CÔNG tác văn THƯ tại ủy BAN NHÂN dân TỈNH THANH hóa

Đề tài
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH
HÓA


LỜI CẢM ƠN
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến quý thầy cô ở khoa Hành
Chính Học - Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. Đặc biệt tôi xin chân thành cảm
ơn TS. Bùi Thị Ánh Vân đã dành hết tâm huyết mình để truyền đạt vốn kiến
thức quý báu cho tôi trong suốt quá trình học tập tại trường. Nếu không có sự
hướng dẫn dạy dỗ, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi. Tôi nghĩ bài tiểu luận
của tôi rất khó hoàn thiện được. Một lần nữa tôi xin chân thành được cảm ơn cô!
Tôi xin cảm ơn ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công chức, viên chức
UBND Tỉnh Thanh Hóa đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi tìm
hiểu thực tế tại UBND Tỉnh Trong suốt quá trình nghiên cứu.
Với nền tảng kiến thức còn hạn chế, trình độ lý luận cũng như kinh
nghiệm thực tiễn còn chưa cao nên bài tiểu luận không thể tránh khỏi những sai
sót, tôi mong được nhận những ý kiến đóng góp của quý thầy cô để tôi học thêm
được nhiều kinh nghiệm quý báu nhất.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu
và kết quả trong đề tài này là trung thực.
Hà Nội, ngày tháng 7 năm 2016
Sinh viên


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................ 1
1.Lý do chọn đề tài ..............................................................................................................................................1

2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu....................................................................................................................1
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.....................................................................................................................1
4.Lịch sử vấn đề nghiên cứu.................................................................................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu...................................................................................................................................2
6.Bố cục của đề tài................................................................................................................................................2

CHƯƠNG 1................................................................................................................ 3
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ..........................................................3
VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND TỈNH THANH HÓA.........................................................3
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư................................................................................................................3
1.1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư...............................................................................3
1.1.2. Yêu cầu, nội dung và tầm quan trọng của công tác văn thư ......................................................................4
1.2. Khái quát về văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa.........................................................................................5
1.2.1. Khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa.........................................................................................................5
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa...................6

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ .....................................................................9
TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA............................................................9
2.1.Sự chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa đối với công tác văn thư..................................................................9
2.1.1.Tổ chức và biên chế cán bộ văn thư chuyên trách.......................................................................................9
2.1.2.Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư...........................................................10
2.2.Soạn thảo văn bản.........................................................................................................................................11
2.2.1.Các loại văn bản của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa..........................................................................11
2.2.2.Quy trình soạn thảo văn bản......................................................................................................................12
2.3.Quản lý văn bản đi, đến................................................................................................................................14
2.3.1.Quản lý văn bản đi.....................................................................................................................................14
2.3.2.Quản lý văn bản đến..................................................................................................................................16
2.3.3.Quản lý văn bản mật..................................................................................................................................21
2.4.Quản lý và sử dụng con dấu.........................................................................................................................21

2.5.Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ..........................................................................................23

CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
TỈNH THANH HÓA................................................................................................... 25
3.1. Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa..............................................................25
3.1.1.Ưu điểm.....................................................................................................................................................25
3.1.2.Hạn chế......................................................................................................................................................27
3.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa......................28
3.2.1.Đối với lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa...............................................................................28
3.2.2.Đối với văn thư chuyên trách....................................................................................................................29
3.2.3.Đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.............................................................................................29

KẾT LUẬN............................................................................................................... 31
................................................................................................................................ 31


TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................ 32


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UB

Ủy ban

UBND
Ủy ban nhân dân
HĐND
Hội đồng nhân dân
ĐHKHXH & NV Trường ĐH Khoa học xã hội & Nhân văn

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với cơ quan,
tổ chức. Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan với những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
Hiện nay, tôi đang đảm nhiệm công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
Điều này rất thuận lợi cho tôi trong công tác thu thập tư liệu về công tác văn thư tại
đây. Đồng thời việc nghiên cứu và tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả của
công tác văn thư ở UBND tỉnh Thanh Hóa là việc làm cần thiết.
Đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về công tác văn thư – lưu trữ trong cơ
quan Quản lý Nhà nước, tuy nhiên đến nay vẫn chưa có một đề tài nào đề cập
đến công tác văn thư lưu trữ tại UBND Tỉnh Thanh Hóa.
Và thuận lợi hơn nữa khi bước vào Đại học Liên thông ở Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, tôi đã được học bộ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học. Tuy
chỉ là 2 tín chỉ, nhưng học phần này đã giúp tôi và các bạn trong lớp phương
pháp, cách thức tiến hành một đề tài nghiên cứu khoa học. Vì những lý do trên,
tôi quyết định chọn “Công tác văn thư tại UBND tỉnh Thanh Hóa” làm đề tài
cho bài tiểu luận của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Bài tiểu luận hướng tới những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư
- Khảo sát thực tiễn về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND tỉnh Thanh
hóa, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên
cứu và giải quyết đối với UBND Tỉnh Thanh Hóa.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu
Công tác văn thư tại UBND Tỉnh Thanh Hóa
* Phạm vi nghiên cứu
1


