Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CNPTQĐ UBND QUẬN LONG BIÊN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.7 MB, 83 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................2
PHẦN I..................................................................................................................4
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP..................................................................4
PHẦN II................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA (CNPTQĐ) UBND QUẬN
LONG BIÊN.........................................................................................................5
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA (CNPTQĐ) UBND QUẬN LONG BIÊN............................................5
1. Vài nét về (CNPTQĐ) UBND QUẬN LONG BIÊN................................5
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Long Biên..................6
2.1. Chức năng...............................................................................................6
CNPTQĐ Quận Long Biên thực hiện nhiệm vụ do UBND Quận Long Biên
quyết định và UBND TP HÀ NỘI. CNPTQĐ tự chịu trách nhiệm trước
UBND Quận và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được uỷ
quyền..............................................................................................................6
CNPTQĐ Quận Long Biên là đơn vị sự nghiệp, có tư cách pháp nhân, có
con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước hoặc các tổ chức tín
dụng theo quy định của pháp luật...................................................................6
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................6
3.Cơ cấu tổ chức của (CNPTQĐ)UBND quận:..............................................8
3.1.Tổ chức nhân sự (CNPTQĐ)UBND quận gồm:......................................8
3.2. Về tổ chức bộ máy:..................................................................................9
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG (CNPTQĐ)UBND Quận Long Biên:............................9
1.Chức năng của Văn phòng (CNPTQĐ) UBND ........................................10
Giúp UBND quận Long Biên tổ chức thực hiện việc bồi thường hỗ trợ, tái
định cư đối với trường hợp Nhà nước thu hồi đất sau khi có quy hoạch, kế
hoạch sử dụng đất được cấp có thẩm quyền phê duyệt và quản lý quỹ đất
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuộc khu vực đô thị và khu vực đã có quy hoạch phát triển đô thị mà Thành
phố đã thu hồi nhưng chưa giao, chưa cho thuê trên địa bàn quận Long
Biên; tạo quỹ đất để đấu giá quyền sử dụng đất, phục vụ phát triển kinh tế xã hội và ổn định thị trường bất động sản; nhận chuyển nhượng quyền sử
dụng đất; phát triển các khu tái định cư; đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng
trên đất; đấu giá quyền sử dụng đất; đấu thầu dự án có sử dụng đất; quản lý
quỹ đất đã thu hồi, đã tạo lập, phát triển và thực hiện dịch vụ trong lĩnh vực
bồi thường, giải phóng mặt bằng..................................................................10
2.Nhiệm vụ của Văn phòng (CNPTQĐ) UBND quận Long Biên...............10
3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng..................................................................11
4.Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng.........................11
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CNPTQĐ(UBND)
QUẬN LONG BIÊN....................................................................................13
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng...................................................14
Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Lấy ví dụ cụ thể......14
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế......................................................16
Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Long Biên. Lập hội
nghị hồ sơ ....................................................................................................18
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan......18
Trước khi lãnh đạo đi công tác:....................................................................19
Trong khi lãnh đạo đi côn tác:......................................................................19
Sau khi lãnh đạo đi công tác vê:...................................................................19
2. Khảo sát về công tác văn thư...................................................................22
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của văn phòngCNPTQĐ (UBND)
( nhận Quận Long Biên xét ưu, nhược điểm)...............................................23
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cho cơ quan...........................................24
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.............................27
3.1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan...............................................27
3.2. Đánh giá ưu, nhược điểm......................................................................29
PHẦN III.............................................................................................................30
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CNPTQĐ
UBND QUẬN LONG BIÊN...............................................................................30
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm:..30
2.Soạn thảo “ Quyết định hành chính” của UBND quận Long Biên...........40
3. Soạn thảo “xây dưng chuyến đi công tác của lãnh đạo” của UBND quận
Long Biên.....................................................................................................54
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan...................................56
4.1. Xây dựng kế hoạch tổ chứ hội nghị công tác năm ..............................57
SỐ: /KH-UBND
Hà Nội, ngày tháng năm.............57
UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN......................................................57
LONG BIÊN.................................................................................................57
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM......................................57
Độc Lập- Tự Do-Hạnh Phúc........................................................................57
.....................................................................................................................59
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm,
nhược điểm của mô hình văn phòng này
..............................................60
6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của
UBND quận Long Biên. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức,
bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính...........................................61
PHẦN IV.............................................................................................................62
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................................62
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của UBND quận Long Biên (CNPTQĐ)..........................62
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm..............................................................................................................64
KẾT LUẬN.........................................................................................................67
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN V. PHỤ LỤC...........................................................................................68
PHẦN VI: ...........................................................................................................69
PHIẾU ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP......................69
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô
của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là thầy cô khoa Quản trị Văn phòng
của trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội đi thực tập để em có thêm những
trải nghiệm và thực thức để hoàn thành đợt thực tập.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Mạnh Cường và cô Lâm
thu Hằng đã nhiệt tình hướng dẫn em trong đợt thực tập, cảm ơn thầy đã động
viên, cũng như chia sẻ những kinh nghiệm đi thực tập, giải đáp những thắc mắc
trong quá trình thực tập của em, để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập.
Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo UBND
quận Long biên(chi nhánh phát triển quỹ đất quân long Biên), lãnh đạo Văn
phòng và các anh, chị trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập
tại cơ quan, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho em để em có thể hoàn thành đợt thực tập
và báo cáo thực tập, đồng thời giúp em hiểu thêm về công việc văn phòng trong
suốt thời gian thực tập.
Trong quá trình thực tập, cũng như quá trình làm báo cáo. Khó tránh khỏi
những sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý thuyết
cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em
học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt đợt thực tập .
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong cuộc sống hiện nay, cán bộ đội ngũ nhân viên văn phòng và bộ
máy quản lý là không thể thiếu được ở mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên thì
nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn văn phòng và quản lý ở các cơ quan
đang còn rất thiếu.
Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội, thì trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đã mở thêm khoa Quản trị văn phòng nhằm đào tạo để đưa ra thêm nguồn nhân
lực để đáp ứng cho nhu cầu của xã hội hiện nay.
Là sinh viên năm thứ 3 hai chuyên ngành quản trị văn phòng được nhà
trường tạo điều kiện cho đi thực tập, em đã liên hệ tới chi nhánh phát triển quỹ
đất quận Long Biên, Hà Nội để được học hỏi thêm và làm quen với công việc.
Đây là bước khởi đầu đưa em được tiếp cận với công việc thực tế, của một nhà
quản trị văn phòng tương lai đầy năng động và nhiệt tình.
Với phương châm lý luận phải gắn liền với thực tiễn :” Lấy lý luận làm
điểm tựa làm cơ sở cho hoạt động của thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ
sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý
luận”.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tiến hành cho sinh viên ngành Quản trị
văn phòng được đi thực tập để hiểu biết thêm và làm quen với những công việc
mà sau này khi tốt nghiệp xong, chính sinh viên sẽ làm những công việc đấy.
Trong quá trình đi thực tập sinh viên sẽ vận dụng những kiến thức đã học khi
còn trên ghế nhà trường của mình vào công việc ở cơ quan hay tổ chức. Đó là
dịp để mỗi sinh viên củng cố lại kiến thức, áp dụng vào thực tiễn, tập dượt, rèn
luyện phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị văn phòng tương lai, đúc rút
những kinh nghiệm quý báu để phục vụ cho chính công việc của mình sau này.
Được nhà trường tạo điều kiện cho đi thực tập, và được sự hướng dẫn
nhiệt tình của các thầy cô trong khoa cùng với sự giúp đỡ của các cô chú trong
văn phòng Uỷ ban Quận Long Biên, em đã hoàn thành và kết thúc thời gian
kiến tập của mình. Trong thời gian được đi thưc tập, em đã học hỏi được rất
nhiều điều, và hiểu biết thêm về ngành mình đang học. Qua quãng thời gian kiến
tập em thấy yêu ngành mình đang học hơn và em thấy em cần cố gắng nhiều
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hơn nữa, để có thể thành nhà quản trị văn phòng để giúp ích cho xã hội.
Xã hội là một thực thể phức tạp, bao gồm nhiều mối quan hệ, nhiều cá
nhân, nhiều tổ chức tạo thành một thực thể và để cho cả xã hội – thực thể phức
tạp đó cần có sự quản lý, chỉ có nhà nước đại diện cho xã hội đứng gia quản lý
xã hội, đại diện ý chí của nhân dân, định hướng cho xã hội, quản lý xã hội phát
triển theo định hướng nhất định đã đề ra.
Chính vì vậy hoạt động công tác hành chính văn phòng có vai trò vô cùng
quan trọng trong hệ thống cơ quan nhà nước.
Để đảm bảo cho sinh viên thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội có khả
năng khi ra trường tiếp cận nhanh với công tác hành chính văn phòng, cũng như
có điều kiện để hiểu thêm về công việc, đáp ứng được phương châm học đi đôi
với hành, lý luận phải đi cùng thực tiễn, Trường và Khoa quản trị Văn phòng đã
đề ra kế hoạch cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan nhà nước. Chuyến thực
tập này giúp cho sinh viên làm quen tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý
thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ
quan. Đó cũng là dịp để sinh viên củng cố, tập hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn
luyện phẩm chất đạo đức của một người làm công tác hành chính văn phòng, là
cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho
công việc sau này.
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
I. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
1. Thời gian thực tập:
Từ ngày 29/2/2016 đến ngày 29/4/2016
2. Địa điểm thực tập
CHI NHÁNH PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT QUẬN LONG BIÊN (UBND)
Địa điểm: Số 3 Phố Vạn Hạnh, QUẬN LONG BIÊN HÀ NỘI
3. Nội dung thực tập
Tìm hiểu được cơ cấu tổ chức, hoạt động của (CNPTQĐ) UBND QUẬN
LONG BIÊN và Văn phòng; đồng thời hiểu được chức năng, nhiệm vụ của
UBND, của văn phòng. Làm quen với công việc chuyên ngành và có cái nhìn
khái quát về công tác văn phòng để có thêm kinh nghiệm sau khi ra trường có
thể làm việc được ngay với tình hình kinh tế - xã hội đang ngày càng chuyển
biến nhanh như hiện nay.
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II.
