Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại: UBND huyện mê linh

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

MỤC LỤC
PHẦN I 4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MÊ LINH 4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Mê Linh 4
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mê Linh 4
1.1.1. Chức năng 4
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 4
1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mê Linh 6
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của văn phòng
HĐND – UBND huyện Mê Linh 6
1. Vị trí, chức năng 6
1.1. Chức năng 6
1.2. Nhiệm vụ 7
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Mê
Linh 10
1.4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng 10
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính của UBND huyện Mê Linh 11
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 11
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 11
1.1.1. Thực hiện tốt công tác tham mưu - tổng hợp 11
1.1.2. Thực hiện tốt công tác hậu cần, cải cách tài chính công 12
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND huyện Mê Linh 14
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc Hội nghị của UBND huyện

Mê Linh 14
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan 15
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND huyện Mê Linh. 16
2. Khảo sát về công tác văn thư 17
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mê Linh 17

Nguyễn Thị Thu Hương

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 19
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20
Phần II 22
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
22
1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm UBND
huyện Mê Linh. 22
1.1. Lịch công tác tuần của lãnh đạo HĐND – UBND huyện Mê
Linh 22
1.2. Mẫu Kế hoạch công tác tháng 22
1.3. Mẫu Kế hoạch công tác năm 24
2.Giúp cơ quan mẫu hóa văn bản: 29

2.1. Mẫu hóa 1 quyết định hành chính ( Quyết định bổ nhiệm) 29
2.2. Mẫu hoá 01 công văn trao đổi ( Công văn trao đổi thông tin về
cán bộ xin chuyển công tác) 30
2.3. Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết năm 31
2.4. Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo 34
3. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị cho cơ quan 35
4. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại 37
5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện
Mê Linh. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm. 38
5.1. Cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Mê Linh:
38
5.2. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 40
Phần III 41
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 41
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong
công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Mê Linh 41
1. Công tác văn phòng 41
2. Công tác văn thư, lưu trữ 42
2.2. Công tác lưu trữ 43
II. Đề xuất những giải pháp đối với cơ quan thực tập 43
1. Cấp lãnh đạo 43
Nguyễn Thị Thu Hương

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

2. Công tác văn phòng 43
3. Công tác văn thư 44
4. Công tác lưu trữ 44
KẾT LUẬN 45
PHỤ LỤC 46

Nguyễn Thị Thu Hương

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, trong xu hướng đổi mới đất nước toàn diện công nghiệp hóa –
hiện đại hóa toàn cầu trên tất cả các nghành, các lĩnh vực đều không ngừng phấn
đấu góp phần xây dựng đất nước và đáp ứng nhu cầu xã hội trong thời kỳ đổi
mới. Văn phòng ngày càng chứng tỏ được tầm quan trọng của mình trong sự
hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận
xử lý thông tin, là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong
công tác quản lý điều hành. Vì vậy, văn phòng là một công tác không thể thiếu
trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, giữ vai trò quan trọng trong sự phát
triển của đất nước.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng với hoạt động
quản lý lãnh đạo trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với các hệ thống cơ sở lý luận
hàng năm trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên các khóa có cơ
hội được kiến tập, thực tập thực tế giúp sinh viên có cái nhìn khái quát hơn về
những công việc sẽ làm trong tương lai cũng như là nâng cao hiệu quả chất

lượng trong công tác đào tạo của trường. Không chỉ đối với hầu hết các sinh
viên mà riêng với bản thân em thực tập có ý nghĩa rất lớn. Qua thời gian 02
tháng được thực tập tại UBND huyện Mê Linh từ ngày 09/03/2016 đến ngày
29/04/2016, tuy rằng thời gian không nhiều nhưng đã giúp em củng cố những
kiến thức đã học trên lớp vào thực tiễn, nhận biết được khả năng của mình để từ
đó phát huy những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu, nâng cao kĩ năng
nghiệp vụ của bản thân, tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế giúp em tránh
khỏi sự bỡ ngỡ sau khi ra trường. Bên cạnh đó em cũng nhận thấy rằng thực tập
là một trải nghiệm tuyệt vời khi đã cho em học hỏi thêm nhiều điều bổ ích
không chỉ là những kiến thức được học trên lớp mà còn là kiến thức trên đường
đời về kĩ năng sống, kĩ năng giao tiếp ứng xử của bản thân, là bước đệm giúp
em chuẩn bị vững vàng kiến thức cũng như tâm lý cho công việc sau này.
Con đường dẫn đến thành công không bao giờ trải đầy hoa hồng cũng chính
vì vậy trong quá trình thực tập tại UBND huyện Mê Linh em đã gặp phải không ít
khó khăn. Những kiến thức mà em được học trên lớp chủ yếu là qua lý thuyết sách
vở, chưa có kinh nghiệm thực tiễn vì vậy mắc sai xót là điều không thể tránh khỏi,
Nguyễn Thị Thu Hương

