Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI NĨI ĐẦU...........................................................................................................................................5
PHẦN I. KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA....................................................................................1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.........................................................................................................1
I .Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội....1
1.Vị trí và chức năng.......................................................................................................................1
2. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................................................1
3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................................................3
4. Sơ đồ - phụ lục 1.........................................................................................................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phịng Hành chính – Tổng hợp...........5
1.Vị trí và chức năng.......................................................................................................................5
2.Nhiệm vụ và quyền hạn...............................................................................................................5
1.1.Thực hiện cơng tác hành chính.................................................................................................5
2.2 Công tác thi đua. Khen thưởng và công tác pháp chế...............................................................6
2.3 Thực hiện công tác thông tin tổng hợp.....................................................................................6
2.4 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu
trưởng;...........................................................................................................................................7
2.5 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao...................................................................7
3. Cơ cấu tổ chức (phụ lục 2)..........................................................................................................7
4. Bản mô tả công việc....................................................................................................................7
4.1 Trách nhiệm..............................................................................................................................7
4.2 Quyền hạn................................................................................................................................7
4.3 Báo cáo và ủy quyền.................................................................................................................8
4.4 Tiêu chuẩn................................................................................................................................8
4.4.1 Trình độ học vấn chun mơn...............................................................................................8
4.4.2 Kỹ năng..................................................................................................................................8
4.4.3 Kinh nghiệm...........................................................................................................................8
4.4.4 Phẩm chất cá nhân................................................................................................................8
5. Bản phân công công việc............................................................................................................8

SV: Đặng Thị Hương

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5.1.Ơng Hồng Văn Thanh – Quyền Trưởng phịng........................................................................8
5.2. Bà Dương Thị Dung - Phó Trưởng phịng................................................................................9
5.3.Ơng Nguyễn Văn Dũng – Phó Trưởng phịng..........................................................................10
5.4. Bà Nguyễn Thị Thanh – Lưu trữ viên: giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về
các hoạt động sau:........................................................................................................................11
5.5. Ông Phạm Thế Cường – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về
các hoạt động sau:........................................................................................................................11
5.6.Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa – chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm
về các hoạt động sau:...................................................................................................................12
5.7.Ơng Nơng Trương Ngọc Sơn – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách
nhiệm về các hoạt động sau:........................................................................................................13
5.8. Bà Hoàng Thị Thúy Lan – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm
về các hoạt động sau:...................................................................................................................14
5.9. Bà Phạm Thị Duyên – y sĩ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt
động sau:......................................................................................................................................14
5.10. Bà Đặng Thị Lý - Y Sỹ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:...............................................................................................................................................15
5.11. Bà Nguyễn Thị Tý – Y Sỹ hợp đồng: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về
các hoạt động sau:........................................................................................................................16
5.12. Bà Hà Thị Tuyết Mai – Cán sự: Giúp lãnh đạo hòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các
hoạt động sau:..............................................................................................................................16
5.13. Bà Nguyễn Thị Vượng – Nhân viên:.....................................................................................17

5.14. Bà Đỗ Thị Thúy Hạnh – Nhân viên:.......................................................................................17
III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản ly, hoạt động cơng tác hành chính văn phịng của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.........................................................................................................................18
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

.......................................................18

1.1.Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, ví dụ tình huống cụ thể;..................................................18
1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội................................................................................................................................18
1.3. Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức một Hội nghị (hoạc Hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội......................................................................................................................................19
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
......................................................................................................................................................20

SV: Đặng Thị Hương

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.5. Đánh giá cơng tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thưc nhà nước về văn hóa công sở
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội................................................................................................21
1.6. Khảo sát về mơ hình văn phịng hoặc phịng hành chính Trường Đại học Nội vụ Hà Nội......24
2. Khảo sát về cơng tác văn thư....................................................................................................24
2.1. Mơ hình tổ chức văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (ưu điểm, nhược điểm)..........24
2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng trong việc thực hiện cơng tác văn
thư của cơ quan............................................................................................................................25