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA (CNPTQĐ) UBND QUẬN
LONG BIÊN
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA (CNPTQĐ) UBND QUẬN LONG BIÊN
1. Vài nét về (CNPTQĐ) UBND QUẬN LONG BIÊN
Địa chỉ: Số 3 Phố Vạn Hạnh, QUẬN LONG BIÊN HÀ NỘI
Quận Long Biên thuộc Thành phố Hà Nội. Long Biên có Sông Hồng là
giới hạn với quận Hoàn Kiếm, Thanh Trì, Tây Hồ, Hai Bà Trưng; Sông Đuống
là giới hạn với Huyện Gia Lâm, Đông Anh. Phía Đông giáp huyện Gia Lâm;
phía Tây giáp quận Hoàn Kiếm, phía Nam giáp huyện Thanh Trì; phía Bắc giáp
huyện Gia Lâm, Đông An
Trong 10 năm hình thành và phát triển, toàn diện KT-XH Trên địa bàn.
Đến nay, LONG BIÊN đó có những đổi thay quan trọng, định hình một đô thị
van minh, hiện đại,nhiều lĩnh vực trở thành điểm sáng của thành phố; quy mô
dân số Quận Long Biên tăng hơn 17 vạn người lên hơn 27 vạn người nhưng nhờ
làm tốt công tác dự báo, lên long biên đã chủ động trong việc tổ chức, bố trí tổ
chức hệ thống hạ tầng xã hội đáp ứng với việc gia tăng dân số. Quận đó xây
dưng và cải tạo 262 nhà văn hoá tổ dân phố dành trên 170.000m 2để xây mới và
mở rộng trường học hoàn thiện nhiều điều hũa, vườn hoa, công viên……..
Sự phát triển đòi hỏi phải tăng cường công tác quản lý nhà nước về xây
dựng, trong đó công tác quản lý chất lượng công trình đô thị xây dựng là một
lĩnh vực hàng đầu. Trong những năm qua Trung tâm phát triển quỹ đất quận
Long biên đã tích cực tham mưu cho UBND Quận ban hành nhiều văn bản pháp
luật hiện hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo.
Năm 2007 UBND thành lập trung tâm phát triển quỹ đất Long Biên là lực
lượng lòng cốt phục vụ công tác quản lý chất lượng công trình đô thị. Trung tâm
phát triển quỹ đất không ngừng phát triển các kỹ sư .Nhiều doanh nghiệp tư vấn
thiết kế, doanh nghiệp tư vấn thiết kế , doanh nghiệp xây dựng đó quan tâm đến
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bộ máy phát triển dám làm những công trình lớn.
Đối với thực tập viên, tai trung tâm phát triển quỹ đất Quận Long Biên tôi
nhậ thấy rằng, chất lượng của dự án xây dựng công trình giao thông là yếu tố
quan trọng quyết định đến tuổi thọ của công trình đô thị cũng như khả năng đáp
ứng yêu cầu cho phương tiện tham gia giao thông hoạt động. Nhằm góp phần
nâng cao chất lượng của các dự án đầu tư xây dựng, đặc biệt là công trình giao
thông trên địa bàn Quận Long Biên do trung tâm phát triển quỹ đất được giao
làm chủ đầu tư.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Long Biên
2.1. Chức năng
CNPTQĐ Quận Long Biên thực hiện nhiệm vụ do UBND Quận Long Biên
quyết định và UBND TP HÀ NỘI. CNPTQĐ tự chịu trách nhiệm trước UBND
Quận và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được uỷ quyền
CNPTQĐ Quận Long Biên là đơn vị sự nghiệp, có tư cách pháp nhân, có
con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước hoặc các tổ chức tín
dụng theo quy định của pháp luật.
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Giúp UBND quận Long Biên tổ chức thực hiện việc bồi thường hỗ trợ, tái
định cư đối với trường hợp Nhà nước thu hồi đất sau khi có quy hoạch, kế hoạch
sử dụng đất được cấp có thẩm quyền phê duyệt và quản lý quỹ đất thuộc khu
vực đô thị và khu vực đã có quy hoạch phát triển đô thị mà Thành phố đã thu hồi
nhưng chưa giao, chưa cho thuê trên địa bàn quận Long Biên; tạo quỹ đất để đấu
giá quyền sử dụng đất, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và ổn định thị trường
bất động sản; nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất; phát triển các khu tái
định cư; đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng trên đất; đấu giá quyền sử dụng đất;
đấu thầu dự án có sử dụng đất; quản lý quỹ đất đã thu hồi, đã tạo lập, phát triển
và thực hiện dịch vụ trong lĩnh vực bồi thường, giải phóng mặt bằng.
