phân tích một cuộc đàm phán của doanh nghiệp viễn thông với chủ đầu tư – công ty viễn thông tỉnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội
Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội

TIỂU LUẬN MÔN HỌC ĐÀM PHÁN QUỐC TẾ
CHUYÊN ĐỀ MÔN HỌC

TRỊ PHÁN
DỰ ÁN
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH MỘTQUẢN
CUỘC ĐÀM
CỦA DOANH NGHIỆP VIỄN
THÔNG VỚI CHỦ ĐẦU TƯ – CÔNG TY VIỄN THÔNG TỈNH
Họ và tên: Phạm Thuỳ Dương
Họ
và ngày:
tên: Phạm
Thuỳ Dương
Sinh
17/12/1980
Sinh
Lớp:ngày:
Cao 17/12/1980
học quản trị kinh doanh khoá 5
Lớp:
Caodanh:
học quản
Số bao
5 trị kinh doanh khoá 5

Số
bao danh:
Giảng
viên: 5TS Nguyễn Hoàng Ánh
Giảng viên: PGS, TS Lê Xuân Đình

HÀ NỘI, tháng 4/2009
HÀ NỘI, tháng 4/2010


Tiểu luận Đàm phám quốc tế

MỤC LỤC
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO......................................................................................................................1
Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội.....................................................................................................1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO..................................................................................................................1
HÀ NỘI, tháng 4/2010.....................................................................................................................1
................................................................................................................................................................1
CHUYÊN ĐỀ MÔN HỌC............................................................................................................................1
QUẢN TRỊ DỰ ÁN.....................................................................................................................................1
Họ và tên: Phạm Thuỳ Dương..................................................................................................................1
Sinh ngày: 17/12/1980............................................................................................................................1
Lớp: Cao học quản trị kinh doanh khoá 5................................................................................................1
Số bao danh: 5.........................................................................................................................................1
Giảng viên: PGS, TS Lê Xuân Đình............................................................................................................1
HÀ NỘI, tháng 4/2009.............................................................................................................................1
MỤC LỤC.................................................................................................................................................2
I.GIỚI THIỆU.............................................................................................................................................3
II.NỘI DUNG CUỘC ĐÀM PHÁN...............................................................................................................4
III.CHIẾN LƯỢC, CHIẾN THUẬT TRONG CUỘC ĐÀM PHÁN.......................................................................9

1.Chiến lược trong đàm phán..............................................................................................................9
2.Chiến thuật đã sử dụng....................................................................................................................9
IV.KẾT QUẢ CUỘC ĐÀM PHÁN...............................................................................................................10
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................................11

2


Tiểu luận Đàm phám quốc tế

I.

GIỚI THIỆU
“Thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ, và muốn hay không, bạn là một người

tham dự”1. Điều này quả thực vô cùng đúng trong mọi hoàn cảnh. Con người sinh ra,
lớn lên luôn luôn phải đàm phán cho dù đó là do nhu cầu của bản thân cá nhân hay do
yêu cầu tác động từ bên ngoài. Xin mang tới đây một ví dụ nho nhỏ về một cuộc đàm
phán, có thể cho là như vậy, mà trong đó tôi là một thành viên tham dự.
Hiện tôi đang công tác tại một công ty Liên doanh chuyên cung cấp các thiết bị
Viễn thông trong đó có một phần rất nhỏ là tham gia vào sản xuất các thiết bị đó. Tôi
chuyên trách về kỹ thuật ở phòng kinh doanh, công việc chính là tư vấn hỗ trợ khách
hàng về các thiết bị cố định như thiết bị cung cấp dịch vụ thoại cố định, dịch vụ xDSL,
Video on demand… Phải kể khá cụ thể ra như vậy vì lĩnh vực của tôi khá đặc thù, rất
nhiều người ngoại đạo sẽ cảm thấy khó khăn khi nói đến những điều này. Hiện tại tôi
đang chịu trách nhiệm tư vấn, hỗ trợ một khách hàng là một công ty Viễn thông của
1

Bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì – Herb Cohen - Nguyễn Vũ Thành, Minh Khôi dịch – Nhà xuất bản Lao
đông xã hội – trang 19

