Báo cáo thực tập quản trị văn phòng : NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH của UBND Thị xã Sơn Tây

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, đất nước ta đang bước vào thời kỳ Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá
nông nghiệp nông thôn, cùng với sự phát triển như vũ bão của ngành khoa học công
nghệ. Đặc biệt là ngành công nghệ thông tin với những cách thức và phương tiện
khác nhau như: truyền thanh, truyền hình, internet, văn bản...
Trong các phương tiện đó thì văn bản được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất
trong tất cả các lĩnh vực: như khoa học, kỹ thuật, văn học nghệ thuật, quản lý nhà
nước và sinh hoạt hàng ngày. Đặc biệt trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng và
Nhà nước, văn bản vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý điều hành, dùng để ghi chép, truyền đạt các thông tin, các quy định quản
lý từ chủ thể quản lý và ngược lại. Chính các yếu tố trên khẳng định rõ văn bản là
phương tiện có tính chính xác, dễ áp dụng và dễ phổ biến, khả năng lưu thông tin
cao.
Đồng hành với những đổi thay đó, nền Hành chính quốc gia nói chung và
công tác quản lý tại địa phương nói riêng đang ngày càng hoàn chỉnh về chức năng,
nhiệm vụ để đáp ứng ngày càng cao yêu cầu hội nhập của đất nước.
Để có những cán bộ đủ năng lực, trình độ đáp ứng được yêu cầu của công tác Văn
phòng theo quy định của Đảng và Nhà nước, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
mở nhiều ngành học như: Quản trị Văn phòng, Quản trị nhân lực, Văn thư- Lưu
trữ,... nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, đáp ứng
được yêu cầu công việc. Trong đó, Quản trị Văn phòng được xem là một ngành
nghề vô cùng quan trọng trong bất kì một cơ quan tổ chức nào, được hiểu là việc
vận dụng những kĩ năng, những phương pháp khoa học để quản trị, tổ chức, điều
hành hoạt động hành chính văn phòng của các cơ quan nhằm mục đích hướng tới
để đạt hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu đã định. Quản trị văn
phòng là một ngành, lĩnh vực thâu tóm toàn bộ các hoạt động trong cơ quan, nó
có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Quản trị văn phòng là một nghề

đòi hỏi sự nhanh nhạy, khả năng linh hoạt cao, phản ứng nhanh với mọi tình
huống có thể xảy ra… Nếu công tác này được thực hiện tốt thì sẽ thúc đẩy sự đi
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 1


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
lên trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh
hưởng rất lớn đến quá trình phát triển.
Tuy nhiên, những kiến thức bằng lý thuyết được học trên ghế nhà trường,
trong sách vở vẫn chưa đủ đối với chúng ta. Bác Hồ kính yêu đã dạy chúng ta rằng
“học đi đôi với hành” người ta không chỉ nhờ ở sách vở mới thành tài mà trước tiên
là nhờ ở sự hăng say làm việc và trong thực tế công việc sẽ mang lại cho chúng ta
những kinh nghiệm thực tế. Ngoài những kiến thức đã được học tại trường lớp, học
từ sách vở đem áp dụng vào thực tế thì cần phải được thực hành công việc đó, để có
thêm những kiến thức từ thực tiễn, đó là một phần quan trọng tạo nên sự thành công
trong sự nghiệp của mỗi người.
Được sự giới thiệu của nhà trường và sự đồng ý của lãnh đạo HĐNDUBND Thị xã Sơn Tây, tôi đã về thực tập tại cơ quan. Với sự quan tâm giúp đỡ
của lãnh đạo Văn phòng, sự hướng dẫn tận tình của cán bộ trong Văn phòng, đặc
biệt là sự quan tâm hướng dẫn của cán bộ trong bộ phận Văn thư- lưu trữ tôi đã
hoàn thành tốt kế hoạch thực tập tốt nghiệp của mình.
Trong thời gian thực tập tôi đã tiếp thu được nhiều kinh nghiệm thực tế,
được trang bị thêm kiến thức về công tác văn thư- lưu trữ, soạn thảo văn bản
nhưng do thời gian tiếp cận công việc chưa nhiều, thời gian thực tập ít nên bản
báo cáo của tôi sẽ không tránh khỏi những hạn chế, tôi rất mong nhận được sự
đóng góp ý kiến của các thầy, các cô, các bạn cũng như các cán bộ công chức Văn
phòng HĐND và UBND Thị xã Sơn Tây. Hy vọng rằng với sự giúp đỡ của các
thầy, cô giáo, các bạn và cán bộ, công chức Văn phòng HĐND và UBND Thị xã

Sơn Tây, bản báo cáo của tôi sẽ được hoàn thiện hơn, tôi cũng sẽ học hỏi thêm
được nhiều kinh nghiệm để bước vào kỳ thi tốt nghiệp đạt kết quả cao.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo khoa Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ, công chức,nhân viên Văn phòng
HĐND và UBND Thị xã đã giúp tôi hoàn thành bản báo cáo này.
Xin trân trọng cảm ơn!
Sinh viên
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 2


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

Hoàng Tú Anh.

Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 3


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

NỘI DUNG
BÁO CÁO GỒM 3 PHẦN
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC

TẬP.
Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ
QUAN.
Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 4


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

I.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Thị xã Sơn Tây.
UBND Thị xã Sơn Tây được quy định theo Luật tổ chức Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân,bao gồm:
1.Chức năng của UBND Thị xã Sơn Tây
Uỷ ban nhân dân thị xã Sơn Tây do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan
chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách
nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chính sách khác trên địa bàn huyện.
UBND thị xã Sơn Tây thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa

phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới cơ sở.
2. UBND Thị xã Sơn Tây có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
a. Trong lĩnh vực kinh tế:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm UBND thị xã
thông qua để trình UBND thành phố phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế
hoạch đó.
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, quyết toán
ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường
hợp cần thiết trình HĐND thành phố quyết định và báo cáo UBND cơ quan tài
chính cấp trên trực tiếp giải quyết.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,
phường xây dựng, thực hiện và kiểm tra Nghị quyết của HĐND xã, phường về
thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật.
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, phường.
b. Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:
1. Xây dựng, trình HĐND thành phố thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó.
2. Chỉ đạo UBND xã, phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng và khai thác lâm sản, phát triển
ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản.
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất theo quy định của pháp luật.
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, phường.
5. Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
c. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 5


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
1. Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn thị xã.
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, phường.
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND thành
phố.
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng xã, phường trên địa bàn thị xã, quản lý việc thực hiện quy hoạch đã được
duyệt.
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất
ở và quỹ nhà thuộc quyền sở hữu nhà nước trên địa bàn.
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND thành phố.
e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch:
1. Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch
trên địa bàn thị xã.

2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn thị xã.
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
g. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin, thể dục thể
thao:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế phát thanh trên địa bàn thị xã và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy trình của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ
chức các trường mầm non, thực hiện chủ trương xã hội giáo dục trên địa bàn, chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn hoá giáo viên, quy
chế thi cử.
3. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện bảo vệ sức khoẻ nhân dân, phòng
chống dịch bệnh, bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ em mồ côi không
nơi nương tựa, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số và kế
hoạch hoá gia đình.
4. Kiểm tra việc thực hiện chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ
sở hành nghề, y dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm.
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 6


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
5. Tổ chức thực hiện việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động, xoá đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo.

h. Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai bão lũ.
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bản thị
xã, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
i. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu phòng thủ thị xã, quản lý
lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo công cuộc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ.
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực
lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh trật tự, an toàn xã hội.
k. Trong việc thực hiện chính sách dân số và chính sách tôn giáo:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về tôn giáo.
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về chương trình, kế hoạch, dự
án phát triển kinh tế - xã hội của thành phố đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu
số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt.
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo, quyền
tự do tín ngưỡng, theo hoặc không theo tôn giáo nào của địa phương.
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật

và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
l. Trong việc thi hành pháp luật:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và Nghị quyết của HĐND thị xã.
2. Tổ chức việc thực hiện và chỉ đạo UBND xã, phường thực hiện các biện
pháp bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân.
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác thi hành án quy định của pháp luật.
4. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn.
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 7


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hòa giải ở thị xã.
m. Trong xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc Hội, đại biểu HĐND theo
quy định của pháp luật.
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên.
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên.
4. Quản lý hồ sơ, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính

ở địa phương trình HĐND thị xã thông qua để trình cấp trên xem xét, phê duyệt.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Sơn Tây
UBND Thị xã Sơn Tây là cơ quan chấp hành của HĐND Thị xã, là cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND Thị xã và
UBND Thành phố Hà Nội.
Về cơ cấu, hiện tại UBND Thị xã Sơn Tây có:
+ 1 Chủ tịch UBND Thị xã;
+ 3 Phó chủ tịch:1 Phó chủ tịch về kinh tế,1 Phó chủ tịch về văn xã,1 Phó
chủ tịch về đô thị - xây dựng;
+ 5 uỷ viên uỷ ban;
a, 01 Chủ tịch UBND thị xã:
Chủ tịch UBND thị xã là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND
thị xã, chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo luật
định; cùng với tập thể chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND thị xã trước
Thành uỷ, HĐND thị xã, trước UBND thành phố Hà Nội. Chủ tịch UBND thị xã
phận công công tác cho các Phó chủ tịch và các thành viên khác của UBND thị
xã, người được phân công chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thị xã.
Chủ tịch UBND thị xã có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Lãnh đạo công tác của UBND thị xã, các thành viên UBND, các cơ quan
chuyên môn của UBND thị xã thực hiện các mặt công tác theo đúng nghị quyết
của cấp uỷ, HĐND, chương trình công tác của UBND thị xã và pháp luật của nhà
nước.
2. Đôn đốc, kiểm tra công tác của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
thị xã và UBND các xã, phường trong thực hiện hiến pháp, pháp luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Thành uỷ, HĐND thị xã và quyết
định của UBND thị xã.
3. Áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc, quản lý điều hành
bộ máy hành chính hoạt động có hiệu quả .
4.Trực tiếp chỉ đạo các mặt công tác: địa chính, nội chính, tổ chức bộ máy
và công tác của cán bộ, Chủ tịch Hội đồng Nghĩa vụ Quân sự, các công tác trọng

tâm, những việc đột xuất như thiên tai - dịch hoạ - thảm hoạ - dịch bệnh.
5. Tổ chức chỉ đạo việc tiếp dân, xét giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố
cáo của nhân dân theo quy định của pháp luật.
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 8


