Công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã phú châu, huyện đông hưng, tỉnh thái bình

LỜI CAM ĐOAN
Đề tài nghiên cứu của tôi của tên là “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân
xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình”. Tôi xin cam đoan đây là công
trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong đề tài.
Thái Bình, ngày

tháng 08 năm 2016
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến
TS. Lê Thị Hiền – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận
tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu cá nhân. Tôi cũng xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới các lãnh đạo, cán bộ công chức của UBND xã Phú Châu, huyện
Đông Hưng, tỉnh Thái Bình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi đợc tìm hiểu, thu
thập thông tin, tài liệu một cách đầy đủ và khoa học nhất.
Do trình độ nghiên cứu của bản thân còn hạn chế nên dù đã cố gắng song đề
tài của tôi vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, tôi mong nhận
được những đóng góp nhiệt tình từ Quý cơ quan và Quý thầy cô để tôi rút ra được
những kinh nghiệm cho bản thân đồng thời cũng giúp cho đề tài nghiên cứu của tôi
được hoàn thiện hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. Thông tin
là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước. Ngày nay, xã
hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công
việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác Văn
thư. Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt
động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Công tác Văn
thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác
những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ
quan nói riêng.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan
và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi
cần thiết. Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời
cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất
lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật, tính chính trị
cao, liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, gắn với văn bản và từng
hoạt động quản lý trong từng cơ quan. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là
Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn
thư.
Viết về công tác văn thư đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những công
trình nghiên cứu rất hay và ý nghĩa. Tuy nhiên ở Uỷ ban nhân dân xã Phú Châu
huyện Đông Hưng – Thái Bình thì chưa có công trình nghiên cứu nào về công tác
này. Cho nên tôi muốn viết công trình nghiên cứu về nó để thấy được tầm quan
trọng của công tác Văn thư tại cơ quan đơn vị “UBND xã Phú Châu - huyện Đông

Hưng – Tỉnh Thái Bình” nói riêng và các cơ quan, đơn vị, cở sở nói chung.
Vốn yêu thích công tác văn thư này đã lâu. Là sinh viên chuyên ngành
Quản trị Văn phòng, việc nghiên cứu về “Công tác Văn thư” rất có ích và phục vụ
cho công việc sau này. Với những lý do trên tôi đã chọn “ Công tác Văn thư tại
UBND xã Phú Châu - Huyện Đông Hưng – Tỉnh Thái Bình” làm đề tài nghiên cứu
khoa học của tôi.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:
Đối tượng nghiên cứu của tôi là công tác Văn thư tại UBND xã Phú Châu
Huyện Đông Hưng – Tỉnh Thái Bình năm 2016. Công tác văn thư tại đây bao
gồm : Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Công tác quản lý văn bản đi, công
4


tác quản lý văn bản đến, Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan, Công tác quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức cán bộ và điều
kiện làm việc.
3. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát ( quan sát), điều tra
(bằng bản hỏi, phỏng vấn, phân tích tổng hợp so sánh thống kê..).
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu .
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo.
- Nguồn từ mạng Internet.
- Thông báo từ báo cáo công tác văn thư lưu trữ định kì của Văn phòng
UBND xã Phú Châu.
4. Lịch sử nghiên cứu.
Trong những năm qua, hiện tại UBND xã Phú Châu chưa có đề tài nghiên
cứu nào nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư trong cả nước nói
chung như : các văn bản của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, các tài liệu của trung
tâm lưu trữ quốc gia … trong đó có một số cuốn sách và đề tài sau:
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức năng

quyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ.
- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/ND- CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn
thư.
Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng tham
gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;
- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;
- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội.
Những tài liệu trên có giá trị hướng dẫn và tham khảo rất lớn để tôi thực
hiện đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu – huyện Đông
Hưng – tỉnh Thái Bình năm 2016”.
5. Mục tiêu nghiên cứu.
- Cơ sở lý luận về công tác văn thư ở UBND xã Phú Châu.
- Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại UBND xã Phú Châu năm 2016,
phân tích nguyên nhân và những hạn chế trong công tác này của UBND xã Phú
Châu.
5


-. Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư
ở UBND xã Phú Châu.
6. Đóng góp của đề tài.
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
công tác Văn thư trong UBND xã Phú Châu.
- Trở thành tư liệu nghiên cứu cho các nghiên cứu về công tác văn thư nói
chung và ở UBND xã Phú Châu nói riêng.

- Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu.
- Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào trong
thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác Văn thư tại UBND xã Phú
Châu.
7. Cấu trúc .
Ngoài phần mở bài, thân bài, kết bài, tài liệu danh mục tham khảo và phụ
lục, đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về UBND xã
Phú Châu.
Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư ở UBND xã Phú Châu.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư ở UBND xã
Phú Châu.

6


CHƯƠNG I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ PHÚ CHÂU
HUYỆN ĐÔNG HƯNG - TỈNH THÁI BÌNH
Một số lý luận về công tác văn thư
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối
với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng
là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần
được tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt trên cơ sở quy định của pháp luật
về công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý
hành chính Nhà nước về xây dụng văn bản và quản lý, giải quyết văn bản trong
mọi hoạt động của mình.
Ngày nay khái niệm công tác văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan tổ

chức, tuy nhiên vẫn tồn tại các khuynh hướng khác nhau trong quan niệm về công
tác văn thư như:
“Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ
trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức quản
lý văn bản và tổ chức giải quyết văn bản”.
“Công tác văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng văn bản ( soạn thảo và
ban hành văn bản) trong các cơ quan và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong
các cơ quan”.
Ngày nay khái niệm công tác văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc
của cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau:
- Soạn thảo và ban hành văn bản:
+ Thảo văn bản (soạn bản thảo)
+ Duyệt bản thảo
+ Đánh máy, sao in,chụp văn bản
+ Ký và ban hành văn bản
- Quản lý văn bản và các tài liệu khác
+ Quản lý văn bản đi
+ Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo quản con dấu
+ Sử dụng con dấu theo quy định
7


1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các

cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải
đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản. Để đảm bảo cho công tác điều hành quản
lý đạt hiệu quả thì công tác văn thư cần đạt được những yêu cầu cơ bản sau:
 Yêu cầu nhanh chóng.
- Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây
dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh
mọi công việc của cơ quan.
- Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết
văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng
thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.
 Yêu cầu chính xác
Trong quá trình thực hiện, yều cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt
đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác
và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
- Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố
do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
- Chính xác về các khâu, kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải
được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản,
đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong
việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.
 Yêu cầu bí mật .
- Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình
tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí
mật.
- Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ

quan. Quán triệt được tinh thần giữ bí mật theo đúng quy định của Pháp lệnh bảo
vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000.
Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể
hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa
được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban
hành thành văn bản.
8


 Yêu cầu hiện đại .
Nội dung công tác văn thư rất đa dạng, phong phú, phức tạp, có những thao
tác được lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có những thao tác được cần phải được
sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải quyết và xử lý văn
bản kịp thời. Yêu cầu hiện đại trong công tác văn thư đã trở thành một trong những
yêu cầu để đảm bảo tính hiệu quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý.
Hiện đại hóa công tác văn thư được hiểu là ứng dụng công nghệ thông tin
trong nghiệp vụ công tác văn thư và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị văn
phòng hiện đại.
Hiện đại hóa công tác văn thư đang được coi là một yêu cầu cấp bách nhưng
phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật chung của đất
nước cũng như của từng đơn vị, cơ quan. Việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật
hiện đại, các phát minh, sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công
tác văn thư trong giai đoạn hiện nay.
1.1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư
* Vị trí:
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn
nội dung của văn phòng. Công tác văn thư là nội dung không thể thiếu, một mắt
xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.
*Ý nghĩa:

Công tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, tuy nhiên có thể khái quát
thành những điểm chủ yếu sau:
- Công tác văn thư yêu cầu một cách kịp thời chính xác những thông tin cần
thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng, và quản lý của Nhà nước, là sợi dây liên
hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan, tổ chức với
nhau. Đồng thời, công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện bảo vệ
được bí mật của của đảng và nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, góp
phần cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan Nhà nước.
- Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối chính sách chế độ. Đồng
thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan đơn vị được chặt
chẽ.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật
liệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây dựng và ban hành
văn bản.
- Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi lĩnh
vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt. Đồng thời tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác Quản lý nhà nước.
9


- Đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của các cơ quan đơn vị.
- Góp phần giải quyết công việc của cơ quan tổ chức nhanh chóng, chính xác,
năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật Đảng và
Nhà nước.
- Bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức
cũng như hoạt động của cá nhân trong tổ chức.
1.1. Khái quát về UBND xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái

