Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH tại VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................................................3
Phần I......................................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY
NAM ĐỊNH............................................................................................................................4
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ
QUAN......................................................................................................................4
1. Khái quát về Thành phố Nam Định......................................................................4
2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................5
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Thành ủy Nam Định..............................................5
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH
ỦY NAM ĐỊNH.......................................................................................................6
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng...............................................................6
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiên chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan......................................................6
1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế........................................................................8
1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc hợp ) của cơ quan 10
1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan...........15
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hện nghi thức nhà nước về văn
hoá công sở của cơ quan Thành uỷ Nam Định.......................................................15
1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng của cơ quan Thành uỷ Nam Định.................16
2.Khảo sát về công tác văn thư...............................................................................20
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Cơ quan Thành uỷ Nam Định..................20

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo
thực hiện công tác văn thư của cơ quan.................................................................22
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ........................................24
Phần II..................................................................................................................................26
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN..............................26
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.
................................................................................................................................26
1.1 Mẫu lịch công tác tuần.....................................................................................26
1.2 Xây dựng mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm ......................27
2. Giúp cơ quan mẫu hoá một số văn bản sau:.......................................................28
2.1 Mẫu hoá 01 Quyết định của cơ quan Thành uỷ Nam Định..............................31
2.2 Mẫu hoá 01 công văn trao đổi..........................................................................33
2.3 Mẫu hoá 01 kế hoạch tổ chức hội nghị............................................................35
3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan Thành uỷ Nam Định
................................................................................................................................36
3.1. Công tác chuẩn bị hội nghị..............................................................................36
3.1.1 Xác định nội dung hội nghị và phân công chuẩn bị nội dung.......................36
3.1.2 Đôn đốc việc xây dựng đề án và thẩm định đề án........................................37
3.1.3 Thông tin phục vụ nội dung hội nghị............................................................37
3.1.4 Lập chương trình và triệu tập hội nghị.........................................................37
3.1.5 Xác định thành phần hội nghị........................................................................37
3.1.6 Tài liệu sử dụng tại hội nghị..........................................................................38
3.1.7 Phối hợp đảm bảo các điều kiện vật chất và an toàn hội nghị.......................38

Trần Trọng Dương

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

3.2. Trong hội nghị.................................................................................................38
3.2.1 Chuẩn bị khai mạc.........................................................................................38
3.2.2 Ghi biên bản và ghi âm, ghi hình..................................................................38
3.2.3 Tổng hợp ý kiến thảo luận tại hội nghị..........................................................38
3.2.4 Chuẩn bị kết luận hội nghị, thông qua biểu quyết.........................................39
3.3. Sau hội nghị.....................................................................................................39
3.3.1 Hoàn chỉnh các biên bản...............................................................................39
3.3.2 Văn bản hoá các quyết định của hội nghị......................................................39
3.3.3 Hoàn chỉnh hồ sơ nộp lưu trữ........................................................................39
3.3.4 Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định hoặc nghị quyết hội
nghị.........................................................................................................................39
4.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược
điểm của mô hình văn phòng.................................................................................40
5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Cơ quan Thành uỷ Nam Định.
Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng..........42
Phần III.................................................................................................................................45
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ............................................................................45
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính
văn phòng của Thành uỷ Nam Định.......................................................................45
1. Ưu điểm..............................................................................................................45
1.1. Mức độ thực hiện và hiệu quả các nhiệm vụ của Văn phòng..........................45
1.2. Hoạt động của Văn phòng...............................................................................45
1.3. Tổ chức nhân sự..............................................................................................46
1.4. Công tác Văn thư.............................................................................................46
1.5. Công tác lưu trữ...............................................................................................47
2. Nhược điểm........................................................................................................48

2.1. Tổ chức cán bộ, phân công công việc.............................................................48
2.2. Công tác hành chính văn phòng......................................................................48
2.3. Công tác văn thư..............................................................................................48
2.4. Công tác lưu trữ...............................................................................................48
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm............49
1. Đối với cơ quan Thành uỷ Nam Định:...............................................................49
1.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng.................................49
1.2. Về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ......................................................49
1.3. Về công tác Văn thư - Lưu trữ........................................................................50
1.4. Về trang thiết bị văn phòng.............................................................................51
1.5. Phân công công việc........................................................................................51
2. Một số đề xuất với nhà trường...........................................................................51

Trần Trọng Dương

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên cho phép em được gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Mạnh
Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
tạo điều kiện cho em có cơ hội được thực tập tại cơ quan Thành ủy Nam Định.
Em cũng cảm ơn tất cả các cán bộ, chuyên viên đang công tác tại cơ quan Thành
ủy Nam Định đã cùng làm việc và hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn vô
cùng nhiệt tình để em có thể hoàn thành được quá trình thực tế này. Đặc biệt em