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
6. Triệu tập và chủ toạ các phiên họp của UBND thị xã .
7. Phê chuẩn kết quả bầu các thành viên của UBND các xã/phường, miễn
nhiệm, kỷ luật Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã/phường .
8. Đình chỉ việc thi hành các nghị quyết sai trái của HĐND xã /phường và
đề nghị HĐND thị xã bãi bỏ.
9. Thường xuyên giữ mối quan hệ với Chủ tịch HĐND thị xã, Chủ tịch Uỷ
ban Mặt trận tổ quốc, Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân, Chánh án toà án nhân
dân Thị xã và các đoàn thể .
10. Chủ tịch UBND thị xã đưa ra thảo luận trong hội nghị Chủ tịch, các Phó
chủ tịch và trực tiếp quyết định các vấn đề sau:
- Những vấn đề liên quan nhiều ngành đã được thủ trưởng các ngành phối
hợp xử lý những ý kiến còn khác nhau.
- Những vấn đề do Chủ tịch UBND các xã /phường;thủ trưởng các ngành
đoàn thể đề nghị vượt quá thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng các ngành hoặc
giữa thủ trưởng các ngành và Chủ tịch UBND các xã /phường còn có ý kiến khác
nhau.
- Những vấn đề đột xuất vượt quá thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng
các phòng, ban, ngành.
b. Các Phó chủ tịch HĐND-UBND :
Phó chủ tịch UBND thị xã thực hiện các nhiệm vụ được UBND thị xã phân

công; trực tiếp chỉ đạo công tác, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thị xã,
thay mặt Chủ tịch UBND thị xã giải quyết các công việc được giao.
Trong phạm vi công việc được phân công, Phó chủ tịch UBND có trách
nhiệm và quyền hạn :
1. Chỉ đạo các phòng, ban, ngành xây dựng và cho ý kiến các đề án trước
khi báo cáo với UBND thị xã, với Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND thị xã
đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các đề án đó.
2. Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban, ngành, UBND các xã /phường tổ chức
thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, nghị quyết của Thị
uỷ, HĐND thị xã, các chỉ thị, quyết định của UBND thị xã; thay mặt Chủ tịch
UBND thị xã đình chỉ và yêu cầu có biện pháp sửa chữa, khắc phục đối với các
vấn đề do các ngành, các xã phường làm trái với quy định của Trung ương, của
Thành phố Hà Nội và của Thị xã.
3.Căn cứ chương trình công tác của UBND thị xã, xây dựng kế hoạch công
tác và chỉ đạo công tác trọng tâm hàng tháng, quý, năm thuộc lĩnh vực phụ trách .
4. Giải quyết kịp thời những đề nghị, khiếu nại thuộc lĩnh vực phụ trách .
5. Chỉ điều hành kinh phí được duyệt: trực tiếp điều hành quản lý các
chương trình tài trợ quốc tế (nếu có) thuộc lĩnh vực phụ trách .
6. Theo dõi và có ý kiến nhận xét của mình về bố trí, sử dụng cán bộ lãnh
đạo các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thị xã. Phó chủ tịch được phân
công thường trực phụ trách một số lĩnh vực công tác, giúp Chủ tịch theo dõi công
tác giải quyết khi Chủ tịch đi vắng.
c. Các Uỷ viên HĐND –UBND thị xã là: Chánh văn phòng HĐND và
UBND thị xã, Trưởng công an thị xã, Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy Quân sự Thị
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 9