Bình
1.1.1. Giới thiệu về xã Phú Châu
Trước cách mạng tháng 8 năm 1945, Phú Châu có làng Cổ Cốc, làng Phạm
thuộc Tổng Cổ Cốc, làng Tăng thuộc Tổng Cao Mỗ thuộc Phủ Tiên Hưng, tỉnh
Thái Bình. Từ năm 1947, ba làng của xã Phú Châu cùng với các làng của xã Phong
Châu, Nguyên Xá sát nhập thành liên xã Tây Sơn. Đến năm 1949, xã Tây Sơn
được chia tách thành hai xã là Nguyên Xá và Phong Châu.
Tháng 8 năm 1955 Xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình chính
thức thành lập trên cơ sở chia tách từ xã Phong Châu thành 2 xã Phú Châu và
Phong Châu, xã có 3 làng: Làng Tăng, làng Phạm, làng Cốc gồm 14 xóm. Thực
hiện Quyết định 65/QĐ - UBND tỉnh Thái Bình về việc chuyển đổi mô hình xóm
thành thôn. Phú Châu đã thành lập ra 04 Thôn gồm: Thôn Cốc, thôn Phạm, thôn
Quốc Dương, thôn Tăng.
* Xã Phú Châu có vị trí địa lý:
Phía Đông: giáp các xã Đông Hợp, Đông Động
Phía Tây: giáp các xã Trọng Quan, Minh Châu
Phía Nam: giáp các xã Đông Quang, Trọng Quan
Phía Bắc: giáp các xã Hợp Tiến, Phong Châu, Nguyên Xá
- Với diện tích đất tự nhiên là 418 ha, trong đó diện tích đất nông nghiệp là
294 ha. Dân số toàn xã 6.650 nhân khẩu, 1.820 hộ gia đình ( trong đó có 03 nhà
thờ họ giáo , với 37 nhân khẩu, chiếm 0,5 % dân số ).
- Xã cách trung tâm huyện Đông Hưng 02 km, cách Thành Phố Thái Bình 10
km, có Quốc lộ 39A đi qua nối liền từ Thái Bình - Hưng Yên - Hà Nội và các
Tỉnh, thành trong cả nước, xã nằm trong trục đường liên xã của Huyện, có hệ
thống sông ngòi, giao thông thuỷ lợi bao bọc nhằm phục vụ cho mục tiêu phát triển
KT - XH. Đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất nông nghiệp và các ngành nghề
truyền thống của địa phương, đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân không
ngừng được cải thiện, bộ mặt nông thôn ngày càng đổi mới, tạo tiền đề quan trọng
cho địa phương Xây dựng nông thôn mới.
Phú Châu là xã có truyền thống yêu nước chống giặc ngoại xâm, có truyền

thống văn hoá, văn nghệ dân gian độc đáo như hát chèo, múa rối nước, múa rối
khô....... Nhân dân cần cù, thông minh, sáng tạo trong học tâp, lao động sản xuất và
10


giàu lòng nhân ái, thuỷ chung. Từ khi có Đảng ra đời và lãnh đạo phong trào cách
mạng, truyền thống của người Phú Châu không ngừng được bồi bổ được thể hiện
qua hai cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ cũng như trong công cuộc xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Xã có Chùa "Phúc Lâm Tự" thuộc Làng cốc và Đình Làng Phạm được
UBND tỉnh Thái Bình xếp hạng di tích lịch sử văn hoá.
Trải qua hơn 60 năm hình thành và phát triển, với ý chí tự lực, tự cường
dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ - HĐND - UBND xã Phú Châu. Sự lãnh đạo, chỉ
đạo của trực tiếp của các cơ quan cấp trên, sự đồng thuận của nhân dân nên trong
những năm qua Phú Châu đã đạt được những thành tựu to lớn và tương đối toàn
diện trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế - Chính trị - Văn hoá - Xã hội - An ninh Quốc phòng.
Năm 2010 Đảng bộ và nhân dân xã Phú Châu vinh dự được Chủ tịch nước
tặng danh hiệu " Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân", cho nhân dân và lực
lượng vũ trang nhân dân xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình đã có
thành tích trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp.
Năm 2014 xã Phú Châu được UBND tỉnh công nhân là xã đạt chuẩn Nông
thôn mới.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Phú Châu
* Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã.
Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã được quy định trong Luật
tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/06/2015, cụ thể như sau:
* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng

nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức
thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
4. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
11


5. Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
1. Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi;
2. Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,

bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ
rừng tại địa phương;
3. Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
4. Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
* Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
2. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
3. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
4. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