cám ơn anh Nguyễn Nam Hà - Phó Chánh văn phòng Thành uỷ Nam Định đã
quan tâm, hướng dẫn em thực tập và hoàn thiện bản báo cáo.
Trên cơ sở Kế hoạch của Nhà trường, dưới sự hướng dẫn của các thầy cô
giáo trong khoa và được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng Thành uỷ Nam
Định, em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Thành uỷ Nam Định từ ngày
01/03/2016 đến ngày 29/04/2016. Tuy khoảng thời gian không được dài nhưng
trong suốt thời gian thực tập em đã bước đầu củng cố cho mình những yêu cầu
chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ công việc cũng như kỹ năng giao tiếp bên
ngoài, em dần tiếp thu được một số kinh nghiệm, mở rộng và phát huy được kiến
thức đã học ở trường, ở thầy cô và bạn bè và đã rút ra được ưu điểm, khuyết
điểm của bản thân, qua đó có những cách nhìn nhận, thay đổi để có thể đáp ứng
và hoàn thành những công việc, nhiệm vụ được giao.
Vì thời gian và phạm vi tiếp cận các công việc chỉ giới hạn trong phạm
vi thực tập ngắn và giới hạn trong phạm vi Báo cáo thực tập. Em xin đề cập
đến các nội dung hoạt động của Văn phòng Thành uỷ Nam Định chủ yếu từ
phương diện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, vai trò của văn
phòng trong hoạt động hành chính, tổ chức của cơ quan. Qua đó giúp chúng ta
có một cái nhìn khái quát hơn về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, ý
nghĩa hoạt động của Văn phòng Thành uỷ Nam Định đối với hoạt động
chung của Thành uỷ Nam Định.
Bên cạnh những kết quả đạt được thì bài báo cáo thực tập của em sẽ

Trần Trọng Dương

1

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế do thời gian có hạn và thực tế kinh
nghiệm còn ít. Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ý
kiến của các thầy cô giáo, của Lãnh đạo và cán bộ trong Văn phòng để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn, đồng thời qua đó để em có cái nhìn một
cách tổng quát hơn từ quá trình học vào trong thực tiễn./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016
Sinh viên

Trần Trọng Dương

Trần Trọng Dương

2

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên nguồn nhân lực vừa có

chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí
tại các cơ quan còn có mặt hạn chế.
Xuất phát từ nhu cầu xã hội và khả năng đáp ứng của Nhà trường, năm
2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 258/QĐBGD&ĐT ngày 28/08/2008 cho phép trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội nay là
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo ngành Quản trị văn phòng.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào
tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn
phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa cơ sở cho hoạt động thực tiễn và
ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong
phú thêm kho tàng lý luận.
Mỗi cơ quan, đơn vị, xí nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu khác nhau. Vì vậy vai trò, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng trong từng
cơ quan, đơn vị cũng khác nhau. Trong hoạt động của Cơ quan Thành uỷ Nam
Định, Văn phòng Thành ủy Thành Nam Định luôn giữ vai trò chủ đạo, là một
mắt xích quan trọng trong hoạt động, lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của
Thường trực Thành ủy. Văn phòng giúp việc tổng hợp và trực tiếp phục vụ việc
quản lý, điều hành của Lãnh đạo Thành ủy. Trong xu thế phát triển chung của
xã hội Văn phòng Thành ủy Nam Định ngày càng có vị trí, vai trò quan trọng
trong sự phát triển chung của toàn cơ quan. Trong hoạt động hành chính thì văn
phòng là trung tâm điều hành, phối hợp mọi hoạt động của cơ quan.

Trần Trọng Dương

3

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG
THÀNH ỦY NAM ĐỊNH
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CƠ QUAN.
1. Khái quát về Thành phố Nam Định.
Thành phố Nam Định là một thành phố lớn, một trung tâm chính trị,
kinh tế, văn hóa nằm ở phía Bắc của tỉnh Nam Định, bao gồm 20 phường và 5
xã ngoại thành; tổng diện tích đất tự nhiên 46,4 km2, dân số 352.108 người
thuộc trung tâm khu vực phía Nam đồng bằng sông Hồng và được trải dài hai
bên bờ sông Đào có tiềm năng phát triển đa dạng; có vị trí quan trọng và
thuận lợi của vùng tam giác kinh tế nơi tiếp giáp với nhiều đầu mối giao
thông trong và ngoài tỉnh: cách thủ đô Hà Nội 90 km về phía Tây Bắc, cách
cảng Hải Phòng 80 km về phía Đông Bắc cách thành phố tỉnh lỵ: Thái Bình
(19km), Ninh Bình (28km), Phủ Lý (30km). Nằm trong vùng ảnh hưởng của
địa bàn kinh tế trọng điểm các tỉnh phía Bắc nên thành phố Nam Định luôn
được xác định là trung tâm chính trị- kinh tế- văn hoá- khoa học kỹ thuật của
tỉnh, đóng vai trò trung tâm khu vực, có tầm ảnh hưởng quan trọng tới sự phát
triển của vùng Nam đồng bằng sông Hồng.
Thành ủy Nam Định là cơ quan lãnh đạo của Đảng bộ giữa hai kỳ Đại
hội do Đại hội Đại biểu Đảng bộ thành phố bầu ra, quản lý 92 Đảng bộ, Chi
bộ cơ sở và hơn 14000 Đảng viên.
Thành ủy Nam Định là cơ quan của Đảng được đặt tại số 150 đường
Trần Đăng Ninh, Phường Bà Triệu, Thành phố Nam Định, Tỉnh Nam Định.