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập
xã, Chánh thanh tra Thị xã và Trưởng phòng Quản lý đô thị Thị xã.
d.Các thành viên của HĐND-UBND thị xã phụ trách các phòng, ban:
1. Xây dựng chương trình công tác của phòng, ban, báo cáo của UBND Thị
xã, ngành dọc cấp trên và chỉ đạo thực hiện các chương trình công tác đó .
2. Chỉ đạo công tác và các vấn đề thuộc thẩm quyền mình phụ trách.
3. Giải quyết hoặc xem xét trình UBND thị xã, Chủ tịch, Phó chủ tịch
UBND thị xã giải quyết các đề nghị của các ngành, đoàn thể, UBND xã/phường
về những vấn đề thuộc chức năng quản lý của ngành, lĩnh vực công tác thuộc
mình phụ trách.
4. Tham gia giải quyết các công việc thuộc UBND thị xã, thực hiện nhiệm
vụ được Chủ tịch UBND thị xã ủy nhiệm.
5. Tham gia đầy đủ các kỳ họp UBND thị xã.
6. Mỗi thành viên UBND thị xã chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của
mình trước HĐND, UBND Thị xã và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Thủ trưởng các phòng, ban, ngành sử dụng đúng và đầy đủ quyền hạn của
mình để giải quyết các vấn đề thuộc chức năng của phòng, ban, ngành trong phạm
vi cả Thị xã, không đùn đẩy lên UBND Thị xã hoặc đùn đẩy sang ngành khác; chỉ
trình lên UBND Thị xã những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc đã cùng các
phòng, ban, ngành khác khối phối hợp giải quyết nhưng còn những ý kiến khác
nhau.
Các văn bản do trưởng phòng, ban, ngành hướng dẫn các xã/phường hoặc
các đơn vị trong Thị xã thực hiện các chủ trương của ngành dọc hoặc của UBND
Thị xã đều phải thông qua Chủ tịch hay Phó chủ tịch UBND Thị xã phụ trách
khối theo đúng quy trình soạn thảo, ban hành văn bản.
Thủ trưởng các phòng, ban, ngành, UBND các xã/phường có quyền đề nghị
UBND Thị xã trả lời những kiến nghị của đơn vị mình. Trong thời gian không
quá 10 ngày, UBND thị xã phải giải quyết đề nghị của các đơn vị bằng văn bản
(trừ các trường hợp lớn và phức tạp).
Thủ trưởng các phòng, ban, ngành nếu phân công hoặc ủy nhiệm cho cấp

phó giải quyết công việc nào vẫn phải chịu trách nhiệm về việc làm của người mà
mình ủy nhiệm.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch UBND Thị
xã.
e. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Thị xã Sơn Tây ( phụ lục 1 )

II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND - UBND Thị xã Sơn Tây.

Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 10


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND Thị
xã Sơn Tây được quy định tại Quyết định số 09/2010/QĐ-UBND ngày 11 tháng
11 năm 2010 của UBND thị xã Sơn Tây như sau:
1. Vị trí, chức năng
Văn phòng HĐND-UBND Thị xã Sơn Tây là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND Thị xã Sơn Tây, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND
Thị xã về hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND Thị xã
về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND Thị xã; cung cấp thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của HĐND, UBND Thị xã và các cơ quan nhà nước ở địa
phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND
Thị xã. Văn phòng HĐND-UBND Thị xã tham mưu giúp UBND Thị xã thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
Văn phòng HĐND-UBND Thị xã Sơn Tây có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác

của UBND Thị xã; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND Thị xã:
1. Trình UBND Thị xã chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND Thị xã. Đôn đốc kiểm tra các
phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, phường việc thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND Thị xã sau khi được phê duyệt;
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, đơn vị sự nghiệp,
UBND xã, phường theo quy định của pháp luật.
2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND Thị xã và Chủ tịch UBND Thị xã theo quy định của
pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo
quy định của pháp luật.
3. Trình UBND Thị xã quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND Thị xã.
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 11


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND Thị xã; theo dõi, đôn đốc các phòng, đơn vị sự nghiệp và Chủ tịch
UBND xã, phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, phường trước khi trình UBND và Chủ tịch
UBND Thị xã xem xét, quyết định;
6. Giúp UBND Thị xã và Chủ tịch UBND Thị xã giữ mối quan hệ phối

hợp công tác với Thị uỷ, Thường trực Thị uỷ, Thường trực HĐND, Uỷ ban
MTTQ Thị xã và các đoàn thể nhân dân và các cơ quan, tổ chức của Trung ương,
của thành phố đóng trên địa bàn Thị xã;
7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND Thị xã; các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND Thị xã phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện các văn bản đó tại các phòng, đơn vị sự nghiệp, UBND xã, phường.
8. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
Thị xã; công tác công văn giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành
chính nhà ước của UBND Thị xã;
9. Trình UBND Thị xã chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND Thị xã.
10. Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, phường nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy
định của pháp luật;
11. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND Thị xã theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND Thị xã;
12. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND Thị xã; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ
tịch UBND Thị xã và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND Thị xã;
13. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức cơ quan;
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 12


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập

14. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của UBND Thị xã;
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND Thị xã
giao.
Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực
HĐND, Ban của HĐND và Đại biểu HĐND Thị xã, Văn phòng HĐND và
UBND Thị xã có nhiệm vụ sau đây :
1. Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND Thị xã; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương tình, kế hoạch đã được phê
duyệt;
2. Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND Thị xã điều hành công việc
chung của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm
việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND, nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ
đại biểu và Đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND Thị xã trong hoạt động đối ngoại;
3. Giúp Thường trực HĐND Thị xã xây dựng chương trình, tổ chức phục
vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND Thị xã và Ban của HĐND
Thị xã; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp
HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND Thị xã;
4. Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND Thị xã xây dựng báo cáo
công tác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết;
giúp thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND; giúp Thường trực
HĐND Thị xã hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;
5. Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và Đại biểu
HĐND Thị xã trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá
nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát;
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 13


