Công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã vĩnh chân huyện hạ hòa tỉnh phú thọ

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu khoa học với để tài “ Công tác văn thư tại
Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ”, qua tìm hiểu
thực tế và quan sát thực tiễn công việc đã giúp em thấy rõ được tầm quan trọng
của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan , tổ chức. Đồng thời, qua đó
cũng thấy được tình hình cấp bách trong việc nâng cao chất lượng công tác văn
thư hiện nay
Để hoàn thành tốt vấn đề này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân em,
còn nhận được sự hướng dẫn tận tình cô giáo Ts.Lê Thị Hiền đồng sự giúp đỡ
nhiệt tình của các cán bộ nhân viên trong UBND xã Vĩnh Chân.
Với thời gian em được tiếp xúc với công việc thực tế không quá dài và
còn nhiều hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi
tìm hiểu, trình bày và đánh giá về công tác văn bản của UBND xã. Vì vậy, em
rất mong nhận được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của cô để bài tiểu luận của em
được hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới cô và tập thể cán bộ , nhân viên,
trong UBND xã nói chung và Ts. Lê Thị Hiền- Giảng viên môn nghiên cứu khoa
học nói riêng đã tạo điều kiện , nhiệt tình và hết lòng giúp đỡ em trong thời gian
vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày … tháng … năm 2016
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Đất nước ta đã và đang phát triển trên con đường hội nhập với nền

kinh tế thế giới, nền kinh tế nước ta đang trên đà tăng trưởng với tốc độ
cao, để phát triển được mạnh mẽ và bền vững thì cần phải có sự điều hành
quản lý và định hướng của nhà nước. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi
thành viên tham gia vào quá trình phát triển kinh tế đất nước.
Công tác văn thư hiện nay đã trở thành một bộ phận không thể thiếu
được trong các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan doanh nghiệp tư nhân
nói riêng, văn thư được xem như là cầu nối,mắc xích quan trọng trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy,
thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý trong giải quyết công việc
của cơ quan, tổ chức mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác
văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý trong các
cơ quan, tổ chức.Trong hoạt động giao tiếp văn bản là một trong những phương
tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng. Văn
bản hành chính được hình thành trên nhiều lĩnh vực, hoạt động sống của con
người.
Không những trong các cơ quan nhà nước, mà trong doanh nghiệp cũng
vậy, thông tin có một vai trò hết sức quan trọng. Có thể nói, hiệu quả hoạt động
của doanh nghiệp một phần thùy thuộc vào chất lượng hệ thống văn bản được
ban hành. Văn bản là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy tín của
mỗi nhà lãnh đạo nói riêng và các cơ quan tổ chức nói chung. Văn bản ban hành
ra có đạt chất lượng và bảo đảm chất lượng đề ra hay không chủ yếu được quyết
định ở khâu soạn thảo. Nếu văn bản thảo ra không đảm bảo yêu cầu thì không
những công việc giải quyết không đạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín của các cơ
quan tổ chức.
Soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và rất quan trọng trong hoạt
3

động của lý của doanh nghiệp. Vì vậy công tác văn thư cần phải được coi trọng
đúng mức. Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư ta có thế khẳng định:
Công tác văn thư góp phần rất quan trọng trong hoạt động quản lý của mỗi cơ
quan cơ quan, tổ chức, góp phần vào sự phát triển cơ quan, tổ chức đó.
Qua thời gian học tập, rèn luyện được trang bị kiến thức chuyên môn tại
trường Đại học Nội vụ Hà Nội chúng em đã có kiến thức nhất định về công tác
soạn thảo văn bản. Nhưng học phải đi đôi với hành, kiến thức lý thuyết được
học trên lớp phải được áp dụng vào thực tế.
Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và qua tìm hiểu
chúng em đã có dịp tìm hiểu và chọn đề tài về công tác văn thư tại Ủy ban nhân
dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới công tác văn thư tại Ủy ban
nhân dân xã.
- Tập trung nghiên cứu việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn
bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con
dấu.
2.2 Phạm vi nghiên cứ
Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa học tập
trung nghiên cứu về công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện
Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ.
3. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu khoa học về Công tác soạn thảo văn bản tại công tác văn thư
tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ em có sử dụng
kết hợp nhiều phương pháp với nhau, có thể kể đến một số phương pháp chủ đạo
như :
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