Trần Trọng Dương

4

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn.
BAN CHẤP HÀNH ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ:
Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố (gọi tắt là Thành uỷ) là cơ quan
lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa 2 kỳ Đại hội Đại biểu, có nhiệm vụ lãnh
đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và cả hệ thống chính trị của
thành phố được quy định tại Điều lệ Đảng. Thành uỷ lãnh đạo bằng Nghị
quyết Hội nghị toàn thể Ban Chấp hành và thông qua sự chỉ đạo của Ban
Thường vụ Thành uỷ. Những vấn đề quan trọng trên mọi lĩnh vực của Thành
phố đều do Thành uỷ thảo luận và quyết định.
BAN THƯỜNG VỤ THÀNH UỶ:
Ban Thường vụ Thành uỷ thay mặt Ban Chấp hành lãnh đạo và chỉ đạo
mọi mặt công tác của Đảng bộ giữa 2 kỳ Hội nghị Ban Chấp hành
THƯỜNG TRỰC THÀNH UỶ:
Thường trực Thành uỷ (Bí thư và các Phó Bí thư) không phải là một
cấp nhưng được Ban Thường vụ giao thay mặt Ban Thường vụ Thành uỷ giải
quyết công việc hằng ngày của Đảng bộ, nhất là những vấn đề đột xuất nảy
sinh giữa 2 kỳ họp của Ban Thường vụ Thành uỷ.
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Thành ủy Nam Định.
Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp
trên, Thành ủy Nam Định có cơ cấu tổ chức như sau:

- Đồng chí Bí thư Thành uỷ là người chịu trách nhiệm cao nhất trong
Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, và Thường trực Thành uỷ. Cùng Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ và Thường trực Thành uỷ chịu trách nhiệm trước Tỉnh
uỷ, trước Đảng bộ và nhân dân Thành phố về sự lãnh đạo của Đảng trên mọi
lĩnh vực của thành phố và chịu trách nhiệm trực tiếp về những công việc được
phân công.
- Gồm có 2 phó Bí thư Thành ủy, giúp việc cho đồng chí Bí thư Thành

Trần Trọng Dương

5

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

ủy trong việc lãnh đạo, chỉ đạo:
+ Đồng chí Phó Bí thư Thường trực Thành uỷ chịu trách nhiệm về toàn
bộ công việc và hoạt động của Thường trực Thành uỷ, đồng thời chịu trách
nhiệm trực tiếp về những công việc được phân công.
+ Đồng chí Phó Bí thư Thành ủy- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố
- Thành ủy Nam Định gồm có: 4 Ban Xây dựng Đảng và 1 Văn phòng
• 4 Ban xây dựng Đảng
 Ban Tổ chức
 Ủy ban kiểm tra
 Ban Dân vận

 Ban Tuyên giáo
• 1 Văn phòng
II. KHẢO SÁT TÌNH

HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT

ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiên chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Văn phòng Thành ủy là một đơn vị trong hệ thống tổ chức của Thành
ủy; là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thường trực và Cấp ủy Thành phố.
Văn phòng Thành ủy chịu trách nhiệm và đặt dưới sự lãnh đạo của Thường
trực và Ban chấp hành Đảng bộ Thành phố
Văn phòng Thành ủy có chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tham mưu tổ chức công tác thông tin, xử lý thông tin đảm bảo phản
ánh thường xuyên, nhanh chóng, chính xác, kịp thời tình hình hoạt động các
lĩnh vực công tác của toàn Đảng bộ Thành phố, phục vụ đắc lực cho sự lãnh
đạo và chỉ đạo của Cấp ủy Thành phố.
- Xây dựng chương trình làm việc, lịch công tác, giúp Thường trực

Trần Trọng Dương

6

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

Thành ủy và Ban Chấp hành đảng bộ Thành phố làm việc theo chương trình
thời gian thích hợp. Tổ chức các hội nghị để Thành ủy truyền đạt các thông
tin, chỉ thị, nghị quyết, chính sách, pháp luật, của Đảng và Nhà nước, của cấp
trên và của Thành ủy tới các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc. Phối hợp theo
dõi, đôn đốc các cấp, các ngành, các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt thông tri,
chỉ thị, nghị quyết và các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Cùng các Ban xây dựng Đảng của Thành ủy phối hợp hoạt động phục
vụ sự lãnh đạo của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thành ủy.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ, Ban Chấp hành quản lý công
tác văn thư, công tác lưu trữ, hành chính quản trị và hướng dẫn các tổ chức cơ sở
Đảng về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính quản trị, công tác văn phòng cấp
ủy; quản lý cán bộ nhân viên văn phòng, quản lý tài sản chung của cơ quan.
- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất hậu cần phục vụ cho hoạt động
của Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành và các Ban xây dựng Đảng
như: Bố trí phòng làm việc, phương tiện làm việc, công tác đối nội, đối ngoại,
vệ sinh nếp sống, bảo vệ cơ quan, tổ chức và phục vụ các hội nghị do Thường
trực, Thường vụ và Cấp ủy thành phố triệu tập.
Ví dụ: Những tình huống Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
- Chuyên viên tổng hợp có nhiệm vụ thu thập thông tin số liệu để xây
dựng báo cáo Thường trực, Ban Thường vụ liên tục hàng tuần, hàng tháng,
hàng quý để giúp lãnh đạo nắm bắt ra đưa ra chủ trương đường lối lãnh đạo
phù hợp.
- Chuyên viên văn thư có nhiệm vụ vô cùng quan trọng hằng ngày là
đảm bảo các văn bản, giấy tờ, thông tin được lưu thông kịp thời nhanh chóng
tới Thường trực, Các ban xây dựng Đảng, đảm bảo yếu tố an toàn, bí mật và

kịp thời.
- Đảm bảo nội dung, hội trường và cơ sở vật chất cho tất cả các cuộc

Trần Trọng Dương

7

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

họp, giao ban, hội nghị hội thảo của cơ quan Thành uỷ Nam Định.