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
6. Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ Đại biểu HĐND Thị
xã tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri
và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
7. Phục vụ Thường trực HĐND Thị xã tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự
án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực
HĐND thành phố;
8. Phục vụ Thường trực HĐND Thị xã trong công tác bầu cử Đại biểu
Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó
Chủ tịch HĐND xã, phường;
09. Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban,
trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp;
10. Phục vụ Thường trực HĐND Thị xã lập dự toán kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND Thị xã;
11. Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, bảo vệ, lễ tân của cơ quan HĐND Thị xã;
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND – UBND Thị xã Sơn Tây .
Văn phòng HĐND – UBND thị xã Sơn Tây có 28 cán bộ, nhân viên, gồm
Chánh văn phòng, 3 Phó Chánh văn phòng và 24 cán bộ nhân viên. Trong đó có 6
cán bộ hợp đồng theo Nghị quyết 68, 4 cán bộ hợp đồng ngắn hạn và 2 cán bộ
hợp đồng thời vụ.
a. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND Thị
xã và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được
giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.

b. Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật
về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh
Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của cơ
quan.

Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 14


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
c. Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND Thị xã quyết định theo quy định của pháp
luật;
Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND - UBND Thị xã do UBND
Thị xã quyết định trong tổng biên chế hành chính của Thị xã.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND Thị xã Sơn Tây (phụ lục 2)
Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng)
Lãnh đạo:
Họ và tên: Bùi Hữu Nam
Bộ phận: Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Sơn Tây
Chức danh: Chánh Văn phòng HĐND và UBND Thị xã
Trình độ: Thạc sỹ
Cán bộ trực tiếp quản lý: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Thị xã.
Nhiệm vụ:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo HĐND, UBND Thị xã
về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quản lý Nhà nước giao cho cơ

quan Văn phòng.
- Trực tiếp phụ trách, chỉ đạo các lĩnh vực công tác.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch cho lãnh đạo UBND Thị xã.
- Xử lý các văn bản đến khi được Chủ tịch UBND uỷ quyền.
- Tiếp nhận đăng ký, phê duyệt kế hoạch sử dụng hội trường, phòng họp.
- Làm chủ tài khoản của Văn phòng, quản lý thu, chi ngân sách theo quy
định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ do Chủ tịch giao.
- Quản lý cộng việc của văn phòng thông qua các Phó Chánh Văn phòng.
- Là người truyền đạt chủ chương của lãnh đạo UBND Thị xã tới các cấp,
các ngành khi được uỷ nhiệm.
- Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự cơ quan bảo vệ bí mật thông
tin, tài liệu.
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 15


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
- Phân công cán bộ về chuyên môn tổng hợp tham mưu giúp thường trực
UBND về các công việc của cơ quan.
- Thường xuyên quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo,
bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công chức của Thị xã.
- Triệu tập và chủ trì các phiên họp của Văn phòng.
- Tham mưu các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, các buổi làm việc
của HĐND- UBND với các cơ quan Trung ương, thành phố, các phòng, ban,
ngành, các xã, thị trấn thuộc Thị xã.
- Chủ trì các cuộc họp vời các ngành để giải quyết một số công việc của
UBND khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch uỷ nhiệm.

- Về thẩm quyền:
+ Ban hành các loại văn bản thuộc thẩm quyền, các văn bản do các phòng
ban chuyên môn soạn thảo.
+ Ký thừa lệnh các loại văn bản hành chính thông thường để đôn đốc các
ngành, phóng, ban, các đơn vị, UBND xã, phường thuộc Thị xã thực hiện công
tác được giao.
+ Thông báo ý kiến chỉ đạo của UBND Thị xã giữa các phòng, ban, ngành,
UBND 15 xã, phường để thực hiện ký, sao lại các văn bản, công văn, giấy đi công
tác...
+ Ký giấy giới thiệu cho cán bộ, chuyên viên của văn phòng, lãnh đạo văn
phòng đi công tác.
+ Ký báo cáo, thông báo, các đế xuất về tổ chức cán bộ, tiền lương, khen
thưởng, kỷ luật cho nội bộ Văn phòng.
- Quyền hạn:
+ Được cấp trên uỷ quyền hoặc uỷ quyền cho cấp dưới trong việc giải
quyết công việc.
+ Ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền.
+ Quyết định các công việc do các Phó Chánh Văn phòng đề xuất.
+ Được hưởng các quyền lợi theo luật lao động hiện hành.
- Mối quan hệ công việc:
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 16


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Quan hệ với lãnh đạo Thị ủy, HĐND, UBND Thị xã.

Báo cáo thực tập

+ Quan hệ với các phòng, ban, ngành thuộc UBND Thị xã.
+ Tạo mối quan hệ tốt cho cơ quan khi giao hoặc giải quyết công việc.

III.

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác
hành chính văn phòng của UBND Thị xã Sơn Tây.