12


2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu

giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản
lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
3. Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
4. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
5. Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
6. Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
7. Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
2. Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
3. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
4. Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban

nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính
sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở
địa phương theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
13


3. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã.
UBND xã Phú Châu về cơ cấu tổ chức theo Luật tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/06/2015 và Nghị định số 107/2004/NĐ -CP ngày 1 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ quy định về số lượng phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên
UBND các cấp. UBND xã Phú Châu gồm có 01 Chủ tịch, 01 phó Chủ tịch và các
ban chuyên môn trực thuộc như: (Văn phòng - thống kê, Kế toán ngân sách, Tư
pháp – hộ tịch, Địa chính- xây dựng, Trưởng ban văn hoá, Thương binh - xã hội,
Trưởng, phó công an, Trưởng, phó ban quân sự,ngoài ra còn có các chức danh
bán chuyên trách như: Khuyến nông - khuyến công, trưởng ban chăn nuôi Thú y,
Giao thông thuỷ lợi, cán bộ thể dục - thể thao, Văn thư lưu trữ, Văn thư bưu tá,
cán bộ trưởng phó các thôn).
a) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã

(Phụ lục số 01)

14


TIỂU KẾT
Qua chương 1 ở trên, chúng tôi đã trình bày cơ sở lý luận, các nội dung, vị
trí về công tác văn thư trong cơ quan tổ chức. Từ đó, nhận thấy được vai trò, ý
nghĩa của công tác văn thư trong công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp nói riêng. Đồng thời, chúng tôi đã khái quát chung về
quá trình lịch sử hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của
UBND xã Phú Châu, huyện Đông Hưng, tỉnh Thái Bình. Từ những nội dung ở
Chương 1, để làm cơ sở cho chúng tôi tiếp tục nghiên cứu trong chương tiếp theo.

15


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ PHÚ CHÂU
2.1. Lịch sử nghiên cứu công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu qua
các thời kỳ
Trong những năm qua, UBND Xã Phú Châu chưa có đề tài nghiên cứu nào
nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư trong cả nước nói chung như
các văn bản của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, các tài liệu của trung tâm lưu trữ
quốc gia … trong đó có một số cuốn sách và đề tài sau:
- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức năng
quyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ.
- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bỳ văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/ND- CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn

thư.
Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng tham
gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;
- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;
- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội.
Những tài liệu nghiên cứu quý báu là kho tàng kiến thức phong phú có giá
trị kế thừa rất lớn. Nó cũng giúp cho chúng tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu
đề tài: “ Công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu”.
2.2, Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu
2.2.1, Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc
Với đặc trưng là cơ quan hành chính, số lượng văn bản chuyển đến cơ quan
thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, UBND xã Phú Châu đã thành lập văn thư cơ quan
với 01 cán bộ văn thư. Uỷ ban nhân dân xã Phú Châu không có phòng văn thư riêng
biệt như các cơ quan khác. Cán bộ văn thư làm việc tại văn phòng Uỷ ban nhân dân,
phối hợp với cán bộ văn phòng thống kê để tiếp nhận, đăng ký, sắp xếp, phân phối,
chuyển giao và quản lý các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan. Phòng làm việc đặt
02 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy photocopy, 01 máy điện thoại và 03 tủ đựng hồ sơ,
02 bàn làm việc.
Căn cứ tình hình hoạt động của Uỷ ban nhân dân xã thì việc tổ chức công tác
văn thư của cơ quan như vậy là tương đối phù hợp, cách bố trí phòng là tương đối
hợp lý, các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư là tương đối đầy đủ.

16


Văn phòng UBND xã Phú Châu có chức năng giúp thường trực UBND –
HĐND và Chủ tịch UBND về công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức các hoạt động
chung trong việc chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực kinh tế - xã hội; an ninh quốc
phòng đảm bảo tính liên tục, thống nhất có hiệu quả trong hoạt động của HĐNDUBND xã.

