Công tác lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là bài nghiên cứu do chính tôi thực hiện và
không có sự sao chép của người khác để làm sản phẩm của riêng mình. Nếu có
sự giả dối tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn.

Sinh Viên


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình làm bài nghiên cứu này em đã gặp phải không ít những
khó khăn, thử thách. Để hoàn thành tốt được bài nghiên cứu này đó là nhờ sự
hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo.
Nghiên cứu khoa học là bộ môn mà cá nhân em thấy rất hay và có tính
sáng tạo cao.giúp cho chúng em mở rộng thêm kiến thức, tư duy để trong cuộc
sống có thêm phần hiểu biết,sinh động để tự tin sau này ra đời làm việc.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới TS. Lê Thị Hiền
cùng với các thầy cô trong bộ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học đã truyền
đạt những kiến thức bổ ích, quý giá cho chúng em để ngày hôm nay em có thể
hoàn thành được tốt bài nghiên cứu này với đề tài ‘’Công tác Lưu trữ tại Viện
Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam’’.
Do kiến thức vẫn còn hạn chế và kinh nghiệm vẫn chưa có nên bài nghiên
cứu của em vẫn còn những thiếu sót em mong thầy cô giúp đỡ và đóng góp ý
kiến để em có thêm kinh nghiệm.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 28 tháng 7 năm 2016
Sinh Viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN .........................................................................................................2

MỤC LỤC................................................................................................................3
DANH MỤC VIẾT TẮT...........................................................................................5
MỞ ĐẦU...................................................................................................................1
1.Lý choṇ đềtaì ..............................................................................................1
2.Đôí tượng nghiên cưú vàpham
̣ vi nghiên cưú ..........................................2
3.Phương phaṕ nghin cưú .............................................................................2
4.Lich
̣ sử nghiên cưú ......................................................................................2
5.Muc̣ tiêu nghiên cưú ....................................................................................3
6.Giả thuyêt́ nghiên cưú .................................................................................3
7.Đong
́ goṕ cuả đềtaì ....................................................................................3
8.Câú truć cuả đềtaì........................................................................................3
PHẦN NỘI DUNG...................................................................................................4
Chương I. CƠ SỞ LÝLUÂN
̣ VỀCÔNG TAC
́ LƯU TRỮ VÀKHAÍ QUAT
́ VỀ
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM.............................................4
1.1. Lýluâṇ vềcông tać lưu trữ......................................................................4
1.1.1. Môṭ sốkhaí niêm
̣ ..................................................................................4
1.1.2. Nôị dung cuả công tać lưu trữ .............................................................4
1.1.3 Vai tròcuả công tać lưu trữ ..................................................................4
1.2 Khaí quat́ vềViện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam......................5
1.2.1. Sự hinh
̀ thanh
̀ vàphat́ triên̉ ....................................................................5
1.2.2. Cơ câú tổ chưc,

́ chưć năng, nhiêm
̣ vu.̣ ................................................5
1.2.2.1. Chức năng..........................................................................................5
1.2.2.2. Nhiện vụ và quyền hạn....................................................................6
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................8
Chương II. THỰC TRANG
̣
VỀCÔNG TAC
́ LƯU TRỮ TẠI .............................11
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM...........................................11
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ ..........................11
2.1.1.Về tổ chức công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN ...........11
2.1.2.về cán bộ làm công tác lưu trữ ........................................................12
2.2. Tình hình quản lí và chỉ đạo công tác lưu trữ của Viện.................13
2.2.1.Tình hình quản lí về công tác lưu trữ .............................................13
2.2.2.Thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ
.........................................................................................................................14
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ ở Viện. .16
Chương III. GIAỈ PHAP
́ NÂNG CAO HIÊU
̣ QUẢ CÔNG TAC
́ LƯU TRỮ CỦA
VIỆN HÀN LÂM KHXHVN..................................................................................19
3.1. Đanh
́ giáthực trang
̣ công tać lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN 19
3.1.1. Những thành công trong công tác lưu trữ của Viện .......................19
3.1.2. Những mặt hạn chế .........................................................................20
3.2. Giaỉ phaṕ nâng cao hiêụ quả công tać lưu trữ .....................................22
KẾT LUẬN.............................................................................................................26

TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................27
PHỤ LỤC...............................................................................................................28


DANH MỤC VIẾT TẮT
Tên viết tắt
HC-TC
VT-LT
Viện
KHXH

Tên đầy đủ
Hành chính – Tổ chức
Văn thư – Lưu trữ
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
Khoa học Xã hội