1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế
Quy trình xây dựng chương trình công tác của cấp uỷ
Các

Công việc

Trình tự công việc

bước

Trách

Ghi

nhiệm

chú

thực hiện
1

Nghiên cứu, chọn - Nghiên cứu một số hồ sơ Chuyên
việc và dự kiến nội trong kho lưu trữ văn phòng viên
dung

công

tổng

việc cấp uỷ ( Nghị quyết đại hội hợp

văn

đưa vào chương mới ban hành, Chương trình phòng cấp
trình công tác.

công tác toàn khoá, Quy chế uỷ.
làm việc ...)
- Chọn lọc vấn đề theo nhóm
công việc theo từng lĩnh vực,
xác định trọng tâm và sắp xếp
trình tự ưu tiên giải quyết.

2

Tham khảo ý kiến Tham khảo, thu thập tổng hợp Chuyên
của các cơ quan ý kiến của các cơ quan tham viên
tham mưu

mưu, giúp việc ( các Ban Đảng, hợp

tổng
văn

các cơ quan Nhà nước, các văn phòng cấp
phòng HĐND, UBND) theo uỷ.
các yếu tố :
- Sự cần thiết của vấn đề
- Tính khả thi của việc thực

Trần Trọng Dương

8

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

hiện
3

Tranh thủ ý kiến - Định hướng các công việc, Chuyên
chỉ đạo, gợi ý của nhiệm vụ chủ yếu cần bàn, viên

tổng

các đồng chí lãnh quyết định và chỉ đạo thực hiện hợp

văn

đạo chủ chốt

- Kế hoạch, chương trình công phòng cấp
tác cá nhân của từng đồng chí uỷ.
lãnh đạo chủ chốt trong từng
thời gian cụ thể

4

Xây dựng dự thảo Trên cơ sở các dữ liệu đã chọn Chuyên
chương trình công lọc tiến hành xây dựng dự thảo viên
tác của cấp uỷ

tổng

Chương trình công tác của cấp hợp

văn

uỷ bao gồm các yếu tố :

phòng cấp

- Tên gọi của chương trình

uỷ.

+ Phạm vi thời gian
+ Đối tượng thực hiện
- Tên công vệc cần giải quyết
- Thời gian thực hiện
- Cấp hoặc cơ quan trình đề
án, báo cáo
- Lời mở đầu và lời kết thúc
bản chương trình
5

Trình

lãnh

đạo - Tuỳ vào từng loại chương Chuyên

quyết định và ban trình mà văn phòng cần báo viên
hành chính thức

cáo để cấp uỷ, thường vụ hoặc hợp

tổng
văn

thường trực góp ý và quyết phòng cấp
định bằng một trong hai hình uỷ.
thức :
+ Trực tiếp báo cáo và xin ý
kiến quyết định tại hội nghị
Trần Trọng Dương

9

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

+ Gửi lấy ý kiến từng thành
viên cấp uỷ bằng văn bản, sau
đó tổng hợp trình lãnh đạo
quyết định.
Do đặc thù là cơ quan của Đảng nên mọi chương trình công tác đều
mang tính định hướng của cả một địa phương khu vực. Việc xây dựng chương
trình công tác của cấp uỷ và thực tế tại đây là Cơ quan Thành uỷ Nam Định
cần phải được xem xét và chọn lọc vô cùng cẩn thận chính xác, tham khảo các
văn bản tài liệu trong kho lưu trữ để hạn chế tối đa mọi sai lầm và phát huy
nâng cao duy trì các thành tựu đã đạt được.

1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc hợp )
của cơ quan
Dưới sự chỉ đạo của Thường trực cấp uỷ, trực tiếp của Lãnh đạo văn
phòng và các cơ quan tham mưu, Cơ quan Thành uỷ Nam Định đã tổ chức
thực hiện thành công và đạt hiệu quả cao ‘ Hội nghị Cán bộ, Công chức cơ
quan Thành uỷ Nam Định ‘ năm 2016 tại Hội trường tầng 5 cơ quan Thành uỷ
Nam Định
Sơ đồ hoá công tác tổ chức Hội nghị Cán bộ, Công chức cơ quan Thành
uỷ Nam Định năm 2016
Các

Công việc

Trình tự công việc

bước

Trách

Ghi

nhiệm

chú

thực hiện
1

I- Công tác chuẩn
bị

- Xác định người chủ trì, cơ
1- Xác định nội
quan chủ đề án và các cơ quan
dung hội nghị và
tham gia
phân công chuẩn
- Giao cơ quan chủ đề án
bị nội dung
+ Chuẩn bị báo cáo chính sẽ

Trần Trọng Dương

10

Chuyên
viên tổng
hợp

văn

phòng

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

trình bày tại cuộc họp
 Báo cáo tổng quan
 Tờ trình
 Dự thảo nghị quyết (nếu có)
+ Chủ trì tổ chức các cuộc hội Chuyên
thảo hoặc hội nghị để thảo luận viên tổng
hoặc ý kiến về những nội dung hợp
mà cấp uỷ sẽ quyết định.
2- Đôn đốc việc
xây dựng đề án và
thẩm

định

nội

dung

văn

phòng cấp

- Sau khi cấp uỷ phân công

uỷ.