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy Nhà nước nói
chung trong văn phòng. Đó là một nội dung quan trọng chiếm phần lớn trong hoạt
động văn phòng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý tài liệu lưu trữ.
Theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 thì cấp
xã không thành lập Văn phòng riêng với chức danh là Chánh văn phòng mà chỉ có
cán bộ công chức Văn phòng - Thống kê của HĐND – UBND và một cán bộ bán
chuyên trách đảm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ. Tại UBND xã Phú Châu có
01 cán bộ phụ trách công tác Văn thư đánh máy, đây là một cán bộ trẻ kiêm nhiệm
thủ quỹ UBND xã được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn tốt, có trình độ lý luận.
Trong công tác có tinh thần trách nhiệm cao nên công việc luôn được xử lý nhanh
chóng, kịp thời, chính xác.
Công chức Văn phòng thống kê tại UBND xã Phú Châu là ông Phạm Hồng
Quân.
Cán bộ bán chuyên trách phụ trách công tác văn thư tại UBND xã Phú Châu
là bà Ngô Thị Yến
Nhìn chung, tổ chức công tác văn thư của cơ quan có tính khoa học theo
hình thức tập trung, thống nhất.
2.2.2. Sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND xã Phú Châu đối với công tác
văn thư.
Trong công tác văn thư của UBND xã thì Chủ tịch UBND xã là người trực
tiếp lãnh đạo chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ, thường xuyên đôn đốc công tác văn
thư tuân theo những quy định của pháp luật, bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữ
còn nhận được sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh
Thái Bình, Phòng Nội vụ huyện Đông Hưng. Chính vì vậy công tác văn thư của
UBND xã Phú Châu đã đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho lãnh đạo
trong công tác điều hành quản lý, đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của
UBND xã được nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm công sức, giảm bớt công văn,
giấy tờ không cần thiết. Góp phần bảo quản đầy đủ hồ sơ, tài liệu có giá trị phục vụ
trong công tác tra cứu giải quyết công việc trước mắt và lưu trữ để nghiên cứu lâu
dài, bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng và nhà nước, bí mật cơ quan.

2.2.3. Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản
a) Thể thức văn bản
Cán bộ văn thư được giao soạn thảo và ban hành các loại văn bản như: Văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành phải đảm bảo đúng thể thức đầy đủ 9 thành
phần thể thức bắt buộc và kỹ thuật trình bày các loại văn bản do nhà nước quy định
tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ 17


văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b) Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổ
sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002.
Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện theo quy định như sau:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan
giao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo
- Cán bộ tại các phòng, ban, đơn vị khi được phân công soạn thảo phải tuân
thủ theo các quy định của nhà nước về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
- Soạn thảo văn bản
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc tham
khảo ý kiến của các cơ quan hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu
ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Bước 2. Duyệt nội dung bản thảo, kiểm tra thể thức và đánh máy văn
bản
- Duyệt nội dung bản thảo:

+ Lãnh đạo UBND xã hoặc cán bộ chuyên môn theo lĩnh vực được phân công
duyệt nội dung văn bản do cán bộ soạn thảo.
+ Nếu văn bản trình đủ điều kiện ban hành hoặc lãnh đạo trực tiếp chỉnh sửa,
hoàn chỉnh văn bản sẽ chuyển lại cho người khởi tạo văn bản, yêu cầu chuyên viên
kiểm tra, soát xét lại (về thể thức, lỗi chính tả)
+ Nếu văn bản trình của chuyên viên chưa đủ điều kiện ban hành, phải chỉnh
sửa, bổ sung nhiều thì lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo theo yêu cầu chuyên viên chỉnh
sửa, bổ sung, sau đó trình lại.
- Kiểm tra thể thức: Cá nhân được giao soạn thảo văn bản nhận lại văn bản đã
được lãnh đạo đồng ý về nội dung, tiến hành kiểm tra, soát xét văn bản dự thảo lần
cuối cùng.
- Đánh máy văn bản:
+ Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
18


thảo đó
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Lãnh đạo cơ quan hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản
- Cán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản và ký nháy vào cuối văn bản.
Bước 4. Trình ký văn bản
- Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan mà theo quy định của pháp
luật hoặc theo điều lệ của cơ quan phải được thảo luận tập thể và quyết định theo
đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
+ Người đứng đầu cơ quan thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản
của cơ quan.

+ Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác
được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản
theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan có thể ủy quyền cho
một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản
mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền được quy định bằng văn bản và giới
hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại
cho người khác ký.
- Lãnh đạo UBND xã có thể giao cho văn phòng ký thừa lệnh (TL.) một số
loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt
động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan.
- Ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ
phai
Bước 5: Đăng ký văn bản đi
- Chuyên viên chuyển văn thư văn bản đã ký, đồng thời điền đầy đủ thông tin:
trích yếu nội dung, loại văn bản,.. “chuyển văn thư phát hành” trên chương trình
Office và phải chịu trách nhiệm về file đính kèm để văn thư phát hành văn bản
theo quy định
- Vào sổ, ban hành văn bản, lưu hồ sơ: Văn thư cơ quan vào sổ, ban hành văn
bản theo các quy định của quy trình quản lý văn thư và lưu hồ sơ theo đúng quy
định.
( Mẫu sổ đăng ký văn bản đi xem phụ lục số 03)
Bước 6. Bản sao văn bản và nhân bản
- Văn phòng UBND xã ký sao lục, sao y bản chính hoặc trích sao gửi các Sở,
Ban, Ngành và UBND các xã, quận theo lĩnh vực được phân công.
19


