Thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy Ban Nhân DânHuyện Yên Lạc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU

Công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ rất quan trọng trong sự hình thành
và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác lưu trữ còn góp phần quan
trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh
quốc gia. Vì công tác lưu trữ là mắt xích chủ chốt trong sự nghiệp phát triển của
cơ quan, tổ chức. Công tác lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần đẩy mạnh cải cách
nền hành chính, giúp xây dựng bộ máy và tổ chức các hoạt động của cơ quan,
tổchức đầy đủ, gọn nhẹ hơn.
Đánh giá được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ ngày 18
tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng đã ban hành Quyết định số:
109/BT về việc thành lập Trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Ngày 15/6/2005
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐBGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Theo Quyết
định này, Trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ. Ngày 14/11/2011
Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngài ra trường còn mở các lớp đào tạo nghề ngắn hạn nhằm phục vụ nhu cầu
của xã hội.
Để thực hiện phương châm “học đi đôi với hành”, “lý thuyết gắn liền với
thực tế” giúp cho sinh viên lĩnh hội được tốt hơn những kiến thức trong nhà
trường vào thực tế và tích lũy kinh nghiệm vững vàng trước khi bước vào công
tác sau khi ra trường. Từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04/2016, Khoa Văn thưLưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại
cơ quan, tổ chức do sinh viên liên hệ trên cơ sở sự định hướng của Nhà trường
và Khoa nhằm nâng cao năng lực về trình độ chuyên môn trước khi tốt nghiệp
để có thể làm việc hiệu quả.
Sau khi tìm hiểu em đã liên hệ và được sự đồng ý của lãnh đạo Uỷ ban
nhân dân huyện Yên Lạc về việc thực tập tốt nghiệp tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân huyện. Trong thời gian thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Yên
SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

2

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lạc, em được sự quan tâm và giúp đỡ của cán bộ và nhân viên trong cơ quan
nên em đã làm quen được với công việc của người cán bộ văn phòng góp phần
bổ sung, củng cố và nâng cao kiến thức đã học tại trường, em đã học hỏi được
nhiều kiến thức từ thực tế để phục vụ cho công việc chuyên môn sau này.
Để tổng hợp và đánh giá quá trình thực tập tại cơ quan, em xin trình bày
bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của cá nhân em. Đây là nguồn động viên khích

lệ cho em niềm say mê nghề nghiệp, nhiệt tình trong công tác. Đạt được kết quả
như ngày hôm nay chính là nhờ sự giúp đỡ của Nhà trường và các cán bộ, công
chức cơ quan thực tập cùng với sự nỗ lực, lòng say mê của bản thân đã giúp em
hiểu rõ được tầm quan trọng của người cán bộ văn phòng và càng cố gắng hơn
trong quá trình học tập và sau này đi làm.
Trong thời gian thực tập, viết báo cáo mặc dù bản thân đã có nhiều cố
gắng song kinh nghiệm của em còn chưa cao nên trong bản báo cáo không tránh
khỏi những sai sót nhất định. Kính mong các thầy cô giáo, các cán bộ trong cơ
quan đóng góp ý kiến để bản báo cáo thực tập của em được hoàn thiện.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, giảng viên của Nhà
trường và các lãnh đạo UBND huyện Yên Lạc, đồng thời em cũng xin gửi lời
cảm ơn đến Chị Nguyễn Thị Hồng Dinh (NVLT của văn phòng UB) và cảm ơn
tất cả mọi người trong UBND huyện Yên Lạc đã nhiệt tình giúp đỡ và truyền đạt
cho em những kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ của mình như: xác
định, tra tìm tài liệu….và đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành tốt khóa thực
tập này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Yên Lạc, ngày 29 tháng 04 năm 2016
Sinh Viên
Nguyễn Thị Minh Huyền

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

3

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức cuả cơ quan, tổ chức.
1.1.1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Yên Lạc:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN LẠC
Yên Lạc là một huyện mới được tái lập từ huyện Vĩnh Lạc(cũ). Từ ngày
01/01/1996 theo Nghị Quyết 63/CP của Chính Phủ sau 18 năm sáp nhập với
huyện Vĩnh Tường. Là một huyện thuần nông, nguồn thu chủ yếu từ cây lúa,
hiện nay sau 12 năm tái lập, huyện Yên Lạc đã có cơ cấu kinh tế đa dạng với
nền kinh tế Nông – Công – Thương nghiệp và Tiểu Thủ công nghiệp với tốc độ
tăng trưởng đồng bộ và tương đối vững chắc, cơ sở hạ tầng được xây dựng trên
quy mô rộng và chất lượng cao. UBND huyện Yên Lạc dưới sự lãnh đạo, giúp
đỡ của tỉnh ủy,HĐND và UBND tỉnh, các bộ ngành TW… đã từng bước hoàn