1. Giúp UBND Quận thực hiện việc bồi thường, hỗ trợ, tái định cư để giải
phóng mặt bằng theo quyết định thu hồi đất của UBND Thành phố đối với
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trường hợp thu hồi đất sau khi có quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất được UBND
Thành phố xét duyệt mà chưa có công trình, dự án cụ thể trên địa bàn Quận;
2. Tạo quỹ đất và phát triển quỹ đất để đấu giá quyền sử dụng đất; phục vụ
phát triển kinh tế – xã hội; phục vụ sự nghiệp giáo dục - đào tạo, dậy nghề, y tế,
văn hóa, thể dục thể thao, môi trường và các nhu cầu khác của quận; ổn định thị
trường bất động sản;
3. Tổ chức phát triển các khu, điểm và nhà tái định cư phục vụ việc thu
hồi đất thực hiện các dự án;
4. Quản lý quỹ đất đã được giải phóng mặt bằng; quỹ đất đã nhận chuyển
nhượng; quỹ đất đã tạo lập và phát triển; quỹ nhà đất đã xây dựng để phục vụ
tái định cư và quỹ đất thu hồi theo quy định tại các khoản 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,
10, 11 và 12 Điều 38 của Luật Đất đai thuộc khu vực đô thị, khu vực có quy
hoạch phát triển đô thị nhưng chưa giao dự án đầu tư hoặc chưa đấu giá quyền
sử dụng đất;
5. Tổ chức thực hiện đấu giá quyền sử dụng đất, đấu thầu dự án có sử
dụng đất theo quy định của pháp luật;
6. Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản để chuẩn bị mặt
bằng, xây dựng hạ tầng khu đất tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư thực hiện
dự án, đấu giá quyền sử dụng đất trên phạm vi đất được giao quản lý;
7. Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản trên địa bàn quận
Long Biên và các dự án hạ tầng kỹ thuật theo quyết định UBND Quận;
8. Lập phương án sử dụng quỹ đất được giao quản lý và các phương án, đề
án, dự án đầu tư tạo lập và phát triển quỹ đất trình cơ quan có thẩm quyền quyết
định;
9. Cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực bồi thường, giải phóng mặt bằng; cung
cấp thông tin về địa điểm đầu tư, giá đất, quỹ đất cho các tổ chức, các nhân theo
yêu cầu;
10. Tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ theo chương trình, kế hoạch,
phương án, dự án, đề án và các hoạt động dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ, lĩnh
vực chuyên môn được giao;
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
11. Thực hiện quản lý công tác duy tu, duy trì hạ tầng đô thị bao gồm: vệ
sinh môi trường, duy tu, duy trì hệ thống chiếu sáng, thoát nước, công viên, cây
xanh, hè đường theo phân cấp;
12. Phối hợp với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để triển khai thực
hiện nhiệm vụ được giao;
13. Liên doanh, liên kết, hợp tác với tổ chức kinh tế, cá nhân để thực hiện
nhiệm vụ, dịch vụ theo quyết định của cấp có thẩm quyền;
14. Thuê tư vấn, thực hiện các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được
giao;
15. Quản lý viên chức, người lao động và tài chính, tài sản thuộc Trung
tâm theo quy định của pháp luật;
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
3.Cơ cấu tổ chức của (CNPTQĐ)UBND quận:
Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của cơ quan và tổ chức của cấp trên,
Uỷ Ban nhân dân Quận Long Biên có cơ cấu tổ chức như sau:
Chi nhánh phát triển quỹ đất quận Long Biên có tổng số 36 đồng chí trong
đó có 01 Giám đốc, 03 Phó giám đốc
Thực hiện chức năng nhiệm vụ theo các bộ phận nghiệp vụ như sau:
1. Bộ phận Hành chính - Tổng hợp;
2. Bộ phận Kế hoạch - Thẩm định;
3. Bộ phận Dự án;
4. Bộ phận Giải phóng mặt bằng;
5. Bộ phận duy tu, duy trì hạ tầng kỹ thuật.
A. LÃNH ĐẠO TRUNG TÂM
1.Đ/c Nguyễn Mạnh Hà – Giám đốc.
2. Đ/c Nguyễn Văn Hậu – Phó giám đốc.
3. Đ/c Nguyễn Thị Thanh Vân – Phó giám đốc.
4. Đ/c Lê Trung Hiếu – Phó giám đốc
3.1.Tổ chức nhân sự (CNPTQĐ)UBND quận gồm:
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
STT
Họ và
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tên
Chức vụ
Điện thoại liên
hệ
1.
Nguyễn Mạnh
Hà
Giám đốc
0989.883.088
2.
Nguyễn văn
Hậu
Phó giám đốc
0934.282.588
3.
Nguyễn thị thanh
Vân
Phó giám đốc
0912.311.211
4.
Lê trung
Hiếu
Phó giám đốc
0912.045.303
3.2. Về tổ chức bộ máy:
*(CNPTQĐ) UBND có 5 phòng, ban chuyên môn cụ thể:
1. Bộ phận Hành chính - Tổng hợp;
2. Bộ phận Kế hoạch - Thẩm định;
3. Bộ phận Dự án;
4. Bộ phận Giải phóng mặt bằng;
5. Bộ phận duy tu, duy trì hạ tầng kỹ
thuật.
Ngoài ra còn có các hội như: Hội cựu chiến binh, Hội Chữ thập đỏ, Hội
Nông dân, Hội Luật gia và các đội: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội
Thanh tra giao thông công chính.
Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm
vụ, góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vự công tác ở
địa phương.
• Sơ đồ tổ chức bộ máy HĐND&UBND quận Long Biên
( Xem phụ lục số 01 ).
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG (CNPTQĐ)UBND Quận Long Biên:
1. Chức năng của Văn phòng (CNPTQĐ) UBND
Giúp UBND quận Long Biên tổ chức thực hiện việc bồi thường hỗ trợ, tái định
cư đối với trường hợp Nhà nước thu hồi đất sau khi có quy hoạch, kế hoạch sử
dụng đất được cấp có thẩm quyền phê duyệt và quản lý quỹ đất thuộc khu vực
đô thị và khu vực đã có quy hoạch phát triển đô thị mà Thành phố đã thu hồi
nhưng chưa giao, chưa cho thuê trên địa bàn quận Long Biên; tạo quỹ đất để đấu
giá quyền sử dụng đất, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và ổn định thị trường
bất động sản; nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất; phát triển các khu tái
định cư; đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng trên đất; đấu giá quyền sử dụng đất;
đấu thầu dự án có sử dụng đất; quản lý quỹ đất đã thu hồi, đã tạo lập, phát triển
và thực hiện dịch vụ trong lĩnh vực bồi thường, giải phóng mặt bằng.