- Không gian: UBND tỉnh Thanh Hóa
- Thời gian: Những năm gần đây (từ năm 2005 – 2015).
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trong quá trình học tập, tôi đã được
tiếp cận với nhiều sách giáo trình viết về công tác văn thư. Tiêu biểu là cuốn
Nghiệp vụ công tác văn thư (tác giả: Triệu Văn Cường, Nguyễn Thị Kim Chi /
2009). Cuốn sách là nguồn tư liệu cơ bản giúp tôi về cơ sở lý luận để thực hiện
đề tài của mình.
Các “Văn bản đến” và “Văn bản đi” của UBND tỉnh Thanh Hóa từ năm
2005 – 2015, đã cung cấp cho tôi những số liệu cụ thể về công tác văn thư tại
đây. Hơn nữa, do làm việc tại UBND tỉnh Thanh Hóa, nên tôi đã có cơ hội thuận
lợi trong việc khảo sát thực tế. Có thể nói,các văn bản của Văn phòng UBND
tỉnh Thanh Hóa đã giúp tôi những thông tin cần thiết và chính xác để hoàn thành
bài tiểu luận của mình.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp duy
vật biện chứng; Phương pháp điều tra, khảo sát; Phương pháp thống kê; Phương
pháp so sánh.
6. Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài tiểu luận gồm 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư và khái quát về
UBND tỉnh Thanh Hóa
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại văn phòng UBND Tỉnh Thanh

Hóa.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
UBND tỉnh Thanh Hóa.

2


Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND TỈNH THANH HÓA
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư
Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, công tác văn thư được định
nghĩa như sau: “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xậy dựng văn bản, giải
quyết văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan nhà nước, các tổ chức xã
hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận
của văn bả giấy tờ, là một phần của quá trình sử lý thông tin” [1; Tr. 7].
Bất cứ ai khi nhắc đến công tác văn thư đều nghĩ đến công việc liên quan
đến văn bản giấy tờ, bao gồm: ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn
bản. Lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của
các cơ quan, tổ chức. Và nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác
văn thư sẽ ảnh hưởng không tốt thậm chí là gây nên những hậu quả khôn lường
đối với những hoạt động khác của cơ quan.
Theo kiến thức được học, tôi hiểu rằng, công tác văn thư là một mặt hoạt
động trong bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng.
Công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động của văn
phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan. Nếu hiểu không
đúng về công tác văn thư sẽ làm ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý
trong cơ quan nhà nước.

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,
nhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là nguồn thông tin bằng văn
bản. Ở một góc độ khác, “làm tốt công tác văn thư sẽ hạn chế bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản nhà nước để
làm trái pháp luật” [1; Tr. 9]. Đồng thời, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung
3


chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, nó sẽ
là bằng chứng pháp lý hữu dụng cho cơ quan đó.
1.1.2. Yêu cầu, nội dung và tầm quan trọng của công tác văn thư
* Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn giấy tờ. Do đó trong
quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật và
hiện đại.
- Yêu cầu Nhanh chóng: Văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản
phải kịp thời góp phần vào giải quyết nhanh công việc.
- Yêu cầu Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt
pháp lý, không được trái với các văn bản. Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản
phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
- Yêu cầu về Bí mật: Có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của văn
phòng, của nhà nước nên quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các
văn bản đều phải được đảm bảo bí mật, không để lọt vào tay người không có
trách nhiệm.
- Yêu cầu về tính hiện đại: Đó chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư.
* Nội dung của công tác văn thư
Theo các sách giáo trình được học về công tác văn thư, thì công tác văn

thư gồm 3 nội dung sau: Xây dựng và ban hành văn bản (như: soạn thảo văn
bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản); Tổ chức quản
lý và giải quyết văn bản (bao gồm: quản lý tổ chức giải quyết văn bản đến và
quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ quản lý hồ
sơ); Quản lý sử dụng con dấu [1; Tr. 16 – 17].
Để công tác văn thư đạt kết quả cao, cán bộ văn thư phải thực hiện những
nhiệm vụ:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi đến.
+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển giao theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.
+ Làm thủ tục gửi văn bản đi, chuyển giao công văn , tài liệu.
+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu.
4


+ Quản lý giấy mời, giấy giới thiệu.
+ Sử dụng và quản lý con dấu.
* Tầm quan trọng của công tác văn thư
Vai trò của công tác văn thư với hoạt động quản lý hành chính nhà nước,
quản lý sản xuất kinh doanh là rất quan trọng. Các tác giả cuốn Nghiệp vụ công
tác văn thư cho rằng, vai trò công tác văn thư thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung
cấp những tài liệu, tư liệu đáng tin cậy phục vụ cái mục đích chính trị, kinh tế,
văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết sử lý nhanh chóng,đáp ứng được các yêu cầu, tổ chức, cá nhân.Hồ sơ tài
liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách hệ thống, qua
đó cán bộ công chức có thể kiểm tra,đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt
các mục tiêu quản lý năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây củng là những mục

tiêu yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn căn cứ bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia [1; Tr. 12].
1.2. Khái quát về văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa
1.2.1. Khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa
Thanh Hóa là một tỉnh nằm ở cửa ngõ Bắc Bộ và Bắc Trung Bộ, với diện
tích tự nhiên là 11,116 km2, bằng 3,17 % diện tích cả nước. Trên địa bàn tỉnh có
24 dân tộc Kinh, Mường, Dao, Hmông, Thái, Tày… Tổ chức hành chính gồm
27 huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh [2; Tr. 11]. Với vị trí thuận lợi như trên,
Thanh Hóa có thể cùng lúc phát triển được cả rừng, đồng bằng và ven biển.
UBND tỉnh Thanh Hóa tự giải quyết công việc theo chức năng, mục quy
định tại luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. UBND Tỉnh thảo luận
tập thể và quyết định theo đa số đối với các vấn đề quy định tại điều 21 luật tổ
chức chính quyền địa phương năm 2015 và các văn bản luật khác. Ngoài ra
5