1

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

kĩ năng giao tiếp của bản thân còn yếu là rào cản lớn đối với em. Tuy nhiên bên
cạnh những khó khăn vướng mắc thì cũng có không ít thuận lợi đó là em luôn nhận
được sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của các cán bộ trong cơ quan. Các anh chị

luôn tạo môi trường hòa đồng thân thiện giúp em dễ dàng hòa nhập với môi trường
mới, luôn động viên nhắc nhở để em có thể hoàn thành tốt mọi công việc.
Gần 2 tháng thực tập tại UBND huyện Mê Linh, em nhận thấy công tác
văn phòng không đơn giản như những gì em học trên sách vở, từ đó em có sự so
sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn. Những vấn đề mà em nghiên cứu và
tìm hiểu đã được sắp xếp tương ứng với các phần của báo cáo, cụ thể như sau:
Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, sự động
viên, giúp đỡ, chia sẻ của các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng; bên cạnh
đó phải kể đến sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị cán bộ ở văn
phòng đã tao điều kiện, niềm tin cho bản than em hoàn thành tốt công việc.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Uỷ ban nhân
dân huyện Mê Linh chủ tịch Đoàn Văn Trọng, chánh văn phòng Bùi Thị Ánh
Dương đã tiếp nhận em về cơ quan kiến tập. Em xin cảm ơn anh Trần Sỹ Đạt,
chị Phạm Thu Hường là các cán bộ văn phòng đã truyền đạt cho em những kiến
thức quý báu về kĩ năng nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, cách tổ chức 01 cuộc
hội nghị… Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô của khoa Quản trị
văn phòng, Cô Lâm Thu Hằng - giảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian
thực tập vừa qua đã cho em những hệ thống lý thuyết và cơ sở lý luận phục vụ
thiết thực đợt thực tập này.
Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng nhưng do còn nhiều hạn chế về kinh
nghiệm và thời gian cho nên Báo cáo của em sẽ không tránh khỏi những thiếu
sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô để bản báo cáo được
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2016
SINH VIÊN
Nguyễn Thị Thu Hương
Nguyễn Thị Thu Hương

2

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
HĐND
UBND
MTTQ
LĐ,TB&XH
TT
KH&TC
KT-XH
GD&DT

Nguyễn Thị Thu Hương

Nội dung
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Mặt trận tổ quốc
Lao động thương binh và xã hội
Trung tâm
Kế hoạch tổ chức
Kinh tế xã hội
Giáo dục và đào tạo

3

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN MÊ LINH
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Mê Linh
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mê Linh
1.1.1. Chức năng
Chức năng của UBND huyện được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hoà
xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung; Nghị quyết số
51/2001/QHX ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10;
Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 06 năm 2015 .
UBND do HĐND huyện Mê Linh bầu ra là cơ quan chấp hành của
HĐND huyện, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản chỉ đạo của các cơ quan Nhà nước cấp
trên và Nghị quyết của HĐND huyện.
UBND huyện Mê Linh trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do luật định,
ra quyết định, chỉ thị, lãnh đạo điều hành các công tác của địa phương và kiểm
tra việc thi hành những văn bản đó ở địa phương. UBND huyện Mê Linhlãnh
đạo công tác của các ngành thuộc quyền mình và chỉ đạo hoạt động của UBND
các cấp dưới trực tiếp.
Khi quyết định những vấn đề quan trọng của địa phương, UBND huyện

phải thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. UBND huyện Mê Linhchịu trách
nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND và trước UBND TP.Hà Nội, chịu sự
lãnh đạo thống nhất của UBND TP.Hà Nội. Mỗi thành viên chịu trách nhiệm cá
nhân về phần công tác của mình trước HĐND, UBND và cùng với các thành
viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND.
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại Điều 24, 28
Mục 2 Chương II Luật Tổ chức chính quyền địa phương.

Nguyễn Thị Thu Hương

4

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Cụ thể:
Điều 24. Nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện
1. Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn
huyện.
2. Quyết định những vấn đề của huyện trong phạm vi được phân quyền,
phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên
quan.
3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên ủy quyền.
4. Kiểm tra, giám sát tổ chức và hoạt động của chính quyền địa phương

cấp xã.
5. Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp tỉnh về kết quả
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở huyện.
6. Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền
làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển
kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn huyện.
Điều 28. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy
định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này
và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng
điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên
nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp
và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,
Nguyễn Thị Thu Hương