1. Khảo sát về tổ chức công tác Văn phòng
1.1. Vai trò của Văn phòng HĐND - UBND Thị xã Sơn Tây trong việc
thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu
cần cho cơ quan.
Văn phòng HĐND-UBND Thị xã Sơn Tây có chức năng tham mưu, tổng
hợp cho HĐND và UBND Thị xã về hoạt động của HĐND và UBND; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND Thị xã và các cơ
quan, đơn vị ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND và UBND Thị xã.
Công tác tham mưu tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động
quản lý và thực hiện công việc của các cơ quan hành chính nhà nước.
Chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và hậu cần của Văn phòng được
khẳng định trong hoạt động thực tế. Công tác hậu cần trong những năm qua luôn
được đảm bảo kịp thời nhất là về cơ sở vật chất luôn đầy đủ đảm bảo cho quá
trình hoạt động của cơ quan. Điều đó được thể hiện thông qua những công việc
mà Văn phòng đảm nhận sau đây:
Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND Thị xã; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương tình, kế hoạch đã được phê
duyệt;
Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND Thị xã điều hành công việc chung
của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việc thực

Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 17


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội
quy kỳ họp HĐND;
Giúp Thường trực HĐND Thị xã xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ
kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND Thị xã và Ban của HĐND Thị
xã; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND,
cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND Thị xã;
Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND Thị xã xây dựng báo cáo công
tác; phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp thư
ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND; giúp Thường trực HĐND
Thị xã hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;
Phục vụ Thường trực HĐND Thị xã trong công tác bầu cử Đại biểu Quốc
hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ
tịch HĐND xã, phường;
Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ
công tác với các cơ quan thành phố và Thị uỷ, Thường trực Thị uỷ, UBND, Uỷ
ban MTTQ Việt Nam, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan,
tổ chức, đoàn thể ở địa phương.
Phục vụ Thường trực HĐND Thị xã lập dự toán kinh phí hoạt động hàng
năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND Thị xã.
Ví dụ:
Mỗi ngày tại văn phòng cần in ấn một số lượng văn bản rất lớn nên việc
gặp sự cố về máy in, photo, scan, hết giấy là không tránh khỏi, nhưng những khi
gặp sự cố văn phòng luôn khẩn trương triển khai kịp thời công tác khắc phục, sủa

chữa, mua mới để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan luôn được hoạt động thông
suốt.
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND Thị xã Sơn Tây. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
1.2.1. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND Thị xã Sơn Tây. (Phụ lục 3)
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 18


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
1.2.2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong trong quy trình xây dựng
chương trình công tác thường kỳ của UBND Thị xã Sơn Tây.
- Ưu điểm:
Đảm bảo cho lãnh đạo, điều hành hoạt động được thống nhất không bị
chồng chéo, mâu thuẫn.
Các công việc được thực hiện có trọng tâm, trọng điểm.
Giúp lãnh đạo phân bổ được thời gian hợp lý để thực hiện các công việc
- Nhược điểm
UBND không trực tiếp giám sát được quá trình xây dựng của các đơn vị
được phân công.
Việc nộp báo cáo công tác tháng, quý của một số phòng, ban còn chưa
được kịp thời, khó khăn cho việc tổng hợp, chỉnh sửa, hoàn thiện .
Trong quá trình xây dựng vẫn còn một số nội dung chương trình công tác
không phù hợp với tình hình công việc của cơ quan.
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND Thị xã Sơn Tây
(Phụ lục 4)
* Lập danh mục văn bản hồ sơ cho cuộc họp

Danh mục văn bản, tài liệu hội nghị lễ tuyên dương, khen thưởng học sinh
giỏi huyện năm học 2014-2015.
1. Giấy mời họp số 291/GM-UBND ngày 15/5/2015
2. Chương trình nghị sự.
3. Bản phân công công việc.
4. Quyết định khen thưởng số: 1691/QĐ-UBND ngày 15/5/2014.
5. Quyết định khen thưởng số: 1692/QĐ-UBND ngày 15/5/2014.
6. Quyết định khen thưởng số 1872/QĐ-UBND ngày 17/5/2014.
7. Bài diễn văn của đ/c Hảo - Phó Chủ tịch UBND Thị xã.
8. Bài phát biểu của đ/c Chủ tịch UBND Thị xã.
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 19


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập

1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
UBND Thị xã Sơn Tây. (Phụ lục 5).
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND Thị xã Sơn Tây.
Công tác thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở tại UBND Thị
xã Sơn Tây trong những năm qua được thực hiện tương đối tốt, hầu hết cán bộ các
phòng, ban đều nghiêm chỉnh thực hiện đúng nội quy, quy định của cơ quan về
văn hoá công sở.
Chấp hành tốt mọi nội quy, quy định của cơ quan tại nơi làm việc. Việc treo
Quốc kỳ, biển cơ quan thực hiện tương đối tốt và theo đúng quy định.
UBND Thị xã Sơn Tây đã đưa các nội dung trong Quyết định số

129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về Quy chế văn hóa công sở tại các
cơ quan hành chính nhà nước áp dụng vào cơ quan đã có nhiều chuyển biến tích
cực.
Lãnh đạo Thị xã đã chỉ đạo 100% cán bộ, công chức, nhân viên đeo thẻ
trong giờ hành chính.
Về trang phục: Năm 2016, Văn phòng HĐND và UBND Thị xã đã quán
triệt 100% cán bộ, công chức, nhân viên trong Văn phòng mặc đồng phục khi thi
hành công vụ và đã được hưởng ứng nhiệt tình.
Giao tiếp ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành công vụ
gần đây được các ngành, các cấp và bản thân cán bộ, công chức, viên chức quan
tâm hơn và trở thành một trong những nội dung tiêu chuẩn rất quan trọng trong
rèn luyện của người cán bộ hiện nay. Đại bộ phận cán bộ, công chức, nhân viên
có giao tiếp, ứng xử đúng mực với nhân dân khi giao dịch hành chính, với đồng
nghiệp khi trao đổi hợp tác làm việc, văn hóa giao tiếp khi sử dụng điện thoại có
chuyển biến tích cực.
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 20