UBND còn xây dựng chính quyền và quản lý hành chính, xây dựng quy hoạch
phát triển đô thị theo quy hoạch chung, trình HĐND tỉnh phê duyệt tổ chức thực
hiện quản lý , kiểm tra các lĩnh vực này tại địa phương theo đúng thẩm quyền.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND tỉnh Thanh Hóa
Quyết định số 1529/QĐ-UBND ngày 30/5/2015 của UBND tỉnh Thanh
Hóa về phê chuẩn quy chế làm việc của văn phòng UBND tỉnh; Quyết định số
1889/QĐ-UBND ngày 14/6/2015 của UBND tỉnh Thanh Hóa về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng [2; Tr. 2]. Theo những
Quyết định này, văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa có chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
* Chức năng
Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan ngang sở, là bộ máy giúp việc của
UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh. Văn phòng UBND tỉnh có chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh tổ chức các hoạt động chung của UBND
tỉnh.tham mưu, giúp chủ tịch UBND tỉnh và các phó chủ tịch UBND về chỉ đạo,
điều hành các hoạt động chung của các bộ máy hành chính trên địa bàn tỉnh.
Đảm bảo cung cấp thông tin, phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo.
Điều hành của UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh và thông tin cho công
chúng theo quy định của pháp luật, đảm bảo các điều kiện vật chất , kỹ thuật cho
hoạt động của UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh.
* Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa có nhiệm vụ:
- Xây dựng các chương trình làm việc của UBND Tỉnh và thường trực
UBND tỉnh; Giúp UBND tỉnh, thường trực UBND tỉnh theo dõi kiểm tra đôn
đốc các sở, ban ngành, UBND huyện,thị xã, thành phố thực hiện các chương
trình trên; Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo , điều hành của UBND tỉnh và thường trực UBND tỉnh.
- Tham mưu soạn thảo một số đề án, theo dõi, đôn đốc các sở, ban ngành,
UBND các huyện soạn thảo, chuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến và thẩm tra đề
6


án trước khi trình UBND, thường trực UBND tỉnh xem xét, quyết định; Tổ chức
tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo, thuộc thẩm quyền giải quyết do chủ tịch
UBND tỉnh giao, quản lý công tác thống nhất đối ngoại theo quy định.
- Đảm bảo mối quan hệ giữa UBND tỉnh với Tỉnh Ủy, thường trực
HĐND, ủy ban MTTQ và các đoàn thể chính trị trong tỉnh; Tổ chức việc công
bố, truyền đạt quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, các văn
bản pháp quy của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và theo dõi các ngành, các

cấp thưc hiện các văn bản đó.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, công tác văn thư, hành chính,
lưu trữ và tin học hóa trong quản lý hành chính nhà nước theo quy định của
pháp luật; Tổ chức các phiên họp, các buổi làm việc, đón tiếp khách và các hoạt
động của UBND tỉnh, đảm bảo các điều kiện phục vụ cho hoạt động của UBND
tỉnh, thường trực UBND tỉnh; Lập quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ công chức, viên chức, chuyên môn nghiệp vụ về văn phòng ở địa phương
trình UBND tỉnh; Quản lý tổ chức, tổ chức cán bộ, công chức,chuyên môn
nghiệp vụ về văn phòng ở địa phương.
* Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND Tỉnh Thanh Hóa
- Lãnh đạo văn phòng
Văn phòng UBND tỉnh có chánh văn phòng và các phó văn phòng. Chánh
văn phòng UBND tỉnh là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh,
chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của văn phòng,
đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn Phòng; chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều
hành chung và trực tiếp phụ trách các phòng, công nghiệp – xây dựng cơ bản,
tổng hợp - kế hoạch, hành chính – tổ chức.
Bao gồm: 01 Phó chánh văn phòng, trực tiếp phụ trách phòng văn hóa –
xã hội; 01 Phó chánh văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng Nông Nghiệp,
Khoa học – công nghệ và tài nguyên môi trường; 01 Phó chánh văn phòng trực
tiếp phụ trách các phòng kinh tế - tài chính,tiếp công dân; 01 Phó chánh văn
phòng phụ trách phòng nội chính, quản trị - tài vụ, đội xe nhà khách 25B.
- Tổ chức bộ máy của văn phòng
7


+ Khối chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp gồm các phòng: Phòng tổng
hợp - kế hoạch; Phòng kinh tế - tài chính; Phòng Nông Nghiệp, KHCN và tài
nguyên môi trường; Phòng công nghiệp – xây dựng - giao thông; Phòng nội
chính; Phòng văn hóa – xã hội.