5

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính
sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành
chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định
của pháp luật.
5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền.
6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mê Linh
(Xem mục lục 01)
UBND huyện bao gồm:
01 Chủ tịch UBND huyện Mê Linh
01 Phó chủ tịch Phụ trách khối Xây dựng cơ bản
01 Phó chủ tịch Phụ trách khối Kinh tế
01 phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội
Các phòng thuộc UBND huyện: Phòng Kinh tế, phòng Tài chính - Kế
hoạch, phòng Tài nguyên và Môi trường, phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, phòng
Giáo dục - Đào tạo, phòng Y tế, phòng Văn hóa Thông tin, phòng Lao động
Thương binh và Xã hội, Văn phòng HĐND và UBND, Thanh tra, Ban Quản lý
dự án đầu tư và xây dựng, Ban quản lý dự án xây dựng hạ tầng đất dịch vụ, Ban
bồi thường giải phóng mặt bằng, Trung tâm Văn hóa Thể thao, Đài Truyền
thanh, Trung tâm dạy nghề, Trung tâm Dân số kế hoạch hóa gia đình, Ban Quản
lý di tích Đền Hai Bà Trưng
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của văn phòng HĐND
– UBND huyện Mê Linh
1. Vị trí, chức năng
1.1. Chức năng
Văn phòng HĐND&UBND huyện là cơ quan chuyên môn tham mưu,
tổng hợp và phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều

hành mọi mặt công tác của Thường trực HĐND và UBND huyện; chịu sự chỉ
Nguyễn Thị Thu Hương

6

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện; chịu
sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Hội
đồng nhân dân,Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
1.2. Nhiệm vụ
Trực tiếp tham mưu hoặc phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp,
các cơ quan chuyên môn có liên quan giúp Thường trực HĐND, UBND huyện
ban hành các Nghị quyết, Quyết định, các văn bản điều hành các hoạt động kinh
tế - xã hội, an ninh - quốc phòng của huyện theo quy định hiện hành.
Xây dựng chương trình làm việc của HĐND,Thường trực HĐND, UBND
huyện; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND và UBND huyện; giúp Thường trực
HĐND huyện giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND, chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước; giúp UBND huyện quản lý theo dõi, đôn đốc
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện thực hiện các chương trình đó;
giúp Thường trực HĐND, UBND tổ chức các kỳ họp, các kỳ sinh hoạt và các
phiên họp.
Phối hợp các cơ quan chuyên môn tham mưu cho Thường trực HĐND và
UBND huyện chuẩn bị báo cáo kết quả về hoạt động của HĐND,Thường trực
HĐND và UBND huyện; biên tập và quản lý hồ sơ, biên bản, Nghị quyết các kỳ

họp HĐND, phiên họp của UBND huyện, các cuộc họp và làm việc của Thường
trực HĐND, UBND và của Chủ tịch HĐND và UBND huyện; tổ chức soạn thảo
các đề án do Thường trực HĐND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện trực
tiếp giao.
Giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác thi
đua khen thưởng, dân tộc, lưu trữ.
Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện trong
việc chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
áp dụng pháp luật, các đề án thuộc các lĩnh vực kinh tế- xã hội, quốc phòng, an
ninh và các dự án khác); tham gia ý kiến về việc chuẩn bị nội dung, hình thức
văn bản; về tư liệu...đáp ứng với yêu cầu của UBND huyện.
-Thẩm tra đề án của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện trình
Nguyễn Thị Thu Hương

7

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

cấp có thẩm quyền quyết định.
Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các
chương trình, đề án phát triển kinh tế - xã hội để UBND huyện xem xét, quyết
định hoặc trình HĐND huyện, Huyện ủy thông qua.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin được thường xuyên,
kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của Thành uỷ,Thường trực HĐND và
sự chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện.

Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, UBND xã phường thực hiện và giải quyết
công việc đúng thời gian, tiến độ mà HĐND và UBND giao.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện chế độ thông tin báo
cáo lên HĐND, UBND thành phố và các cơ quan nhà nước cấp trên theo đúng
quy định.
Phối hợp với các cơ quan,các địa phương tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri
của Đoàn Đại biểu HĐND thành phố,Tổ đại biểu HĐND huyện chuẩn bị cho kỳ
họp; tổng hợp ý kiến cử tri để Thường trực HĐND báo cáo tại kỳ họp; theo dõi,
đôn đốc các cơ quan được UBND huyện giao nhiệm vụ xử lý những ý kiến đề
xuất của cử tri mà đoàn đại biểu HĐND huyện chuyển đến.
Phối hợp với các cơ quan,các xã, thị trấn tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri
của đại biểu Quốc hội trên địa bàn, đại biểu HĐND thành phố trên địa bàn, đại
biểu HĐND huyện chuẩn bị cho kỳ họp; tổng hợp ý kiến cử tri để Thường trực
HĐND huyện báo cáo tại kỳ họp; theo dõi, đôn đốc các cơ quan được UBND
huyện giao nhiệm vụ xử lý những ý kiến đề xuất của cử tri mà đại biểu Quốc
hội,đại biểu HĐND chuyển đến.
Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu giúp Thường trực HĐND,
UBND huyện chỉ đạo công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND các
cấp theo quy định của pháp luật.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện duy trì mối quan hệ làm việc với
Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND thành phố, Văn phòng, các Sở, Ban,
ngành cấp thành phố, các cơ quan Trung ương.
Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy và các Ban của Đảng trong việc tổ
Nguyễn Thị Thu Hương

