Báo cáo thực tập quản trị văn phòng : CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (395.1 KB, 63 trang )
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
MỤC LỤC
MỤC LỤC..........................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................3
Nguyễn Thị Thanh Hải..........3
Phần I. Khảo sát công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần tư vấn
đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải..................................................................5
Phần II. Chuyên đề công tác soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phần tư vấn đầu
tư và xây dựng Giao thông vận tải........................................................................5
Phần III. Phụ lục.................................................................................................5
Phần I. ................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI...........6
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần
Đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải.................................................................6
1.1. Sự hình thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông
vận tải....................................................................................................................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty................................................................7
1.3. Quyền hạn của công ty:...............................................................................8
1.4. Cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo:.....................................................................11
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan...............................................................................................11
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng:.......................................................11
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng (phòng Hành chính
– Tổng hợp).........................................................................................................11
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong
văn phòng............................................................................................................13
2.2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư, lưu trữ.........................................14
2.2.1. Tình hình chung công tác Văn thư..........................................................14
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
2.2.2. Khảo sát về công tác lưu trữ của Công ty ..............................................16
2.2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu:..................................................16
2.2.2.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................17
2.2.24. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ :.......................17
2.3. Công tác hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác (tuần,
tháng, quý) của Công ty .....................................................................................19
2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của công ty...................21
2.4.1. Các quy định của công ty về soạn thảo và ban hành văn bản.................21
3.1. Ưu điểm.....................................................................................................25
3.2. Nhược điểm: .............................................................................................26
3.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan.......26
PHẦN II............................................................................................................28
CHUYÊN ĐỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI.........28
1. Cơ sở lý luận.................................................................................................29
1.1. Một số khái niệm.......................................................................................29
1.1.1.Văn bản ...................................................................................................29
1.2.1. Công tác soạn thảo văn bản....................................................................29
1.2.1.1.Yêu cầu về nội dung.............................................................................29
1.2.1.2 Yêu cầu về thể thức..............................................................................31
2. Thực trạng trong công tác soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phần Tư vấn đầu
tư và Xây dựng GTVT........................................................................................32
2.1. Lập bảng thống kê số lượng văn bản của công ty ban hành trong 3 năm trở
lại đây là:.............................................................................................................37
2.2. Đánh giá chung..........................................................................................43
2.2.1. Ưu điểm..................................................................................................43
2.2.2. Nhược điểm............................................................................................43
2.2.2.1. Nhận xét ưu, nhược điểm về nội dung thẩm quyền ban hành văn bản,
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:...................................................................43
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản......................................................44
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty là ( xem
phụ lục 5).............................................................................................................44
2.3.2. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản..........47
3. Giải pháp.......................................................................................................48
3.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản....................48
3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản................................................48
3.3. Đảm bảo về nội dung.................................................................................48
3.4. Trang thiết bị cơ sở vật chất.......................................................................48
3.5. Đội ngũ cán bộ, công chức........................................................................48
3.6. Về quy trình nghiệp vụ:.............................................................................49
KẾT LUẬN.......................................................................................................50
PHẦN III.............................................................................................................4
PHỤ LỤC...........................................................................................................4
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
PHẦN MỞ ĐẦU
Trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế và cuộc cách mạng khoa học kỹ
thuật toàn cầu như hiện nay, việc trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu tất yếu
của mỗi con người trong thời đại xã hội công nghệ. Trong quá trình hình thành
và phát triển đất nước lịch sử đã chứng minh được ý nghĩa và vai trò của việc
trao đổi thông tin, với tình hình xã hội ngày càng phát triển như hiện nay thì quá
trình và nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng chở nên phong phú, đa dạng hơn.
Để bắt kịp với sự tồn tại và phát triển đất nước ngành Hành chính văn phòng đã
và đang có những bước phát triển đáng kể và dần dần khẳng định đuợc vai trò và
vị trí của mình không thể thiếu được trong các cơ quan Đảng và Nhà nước, các
tổ chức kinh tế Chính trị, xã hội lực lượng vũ trang nhân dân…,và đặc biệt trong
các cơ quan doanh nghiệp nói chung; công tác Hành chính văn phòng đã khẳng
định được mình là một trong những bộ phận quan trọng trong bộ máy hoạt động
của nhà nước và các doanh nghiệp gắn liền với hoạt động lãnh đạo và điều hành
công việc của cơ quan, tổ chức, nó được coi là bộ phận quản lý có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy mà trong những
năm qua ngành Hành chính văn phòng đã được Nhà nước quan tâm và đầu tư
phát triển trở thành một ngành khoa học chuyên nghiệp cả về bề rộng và chiều
sâu, ngày càng khẳng đinh được vai trò của mình vào trong công tác hoạt động
quản lý Nhà nước, nó còn được ví như một mắt xích không thể thiếu trong hoạt
động quản lý Nhà nước, cũng như hoạt động quản lý cơ quan, đơn vị.
Căn cứ kế hoạch thực tập tốt nghiệp cho các sinh viên lớp Quản trị văn
phòng văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (khoá học 2013 -2015 hệ tại
chức). Chính vì vậy với mong muốn sinh viên có những kiến thức thực tế tốt
nhất sau khi ra trường sẽ trở thành những nhà Quản trị thực thụ đó cũng chính là
cơ hội cho sinh viên được làm quen với môi trường, thử sức mình trong công
việc tương lại với công tác Văn phòng, tư duy làm việc khoa học.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của công ty Cổ phần Tư
vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải, tôi đã được phân công về Văn
phòng của công ty để thực hiện tốt quá trình thực tập của mình.