+ Khối hành chính gồm các phòng: Phòng hành chính – Tổ chức (bao
gồm công tác văn thư, lưu trữ); Phòng quản trị - tài vụ (bao gồm cả quản lý đội
xe); Phòng tiếp dân.
+ Khối sự nghiệp. Có nhà khách Văn Phòng UBND tỉnh (gọi tắt là nhà
khách 25B).
Trong từng giai đoạn, tùy theo tình hình nhiệm vụ và yêu cầu công
tác,chủ tịch UBND tỉnh có thể thành lập mới, giải thể, bố trí lại tổ chức bộ máy
của văn phòng cho phù hợp trên cơ sở đề xuất, kiến nghị của chánh văn phòng
UBND tỉnh và giám đốc sở Nội Vụ.
* Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã trình bày hai nội dung cơ bản: Lý luận về công tác
văn thư và khái quát về UBND tỉnh Thanh Hóa. Những nội dung này là cơ sở lý
thuyết và thực tiễn để tôi tiến hành chương 2 hiệu quả hơn.

8


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH THANH HÓA
2.1. Sự chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa đối với công tác văn thư
2.1.1. Tổ chức và biên chế cán bộ văn thư chuyên trách
Bộ phận văn thư thuộc phòng hành chính của văn phòng UBND tỉnh
Thanh Hóa. Cán bộ văn thư chuyên trách gồm: 01 chuyên viên phụ trách quản lý
văn bản đi và con dấu; 02 chuyên viên phụ trách văn bản đến. Ngoài ra còn có
một đồng chí phó hành chính làm việc trực tiếp với văn phòng văn thư, chịu
trách nhiệm chỉ đạo chung, đồng thời còn giúp cho việc quản lý công văn trên
máy tính khi công việc của văn thư quá nhiều. Trong đó cán bộ phó phòng hành
chính đã tốt nghiệp khoa lưu trữ học và quản trị văn phòng trường ĐHKHXH &
NV, một cán bộ tốt nghiệp Đại học trường học viện hành chính Quốc gia, còn lại

được chuyển từ ngành khác sang.
Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã tổ chức công tác văn thư theo hình
thức tập trung. Đây là mô hình phổ biến trong các cơ quan quản lý hành chính
nhà nước. Theo hình thức này, ngoài việc giải quyết công văn đi đến, lập hồ sơ
hiện hành, các khâu khác của công tác văn thư đều tập trung vào một mối, còn
các đơn vị phòng ban khác của cơ quan không bố trí bộ phận văn thư chuyên
trách. Đây là một mô hình tổ chức vừa tinh giảm được biên chế cho cơ quan, mà
công việc được giải quyết tập trung và thống nhất.
Văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh Thanh Hóa được xem là có hiệu lực lớn
nhất đối với công tác văn thư là Quyết Định số 1529/QĐ – UBND ban hành
ngày 30/5/2008 về việc phê chuẩn quy chế làm việc của văn phòng UBND tỉnh
Thanh Hóa. Trong đó chương II quy định phạm vi, trách nhiệm và quan hệ phối
hợp giải quyết công việc của chánh, Phó văn phòng và các bộ phận công tác
khác trong văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa.
Điều 14: Tiêp nhận, trình, chuyển giao và giải quyết văn bản đến và quản
lý văn bản đi.
Điều 15: Lập hồ sơ và giao nộp tại lưu trữ hiện hành [2; Tr. 17].
9


Băn phòng UBND tỉnh còn có quyết định 208/QĐ – VP ban hành ngày
16/6/2008 về phê chuẩn quy chế làm việc của phòng hành chính. Trong văn bản
này, mọi quy trình hoạt động của phòng hành chính nói chung, công tác văn thư
nói riêng đều được đề cập chi tiết.Công văn số 187/VP- HCTC về việc triển
khai thực hiện thông tư số 01/2011/VP – BNV của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính... Những văn bản pháp lý nói trên
là căn cứ pháp lý góp phần lớn cho việc hoàn thiện công tác văn thư ở văn
phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đi vào nề nếp.
Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa luôn tạo điều kiện thuận lợi
cho cán bộ văn phòng có điều kiện nâng cao năng lực bằng cách đào tạo thêm

hoặc chuyên sâu. Đội ngũ cán bộ văn thư thường xuyên được tham dự các lớp
tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư và nghiệp vụ hành chính,
hay các hội nghị phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu
trữ. Đồng thời, lãnh đạo văn phòng luôn đặt ra những bài toán quản lý, để bộ
phận công nghệ thông tin cải tiến và nâng cấp phần mềm “Quản lý công văn đi
đến và hồ sơ công việc” [2; Tr. 109] phục vụ cho công tác văn thư. Hàng năm
văn phòng đều tổ chức các đợt tập huấn ngắn ngày để cập nhật kiến thức củng
như kinh nghiệm khai thác sử dụng hệ thống công nghệ thông tin cho bộ phận
văn thư nhằm phục vụ tốt cho công tác chuyên môn.
Lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa có chế độ khen thưởng, kỷ
luật thỏa đáng, nhằm khuyến khích các cán bộ văn thư làm việc hiệu quả hơn.
Hàng quý, hàng năm, văn phòng đều tổ chức tổng kết công tác văn thư để rút ra
những thiếu sót hạn chế , từ đó có những biện pháp khắc phục kịp thời.
2.1.2. Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
Để thuận tiện cho việc giải quyết giao nhận và giải quyết công tác giấy tờ
từ các đơn vị tổ chức, cá nhân, trong và ngoài cơ quan, văn phòng văn thư được
bố trí ngay tầng 1, gần cửa chính ra vào của cơ quan, gần cầu thang máy. Văn
phòng văn thư được bố trí cùng một dãy với trưởng phòng hành chính, thông với
phòng photocopy , đây là cách tổ chức khoa học trong công việc. Bởi vì văn bản
khi được chuyên viên soạn thảo trình ký song được gửi đến trưởng phòng hành
10