8

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

chức mối quan hệ làm việc giữa UBND huyện với Huyện ủy, HĐND và Ủy ban
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện.
Duy trì, tổ chức các buổi làm việc định kỳ giữa UBND, Chủ tịch UBND
huyện với Thường trực HĐND, các Ban HĐND huyện, UBMTTQVN và các
Đoàn thể nhân dân huyện; phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND,
UBND huyện trong việc tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu
nại,tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
Tham mưu và giúp UBND huyện tổ chức công bố, truyền đạt Nghị quyết
của HĐND, Quyết định của UBND, Chỉ thị của UBND thành phố và huyện cho
các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp thực hiện
các Nghị quyết,Quyết định,Chỉ thị đó.
Tổ chức và phục vụ các phiên họp, các kỳ họp của HĐND và phiên họp
của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, UBND huyện; các cuộc họp và
làm việc của Thường trực HĐND,các Ban của HĐND, Chủ tịch UBND, Phó
chủ tịch UBND huyện với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, với
Thường trực HĐND, UBND xã, phường và các tổ chức đoàn thể nhân dân
huyện.Kịp thời tổng hợp và ban hành thông báo nội dụng các kỳ họp, phiên họp
của HĐND và UBND huyện.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND,Thường trực
HĐND, các Ban của HĐND, của UBND huyện bảo đảm đúng quy định hiện
hành của pháp luật.
Tổ chức, quản lý công tác hành chính - văn thư, lưu trữ của
HĐND,Thường trực HĐND, các Ban của HĐND và UBND huyện; Hướng dẫn,
kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn về
công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính thống nhất theo quy định của
nhà nước.

Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho Thường trực HĐND,các
Ban của HĐND,UBND huyện làm việc có hiệu quả.
Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, ngân sách, tài sản được giao theo quy
định của nhà nước.
Nguyễn Thị Thu Hương

9

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chức, kiểm tra, đôn đốc các cơ
quan, địa phương thực hiện quy chế hoạt động của HĐND và Quy chế làm việc
của UBND huyện.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện chế độ làm việc định
kỳ (hoặc đột xuất) với các cơ quan thông tấn báo chí.
Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính
trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của đơn vị và chịu trách nhiệm
chỉ đạo, tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; phối hợp với các cơ quan,
đơn vị có liên quan thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật
trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của đơn vị.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, theo sự phân
công của Thường trực Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Mê Linh
01 Chánh văn phòng
03 Phó Chánh văn phòng

19 chuyên viên, nhân viên
05 lái xe
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND (xem mục lục 02)
1.4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng
- Bà Bùi Thị Ánh Dương – Chánh Văn phòng:
Là Thủ trưởng Văn phòng HĐND và UBND huyện; lãnh đạo, điều hành
hoạt động chung của Văn phòng; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật,
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện trong
việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng.
Thực hiện các nhiệm vụ được phân công theo Quy chế làm việc của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Mê Linh.
Trực tiếp tham mưu, giúp việc Chủ tịch UBND huyện.
Làm chủ tài khoản và quản lý ngân sách của Văn phòng theo quy định của
pháp luật.
Bản mô tả công việc của lãnh đạo vị trí chánh văn phòng ( mục lục 03)
Nguyễn Thị Thu Hương

10

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Minh chứng kèm theo bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên
( mục lục 04)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính của UBND huyện Mê Linh

1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần
Theo Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy
định: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có trách nhiệm: Tham
mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt động của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân
về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan
nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông;
hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc
thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và nhận kết quả
để trả cho cá nhân, tổ chức.
Với chức năng được Chính phủ quy định chung và những quy định riêng
theo Quy chế làm việc của UBND huyện Mê Linh - thành phố Hà Nội, Văn
phòng HĐND và UBND huyện Mê Linh - thành phố Hà Nội trong thời gian qua
đã tham mưu thực hiện tốt trách nhiệm của mình:
1.1.1. Thực hiện tốt công tác tham mưu - tổng hợp
Luôn chủ động tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo
cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành
của Thường trực HĐND, UBND, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quý, 6
tháng và cả năm.
Kịp thời kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy
Nguyễn Thị Thu Hương