Nguyễn Thị Thanh Hải
1
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Kết hợp giữa lý thuyết khi còn học trong nhà trường và thực hành trong
quá trình tôi thực tập tại công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông
vận tải, căn cứ theo kế hoạch của nhà Trường về việc cử sinh viên đi thực tập
ngoài cơ quan, tôi đã được tiếp xúc với công việc đúng với chuyên ngành Hành
chính văn phòng, đặc biệt là tôi được xây dựng các văn bản mẫu hoá giúp cho
công ty cũng như các biên bản giao nhận, và các công văn, và công tác quản lý
các văn bản đi, đến của công ty và lập các Phần trình kế hoạch hoạt động cho lãnh
đạo như: Tuần, tháng, quý, năm, và Phần trình công tác cho lãnh đạo. Với những
công việc tôi đã được làm tại công ty góp phần không nhỏ cho việc củng cố kiến
thức và làm rõ hơn về những kiến thức trên lớp, giúp tôi nâng cao được năng lực
vận dụng giữa lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xây dựng
cho mình phong cách làm việc chuyên nghiệp của một nhà Quản trị.
Nguyễn Thị Thanh Hải
2
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
LỜI CẢM ƠN
Thực tập tốt nghiệp là một quy trình khép kín tạo điều kiện cho sinh viên
củng cố lại kiến thức lý thuyết và vững tin hơn vào trình độ chuyên môn của
mình sau khi đã được tiếp cận với công việc thực tế tại Cơ quan. Đợt thực tập
này đã giúp tôi nắm được cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ
phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng GTVT và các phòng ban thuộc Công ty , quy
trình quản lý văn bản đến và văn bản đi của cơ quan hành chính Nhà nước,...
Đây là cơ sở để tôi áp dụng những kiến thức lý luận đã học áp dụng vào thực tế
công việc. Qua bài báo cáo này tôi đã mạnh dạn đề xuất một số ý kiến trên
nhưng do hạn chế về thời gian, trình độ, năng lực hiểu biết còn hạn chế nên bài
báo cáo không thể tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong sự thông cảm, đóng
góp ý kiến của mọi người để bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi được hoàn
chỉnh hơn.
Trong thời gian thực tập và hoàn chỉnh bài Báo cáo này, ngoài sự nỗ lực
của bản thân, sự hướng dẫn của các Thầy, cô giáo trong Khoa, tôi còn nhận
được sự giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của các cô, chú, anh, chị trong Văn
phòng của Công ty cổ phần tư vấn Đầu tư và Xây dựng GTVT. Qua đây tôi xin
bày tỏ lòng cảm ơn tới thầy Nguyễn Xuân Chung Trưởng khoa tại chức và tập
thể cán bộ, viên chức trong Văn phòng nói chung và tôi xin gửi lời cám ơn chân
thành nhất đến các anh chị, cô chú trong văn phòng cơ quan đã hướng dẫn và tạo
điều kiện, nhiệt tình chỉ bảo tôi trong suốt thời gian vừa qua để tôi hoàn thành
bài báo cáo này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Thanh Hải
Nguyễn Thị Thanh Hải
3
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
I-
Báo cáo thực tập
Lý do chọn đề tài.
Chuyên ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ là một chuyên
ngành đang thu hút được nhiều sự chú ý của xã hội, bởi tính hấp dẫn và mới mẻ
của nó. Ngành Quản trị văn phòng ngày nay đã và đang được mọi người tiếp
nhận với những tư tưởng, đánh giá khác hẳn so với ngày trước, người làm công
tác văn phòng ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong văn phòng,
không còn những thư ký chỉ biết làm những công việc đơn lẻ như đánh máy, xử
lý văn bản hay pha trà, rót nước… mà người làm công tác văn phòng ngày nay
cần phải có những kỹ năng làm việc tổng hợp với tất cả các công việc trong văn
phòng, là một trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo, giải phóng lãnh đạo ra khỏi những
công việc mang tính chất sự vụ và có thời gian tập trung vào những công việc
quan trọng về kinh doanh sản xuất. Tự thấy vai trò của người làm công tác văn
phòng là vô cùng quan trọng nên trong thời gian được nhà trường tạo điều kiện
cho đi thực tập, tôi đã quyết định đi sâu vào nghiên cứu công tác soạn thảo văn
bản, mong sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản đối
với công ty, đồng thời trau dồi kinh nghiệm thực tiễn để làm hành trang cho tôi
sau này khi đi làm.
1. Mục tiêu nghiên cứu.
Vận dụng những kiến thức, cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản đã
được học trong trường vào thực tiễn công tác này tại Công ty Cổ phần Tư vấn
đầu tư và xây dựng công trình Giao thông vận tải, nhằm có được cái nhìn toàn
diện và sâu sắc hơn về công tác soạn thảo văn bản trong văn phòng, từ đó đưa ra
những nhận xét, đánh giá và giải pháp tối ưu cho những hạn chế trong công tác
này trong các cơ quan tổ chức nói chung và Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và
xây dựng công trình Giao thông vận tải nói riêng.
2. Đối tượng nghiên cứu.
Tìm hiểu công tác soạn thảo văn bản trong văn phòng tại Công ty, đặc biệt
tìm hiểu kỹ quy trình soạn thảo văn bản đến và đi, vấn đề tiêu chuẩn hóa và
kiểm tra rà soát văn bản.
Nguyễn Thị Thanh Hải
4
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Phạm vi nghiên cứu.
Báo cáo thực tập
Không gian nghiên cứu: Được tham gia công tác soạn thảo văn bản trong văn
phòng tại Phòng Hành chính – Tổng hợp của Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và
xây dựng công trình Giao thông vận tải.