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................................30
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ............................................................................30
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu........................................................................................................30
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................................31
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...............................................................................32
Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP.............................................................................................................34
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI......................................................34
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, và Kế hoạch công tác tháng và năm...............................34
1.1. Lịch công tác tuần..................................................................................................................34
1.2. Kế hoạch công tác năm .........................................................................................................37
2. Mẫu hóa một số văn bản sau:...................................................................................................45
2.1 Mẫu hóa một quyết định hành chính.....................................................................................45
2.2 Cơng văn trao đổi....................................................................................................................46
2.3 Mẫu hóa Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết cơng tác năm...................................................47
3. Quy trình tổ chức hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.................................................48
5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực tập.
Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phịng hoặc phịng hành
chính.............................................................................................................................................52
5.1. Đánh giá cơ cấu tổ chúc của phịng hành chính – tổng hợp...................................................52
5.2. Cơng tác Quản lý Nhân sự:.....................................................................................................53
5.3. Cơng tác văn phịng...............................................................................................................53
5.4. Cơng tác văn thư- lưu trữ:.....................................................................................................54
5.4.1. Công tác văn thư:................................................................................................................54

SV: Đặng Thị Hương

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5.4.2. Công tác lưu trữ:.................................................................................................................55
6. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm.............................56
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................58
PHỤ LỤC...............................................................................................................................................59

SV: Đặng Thị Hương

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
phịng. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, là nơi
thu thập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi
chăm lo moị lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phịng có vai trị quan trọng trong cơ quan, tổ
chức. Cơng tác văn phịng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển,tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngược lại cơng
tác văn phịng thực hiện khơng tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hiệu quả đạt
được không như mong muốn.Bởi vậy mà cơng tác văn phịng khơng chỉ có
những đống góp lớn cho cơ quan tổ chức mà nó cịn góp phần vào sự thúc đẩy
phát triển công cuộc xây dựng đất nước.
Là một sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên nghành Quản
trị văn phòng, em đã được thầy cơ giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu phần nào
đã biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng. Hiểu được thế nào là
quản trị Văn phòng. Nhàm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng
trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động quản lí, ddieuf hành của

cơ quan tổ chức, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt khiến tập,
đặc biệt là đợt thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan
đơn vị nhàm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với
thực tế, rèn luyện them ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường
đã đề ra “Học thật đi đôi với làm thật” và “Học đi đôi với Hành”.
Được sự đồng ý của Trưởng phịng –phịng Hành chính tổng Hợp, trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, em được tiếp nhận về phòng Hành Chính Tổng Hợp để
giúp cán bộ văn thư của trường những nghiệp vụ về công tác văn thư- lưu trữ,
thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà em được đào tao mọt số nghiệp vụ
chuyên môn khác dưới sự hướng dẫn của cán bộ chuyên viên trong phòng. Đây
là môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về
nghiệp vụ công tác hành chính văn phịng. Văn thư- Lưu trữ. Với kiến thức lý
SV: Đặng Thị Hương

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình
học tập và trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan nơi thự tập, em
nhận thức và nắm rõ vai trị, nhiệm vụ của cơng tác văn phịng, nâng cao năng
lực làm việc cũng như sự nang động nhiệt tình và lịng say mê nghề nghiệp của
cán bộ văn phòng.
Trong thời gian thực tập gần 2 tháng (từ ngày 29/02 đến ngày 29/4/2016)
tại Phịng Hành chính- Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã nhận
được sự hướng dẫn của cán bộ công chức, viên chức trong Phịng Đặc biệt là sự
chỉ đạo tận tình của chun viên trực tiếp hướng dẫn thực tập đã tạo điều kiện
giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức cịn có những hạn chế nhất

định, vì vậy báo báo của em khơng tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ
quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy để báo
cáo được hồn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thơng cảm và ý kiến đống
góp quý báo của cán bộ công chức viên chức trong phịng Hành chính – Tổng
hợp, và các thầy cơ trong khoa Quản trị văn phòng để báo cáo của em được hoàn
thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV: Đặng Thị Hương

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I. KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I .Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.Vị trí và chức năng.
Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnh vực
công tác Nội vụ và các nghành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế, nghiên
cứu khoa học và triển khai âp dụng tồn bộ khoa h
cơng nghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu có tư cách

pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà Nước và Ngân hàng.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạt trụ sợ sở chính tại Hà Nội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm
-Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
nghành, lĩnh vực quản lý Nhà Nước của Bộ Nội vụ và các nghành nghề khác
theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
-xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
Cấp, xác nhận văn bằng chứng chỉ theo thẩm quyền.
-Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức, xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu nghành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ và đào tạo, tham gia vào quá trình hoạt
SV: Đặng Thị Hương

1

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động của cơ quan quản lý Nhà Nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ,
nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lí người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.