Phương pháp quan sát;
Phương pháp phỏng vấn;
Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;
4


-

Phương pháp phân tích lý luận;
4. Lịch sử nghiên cứu
Vấn đề công tác văn thư đang nhận được nhiều sự quan tâm của nhiều
các nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía cạnh khác
nhau, như về hiệu lực và hiệu quả của văn bản quản lý , về kỹ thuật nghiệp vụ
hành chính , có nhiều công trình nghiên cứu trong và ngoài nước được công bố
như sau:

-

Năm 2004 Nhà xuất bản chính trị quốc gia cho xuất bản sách tra cứu Soạn thảo
văn bản và công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc

-

Bảo.
Nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản lý luận và phương pháp công tác văn

-

thư, tác giả Vương Đình Quyền.
Năm 2012 ,Đại học quốc gia TPHCM xuất bản giáo trình Văn Bản quản lý và kĩ

-

thuật soạn thảo văn bản, tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn Học.
Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu và nghị định số: 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4
năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi và bổ sung một số điều về nghị định

-

số:58.
Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư lưu trữ cơ quan bộ,

-

ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, Ủy ban mặt trận các cấp.
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ về việc
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

-

quan.
Nhìn chung các công trình nghiên cứu trên đã đề cập một cách trực tiếp và gián
tiếp vấn đề cụ thể về công tác văn thư từ các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình
bày, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản, quản lý con dấn, lập hồ sơ. Những
công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá
trình làm bài của em.
5. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung của bài nghiên cứu khoa học nhằm: Cung cấp các thông

tin về thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ
5


Hòa tỉnh Phú Thọ nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn
thảo văn bản tại cơ quan.
- Mục tiêu cụ thể:
+ Khảo sát về phương thức soạn thảo và ban hành văn bản.
+Khảo sát về việc quản lý và giải quyết văn bản.
+Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục
về công tác văn thư của cơ quan.
6. Giả thuyết nghiên cứu:
Trong công tác công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện
Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ.còn diễn ra một số vi phạm về mặt thẩm quyền ban hành ;
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nội dung; quy trình soạn thảo văn
bản, lập hố sơ và tổ chức quản lý văn bản.
7. Đóng góp nghiên cứu:
a) Ý nghĩa lý luận:
- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thực
tiễn của vấn đề công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ
Hòa tỉnh Phú Thọ nói riêng và trên cả nước nói chung.
b) Ý nghĩa thực tiễn:
- Làm rõ thực trạng công tác văn thư của cơ quan.
- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao
hiệu quả trong công tác Văn thư của cơ quan.
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài các phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham
khảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu sẽ bao gồm 03 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã
Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ.
Chương 2: Thực trạng về côngcông tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã
Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ.
6


Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu quả công tác công tác văn thư tại Ủy
ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú Thọ.

7


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ
1. Khái niệm về Công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về văn thư
Dưới góc độ văn bản học và hành chính học , tác giả Vương Đình Quyền
có đề cập đến đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công
tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công
việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản
lý của cơ quan, tổ chức ( Tr 14).
1.1.2. Khái niệm công tác văn thư
Theo Nghị định số: 110/2001/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của chính
phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn
thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước.
1.2. Nội dung của công tác Văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và giải quyết văn bản
- Thảo văn bản thuộc trách nhiệm cán bộ chuyên môn.
- Duyệt, sửa chữa bổ sung bản thảo thuộc trách nhiệm của trưởng đơn vị.
- Đánh máy, in văn bản căn cứ vào tình hình kinh tế của cơ quan có thể
giao cho cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thư, bộ phận đánh máy đảm nhiệm.
-Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là do chánh văn phòng
(trưởng phòng hành chính).
- Ký ban hành văn bản thuộc trách nhiệm của người có quyền ký (ký trực
tiếp, ký thay, ký thừa lệnh, ký ủy quyền)
1.2.1 Tổ chức quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
8