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

4

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành bộ máy quản lý lãnh đạo, chỉ đạo nhân dân trong huyện xây dựng và phát

triển huyện Yên Lạc thành một huyện vững mạnh của tỉnh Vĩnh Phúc.
Yên Lạc là một huyện đồng bằng của tỉnh Vĩnh Phúc; hiện nay có 16 xã
và 1 thị trấn; diện tích 107,7 km2; dân số có 148.600 người.
Huyện nằm ở vị trí chiến lược quan trọng:
Phía Bắc giáp huyện Tạm Dương;
Phía Đông giáp huyện Bình Xuyên và huyện Mê Linh (Hà Nội);
Phía Tây giáp huyện Vĩnh Tường;
Phía Nam là Sông Hồng, phân cách huyện Yên Lạc với Sơn Tây.
Huyện chỉ cách Thủ đô Hà Nội 30km đường chim bay. Huyện nằm gần
Quốc lộ 2A, đường sắt tuyến Hà Nội- Lào Cai, nối Hà Nội với các tỉnh ở đồng
bằng sông Hồng và các tỉnh Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai. Huyện có quốc lộ 13 đi
qua, nối Vĩnh Phúc với Sơn Tây, lên Tây Bắc; Có tỉnh lộ 303 từ Đồng Văn đến
Nguyệt Đức, sang Bình Xuyên...Sông Hồng chảy qua 6 xã của huyện với 12km
đê đại hà tạo thành hai đường giao thông thủy, bộ song song nối liền Việt Trì với
Hà Nội. Ngoài ra, huyện còn có nhiều đường liên huyện, liên xã, liên thôn, nối
liền huyện với các huyện trong tỉnh và ngoài tỉnh. Thời phong kiến, huyện nằm
ở địa bàn là “phên dậu phía Bắc của kinh thành Thăng Long”. Thời kháng chiến
chống Pháp, Yên Lạc là vùng địch tạm chiếm, tiếp giáp với vùng tự do, nằm trên
con đường huyết mạch tiếp tế sức người, sức của cho tiền tuyến. Trong thời kỳ
xây dựng đất nước, huyện là vùng trọng điểm lúa của tỉnh. Hoàn toàn không
phải ngẫu nhiên mà khi thành lập đạo Vĩnh Yên (năm 1890), tỉnh Vĩnh Yên
(1899), tên của huyện được ghép trong tên của tỉnh (Vĩnh Tường+ Yên Lạc=
Vĩnh Yên).
Huyện Yên Lạc nằm ở một vùng đất cổ, gắn liền với quá trình hình thành
và phát triển của dân tộc Việt Nam. Những phát hiện của ngành khảo cổ học qua
6 lần khai quật ở Di chỉ Đồng Đậu (thuộc Thị trấn Yên Lạc) đã chứng minh, từ
buổi bình minh của lịch sử dân tộc, ở Yên Lạc có con người sinh sống. Đồng
Đậu là một di tích khảo cổ rộng lớn, có tầng văn hóa dày vào bậc nhất nước ta
(trên 3m), với số lượng hiện vật vô cùng phong phú, đa dạng về loại hình và
SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

5

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chất liệu. Từ đồ đá, đồ gốm, đồ xương đến đồ đồng- mũi tên, mũi lao, lưỡi câu,
rìu, dũa, khuôn đúc rìu, khuôn đúc mũi tên, mảnh nồi nấu đồng, hạt gạo bị cháy,
nhiều xương răng, sừng hươu nai, lợn rừng, trâu bò, răng cá, hài cốt ở 2 ngôi
mộ...Những hiện vật ở Đồng Đậu thể hiện đầy đủ ở 4 giai đoạn phát triển văn
hóa (Phùng Nguyên, Đồng Đậu, Gò Mun, Đông Sơn), liên tục từ thấp đến cao,
cách ngày nay 3.500 năm, chứng tỏ cư dân Đồng Đậu không những sinh sống
bằng nghề săn bắn, đánh cá mà còn sinh sống bằng nông nghiệp, trồng lúa nước,
đã nắm vững kỹ thuật lưuyện đúc đồng và thực hiện ngay tại Đồng Đậu. Những
hiện vật tìm thấy ở Đồng Đậu góp phần khẳng định: Trong tiến trình lịch sử của
dân tộc, dừng lại Đồng Đậu - Yên Lạc, trồng lúa nước và ngày càng tập trung
vào nông nghiệp, trải qua hàng ngàn năm, góp phần xây dựng nên nền văn minh
sông Hồng rực rỡ...
1.1.2 Chức năng của UBND huyện Yên Lạc:
Uỷ ban nhân dân (UBND) huyện Yên Lạc là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân(HĐND) dân huyện - cơ quan quyền lực Nhà nước ở huyện Yên Lạc.
Như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, dự toán ngân sách cũng như chủ trương,
biện pháp nhằm phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, trật tự, quốc phòng của huyện
đã được HĐND thông qua và được thực hiện thông qua UBND huyện.
UBND huyện là cơ quan chịu trách nhiệm chủ yếu trong việc triển khai tổ
chức thực hiện tổ chức, thực hiện các Nghị quyết của HĐND, để những mục

tiêu, nhiệm vụ trong Nghị quyết thành hiện thực.
Với tư cách là cơ quan hành pháp, cơ quan hành chính nhà nước,dưới sự
lãnh đạo của Đảng, UBND hoạt động theo hiến pháp, lưuật, pháp lệnh, nghị
quyết của cơ quan cấp trên,trên tất cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trụ, văn hóa,
xã hội, an ninh quốc phòng.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Yên Lạc:
- Trong lĩnh vực Quản lý Nhà nước:
Uỷ ban nhân dân huyện thống nhất Quản lý Hành chính ở địa phương về
kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, quốc phòng- an ninh…Đảm bảo cho Hiến
pháp và Pháp lưuật được thực hiện ở địa phương.
SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

6

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức thực hiện các chương trình phát triển Nông- Lâm nghiệp quản lý
việc sử dụng đất đai, quản lý việc khai thác và bảo vệ nguồn tài nguyên nước,
khai thác và bảo vệ các công trình thuỷ lợi, giao thông theo quy định của pháp
lưuật; Chỉ đạo công tác quản lý thị trường, quản lý hộ tịch, quản lý các hoạt
động giáo dục, thông tin, thể dục, thể thao.
- Trong lĩnh vực pháp lưuật:
Từ thực tiễn áp dụng các văn bản pháp lưuật, UBND huyện kiến nghị với
cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành mới, bổ sung, sửa đổi hoặc huỷ bỏ
văn bản pháp lưuật cho phù hợp với thực tiễn.