2. Nhiệm vụ của Văn phòng (CNPTQĐ) UBND quận Long Biên
Nhiệm vụ của văn phòng gồm những nhiệm vụ cụ thể như sau:
1) Quản lý và sử dụng con dấu UBND
2) Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo
cáo gửi cấp trên.
3) Giúp UBND – HĐND tổ chức phát triển các khu các điểm tái định cư
phục vụ việc thu hồi đất.
4) Giúp UBND thực hiện bồi thường, hỗ trợ tái định cư để giải phóng
mặt bằng
5) Quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn an ninh trật tự
cho cơ quan.
6) Lưu trữ tài liệu, văn bản theo quy định của công tác lưu trữ.
7) Tạo quỹ đất và phát triển quỹ đất để đấu giá phục vụ nhu cầu phát triển
kinh tế xã hội.
8) Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
UBND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận
như: Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điều kiện phương tiện đi lại cho
Thường trực HĐND và UBND quận.
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9) Lập phương án sử dung quỹ đất được giao quản lý và các phương án,
đề án và phát triển quỹ đất trình cơ quan có thẩm quyền
10) Thực hiện công tác duy tư, duy trì hạ tầng đô thị như vệ sinh môi
trường duy trì hệ thống chiếu sáng thoát nước công viên, hè phố.
11) Quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn an ninh trật tự
cho cơ quan.
12) Tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản để chuẩn bị mặt
bằng, xây dựng hạ tầng khu đô thi tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu thực hiện
dự án đấu giá quyền sử dụng đất trên phạm vi đất được giao quản lý.
3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Để phục vụ và đáp ứng theo chức năng, nhiệm vụ của UBND quận, văn
phòng (CNPTQĐ) quận có 01 Cán bộ văn phòng đảm nhiệm các công việc văn
phòng.
Phó Giám Đốc phòng giúp UBND quận là người giúp việc cho giám đốc
CNPTQĐ
Có 03 Phó Giám Đốc phòng giúp việc cho Giám Đốc thực hiện các
nhiệm vụ và công việc của cấp phó do UBND giao. Mỗi Phó Giám Đốc phụ
trách một mảng theo sự phân công sắp xếp của Giám Đốc và trực tiếp chịu
trách nhiệm về những bộ phận thuộc phạm vi quản lý của mình.
• Tổ chức nhân sự của Văn phòng UBND quận Long Biên
STT
1.
2.
3.
4.
Họ và
Nguyễn mạnh
Phạm văn
Nguyễn thị thanh
Lê trung
Tên
Hà
Hậu
Vân
Hiếu
Chức vụ
Giám Đốc
Phó Giám Đốc
Phó Giám Đốc
Phó Giám Đốc
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Long Biên
( Xem Phụ lục số 02 ).
4. Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
1. Giám Đốc:Nguyễn Mạnh Hà
- Vị trí: . Giám Đốc
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Mã số công việc: GĐ
+ Mức lương: 10.000.000đ
+ Số lượng: 01 người.
+ Nhiệm vụ:
- Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng;
- Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy, cán bộ; tài chính;
tham mưu, tổng hợp. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các bộ phận: Tham mưu Tổng hợp; Kế toán – thủ quỹ;
- Bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường
trực HĐND và lãnh đạo UBND Quận;
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn Quận,
phục vụ công tác điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND Quận. Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo
của Thường trực HĐND và UBND Quận;
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột xuất
của HĐND, UBND Quận;
- Lập phương án sử dung quỹ đất được giao quản lý và các phương án, đề án và
phát triển quỹ đất trình cơ quan có thẩm quyền
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
+ Quyền hạn:
- Được Giám đốc giao cho ký thừa lệnh một số văn bản.
- Làm chủ tài khoản của Văn phòng.
- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ
thuộc quyền quản lý của Văn phòng.
+ Yêu cầu:
- Tốt nghiệp Đại học Kiến Trúc trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên;
- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị.
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên, Cao cấp Chính trị, Quản lý Nhà
nước.
- Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước.
- Khả năng tổng hợp Báo cáo; lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kế
hoạch;
- Có khả năng giao tiếp tốt;
2. Phó Giám Đốc.
- Phạm văn Hậu
- Nguyễn thị thanh Vân
- Lê trung Hiếu
+ Vị trí và Mã số công việc:
- Vị trí: Giám đốc.
- Mã số công việc: PGĐ
+ Mức lương: 8.000.000đ.
+ Số lượng: 03 người.
+ Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc, trước pháp luật về lĩnh vực quản lý
được phân công.
13)
- Giúp Lập phương án sử dung quỹ đất được giao quản lý và các phương
án, đề án và phát triển quỹ đất trình cơ quan có thẩm quyền
điều hành công việc chung và theo dõi lĩnh vực thuộc nhiệm vụ quản lý.