- Ghi số, ngày, tháng cho văn bản, nhân bản
- Đăng ký văn bản đi
- Làm thủ tục chuyển phát văn bản và theo dõi văn bản
- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng văn bản lưu
1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Tiếp nhận và kiểm tra văn bản
- Phân loại, bóc bì văn bản (bóc về phía cơ quan nhận)
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
-Đăng ký văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến
1.2.3.Xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ
- Hồ sơ công việc
- Hồ sơ nguyên tắc

- Hồ sơ nhân sự
1.2.4. Sử dụng con dấu
- Căn cứ vào các văn bản hiện hành quy định việc sử dụng và quản lý con
dấu
- Thủ trưởng cơ quan là người quản lý con dấu
- Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan giữ dấu
và đóng dấu theo quy định
- Con dấu phải được bảo quản an toàn, có hòm tủ chắc chắn, cận thận
1.3. Yêu cầu về công tác văn thư
- Nhanh chóng từ khâu xây dựng văn bản truyền đạt thông tin, tổ chức
quản lý văn bản, tiếp nhận và kiểm tra, đăng ký vào sổ, chuyển giao....
- Chính xác:
+ thông tin càng chính xác thì hiệu quả của hoạt động quản lý càng cao và
ngược lại, nếu thông tin không chính xác thì hiệu quả xẽ thấp
+ Yêu cầu chính xác thể hiện trên tất cả các phương diện
+ Nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành không được trái với
9


quy định của hiến pháp, của pháp luật và chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của
cơ quan ban hành
-

Số liệu dẫn chứng trong văn bản phải chuẩn xác, rõ ràng
Thể thức văn bản được trình bày theo mẫu quy định của cơ quan có thẩm quyền
( ví dụ: đối với văn bản quy phạm pháp luật thì thể thức văn bản được áp dụng
theo thông tư số 25, 55. Thể thức văn bản hành chính được áp dụng và thực hiện

-

theo thông tư số 04...)
Kỹ thuật nghiệp vụ: Trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ phải tuân theo

-

các bước của quy trình quản lý văn bản
Bí mật:
+ Trong quá trình xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản, bố trí
phòng làm việc của cán bộ văn thư phải đảm bảo yêu cầu về bí mật đã được quy
định trong các văn bản có thẩm quyền như: pháp lệnh bảo vệ của nhà nước số
30/2000/PL-UBTVQH, nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm
2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ nhà nước.
+ Trách nhiệm của cán bộ cơ quan đặc biệt là cán bộ văn thư phải sắp xếp
ngăn nắp, gọn gàng các tài liệu, văn bản không được để bừa bãi trên bàn làm
việc, không tiếp khách ở phòng làm việc của cán bộ văn thư.

-

Hiện đại:
+ Hiện đại hóa văn thư chính là áp dụng các phương tiện hiệ đại, mà cụ
thể là ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư như: Chữ ký điện tử, con dấu
điện tử, giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản.
+ Sử dụng trang thiết bị văn phòng và các phương tiện hiện đại
4.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
4.4.1 Vị trí
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,
các cơ quan đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử
dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ chương, chính sách, phản awsnh tình
hình lên cấp trên, trao đổ, liên hệ, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày,
đặc biệt đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị là các cơ

quan tổ chức điều hành bộ máy có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh
10


đạo, chỉ thị thì công tác văn thư lại càng quan trong nó giữ vị trí trọng yếu trong
công tác văn phòng.
4.4.2 Ý nghĩa
-

Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin góp phần nâng cao

-

hiệu suất, chất lượng công tác của cơ quan
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận
vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho:
+ Lãnh đão cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả không chậm
trễ, sai sót tránh quan liêu
+ Góp phần giữ bí mật của cơ quan, tổ chức
+ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ tài liệu, phản ánh trung thực hoạt động của cơ
quan, tổ chức khi cần thiết, tài liệu xẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan
Tiểu kết : Phần chương một là quá trình tìm hiểu về cơ sở lý luận về
công tác văn thư . Tạo tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng công tác văn thư
của chương 2 .

Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
11

VĨNH CHÂN HUYỆN HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ
2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân xã
2.1.1 giới thiệu chung về ủy ban nhân dân xã
Xã Vĩnh Chân là một xã miền núi nằm ở cuối huyện Hạ Hoà tỉnh Phú
Thọ có vị trí địa lý thuận tiện, địa hình phong phú, đất đai phì nhiêu màu
mỡ, môi trường của xã tương đối tốt, xã Vĩnh Chân nằm ven sông Hồng
cách trung tâm huyện lỵ 14 km về hướng Đông nam. Xã do hai làng hợp ,
môi thành là Làng Vĩnh và Chân Lao. Làng Vĩnh có 5 thôn (xóm) gồm:
Minh Lăng, Minh Trào, Tân Lập, Tân Tiến và Trường Thiện. Làng Chân
Lao nằm độc lập như 1 hòn đảo với dân số khoảng ~1000 người.Vĩnh Chân
là địa điểm thứ hai của Tỉnh Phú Thọ có trường tiểu học thời pháp thuộc
sau thị xã Phú Thọ.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức:
- Ban lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã:
Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân có chủ tịch và phó chủ tịch
Chủ tịch là người đứng đầu của Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ
quản lý và lãnh đạo toàn bộ cơ quan.
Phó chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch xã.
- Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân xã:
+ Văn phòng UBND xã.
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã lập kế hoạch, công
tác của UBND xã, đề xuất và có phương án để triển khai công việc mà
UBND xã đề ra, đồng thời đôn đốc, nhắc nhở các tiến độ công việc của cán
bộ chuyên môn thuộc UBND xã, soạn thảo công văn, văn bản. Ngoài ra còn
thực hiện các công việc khác như: tiếp khách, tiếp tân, chuẩn bị các hội
nghị của UBND.
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực; tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư;
12

đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã,
kinh tế tập thể.
+ Phòng Tư pháp
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp việc cho UBND xã về việc
tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, xây dựng, thẩn định các văn bản
quy phạm pháp luật và rà soát các văn bản hành chính khác. Trực tiếp quản
lý, đăng ký hộ tịch, thi hành án, trợ giúp pháp lý, quản lý tủ sách pháp luật
và công tác hoà giải trên địa bàn.
+ Phòng Văn hoá – xã hội.
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các hoạt động văn hoá,
thông tin, tuyên truyền trên địa bàn xã.
Nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn
thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh.
+ Phòng Lao động – Thương binh và xã hội
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND xã thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động, việc làm; dạy nghề; tiền
lương; tiền công; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động;
người có công; bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ
nạn xã hội; bình đẳng giới.
+ Phòng tài chính – kế toán
Chức năng, nhiệm vụ: trực tiếp quản lý ngân sách xã tham mưu với
chủ tịch UBND xã về kế hoạch lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm,
quý, tháng, lập dự án thu, chi ngân sách xã, dự toán điều chỉnh bổ sung
ngân sách xã trong trường hợp cần thiết, thực hiện báo cáo công tác tài
chính trước UBND xã. Tham mưu với UBND xã việc thực hiện casc biện
pháp thu, chi ngân sách theo đúng dự toán đã định, thực hiện chế độ báo
cáo, quyết toàn ngân sách theo quy định của pháp luật, mở hệ thống sổ

sách theo dõi thu, chi, quản lý ngân sách, quản lý tài sản cố định. Hướng
dẫn các ban ngành, đơn vị, thực hiện chế độ ngân sách theo đúng pháp luật.
13