- Xây dựng vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đai hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các nghành đào tạo của trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia điình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với nghành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường ; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà

SV: Đặng Thị Hương

2

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ,bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền
và lợi ích hợp pháp của các nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công
nghệ của nhà Trường.
- Được Nhà nước giao và cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất,
được miễn giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật và giáo dục, thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
3. Cơ cấu tổ chức
a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Phòng quản lý đào tạo
-Phòng tổ chức cán bộ
-Phòng Hành chính – Tổng hợp
-Phịng kế hoạch – tài chính
-Phịng Quản trị - Thiết bị
-Phịng khảo thí và đảm bảo chất lượng
-Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
-Phòng hợp tác quốc tế

SV: Đặng Thị Hương

3

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Phịng cơng tác sinh viên
d) các khoa:
- KhoaTtổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phịng
-Khoa Văn hóa – thơng tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
Đ) Các tổ chức khoa học - công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban quản lý kí túc xá
e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
h) Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ hà Nội
i) Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
4. Sơ đồ - phụ lục 1

SV: Đặng Thị Hương

4

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phịng
Hành chính – Tổng hợp.
Phịng Hành chính Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐ –
ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội với vị trí và chức năng nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
1. Vị trí và chức năng
Phịng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về cơng
tác hành chính, lễ nghỉ, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đua
khen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của trường; điều phối hoạt động của
câc đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1.1. Thực hiện cơng tác hành chính
- Đầu mối, gán kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong

trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường ( Nội
quy cơ quan, quy chế văn hóa cơng sở, quy chế sử dụng hội trường, phịng họp,
nhà khách,…) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư- lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức
văn bản do Trường ban hành; chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của
sinh viên do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao
động hợp đồng của Trường theo ủy nhiệm của Ban Giám hiệu;

SV: Đặng Thị Hương

5

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khách tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc chọp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường, thông báo thành phần, thời gian,
địa ddiemr nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.

- Phối hợp với cơng đồn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ cơng tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế Trường học, mua bảo hiểm y tế, phòng chống
dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khỏe ban đầu cho
công chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên, trong Trường.
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.
2.2 Công tác thi đua. Khen thưởng và công tác pháp chế
- Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;
- Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với
công chức, viên chức, người lao động trong Trường;
- Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đè nghị xét phong
tạng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp
luật;
-Thực hiện công tác pháp chế của Trường: tuyên truyền phổ biến giáo
duc pháp luật cho công chức, viên chức người lao động trong Trường; kiểm tra,
rà sốt,hệ thống hóa văn bản; thẩm định các quy định, quy chế,quy tắc, nội quy
trong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2.3 Thực hiện công tác thông tin tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban,các cuộc họp khác
và theo dõi các kết luận của ban Giám hiệu;
-Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường.

SV: Đặng Thị Hương

6

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.4 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo
phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;
2.5 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao
3. Cơ cấu tổ chức (phụ lục 2)
4. Bản mô tả công việc
Bộ phận
Chức danh
Mã công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp

Phịng hành chính Tổng hợp
Trưởng phịng hành chính
Ban giám hiệu nhà Trường

4.1 Trách nhiệm
Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về các
hoạt động của Phịng hành chính- Tổng hợp
-Phụ trách cơng tác tổ chức cán bộ; y tế. thi đua, khen thưởng;
-phụ trách công tác kế hoạch, thư ký;
-Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng và các phó Hiệu trưởng; ký
phát hành các văn bản của Trường
-Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần
tham dự của Phịng; thơng báo kết luận giao ban;
- Giảng dạy theo quy định;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao;

4.2 Quyền hạn
-Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn, bản giấy tờ có liên quan theo phân
cấp của
Hiệu trưởng
-Quản lý tồn bộ nhân viên trong phịng hành chính –Tổng hợp;
- Giám sát việc thực hiện cơng việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,
đánh giá việc thực hiện cơng việc của nhân viên Trong phịng;
- đề xuất khen thưởng ,kỷ luật, đối với nhân viên trong phòng

SV: Đặng Thị Hương

7

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Thừa ủy nhiệm của Ban Giám hiệu truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các
bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung
chỉ đạo, chỉ thị của Ban Giám hiệu;
4.3 Báo cáo và ủy quyền
-Báo cáo cho ban Giám hiệu về cơng tác hành chính theo nhiệm vụ được
giao định kỳ tuần, tháng, quí,6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất
hoặc các nhiệm vụ do ban Giám hiệu giao;
-Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho Phó trưởng phịng thực hiện;
4.4 Tiêu chuẩn
4.4.1 Trình độ học vấn chuyên môn
-Tốt nghiệp Thạc sỹ, Tiến sỹ, Quản trị, Hành chánh, Luật trở lên;
-Vị tính văn phịng tương đương B trở lên;