- Tham mưu cho Giám Đốc thực hiện công tác quản lý tổ chức bộ máy biên
chế công chức, viên chức được giao của Văn phòng theo quy định.
- Trực tiếp thực hiện Cải cách Hành chính, lưu trữ. ISO, ứng dụng Công
nghệ Thông tin vào hoạt động Hành chính – Văn thư, Lưu trữ.
- Đề xuất chế độ chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
+ Quyền hạn:
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc
được phân công phụ trách.
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CNPTQĐ(UBND)
QUẬN LONG BIÊN
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
Văn phòng CNPTQĐ(UBND) QUẬN Long Biên là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận long Biên, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về mặt
chuyên môn nghiệp vụ của văn phòng UBND thành phố Hà Nội.
Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Lấy ví dụ cụ thể
Như chúng ta đã biết, trong các chức năng của Văn phòng thì chức năng
quan trọng hàng đầu là chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận về chỉ
đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND Quận; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan Nhà
nước ở địa phương; Ngoài ra, văn phòng còn đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho HĐND&UBND hoạt động.
Đúng vây, Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 đặt vị trí hàng
đầu của Văn phòng là “tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của
UBND”. Theo đó, “tham mưu tổng hợp” có nghĩa là tham mưu ngay chính trong
nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp không đơn thuần chỉ là kết quả của phép cộng
mà phải hàm chứa chất lượng tham mưu, đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay
trong công tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp riêng rẽ.
Tham mưu tổng hợp không phải chỉ ở một lĩnh vực hạn chế nào đó mà
phải tổng thể các hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND về chỉ đọ thực hiện
các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng... có nghĩa
là tất cả các hoạt động của đời sống xã hội diễn ra hàng ngày, hàng giờ tại địa
phương như thế nào thì phải thực hiện trách nhiệm và thẩm quyền quản lý tới
đó.
- Tham mưu: là đóng góp các ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp người
Lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch
- Tổng hợp: là tổng hợp các ý kiến, tổng hợp tình hình một cách khoa
học; phân tích xử lý, tập hợp nhiều vấn đề.
- Văn phòng sau chức năng tham mưu còn có trách nhiệm tổng hợp, tập
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hợp thông tin từ các đơn vị giúp Lãnh đạo có đầy đủ thông tin, có căn cứ để đưa
ra các quyết định quản lý phù hợp, chính xác.
Như vậy, chức năng tham mưu tổng hợp là tổng hợp thông tin liên
quan để phục vụ UBND quận. Hai chức năng này luôn đi liền với nhau tác động
qua lại với nhau, tham mưu dựa trên kết quả của tổng hợp. Tổng hợp thông tin
liên quan đến nhiều vấn đề để đưa ra ý kiến tham mưu cho Lãnh đạo nhằm đảm
bảo cho tính khách quan và tính chuyên môn hóa từ đó nâng cao hiệu suất lao
động
Thực hiện vai trò quan trọng của văn phòng trong chức năng tham mưu,
tổng hợp cũng như công tác đảm bảo hậu cần cho cơ quan, văn phòng UBND
quận cũng đã tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin có được từ hệ thống
chính trị cũng như diễn biến, hoạt động của đời sống kinh tế xã hội để có những
phản ánh đúng đắn tới cơ quan và phải đảm bảo về mặt nội dung……….Nếu
thực hiện không tốt việc này sẽ dẫn đến việc việc chỉ đạo và điều hành của cơ
quan bị chồng chéo không đúng với chức năng và thẩm quyền cũng như không
phù hợp với thực tế.
Văn phòng UBND quận với không ít cán bộ có trình độ và năng lực tổng
hợp về quản lý nhà nước, đã hoàn thành tốt việc xây dựng quy chế làm việc và
các chương trình công tác, bên cạnh đó họ cũng phân rõ thẩm quyền, trách
nhiệm giải quyết công việc và các mối quan hệ của UBND quận cũng như cả hệ
thống chính trị - xã hội ở địa phương.
Chức năng đảm bảo hậu cẩn: Làm việc đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật và
các yếu như: Y tế, vệ sinh môi trường, bảo vệ lễ nghi…để phục vụ hoạt động
quản lý cho quận.Giúp việc trong các cuộc họp , giao ban. Trong điều kiện làm
việc của Quận không thể thiếu được cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, máy
móc, thiết bị, tài chính…do vậy văn phòng đảm bảo cung cấp, đáp ứng kịp thời
mọi lúc mọi nơi.
Văn phòngCNPTQĐ (UBND) Quận Long Biên đã hoàn thành tốt và đạt
hiệu quả đúng vơi yêu cầu đã đề ra.Và còn thực hiện tốt cả các công tác đảm bảo
Hậu cần cho cơ quan.
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sau khi có ý kiến chỉ đạo, điều hành của UBND, vai trò của chức năng
tham mưu tổng hợp tiếp tục phát huy tầm quan trọng thông qua hoạt động theo
dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện để kịp thời phản ánh với UBND Quận chỉ
đạo, và có các chỉ đạo điều hành tiếp theo.
Bên cạnh những mặt tích cực thì chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm
bảo công tác hậu cần của cơ quan cũng có 1 số hạn chế như:
- Một số cán bộ văn phòng chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp
vụ của mình.