chính (người chịu trách nhiệm thẩm tra văn bản lần cuối) sau đó chuyển sang bộ
phận photocopy nhân bản theo yêu cầu trong phiếu phát hành văn bản, cuối
cùng từ bộ phận photocopy chuyển sang phòng văn thư đóng dấu làm thủ tục
ban hành và gửi văn bản đi...
Ngoài ra văn phòng đã trang bị cho phòng văn thư những trang thiết bị
tương đối hiện đại: 03 máy tính được nối mạng nội bộ và internet và sử dụng
phần mềm tin học “Quản lý văn bản đi và đến và hồ sơ công việc” của đề án 112

do công ty cổ phần tin học Tân Dân triển khai; 01 máy in để nối với máy vi tính
để in các văn bản khi cần thiết; 01 máy Fax để nhận và gửi Fax; 01 nát scan để
quét văn bản đi, đến; 02 máy điện thoại, 03 tủ đựng tài liệu, 03 bàn làm việc; 01
két sắt để bảo vệ và quản lý con dấu; 01 máy điều hòa, 01 quạt thông gió, 01
quạt cây, 01 quạt trần [2; tr. 30]. Các trang thiết bị văn phòng phẩm chuyên
dùng luôn được cung cấp đầy đủ như giấy, bút viết, hồ dán, kéo, mực con dấu...
2.2. Soạn thảo văn bản
2.2.1. Các loại văn bản của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa
Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã được sửa đổi, bổ sung
năm 2002 thì UBND tỉnh các cấp được ban hành các loại văn bản như sau:
* Nhóm Văn bản quy phạm pháp luật
UBND Tỉnh Thanh Hóa có quyền ban hành 2 loại văn bản QPPL là quyết
định vad chỉ thị.Cùng với công văn, đây là 2 loại văn bản được UB thường
xuyên dùng để quyết định, quy định các chủ trương chính sách, chế độ, thể lệ, và
biện pháp thực hiện các mặt công tác hoặc dùng để ban hành các chủ trương
chính sách, các biện pháp về quản lý kiểm trac các nhiệm vụ công tác đối với cơ
quan cấp dưới.
* Nhóm 2: Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (Văn phạm cá biệt)
Thẩm quyền ban hành loại văn bản này không chỉ giới hạn ở UBND tỉnh
mà cả văn phòng UBND tỉnh củng có thẩm quyền ban hành loại văn bản này.
Tên gọi của những văn bản này thường là quyết định nhưng không có đầy đủ
những yếu tố của một văn bản QPPL.
* Nhóm 3: Văn bản hành chính thông thường
11


Đây là loại văn bản được hình thành nhiều nhất trong hoạt động của
UBND tỉnh củng như văn phòng UBND tỉnh, những văn bản này thường có tên
gọi là công văn, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, công điện …
Với việc trực tiếp ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn của

UBND tỉnh Thanh Hóa, các chuyên viên soạn thảo văn bản phải đáp ứng đầy
đủ thông tin pháp lý củng như thông tin thực tiễn để khẳng định vai trò quản lý
của cá văn bản.
Theo lưu trữ trên máy tính, tôi đã thống kê được số lượng văn bản phát
hành của UBND tỉnh Thanh Hóa từ năm 2012 – 2015 như sau:
2012

2013

2014

2015

Công Văn

5860

6607

7306

7664

Báo cáo

122

132

148

119

Chỉ thị

30

33

27

29

Giấy chứng nhận đầu tư

19

27

24

36

Quyết định

4245

4451

4876

4954

Tờ trình

109

118

126

132

Mời họp

313

312

367

353

Sổ văn bản

605

486

629

599

Thông báo

191

179

181

157

(Bảng thống kê do tác giả bài tiểu luận tự thiết kế)
2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản
* Sự phân công và những quy định soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa do văn phòng
UBND tỉnh Thanh hóa phụ trách soạn thảo. Các chuyên viên phụ trách công
việc nào thì có trách nhiệm soạn thảo văn bản công việc mà mình phụ trách. Các
văn bản quy phạm pháp luật trình chủ tịch UBND tỉnh ban hành, nhất thiết phải
thông qua chánh hoặc phó chánh văn phòng để xem xét về nội dung và hình
thức văn bản, có ý kiến thẩm định bằng văn bản của giám đốc sở tư pháp và ý
kiến tham gia của các ngành liên quan, ý kiến tham gia hoặc biểu quyết của ủy
12


viên UBND tỉnh.
Trưởng phòng hoặc các phó trưởng phòng, các phòng ban phụ trách công
việc nào chịu trách nhiệm tổ chức soạn thảo văn bản về công việc mình phụ trách.
* Quy trình soạn thảo văn bản