4.4.2 Kỹ năng
-Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
- Kỹ năng lập kế hoạch.
-Kỹ năng tổ chức và giám sát cơng việc.
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
4.4.3 Kinh nghiệm
-Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác Quản trị hành chánh.
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
4.4.4 Phẩm chất cá nhân
-Có khả năng chịu áp lực cao trong cơng việc
- Trung thực dũng cảm nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
5. Bản phân công cơng việc
* Đối với lãnh đạo phịng
5.1.Ơng Hồng Văn Thanh – Quyền Trưởng phòng

SV: Đặng Thị Hương

8

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về
các hoạt động của Phòng hành chính – Tổng hợp.
Trực tiếp phụ tách ca lĩnh vực và công việc sau:
+ Phụ trách công tác tổ chức cán bộ; y tế, thi đua khen thưởng;

+ Phụ trách công tác kế hoạch, thư ký;
+ Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng và các phó Hiệu trưởng; ký
phát hành các văn bản của Trường;
+ Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần
tham dự của phịng; thơng báo kết luận giao ban;
+ Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân
cấp của Hiệu trưởng;
+ Giảng dạy theo quy định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.
5.2. Bà Dương Thị Dung - Phó Trưởng phịng
- Giúp Trưởng phịng thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc sau:
+ Phụ trách công tác cây xanh; vệ sinh môi trường;
+ Phụ trách nhà ăn cán bộ, Nhà ăn sinh viên, phòng khách;
+ Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khách tiết; tỏ chức cavs ngày lễ, tết
trong năm;
+ Quản lý và điều phối sử dụng, phục vụ: Phòng họp, hội trường, phòng
học, phòng truyền thống, phòng thờ , phòng làm việc của Ban Giám hiệu;
+ Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế: Quy chế văn hóa cơng sở, nội
quy cơ quan, quy chế sử dụng hội trường phòng họp, nhà khách; theo dõi việc
thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của công chức, viên
chức, người lao động trong Nhà trường;
+ Họp giao ban và các cuộc họp khác theo sự phân cơng của Trưởng
phịng;
+ Ký thay Trưởng phòng câc văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được giao;

SV: Đặng Thị Hương

9

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phối hợp ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi
đường cho các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
+ Giảng dạy theo quy định;
+ Thực hiện các công việc khác do Trưởng phịng giao;
5.3.Ơng Nguyễn Văn Dũng – Phó Trưởng phòng
- Giúp Trưởng phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc sau:
+ Phụ trách công tác tổng, hợp báo cáo;
+ Phụ trách công tác văn thư – lưu trữ ;
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính của Trường;
Phụ trách cơng tác thơng tin truyền thơng, quảng bá hình ảnh của Trường;
điện thoại, máy fax, truyền hình cáp, máy photocopy; các biển tên, cờ, biển lớp
học, bảng tin, ma két;
+ Phụ trách công tác pháp chế;
+Phụ trách công tác lập hồ sơ hiện hành và lưu trữ tài liệu của Trưởng
phòng;
+ Quản lý việc đặt vé máy bay cho công chức, viên chức của Trường ;
+ Cùng với Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Ban Giám hiệu;
+ Thực hiện công tác thi đua khgen thưởng;
+ Thực hiện công tác kế hoạch; theo dõi kế hoavhj công tác, kết luận giao
ban, lịch công tác tuần của Nhà trường và các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường;
+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được giao;
+ Phối hợp tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ký phát hành
các văn bản của Trường;
+ Phối hợp ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi
đường cho khách từ các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
+ Giảng dạy theo quy định;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phịng giao.
• Đối với viên chức nhân viên

SV: Đặng Thị Hương

10

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5.4. Bà Nguyễn Thị Thanh – Lưu trữ viên: giúp lãnh đạo phòng thực
hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Chịu trách nhiệm chính về cơng tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;
- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển
giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và
chuyển phát qua bưu ddienj các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo
dõi việc thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ,
Ban, Nghành...;
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
- Phân loại, lưu trữ văn bản, tài liệu gửi đến và gửi đi theo Quy định của
Nhà nước, của Nhà trường
- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ của Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ
theo quy định của Nhà nước;
- Quản lý các con dấu của Trường ( trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức
đồn thể); đóng dấu văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục
ban hành chính;
- Cấp giấy đi đường cho cơng chức viên chức, người lao động đi công tác