- Văn bản sau khi đã đăng ký, cán bộ văn thư (hoặc đơn vị soạn thảo) căn cứ

vào nơi nhận của văn bản sẽ nhân bản đầy đủ số lượng văn bản, tránh lãng phí cho
cơ quan.
Bước 7. Đóng dấu và ban hành văn bản
- Đóng dấu đúng quy định, khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính
thì các trang phụ lục được đóng dấu treo ở góc bên trái và chùm lên một phần tên
cơ quan, đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai.
Văn bản sau khi hoàn tất thủ tục, nhân bản đầy đủ, cán bộ văn thư sẽ đóng
dấu vào tất cả văn bản đó, đúng với quy định của việc đóng dấu vào văn bản
- Ban hành văn bản
Cán bộ được phân công có trách nhiệm nhân bản văn bản đi chính thức
chuyển cho cán bộ văn thư gửi đi theo nơi nhận.
Những văn bản có mức độ “khẩn” “mật” văn thư đóng dấu “khẩn”,”mật” lên
văn bản. Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ chuyển giao công
văn.
2.2.4. Công tác quản lý văn bản đi
a, Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả các loại văn bản do cơ quan phát hành đều được quản lý theo trình tự
sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu
và ngày, tháng của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi, ghi ngày tháng, vào sổ văn bản đi;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
b, Chuyển phát văn bản đi
Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản đi được hoàn thành thủ
tục sau:
- Viết bì văn bản, đề đầy đủ tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản; địa chỉ,
số, ký hiệu văn bản;

- Tùy theo tính chất, mức độ khẩn, mật để đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”,
“hỏa tốc”, “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” lên văn bản và bì thư, dưới số ký hiệu;
- Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” được ưu tiên chuyển phát ngay
sau khi đã hoàn thành theo trình tự quản lý văn bản;

20


- Các văn bản đi có quy định theo tiến độ thời gian thì đều gửi đi theo đúng
thời gian quy định, chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp
- Khi cần thiết và có ý kiến của lãnh đạo, văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng Fax, scan gửi email hay chuyển qua mạng để thông nhanh sau đó
gửi bản chính theo sau khi gửi Fax, scan, email (không áp dụng với văn bản có độ
mật)
- Số lượng văn bản cần gửi đến nơi nhận do người soạn thảo quy định.
c, Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi được lưu ít nhất 02 bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ
quan và một bản lưu trong hồ sơ.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
- Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ
quan được làm bằng loại giấy tốt, có độ Ph trung tính và được in bằng mực bền
lâu.
- Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước.
2.2.5. Công tác quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, đơn thư, thư do cá nhân gửi đến cơ quan đều được quản lý
theo trình tự sau:
a. Tiếp nhận văn bản đến.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn:

- Từ bưu điện gửi về văn phòng UBND xã.
- Từ các cơ quan, ban ngành gửi trực tiếp tới văn phòng UBND xã qua
chương trình phần mềm, thư điện tử.
- Lãnh đạo đi họp được phát tại hội nghị mang về.
- Các nguồn khác.
b. Xem xét, phân loại
Văn thư cơ quan xem xét các thông tin ghi trên bì thư:
- Đối với các văn bản gửi chung thì bóc bao bì, trình lãnh đạo xem xét, phân
công xử lý
- Đối với các văn bản gửi đích danh thì đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo
dõi trên phần mềm, chuyển cho người có tên trên bao bì.
- Văn bản ở bì có dấu mức độ “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” thì văn thư chỉ
vào sổ theo dõi và chuyển cho người có trách nhiệm.
- Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn” và “hỏa tốc” thì ghi vào sổ theo dõi và
chuyển ngay cho lãnh đạo văn phòng UBND xã.
21