MỞ ĐẦU
1. Lý chọn đề tài
Đất nước đang trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, quá trình toàn cầu
hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của quá trình vô cùng mạnh mẽ mang tính
chất đột biến của khoa học công nghệ cao trong đó việc truyền bá và lưu giữ
thông tin, tài liệu đã góp phần quan trọng vào sự phát triển đó. Công tác lưu trữ ra
đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu nhà
nươc ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà
nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày
nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác
lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực đời sống xã hội bởi
thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc

hình thành, do đặc trưng pháp lývà tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu
lưu trữ quy định. Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều
khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin rộng, phong phú,
nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế
hành chính nhà nước. Đối với các cơ quan tổ chức công tác lưu trữ cũng có vai trò
đặc biệt quan trọng.tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản tài liệu có giá trị đều được lưu trữ để tra cứu, sử
dụng khi cẩn thiết. bởi đây là những bản gốc bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý cao do đó khi các cơ quan tổ chức được thành
lập công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “ Huyết mạch” trong hoạt
động của cơ quan tổ chức . Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc cho việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hàng ngày tới chất
lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.
Tất cả những nội dung và ý nghĩa mà công tác lưu trữ đem lại là lý do mà
em chọ đề tài này ngoài ra đây còn là một chuyên ngành mà em yêu thích và em
muốn tìm hiểu sâu hơn cũng như nhìn nhận rõ hơn về công tác này. Qua đây em
muốn chứng minh cho mọi người thấy được hiểu được thế nào là công tác lưu
1


trữ và kết quả mang lại như thế nào để đáp ứng yêu cầu các ngành các cấp các
cơ quan đơn vị tổ chức nhận thức được vị trí quan trọng của công tác lưu trữ.
Như vậy với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tất cả những điều trên đây không những cho phép khẳng
định ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu hoạt động công tác lưu trữ mà còn là
luận chứng cho lý do của việc lựa chọn đề tài “Công tác lưu trữ tại Viện Hàn
lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” để làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi là công tác lưu trữ hồ sơ giấy tờ tại
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
3. Phương pháp nghin cứu
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu
- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo
- Nguồn tin từ mạng internet
- Nguồn thông tin từ Viện Hàn Lâm KHXHVN
4. Lịch sử nghiên cứu
Nhắc đến công tác lưu trữ. Đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
được khoa học đề cập đến, công tác lưu trữ không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo
mà còn là vấn đề quan tâm của các nhà khoa học và các nhà quản lí. Một số
công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu như sau:
- ‘’Công tác lưu trữ Việt Nam’’ của Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuất bản
Hà Nội, 1987.
- ‘’Môn khoa học công bố tài liệu văn kiện’’ của tác giả Nguyễn Văn
Hàm, nhà xuất bản Hà Nội, 1982.
- ‘’Xây dựng, ban hành, quản lí văn bản và công tác lưu trữ’’ của tác giả
Nghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất bản chính trị quốc gia, 1998.
- Giáo trình ‘’Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ’’ của Đào Xuân
Chúc,Nguyễn Văn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất bản
Hà Nội,1990.
- Giáo trình ‘’Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật’’ của tác giả Nguyễn
2


Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992.
5. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiều cơ sở lí luận và thực tiễn của công tác lưu trữ
- Tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ở Viện Hàn Lâm

KHXHVN trong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm và
hạn chế của công tác lưu trữ.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cua công tác lưu trữ ở
Viện Hàn Lâm KHXHVN và cả nước nói chung.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hồ sơ tài liệu sẽ được tìm kiếm sửa đổi, lưu trữ để phục vụ mục đích tra
cứu thông tin khi cần thiết. Vì vậy nếu Viện Hàn Lâm KHXHVN xây dựng và
thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ; tăng cường cơ sở vật chất; ban hành các
chế độ thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác lưu trữ ; nâng cao
nhận thức về vị trí, vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ứng
dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ thì việc tìm kiếm, tra cứu thông
tin sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn.
7. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần xây dựng công tác lưu trữ có ứng dụng công
nghệ thông tin tốt hơn, rộng rãi hơn, đem lại hiệu quả tốt hơn.
- Kết quả đạt được của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ ở các cơ quan khác.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo thì đề tài có
cấu trúc gồm 3 chương:
Chương I: Cở sở lý luận về Công tác Lưu trữ và khái quát về Viện
Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam.
Chương II: Thực trạng về Công tác Lưu trữ tại Viện Hàn lâm khoa
học xã hội Việt Nam
Chương III: Giải pháp để nâng cao hiệu quả, chất lượng Công tác
Lưu trữ ở Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam
3