được Ban Giám hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho công chức, viên chức,
người lao động, học sinh, sinh viên của Trường;
- Xây dựng cac quy định nhằm quan rlys thống nhất công tác văn thư, lưu
trữ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phịng giao.
5.5. Ơng Phạm Thế Cường – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực
hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Thực hiện công tác đảm bảo thông tin liên lạc,điện thoại, máy fax,
truyền hình cáp;

SV: Đặng Thị Hương

11

Lớp CĐ Quản trị văn phịng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện theo dõi, kiểm tra: vệ sinh mơi trường; cây xanh; vệ sinh
trường, lớp học, phịng làm việc, phòng họp, hội trường, phòng khách, khu nhà
nội trú, các cơng trình vệ sinh...
- Thực hiện cơng tác hiếu, hỉ, lễ tân, khách tiết, tổ chức ngày lễ, tết trong
năm của Trường;
- Thực hiện theo dõi việc đóng mở cửa lớp học theo thời khóa biểu;
- Quản lý, cung cấp, cập nhập nội dung thơng tin của phịng trên website
của Trường;
- Phối hợp đạt vé máy bay cho công chức, viên chức, người lao động của
Trường theo phê duyệt của Hiệu trưởng;
- Phối hợp tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;

- Thực hiện cac nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao.
5.6.Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa – chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng
thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Tổng hợp xây dựng báo cáo định kỳ và và báo cáo đột xuất về thực hiện
các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Nghành liên
quan;
- Theo dõi việc thực hiện gời giấc các cuộc họp giao ban; kiểm tra phòng
họp, chuẩn bị tài liệu, giấy mời…các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, 6
tháng;
Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết luận giao ban của các
đơn vị;
- Soạn thảo lịch công tác hàng tuần của Trường. Sauk hi được Hiệu
trưởng phê duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị,trang website của Trường và theo
dõi,đôn đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;
- - Thực hiện theo dõi, đơn đốc việc triển khai các chương trình, kế
hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong
Trường;
- Thực hiện công tác pháp chế của Trường: tuyên truyền phổ biến giáo
dục pháp luật cho công chức, viên chức, người lao động trong Trường; kiểm tra,
SV: Đặng Thị Hương

12

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
rà sốt,hệ thống hóa văn bản; thẩm định các quy định,quy chế,quy tắc, nội quy
trong Trường bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật;

- - Dự trù mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc
của Ban Giám hiệu, của phòng;
- - Đặt vé máy bay cho công chức, viên chức, người lao động của Trường
theo phê duyệt của Hiệu trưởng;
- - Phối hợp thực hiện kiểm tra,theo dõi việc thực hiện “ Quy chế văn hóa
cơng sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phịng giao;
5.7.Ơng Nơng Trương Ngọc Sơn – Chun viên: Giúp lãnh đạo phòng
thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Thực hiện kiểm tra,theo dõi việc thực hiện “ Quy chế văn hóa cơng sở “
của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
- Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban
Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu….;
- Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn, tài
liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;
- Phối hợp hực hiện công tác thi đua, khen thưởngđối với công chức, viên
chức, người lao động trong Trường; tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ
tục hồ sơ đề nghị sét phong tạng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm
quyền theo quy định của pháp luật;
- Phối hợp xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện
các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Nghành liên
quan;
-Phối hợp thực hiện theo dõi, đơn đốc việc triển khai các chương trình, kế
hoạch công tác và kết quả thực hiện nhệm vụ của Trường và các đơn vị trong
Trường;
- Phối hợp thực hiện theo dõi việc đóng, mở cửa lớp học theo thời khóa
biểu;
- Phối hợp thực hiện hướng dẫn khách đến Trường theo làm việc;