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Có thể đánh giá rằng việc thực hiện Quyết định số 129 của Thủ tướng
Chính phủ về Quy chế văn hóa công sở trên địa bàn Thị xã bước đầu đã đạt được
những kết quả đáng kể, góp phần nâng cao hình ảnh của Thị xã Sơn Tây và đội
ngũ cán bộ, công chức. viên chức trong thi hành công vụ nhằm thực hiện các mục
tiêu, nội dung hiện đại hóa nền hành chính và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức.
Tuy nhiên, việc thực hiện các quy định trong Quy chế văn hóa công sở trên
địa bàn Thị xã có mặt còn hạn chế và chưa đồng đều giữa các cấp, các ngành, còn

một bộ phận cán bộ công chức, viên chức thiếu rèn luyện, tu dưỡng trong thi hành
công vụ đã bộc lộ rõ sự yếu kém trong giao tiếp, ứng xử biểu hiện nhũng nhiễu,
gây khó khăn, thiếu tôn trọng nhân dân khi giao tiếp, xử lý công việc có liên
quan; một số trường hợp gây bức xúc đối với cá nhân, tổ chức khi giao dịch hành
chính.. Tiếp tục thực hiện Quy chế văn hóa công sở trong thời gian tới có hiệu
quả, góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng được một nền hành chính phục vụ
trong sạch, minh bạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu
lực, hiệu quả.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND Thị xã Sơn Tây
(nhận xét ưu, nhược điểm).
Công tác văn thư là công tác quan trọng của Văn phòng, là đầu mối tiếp
nhận và ban hành tất cả các văn bản của cơ quan. Công tác Văn thư làm tốt thì
giúp công tác lưu trữ thuận lợi.
Hiện nay công tác văn thư ở UBND Thị xã Sơn Tây được tổ chức theo mô
hình văn thư tập chung. Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại
Văn thư để đăng ký, chuyển giao, xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,
phát hành tại Văn thư cơ quan.

Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 21


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Phòng Văn thư UBND Thị xã Sơn Tây được đặt tại tầng 1 nhằm thuận tiện
cho công việc, phòng rộng khoảng 35m2, trong phòng được bố trí 03 máy vi tính,
03 máy in, 01 máy Scan, 02 máy photo, bàn làm việc và tủ đựng tài liệu, con dấu.
Ưu điểm:

Công tác văn thư tại Thị xã Sơn Tây được tổ chức một cách khoa học
phân chia công việc cho từng đơn vị cụ thể đảm nhận, giảm bớt áp lực công việc
cho các bộ phận trong cơ quan, đảm bảo cho việc giải quyết công việc được
nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Công tác văn thư của UBND Thị xã Sơn Tây được tổ chức theo hình thức
tập trung với một cán bộ văn thư chuyên trách, sử dụng thành thạo các trang thiết
bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn phục vụ kịp thời sự chỉ đạo
của Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo UBND Thị xã, đáp ứng yêu cầu của cải cách
hành chính.
Cán bộ văn thư không ngừng được trang bị thêm những kiến thức cần thiết
về nghiệp vụ văn thư từ các khoá ngắn hạn hay bồi dưỡng cán bộ để bắt kịp với
sự phát triển của xã hội.
Phòng văn thư được bố trí ngay cạnh phòng lãnh đạo như: Chủ tịch, các
Phó Chủ tich, Chánh Văn phòng HĐND-UBND ….để tiện cho việc chuyển công
văn, văn bản và giải quyết văn bản đi, đến. Các phương tiện phục vụ công tác văn
thư đều được trang bị đầy đủ: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, tủ đựng con dấu, tài
liệu quan trọng, máy vi tính, máy in…và các đồ dùng khác phục vụ cho công việc
đảm bảo duy trì hiệu quả hoạt động văn thư được chuyển nhanh chóng, hiệu quả.
Nhược điểm:
Bên cạnh những mặt tích cực thì công tác văn thư tại UBND Thị xã Sơn
Tây cũng tồn tại một số hạn chế, thiếu sót đó là: Phòng làm việc chật hẹp lại có
nhiều người ra vào cho nên công tác quản lý tài liệu còn gặp khó khăn, dễ xảy ra
tình trạng nhầm lẫn, mất mát tài liệu. Số lượng nhân viên ít, trong khi đó khối
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 22