chuẩn bị nội dung hội nghị, văn
phòng có nhiệm vụ theo dõi đôn
đốc việc chuẩn bị và kết hợp
thẩm định đề án, chủ yếu về yêu

cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ

Chuyên
viên tổng

hợp văn
và thể thức văn bản.
- Riêng việc thẩm định nội dung phòng cấp
đề án, tuỳ vấn đề và khả năng, uỷ.
điều kiện của mình, văn phòng
3- Thông tin phục
vụ nội dung hội

cấp uỷ có thể phát biểu ý kiến
riêng với cấp uỷ hoặc thường vụ
cấp uỷ
- Lập phiếu thẩm định, thu hồi

nghị

và tổng hợp nội dung đã thẩm

4-

Lập

Chuyên

định
viên tổng

- Tình hình, thực trạng của địa
hợp văn
phương
chương - Những mô hình, cách làm việc phòng cấp

trình và triệu tập của các cơ quan bạn
uỷ.
- Những chủ trương của TW...
hội nghị
- Kinh nghiệm nước ngoài
- Những ý kiến khác nhau, lập
5- Xác định thành luận và cơ sở của mỗi loại ý kiến
Trần Trọng Dương

11

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

phần hội nghị

Trường Đại học Nội vụ Hà

- Tổ chức khảo sát, nghiên cứu
Căn cứ chương trình toàn khoá,
chương trình năm, kết quả chuẩn

6- Tài liệu sử dụng bị đề án và thời gian cần thiết để
tại hội nghị
7- Phối hợp đảm

khoàn thành khối lượng công
việc
- Thành phần chính: theo quy

chế làm việc của cấp uỷ
- Thành phần mời dự
vật chất và an toàn - Danh sách mời dự hội nghị
bảo các điều kiện
hội nghị

phải trình Thường trực duyệt.
- Văn phòng đôn đốc việc chuẩn
bị tài
liệu dùng trong cuộc họp
- Lãnh đạo văn phòng cấp sắp
xếp và phát nhận tài liệu
- Lãnh đạo văn phòng giao kiến
nghị và giao nhiệm vụ cụ thể

2

II- Trong hội nghị
1- Chuẩn bị khai Văn phòng giúp thường trực Phó chánh
mạc

hoàn tất các văn bản về

văn phòng
- Chương trình chi tiết hội nghị
tổng hợp
- Phân công điều hành
- Những quy định và yêu cầu
cần thiết
- Báo cáo số lượng thành viên

Cán
bộ
hội nghị
2- Ghi biên bản và - Phân công cụ thể cán bộ văn phòng
ghi âm, ghi hình

chuyên viên ghi biên bản cuộc
họp
- Việc ghi âm ghi hình lãnh đạo

3- Tổng hợp ý phải được xin phép, đề xuất xin

Chuyên

kiến thảo luận tại ý kiến lãnh đạo thường trực.
viên tổng
- Tổng hợp thu thập đầy đủ,
hội nghị
Trần Trọng Dương

12

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

nhanh chóng, chính xác kết luận hợp

văn

4- Chuẩn bị kết

của các đồng chí chủ trì
phòng cấp
luận hội nghị, - Căn cứ vào nội dung hội nghị,
uỷ.
thông qua biểu lãnh đạo văn phòng chuẩn bị và
quyết

văn bản hoá thành dự thảo kết
luận, đảm bảo kết luận thể hiện
trí tuệ tập thể và dân chủ
- Khi cần biểu quyết, lãnh đạo
văn phòng chủ động hoặc kết
hợp với các cơ quan chủ đề án
xây dựng phiếu biểu quyết.

3

III- Sau hội nghị
1- Hoàn chỉnh các - Biên bản hội nghị phải được
biên bản

hoàn chỉnh sau khi kết thúc từ 5-

Chuyên

10 ngày.
viên tổng
- Biên bản phải ghi đầy đủ,
hợp văn
chính xác các quyết định.
- Biên bản phải có chữ ký của phòng cấp
2- Văn bản hoá
các quyết định của
hội nghị

thư ký ghi biên bản, lãnh đạo uỷ.
văn phòng xác nhận và đóng dấu
- Văn phòng giúp thường trực
hoàn thiện các quyết định của
hội nghị thành các văn bản cụ

3- Hoàn chỉnh hồ
sơ nộp lưu trữ

4- Xây dựng kế
Trần Trọng Dương

Chuyên

thể.
viên tổng
- Phải xác định cụ thể cá nhân và
hợp văn
cơ quan phụ trách, thời gian
phòng cấp
hoàn thành, xác định người
uỷ.
duyệt và kí văn bản... theo đúng
Chuyên
quy định.
viên lưu
- Văn phòng phải làm đúng
trữ
nguyên tắc, chế độ bảo mật trong

13

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

hoạch triển khai cấp phát và thu hồi tài liệu.

- Phải đảm bảo nguyên tắc lập
thực hiện các
hồ sơ và lưu trữ hồ sơ.
quyết định hoặc
- Lưu trữ hồ sơ tại cơ quan
nghị quyết hội
trường hợp đặc biệt nếu giao cơ
nghị
quan khác lưu trữ phải có ý kiến
của thường trực hoặc đồng chí
chủ trì hội nghị.
- Lãnh đạo văn phòng đề xuất
với thường trực phân công, chỉ
đạo các ban ngành liên quan
vạch kế hoạch triển khai thực
hiện, đảm bảo để các quyết định
nhanh chóng đi vào cuộc sống.