- Có sự chồng chéo, trùng lập về phân công chức năng, nhiệm vụ điều này
ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cũng như công tác
Hậu cần cho cơ quan.
Cần có sự chuẩn hóa trong công tác đào đạo, bồi dưỡng để các cán bộ còn
thiếu sót về mặt chuyên môn nhiệp vụ có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn
mực và hiện đại.
Tóm lai, với chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo Hậu cần thì Văn
phòng chính là đầu mối đối với mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND Quận,
giúp hoạt động của UBND được triển khai nhịp nhàng từ cấp chỉ đạo, điều hành tới
cơ sở.
Ví dụ:văn phòng CNPTQĐ(UBND) Quận Long Biên giúp cho UBND Quận
thực hiện bồi thường, tái định cư công trình đô thị, tổ chức các khu tái định cư phục
vụ thu hồi đất, tổ chức thực hiên các phiên đấu giá quyền sử dụng đất.
Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
•Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
( Xem Phụ lục số 03 )
•Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ:
Theo quy chế làm việc của UBND Quận ban hành, chương trình công tác
của Quận được xây dựng trên cơ sở chương trình công tác của UBND Thành
phố, Nghị quyết của Quận ủy, Nghị quyết của HĐND Quận. Đây là nhiệm vụ cụ
thể được xác định trong một khoảng thời gian nhất định là căn cứ để lãnh đạo cơ
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan điều hành thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra. Em xin nêu tóm tắt
như sau:
- Chương trình công tác năm: Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình
công tác năm sau của UBND Quận rồi gửi lại các đơn vị có liên quan tham gia
đóng góp ý kiến.
Chương trình công tác năm Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm
các phòng, ban, đơn vị, UBND các Phường gửi văn phòng danh mục các đề án.
Sau 07 này làm việc, kể từ ngày UBND Quận thông tin chương trình, văn
phòng trình Chủ tịch UBND Quận ký ban hành và tiến hành gửi đến tất cả đơn
vị thuộc UBND Quận
- Chương trình công tác Quý: Chương trình công tác Quý được cụ thể hóa
từ công tác năm, được quy định thực hiện trong từng Quý. Sau đó văn phòng
tổng hợp, xây dựng chương trình cho Quý sau. Chậm nhất là ngày 15 của tháng
cuối Quý, các đơn vị phòng, ban thuộc Quận, UBND các phường gửi báo cáo
kết quả thực hiện chương trình công tác Quý và bổ sung chương trình công tác
Quý sau. Chậm nhất vào ngày 16 của tháng cuối Quý Chủ tịch UBND Quận phê
duyệt chương trình công tác Quý sau và gửi tới các phòng, ban, đơn vị biết để
thực hiện.
- Chương trình công tác tháng: Văn phòng tổng hợp và phân chia theo
từng lĩnh vực do Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách, trình Chủ tịch UBND Quận
quyết định. Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng văn phòng trình Chủ tịch UBND
Quận phê duyệt và gửi đến các phòng, ban thực hiện.
- Chương trình công tác tuần: Gồm những công việc mà Chủ tịch, Phó
Chủ tịch UBND Quận giải quyết hàng ngày trong tuần. Căn cứ vào những
chương trình công tác tháng và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng
xây dựng chương trình công tác tuần sau đó trình Chủ tịch UBND Quận quyết
định, chậm nhất là chiều thứ 6 tuần trước và phát hành để các đơn vị có liên
quan thực hiện.
•Đánh giá ưu nhược điểm:
- Ưu điểm:
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND Quận
biết, thực hiện.
+ Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nội
dung văn bản đề án đảm bảo đúng thể thức, thủ tục, trình tự soạn thảo.
+ Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các thành viên trong UBND Quận
biết, thực hiện.
- Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm thì việc thwucj hiện chương trình công tác
thường kỳ của UBND quận Long Biên vẫn còn những hạn chế nhất định. Các
mặt hạn chế mà UBND quận còn tồn tại cụ thể là:
+ Chương trình công tác còn quá khô cứng và máy móc chưa thực sự phù
hợp với thực tế.
+ Khuôn mẫu về lề lối làm việc, các chuẩn mực công tác truyền thống
chưa thực sự phát huy tác dụng.
Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Long Biên. Lập
hội nghị hồ sơ
* Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị của UBND quận.
( Xem phụ lục số 04)
* Lập hồ sơ 01 hội nghị
( Xem phục lục số 05)
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ quan
•Sơ đồ hóa quy trình tổ chức tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh
đạo
( Xem Phụ lục số 06)
Đi công tác là hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan. Các chuyến đi công tác đều có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo
mục đích với các chuyến đi khác.
Thực hiện nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh
nghiệm của các đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết
các hợp đồng trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ…
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mỗi chuyến đi công tác văn phòng đều chuẩn bị quy trình diễn ra 03 giai
đoạn: Giai đoạn trước khi lãnh đạo đi công tác, quá trình lãnh đạo đang đi công
tác, sau khi lãnh đạo đi công tác vê.
Trước khi lãnh đạo đi công tác:
+ Phác họa chuyến đi: địa điểm đến; Nội dung công tác; Số người đi;
Ngày, tháng, thời gian công tác; Mục đích chuyến đi; Phương tiện, tài liệu cần;
kinh phí..