+ Phòng địa chính – xây dựng
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp việc cho UBND xã về công
tác quản lý đất đai, quy hoạch sử dụng đất, biện pháp quản lý vi phạm đất
đai, thẩm định việc cấp phếp xây dựng nhà ở trên địa bàn UBND xã. Chịu
trách nhiệm lập hồ sơ địa chính trình duyệt với cơ quan cò thẩm quyền,
quản lý, lưu trữ bản đồ, các văn bản có liên quan đến công tác quản lý đát
đai của địa phương và tham gia giải quyết các công việc cò liên quan ới đất
đai, thường xuyên có biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng
đất.
+ Phòng Y tế
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: y
tế cơ sở, y tế dự phòng; khám, chữa bệnh; phục hồi chức năng; y dược cổ
truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; vệ sinh an toàn thực
phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số.
+ Phòng công an xã
Chức năng, nhệm vụ: than mưu, giúp UBND xã về các biện pháp
thực hiện bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng phong
trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc, thực hiện biện pháp phòng ngừa,
ngăn chặn tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm khác, trực
tiếp chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và giải quyết các công việc thuộc thẩm
quyền, quản lý hồ sơ, tổ chức đăng ký tạm chú tạm vắng theo quy định của
pháp luật.
Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01).
2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dãn xã Vĩnh Chân

- Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:
Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính của nhà nước ở địa phương
chịu trách nhiệm thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo
cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cấp trên và Hội đồng nhân dân
cùng cấp.
14


Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân
dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển
kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách
khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính nhà nước.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Vĩnh Chân:
+ Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồng nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt;
tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mìnhlập
dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình
Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan
tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan
nhà nước cấp trên trong việc quản lí ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất nước để lại phục vụ
các nhu cầu công ích ở địa phương; xaay dựng và quản lý các công trình
công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện,
nước theo quy định của pháp luật;
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, trên nguyên tắc tự nguyện, dân chủ. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
đảm báo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật;
15


+ Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ
ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phát
triển sẩn xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,
vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các
bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống và khắc phục hậu quả củ
thiên tai, bão lụt, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
định của pháp luật;
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành, nghề mới.
+ Trong lĩnh vực xây dựng, giao thôngvận tải, Uỷ ban nhân dân xã
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã

theo phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy
định;
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
+ Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao,
Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
16


Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, phối
hợp với trường học, huy đọng trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chức
thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp
mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp
mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân
cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá
gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các
dịch bệnh;
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích
lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của
pháp luật;
Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia

đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của
pháp luật;
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp
đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không
nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng
chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa
địa ở địa phương.
+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;
17


đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây
dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực
hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại
của người nước ngoài ở địa phương.
+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực
hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn
giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện

những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm
pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền;
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong
việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết
định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
+ Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chức
HĐND&UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về
việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và
quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ
nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,
trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
18


phường theo quy định của pháp luật;
Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo
phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng
kỹ thuật theo quy định của pháp luật;
Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải
tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan
nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định
2.2 Thực trạng về Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh
Chân

2.2.1. Thực trạng về quản lý văn bản đi
Việc quản lý văn bản đi của UBND xã thì thực hiện theo đúng quy định
của pháp luật hiện hành
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
+ Phải kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi chuyển
văn bản đi thì cán bộ văn thư kiểm tra thể thức văn bản nếu có sai sót phải báo
ngay với lãnh đạo cấp trên để giải quyết
+ Đối với văn bản hành chính và bản sao văn bản thì thực hiện theo thông
tư số: 01
-Nội dung kiểm tra
+ Kiểm tra các văn bản về thể thức, yếu tố cấu thành văn bản
+ Kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản, kiểu chữ, cỡ chữ
+ Cán bộ văn thư khi soạn thảo văn bản phải chính xác về nội dung , kỹ
thuật trình bày văn bản và phải chịu trách nhiệm với nội dung của văn bản
-