c. Lãnh đạo văn phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản, đóng dấu
scan văn bản và vào sổ, chuyển văn bản
- Lãnh đạo văn phòng xem xét và phân phối xử lí văn bản: Văn thư cơ quan
trình các văn bản gửi tới văn phòng UBND xã lên lãnh đạo văn phòng xem xét,
cho ý kiến chỉ đạo và giao trách nhiệm cụ thể cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
liên quan xử lý.
- Đóng dấu scan văn bản, vào sổ: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đã có ý
kiến chỉ đạo của Lãnh đạo văn phòng, đóng dấu “văn bản đến” và scan văn bản,
đăng ký vào sổ trên chương trình Office, hoặc vào sổ tay theo dõi để xác định văn
bản đã được đăng ký vào sổ văn bản đến
- Chuyển văn bản đến cho các cá nhân trực tiếp liên quan xử lý.
+ Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” sau khi có ý kiến chỉ đạo của

lãnh đạo văn phòng, văn thư khẩn trương hoàn thành các công việc đóng dấu scan
văn bản, vào sổ và thực hiện chuyển ngay, đưa trực tiếp đến cá nhân có trách
nhiệm liên quan xử lý với thời gian nhanh nhất, hoặc các văn bản có thời gian quy
định theo ý kiến của lãnh đạo văn phòng cũng phải được chuyển ngay đảm bảo
theo yêu cầu. Trường hợp người liên quan trực tiếp xử lý không có mặt ở cơ quan
thì dung phương tiện điện thoại thông báo cho cá nhân đó biết về nội dung văn
bản, mức độ “khẩn” hoặc thời gian cụ thể;
- Các văn bản khác phải được chuyển ngay trong ngày đến cá nhân có liên
quan xử lý, trường hợp đặc biệt vì lý do khách quan thì đầu giờ làm việc buổi sáng
ngày hôm sau phải ưu tiên chuyển trước;
- Văn thư cơ quan sau khi đã thực hiện chuyển văn bản đến cá nhân, đơn vị
được phân công trực tiếp nhận trên phần mềm, đồng thời bỏ văn bản gốc vào ngăn
tủ của người nhận đã quy định. Riêng đối với các loại văn bản mật chuyển trực tiếp
và phải có ký nhận của người nhận văn bản;
- Lãnh đạo văn phòng theo dõi,, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục
trưởng Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
(Mẫu sổ Đăng ký văn bản đến xem phụ lục số 02)
2.2.6. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trư
cơ quan
a) Việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Và mỗi hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND xã
Phú Châu. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với
22

nhau, đầy đủ, tài liệu có giá trị, văn bản đảm bảo đúng thể thức, hồ sơ được biên
mục đầy đủ, chính xác và phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc.
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trư cơ quan
- Các phòng và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có
giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định.
- Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển
công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành thực hiện theo quy định
sau:
+ Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết
toán
- Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan đều được lập hai
bản ”Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản ”Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn
vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi loại 1
bản.
- Cán bộ Văn phòng UBND xã, đôn đốc, kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện
hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.
- Cán bộ, công chức, cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài
liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành cơ quan.
- Cán bộ văn thư phối hợp với các phòng, chuyên viên, cá nhân lập hồ sơ
hiện hành và tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng
tài liệu có hiệu quả.
2.2.7. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của UBND xã Phú
Châu nói chung và bộ phận văn thư nói riêng được thực hiện theo quy định của
pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại
cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
23


Văn thư giúp Cán bộ văn phòng bảo quản và sử dụng con dấu theo quy định
của pháp luật. Những con dấu của UBND xã Phú Châu bao gồm những loại dấu sau:
+ Dấu của UBND xã (dấu quốc huy)
+ Dấu chức danh
+ Dấu công văn đi, đến
+ Dấu hỏa tốc, Dấu mật
Các loại dấu được cất trong tủ sắt và được khoá cẩn thận. Khi nào cần đóng
dấu cán bộ văn thư mới lấy ra, đóng dấu xong, dấu lại được cất vào tủ và khoá lại.
- Đóng dấu:
+ Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư luôn kiểm tra thể thức của văn bản và
chỉ đóng dấu văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Cán bộ văn thư là
người trực tiếp được phép đóng dấu và chịu trách nhiệm hoàn toàn về những dấu
mình đã đóng. Con dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản do
UBND làm ra sau khi đã có chữ ký hợp pháp của người có thẩm quyền. Dấu được
đóng dưới chức danh đề ký, trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu phải rõ ràng, đủ
nét.
+ Trong trường hợp cán bộ văn thư giữ dấu nghỉ phép phải báo cáo lên Cán
bộ Văn phòng UBND xã để giao lại chìa khoá tủ đựng dấu. Trường hợp đặc biệt
khẩn cấp trong thời gian cán bộ văn thư giữ dấu nghỉ thì Cán bộ văn phòng sẽ là