Thời gian nghiên cứu: Trong gần 1 tháng.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Bằng phương pháp thu thập và xử lý thông tin, quan sát thực tiễn trong các
lần được cùng tham gia công tác soạn thảo văn bản, vận dụng những kiến thức
đã học tại trường và sử dụng lý luận vào để phân tích, so sánh với thực tiễn để
có những nội dung xác thực phục vụ cho bài báo cáo.
5. Kết cấu của bài báo cáo
Nội dung bài báo cáo được chia thành 03 phần:
Phần I. Khảo sát công tác hành chính văn phòng của công ty Cổ phần tư
vấn đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải.
Phần II. Chuyên đề công tác soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phần tư
vấn đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải.
Phần III. Phụ lục
Nguyễn Thị Thanh Hải
5
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Phần I.
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ
phần Đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải
1.1. Sự hình thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng
Giao thông vận tải
Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng GTVT (TRICC), tiền thân là
Viện Nghiên cứu thiết kế Đường sắt được thành lập từ năm 1959. Năm 1989 trên
cơ sở sáp nhập 3 công ty: Công ty Khảo sát thiết kế Đường sắt, Công ty Nghiên
cứu Thiết kế đầu máy toa xe, Ban Khoa học Kinh tế kỹ thuật - Tổng Cục Đường
sắt thành Viện NCTK Đường sắt. Đến năm 1994 đổi tên thành Công ty Cổ phần
Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao Thông Vận Tải. Tháng 12/2005 hoàn thành
việc cổ phần hoá chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi là Công ty Cổ
phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải. Công ty là đơn vị khoa học
kỹ thuật, tư vấn chuyên ngành Đường sắt có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm về
lĩnh vực Đường sắt, là doanh nghiệp loại 1 liên tục từ năm 1994 đến nay.
TRICC được trang bị hệ thống máy móc hiện đại, nguồn nhân lực có chất
lượng cao. Trong những năm qua Công ty đã tư vấn thực hiện nhiều dự án giao
thông vận tải và liên danh với các đối tác trong nước để tham gia tư vấn các dự
án đường bộ và liên danh với các đối tác nước ngoài như các: Công ty Tư vấn
giao thông Nhật Bản (JTC), Công ty Tư vấn Đông Dương (OC), Công ty Tư vấn
Nippon Koei và các công tyTư vấn khác của: Pháp, Đức, Trung Quốc, Hàn
Quốc, Tây Ban Nha, Đài Loan, Australia để tư vấn các dự án đường sắt và giao
thông đô thị.
Nguyễn Thị Thanh Hải
6
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Báo cáo thực tập
1. Tư vấn đầu tư và xây dựng các công trình giao thông, gồm:
- Lập quy hoạch, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả
thi dự án đầu tư xây dựng công trình và mua sắm thiết bị và phương tiện vận tải;
- Khảo sát, Thiết kế và lập dự toán công trình giao thông đường sắt và
đường bộ (bao gồm: cầu, hầm, cống, đường, ga, trạm, hệ thống thông tin tín
hiệu, xây dựng công nghiệp và dân dụng);
- Thiết kế đóng mới, phục hồi, hoán cải đầu máy, toa xe, phương tiện thiết
bị cơ khí chuyên dùng cho ngành đường sắt;
- Thẩm tra các NCTKT, NCKT, thiết kế và dự toán công trình;
- Tư vấn kiểm định, tư vấn giám sát chất lượng thi công xây dựng các công
trình giao thông; Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông; Tư
vấn soạn thảo các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành giao
thông vận tải;
- Tư vấn giám sát chất lượng quá trình lắp đặt và chuyển giao công nghệ
máy móc, thiết bị công nghiệp và các phương tiện giao thông vận tải;
- Thiết kế kết cấu công trình dân dụng và công nghiệp;
- Thiết kế cấp thoát nước;
- Thiết kế mạng thông tin, bưu chính viễn thông công trình xây dựng;
- Thiết kế lắp đặt hệ thống điện công trình giao thông;
- Giám sát thi công xây dựng đối với công trình đường dây và trạm biến
áp đến 220KV, lĩnh vực: lắp đặt thiết bị công trình, xây dựng - hoàn thiện;
- Thiết kế công trình đường dây và trạm biến áp đến 35KV;
- Khảo sát địa chất công trình; Khảo sát trắc địa công trình;
- Dịch vụ tư vấn đấu thầu: lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu;
- Giám sát xây dựng và hoàn thiện công trình dân dụng, công nghiệp;
- Thiết kế kiến trúc công trình;
- Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;
- Tư vấn quản lý chi phí định giá;
Nguyễn Thị Thanh Hải
7
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thí nghiệm chuyên ngành xây dựng giao thông;
Báo cáo thực tập
2. Xây dựng công trình công ích: Thi công xây dựng công trình thực nghiệm
và các công trình ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới.
3. Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng khác: Mua, bán máy móc thiết bị
và phụ tùng thay thế.
4.Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu chủ sử dụng
hặc đi thuê: Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê, cho thuê văn
phòng làm việc.
5.Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động,
việc làm: cho thuê nhân lực trong phạm vi luật định.
6. Cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu hình khác: cho thuê máy móc
thiết bị.
7. Đại lý, môi giới, đấu giá: Đại lý vé tàu hỏa.
8. Bán buôn chuyên doanh khác: Mua bán phế liệu
9. Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông: Buôn bán hàng điện tử,
điện lạnh.
10. Cho thuê xe có cơ động: Cho thuê ô tô.
11. Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác:
photo, chuẩn bị tài liệu.
12.Hoạt động hỗ trợ dịch vụ tài chính: Hoạt động Tư vấn đầu tư (không bao
gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế và chứng khoán).
13.Hoạt động Tư vấn quản lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế
toán, kiểm toán, thuế và chứng khoán).
14.Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác: tư vấn về môi trường.
15. Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại: Xuất nhập khẩu các
mặt hàng công ty kinh doanh.