Trình ký văn bản
+ Yếu tố thể thức đảm bảo cho văn bản pháp lý và thi hành chính là con
dấu, chữ ký trên văn bản là lãnh đạo cấp trên
+ Đối với những văn bản thông thường nội dung không phức tạp chỉ cần
văn bản đã được kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức rồi trình lên lãnh đạo cấp trên

-

ký
Ghi số kí hiệu, ngày, tháng cho văn bản và nhân bản
19


+ Số kí hiệu văn bản phải được ghi rõ ràng có số thứ tự, năm ban hành,

loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản
+ Ghi số cho văn bản mật: văn bản mật được đánh số riêng và đăng ký
vào sổ đăng ký mật: số văn bản được ghi bằng chữ ả lập bắt đầu từ số 01 đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
-

Nhân bản: căn cứ vào phần nơi nhận cho văn bản để nhân bản đúng số lượng
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục "Nơi nhận" văn bản.

-

Đóng dấu văn bản đi:Đóng dấu là một trong những bước quan trọng của công
tác soạn thảo văn bản, nó thể hiện tính pháp lý của văn bản.
+ Cán bộ văn thư có trách nhiệm đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của cơ
quan
+ Không được giao dấu cho người khác khi chưa có chỉ thị của lãnh đạo
cấp trên bằng văn bản
+ Không đóng dấu khống chỉ ( văn bản chưa có nội dung)
+ Đóng dấu những văn bản do UBND xã ban hành
+ Đóng dấu các văn bản do văn phòng hay các đơn vị trong phạm vi
quyền hạn được giao
+ Đóng dấu lên chữ kí phải đóng chùm lên khoảng 1/3 chữ kí phía bên
trái

-

Đóng dấu treo: đóng dấu lên trang đầu chùm lên một phần của cơ quan tổ chức

-

hoặc tên phụ lục
Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên các văn bản, tài liệu theo quy định là đóng
vào khoảng mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, chùm lên một phần tờ giấy,

-

mỗi dấu đóng tối đakhông quá 05 trang văn bản
Lập sổ đăng kí văn bản
Sắp xếp, bảo quản văn bản
lưu văn bản
bảo quản văn bản
2.2.2 Thực trạng về tổ chức và quản lý văn bản đến.
- Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
+ Việc tiếp nhận văn bản đến tập chung tại phòng văn thư của UBND xã
+ Khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra bì văn bản xem có đúng
20


là giử cho cơ quan mình hay không
+ Đối với các văn bản mật, khẩn khi tiếp nhận phải ghi giờ nhận và đối
chiếu với giờ nhận trên văn bản với giờ văn bản đến
+Khi tiếp nhận văn bản qua fax thì kiểm tra số trang nếu có sai sót thì
phải báo cáo với lãnh đạo cấp trên
-

Phân loại và bóc bì văn bản
+ Khi bóc bìa văn bản cán bộ văn thư dùng kéo để cắt bìa, khi cắt thì dồn
văn bản về phía cơ quan của đơn vị gửi tới
+ Khi lấy văn bản ra khỏi bìa thì phải đối chiếu kí hiệu trên văn bản xem
có trùng khớp hay không nếu sai phải báo cáo với lãnh đạo

+ Nếu văn bản kèm theo phiếu gửi thì đóng dấu vào phiếu gửi và gửi lại
nơi gửi văn bản đến

-

Đóng dấu đến đối với tất cả các văn bản được gửi đến
Đăng kí văn bản đến
Lập sổ đăng kí
Trình văn bản đến
Chuyển giao văn bản
Giải quyết và theo dõi văn bản đến theo điều 15 nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
2.2.3 Thực trạng về việc quản lý con dấu.
UBND xã quản lý và sử dụng con dấu theo quy định số Thông tư
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ về việc hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