người đóng dấu.
2.3. Đánh giá nhận xét về thực trạng công tác văn thư tại UBND xã
Phú Châu
a) Ưu điểm:
- Nhìn chung công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Phú Châu được thực
hiện theo đúng Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Cán bộ Văn thư đánh máy đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư
nên công tác quản lý và giải quyết văn bản đến luôn được coi trọng và thực hiện
đúng theo quy định của Pháp luật về trình tự thủ tục cụ thể : Các văn bản đến đều
qua bộ phận văn thư tiếp nhận từ đó cán bộ văn thư kiểm tra, phân loại và vào sổ
theo dõi trước khi gửi cho các ban, các bộ phận và các cá nhân của UBND xã, các
văn bản đến khi được chuyển đến các bộ phận liên quan giải quyết thì cán bộ văn
phòng đều theo dõi kết quả giải quyết…
- Thường trực UBND xã căn cứ vào các quy định về công tác văn thư để có sự
chỉ đạo sâu sát và thường xuyên kiểm tra công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
nên các văn bản gửi đến UBND xã đều cơ bản được giải quyết kịp thời.
- UBND xã đã ban hành Quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng nên có sự phân
công cụ thể cho từng bộ phận, từng cán bộ do vậy bộ phận phụ trách công tác văn
thư luôn thể hiện được tinh thần trách nhiệm với công việc khi tiếp nhận, quản lý
và giải quyết văn bản đến.
24


- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư được chú trọng
quan tâm.
- Công tác Văn thư đều được thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả.
Những văn bản quan trọng được mẫu hóa tạo nên sự thống nhất trong soạn thảo và
ban hành văn bản của các đơn vị. Việc tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ của UBND xã đều được văn thư thực hiện theo quy định của Cục Văn

thư – Lưu trữ Nhà nước đúng quy trình, chính xác, nhanh chóng, đảm bảo đúng
tiến độ giải quyết công việc và tính bí mật của Văn bản trong hoạt động quản lý
văn bản, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ
trong việc quản lý văn bản trên mạng của huyện đem lại hiệu quả cao.
- Ủy ban cũng đã đưa phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính vào sử
dụng, do đó đã giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thời gian mà hiệu quả công việc
lại cao
b) Nhược điểm:
- Việc lập hồ sơ hiện hành vẫn còn hạn chế, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng tài liệu thu thập.
- Mặc dù có nhiều văn bản quy định về công tác Văn thư song các đơn vị
,các cán bộ, công chức vẫn chưa thực hiện đúng theo quy trình nghiệp vụ.
- Việc xử lý văn bản ở Văn thư như : Kiểm tra,chuyển giao văn bản,theo dõi
giải quyết văn bản đôi lúc còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp
dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực, đây là khâu dễ nhận thấy trong công tác Văn thư
nói chung ở văn thư Uỷ ban nhân dân xã và ở cán bộ Văn thư nói riêng.
- Về kỹ thuật soạn thảo văn bản:
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản trên thực tế hầu như cơ quan
còn bỏ sót khi thực hiện các khâu nghiệp vụ như:
Thể thức ký nháy không được quy định trong quy chế làm việc của cơ quan,
trong thực hiện công việc việc ký nháy còn tuỳ tiện không theo quy trình một số
thao tác đã bị bỏ qua như: khi thủ trưởng đơn vị ký nháy vào văn bản rồi chuyển
luôn cho chủ tịch ký chính ban hành rồi sau đó mới chuyển xuống văn phòng ký
nháy thể thức.
Xử lý các thông tin còn chậm gây hiệu quả công việc không cao.
Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo còn chưa đúng kỹ thuật,
thể thức, còn sai nhiều lỗi chính tả,....
- Trong qúa trình quản lý và giải quyết văn bản đến cũng còn bộc lộ một số
khuyết điểm, hạn chế đó là:
Văn bản đến khi được tiếp nhận và phân loại khi gửi cho các bộ phận liên

quan giải quyết khi đã giải quyết xong không báo lại để bộ phận văn thư cập nhật
kết quả khi văn bản đến đã được giải quyết.
Ví dụ: Công an huỵên Đông Hưng có văn bản yêu cầu Ban công an xã Phú
Châu lập Kế hoạch thực hiện Nghị định số 36/2009/NĐ-CP của Chính Phủ về quản
25