1.3. Quyền hạn của công ty:
1. Tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với cơ cấu, bộ máy được duyệt
và kế hoạch được giao.
Nguyễn Thị Thanh Hải
8
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
2. Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy định của
Pháp lệnh hợp đồng kinh tế và phân cấp của Công ty..
3. Quản lý, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đôn đốc, giám sát các bộ phận
trực thuộc Công ty thực hiện: Quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức kinh tế
- kỹ thuật, kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu, quy định khác.
4. Nghiên cứu, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền quyết định các dự án
về đổi mới, hiện đại hoá công nghệ đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị. Chỉ
đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thực hiện các dự án được duyệt theo phân cấp của
Công ty.
5. Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học, kỹ thuật, công
nghệ, quản lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
6. Về tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương:
- Xây dựng và trình Công ty: Phương án tổ chức lại Công ty; thành lập,
chia, tách, sát nhập, giải thể, chuyển đổi sở hữu, đổi tên, thay đổi trụ sở của
Công ty; Tổng định biên, cơ cấu định biên, chỉ tiêu tuyển dụng lao động từng
thời kỳ trình Tổng công ty phê duyệt.
- Xây dựng và trình Công ty thẩm hạch hoặc phê duyệt đơn giá tìên
lương, quy chế trả lương, thưởng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của
đơn vi trình Tổng công ty phê duyệt.
-Trình Ban quản trị Công ty về việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm,
luân chuyển, điều động, khen thưởng, kỷ luật và giải quyết chính sách đối với
các cán bộ đang làm việc tại Công tythuộc các chức danh do Công ty quản lý
theo phân cấp.
- Công ty được quyền quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm,
luân chuyển, điều động, khen thưởng, kỷ luật và giải quyêt chế độ chính sách
với các chức danh do Công ty quản lý theo phân cấp. Riêng các chức danh là
Trưởng phòng TCCB, Trưởng phòng TCKT của Công ty khi bổ nhiệm mới hoặc
bổ nhiệm lại phải được Công ty thoả thuận băng văn bản.
Nguyễn Thị Thanh Hải
9
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
- Giám đốc Công ty là người sử dụng lao động theo phân cấp. Giám đốc
Công ty có trách nhiệm thực hiện quyền của người sử dụng lao động để xây
dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế theo quy định của Nhà nước, của
cấp trên về nội dung quản lý lao động và thực hiện chế độ chính sách với người
lao động.
- Công ty được quyết định nâng bậc, chuyển xếp lương cho các chức danh
là công nhân, viên chức chuyên môn, nghiệp vụ thuộc diện Công ty quản lý theo
phân cấp về nâng bậc, chuyên xếp lương do Tổng công ty quy định.
- Tham gia xây dựng tiêu chuẩn viên chức chuyên môn, nghiệp vụ, tiêu
chuẩn công nhân kỹ thuật chuyên ngành tại Công ty
- Tự kiểm tra việc thực hiện chính sách đối với người lao động và tự kiểm
tra việc thực hiện pháp luật lao động trong Công ty
- Giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến người lao động theo quy
định của Bộ luật Lao động, của pháp luật về khiếu nại, tố cáo và phân cấp giải
quyết khiếu nại, tố cáo của Công ty.
7. Sản xuất kinh doanh, dịch vụ ngoài sản xuất kinh doanh chính: Căn cứ
vào các chức năng chính, nhiẹm vụ được giao và năng lực của Công ty để chủ
động lựa chọn thị trường, lựa chọn sản phẩm, xây dựng và tổ chức thực hiện kế
hoạch sản xuất kinh doanh dịch vụ ngoài sản xuất chính vận tải theo các quy
định của công ty.
8. Được quyền từ chối và tố cáo mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không
được Pháp luật quy định của bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào, trừ những khoản tự
nguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo và công ích.
9. Được quyền khước từ và kiểm tra, thanh tra không đúng quy định của
Pháp luật và của Công ty
10. Các quyền hạn khác theo quy định của Công ty
Nguyễn Thị Thanh Hải
10
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.4. Cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo:
Chủ tịch hội đồng quản trị
Báo cáo thực tập
: KS. Đỗ Văn Hạt.
Uỷ viên HĐQT – Tổng giám đốc
: ThS. Trần Thiện Cảnh.
Uỷ viên hội đồng quản trị
: ThS. Nguyễn Mạnh Thắng.
Uỷ viên hội đồng quản trị
: CN. Nguyễn Thị Bạch Diệp.
Uỷ viên hội đồng quản trị
: KS. Phạm Viết Hùng.
*Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty (xem Phụ lục 1)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng:
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng (phòng
Hành chính – Tổng hợp)
Phòng HC-TH có chức năng giúp cho HĐQT điều hành, phối hợp các
hoạt động chung của cơ quan.
Tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác quản lý hành chính quản trị
thi đua sản xuất, chính quy văn hoá an toàn, quản lý và khai thác sử dụng tốt
phương tiện vận chuyển nội bộ đảm bảo an toàn.
Phòng HC -TH có chức năng quản lý công tác hành chính văn thư trong
cơ quan. Đảm bảo cơ sở vật chất cũng như sức khỏe của CBCNV trong cơ quan.
Sử dụng và bảo quản con dấu theo quy định của cơ quan và luật bảo quản và sử
dụng. Ngoài ra văn thư cần phải thực hiện thường xuyên công tác vào sổ các
công văn giấy tờ, lập các hồ sơ lưu trữ.
Tham mưu trong công tác duy trì, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị
trang bị tại cơ quan Công ty và khối vận dụng.
Tham mưu về công tác quản lý sử dụng nhà, đất và khuôn viên tài sản
được trang cấp.