SV: Đặng Thị Hương

13

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cập nhập, báo cáo kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật mới ban
hành liên quan đến hoạt động của Trường;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phịng giao.
5.8. Bà Hồng Thị Thúy Lan – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng
thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong
Vf Ngoài Trường;
-Phối hợp tiếp nhận vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đén Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
- Tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ cơng tác;
- Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn
vị,cá nhân trong Trường;
- Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường
- Quản lý, lưu trữ, chỉnh ký các loại văn bản của phòng theo quy định;
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính chấm cơng, soạn thảo văn bản, ghi
biên bản các cuộc họp của Trường;
- Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khách tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao.
5.9. Bà Phạm Thị Duyên – y sĩ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và
chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thường trực y tế trong và ngồi giờ hành chính theo lịch; kịp thời thăm
khám và sơ cứu cho các trường hợp công chức, viên chức, người lao động,
người học bị bệnh;
- Lập kế hoạch, tổ chức khám sức khỏe cho công chức, viên chức, người
lao động, sinh viên, học sinh trong toàn Trường;
- Xây dựng và thực hiện đầy đủ các quy chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường
học do Bộ y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;
SV: Đặng Thị Hương

14

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh, vệ sinh
Trường,lớp học, phòng làm việc, phòng họp, hội trường, phòng khách, khu nhà
nội trú , các cơng trình vệ sinh..;
- Thực hiện báo báo định kỳ thường xuyên về công tác y tế, vệ sinh môi
trường;
- Tun truyền cơng tác phịng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh cịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp... tới công chức, viên chức, người lao
động, người học toàn trường;
- Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh, sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và cong tác vệ sinh môi trường học tập lành mạnh, xanh – sạch
– đẹp –an toàn; tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệ
nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;
- Lập kế hoạch, tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn

trùng gây bệnh;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao;
5.10. Bà Đặng Thị Lý - Y Sỹ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu
trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Thường trực phịng tế tại cơ sở của Trường tại Đơng Ngạc (Cơ sở) cơ sở
trng và ngồi giờ hành chính theo lịch học; kịp thời thăm khám và sơ cứu cho
các trường hợp viên chức, người lao động, người học bị bệnh tại Cơ sở;
- Phối hợp tổ chức khám sức khỏe cho công chức, viên chức, người lao
động, sinh viên, học sinh toàn trường;
- Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám
chữa bệnh tại Cơ sở;
- Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, và cây xanh; vệ sinh
Trường. lớp học, phòng làm việc, phòng họp, khu Nhà Nội trú các cơng trình vệ
sinh tại cơ sở;

SV: Đặng Thị Hương

15

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phối hợp thực hiện báo cáo định kỳ, thường xuyên về công tác y tế, vệ
sinh môi trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao;
5.11. Bà Nguyễn Thị Tý – Y Sỹ hợp đồng: Giúp lãnh đạo phòng thực
hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Thường trực phòng y tế trong và ngồi giờ hành chính theo lịch; kịp

thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp công chức, viên chức, người lao
động, người học bị bệnh;
- Phối hợp tổ chức khám sức khỏe cho công chức, viên chức, người lao
động, học sinh, sinh viên trong toàn trường;
- Tuyên truyền cơng tác phịng chống các bệnh học đường cũng như
phịng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp, …tới cơng chức, viên chức, người lao
động, người học tồn trường;
- Tuyên truyền các em học sinh, sinh viên về công tác bảo vệ nguồn nước
sạch và công tác vệ sinh môi trường , xây dựng môi trường học tập lành mạnh,
xanh- sạch- đẹp- an tồn; tun truyền giáo dục phịng chống AIDS và phòng
chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;
- Phối hợp tổ chức muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây
bệnh;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao;
5.12. Bà Hà Thị Tuyết Mai – Cán sự: Giúp lãnh đạo hòng thực hiện
và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
- Thưc hiện công tác lễ tân; chuẩn bị phòng họp; hội trường trong các
cuộc họp của trường;
- Thực hiện theo dõi, bảo đảm cơ sở vật chất, vệ sinh tại phòng họp, hội
trường;