Các bước tiến hành soạn thảo văn bản ở UBND tỉnh Thanh Hóa được
thực hiện như sau: Xác định mục đích, yêu cầu tính chất: các cán bộ làm việc
soạn thảo văn bản thì phải bám sát mục đích yêu cầu của văn bản, đảm bảo được
tính thiết thực, tính hệ thống phù hợp thực tế và tuân theo pháp luật hiện hành;
Xác định tên loại văn bản: với chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu thực tế của công
việc chuyên viên soạn thảo lựa chọn tên loại văn bản đúng với chức năng, thẩm
quyền ban hành văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa; Thu thập và xử lý thông tin:
trước khi soạn thảo văn bản, người được giao soạn thảo văn bản phải thu thập đầy
đủ thông tin cần thiết cho văn bản. Để đảm bảo được nội dung văn bản chính xác,
đáp ứng kịp thời cho thông tin hoạt động lãnh đạo, quản lý trong UBND tỉnh
Thanh Hóa, nguồn thông tin có thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn.
Nguồn thông tin thực tế được thu thập ở các cơ quan phòng ban.Các
chuyên viên soạn thảo văn bản được quyền tiếp xúc vs các ngành và các nguồn
thông tin cần thu thập.Nguồn thông tin thực tế đảm bảo cho văn bản sát thực,
tránh được tình trạng văn bản phản ánh không đúng thực tế.
- Duyệt văn bản
Các văn bản của UBND tỉnh và chủ tịch UBND tỉnh do các chuyên viên
soạn thảo đều phải chuyển cho chuyên viên văn phòng UBND tỉnh theo dõi các
lĩnh vực trực tiếp thẩm định về nội dung, hình thức và kỹ thuật soạn thảo văn
bản.Nếu văn bản đã đạt chất lượng thẩm định thì hoàn chỉnh bản thảo, lập phiếu
trình ký.Chánh phó văn phòng trực tiếp phụ trách kiểm tra ký trình trước khi
chuyển cho văn thư để trình chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký chính thức.Còn nếu
văn bản không được chấp nhận ở khâu thẩm định thì chuyên viên soạn thảo phải
chỉnh lý lại văn bản (một số văn bản quan trọng phải có sự bàn bạc, tham gia
đóng góp ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan) cho đến khi bản
thảo được thẩm định.
13


- Trình ký văn bản

Văn bản sau khi đã được duyệt, thẩm quyền ký văn bản là lãnh đạo UB và
lãnh đạo văn phòng UB.
+ Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản về những vấn đề thuộc thẩm quyền
quyết định của tập thể UBND tỉnh (văn bản ký thay mặt UBND tỉnh); Các văn
bản chỉ đạo điều hành thuộc lĩnh vực do chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách;
Quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của các cơ sở ,
UBND cấp huyện, quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp
luật của HĐND cấp huyện, đề nghị HĐND tỉnh bãi bỏ; Tờ trình, báo cáo của
UBND tỉnh gửi chính phủ, Thủ tướng chính phủ, HĐND tỉnh và các văn bản
khác theo thẩm quyền.
+ Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thay Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản
được phân công theo lĩnh vực phụ trách.Trừ trường hợp phó chủ tịch đi vắng,
chủ tịch ký hoặc chỉ định phó chủ tịch khác ký thay văn bản thuộc được phân
công của Phó Chủ tịch đi vắng.
+ Chánh văn phòng UBND tỉnh được ký thừa lệnh của chủ tịch UBND các
văn bản: Giấy mời họp, thông báo kết luận của chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND
tỉnh tại các cuộc họp của UBND tỉnh, cuộc họp, buổi làm việc do chủ tịch hoặc
phó chủ tịch UBND tỉnh chủ trì; Văn bản thông báo ý kiến và kết quả xử lý các
công việc cụ thể của chủ tịch hoặc phó UBND tỉnh để các cơ quan liên quan biết
và thực hiện; Các văn bản khác theo quy định của chủ tịch UBND tỉnh.
+ Các bản thảo do chuyên viên soạn thảo thì chuyển cho bộ phận văn thư
trình chủ tịch, phó chủ tịch, chánh văn phòng và phó chánh văn phòng. Văn thư
thực hiện việc thu hồ sơ trình ký và các tài liệu khác do chủ tịch, các phó chủ
tịch và lãnh đạo văn phòng đã sử lý chuyển ra và chuyển vào các ngăn hồ sơ cho
chuyên viên.
2.3. Quản lý văn bản đi, đến
2.3.1. Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra văn bản đi, số và ngày của văn bản
Văn bản sau khi được văn phòng hành chính duyệt về thủ tục ban hành,
14