Uỷ ban nhân dân huyện ban hành các quy định, chỉ thị để cụ thể hoá
những văn bản quy phạm pháp lưuật cho phù hợp với thực tiễn hoạt động quản
lý ở địa phương.
Tổ chức chỉ đạo công tác thanh tra, tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo
của công dân, tổ chức chỉ đạo công tác công thương, giải quyết xử lý vi phạm
hành chính.
- Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền:
UBND chịu trách nhiệm chủ yếu trong tổ chức chỉ đạo thực hiện bầu cử
đại biểu Quốc hội và HĐND; Phối hợp với Thường trực HĐND, Mặt trân tổ
quốc (MTTQ) và các tổ chức thành viên của MTTQ để chuẩn bị cho công tác
bầu cử Quốc hội và HĐND các cấp thuộc thẩm quyền của UBND huyện.
Quyết định thành lập mới, sáp nhập hoặc giải thể của cơ quan chuyên
môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND theo thẩm quyền.Xây dựng đề án phân
vạch, điều chỉnh địa giới các đơn vị hành chính ở địa phương, trình UBND
huyện thông qua trước khi trình cấp trên xem xét quyết định.
Quản lý công tác tổ chức, biên chế lao động tiền lương theo phân cấp, tổ
chức khen thưởng, thực hiện chính sách, chế độ đối với công chức, viên chức
theo quy định.
- Trong lĩnh vực kiểm tra, giám sát:

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

7

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Uỷ ban nhân dân huyện kiểm tra giám sát việc thi hành Hiến pháp, pháp
lưuật các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
huyện trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, kinh tế trên địa bàn huyện.
Kiểm tra Nghị quyết của HĐND cấp dưới về dự toán thu và quyết toán
chỉ ngân sách ở địa phương, kiểm tra thực hiện quy hoạch của UBND xã, thị
trấn.
Tổ chức chỉ đạo công tác thanh tra Nhà nước, tiếp dân, giải quyết khiếu
nại, tố cáo, kiểm tra việc thu ngân sách, kiểm tra trong lĩnh vực giáo dục đào tạo,
môi trường.
Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các tỉ lệ, quy tắc, biện pháp phòng cháy,
an toàn giao thông, an toàn xã hội.
Trong quá trình kiểm tra UBND huyện có quyền đình chỉ hành vi, bãi bỏ
đối với những văn bản sai trái của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND
huyện và UBND các xã, thị trấn. Đình chỉ thi hành Nghị quyết sai trái của
HĐND xã, thị trấn, quyết định xử lí vi phạm hành chính.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lạc:
Gồm 12 phòng ban. (Đượcban hành theo Quyết định số 823/2005/QĐUBND ngày 29/3/2005 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc)
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Yên Lạc (Phụ lục 1)
Ban lãnh đạo UBND huyện Yên Lạc: 01 Chủ tịch UBND huyện, 03 Phó
Chủ tịch UBND huyện.
12 phòng ban chuyên môn giúp việc:
- Văn phòng:
Là cơ quan tham mưu, tổng hợp thuộc UBND huyện có chức năng tham
mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành các mặt công tác của
UBND huyện.
Giúp Thường trực UBND huyện xây dựng chương trình làm việc hàng
tháng, quý, năm.
Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu của HĐND ,Thường trực HĐND, các ban
UBND huyện ghi biên bản cuộc họp, các buổi làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

8

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giúp UBND huyện triển khai các Nghị quyết của HĐND, Quyết định Của
UBND.
Tổ chức công tác Văn thư- Lưu trữ, công tác hành chính văn phòng.
- Phòng Nội vụ:
Là cơ quan chuyên môn của UBND huyện có chức năng tham mưu.
Giúp UBND huyện Quản lý Nhà nước về Nội vụ, thương binh và xã hội.
Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ trên địa bàn.
Tổ chức thực hiện các quy định của UBND tỉnh, Sở Nội vụ và Bộ Nội vụ.
Giúp UBND huyện quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiền lương.
Chủ trì phối hợp với các cơ quan chuyên môn giúp UBND huyện việc
phân công, bố trí,bổ nhiệm, miễn nhiệm, từ chức. khen thưởng và thực hiện các
chế chính sách khen thưởng đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao
động thuộc thẩm quyền của UBND huyện.
- Lao động Thương binh và Xã hội:
Tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp chế lao động, việc
làm, an toàn lao động, dạy nghề, bảo hiểm xã hội. thương binh, liệt sĩ và người
có công với cách mạng, bảo trợ xã hội, xoá đói giảm nghèo, phòng chống tệ nạn
xã hội.
- Phòng Tài chính- Kế hoạch:

Chức năng tham mưu, giúp UBND huyện quản lý Nhà nước và Tài chính
Kế hoạch đầu tư và đăng ký kinh doanh.
Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xây dựng dự án thuộc UBND huyện,
UBND xã xây dựng dự toán ngân sách hàng năm, xây dựng dự toán ngân sách
theo sự chỉ đạo của uỷ ban tỉnh.
Là đầu mối tổng hợp và trình UBND huyện về các chương trình danh mục
đầu tư trên địa bàn huyện, thẩm định và chịu trách nhiệm về dự án, kế hoạch đấu
thầu, kết quả xét thầu thuộc thẩm quyền quyết định của UBND huyện.
- Phòng Giáo dục:

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

9

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện Quản lý Nhà nước về
giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông dân tộc bán trú thuộc
phạm vi huyện quản lý.
Phối hợp với phòng Nội vụ thẩm định đề án, hồ sơ về tổ chức các đơn vị
sự nghiệp giáo dục phổ thông và giáo dục mầm non thuộc huyện trình UBND
huyện cùng xem xét và quyết định.
Quản lý cán bộ, công chức, viên chức ngành giáo dục trên địa bàn chịu
trách nhiệm thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử, cấp
phát văn bằng, chứng chỉ.

Giúp UBND huyện quản lý hồ sơ của cán bộ, viên chức sự nghiệp giáo
dục thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.
- Phòng Văn hoá- Thông tin:
Chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện Quản lý Nhà nước về
Văn hóa – Thông tin – Du lịch – Thể Thao, phát thanh, truyền thanh, truyền
hình.
Xây dựng kế hoạch dài hạn hằng năm, chương trình giải pháp phát triển
và quản lý công tác VH- TT, phát thanh, truyền hình được UBND huyện phê
duyệt.
Quản lý và tổ chức các hoạt động sự nghiệp VH- TT, phát thanh, truyền
thanh trên địa bàn làm.
- Phòng Tài nguyên- Môi trường:
Chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về
tài nguyên đất, tài nguyên nước và tài nguyên khoáng sản môi trường.
Giúp UBND huyện lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất hàng năm, điều
chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất và tổ chức kiểm tra sau khi xét duyệt.
Trình UBND huyện quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển
mục đích dử dụng đất, chuyển quyền sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của UBND huyện và tổ chức thực
hiện.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

10

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức thực hiện và hướng dẫn thống kê, kiểm kê, đăng ký đất đai, xây
dựng
- Phòng Tư pháp:
Chức năng tham mưu, giúp UBND huyện Quản lý Nhà nước về công
trình xây dựng văn bản quy phạm pháp lưuật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp
lưuật, phổ biến, giáo dục pháp lưuật, thi hành án dân sự, hộ tịch, chứng thực và
các công tác tư pháp khác.
Giúp UBND huyện quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản quy
phạm pháp lưuật bao gồm soạn thảo hoặc tham gia soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật theo sự phân công của UBND huyện. Thẩm định các dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật do các cơ quan chuyên môn soạn thảo trước khi trình
UBND huyện.
Quản lý và hướng dẫn vụ công tác hộ tịch, lý tịch tư pháp và thống kê tư
pháp. Hướng dẫn nghiệp vụ, chỉ đạo tổ chức hoạt động của tổ hoà giải. Tổ chức
thực hiện trợ giúp pháp lưuật miễn phí.
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn:Chức năng tham mưu, giúp
UBND huyện thực hiện Quản lý Nhà nước về Nông - Lâm - Thuỷ sản, định
canh, định cư, kinh tế mới, khoa học công nghệ, thương mại, du lịch.
Là đầu mối phối hợp tổ chức và hướng dẫn thực hiện nội dung liên quan
đến phát triển nông thôn. Tổng hợp báo cáo UBND huyện việc xây dựng và phát
triển nông thôn trên địa bàn huyện về các lĩnh vực phát triển kinh tế hộ trang
trại, kinh tế hợp tác.
Giúp UBND huyện quản lý Nhà nước về các lĩnh vực tiêu chuẩn đo
lường, chất lượng, kỹ thuật công nghệ và an toàn trong các cơ sở sản xuất tiểu
thủ công nghiệp, chợ, quản lý hộ kinh doanh cá thể.
- Phòng Thanh tra:
Có trách nhiệm giúp UBND huyện Quản lý Nhà nước về công tác thanh
tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền thanh tra hành chính trong phạm vi quản lý

Nhà nước của UBND huyện.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

11

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp lưuật, nhiệm vụ của UBND cấp
xã, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
Giúp UBND huyện chủ trì việc tiếp nhận, xử lí, giải quyết đơn thư khiếu
nại.
- Phòng Công thương:
Chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về
kiến thức quy hoạch, xây dựng vật liệu, nhà ở, công sở, giao thông, viễn thông
và công nghệ và thông tin.
Hướng dẫn việc kiểm tra và xây dựng các công trình theo quy hoạch xây
dựng đã được phê duyệt và các quy định của pháp lưuật về kiến trúc, quy hoạch
về giao thông, bưu chính, viễn thông, cung cấp thông tin về kiến trúc, quy hoạch
xây dựng
Giúp UBND huyện thực hiện việc cấp phép xây dựng và kiểm tra việc
xây dựng theo giấy phép trên địa bàn theo phân công, phân cấp của UBND tỉnh.
Phát hiện báo cáo để UBND huyện xử lý hoặc trình cấp có thẩm quyền xử lý các
văn bản quy định pháp lưuật trong xây dựng, giao thông, bưu chính.
- Phòng Y tế:Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện quản

