và
nó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
• Chính xác:
Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động văn thư của cơ
quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng.
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết
công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản
ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà Nước quy định. Về quy
trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn
thư phải đảm bảo chính xác từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao
đến tổ chức giai quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của
pháp luật.
• Bí mật
Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên
trong hoạt động của mình công tác văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật
để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước.
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết
6


văn bản, bố trí làm việc của cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu
đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự
thành công của mỗi cơ quan đó.
1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
1.1.4.1.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
Theo quy chế làm việc của văn phòng HĐND và UBND phường thì văn
thư được tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa” . Vì vậy, mọi loại văn bản

giấy tờ đến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn
thư để tiếp nhận, đăng kí và chuyển giao.
Với những văn bản đến không được đăng kí tại phòng tiếp nhận hồ sơ và
văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết.
Tất cả những văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND phường làm ra
cũng đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.
* Nội dung và nghiệp vụ giải quyết văn bản đến.
Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình,
phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp
ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan.Về nguyên tắc, tất cả các loại văn
bản đến đều phải tập trung vào bộphận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng
Hành chính của cơ quan (Điều 13, Nghịđịnh số: 110/2004/NĐ-CP, ngày
08/4/2004). Theo nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những
văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi
dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy
tính ... ). Ngoài những văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến,
Văn thư cơ quan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại,
khiếu tố... của cá nhân hoặc tập thể khác. Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải
kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)...Nếu
phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc,
hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác
7


văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản với người giao văn
bản.Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký
nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dõi,
xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra (nhận được
quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi...).Đối với

những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm
tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ...Nếu phát hiện sai sót
phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý nhưsau:
Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong
cơ quan.
Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo..
Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại:
Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối với
những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến
công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển
cho văn thưđểđăng ký.
Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại,
trừnhững bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.
Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TTBCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được
tiến hành như sau:
Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được
bóc bì” thì văn thư chỉđược phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến
người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người
có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”
8


phải được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.

Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu
điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa
ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản đểđối chiếu khi
cần thiết.
1.1.4.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
* Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý
tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của
pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là
văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước.
* Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: trước khi phát hành văn
bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
• Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
9


Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm A,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
được đăng ký như sau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy
chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
• Ghi ngày, tháng, năm văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi: căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn
bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan,
tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao
văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi

tính

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi

được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải
được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì: bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn
bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua
10


được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m 2 trở lên. Bì văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Trình bày bì và viết bì: mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.
- Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào
trong, không làm nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán
kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì: trên bì văn bản khẩn
phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc
đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật
trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

* Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn
bản.
-

Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao

nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư
thì phải lập Sổ chuyển giao riêng. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng
ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao
ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ
đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người
nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
+ Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào
11


sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục X.
+ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận

và đóng dấu vào sổ (nếu có).
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể
như sau:
- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú
vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
*Lưu văn bản đi
- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
-

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc

thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác
nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.

-

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử

dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức.
1.1.4.2. Xây dựng và ban hành văn bản.
1.1.4.2.1 Khái niệm.
12


Xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước
có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của
mình.
1.1.4.2.2. Trình tự xây dựng văn bản.
Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản
Sáng kiến văn bản:
+ đề xuất văn bản
+ lập chương trình soạn thảo văn bản
+ quyết định cơ quan , đơn vị, cá nhân chủ trì văn bản
+ thành lập ban hành soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo
- Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo
+ tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan
+ chọn lựa phương án hợp lý
+ viết dự thảo lần thứ nhất: phác thảo nội dung, soạn đề cương chi tiết,
-

tham khảo ý kiến thủ trưởng…
+ biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo

Bước 2: Lấy ý kiến xây dựng dự thảo
Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước
bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành văn bản. Bước này tùy thuộc vào
tính chất của văn bản
Bước 3: Thẩm định dự thảo
-

Ban soạn thảo xem xét và đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo

văn bản.
- Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi tới các cơ quan thẩm
định.
-

Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản

đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.
- Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ chỉnh kí.
Bước 4: Xem xét, thông qua
-

Cơ quan soạn thảo trình hồ sơ duyệt dự thảo lên cấp trên.
Thông qua và kí ban hành theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định.
Đóng dấu văn bản.
Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo chỉnh lý

và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.
13

Bước 5: Công bố
-

Văn bản không thuộc tính bí mật nhà nước tùy theo mức độ phải được

công bố.
- Văn bản quy phạm pháp luật phải được đăng trên các phương tiện thông
tin đại chúng.
- Văn bản qui phạm pháp luật của HĐND, UBND phải được yết thị tại
trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết
định.
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản
Văn bản sau khi được kí và ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời
và lưu trữ theo qui định của pháp luật.
Tiểu kết
Qua tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác văn thư chúng ta sẽ đến với chương
2 tìm hiểu khái quát về UBND phường Yên Nghĩa và thực trạng công tác văn
thư tại đây để thấy được tầm quan trọng của công tác này đối với UBND
phường và cơ cấu tổ chức bộ máy của phường.