11

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

ban nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế
hoạch công tác của Ủy ban nhân dân huyện theo đúng tiến độ quy định.
Tham mưu Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện tốt công tác phối
hợp giữa Ủy ban nhân dân với Thường trực Huyện ủy, Tòa án nhân dân, Viện
Kiểm sát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể nhân dân
cùng cấp.
Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân huyện, tổ
chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành
của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Chủ động phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Mê
Linh tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện Quyết định của
Thủ tướng Chính phủ, của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế
thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; tổ
chức bộ phận tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa
liên thông của UBND huyện đặt tại Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của Ủy ban nhân dân
và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: việc xử lý công văn đến, công văn đi được
kịp thời, đúng quy định; các tài liệu phát hành cũng như nhận từ cơ quan khác
gửi đều được lưu trữ đầy đủ theo từng mảng công việc khác nhau.
Văn phòng UBND&HĐND tham mưu cho lãnh đạo cơ quan các nội
quy, quy chế: Nội quy ra vào cơ quan,....(mục lục 05)
1.1.2. Thực hiện tốt công tác hậu cần, cải cách tài chính công
Thực hiện có hiệu quả Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 10

năm 2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên
chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước; Quyết định số
102/2006/QĐ-UBND ngày 13 tháng 7 năm 2008 của Ủy ban nhân dân thành
phố về thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh
phí hành chính đối với cơ quan nhà nước. Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo
về chi tiêu đúng chế độ, chính sách; thực hành tiết kiệm chi thường xuyên từ 1015% trên cơ sở đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính trị, đồng thời thực hiện
Nguyễn Thị Thu Hương

12

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

công khai, dân chủ trong quản lý thu, chi ngân sách theo đúng quy định của
pháp luật.
Thực hiện khoán biên chế, kinh phí quản lý hành chính nhà nước: Văn
phòng đã xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ nhằm công khai minh bạch trong
công tác quản lý tài chính ngân sách, sử dụng kinh phí cân đối, bảo đảm các
khoản chi đúng quy định, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí.
Công tác chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công chức được quan tâm, đảm
bảo thực hiện đúng các chế độ chính sách đối với các cán bộ công chức về bảo
hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.
* Tình huống cụ thể
Tổ chức hội nghị phát động thi đua thực hiện hoàn thành xuất sắc nhiệm
vụ kinh tế - xã hội năm 2016
Văn phòng báo cáo, xin ý kiến đồng chí Chủ tịch UBND huyện tổ chức

cuộc họp để xem xét mục đích, yêu cầu hội nghị trên căn cứ đề xuất của phòng
Nội vụ huyện.
Tham mưu UBND huyện tổ chức cuộc họp, mời các thành phần liên quan
của huyện tham dự, như: Các ban xây dựng Đảng, MTTQ, các phòng, ban,
ngành, đoàn thể huyện, UBND các xã, thị trấn; các đơn vị thuộc cụm thi đua.
Sau khi nghe phòng Nội vụ trình bày về mục đích, yêu cầu đề nghị
UBND huyện tổ chức hội nghị phát động thi đua thực hiện hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ kinh tế - xã hội năm 2016; Văn phòng phối hợp với phòng Nội vụ
tham mưu xây dựng Kế hoạch tổ chức hội nghị phát động thi đua thực hiện hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ kinh tế - xã hội năm 2016 với thời gian, địa điểm, thành
phần, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị thực hiện.
Tổ chức hội nghị: Văn phòng gửi giấy mời, trưng tập lực lượng tham gia
phục vụ đón tiếp khách, chuẩn bị hội trường, âm thanh, ánh sáng, trang trí khánh
tiết, cử cán bộ viết tin bài; Phối hợp với phòng Nội vụ đón tiếp đại biểu, phát tài
liệu, làm công tác tổ chức hội nghị, dự trù và quyết toán kinh phí hội nghị…

Nguyễn Thị Thu Hương

13

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND huyện Mê Linh
(xem mục lục 06)

Chương trình, kế hoạch công tác là một văn bản trong đó thể hiện các
mục tiêu và giải pháp hệ thống, cụ thể với cách thức, trình tự, thời hạn nhất định
nhằn sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn vị để
đạt được mục tiêu.
Đối với mỗi cơ quan, có rất nhiều loại chương trình kế hoạch hoạt động
khác nhau, các tên gọi khác nhau. Mỗi tên gọi khác nhau thường được dựa trên
các tiêu chí khác nhau, tuy nhiên sự phân chia theo các tiêu chí chỉ có tính chất
tương đối.
Lập chương trình, kế hoạch công tác là quá trình xác định những mục tiêu
cần đạt được của đơn vị và lựa chọn những phương án hoạt động cho toàn bộ
hoặc từng bộ phận của đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu đó trong từng thời
gian nhất định.
* Ưu điểm
Chương trình công tác được phân công rõ rang, cụ thể các bước giúp
chuyên viên văn phòng dễ dàng xây dựng lịch công tác cụ thể;
Chương trình công tác được xây dựng theo đúng thời gian, quy định và
bám sát tình hình hoạt động thực tế của cơ quan;
Đảm bảo được sự thống nhất trong các công việc, các bước thực hiện
được sắp xếp hợp lý khoa học;
* Nhược điểm
Trong quá trình xây dựng vẫn còn nhiều nội dung không phù hợp;
Chương trình công tác vẫn có sự thay đổi trong quá trình thực hiện do một
số công việc đột xuất xảy ra.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc Hội nghị của UBND huyện
Mê Linh
(Xem mục lục 07)
Đối với những cuộc họp của các đơn vị thuộc UBND được tổ chức tại đơn
Nguyễn Thị Thu Hương