PHẦN NỘI DUNG

Chương I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
1.1. Lý luận về công tác lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
- Khái niệm về tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lực chọn trong toàn bộ khối tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức và cá nhân,
được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của toàn xã hội.
- Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quản lí nhà nước
bao gồm tất cả những vấn đề lí luận, thữ tiến và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lí, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
1.1.2. Nội dung của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi tinh khách quan của việc quản lí, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt
xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước, Công tác lưu trữ bao
gồm có những nội dung sau :
- Hoạt động nghiệp vụ: thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu
thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê
xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ.
- Hoạt động quản lí: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật
để quản lí nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra,hướng dẫn thực hiện các quy
định của nhà nước về lưu trữ.
1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ
Có thể nói với thời đại công nghệ thông tin như bây vấn đề lưu trữ thông
tin là vấn đề rất quan trọng và hết sức cần thiết vì vậy ở bất cứ công ty hay các
4

cơ quan nhà nước, lưu trữ luôn là một yếu tố quan trọng và quyết định nó có sức
ảnh hưởng tới sự tồn tại của một công ty, cơ quan. Hàng năm Viện Hàn lâm sản
sinh ra hàng nghìn các văn bản có liên quan đến tài sản, con người…lưu trữ có
thể hiểu đơn giản như là một nơi lưu giữ quá khứ của cơ quan là toàn bộ các sự
việc quan trọng của cơ quan giúp cơ quan sau này khi có bất kỳ việc gi ma cần
đến có thể lấy ra và làm bằng chứng để bảo vệ chính cơ quan mình. Vì vậy công
tác lưu trữ có một vai trò vô cùng quan trọng đối với các cơ quan doanh nghiệp
và cơ quan nhà nước
1.2 Khái quát về Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam
1.2.1. Sự hình thành và phát triển
Viện Khoa học xã hội Việt Nam kể từ cơ quan tiền thân được thành lập
năm 1953 đến nay đã có lịch sử hình thành và phát triển liên tục trên 60 năm.
Trong khoảng thời gian hơn nửa thế kỷ , Viện đã có bước trưởng thành và phát
triển về mọi mặt, có những đóng góp quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa cũng như sự nghiệp phát triển khoa học
và công nghệ nước nhà nói chung, sự nghiệp phát triển khoa học xã hội và nhân
văn nói riêng. Quá trình hình thành, phát triển Viện Khoa học xã hội Việt Nam
có thể chia thành 4 thời kỳ, tương ứng với các giai đoạn phát triển của cách
mạng Việt Nam.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ.
1.2.2.1. Chức năng
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có
chức năng chính là nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung
cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối,
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của
đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách phát
triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa
học xã hội của cả nước.

- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng
tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS.
5


1.2.2.2. Nhiện vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn
lâm) thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ
quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm
thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển
khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:
+ Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo
của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bước
hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;
+ Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,
Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt
Nam;
+ Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và các
giá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhân
loại;
+ Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá,
văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;
+ Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của
Việt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;

+ Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh
toàn cầu hoá và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trình
phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;
+ Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hướng phát
triển chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của
6


quá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực
và Việt Nam;
+ Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và
dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, chú trọng những
lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và các
liên kết vùng;
+ Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những công trình khoa học tiêu biểu,
những bộ sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ
công tác nghiên cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội.
- Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát
huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam.
- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo
và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật;
tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước,
ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với
các tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của
pháp luật.
- Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,
chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật.

- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội,
phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức thuộc thẩm quyền.
- Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách
7


nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
- Cơ cấu tổ chức

1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
1- Ban Tổ chức - Cán bộ.
2. Ban Kế hoạch - Tài chính.
3. Ban Quản lý Khoa học.
4. Ban Hợp tác quốc tế.
5. Văn phòng.
6. Viện Triết học.
7. Viện Nhà nước và Pháp luật.
8. Viện Kinh tế Việt Nam.
9. Viện Xã hội học.
10. Viện Nghiên cứu Văn hóa.
11. Viện Nghiên cứu Con người.
12. Viện Tâm lý học.