lý Nhà nước về bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khoẻ cho nhân dân địa
phương trênđịa bàn gồm: Y tế dự phòng, khám chữa bệnh, an toàn vệ sinh thực
phẩm và trang thiết bị y tế.
Phòng y tế chịu sự chỉ đạo, quản lý, tổ chức biên chế và công tác của
UBND huyện.Trình UBND huyện quyết định kế hoạch ngắn hạn, dài hạn hằng
năm về chương trình hằng năm của y tế xã, thị trấn.
Trình UBND huyện, về quy hoạch mạng lưới các trạm y tế xã.
Phối hợp với các cơ quan có liên quan, tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thi
hành pháp lưuật về lĩnh vực y tế trên địa bàn.
Quản lý tổ chức bộ máy, định biên chế độ chính sách y tế trên cơ sở địa
bàn huyện theo phân cấp của UBND tỉnh và phân công của UBND huyện.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

12

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận Lưu trữ huyện Yên Lạc.
1.2.1. Tình hình tổ chức của bộ phận lưu trữ huyện Yên Lạc:
Về biên chế: Bố trí 01 cán bộ nữ có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu
trữ học làm chuyên trách công tác lưu trữ.
UBND huyện có sự quan tâm đưa đi đào tạo Đại học Lưu trữ (hệ tại chức)
cho cán bộ làm công tác lưu trữ, đồng thời đưa đi tham dự các lớp tập huấn về

ứng dụng thông tin về công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ được bố trí 03 phòng với diện tích 144 m 2 vừa dùng làm
kho lưu trữ vừa là phòng đọc và nơi cán bộ lưu trữ làm việc. Các thiết bị chuyên
dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang bị đầy đủ, chỉ mới được
trang bị như: giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ. Còn thiết bị bảo quản như máy hút
bụi, máy điều hòa thì chưa được trang bị.
1.2.2. Chức năng:
Văn phòng là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Yên Lạc có chức
năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
nội vụ. Thực hiện quản lý và tổ chức sao cho phù họp với từng loại hình đơn vị
hành chính cấp huyện và điều kiện tự nhiên dân số, tình hình phát triển kinh tế
xã hội và yêu cầu cải cách địa phương một cách tốt nhất.
Văn phòng huyện Yên Lạc có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện,
đồng thời chịu sử chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ.
1.2.3. Nhiệm vụ:
Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa
bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ.
Tổ chức thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu của huyện;
Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về tài liệu lưu trữ;

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

13

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng khoa học công nghệ, công
nghệthông tin vào thực tiễn tại UBND huyện.
1.2.4. Quyền hạn:
Trực tiếp quan hệ với các Sở, Ban, ngành thuộc huyện để nắm tình hình
tài liệu lưu trữ, tham gia hướng dẫn nghiệp vụ giúp các cơ quan, đơn vị tổ chức
bảo quản tốt tài liệu lưu trữ của huyện.
Tổ chức sinh hoạt và than gia các hoạt động sinh hoạt khoa học nghiệp vụ
lưu trữ, phổ biến kinh nghiệm cho các cán bộ khác làm lưu trữ trong địa bàn
huyện.
1.2.5. Cơ cấu tổ chức:
Số nhân sự hiện có của Văn phòng gồm có 9 người:
+ Đ/c: Vũ Thị Kim Hồng – Chánh Văn phòng: Quản lý về công tác nội
chính của cơ quan. Giúp Chủ tịch và Phó chủ tịch nắm tình hình hoạt động của
UBND…..
+ Đ/c: Nguyễn Xuân Nam – Phó chánh văn phòng: giúp Chánh văn phòng
trong việc tiếp khách (tiếp dân) khi Chánh văn phòng đi vắng và khi được ủy
quyền…
+ Đ/c: Nguyễn Đình Hoàn – Phó chánh văn phòng: phụ trách hành chính
cơ quan, phụ trách về công tác văn thư – lưu trữ, hướng dẫn các đơn vị trên địa
bàn chấp hành chế độ, quy định của pháp lưuật về công tác văn thư – lưu trữ…
+ Đ/c: Nguyễn Thị Hồng Dinh – Cán bộ văn phòng: quản lý sử dụng con
dấu của cơ quan. Quản lý và lưu trữ các văn bản của cơ quan.
+ Đ/c: Nguyễn Thị Lan – Cán bộ văn phòng: Quản lý và sử dụng trang
thiết bị, thực hiện các công việc khi được lãnh đạo phân công.
+ Đ/c: Vũ Hồng Quang – Cán bộ văn phòng: Đảm nhiệm bảo vệ cho cơ
quan.

+ Đ/c: Trần Thị Hà – Cán bộ văn phòng: đảm nhiệm công tác vệ sinh,
quét dọn.
+ Đ/c: Nguyễn Thị Bích – Cán bộ văn phòng: chuẩn bị tài liệu giao ban
công tác tuần, tháng của lãnh đạo.
SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

14

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Đ/c: Vũ Xuân Huy – Cán bộ văn phòng: thực hiện và giải quyết các
công việc khi lãnh đạo đi vắng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng UBND huyện Yên Lạc
Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng
Bộ phận
tiếp dân
Bộ phận
bảo vệ
Bộ phận
Tạp vụ
Bộ phận Quản trị mạng
Bộ phận
Kế toán
Bộ phận lưu trữ