+ Liên hệ nơi đến công tác: Thông báo bằng văn bản cho nơi đến công tác
biết trước về nội dung và thời gian công tác; Thông báo cho cơ quan tiếp nhận
về ngày giờ và danh sách người đên.
+ Tiến hành thủ tục đăng ký chuyến bay, tàu, xe du lịch, đăng ký khách
sạn, nhà khách.
+ Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và phương tiện nghe
nhìn. VD: đề cương báo cáo và các tài liệu khác; hồ sơ, phương án, biện pháp
giải quyết cần thiết, có thể sao chép đĩa CD, USB và mang theo máy tính xách
tay; Đề cương phát biểu trong buổi hội thảo; chuẩn bị tư lieu nghiên cứu tham
khảo lập phương án sử dụng và phát triển quỹ đất một cách hợp lý
+ Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, giấy đi đường, hộ
chiếu, CMND, trang bị cá nhân cần thiết.
Trong khi lãnh đạo đi côn tác:
Trong khi lãnh đạo đi công tác xa lâu ngày, văn phòng bố trí nơi ăn, chỗ ở
cho lãnh đạo, phục vụ đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo.
+ Thực hiện các nhiệm vụ được giao trong phạm vi thẩm quyền
+ Theo dõi tiến độ của các cá nhân, các ban, ngành
+ Ghi nhật ký công việc
+ lưu lại sách báo, tạp chí, thư riêng của lãnh đạo.
Văn phòng thường xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo, quá trình giải quyết
công việc có liên quan tới Lãnh đạo cần phải liên lạc và xin ý kiến chỉ đạo của
Lãnh đạo bằng cách gọi điện trực tiếp.
Sau khi lãnh đạo đi công tác vê:
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà ( công việc đã hoặc chưa
giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu. Thông báo lịch làm việc và tiếp khách
của lãnh đạo
+ Lập hồ sơ
+ Kiểm tra, hệ thống các hóa đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm
ứng.
+ Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác.
“ Nếu thư ký không đi cúng:
- Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết
2. Xin ý kiến lãnh đạo về ủy quyền giải quyết công việc ở nhà
- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp lãnh đạo và kịp thời
thông báo cho lãnh đaoh để xin ý kiến.
3. Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công
tác”.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của CNPTQĐ(UBND) Quận Long Biên
Trong thời lỳ mở cửa, cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các luồng
văn hóa nước ngoài cũng theo đó mà vào. Có nhiều luồng gió mát nhưng cũng
không ít luồng gió độc. Làm sao điều chỉnh những hành vi ứng xử để bảo tồn
văn hóa mà vẫn du nhập được văn minh, tiến bộ nhân loại? Điều này hết sức
khó. Nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải biết tự mình điều chỉnh quan
điểm hành vi ứng xử sao cho phù hợp.
Văn hóa công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ, công
nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn hóa của
mỗi người. Để bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quy chế văn hóa
công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, có hiệu lực thi hành từ ngày 5 – 9
– 2007.
Cụ thể hơn, trong môi trường văn hóa công sở của UBND quận Long
Biên văn hóa công sở luôn được thể hiện trên tất cả mọi phương diện từ logo
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đến trang phục của cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan, cách giao tiếp
cũng như các mối quan hệ giữa các cán bộ công chức với lãnh đạo và nhân dân.
Các cán bộ ở quận ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp. Nhiều nơi
trong quận đã có nội quy, có bảng “ Cấm hút thuốc lá” gắn trên tường và hiện
tượng hút thuốc trong khi làm việc là không còn.
Giờ giấc làm việc nghiêm túc không còn tình trạng các anh chị các cô
ngồi nói chuyện gẫu, nói xấu nhau gây mất đoàn kết.
Là cơ quan Hành chính thực hiện chế độ một cửa, cán bộ tiếp dân có cử
chỉ rất mềm mỏng, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ tục, hướng dẫn cặn
kẽ để khách đỡ mất công sức và thời gian đi lại nhiều lần, nhất là cán bộ đi làm
đúng giờ quy đinh, có trách nhiệm với công việc.
Thực hiện việc sử dụng trang phục trên cơ sở các quy định yêu cầu đồng
thời phù hợp với ngoại hình và khả năng chi tiêu.
Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn háo công sở tại các cơ quan
Hành chính nhà nước. UBND quận Long Biên nghiêm túc triển khai, xây dựng
quy chế văn hóa công sở.
Tuyên truyền sâu rộng mục đích, ý nghĩa tầm quan trọng của việc xây
dựng quy chế văn háo công sở đến toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên
chức và lao động trong cơ quan, xây dựng quy chế văn háo công sở tại quận đơn
vị gồm các nội dụng về trang phục, đeo thẻ công chức, viên chức, giao tiếp ứng
xử, về bài trí công sở…..
Tác phong, ứng xử giao tiếp với nhân dân khi giải quyết công việc, với
đồng nghiệp khi trao đổi, hợp tác làm việc được đưa thành nội dung cho mỗi cán
bộ, đảng viên, công chức, viên chức phấn đáu học tập làm theo tấm gương đạo
đức Hồ Chí Minh, góp phần không nhỏ trong việc đổi mới phong cách, lề lối
làm việc của UBND quận.
Việc thực hiện lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, việc chấp
hành kỷ luật lao động, quy chế làm việc được thực hiện nghiêm túc hơn, có
nhiều tiến bộ. Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành
Sinh viên: VŨ HẢI ANH
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A