14

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

vị đó, Văn phòng không tham gia.
Đối với các Hội nghị, Hội thảo, cuộc họp do Lãnh đạo UBND chủ trì,
Văn phòng tổ chức thực hiện các bước sau:
B1. Xây dựng kế hoạch
Lãnh đạo đề ra chủ trương tiến hành hội nghị, giao cho đơn vị chủ trì và
lên kế hoạch tổ chức Hội nghị.
B2. Chuẩn bị Hội nghị
Đơn vị được giao chủ trì tổ chức Hội nghị dự toán kinh phí thực hiện,
trình Lãnh đạo phê duyệt, chuyển Phòng Tài chính – Kế hoạch xem xét dự trù.
Đơn vị chủ trì (hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan) tiến hành tổ
chức các nội dung chương trình, cơ sở vật chất dựa trên cơ sở dự toán đã được
phê duyệt.
B3. Tổ chức Hội nghị
Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu;
Theo dõi diễn biến, ghi biên bản Hội nghị.
B4. Tổng kết Hội nghị
Quyết toán kinh phí tổ chức.
Thông báo kết luận, kết quả hội nghị.
Hoàn thiện, bổ sung văn bản, giấy tờ, lập hồ sơ liên quan đến hội nghị.
* Mục lục hồ sơ Hội nghị công tác thi đua khen thưởng những đơn vị, cá
nhân có thành tích xuất sắc trong tháng 10/2010. ( Xem mục lục 08)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

(Xem mục lục 09)
Việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là công việc có ý
nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của UBND huyện Mê Linh.
Kết quả của chuyến đi công tác suôn sẻ và thành công phần lớn vào công tác tổ
chức, lập kế hoạch của văn phòng. Để làm tốt được quy trình này thì văn phòng
phải thực hiện theo quy trình:
-Trước chuyến đi công tác
+ Lập kế hoạch chuyến đi công tác: xác định mục đích, nội dung, địa
Nguyễn Thị Thu Hương

15

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

điểm, thành phần, phương tiện, kinh phí mà văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý
kiến và trình lãnh đạo duyệt.
+ Văn phòng chuẩn bị tên đoàn công tác, trưởng đoàn công tác và các
thành viên; thông báo nội dung và lịch làm việc; thời gian; tổ chức đánh máy;
sao in tài liệu phục vụ chuyến công tác.
+ Chuẩn bị phương tiện, liên hệ chỗ ăn, nghỉ cho lãnh đạo khi đi công tác,
kinh phí, thuốc men dự phòng…
-Trong khi lãnh đạo đi công tác
+ Thực hiện các công việc, nhiệm vụ được giao và ủy quyền;
+ Báo cáo tình hình ở cơ quan cho lãnh đạo biết;
-Sau chuyến đi công tác

Tổng hợp các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác để trình lãnh đạo.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND huyện Mê Linh.
Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007
của Thủ tướng Chính phủ, UBND huyện Mê Linh đã yêu cầu tất cả cán bộ, công
chức, viên chức tổ chức quán triệt, học tập và thực hiện các nội dung quy định
trong Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước;
Trên cơ sở đó, các phòng, ban của UBND huyện Mê Linh đã triển khai,
quán triệt đến CBCCVC của đơn vị bằng nhiều hình thức: Quán triệt thường
xuyên tại các cuộc họp giao ban hằng tuần của cơ quan. Ngoài tuyên truyền,
nhắc nhở việc thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg còn yêu cầu nghiêm
túc thực hiện Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2007 của
Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức
làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương. Niêm yết Quy tắc ứng xử tại
nơi công cộng, xây dựng chuẩn mực đạo đức của cán bộ, công chức, viên chức
trong thi hành công vụ theo tinh thần học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ
Chí Minh. Qua đó, cán bộ, công chức, viên chức chấp hành nghiêm túc thời giờ
làm việc tại cơ quan với tinh thần siêng năng, cần cù, xử lý văn bản đúng quy
định và hạn chế thấp nhất văn bản quá hạn; bộ phận “một cửa tiếp nhận và trả
Nguyễn Thị Thu Hương