Bộ phận
Văn thư
Bộ phận
Tổng hợp
Phó Chánh Văn phòng

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

15

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1

Chú thích:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

: Chỉ chức vụ, phòng, lĩnh vực hoạt động;
: Chỉ trình tự thành lập, quản lý

.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

16

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân
Huyện Yên Lạc
2.1. Hoạt động quản lý:
2.1.1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện các quy hoạch, kế hoạch phát
triển lưu trữ:
Công tác lưu tại UBND huyện Yên Lạc được bố trí và sắp xếp theo một
nguyên tắc nhất định, tại UBND huyện Yên Lạc có phòng lưu trữ và kho lưu trữ
riêng do cán bộ chuyên môn về lưu trữ quản lý, chủ yếu là các hồ sơ xây dựng
khả năng tếp nhận tài liệu và trao trả hồ sơ tài liệu rất thuận tiện và phục vụ cho
nhu cầu tra tìm tài liệu của cán bộ nhân viên trong văn phòng tương đối nhanh
chóng và chính xác tài liệu trong kho được lưu trữ theo thời gian và trong đó theo
từng thời gian được phân theo cơ cấu tổ chức. Việc nộp lưu tài liệu và tiêu hủy tài
liệu theo đúng quy trình của nhà nước, trước khi tiêu hủy tài liệu, tài liệu được
người có thẩm quyền ký quyết định, các tài liệu mỗi phòng ban đều được lập hồ
sơ thường xuyên và vào sổ hàng ngày phân định cụ thể tài liệu thuộc loại nào và
trong thời hạn bảo quản bao lâu có thể tiêu hủy tùy theo mức độ của văn bản.
2.1.2. Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật về lưu trữ:
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ tại Văn phòng UBND
huyện Yên Lạc, Lãnh đạo UBND huyện đã quan tâm chỉ đạo các cơ quan, ban,
ngành coi công tác Lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị là một công việc không thể
thiểu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị mình phụ trách.
Ngoài ra, UBND huyện Yên Lạc đã ban hành một số văn bản sau;

- Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05 tháng 3 năm 2013 của Ủy ban
nhân dân huyện Yên Lạc.
- Quyết định số 81/QĐ-UBND ngày 23 tháng 01 năm 2015 về việc ban
hành Quy chế về công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Yên Lạc.
UBND huyện Yên Lạc còn thực hiện tốt các văn bản quy phạm về lưu trữ như:
- Luật lưu trữ được Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 và bắt đầu có
hiệu lực ngày 01 tháng 7 năm 2012.
SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

17

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 1 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Lưuật lưu trữ.
- Quyết định số 16/QĐ-UBND ngày 27 tháng 08 năm 2012 của UBND
Tỉnh về ban hành quy chế (mẫu) công tác Văn thư – Lưu trữ.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 05 năm 2004 của Cục Văn
thư Lưu trữ nhà nước về việc ban hành và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/0/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời
hạn bảo quản hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức.
- Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục văn thư và
Lưu trữ nhà nươc về việc ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo

TCVNISO 9001: 2000.
2.1.3. Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia: (Phụ Lục 2)
Tài liệu lưu trữ liên quan chặt chẽ tới quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức nói chung và của UBND huyện Yên Lạc nói riêng.
Văn phòng UBND huyện là cơ quan thực hiện chức nưng quản lý tài liệu lưu trữ
tại UBND.
Tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ của UBND huyện Yên
Lạc với nhiều nguồn tài liệu đa dạng với số lượng lớn với nguyên tắc tập chung,
thống nhất.
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ UBND huyện Yên Lạc
đã quan tâm đầu tư, có ý thức bảo về các tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị,
quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội … được hình thành trong quá trình
hoạt động của UBND huyện Yên Lạc.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

18

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.4. Quản lý thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ:
UBND huyện Yên Lạc quản lý chuyên môn và nghiệp vụ thực hiện theo
Nghị định số 37/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ về quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Huyện, Quận, Thị Xã,
Thành Phố thuộc Tỉnh.

2.1.5. Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các
thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ trong hoạt động lưu trữ:
Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý lưuận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu khác của cá nhân.
Công tác nghiên cứu khoa học tại UBND huyện Yên Lạc còn được thực
hiện theo Quyết định số 664/QĐ-TTg ngày 21 tháng 05 năm 2012 của Thủ
tướng Chính phủ ngày 31 tháng 05 năm 2012 phê duyệt nội dung đề án “Sưu
tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm Việt Nam và Việt Nam”.
Từ năm 2014 UBND huyện Yên Lạc đã biết ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác lưu trữ, cụ thể là cho đến nay Phòng Tin học của UBND huyện
đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ trên máy tính. Hệ thống mạng nội bộ trong UBND huyện
được kết nối tại hầu hết các phòng trong UBND huyện.
Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ do
Sở Thông tin và truyền thông tỉnh Vĩnh Phúc chuyển giao cho UBND huyện
nhằm mục đích giúp độc giả tra tìm tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện.
2.1.6. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
lưu trữ:
UBND huyện Yên Lạc bộ phận lưu trữ ở văn phòng được bố trí 01 cán bộ
làm công tác lưu trữ và được đào tạo đúng chuyên ngành Lưu trữ đã tốt nghiệp
trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