Từ những chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Trình HĐQT chương trình làm việc, kế hoạch công tác. Đôn đốc kiểm
tra các phòng ban, đơn vị thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó của
Nguyễn Thị Thanh Hải
11
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
HĐQT và chủ tịch HĐQT sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc kiểm tra
phối hợp thực hiện giữa các đơn vị trên theo quy định của pháp luật
- Thu thập, xử lý thông tin , chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,
chỉ đạo điều hành của HĐQT theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác
thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất, được giao theo quy định của công ty.
- Trình HĐQT quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình,
dự án thuộc phạm vị quản lý của phòng.
- Giúp công ty giữ mối quan hệ với ngành Đường sắt. Đồng thời tiếp tục
duy trì và mở rộng quan hệ với các ban quản lý Đường sắt đô thị Hà Nội,TP Hồ
Chí Minh và các ban quản lý công trình giao thông. Duy trì và mở rộng quan hệ
hợp tác với các tư vấn nước ngoài có cùng chuyên môn…
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, thông báo của HĐQT cho
các đơn vị công ty biết để thực hiện
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của cơ quan, chịu trách nhiệm
về tính pháp lý, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan.Có trách nhiệm hướng
dẫn các phòng ban làm các công văn giấy tờ sao cho đúng thể thức cũng như
tính hợp pháp của văn bản
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
công ty và của tổng giám đốc và các dơn vị có liên quan.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, đào tạo, bồi dưỡng CBCNV trong đơn vị
mình.
- Quản lý tổ chức bộ máy , biên chế cho CBCNV và tài sản , trang thiết bị
cơ sỏ vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản
lý của HĐQT của công ty .
- Chịu trách nhiệm chăm lo đến đời sống sức khỏe cũng như tinh thần cho
CBCNV trong công ty. Đảm bảo cho họ luôn có sức khỏe và tinh thần làm việc
thoải mái nhất góp phần nâng cao năng suất công việc của công ty . Chức năng
nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong phòng hành chính tổng hợp.
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp ( phụ lục số 2)
Nguyễn Thị Thanh Hải
12
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng
Trưởng phòng là người trực tiếp giúp Tổng Giám đốc thực hiện các
nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong phạm vi công ty mình và chỉ đạo trực
tiếp nghiệp vụ công tác văn thư - lưư trữ ở cấp dưới.
Phó phòng: là người trợ giúp cho trưởng phòng quản lý và phân công lao
động trong phòng mình. Giúp trưởng phòng tổng hợp các công việc hàng ngày.
là người được giao trách nhiệm và quyền hạn khi trưởng phòng vắng mặt.
Bộ phận văn thư - lưu trữ: Cán bộ văn thư phải tổ chức giải quyết và
quản lý văn bản; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu; tổ chức xây dựng văn bản
của cơ quan mình theo sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng.
Bộ phận hậu cần: bảo đảm cơ sở vật chất trang thiết bị của cơ quan luôn
được vận hành tốt nhất. Đảm bảo vệ sinh trong cơ quan luôn sạch đẹp và an
toàn. Phục vụ công tác tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan sao cho được đảm
bảo tốt nhất.
Bộ phận y tế: Chăm lo sức khỏe cho CBCNV toàn công ty.
*Lề lối làm việc:
– Phòng Hành chính – Tổng hợp làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng
phòng là người đứng đầu văn phòng. Trong phạm vi văn phòng, trưởng phòng
cú trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất các công tác văn phòng.
– Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị tham mưu cho Giám đốc công ty
về công tác tổ chức sản xuất, cán bộ, lao động, quy hoạch và giáo dục đào tạo
cán bộ, lao động. Tham mưu công tác thanh tra, pháp chế. Tham mưu trong việc
thực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến người lao động.
*Nhận xét về công tác quản lý và phòng nhiệm vụ các nhân sự thuộc
phòng Hành chính – Tổng hợp:
Đây được coi là một khâu quan trọng trong hoạt động của Công ty. Tất cả
các nhiệm vụ của phòng được phân công cụ thể đến từng nhân viên căn cứ chức
năng nhiệm vụ của từng chức danh. Ngoài ra cũn thực hiện các nhiệm vụ đột xuất
Nguyễn Thị Thanh Hải
13
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Phát sinh theo sự phân công trực tiếp của lãnh đạo phòng. Nhìn chung việc
giao nhiệm vụ, thực hiện và xử lý cụng việc có khoa học, hợp lý và kịp thời.
2.2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư, lưu trữ
2.2.1. Tình hình chung công tác Văn thư
Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý doanh
nghiệp nói riêng trong số đó thì công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng
Giao thông vận tải không phải ngoại lệ
- Xác định rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động
quản lý nói chung. công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận
tải luôn chú ý chỉ đạo mọi mặt hoạt động của công tác này. Trong công ty công
tác văn thư đã góp phần lớn cho việc giải quyết công việc, giữ lại đầy đủ các văn
bản về mọi mặt hoạt động
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, công tác văn thư của công
ty nằm trong sự phụ trách của văn phòng. Theo chức năng, nhiệm vụ được phân
công, cán bộ văn thư thực hiện đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản, đăng
ký văn bản đến, nhân bản đưa tới các phòng ban trong công ty.
- Cán bộ văn thư có vị trí quan trọng trong việc bảo đảm thông tin bằng
văn bản phục vụ cho công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của công ty.
- Để đảm bảo công ty việc giải quyết kịp thời, khoa học, nhanh chóng,
công ty đã tổ chức khu làm việc hợp lý cho bộ phận văn thư.
Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật và tính chính trị cao,
có liên quan chặt chẽ với hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Do đó, các cán bộ làm công tác văn thư, trước hết là cán bộ văn thư chuyên
trách cần được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và các kiến thức
có liên quan để đạt tới những trình độ nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu về công
tác này của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư của Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng
GTVT được tổ chức theo hình thức tập trung. Ngoài văn thư chung của cơ quan
các đơn vị phòng ban trong công ty không tổ chức văn thư riêng. Xác định được
Nguyễn Thị Thanh Hải
14
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
tầm quan trọng đó công ty giao nhiệm vụ cho cán bộ văn thư là tổ chức soạn
thảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản và quản lý con dấu được tổ chức theo
hình thức tập trung. Cán bộ văn thư làm việc trong phòng Hành chính - Tổ
chức, phòng được bố trí ở tầng 1 thuận tiện cho việc giải quyết công việc, phục
vụ tốt cho các đối tượng cán bộ, nhân viên trong và ngoài cơ quan.
Trong phòng có sơ sở vật chất tương đối đầy đủ, bao gồm các thiết bị
như: bàn, ghế, giá, tủ và các phương tiện kỹ thuật hiện đại như: máy vi tính, máy
in, máy Fax, máy photocopy, điện thoại, các văn phòng phẩm.
Cán bộ văn thư có vai trò rất quan trọng, có tính chất quyết định tới năng
suất, chất lượng công việc. Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn, các cán bộ
khác hầu hết đều đã học xong chương trình tin học cơ bản, sử dụng máy vi tính
tương đối thành thạo. Cán bộ làm công tác văn thư của công ty luôn chấp hành
nghiêm chỉnh, rèn luyện và phấn đấu làm tốt công tác văn thư không để sai sót
hoặc vi phạm quy định của Nhà nước.
* Ưu điểm:
+ Đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có
tinh thần trách nhiệm, có kinh nghiệm trong công tác nên có nhiều sáng tạo
trong quá trình giải quyết công việc; thường xuyên được tham gia các lớp tập
huấn để bồi dưỡng nghiệp vụ đồng thời được trang bị thêm những kiến thức bổ
trợ như: kiến thức về doanh nghiệp, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO, ứng dụng tin học, đầu óc sáng tạo…góp phần nâng
cao hiệu quả công việc, trình độ nghiệp vụ.
+ Xác định rõ được tầm quan trọng của công tác văn thư trong quá trình
hoạt động quản lý của cơ quan, dưới sự chỉ đạo giám sát của Trưởng phòng
công tác văn thư đã luôn được chú trọng và đi vào ổn định.
+ Công tác văn thư được tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo cung cấp thông
tin kịp thời, chính xác.
+ Việc nhận và theo dõi văn bản thuận tiện, dễ dàng.
+ Tra tìm văn bản nhanh, chính xác.
Nguyễn Thị Thanh Hải
15
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Việc tổ chức tiếp đón khách diễn ra chu đáo.
Báo cáo thực tập
+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư góp phần giảm
bớt sức lao động của cán bộ văn thư, nâng cao hiệu quả công việc.
+ Việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của cơ quan là một phương pháp quản lý
mới giúp hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng công
việc theo một trình tự nhất định.
+ Giúp công tác lưu trữ được dễ dàng và khoa học hơn.
+ Không gian làm việc và điều kiện tốt.
* Nhược điểm:
+ Cần không ngừng phát huy tinh thần làm việc và ý thức trách nhiệm của
chuyên viên văn thư hơn nữa để hiệu quả công việc được tốt hơn.
+ Trang thiết bị vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Cần trang bị
thêm một số trang thiết bị hiện đại để khắc phục một số thiết bị có hiệu quả công
việc thấp.
2.2.2. Khảo sát về công tác lưu trữ của Công ty
2.2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu:
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các công việc có
liên quan đến công việc xác định giá trị tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu
trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia. Nhìn chung công việc này đã được Công ty
thực hiện thường xuyên
Các nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ chủ yếu từ các đơn vị phòng ban,
trong Công ty sau 01 năm công việc kết thúc các đơn vị cá nhân thuộc công ty
phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ chủ yếu là các văn bản, sơ đồ bản vẽ,
hồ sơ hiện trạng, các tài liệu có giá trị như: hồ sơ toa xe, bản vẽ kỹ thuật…
Nguyễn Thị Thanh Hải
16
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu
Báo cáo thực tập
Chỉnh lý tài liệu là một quá trình tổng hợp của nhiều quá trình, nghiệp vụ
cơ ban của công tác lưu trữ. Ngày nay công tác chỉnh lý ngày càng được coi
trọng và quan tâm.
Chỉnh lý tài liệu là khâu quan trọng nhất của ngành lưu trữ. Đó là bước
chuyển mình của tài liệu từ nguồn thành tài liệu lưu trữ. Có thể nói có tài liệu
chỉnh lý thì mới được coi là kho lưu trữ. Công việc này đòi hỏi người thực hiện
phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và có kinh nghiệm nghề nghiệp thì
mới đảm bảo yêu cầu. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng nên đã được
cán bộ lưu trữ tiến hành cẩn thận, đúng kỹ thuật và chính xác.
2.2.2.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Phòng lưu trữ của Công ty được có hệ thống cửa chính, cửa sổ, có khóa chắc
chắn, có rèm che, hệ thống điện an toàn, có giá, tủ đựng Hồ sơ để tránh bụi,…
- Về trang thiết bị: Nhìn chung kho lưu trữ của Công ty được trang bị
tương đối đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như: giá, tủ đựng Hồ sơ, tài liệu, , hệ
thống báo động, trang thiết bị chống cháy nổ, bình cứu hỏa, quạt, máy điều hòa
nhiệt độ, các loại thuốc diệt côn trùng,…
Về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thì ở Công ty đã thực hiện theo quy
định tất cả các văn bản được lưu tại phòng Hành chính tổng hợp, ngoài ra các
phòng ban trong Công ty đều có tủ lưu trữ riêng đối với các văn bản đi và đến
thuộc nghiệp vụ của từng phòng. Tuy nhiên, còn một hạn chế lớn là do đặt trên
tầng 3 nên nếu khi có sự cố bất ngờ xảy ra sẽ khó khăn hơn cho công tác cứu trợ
kịp thời, khâu vận chuyển tài liệu còn gặp khó khăn. Mặt khác kho lai được đặt
ở chung cùng với phòng Hành chính tổng hợp vì đa phần ở công tythì tại các
phòng đã lưu trữ văn bản rồi nên cũng gây khó khăn cho công tác bảo quản và
tra tìm tài liệu.