13. Viện Sử học.
14. Viện Văn học.
15. Viện Ngôn ngữ học.
16. Viện Nghiên cứu Hán - Nôm.
8


17. Viện Dân tộc học.
18. Viện Khảo cổ học.
19. Viện Nghiên cứu Tôn giáo.
20. Viện Địa lý nhân văn.
21. Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới.
22. Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ.
. Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ.
24. Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên.
25. Viện Nghiên cứu Phát triển bền vững Vùng.
26. Viện Kinh tế và Chính trị thế giới.
27. Viện Nghiên cứu Trung Quốc.
28. Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á.
29. Viện Nghiên cứu Đông Nam Á.
30. Viện Nghiên cứu Ấn Độ và Tây Nam Á.
31. Viện Nghiên cứu Châu Âu.
32. Viện Nghiên cứu Châu Mỹ.
33. Viện Nghiên cứu Châu Phi và Trung Đông.
34. Viện Từ điển học và Bách khoa thư Việt Nam.
35. Viện Thông tin Khoa học xã hội.
36. Trung tâm Phân tích và Dự báo.
37. Trung tâm ứng dụng Công nghệ thông tin.
38. Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam.
39. Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam.

40. Học viện Khoa học xã hội.
41. Nhà xuất bản Khoa học xã hội.

9


TIỂU KẾT
Trên đây em đã trình bày và giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và khái quát chung về công
tác lưu trữ để phần nào giúp hiểu thêm về công tác lưu trữ của Viện.

10


Chương II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ
2.1.1.Về tổ chức công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong kho do Văn phòng quản lý.
- Tổ chức kiểm tra và tổng hợp báo cáo việc thực hiện quản lí thống nhất
công tác lưu trữ theo các quy định của nhà nước và của Viện Hàn Lâm
KHXHVN tại các đơn vị trực thuộc.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quản lí thống nhất quy trình quản lí hồ
sơ, tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN.
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác chỉ đạo,
điều hành, quản lí của Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Văn phòng, các đơn vị, tổ chức
trực thuộc các quy định của nhà nước và của Viện Hàn Lâm KHXHVN.
- Thực hiện các nhiệm vụ khai thác do chanh văn phòng giao.
- Thực hiện chế độ thống kê nhà nước và báo cáo định kỳ, đột xuất về
công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lí của Viện Hàn Lâm

KHXHVN.
- Tổ chức thu nhận, phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ do các cơ quan,
đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Văn phòng Viện.
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm
vụ tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc theo các
quy định của nhà nước và của Viện Hàn Lâm KHXHVN.

11


2.1.2.về cán bộ làm công tác lưu trữ
Cán bộ

Số

Phòng

lượng

Biên chế Hợp

Trình

đồng lao

lưu trữ

độ

động

Trên

Lãnh

01

01

03

03

Đại học
01

Đại học

Trung
cấp

đạo
phòng
Lưu trữ

03

viên
trung
cấp
Nhân

01

01

01

viên kỹ
thuật
Hiện nay, bộ phận lưu trữ của phòng lưu trữ có 05 cán bộ đảm nhận, gồm
05 nữ và không có nam. Có 01 cán bộ chuyên trách lưu trữ của Văn phòng là
thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 03 cán bộ đã tốt nghiệp trung
cấp về văn thư lưu trữ trong đó có 01 cán bộ đang theo học đại học tại chức
chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng ( Đại học Khoa học xã hội và
Nhân văn), và một cán bộ hợp đồng không xác định thời hạn tốt nghiệp trung
cấp khác nhưng cũng sắp tổng nghiệp trung cấp về văn thư lưu trữ, nhìn chung
những cán bộ này đã có thâm niên nhiều năm công tác trong ngành nên đã tích
lũy được nhiều kinh nghiệm thực tế cho công tác lưu trữ. Do đó, họ đã thực hiện
các khâu nghiệp vụ với khối tài liệu lưu trữ của Viện Hàn Lâm KHXHVN như:
thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, bảo quản và phục vụ công tác
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

12


2.2. Tình hình quản lí và chỉ đạo công tác lưu trữ của Viện
2.2.1.Tình hình quản lí về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam luôn được Lãnh
đạoViện giành sự quan tâm đặc biệt và ưu tiên. Do nhận thức tốt được tầm quan
trọng của công tác lưu trữ nói chung và các nghiệp vụ lưu trữ nói riêng cho nên