thể thức ban hành sẽ được cấp số và ngày (số lấy theo thứ tự ngày bắt đầu và kết
thúc lịch làm việc trong năm, theo từng loại sổ: sổ công văn, sổ quyết định, sổ
chỉ thị …)
- Vào sổ văn bản
Ở UBND tỉnh Thanh Hóa, việc vào sổ được thực hiện hoàn toàn trên máy
tính.Các yếu tố thông tin được trình bày rõ ràng chi tiết như: loại văn bản, số thứ
tự theo sổ, ký hiệu, ngày tháng ban hành, trích yếu, đơn vị soạn thảo, người soạn
thảo, các nơi nhận … Việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc thống kê theo
sổ văn bản đi của văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã tạo điều kiện hết sức
thuận lợi cho việc tìm văn bản, tiết kiệm được thời gian cho cán bộ văn thư, các
chuyên viên củng như thường trực UBND tỉnh.
- In ấn nhân bản
Văn bản sau khi được cập nhật dữ liệu lên phần mềm quản lý văn bản và
hồ sơ công việc thì được chuyển nhân viên sao chụp để chụp, phải chụp đúng số
lượng văn bản ghi trên phiếu phát hành văn bản
Trước khi chuyển văn bản đã sao chụp cho văn thư đóng dấu phát hành,
nhân viên sao chụp văn bản phải kiểm tra kỹ văn bản đã chụp, không để văn bản
kém chất lượng như: không cân đối, giấy mực bẩn, có vết mực cắt ngang, cắt
dọc tờ giấy, mất chữ, mờ chữ, thiếu sáng, lộn trang, sau đó chuyển văn bản cho
văn bản đã chụp cho nhân viên văn thư quản lý con dấu và nhắc nhân viên văn
thư phải xử lý ngay những văn bản là giấy mời họp, các văn bản cần gửi khẩn ,
hỏa tốc.
- Chuyển giao văn bản
Văn thư là người cuối cùng kiểm tra và chịu trách nhiệm về việc đóng
dấu, phát hành văn bản sao chụp, đóng dấu độ mật, độ khẩn, giáp lai, và gửi văn
bản đến các địa chỉ nhận văn bản theo yêu cầu của chuyên viên theo nguyên
tắc.văn bản khẩn, hỏa tốc phải được gửi đi ngay sau khi hoàn tất các thủ tục,
giấy mời họp phải được ưu tiên xử lý trước.

Đối với văn bản có từ 3 trang đổ lên, văn bản có gửi kèm theo văn bản
khác, sau khi đóng dấu văn bản xong, nhân viên văn thư chuyển lại cho nhân
15


viên phát văn bản đi để gim văn bản, sau đó nhận lại đóng dấu giáp lai (nếu
chuyên viên có yêu cầu) và thực hiện việc gửi văn bản. Công văn gửi đi đều
được cho vào phong bì dán kín. Bì công văn của UBND tỉnh được đặt in theo
mẫu cơ quan, trên bì có ghi tên cơ quan, số điện thoại, số fax như sau:
Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa
Số 35 Đại lộ Lê Lợi, Thành phố Thanh Hóa
Số ĐT: 037.852246 Số fax: (037)852255
Công văn có đóng dấu mức độ”khẩn”thì trên bì củng phải đóng dấu mức
độ “khẩn” tương ứng. Công văn mức độ “mật” thì được cho vào 2 phong bì,
phong bì bên trong dấu “mật” tương ứng, phong bì ngoài trình bày như gửi công
văn bình thường.
Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan ngoài của văn phòng được
thực hiện bằng đường công văn. Trường hợp nhận trực tiếp phải có giấy giới
thiệu của cơ quan nhận được văn bản và sự đồng ý của trưởng phòng hành chính
– tổ chức. Người nhận trực tiếp phải ký nhận vào sổ giao văn bản, văn bản sau 1
ngày được tập trung lại thống kê số của văn bản vào một tờ phiếu, tờ phiếu này
có ghi tên cơ quan và số văn bản được gửi đến, sau đó được photo làm 2
bản.Sau khi chuyển toàn bộ công văn được phát hành đến bưu điện, nhân viên
bưu điện sẽ đóng dấu vào 2 văn bản trên, một văn bản văn thư sẽ đem về lưu
còn một văn bản bên bưu điện lưu để làm bằng chứng khi cần thiết.
- Lưu văn bản
Sau khi đóng dấu, văn thư lưu lại bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả
các văn bản do UBND tỉnh và văn phòng UBND tỉnh ban hành.Riêng đối với
văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt thì lưu thêm 02 bản chính.Bản
lưu nhất thiết phải có phụ lục và các văn bản đính kèm nếu có.Những văn bản

này sau một năm phải nộp vào lưu trữ cơ quan . Các đơn vị soạn thảo được lưu
02 bản chính (chuyên viên soạn thảo lưu 01 bản để theo dõi quá trình thực hiện,
01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định).
2.3.2. Quản lý văn bản đến
* Các loại văn bản đến của UBND tỉnh thanh hóa
16


Hằng năm UBND tỉnh Thanh Hóa bên cạnh việc ban hành một hệ thống
văn bản với khối lượng tương đối lớn, còn nhận được rất nhiều văn bản của các
cơ quan khác gửi đến bao gồm:
- Văn bản của các cơ quan cấp trên:
Thường là những văn bản của chính phủ, các bộ, để thực hiện việc chỉ đạo
hướng dẫn hoặc thông báo với UBND tỉnh về các lĩnh vực có liên quan, các văn
bản này thường có tên gọi như: Nghị định, nghị quyết, thông tư, quyết định, chỉ
thị, thông báo ….
Ví dụ:
- Quyết định sô 1483/QĐ-TTg của thủ tướng chính phủ về việc ban hành
danh mục sản phẩm công nghiệp hỗ trợ ưu tiên phát triển.
- Công văn số 5260/BYT-KHTC của bộ y tế về việc lấy ý kiến sử dụng
đất của trung tâm nghiên cứu dược liệu bắc trung bộ tại thanh hóa.
- Văn bản của cơ quan ngang cấp
Thường là những văn bản của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương gửi đến với mục đích phối hợp công tác, những văn bản này thường có
những tên gọi như: Công văn, Thông báo,Công điện.
- Văn bản của cơ quan cấp dưới
Là văn bản của các sở, ban, ngành, của UBND các huyện, thị, thành phố,
xã, phường, thị trấn … Tên gọi của những văn bản này thường là: Quyết định,
Công văn,Báo cáo,Kế hoạch, Tờ trình …với mục đích báo cáo tình hình kết quả
hoạt động của các cơ quan hoặc đề nghị UBND tỉnh xem xét, giải quyết những