2.2.24. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ :
Tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ là một trong những công tác quan trọng
nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác Lưu trữ.
Nguyễn Thị Thanh Hải
17
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Công tác sử dụng tài liệu Lưu trữ ở Công ty vận dụng toa xe hàng Hà Nội
diễn ra thường xuyên với tần xuất không lớn như Phòng Văn thư, nhưng trung
bình mỗi tuần kho Lưu trữ cũng đón nhận khoảng 2 đến 3 lượt người vào tra tìm
và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ. Khi có yêu cầu, cán bộ văn thư có thể tìm
thông tin cung cấp cho Lãnh đạo Công ty trong quá trình công tác. Công việc tra
tìm chủ yếu dựa vào mục lục Hồ sơ. Theo quy định, ít nhất phải có 03 quyển
mục lục Hồ sơ nhưng so nhu cầu thực tế của Cơ quan không nhiều nên chỉ có 01
quyển mục lục Hồ sơ, tuy vậy vẫn đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu khi cần
thiết. Việc tra tìm và sử dụng tài liệu phải được sự cho phép của người có thẩm
quyền bằng văn bản và sự đồng ý của cán bộ Văn thư Lưu trữ. Việc tra tìm này
trực tiếp do cán bộ Phòng thực hiện.
* Đánh giá: Nhìn chung, công tác lưu trữ ở Công ty đã thực hiện theo quy
trình hiện hành, hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao.
Bên cạnh đó cách bố trí phòng làm việc cũng được coi là một yếu tố khá
quan trọng nếu bố trí khoa học, hợp lý sẽ góp phần giải quyết công việc được
hiệu quả, nhanh chóng. Các trang thiết bị hiện đại, đầy đủ sẽ trợ giúp đắc lực
cho cán bộ nhân viên giảm bớt sức lao động mà hiệu quả công việc sẽ cao hơn.
Chính vì vậy, văn phòng của công ty cũng đã được bố trí và sắp xếp cho phù hợp
với điều kiện thực tế và công việc được tốt hơn. Nhìn qua về cách bố trí phòng
làm việc của phòng tôi nhận thấy có những ưu và khuyết điểm sau:
Ưu điểm:
+ Bàn ghế được kê gọn gàng ngăn nắp có khoảng trống để đi lại.
+ Tủ đựng tài liệu kê cạnh bàn làm việc thuận tiện cho việc quản lý, tra
tìm tài liệu khi cần thiết.
Nhược điểm:
Tuy đã có đầy đủ các trang thiết bị như: máy tính, máy in, máy photo
nhưng lại sắp xếp chưa khoa học, máy móc còn thiếu, cũ chưa đáp ứng được yêu
cầu của công việc. Điều này cản trở đến tiến độ giải quyết công việc. Bên cạnh
Nguyễn Thị Thanh Hải
18
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
đó còn những hạn chế, như trong phòng làm việc còn thiếu cây cảnh khiến cho
không gian làm làm việc không được mát mẻ, tự nhiên.
Vì vậy, phải sắp xếp bố trí lại các thiết bị 1 cách hợp lý, bổ sung chậu cây
cảnh trong văn phòng, thay thế một số máy tính đã cũ và hỏng. Máy điện thoại
nên để gần bên trái của bàn làm việc, thuận tiện cho việc nghe và ghi chép thông
tin dễ dàng và chính xác.
Bên cạnh đó vẫn tồn tại một số hạn chế: Mô hình Phòng Lưu trữ nhỏ bé,
diện tích chưa đủ lớn, không có mặt bằng cho việc chỉnh lý tài liệu. Đồng thời,
trong Phòng chưa đảm bảo đầy đủ các điều kiện bảo quản tài liệu Lưu trữ, chưa
có phòng riêng cho phòng Lưu trữ…Mặt khác, vị trí của Phòng vẫn chưa đảm
bảo yêu cầu khi có sự cố xảy ra.
2.3. Công tác hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác
(tuần, tháng, quý) của Công ty
Trong quá trình hoạt động của công ty thì công việc xây dựng kế hoạch
công tác tuần, tháng, quý, năm là vấn đề rất quan trọng và cần thiết. Để công
việc được giải quyết một cách nhanh chóng, và khoa học thì cần phải lập kế
hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm. Vấn đề này đòi hỏi các đơn vị phòng ban
phải chủ động trong công việc chuyên môn của mình, đặc biệt phòng Hành
chính tổ chức là phòng chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch
công tác tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan.
Xây dựng chương trình công tác năm: chậm nhất vào ngày 31 tháng 10
hàng năm, các Phòng, ban, ngành thuộc công ty gửi phòng Hành chính tổng hợp
danh mục các Đề án cần trình Lãnh đạo cơ quan, Giám đốc Công ty ban hành
(gọi chung là đề án, văn bản). Các đề án, văn bản trong chương trình công tác
phải ghi rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dung chính của đề án, cơ quan
chủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình.
Phòng Hành chính tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của
Công ty; gửi lại các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến.