16

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

kết quả” tận tình trả lời, hướng dẫn các tổ chức, cá nhân đến liên hệ; Đối với các
phòng, bộ phận thường xuyên tiếp xúc, giải quyết công việc cho cá nhân, tổ
chức đã nghiêm túc thực hiện việc niêm yết các quy định về Nội quy, Quy chế,
trình tự thủ tục giải quyết hồ sơ…
Kết quả thực hiện
Trang phục của cán bộ, công chức, viên chức trong UBND huyện Mê
Linh gọn gàng, lịch sự; CBCCVC thực hiện đeo thẻ khi làm việc, tiếp xúc công
dân, tổ chức.
Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức UBND huyện Mê
Linh rõ ràng, không nói tục, nói tiếng lóng; Đối với bộ phận CBCCVC thường
xuyên tiếp xúc với người dân, bộ phận một cửa thì luôn có thái độ nhã nhặn, giải
thích và hướng dẫn rõ ràng, cụ thể.
Bài trí công sở: Tại UBND huyện Mê Linh, Quốc kỳ được treo thường
xuyên, trang trọng trước trụ sở cơ quan, đảm bảo đúng các tiêu chuẩn về kích
thước, màu sắc; Biển tên cơ quan được đặt tại cổng chính và nhà chính. Biển tên
cơ quan ghi đúng quy định. Bố trí, sắp xếp phòng làm việc theo quy định, khuôn
viên cơ quan được bố trí cây cảnh hài hòa, thông thoáng, xanh sạch tạo môi
trường làm việc tốt đối với CBCCVC cũng như đối với khách liên hệ công tác.
Bố trí khu vực để phương tiện giao thông miễn phí cho CBCCVC và cá nhân, tổ
chức đến liên hệ công tác.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mê Linh
* Công tác văn thư của UBND huyện Mê Linh do Văn phòng HĐND và
UBND huyện quản lý, thực hiện Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử
dụng con dấu, lập hồ sơ....
Thực hiện Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư và các văn bản khác của thành phố Hà Nội, năm 2012,
UBND huyện Mê Linh đã ban hành Quy chế về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành
và quản lý văn bản tại UBND huyện Mê Linh (quyết định số …/2012 ).
Tại Quy chế trên, UBND huyện Mê Linh yêu cầu việc tiếp nhận, xử lý,

Nguyễn Thị Thu Hương

17

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

phát hành và quản lý văn bản đảm bảo đúng thẩm quyền, đúng quy định của
pháp luật, chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính; phục vụ tốt
công tác chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước của UBND huyện. Đảm bảo quy
trình liên thông, khoa học, hợp lý, rõ ràng, mạch lạc, đảm bảo sự tập trung,
thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong quá trình xử
lý, thực hiện. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục
bí mật nhà nước
UBND huyện cũng giao Văn phòng HĐND và UBND huyện giúp Chủ
tịch UBND huyện: Tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản
đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và
UBND huyện. Phân loại, xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp
luật về khiếu nại, tố cáo. Tiếp nhận, phân loại, xử lý văn bản phản ánh, kiến nghị
thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND. Theo dõi, đôn đốc việc xử lý
văn bản tại các phòng, ban, ngành thuộc UBND huyện; tổng hợp, báo cáo tình
hình xử lý văn bản trong các buổi giao ban định kỳ của UBND huyện.
* Công tác nhân sự - cơ sở vật chất:
Văn phòng HĐND và UBND huyện bố trí do 01 Phó Chánh Văn phòng
phụ trách trực tiếp công tác văn thư; 03 công chức phụ trách công tác văn thư,
các công chức đều có bằng cấp chuyên ngành phù hợp.

Bố trí 02 bộ máy tính, 02 máy scan, 01 máy điện thoại - fax để đảm bảo
kịp thời hoạt động văn bản đi - văn bản đến của huyện.
* Công tác lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ lưu trữ tài liệu hàng năm được UBND
huyện bố trí tại 01 phòng làm việc rộng rãi, ngay ngắn, các hồ sơ đã được chỉnh
lý rõ ràng và đảm bảo các điều kiện bảo quản theo đúng Luật lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011. Hàng năm đều thực hiện chỉnh lý tài liệu phục
vụ công tác tra cứu, bảo quản hồ sơ theo đúng quy định.
* Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư:
Từ năm 2013, UBND huyện Mê Linh thực hiện công tác quản lý văn bản
đi - đến bằng phần mềm "Hệ chương trình Quản lý và hồ sơ công việc huyện Mê
Linh" nhằm hướng tới chính quyền điện tử giúp các văn bản tài liệu được trao
Nguyễn Thị Thu Hương

18

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

đổi trên môi trường mạng phục vụ công tác chỉ đạo điều hành chuyên môn
nghiệp vụ đạt hiệu quả cao; hạn chế việc in sao phát hành tài liệu dưới dạng văn
bản giấy; rút ngắn thời gian luân chuyển, phân phối văn bản, thuận tiện truy cập,
xử lý thông tin...
* Công tác thông tin, báo cáo:
Cuối năm, Văn phòng HĐND và UBND huyện Mê Linh đều có báo cáo,
đánh giá về công tác văn thư trong năm gửi, xin ý kiến chỉ đạo của UBND
huyện.