21


2.2.4Thực trạng thực hiện công tác văn thư đối với cán bộ tại UBND
- Nhìn chung các cán bộ văn thư tại UBND xã đã thực hiện khác tốt các
trong việc quản lý văn bản. Các văn bản đến văn bản đi được xử lý đúng theo
trình tự quy định của UBND xã . Bên cạnh đó, văn bản nội bộ của UBND xã
cũng được soạn thảo và ban hành theo quy định chuẩn mực nhất định, công văn
được ban hành từ cấp lãnh đạo xuống các phòng ban rồi phổ biến cho các cán
bộ, nhân viên trực thuộc phòng ban thực hiện công việc chuyên môn cá nhân.
- UBND còn ban hành nội quy, quy chế và văn hóa công sở, các cán bộ,
nhân viên tuân thủ nguyên tắc làm việc, không sai phạm quy chế dẫn đến bị
nhắc nhở hay xử phạt.

- Các cán bộ, nhân viên nộp báo cáo công việc tuần/ tháng/ quý/ năm đều
đặn
2.2.5Thực trạng về lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Ở UBND xã việc lập hồ sơ giúp cho cơ quan, đơn vị quản lý được các
văn bản một cách chặt trẽ, như vậy xẽ giúp cho việc tìm kiếm các hồ sơ nhanh
gọn
- Việc lập hồ sơ giúp cho cán bộ văn thư dễ ràng tìm kiếm, khi lập hồ sơ
thì cán bộ văn thư phải ghi rõ danh mục hồ sơ.
- Việc giao nộp các tài liệu vào lưu trữ của cơ quan đối với các cán bộ
trong cơ quan, đối với các hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa
giao nộp vào lưu trữ
- Đối với các hồ sơ đã đến hạn nộp lưu, nếu đơn vị cần giữ lại để tiếp tục
nghiên cứu và theo dõi thì cần phải làm thủ tục mượn lại với lưu trữ của cơ
quan. Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ phải kèm theo bản mục lục hồ sơ để làm
căn cứ kiểm tra và theo dõi tình hình giao nộp, cán bộ lưu trữ khi tiếp nhận hồ
sơ nộp phải đối chiếu với mục ục hồ sơ nộp lưu, xem đã giao nộp đủ chưa? nếu
thiếu thì yêu cầu đơn vị hay cá nhân đó bổ xung, sau đó ký nhận các bản mục hồ
sơ, mục lục hồ sơ nộp lưu được lập thành 3 bản, 1 bản do đơn vị giao nộp giữ, 1
bản lưu ở văn thư và 1 bản lưu ở lưu trữ cơ quan.

22


Tiểu kết:Trên đây là toàn bộ nội dung của Chương 2 “ Thực trạng công
tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Chân huyện Hạ Hòa tỉnh Phú
Thọ”.Trong chương 2 chúng ta đã được nghe giới thiệu khái quát về Ủy ban
nhân dân xã và tìm hiểu về thực trạng công tác văn thư ở UBND. Từ thực trạng
công văn thư ta có thể đề ra giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư

23

Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH CHÂN HUYỆ HẠ HÒA TỈNH PHÚ THỌ
3.1. Đánh giá về công tác văn thư
3.1.1. Ưu điểm
Trên cơ sở phân tích những thực trạng trên, nhìn chung công tác văn thư
của Ủy ban nhân dân xã đã thực hiện theo các quy định của pháp luật và đã đạt
được một số ưu điểm trong các mặt sau:
-

Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công việc được trang bị khá đầy đủ,
phòng làm việc được bố trí theo kiểu văn phòng mở, thuận tiện trong công tác
điều hành và thông tin. Việc bố trí phòng làm việc rất phù hợp với từng vị trí,
chức vụ, Lãnh đạo văn phòng có khả năng bao quát được hết hoạt động của văn

-

phòng một cách thuận tiện, dễ dàng;
Đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có trách nhiệm
trong công việc, luôn cố gắng, nỗ lực phấn đấu, khắc phục những khó khăn để