Nguyễn Thị Thanh Hải
19
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trình công tác
năm sau của , các phòng, ban, đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham gia ý
kiến và gửi lại Phòng Hành chính hoàn chỉnh, trình Giám đốc Công ty xtôi xét.
Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày thông qua, Phòng Hành chính trình
Giám đốc Công ty ký ban hành; đồng thời, có trách nhiệm phát hành, gửi thành
viên các phòng, ban, ngành thuộc Công ty biết, thực hiện.
Chương trình công tác Quý của Công ty: là cụ thể hóa Chương trình
công tác năm, được quy định thực hiên trong từng quý và những công việc cần
bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong quý.
Xây dựng chương trình công tác quý: chậm nhất vào ngày 15 của tháng
cuối quý, các phòng, ban thuộc Công ty gửi báo cáo kết quả thực hiện chương
trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào Chương
trình công tác quý sau của Công ty
Phòng Hành chính tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý sau của
Công ty, trình Giám đốc Công ty quyết định.
Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Phòng Hành chính có trách
nhiệm trình Giám đốc Công ty phê duyệt chương trình công tác quý sau của
Công ty , gửi các phòng, ban, ngành thuộc Công ty cụ thể hóa chương trình công
tác quý, được thực hiện trong từng tháng của qúy và những công việc cần bổ
sung, điều chỉnh trong tháng.
Chương trình công tác Tháng của Công ty: là cụ thể hóa chương trình
công tác quý, được thực hiện trong từng tháng của qúy và những công việc cần
bổ sung, điều chỉnh trong tháng.
Xây dựng chương trình công tác tháng: Chậm nhất vào ngày 20 hàng
tháng, các phòng, ban, ngành thuộc Công ty căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề
án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng
hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình
gửi Phòng Hành chính.
Nguyễn Thị Thanh Hải
20
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập
Phòng Hành chính có trách nhiệm tổng hợp chương trình công tác tháng
của Công ty trong đó cần được phân chia theo từng lĩnh vực do Chậm nhất vào
ngày 25 hàng tháng, Phòng Hành chính có trách nhiệm trình phê duyệt chương
trình công tác tháng sau của Công ty, gửi các phòng, ban thuộc Công ty biết, tổ
chức thực hiện.
Xây dựng chương trình công tác tuần
Kế hoạch công tác tuần của công tydo các phòng ban lập, thứ 2 hàng
tuần đều họp giao ban đầu tuần để báo cáo tình hình và vạch ra kế hoạch cho
tuần kế tiếp. Sau khi tổng hợp kế hoạch tuần của các phòng ban, trưởng phòng
lấy đó làm cơ sở để lập kế hoạch tháng quý, căn cứ vào kế hoạch quý đó để lập
kế hoạch năm cho Công ty Sau khi trưởng phòng Hành chính tổng hợp xong thì
lên kế hoạch cụ thể. Khi hoàn thịên về nội dung, thể thức thì tiến hành đánh
máy, nhân bản gửi cho lãnh đạo công ty, các phòng ban, công ty căn cứ vào kế
hoạch đó để triển khai thực hiện.
Sơ đồ hoá quy trình xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý,
năm của công ty (phụ lục số 3)
2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của công ty
2.4.1. Các quy định của công ty về soạn thảo và ban hành văn bản
* Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản.
+ Thẩm quyền về hình thức văn bản
Do các doanh nghiệp không có thẩm quyền ban hành văn bản Quy phạm
pháp luật mà chỉ được quyền ban hành văn bản chuyên ngành. Do đó, để quản
lý, điều hành và tổ chức hoạt động của công ty thì công ty chỉ có thể sử dụng
văn bản hành chính để phục vụ cho hoạt động quản lý của mình.
+ Thẩm quyền về nội dung văn bản
Khi soạn thảo và ban hành văn bản, nội dung văn bản của công ty đảm
bảo đúng quy định của pháp luật trong thẩm quyền ban hành văn bản cũng như
trong từng lĩnh vực cụ thể thuộc phạm vi hoạt động của công ty.
Căn cứ pháp lý để ban hành văn bản trong công ty:
Nguyễn Thị Thanh Hải
21
Lớp ĐHLT QTVP13B
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Luật Doanh nghiệp
Báo cáo thực tập
- Điều lệ hoạt động của công ty
- Quy chế hoạt động của công ty
- Các văn bản quản lý Nhà nước của cơ quan chủ quản ngành tùy theo
lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Biên bản kỳ họp của HĐQT
- Căn cứ vào từng thể loại mà công ty quyết định nội dung cho phù hợp.
+ Thẩm quyền ký văn bản:
Theo quy định chung về công tác văn thư thì: Tổng Giám đốc công ty
phải ký những văn bản quan trọng trong quá trình sản sinh, trong quá trình hoạt
động của cơ quan theo quy định của Nhà nước Tổng Giám đốc công ty có thể
giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định mà mình
phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó
phụ trách hoặc giao cho hoặc Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh những văn
bản có nội dung không quan trọng.
Áp dụng theo đúng quy định này Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và xây
dựng GTVT đã thực hiện việc ký văn bản đi như sau:
- Đối với những văn bản có nội dung quan trọng như Báo cáo công tác
quý, năm, tờ trình mở thêm các chi nhánh thì Tổng Giám đốc trực tiếp ký:
Ví dụ:
TỔNG GIÁM ĐỐC
Trần Thiện Cảnh
- Trường hợp Tổng Giám đốc đi công tác Tổng Giám đốc ủy quyền cho
Phó Tổng Giám đốc đảm nhiệm nhiệm vụ phụ trách công tác chung ký thay tất
cả các văn bản mà theo quy định Tổng Giám đốc phải ký:
Nguyễn Thị Thanh Hải
22
Lớp ĐHLT QTVP13B