Trần Trọng Dương

14

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan
Hội nghị quán triệt triển khai thực hiện Nghị quyết Thành phố lần thứ
XVI, Tỉnh lần thứ XIX, Trung Ương XII.
Về mặt nội dung hình thức cơ bản, việc tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo cơ quan Thành uỷ Nam Định là công việc thường niên được tổ chức
theo hướng dẫn chung về công tác văn phòng cấp uỷ địa phương ( giống công
tác tổ chức hội nghị hội họp của cơ quan ).
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hện nghi thức
nhà nước về văn hoá công sở của cơ quan Thành uỷ Nam Định
Với vị trí , chức năng và vai trò hết sức quan trọng trong bộ máy lãnh đạo
tuyệt đối của Đảng nên việc đưa ra các giải pháp, áp dụng thực hiện các biện
pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quy chế văn hoá công sở tại cơ quan
Thành uỷ Nam Định sẽ rất có ý nghĩa trong việc góp phần nâng cao hiệu quả
thực hiện chức năng lãnh đạo tuyệt đối của Đảng, nhờ đó sẽ góp phần tích cực
vào công tác cải cách hành chính, nâng cao sự quản lí của các cơ quan chức năng
trên địa bàn thành phố nói riêng và phát triển kinh tế - xã hội nói chung.
Với đặc thù công việc của cơ quan Đảng cấp thành phố, văn hoá công
sở tại cơ quan luôn được áp dụng phù hợp với hoàn cảnh thực tế của địa
phương, đề cao nguyên tắc phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân
tộc và điều kiện kinh tế xã hội, phù hợp với xây dựng đội ngũ cán bộ công
chức chuyên nghệp, hiện đại và luôn tuân theo các quy định của pháp luật và
mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hoá nền hành
chính nhà nước. Dựa trên chủ trương và các nguyên tắc chung đó, em nhận
thấy việc áp dụng thực hiện các nghi thức nhà nước về văn hoá công sở tại
một cơ quan của Đảng rất khác so với các cơ quan chính quyền, hành chính
sự nghiệp và các công ty tư nhân bên ngoài (việc đeo thẻ tại cơ quan không
áp dụng, do là cơ quan của Đảng cấp thành phố nên văn hoá công sở ở đây

Trần Trọng Dương

15

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

luôn văn minh và gương mẫu, cán bộ công chức vui vẻ hoà đồng khi tiếp xúc
với nhân dân, với các tập thể cá nhân đến liên hệ công tác. Trang thiết bị vật
chất của cơ quan được trang bị đầu tư hiện đại, trụ sở làm việc được xây
dựng chắc chắn hiện đại khoa học, hợp lí. Biển hiệu cơ quan được treo trang
trọng, to đẹp rõ ràng. Cán bộ công chức tại cơ quan không hút thuốc, không
sử dụng các chất kích thích tại nơi làm việc)

Cơ quan Thành uỷ Nam Định số 150 Đường Trần Đăng Ninh,
Phường Bà Triệu, Thành phố Nam Định
1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng của cơ quan Thành uỷ Nam Định
Văn phòng Thành ủy là một đơn vị trong hệ thống tổ chức của Thành
ủy; là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thường trực và Cấp ủy Thành phố.
Văn phòng Thành ủy chịu trách nhiệm và đặt dưới sự lãnh đạo của Thường
trực và Ban chấp hành Đảng bộ Thành phố.
Văn phòng Thành ủy Nam Định có 18 đồng chí gồm: Thường trực
Thành ủy Nam Định, Lãnh đạo văn phòng và cán bộ, chuyên viên, nhân viên
được sắp xếp hợp lý, hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả phù hợp với tình

Trần Trọng Dương

16

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

hình thực tế.
a) Lãnh đạo văn phòng: 03 đồng chí ( trong đó 01 đồng chí Chánh Văn
phòng và 02 đồng chí Phó Chánh Văn phòng Thành ủy.
b) Các bộ phận chuyên môn:
 Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp: 02 đồng chí
 Chuyên viên kế toán: 01 đồng chí
 Chuyên viên văn thư: 01 đồng chí
 Chuyên viên lưu trữ: 01 đồng chí
 Cán bộ quản trị mạng công nghệ thông tin: 01 đồng chí
 Nhân viên tạp vụ: 01 đồng chí
 Nhân viên lái xe: 03 đồng chí
 Cán bộ giao thông: 01 đồng chí
 Cán bộ đánh máy: 01 đồng chí
 Cán bộ thủ quỹ: 01 đồng chí
 Cán bộ hành chính: 01 đồng chí
Chế độ làm việc và quan hệ công tác của lãnh đạo Văn phòng Thành ủy
theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng, 1 Phó Văn phòng tổng hợp, 1
Phó Văn phòng hành chính quản trị.
Đối với những vẫn đề sau đây, cần bàn bạc thông báo theo chế độ tập

thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách:
- Chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác và báo cáo tình hình
thực hiện nhiệm vụ 6 tháng, hằng năm của Văn phòng.
- Quy chế làm việc của Văn phòng.
- Thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc Văn phòng; quy hoạch cán
bộ, bổ nhiệm, bố trí, điều động, tiếp nhận, tuyển dụng, cho thôi việc, cho nghỉ
chế độ, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật; cử cán bộ đi tham quan, nghiên
cứu, học tập ở trong và ngoài nước; những vấn đề có liên quan đến đời sống