19

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hàng năm Văn phòng và UBND huyện Yên lạc đều tổ chức bồi dưỡng,
huấn lưuyện cán bộ làm công tác lưu trữ và cử đi tham gia các lớp tập huấn do
UBND Tỉnh và Sở Nội vụ tổ chức.
2.1.7. Khen thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động lưu trữ:
Hàng năm UBND huyện Yên Lạc đều tổ chức khen thưởng và tặng danh
hiệu thi đua cho các tập thể cán bộ nói chung và cán bộ làm lưu trữ nói riêng đã
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được thực hiện theo Quyết định Số 34/QĐ-CT của
Chủ tịch UBND huyện Yên Lạc.
Đồng thời cũng xử lý đối với với cán bộ lưu trữ khi vi phạm trong khi
đang làm nhiệm vụ được giao. Việc xử lý vi phạm tùy theo tính chất và mức độ
vi phạm.
2.1.8. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo về lưu trữ:
UBND huyện Yên Lạc cử cán bộ thường xuyên kiểm tra, thanh tra tình
hình làm công tác lưu trữ, có đúng theo quy định của pháp lưuật, đúng tiến độ
chính xác và quy tắc thực hiện nghiệp vụ.
Thanh tra về việc thu thập tài liệu, nguồn tài liệu và các tài liệu trước và
sau khi chỉnh lý.
Kiểm tra về tác phong, lề lối làm việc của cán bộ làm công tác lưu trữ
trong khi đang thực hiện nhiệm vụ.
Việc kiểm tra, thanh tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo về lưu trữ được
thực hiện theo quy định của pháp lưuật về khiếu nại, tố cáo.
2.1.9. Hợp tác quốc tế về lưu trữ:
Tại UBND huyện Yên Lạc việc hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện
không thường xuyên chủ yếu là việc giao lưu với các huyện.
* Nhận xét:

Ưu điểm:
Với tinh thần làm việc tốt UBND huyện Yên Lạc đã thực hiện tốt công tác
quản lý về hoạt động lưu trữ và các chủ trương, chính sách của các cấp.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

20

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bên cạnh đó còn xây dựng những chương trình kế hoạch phát triển ngành
lưu trữ , thực hiện đúng các văn bản quy phạm pháp lưuật quy định về lưu trữ do
nhà nước ban hành.
UBND huyện Yên Lạc còn có đội ngũ cán bộ được đào tạo đúng chuyên
ngành về lưu trữ tốt nghiệp Đại học chính quy.
Cán bộ làm lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ và ý thức chấp hành quy
định về công tác lưu trữ tốt, tiến hành nhanh chóng, khoa học, đúng nghuyên
tắc.
Biết áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật công nghê về công tác lưu trữ.
Nhược điểm:
Bên cạnh những tích cực đó vẫn còn một số tồn tại trong hoạt động quản
lý chưa được sát sao, việc xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động của công
tác lưu trữ vẫn còn mất nhiều thời gian.
Cán bộ được cử đi học thêm các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ
còn ít cần nâng cao hơn nữa về trình độ chuyên môn.

Việc hợp tác quốc tế về công tác lưu trữ còn chưa được thực hiện.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ:
- Căn cứ vào Luật lưu trữ ngày 11/11/2011;
- Căn cứ vào Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013; và một số
Thông tư, Nghị định khác;
- Căn cứ vào Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND của Tỉnh Vĩnh phúc ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
Ngày 23 tháng 01 năm 2015 UBND Huyện Yên Lạc đã ban hành Quyết
định số 81/QĐ-UBND về việc ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ của
UBND Huyện Yên Lạc (Phụ lục 3).
2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan
tới việc xác định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu nghe – nhìn thuộc lưu trữ
Quốc gia nhằm lựa chọn, chuyển giao những tài liệu lưu trữ nghe – nhìn có giá
trị vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

21

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thu thập, bổ sung tài liệu giúp cho việc quản lý tài liêu được thống nhất. Làm
phong phú thành phần tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia, bảo tồn di sản văn
hóa của dân tộc.
Thu thập đúng những tài liệu có giá trị, đủ thành phần bộ của từng loại hình,

đúng thời hạn quy định của Nhà nước và đảm bảo đúng thủ tục giao nộp.
Đối với công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở UBND huyện Yên lạc thì hàng năm
đều được chỉ đạo, hướng dẫn các phòng, ban chuyên môn chuyển tài liệu về kho
để lưu trữ, với tổng số tài liệu thu thập về kho là 500 mét giá tài liệu.
Tình hình giao nhận tài liệu vào lưu trữ:
Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại UBND huyện Yên Lạc được thực
hiện theo đúng quy định của nhà nước và quy định của UBND huyện Yên Lạc.
Sau khi công việc kết thúc cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy
tờ, cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng có liên quan đến
công văn giấy tờ phải kiểm tra lại hồ sơ tài liệu mình đang giữ giao nộp lại cho
bộ phận lưu trữ của cơ quan.
Đối với hồ sơ đã nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưu
trữ cơ quan những cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết công việc
thì vẫn cần làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng sau đó làm thủ tục cho
mượn hồ sơ để giữ lại tài liệu. Sổ cho mượn tại liệu lưu trữ (Phụ lục 4).
- Báo cáo số liệu về kho lưu trữ: Số 90/BC-UBND ngày 08 tháng 6 năm
2015 (Phụ lục 5)
- Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho lưu trữ:
Số lượng tài liệu hiện có trong kho gồm:
+ Tài liệu hành chính là 396 mét giá tài liệu; năm 2015
+ Tài liệu khoa học kỹ thuật là 76 mét gía năm 2015
+ Tài liệu cá nhân gia đình dòng họ là 18 mét giá năm 2015
- Thủ tục giao nhận tài liệu
Tại UBND huyện Yên Lạc thủ tục giao nhận tài liệu được thực hiện
nghiêm ngặt theo quy định của Nhà nước. Khi các phòng, ban giao nộp tài liệu
vào kho lưu trữ cơ quan thì cán bộ lưu trữ phải lập hai bản “Biên bản giao nhận
tài liệu” có giá trị pháp lý như nhau để mỗi bên giữ một bản.
Mẫu biên bản giao nhận tài liệu
SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

22

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Căn cứ công văn số 283/VTLTNN – NVTW ngày 04 tháng 5 năm 2004
của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.