Lãnh đạo Viện đã có ý kiến chỉ đạo sáng suốt, thường xuyên theo dõi, giám sát,
đôn đốc thúc đẩy việc thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan để công tác lưu trữ
sẽ có điều kiện tốt đẻ phát triển và đi vào nề lếp và từ đó đã thu được những kết
quả mà Viện cùng với các cán bộ công chức, viên chức mong đợi.
+ Việc sác định giá trị tài liệu luôn được thực hiện đảm bảo các tiêu chuẩn
trong công tác, nghiệp vụ lưu trữ. Hội đồng sác định giá trị tài liệu luôn
được thành lập để xác định chính xác giá trị của tài liệu lưu trữ trước khi quyết
định hủy các tài liệu đã hêt giá trị.
+ Việc thu thập và bỏ sung tài liệu vào lưu trữ luôn được đảm bảo theo
các nguyên tắc: thu thập, bổ sung tài liệu theo thời đại lich sử; đảm bảo
không phân tán tài liệu lưu trữ; đảm bảo thu thập tài liệu theo khối phông lưu
trữ; bổsung tài liệu theo lĩnh vực thẩm quyền được giao. Nhờ có công tác chỉ
đạo kịp thời của Lãnh đạo Viện nói chung và của Lãnh đạo Văn phòng nói riêng
mà công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã đạt được nhiều kết
quả nhất định. Hiện nay trong kho lưu trữ của Viện Hàn lâm có khá nhiều văn
bản, sách, văn kiện có giá trị phục vụ cho công tác nghiên cứu của cán bộ, công
chức, viên chức cùng các nhà nghiên cứu phụcvụ lợi ích của nhà nước.
+ Việc bảo quản tài liệu lưu trữ được các cán bộ lưu trữ trông coi, giữ gìn
và giám sát rất thần trọng. Toàn bộ tài liệu đều được sắp xếp lên giá, trong
đómột nửa tài liệu được bảo quản trong hộp, nửa còn lại được bảo quản trong
cặp đựng tại liều.
+ Trong kho lưu trữ được tang bị đầy đủ các trang thiết bị đảm bảo cho
công tác bảo quản tài liệu như: máy hút bụi, máy hút ẩm, quạt thông gió,
bột
chống ẩm và các phương tiện chống cháy nổ, phòng chấy chữa cháy.
13


+Các cán bộ lưu trữ thường xuyên kiểm tra, làm khô, thông gió làm với
kho và tài liệu hàng tuần, tổng vệ sinh toàn bộ kho một quý một lần.

+Cán bộ lưu trữ luôn có những biện pháp cải thiện tình trạng trong tài
liệu, đưa ra những phương pháp phòng chống khi có sự cố xẩy ra để tài
liệu luônđược bảo quản trong tình trạng an toàn.
Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã ban hành một số văn bản chỉ
đạo về công tác lưu trữ và vẫn còn hiệu lực thi hành đến nay như:
- Quyết định sô:387/QĐ/KHXH ngày 8 tháng 5 nawm2006 của Chủ tịch
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành Quy chế về công tác văn thưlưu trữcủa Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Quyết định số:1705/QĐ-VP ngày 22 tháng 12 năm 2007 của Chánh Văn
phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam quy đinh quy chế về bảo quản,
khai thácvà sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện.
- Quyết định số: 718/QĐ-VP ngày 28 tháng 5 năm 2009 của Viện Hàn
lâm
KHXH Việt Nam ban hành quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.2.2.Thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu
trữ
Hàng năm Viện Hàn Lâm Khoa học Xã Hội Việt Nam đều có văn bản
tổng kết công tác lưu trữ của năm vừa qua và ban hành văn bản định hướng công
tác lưu trữ cho năm tiếp theo.
Viện đã ban hành một số văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ như sau:
- Quyết định 103/QĐ-KHXH ban hành ngày 14/3/2001 quyết địnhcủa
Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia v/v thành lập
phòng Lưu trữ.
- Quyết định 775/QĐ-VP ban hành ngày 9/7/2002 quyết định của Chánh
Văn phòng Trung tâm Khoa Học xã hội và Nhân văn Quốc gia về bảo quản và
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng.
- Quyết định 325/QĐ-KHXH ban hành ngày 28/4/2003 quyết định của
Ban giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia v/v ban hành
14

bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân
văn Quốc gia.
- Quyết định 552/QĐ-VP ban hành ngày 4/7/2003 quyết định về quản lý
và sử lý văn bản tại Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân vãn Quốc
gia.
- Quyết ðịnh 1155/QÐ-KHXH ban hành ngày 19/7/2005 quyết ðịnh của
chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam v/v thời hạn bảo quản tài liệu kế toán.
-Ban hành mẫu văn bản của Viện KHXHVN theo văn bản 147/KHXH-VP
ngày 27/2/2006.
- Quyết định 387/QĐ-KHXH ban hành ngày 8/5/2006 quyết định v/v ban
hành quy chế công tác văn thư- lưu trữ của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 1705/QĐ-KHXH ban hành ngày 21/12/2007 quyết định ban
hành quy chế về bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu tại Văn phòng Viện Khoa
học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 747/QĐ-VP ban hành ngày 21/7/2008 quyết định quy trình
kiểm soát hồ sơ cán bộ văn phòng.
- Quyết định 856/QĐ-VP ban hành ngày 7/8/2008 quyết định ban hành
quy trình lập hồ sơ việc.
- Quyết định 857/QĐ-VP ban hành ngày 7/8/2008 quyết định ban hành
quy trình thành lập danh mục hồ sơ.
- Quyết định 858/QĐ-VP ban hành ngay 7/8/2008 quyết định ban hành
quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Quyết định 1000/QĐ-VP ban hành ngày 9/9/2008 quyết định ban hành
quy tŕnh quản lư văn bản đến Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 1001/QĐ-VP ban hành ngày 9/9/2008 quyết định ban hành
quy trình quản lý văn bản gửi đi của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 718/QĐ-VP ban hành ngày 28/5/2009 quyết định ban hành
quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Quyết định 719/QĐ-VP ban hành ngày 28/5/2009 quyết định ban hành quy
trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.

15


*Triển khai thực hiện các văn bản của nhà nước:
Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011của Quốc hội.
Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ban hành ngày 17/8/2012 v/v hướng
dẫn triển khai thi hành luật Lưu trữ.
Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 3/1/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết một số điều của luật Lưu trữ.
Công văn số 283/QĐ-VTLTNN ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư – Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn
Trên đây là những thống kê về văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ
do Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành. Nhìn trung số lượng
ban hành văn bản của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH là tương đối nhiều và đa
dạng, từ đó chứng tỏ rằng việc quản lý công tác văn thư của Văn phòng Viện
Hàn lâm là tương đối tốt.
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ ở Viện
* Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
Nội dung của công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là
toàn bộ các nhiệm vụ như xác định nguồn bổ sung vào kho lưu trữ của cơ quan,
xác định thành phần tài liệu cụ thể phải nộp, quy định các thủ tục giao nộp và tổ
chức việc chuyển giao tài liệu theo đúng yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ.
Theo Quy định về phân cấp quản lý và quy trình hoạt động quản lý ban
hành kèm theo Quyết định số 387/QĐ-KHXH ngày 08 tháng 5 năm 2006 về
việc ban hành quy chế công tác văn thư và Lưu trữ của Viện Khoa học xã hội
Việt Nam thì tại Điều 23 thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu hiện hành vào Lưu trữ
cơ quan được quy định như sau: Hồ sơ tài liệu giải quyết công việc giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; Đối với tập lưu văn
bản Đi, Đến và tập lưu quyết định vào 10 ngày đầu của tháng sau Văn thư cơ
quan chuyển giao cho Lưu trữ các tập lưu của tháng trước; Tài liệu nghiên cứu

khoa học do Ban Kế hoạch tài chính giao nộp vào Lưu trữ cơ quan sau 01 năm
kề từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; Tài liệu xây dựng cơ bản
được giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết
toán; Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình và các tài liệu khác được
16


giao nộp vào Lưu trữ cơ quan sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc; Khi
giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ phải lập 02 bản “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu để đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu và
lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản. Như vậy, quy định của Viện đã nêu rõ
được nguồn nộp lưu tài liệu, thành phần tài liệu cần giao nộp, thời gian giao nộp
tài liệu vào lưu trữ, cũng như đã quy định rõ các thủ tục giao nộp theo đúng với
quy trình thu nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ của Văn phòng Viện KHXH Việt Nam…
Chính vì vậy mà công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Phòng Lưu trữ của Văn
phòng trong những năm gần đây đã có rất nhiều tiến bộ, rất nhiều phòng, ban đã
chủ động liên hệ mang hồ sơ, tài liệu đến giao nộp theo đúng quy định của Viện.
Nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số bộ phận vẫn không tiến hành giao nộp đúng
quy định gây nên tình trạng tài liệu bị tồn đọng trong nhiều năm, điều này đã
gây nên khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việc bổ sung tài liệu vào phông lưu
trữ. Hơn nữa việc giao nộp hồ sơ tài liệu không đúng thời hạn còn gây nên tình
trạng hồ sơ tài liệu bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát…Trước thực trạng đó,
Phòng Lưu trữ đã xây dựng kế hoạch về việc thu thập các tài liệu lưu trữ hình
thành trong hoạt động của cơ quan để bảo quản tập trung, thống nhất tại kho lưu
trữ Văn phòng Viện. Kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu cho bộ Phòng Lưu
trữ Văn phòng tương đối đầy đủ các nội dung như: nguồn giao nộp tài liệu, các
thành phần tài liệu cần giao nộp, thời gian giao nộp và đã được lãnh đạo Viện
xem xét và thông qua cho nên một thực tế cho thấy vào quý I năm 2011, 100%
các phòng ban thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Văn phòng đã thực hiện đúng
quy định và đã giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng hạn.

• Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Về nguyên tắc phòng lưu trữ cơ quan cũng như các kho lưu trữ nhà nước
đề có trách nhiệm tổ chức công tác thu thập, bổ sung tài liệu dưới sự chỉ đạo
chung về nghiệp vụ của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước.
• Thời hạn giao nộp hồ sơ.
Hồ sơ giải quyết công việc giao nộp vào lưu trữ cơ qăn sao 01 năm kể từ
năm công việc kết thúc; đối với tập lưu văn bản đi, đến và tập lưu quyết định
vào 10 ngày đầu của tháng sau.
17


TIỂU KẾT
Qua chương II phần nào cho chúng ta thấy được các khâu nghiệp vụ cũng
như công tác quản lý, nội dung của công tác lưu trữ hồ sơ tại viện Hàn lâm, từ
đó thấy được những điểm mạnh, những điểm tích cực và các hạn chế để đưa ra
những ý kiến giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữu tại Viện.

18


Chương III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA VIỆN HÀN LÂM KHXHVN
3.1. Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm
KHXHVN
3.1.1. Những thành công trong công tác lưu trữ của Viện
- Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ luôn có tinh thần trách nhiệm với
công việc của mình, biết sắp xếp thời gian phục vụ kịp thời những yêu cầu của
Lãnh đạo Viện. Vì thế mà hiệu suất công việc được cải thiện rõ rệt, chất lượng
công việc được nâng cao rõ rệt.
- Việc giao nhận tài liệu được tiến hành công khai minh bạch và tiến hành

đầy đủ các thủ tục theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
- Việc bảo quản tài liệu lưu trữ thực hiện khá ổn định, tài liệu đươc sắp
xếp ngăn nắp trên giá, có các phương tiện phục vụ cho việc bảo quản tài liệu.
- Về nhận thức của lãnh đạo Viện đối với công tác lưu trữ :
Lãnh đạo Viện đã nhận thức được tầm quan trong trọng của công tác lưu
trữ đối với các hoạt động của Viện và các đơn vị trực thuộc Bộ, chính vì vậy mà
viện đã ban hành nhiều văn bản quy định về quy chế ,chế độ văn thư lưu trữ của
Viện nhằm mục đích giúp cho hoạt động lưu trữ của Viện đi vào nề nếp hơn.
Viện cũng đã chú trọng đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công
tác lưu trữ bằng cách tổ chức tập huấn chuyên môn hằng năm cho cán bộ lưu
trữ, cử cán bộ tham gia các lớp tổng kết công tác ngành do Cục văn thư lưu trữ
tổ chức
- Đối với việc tổ chức công tác lưu trữ văn phòng hiện nay có 0,5 cán bộ
đều là nữ được đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ đặc biệt là đồng chí trưởng phòng là
thạc sĩ lưu trữ học và quản trị văn phòng, đã cống hiến nhiều năm trong công tác
lưu trữ nên có rất nhiều kinh nghiệm ngoài ra còn có tinh thần trách nhiệm và
lòng say mê công việc. Đây là những điều kiện rất thuận lợi để thúc đẩy công
tác lưu trữ của Viện đi vào nề nếp và có chiều sâu hơn.
- Về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: nhìn chung công tác thu thập tài
liệu của Phòng lưu trữ đối với các phòng, ban trong Viện là tương đối tốt. Nhiều
19


phòng, ban đã có ý thức giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định
của cơ quan trong Quy chế về hoạt động của công tác lưu trữ. Tài liệu của các
phòng, ban nộp về kho đã có một bộ phận lập thành hồ sơ công việc. Tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ khi thực hiện các khâu nghiệp vụ này. Hàng
năm, thu thập tài liệu về đều được cán bộ lưu trữ ghi vào sổ nhập để theo dõi
xem trong quá trình thu thập trước đó phòng, ban, đơn vị nào đã nộp đủ tài liệu
và phòng, ban , đơn vị nào chưa nộp đủ tài liệu để tiếp tục thu, tránh tình trạng