-

hoàn thành nhiệm vụ được giao;
Nguồn nhân sự được đào tạo có trình độ về tin học đảm bảo tốt cho công việc sử

-

dụng thành thạo Word, nắm vững quy trình nghiệp vụ chuyên môn;
Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo các bước mà cơ quan đã
quy định. Các văn bản được ban hành nhìn chung đã đảm bảo giải quyết các
công việc, không bị chậm trễ, giúp các hoạt động của cơ quan vận hành được

-

một cách tốt nhất;
Việc phân công trách nhiệm thực hiện các công việc trong quy trình soạn thảo
văn bản tương đối hợp lý. Điều đó đã đề cao trách nhiệm của từng cán bộ, nhân

-

viên trong quá trình theo dõi và xử lý công việc của Ủy ban nhân dân;
Sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo cơ quan đã góp phần không nhỏ đến sự thành
công của cơ quan trong nghiệp vụ văn thư lưu trữ
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trong công tác văn thư thì vẫn còn mắc phải một
số hạn chế sau:

-

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Văn bản được trình bày không đúng
theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đã ban hành. Một số văn
24


-

bản được trình bày theo cảm tính của từng cá nhân soạn thảo.

Về nội dung văn bản: Hiện nay công tác soạn thảo và ban hành văn bản chưa
đảm bảo về chất lượng nội dung như: nội dung văn bản chưa đầy đủ, trích dẫn
văn bản còn chưa rõ ràng, chính xác. Nguyên nhân sai sót chính là do một số
chuyên viên soạn thảo văn bản chưa có sự tập trung cao độ trong việc soạn thảo

-

và ban hành văn bản, chưa có sự trau dồi về mặt ngữ pháp chuyên môn.
Về Quy trình soạn thảo văn bản: Việc thực hiện quy trình soạn thảo văn bản vẫn

•

còn nhiều hạn chế như :
Việc xác định nội dung soạn thảo của một số văn bản của cán bộ nhân viên cơ

•

quan còn chưa thật sự chính xác, chưa đi đúng hướng;
Việc xác định tên loại của một số văn bản còn chưa hợp lý. Ví dụ như: “Thông

•

báo” nhưng lại xác định và soạn thành “ Công văn”…;
Việc thu thập và xử lý thông tin còn chưa triệt để, chưa đáp ứng được yêu cầu để
soạn thảo văn bản, có những thông tin còn sai lệch dẫn đến văn bản bị sai về nội

•

dung;
Nhiều đơn vị không xây dựng bản thảo văn bản mà tiến hành soạn thảo văn bản

•

luôn nên dẫn đến tình trạng nội dung còn thiếu ý, không có sự logic;
Việc soạn thảo văn bản của một số cán bộ, nhân viên trong cơ quan còn thể hiện
sự cẩu thả trong việc đánh máy, sắp xếp các phần trong nội dung văn bản dẫn

•

đến thiếu sự mạch lạc, liên kết với nhau;
Việc nhân bản và phát hành văn bản: vẫn còn tình trạng nhân viên văn thư
không đọc kỹ số lượng cần phát hành đã ghi trên văn bản dẫn đến việc nhân bản
thiếu, không đủ văn bản để phát hành, đóng dấu chưa ngay ngắn và chưa đúng

-

quy định làm mất tính thẩm mỹ của văn bản;
Ngôn ngữ văn bản: Một số văn bản sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn
phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không được rõ ràng. Bên cạnh
đó vẫn còn mắc phải một số lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa tùy tiện không khoa



học.
Nguyên nhân
Sở dĩ công tác văn thư vẫn còn tồn tại những hạn chế trên là do một số
nguyên nhân cơ bản sau đây:

-

Thứ nhất, Quy định về công tác văn thư vẫn còn chưa rõ ràng, cụ thể;
Thứ hai, một số cán bộ nhân viên trong UBND xã vẫn chưa nhận thức được đầy
đủ vai trò và chức năng của văn bản, hệ thống các văn bản;
25