Trần Trọng Dương

17

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

của cán bộ, nhân viên.
- Thông báo trong lãnh đạo Văn phòng để biết về việc xây dựng cơ bản,
mua sắm trang thiết bị cho cơ quan có giá trị lớn (từ 5 triệu đồng trở lên).
- Hằng tuần sau Hội nghị giao ban Thường trực Thành ủy, lãnh đạo
Văn phòng tổ chức giao ban triển khai công việc liên quan của Thành ủy,
của Văn phòng.
Văn phòng là bộ mặt của toàn cơ quan, vì vậy việc bố trí, xây dựng, sắp
xếp văn phòng cũng sẽ có những ảnh hưởng nhất định đến cơ quan đó. Ở
Thành uỷ Nam Định thì việc bố trí, sắp xếp, xây dựng mô hình Văn phòng

hiện tại của Thành uỷ Nam Định cũng đã được quan tâm và chú trọng. Mô
hình văn phòng hiện tại cũng có những ưu điểm, nhược điểm như:
* Ưu điểm:
- Phòng làm việc của Lãnh đạo (Bí thư Thành ủy) được bố trí gần với
phòng làm việc chung, phòng khác, nên thuận tiện cho việc trao đổi, tiếp cận
các ý kiến chỉ đạo từ lãnh đạo xuống cấp dưới một cách nhanh chóng. Đồng
thời phòng của lãnh đạo văn phòng và phòng làm việc chung được bố trí ở
một dãy yên tĩnh tạo nên không gian làm việc thỏa mãi những cũng thuận tiện
trong chỉ đạo các bộ phận khác.
- Các phòng, bộ phận khác đều được bố trí hợp lý, thuận tiện trong quá
trình chỉ đạo, trao đổi thông tin. Trong văn phòng các trang thiết bị cũng được
chú ý để sắp xếp gọn gàng, hợp lý đảm bảo cho thực hiện các khâu nghiệp vụ
được nhanh chóng, thuận tiện nhất.
- Phòng làm việc của bộ phận văn thư đặt tại tầng 1 thuận tiện cho công
tác giải quyết xử lý tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, văn bản
- Các phòng làm việc đã được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như:
Máy tính, máy in, máy fax, quạt, điều hòa, cặp đựng hồ sơ, tủ đựng hồ sơ, tài
liệu… phục vụ cho hoạt động của văn phòng.
* Hạn chế:

Trần Trọng Dương

18

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

- Trong văn phòng tuy đã được trang bị đầy đủ các trang thiết bị máy móc
cần thiết nhưng vẫn chưa được đồng bộ. Việc bố trí phòng làm việc, các trang
thiết bị sắp xếp cũng chưa hợp lý nên hiệu quả làm việc cũng còn hạn chế.
Có thể sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của văn phòng Thành ủy Nam
Định ( Phụ lục I )
Phụ lục I: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng Thành ủy Nam Định:

Chánh Văn Phòng

P.Chánh Văn phòng Hành
chính quản trị

Văn thư
– Lưu trữ

Chuyên
viên
tổng hợp

Chuyên
viên kế
toán

Trần Trọng Dương

P.Chánh Văn phòng tổng
hợp

Quản trị
mạng
công
nghệ
thông tin

19

Nhân
viên tạp
vụ
hành
chính

Nhân
viên lái
xe

Lớp: QTVP K13A

Cán bộ
thủ quỹ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

: Quan hệ trực thuộc

2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Cơ quan Thành uỷ Nam Định
Cán bộ thuộc bộ phận hành chính quản trị chịu trách nhiệm trước lãnh
đạo văn phòng, trực tiếp là Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị về
công việc được phân công, nhiệm vụ cụ thể. Trong đó bao gồm chuyên viên
văn thư.
Chuyên viên Văn thư chịu trách nhiệm trực tiếp và thực hiện các
công việc :
- Công văn đi-đến phải tiếp nhận đầy đủ và vào sổ theo dõi chặt chẽ,
phân loại nhanh chóng và chuyển kịp thời các công văn tài liệu, giấy tờ đến
đúng người có trách nhiệm giải quyết, không để xảy ra trường hợp công văn
thất lạc hoặc chậm trễ.
- Thực hiện tốt quy trình xử lý văn bản: Soạn thảo, trình duyệt, phát
hành. Văn bản khi ban hành phải đảm bảo đúng thể loại, thể thức theo quy
định và lưu văn bản gốc tại văn thư.
- Thường xuyên phối hợp với quản trị mạng kiểm tra hệ thống mạng,
đảm bảo mạng thông suốt. Cập nhật thường xuyên, đầy đủ công văn đi-đến
trên mạng, gắn tệp toàn văn công văn đi, thực hiện chế độ nhận gửi văn bản
qua mạng.
- Cán bộ văn thư được phân công quản lý con dấu, đặc biệt dấu của Cấp
ủy thành phố, dấu của Văn phòng cấp ủy và 1 số loại dấu khác, phải sử dụng dấu
đúng quy định, đảm bảo bí mật tuyệt đối. Trước khi đóng dấu, văn thư có trách
nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, nếu văn bản chưa đúng thể thức, cán bộ văn