vấn đề đó.
Ví dụ:
- Công văn số 796/STP-HCTP của sở tư pháp về việc báo cáo số liệu hộ tịch.
- Văn bản của đoàn thể, cá nhân, cơ quan địa phương khác
Văn bản của cá nhân gửi đến UBND tỉnh chủ yếu là đơn thư khiếu nại, đề
nghị giải quyết chanh chấp, văn bản của các cơ quan, đơn vị thường là công văn,
tờ trình của các hiệp hội, công ty, doanh nghiệp đóng trên địa bàn tỉnh gửi đến.

17


Ví dụ:
- Tờ trình số 158/TTr-CTBD của công ty bóng đá thanh hóa về việc xin
tạm ứng nguồn kinh phhis đào tạo bóng đá trẻ năm 2016.
Theo báo cáo thống kê của văn phòng UBND tỉnh thì khối lượng văn bản
đến UB từ năm 2012 – 2015 như sau:
2012

2013

2014

2015

Các ban chuyên môn trong tỉnh

651

570

301

212

Bộ, cơ quan ngang bộ

3054

3093

3013

3022

Cục – vụ - viện

191

240

208

245

Chính phủ

808

935

988

948

Công dân

188

231

124

157

Công ty

674

676

306

157

Huyện-thị xã-thành phố

2637

2505

1898

1819

Huyện-thị-thành ủy

58

52

47

31

HĐND

50

19

10

93

Sở-Ban-Ngành

8704

11950

9394

10059

Các thành phần cơ quan khác

27591

32564

25293

23935

Tổng

44606

52853

41582

40687

* Quy trình quản lý công văn đến
- Thủ tục tiếp nhận, phân loại và sắp xếp công văn đến
+ Đối với công văn gửi đích danh người nhận:
Văn thư không bóc bì mà thực hiện việc đăng ký: địa chỉ gửi, số công văn
ghi ngoài phong bì (nếu có), số đăng ký bưu điện (đối với thư đảm bảo,chuyển
phát nhanh) ngày đến, tên người nhận và thực hiện việc chuyển công văn cho

người nhận trong ngày.
Đối với công văn gửi hỏa tốc, văn thư điện thoại báo cáo người nhận biết
và chuyển công văn cho người nhận ngay sau khi nhận và đăng ký song.
+ Đối với các loại công văn khác,văn thư bóc bì và thực hiện theo quy
trình nghiệp vụ:
Đối với công điện, công văn hỏa tốc, giấy mời họp cận ngày,sau khi nhận
18


được văn bản, văn thư báo cáo trực tiếp hoặc điện thoại để báo cáo chánh văn
phòng hoặc người có thẩm quyền để xử lý, không để chậm trễ , sau đó báo cáo
trưởng phòng để biết.
Các loại văn bản khác, văn thư thực hiện việc sắp xếp, phân loại theo thứ tự:
Giấy mời họp
Công văn khẩn.
Công văn của các cơ quan trung ương: chính phủ, thủ tướng chính phủ,
văn phòng chính phủ, các bộ ngành trung ương,các tổ chức chính trị xã hội và
các cơ quan khác.
Công văn của các cơ quan cấp tỉnh: Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, các sở, ban
ngành cấp tỉnh, các tổ chức chính trị xã hội và các cơ quan khác.
Công văn của các cơ quan cấp huyện.
Công văn của các doang nghiệp, tổ chức,cá nhân, khác (nếu có phong
bì,văn thư ghim cả phong bì cùng với công văn)
Đối với các văn thư khiếu nại, tố cáo:Văn thư bóc bì, ghim phong bì cùng
với đơn thư và chuyển cho phó chánh văn phòng phụ trách nội chính xử lý.
+ Thủ tục cập nhật, trình và chuyển giao công văn đến.
. Đối với công văn đến trong ngày cần tuân thủ các bước sau:
Văn thư kiểm tra loại ra ngày từ đầu những công văn không thuộc thẩm
quyền giải quyết của UBND tỉnh,chủ tịch UBND tỉnh,văn phòng UBND tỉnh,
công văn gửi vượt cấp, công văn không đảm bảo thủ tục hành chính như sai thể

thức, ký không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày
tháng.Những loại công văn này, văn thư làm”phiếu gửi lại văn bản”ghi rõ lý do,
đính kèm công văn đến, trình trưởng phòng hành chính ký và gửi lại cho tổ
chức, công dân.
Đối với những văn bản đảm bảo các yếu tố về nội dung và thể thức sau
khi được phân loại, văn thư sẽ đóng dấu đến.Dấu đến được đóng vào khoảng
trống dưới số, ký hiệu và trích nội dung.
Sau khi đóng dấu đến, văn thư vào sổ, ngày tháng năm và cập nhật dữ liệu
công văn đến vào máy tính.Dữ liệu công văn đến được cập nhật đầy đủ các nội
19