Nhận xét:
* Ưu điểm: Quy trình thực hiện công tác văn thư tại huyện Mê Linh được
thực hiện theo đúng quy định của Luật, Quy chế về việc tiếp nhận, xử lý, phát
hành và quản lý văn bản tại UBND huyện Mê Linh.
* Hạn chế: Công tác gửi, nhận văn bản bằng phần mềm chưa được triệt để
100%, vẫn còn sử dụng văn bản giấy theo phương thức truyền thống.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,
xã hội các đơn vị vũ trang. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là
phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt
động quản lý nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan nói chung, lãnh đạo
UBND huyện Mê Linh luôn quan tâm và có các biện pháp chỉ đạo phù hợp để
thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư. Sự chỉ đạo thể hiện qua các hình
thức sau đây:
Phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
Hoạt động phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư luôn được chú trọng trong công tác văn thư của
UBND huyện Mê Linh. Lãnh đạo văn phòng luôn có ý thức cập nhật và phổ
biến các văn bản mới của Nhà nước quy định về công tác văn thư, bên cạnh,
Nguyễn Thị Thu Hương

19

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

hoạt động phổ biến, tuyên truyền các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước
về công tác văn thư, lãnh đạo văn phòng cũng chú trọng đến việc xin ý kiến chỉ
đạo trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư của cơ
quan mình.
Mọi thủ tục trong công tác Văn thư- Lưu trữ đều được thực hiện theo
đúng quy trình mà Nhà nước quy định
Việc quản lý các văn bản được thực hiện bằng cả 2 phương pháp là sử
dụng sổ văn bản đến, đi và phần mềm quản lý văn bản riêng của cơ quan (bìa sô
văn bản đi, đến: phụ lục 09)
Lãnh đạo văn phòng đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn phòng giúp các công việc được triển khai nhanh chóng dễ dàng tránh
được trường hợp thất thoát tài liệu tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dữ liệu gọn
gàng, lâu dài và an toàn.
Tổ chức các khóa tập huấn, bổ sung công nghệ thông tin vào nghiệp vụ
Văn thư-Lưu trữ
Hoạt động kiểm tra công tác văn thư của Văn phòng UBND được lãnh
đạo triển khai, tiến hành hằng năm.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ của Cơ quan rất được chú trọng về các mặt như: Công
tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản sử dụng
tài liệu lưu trữ. Ngày nay, công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng, vì thế
trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo
nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan là rất lớn.
* Đối với lãnh đạo UBND huyện Mê Linh
Ban hành một số văn bản về chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan; ban
hành một số quy chế về việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trực tiếp chỉ đạo thực hiện việc kiểm tra trước, kiểm tra trong, kiểm tra

cơ sau và kiểm tra đột xuất việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ văn thư
– lưu trữ.
Kiểm tra định kỳ phòng, ban chuyên môn trong công tác lưu trữ.
Nguyễn Thị Thu Hương

20

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Bên cạnh đó, lãnh đạo UBND vẫn còn lơ là việc kiểm tra việc thực hiện
nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ, chuyên viên trong UBND, vẫn chưa nghiêm khắc
trong việc xử phạt những sai sót trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
* Đối với lãnh đạo văn phòng
Phổ biến cho các cán bộ văn thư – lưu trữ về các Quy chế, Quy định,
Quyết định của Nhà nước và của UBND huyện Mê Linh về nghiệp vụ lưu trữ.
Hướng dẫn chỉ đạo việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan.
Trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ
văn thư, lưu trữ. Đánh giá việc thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của cán bộ
văn thư – lưu trữ. Kiểm tra trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư – lưu trữ.
Từ năm 2005 đến 2016, chủ tịch UBND huyện đã ban hành văn bản về
công tác văn thư, lưu trữ như: Nội quy khai thác, sử dụng 40 tài liệu lưu trữ;
Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ;Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, Quy chế
sử dụng chương trình quản lý văn bản.

Nguyễn Thị Thu Hương

21

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm UBND
huyện Mê Linh.
1.1. Lịch công tác tuần của lãnh đạo HĐND – UBND huyện Mê Linh
ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HUYỆN MÊ LINH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Mê Linh, ngày tháng năm
LỊCH CÔNG TÁC

Tuần lễ

(Từ ngày

/ đến ngày /

Nơi nhận:

/

)

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN

- TT Huyện ủy, TT HĐND&UBND huyện;

CHỦ TỊCH

- Các phòng, ban, đơn vị chuyên môn huyên;
-UBMTTQ huyện;
-Văn phòng huyện ủy;
-UBND Các xã, thị trấn;
-Lưu: VT, Vp.

Đoàn Văn Trọng

1.2. Mẫu Kế hoạch công tác tháng
ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

HUYỆN MÊ LINH
Số:

/KH-UBND

Mê Linh, ngày tháng năm
KẾ HOẠCH
V/v Công tác tháng ... năm....

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Thực hiện kế hoạch công tác năm năm ....;

Nguyễn Thị Thu Hương

22

Lớp CĐ Quản trị Văn phòng13A