Trần Trọng Dương

20

Lớp: QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

thư sẽ dừng việc đóng dấu và có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo để xử lý.
- Việc lập hồ sơ hiện hành: văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ hội nghị, hồ
sơ chuyên đề, hồ sơ vấn đề; chế độ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, phải
thực hiện theo đúng quy định.
- Văn phòng chỉ chịu trách nhiệm quản lý danh mục những công văn có
dấu (công văn đến), những bì công văn đến dán kín ghi gửi cho ai thì chuyển
trực tiếp đến đồng chí đó, những bì công văn gửi Thành ủy, Ban Thường vụ
Thành ủy chuyển cho đồng chí Chánh văn phòng xử lý.
- Các văn bản của Trung ương Đảng, của Tỉnh ủy, của các Ban xây
dựng Đảng trực thuộc Tỉnh ủy, cần sao lục triển khai thì văn thư lưu bản
chính, lệnh sao do Phó Bí thư thường trực, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh
Văn phòng quyết định và phải ghi rõ nơi nhận để theo dõi và quản lý. Văn
bản ngành dọc các Ban xây dựng Đảng của Thành ủy thuộc ban nào ban đó
sao lục và chịu trách nhiệm lưu trữ. Văn thư có trách nhiệm bàn giao công
văn đi cho nhận viên giao thông chuyển kịp thời.
Thời điểm hiện tại, cơ quan Thành uỷ Nam Định mới chỉ có 01 chuyên
viên văn thư. Với khối lượng công việc vào thời điểm em thực tập, em thấy
việc tổ chức này là rất phù hợp và khoa học. Đảm bảo được hiệu quả công
việc cũng như hạn chế tối đa được dư thừa nguồn nhân lực, gây thất thoát hao
hụt cho ngân sách nhà nước ( vì Thành uỷ Nam Định là cơ quan của Đảng,
toàn bộ ngân sách hoạt động đều từ ngân sách nhà nước). Mặt khác, em thấy
hiện tại cơ quan còn thiếu vị trí nhân viên quản trị mạng, đây là một vị trí
cũng rất quan trọng vì việc đảm bảo thông suốt thông tin mạng nội bộ và chiết

xuất thông tin với Tỉnh uỷ là vô cùng quan trọng, việc không đảm bảo điều
này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của các ban xây dựng Đảng, đặc biệt Ban
Tổ chức Thành uỷ. Tuy không phải vấn đề lúc nào cũng phát sinh nhưng việc
duy trì, bảo dưỡng thông tin mạng nội bộ dữ liệu Đảng là vô cùng cần thiết,
vừa hạn chế được sự đứt đoạn thông tin cũng vừa hạn chế được việc tốn kém

Trần Trọng Dương

21

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

đầu tư cho trang thiết bị vật chất. Trong thời gian này, chuyên viên văn thư
của cơ quan đang phải đảm nhiệm 2 công việc, như thế có thể hơi nặng vì đôi
khi bận bịu công việc gây nên chồng chéo, hiệu quả công việc chưa cao. Ngày
22-5-2016 hoà mình vào không khí bầu cử HĐND các cấp cũng có nghĩa là
công việc tại Thành uỷ sẽ rất nhiều, chuyên viên văn thư sẽ có gánh nặng
công việc rất lớn vào thời điểm đấy, việc đảm bảo thông tin bị gián đoạn,
không đảm bảo yếu tố kịp thời gây ảnh hưởng tới hoạt động cơ quan. Em nghĩ
nên cần có sự bổ sung nhanh chóng vị trí nhân viên quản trị mạng để đảm bảo
công việc cũng như hạn chế sai xót. Tuy nhiên cần phải tuyển chọn một nhân
viên quản trị mạng nhanh nhẹn, có khả năng thực hiện nhiều công việc để để
có thể linh động luân chuyển công tác phù hợp với mọi yêu cầu của Văn
phòng cơ quan Thành uỷ Nam Định.

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Chế độ làm việc và quan hệ công tác của lãnh đạo Văn phòng Thành ủy
theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng, 1 Phó Văn phòng tổng hợp, 1
Phó Văn phòng hành chính quản trị.
Trên lí thuyết cũng như các văn bản quy định hiện hành được áp dụng
tại Thành uỷ Nam Định thì công tác văn thư của cơ quan Văn phòng Thành
uỷ Nam Định hay trực tiếp là chuyên viên văn thư chịu trách nhiệm trực tiếp
của Phó chánh văn phòng hành chính quản trị. Tuỳ theo công việc cũng như
yêu cầu thực tế chuyên viên văn thư có thể thay đổi tuỳ biến theo sự phân
công của tổ chức.
Lãnh đạo văn phòng cơ quan Thành uỷ Nam Định luôn quan tâm sâu
sát, trách nhiệm cao trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ
quan. Đảm bảo mọi văn bản, giấy tờ luôn được chuyển kịp thời và đảm bảo bí
mật. Với đặc thù của công tác văn thư, có những văn bản giấy tờ cần nhanh
chóng chuyển giao giải quyết ( Hoả tốc ) lãnh đạo văn phòng luôn chú ý, đề

Trần Trọng Dương

22

Lớp: QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

xuất tham mưu và có những chỉ đạo vô cùng nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lí giải quyết văn bản,
quản lí con dấu, lập hồ sơ hiện hành của cơ quan Thành uỷ Nam Định luôn
được thực hiện và giải quyết rất tốt. Các văn bản đi đến luôn được theo dõi
vào sổ chi tiết, chính xác, không để sai xót, thất lạc văn bản. Các văn bản giấy
tờ được bảo quản và lưu trữ rất tốt tại kho lưu trữ của cơ quan ( đặt tại tầng 4
cơ quan ) trong điều kiện tốt và đảm bảo việc tìm kiếm và sử dụng.

Trần Trọng Dương

23

Lớp: QTVP K13A