14


Chương 2
KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA VÀ THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA
2.1 Khái quát về UBND phường Yên Nghĩa
Phường Yên Nghĩa trực thuộc quận Hà Đông. Xã Yên Nghĩa đượ c tách từ
huyện Hoài Đức,ngày 18/7/2009 Phường Yên Nghĩa được thành lập.
Phường với 13 phòng ban chính là:

• Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và UBND quận
• Phòng Nội Vụ
• Phòng tư pháp
• Phòng tài chính kế toán
• Phòng kinh tế
• Phòng tài nguyên môi trường
• Văn phòng đăng ký nhà đất
• Phòng quản lý đô thị
• Phòng lao động thương binh và xã hội
• Phòng văn hóa thông tin
• Thanh tra quận
• Phòng y tế
• Phòng giáo dục và đào tạo
UBND phường là nơi không tổ chức HĐND là cơ quan hành chính nhà
nước trực thuộc UBND quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. UBND phường Yên
Nghĩa do UBND quận Hà Đông được bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước cơ
quan này và cơ quan nhà nước cấp trên.
2.2.1 Tổ chức bộ máy
UBND Yên Nghĩa được cấu tạo với 13 phòng ban chính.
Đứng đầu là chủ tịch: Ông Nguyễn Đình Mực.
Phó chủ tịch: ông Nguyễn Văn Chính.
Đại diện văn phòng UBND: ông Nguyễn Đức Hiền.
Trưởng công an phường: ông Trần Ngọc Linh.
Theo đó tổ chức bộ máy cụ thể bao gồm:
1 Đồng chí Bí thư Đảng Ủy
1 Đồng chí Phó bí thư thường trực Đảng Ủy kiêm Chủ Tịch HĐND
1 Đồng chí Phó Chủ tịch HĐND
15

1 Đồng chí Chủ tịch UBND
2 Đồng chí Phó Chủ tịch UBND
1 Đồng chí Chủ tịch Ủy Ban Mặt Trận Tổ Quốc
1 Đồng chí Chủ tịch Hội Phụ Nữ
1 Đồng chí Đoàn Thanh Niên
2 Đồng chí Công chức Văn phòng thống kê
1 Đồng chí Công chức Văn hóa – Thông tin
1 Đồng chí cán bộ Tài chính kế toán
2 Đồng chí Công chức Địa chính – Xây dựng
1 Đồng chí Cán bộ Tư pháp hộ tịch
2 Đồng chí Phó trưởng Quân sự
2.2.2. Cơ cấu tổ chức
Bí thư Đảng ủy
Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch

Nguyễn Thị Kim Dung
Vũ Hoa Thăng

ĐT: 04.194.547
ĐT: 04.194.570

HĐND
Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch

Nguyễn Văn Tài

ĐT: 04.181.405

UBND
Phó Chủ tịch HĐND

Phó Chủ tịch UBND

Nguyễn Văn Thành
Nguyễn Xuân Trường

ĐT: 04.184.518
ĐT: 04.182.361

Phó Chủ tịch UBND
Văn phòng UBND
Trưởng Công an

Đặng Hữu Tiến
Nguyễn T. Đức Hiền
Trần Ngọc Linh

ĐT: 04.182.362
ĐT: 04.184.518
ĐT: 04.184.194

16


2.2.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường Y ên
Nghĩa
-

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển

giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là

công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên
chức mọi cơ quan, tổ chức. Tại UBND phường Yên Nghĩa thì công tác văn thư
bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử
dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của UBND phường. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ
quan ủy ban, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ
đạo và hiệu quả hoạt động của cán bộ viên chức tại UBND phường Yên Nghĩa.
Vị trí và chức năng của công tác văn thư thể hiện ở 4 điểm:
-

Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung

cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội của cơ quan UBND phường Yên Nghĩa.
-

Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc và

giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện
nay.
-

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan ủy

ban nhà nước. Phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
-

Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan ủy

ban nhà nước và chính quyền địa phương.
2.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.2.4.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau:
-

Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư.
17


-

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước

và của Bộ về văn thư.
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư trình Bộ phê duyệt và
tổ chức thực hiện.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho cán bộ
công chức, viên chức của Bộ.
- Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về văn thư.
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư.
- Sơ kết, tổng kết về văn thư.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư.
2.2.4.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư
cơ quan:
-

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,

duyệt, ký ban hành.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có).
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu
khác được giao.

18


2.2.Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa
1.

Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Yên

Nghĩa
Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Yên
Nghĩa đã đạt được những kết quả như sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức, bố trí cán bộ

Tại UBND Phường Yên Nghĩa đã bố trí công chức, viên chức làm văn
thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên
Thứ hai :Về công tác triển khai các văn bản quy phạm pháp luật của cấp
trên về công tác văn thư, lưu trữ
Về cơ bản UBND phường Yên Nghĩa đã triển khai Luật Văn thư, các
Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục
hồ sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư.
Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành chính năm 2015, UBND
Phường tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị quyết của
Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính; thực hiện các
thủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhất
nhu cầu của công dân các các tổ chức xã hội, đảm bảo đúng quy trình, thời gian
theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính và
tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính
theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP và nghị định số 20/2008/NĐ-CP của Chính
phủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp,
phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “Một
cửa” hoặc trực tiếp giải quyết các thủ tục hành chính theo nhu cầu của nhân dân,
tổ chức.
Công tác văn thư – lưu trữ năm 2015 đã được UBND Phường quan tâm,
triển khai thực hiện đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn
bản theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008. Công tác văn thư đã được thực
19