1.
2.
3.
3.1.
1
2
3
3.2.
4.

•

Căn cứ: ……………………………………………………..
Chúng tôi gồm: …………………………………………….
Bên giao: ………………….. Đại diện là:………………….
Ông (bà): …………………………………………………...
Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………

Bên nhận: …………………. Đại diện là: ………………….
Ông (bà): ……………………………………………………
Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu:…Với số lượng cụ thể sau: …
Tên phông (hoặc khối) tài liệu: ……………………………………
Thời gian của tài liệu: ……………………………………………..
Thành phần và số lượng tài liệu: …………………………………
Tài liệu hành chính: …………………………………………
Tổng số hộp (cặp): …………………………………………………….
Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……………………………………
Quy ra mét giá: …………………………………………………. Mét
Tài liệu khác (nếu có): ……………………………………….
Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo: ………………………
………………………………………………………………………….
Biên bản này được lập thành 02 bản; mỗi bên giữ 01 bản./.
Đại diện bên giao
Đại diện bên nhận
(ký và ghi rõ họ tên)
(ký và ghi rõ họ tên)
Xác nhận của cơ quan, tổ chức:
(chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu).
Nhận xét:
Ưu điểm:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở UBND huyện Yên Lạc đã được thực
hiện đúng theo quy định của pháp luật, thu thập được được khá nhiều tài liệu có
ý nghĩa quan trọng, thủ tục giao nộp đúng theo quy định và luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao. Hàng năm, UBND huyện Yên Lạc chỉ đại, hướng dẫn các
phòng, ban chuyên môn chuyển tài liệu về kho lưu trữ, một số tài liệu đã được
phân loại và sắp xếp khoa học. Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ
phận đã được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề.

Nhựơc điểm:

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

23

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc thu thập ở UBND huyện Yên Lạc
vẫn còn nhiều hồ sơ, tài liệu còn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và
vẫn còn tình trạng lưu giữ lâu dài và chưa được khử trùng.
2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu là quá trình tiến hành lựa chọn những tài liệu có
giá trị đem ra bảo quản trong kho lưu trữ phục vụ cho việc khai thác sử dụng lâu
dài và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng quyết định đến
số phận của tài liệu. Nên UBND huyện Yên Lạc đã tiến hành xác định giá trị tài
liệu nhằm tối ưu hóa và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu một cách tốt nhất.
Khối tài liệu được sản sinh ra đã có không ít những văn bản, tài liệu có
nội dung trùng thừa, giống nhau về thể thức, nội dung công việc … gây cản trở
cho công tác chỉnh lý sau này.
Khi xác định giá trị tài liệu (những tài liệu nào sẽ giữ lại, tài liệu nào cần
phải tiêu hủy) để không bị nhầm lẫn.
Những tài liệu được giữ lại sẽ mang đi xác định giá trị, trong khi xác định
thì Văn phòng UBND huyện đã tiến hành xác định giá trị tài liệu (thành lập hội

đồng xác định giá trị tài liệu).
Thành phần xác định giá trị tài liệu gồm:
Chủ tịch Hội đồng: Vũ Thị Kim Hồng (Chánh Văn Phòng)
Thư ký Hội đồng: Nguyễn Thị Hồng Dinh (Cán bộ Lưu trữ)
Ủy viên: + Nguyễn Xuân Thông (Trưởng phòng Tài chính – kế hoạch)
+ Nguyễn Ngọc Tú (Trưởng ban Quản lý dự án)
+ Nguyễn Xuân Ba (Trưởng phòng Lao động thương binh & Xã hội)
+ Trần Gia Ban (Trưởng phòng Giáo dục& Đào tạo)
+ Lê Văn Tuấn (Chủ tịch UB Dân số Gia đình & Trẻ em).
Đối với những tài liệu hết giá trị thì làm thủ tục tiêu hủy: khi tiến hành
xác định giá trị tài liệu, phải chọn ta những tài liệu quan trọng có ý nghĩa, có giá
trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giữ lại và loại ra những tài liệu hỏng, tài liệu
trùng thừa, hết giá trị để tiến hành lập danh mục tài liệu loại và biên bản tiêu hủy
SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

24

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tài liệu. Việc tiêu hủy tài liệu cũng được Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem
xét và đề nghị cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị bằng văn bản. Khi tiêu hủy
phải có sự chứng kiến và giám sát của các bên có tài liệu, cơ quan tiêu hủy và
chứng thực của cơ quan. Lập 03 biên bản tiêu hủy tài liệu, 01 bản cho đơn vị có
tài liệu, 01 bản cho lưu trữ cấp trên, 01 bản cho lưu trữ cơ quan.

SV: Nguyễn Thị Minh Huyền

25

Lớp CĐ Văn thư Lưu trữ 13A