tài liệu bị thất lạc, mất mát hoặc thu không đầy đủ.
Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ: Cán bộ phòng lưu trữ đã xác
định rõ phương án phân loại của phông lưu trữ Viện KHXH Việt Nam là
phương án cơ cấu – thời gian, đây là phương án thống nhất cho toàn bộ phông,
áp dụng phương án này tào điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp và phân chia
vấn đề , khi hệ thống hóa
- Đối với công tác bảo quản : được bố trí tại tầng 4 của tòa nhà với diện
tiếc của hai kho lên đến 120m vuông. Kho được thiết kế cao dáo thoáng. Được
bố chí một cách khoa học các thiết bị chống ẩm mốc đều được bố chí cẩn thận
- Đối với công tác kiểm tra giám sát thì Viện ngoài các đợt kiểm tra định
kỳ thì còn tăng cường các đợt kiểm tra cheo giữa các phòng đơn vị với nhau.
- về công nghệ thông tin đã có sự chú trọng và áp dụng trong công tác lưu
trữ nhằm giúp phần nâng cao và hiệu quả công việc
3.1.2. Những mặt hạn chế
- Chỉnh lý tài liệu thì nhiều mà cán bộ chỉnh lý còn hạn chế, do đó tiến độ
công việc thường bị chậm và chưa đạt được hiệu quả. Phòng để thực hiên, làm
việc chỉnh lý còn hạn hẹp.
- Việc bảo quản tài liệu còn hạn chế do tình trạng hồ sơ kém chất lượng,
quá trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn chưa được tốt do quá ít nhân lực
khai thác và sử dụng Công tác thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu còn chậm, nhiều
văn bản còn trùng lặp. Việc giao nộp văn bản vào lưu trữ cơ quan vẫn chưa được
nộp đúng theo quy định.
- Công tác thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu còn chậm, nhiều văn bản còn
trùng lặp. Việc giao nộp văn bản vào lưu trữ cơ qua vẫn chưa được nộp đúng
20


theo quy định.
- Về đội ngũ cán bộ chuyên viên:
Các cán bộ ở đây đều là nữ mà lưu trữ là một nghề đỏi hỏi phải có sức

khỏe nên trong quá trình thực hiện một số nghiệp vụ còn gặp nhiều khó khăc
như: Việc tra tìm, bưng bê các hộp trên giá cao làm cho cán bộ gặp nhiều khó
khăn. Về chuyên ôn, trình độ, mặc dù đã được đào tào ít nhiều về lưu trữ song
do sự pháp triển nhiều mặt trong lĩnh vực, công tác lưu trữ ngày căng có nhiều
thay đổi mởi mẻ, cán bộ không thể cập nhập những thay đổi và không thể hiện
được tinh sáng tạo cao trong công việc.
- Công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ
+ Công tác thu thập hồ sơ bổ sung tài liệu
Mặc dù Quy chế đã quy định rất rõ về công tác thu thập. bổ sung tài liệu.
Tuy nhiên còn hiều đơn vị không nộp và một số còn cho rằng việc thu nộp tài
liệu lưu trữ là trách nhiệm của cán bộ làm lưu trữ. Một số đơn vị chỉ giao nộp để
đối phó. Cho đến nay mặc dù văn bản có ban hành nhưng cũng không có hiệu
quả, nên cán bộ lưu trữ ngoài việc đi thúc giục thì cũng không còn biện pháp
nào để thu thập được đầy đủ tài liệu trong tình trạng hiện nay.
+ Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
Mặc dù hồ sơ đã chỉnh lý nhưng trong quá trình bổ sung tài liệu chúng tôi
thấy tài liệu trùng thừa còn rất nhiều, trong hồ sơ còn có nhiều các văn bản
không có giá trị như các văn bản photo với dấu đen, có những văn bản không có
chữ kí và không có dấu, việc viết tiêu đề hồ sơ cũng chưa được chính xác và
chưa toát lên được nội dung bên trong của hồ sơ lý do này là: để tiết kiệm bìa sơ
các cán bộ tiến hành ghép các hồ sơ có cùng một vấn đề vào cùng một bìa hồ sơ.
Cách làm này chỉ có các cán bộ hiểu và tìm được hồ sơ chứ độc giả đến khai
thác thì khó tìm thấy.
+ Công tác xác định giá trị tài liệu
Mặc dù đã xây dựng được Bảng thời hạn bảo quản nhưng công tác xác
định giá trị chủ yếu do các cán bộ xác định theo cảm tinh và kinh nghiệm.
Những giá trị tài liệu liên quan đến tổ chức cán bộ, những văn bản chỉ đạo của
Đảng, Nhà nước hoặc của Viện…
+ Công tác bảo quản tài liệu
Do bị hạn chế về không gian , diện tích phòng kho danh cho bảo quản tài

liệu chưa được nhiều. Với 2 kho tài liệu nhưng diện tích mỗi kho vẫn quá nhỏ,
21