SV: Đặng Thị Hương

16

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phối hợp quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dung tại nhà
khách,các phòng họp, hội trường và phịng truyền thống; phối hợp dự trù kinh
phí mua sắm, sửa chữa các vật dụng thuộc phòng họp, nhà khách , hội trường;
- Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khách tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của trường;
- Lập sổ theo dõi, tiếp nhận hướng dẫn khách đến trường làm việc;
- Phối hợp thực hiện theo dõi, kiểm tra: vệ sinh môi trường cây xanh, vệ
sinh trường lớp học, phòng họp, hội trường, phòng khách, khu nhà nội trú, các
cơng trình vệ sinh ...cơng tác thơng tin liên lạc, truyền hình cáp; biển tên, cờ,
biển lớp, bảng maket trong toàn trường..;
- Phooia hợp thực hiện theo dõi vệ sinh môi trường, cây xanh, vệ sinh
trường lớp học….
5.13. Bà Nguyễn Thị Vượng – Nhân viên:
Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt dộng sau:
- Vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại phòng làm việc của Ban Giám hiệu
hàng ngày;
- Thực hiện cơng tác lễ tân các phịng họp, hội trường của Nhà trường;
- Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh phòng thờ tại tầng 7 nhà A;
- Quản lý bảo quản, và kiểm kê tài sản, đồ dung tại nhà khách, các phòng
họp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các
vật dụng thuộc nhà khách, phòng họp, hội trường;
- Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhà
trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao.
5.14. Bà Đỗ Thị Thúy Hạnh – Nhân viên:
Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chiujbtrachs nhiệm về các hoạt động sau:
- Quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài sản, đồ dung tại nhà ăn;
- Dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các vật dụng thuộc nhà ăn;
- Phục vụ cơm hàng ngày cho công chức, viên chức, người lao động của

nhà trường và khahs theo đúng quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm;
- Làm các thủ tục công nhận đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm của Nhà
ăn;
SV: Đặng Thị Hương

17

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng hành chính- tổng hợp (phụ lục 2)
III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản ly, hoạt động cơng tác hành
chính văn phịng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

1. Khảo sát về tổ chức cơng tác văn phịng
1.1.Đánh giá vai trị của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, ví dụ tình
huống cụ thể;
Phịng Hành chính-tổng hợp có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng về
kế hoạch tổng hợp và cơng tác hành chính của nhà Trường theo quy định
- Tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối
chương trình của Ban Giám hiệu, các phịng ban thuộc trường theo chương
trình;
- Kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu quản lý thực
hiện
- Tham mưu giúp Ban Giám hiệu cơng tác điều hành các hoạt động của
Trường; điều hóa phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị;

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng chương trình trình cơng tác
của Trường trình Ban Giám hiệu ban hành ; Giúp Ban Giám hiệu theo dõi đôn
đốc việc thực hiện chương trình cơng tác của Trường;
- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo đinh kỳ về công
tác, chỉ đạo, tham gia xây dựng, góp ý vào các đề án, văn bản theo phân công
của Nhà Trường;
- Giúp Ban Giám hiệu thực hiện thực hiện chế độ thông tin báo cáo và
các nhệm vụ khác;
1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác
thường kỳ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ là những nhiện vụ của một cơ
quan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất địn;
Cơng việc đó do Văn phịng thực hiện trình tự xây dựng chương trình, kế
hoạch cơng tác được thực hiện theo các bước;
SV: Đặng Thị Hương

18

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị thuộc thẩm quyền giải
quyết của Nhà trường.
- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thơng tin Thu nhận
được, Văn phịng trực tiếp dự thảo chương trình cơng tác của trường.
- Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ý
kiến đóng góp.
- Sauk hi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Văn phịng hồn chỉnh dự

thảo lần cuối và trình Ban Giám hiệu phê duyệt, ban hành.
- Sơ đồ Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội (xem phụ lục 3).
1.3. Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức một Hội nghị (hoạc Hội thảo, cuộc
họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Công tác tổ chức một Hội nghị đòi hỏi sự phối hợp của các đơn vị có liên
quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người
dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Mục đích nhằm tổ chức thực hiện chương
trình cơng tác hoạc tổng kết đánh giá những kết quả của việc thực hiện một công
việc, mộ nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của
cơ quan.
- Chuẩn bị Hội nghị:
Đơn vị chủ trì Hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức Hội nghị. Căn cứ vào
kế hoạch, Văn phịng có trách nhiệm giúp Ban Giám hiệu theo dõi đôn đốc các
đơn vị chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian.
Trong hội nghị thường có các Vưn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dự
thảo văn bản quy phạm pháp luậ, tài liệu tham khảo…Văn phòng đè xuất với
lãnh đạo phân cơng đơn vị chuẩn bị các văn bản đó.
Lãnh đạo văn phịng có trách nhiệm kiến nghị với Ban Giám hiệu về
chương trình lam việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu giấy
tờ tài liệu như: cơng văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính,
báo cáo tham luận, giấy mời và các văn bản khác (nếu có).
SV: Đặng Thị Hương

19

Lớp CĐ Quản trị văn phòng K13A