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập

lượng công việc là rất lớn, đặc biệt với một Thị xã trọng điểm như Thị xã Sơn Tây
nên công việc còn chậm.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Chánh Văn phòng HĐND- UBND Thị xã Sơn Tây là người có trách nhiệm
quản lý mọi hoạt động của văn phòng, đôn đốc, chỉ đạo nhằm thực hiện công việc
của văn phòng có hiệu quả. Công tác văn thư được đặc biệt quan tâm bởi đây là
khâu nghiệp vụ rất quan trọng quyết định tiến độ thực hiện và giải quyết công
việc của toàn bộ cơ quan.
Nhằm đảm bảo công tác văn thư hoạt động có hiệu quả. Chánh văn phòng
UBND Thị xã đã chỉ đạo bộ phận công tác văn thư thực hiện nghiêm túc các công
việc được giao. Kiểm tra, giám sát thường kỳ các khâu nghiệp vụ, tổ chức cho cán
bộ, nhân viên các lớp học nâng cao kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp, tiếp nhận các
đề xuất , kiến nghị của nhân viên về đổi mới cách thức hoạt động, trang thiết bị
văn phòng…
Chánh Văn phòng HĐND-UBND Thị xã Sơn Tây đã tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan ban hành về công tác văn thư bao gồm những văn bản sau:
- Công văn số 574/UBND-VP ngày 29/8/2003 của UBND Thị xã Sơn Tây
về trình tự, trách nhiệm tham mưu để UBND Thị xã ban hành văn bản.
- Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 09/01/2006 của UBND Thị xã Sơn
Tây về việc ban hành quy định về việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại
Văn phòng HĐND-UBND Thị xã Sơn Tây
- Công văn số 133/UBND-VP ngày 20/3/2006 của UBND Thị xã Sơn Tây
về việc chấn chỉnh công tác Văn thư - Lưu trữ.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ của UBND Thị xã đã đi vào nề nếp. Tất cả các văn bản
ban hành và hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý đề được lưu trữ đầy đủ, được cập nhật đầy
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 23

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
đủ vào máy vi tính. Kho lưu trữ được sắp xếp, chỉnh lý gọn gàng, thuận tiện cho
việc tra tìm, nghiên cứu, sử dụng tài liệu.
Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành, đáp
ứng kịp thời các yêu cầu của công tác lãnh đạo và việc tra cứu phục vụ các nhiệm
vụ chuyên môn.
Hiện tại kho lưu trữ UBND Thị xã Sơn Tây đang quản lý 5558 hồ sơ, trong
đó có 3789 hồ sơ có giá trị vĩnh viễn và lâu dài, 605 hồ sơ có giá trị tạm thời.
Văn phòng HĐND và UBND Thị xã thường xuyên làm tốt công tác tham
mưu cho UBND Thị xã trong việc chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ tại các xã,
phường, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Thị xã. Do vậy, trong những năm qua
công tác lưu trữ tại các xã, phường, các cơ quan, đơn vị đã có những chuyển biến
tích cực. Văn bản đi, đến đã được đăng ký và lưu trữ đầy đủ, hầu hết các xã,
phường, các cơ quan, đơn vị đều mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác văn
thư- lưu trữ như máy vi tính, giá, tủ hồ sơ, tài liệu; cán bộ, công chức đã chú ý
đến khâu lập hồ sơ công việc.
Hiện nay, Văn phòng áp dụng phần mềm lưu trữ trên máy vi tính văn bản
đến, văn bản đi đều được cập nhật vào máy và gắn file trên máy vi tính nên việc
thống kê các loại tài liệu, hồ sơ được thuận lợi rút ngắn thời gian tra tìm văn bản,
hồ sơ, giúp quản lý tài liệu chặt chẽ hơn.
UBND Thị xã đã ban hành nhiều văn bản để chỉ đạo thực hiện công tác lưu
trữ tại địa phương như:
- Quyết định số 1060/QĐ-UB ngày 24/9/2003 của UBND Thị xã Sơn Tây
về Bản danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho lưu
trữ Thị xã Sơn Tây.
- Quyết định số 1061/QĐ-UB ngày 24/9/2003 của UBND Thị xã Sơn Tây
về Ban hành bản quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tại UBND Thị

xã Sơn Tây.
Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 24


Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
- Quyết định số 363/QĐ-UBND ngày 16/3/2006 của UBND Thị xã Sơn
Tây về việc Bổ sung danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Kho lưu trữ UBND hu Thị xã.
- Công văn số 375/CV-UB ngày 24/9/2003 của UBND Thị xã Sơn Tây về
công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu.
- Công văn số 133/UBND-VP ngày 20/3/2006 của UBND Thị xã Sơn Tây
về chấn chỉnh công tác Văn thư- Lưu trữ.
Nhìn chung công tác văn thư - lưu trữ của UBND Thị xã Sơn Tây được
thực hiện khá tốt, các nghiệp vụ có tính chuyên môn cao bên cạnh việc đổi mới
phong cách làm việc, hiện đại hóa trang thiết bị giúp công việc đạt hiệu quả hơn.
Tuy nhiên một nhược điểm thấy rõ nhất là các văn bản quy định về công tác văn
thư – lưu trữ đã quá lâu còn chưa bắt kịp với nhu cầu và tiêu chuẩn hiện nay.

Hoàng Tú Anh – CĐQTVP K13A

Page 25