3


Tiểu luận Đàm phám quốc tế

một tỉnh thực hiện một dự án mở rộng trên thiết các thiết bị mà hãng của tôi đã cung
cấp cho họ trong một dự án trước đó. Đây chính là một lợi thế cho tôi trong quá trình
trao đổi và đàm phán với họ.
Tôi nói đó là lợi thế vì công ty này dự kiến mở rộng trên thiết bị của hãng tôi
chứ không phải của hãng khác. Có nghĩa là họ buộc phải mua hàng của chúng tôi. Tuy
nhiên bên cạnh đó cũng có những bất lợi cho tôi khi trao đổi với họ, đó chính là họ đã
nắm rất rõ về sản phẩm của mình nên họ biết đâu là ưu điểm, đâu là yếu điểm của sản
phẩm. Ngoài ra giá bán của sản phẩm là rất cao. Một dự án mở rộng như vậy budget
thường khoảng tối thiểu 3 triệu đô. Do đó để tiêu một khoản tiền lớn thì khách hàng
thường phải cân nhắc rất kỹ trước khi quyết định.
Tôi đã trải qua rất nhiều lần trao đổi với công ty này, trực tiếp có, gián tiếp có.
Nhưng để đi đến thống nhất cuối cùng giữa hai bên cần có một cuộc họp chính thức.
Cuộc họp này diễn ra tại công ty khách hàng. Tôi và một số anh chị khác được cử làm
đại diện tham gia cuộc họp này. Vậy nhóm chúng tôi cần phải chuẩn bị gì để có thể dạt
được mong muốn trong cuộc đàm phán sắp tới.
II.

NỘI DUNG CUỘC ĐÀM PHÁN
“Quyền lực, thời gian, thông tin là ba biến số luôn tồn tại và quan hệ chặt chẽ,

ảnh hưởng đến kết quả đàm phán” 2. Trước ngày gặp khách hàng, chúng tôi cùng nhau
phân tích, tìm hiểu thông tin của khách hàng. Thứ nhất là họ định mở rộng thiết bị trên
những trạm3 nào, hiện trạng của trạm ra sao, khả năng mở rộng có thể thực hiện. Tình
trạng nhu cầu cầu tại đó ra sao, có bị cháy số 4 không, hay vẫn đủ số để phục vụ cho các

thuê bao mới. Tìm hiểu điều này nhằm giải đáp thắc mắc, họ có thực sự đang rất cần
2

Bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì – Herb Cohen - Nguyễn Vũ Thành, Minh Khôi dịch – Nhà xuất bản Lao
đông xã hội – trang 61
3
Trạm: Để cung cấp dịch vụ viễn thông tới khách hàng, người ta phải xây dựng các trạm trong từng khu vực mà
có nhu cầu hiện tại và tương lai về dịch vụ đó. Thiết bị được trang bị tại các trạm này đề đáp ứng mọi nhu cầu
của người sử dụng cuối cùng
4
Cháy số: Không còn khả năng cung cấp thêm số điện thoại cho khách hàng mới khi họ yêu cầu

4


Tiểu luận Đàm phám quốc tế

không hay chỉ mua sẵn để dự phòng khi tình trạng cháy số xảy ra. Qua tìm hiểu thì quả
thật là nhu cầu sử dụng hiện tại đã vượt qua khả năng cung cấp của tổng đài và các
trạm vệ tinh. Cầu đang vượt cung.
Về thời gian, tập đoàn yêu cầu công ty này phải tiến hành triển khai trong tháng
5. Có nghĩa là phải ký hợp đồng trong tháng 4. Thời hạn đã quá rõ ràng.
Biết mình biết người trăm trận trăm thắng. Chúng tôi cũng có những điểm yếu.
Thứ nhất là dòng sản phẩm mà chúng tôi đã cung cấp tới họ có phiên bản là 2.7 và 3.0.
Dòng 2.7 thì đã end of life 5, dòng 3.0 thì có một số card cũng end of life. Điều này có
nghĩa là phải thuyết phục khách hàng mua sang phiên bản mới. Xin nói thêm là phiên
bản mới vẫn có thể sử dụng chung với phiên bản cũ. Thứ hai là các thiết bị này lại
được quản lý bởi một hệ thống quản lý 6 riêng. Tuy nhiên với phiên bản mới thì lại cần
phải nâng cấp hệ thống quản lý đang vận hành đó. Thứ ba là một số card 7 mới nhiều
tính năng khách hàng rất thích dùng nhưng vì một số lý do chưa thể cung cấp.

Chúng tối đến với cuộc họp với các thông tin trong tay như thế. Tham dự cuộc
họp, phía công ty tôi có 3 thành viên trong đó có tôi; phía khách hàng thì rất đông.
Trông các thành viên tham dự bên phía khách hàng có ông trưởng phòng đầu tư-ông
này tỏ ra vô cùng sốt ruột về tình trạng chậm chạp của dự án, có nhân viên phòng kỹ
thuật - những vị này nắm rất rõ về thiết bị đang sử dụng cũng như các dòng sản phẩm
mới.
Các câu hỏi lần lượt được đặt ra. Câu hỏi đầu tiên phía khách hàng là: “Liệu có
thể giao hàng trong tháng 5 không?” Tôi trả lời: “ Hàng hoàng toàn có thể được giao
trong tháng 5 vì bên em đã lập Forecast cho đơn hàng này rồi. Tuy nhiên, để đảm bảo
5

End of life: Ngừng sản xuất
Hệ thống quản lý: Tất cả các thiết bị đèu được giám sát bởi một hệ thống đặt ở trung tâm để theo dõi tình hình
hoạt động, số lượng thuê bao trên mỗi trạm và các cảnh bảo, ngoài ra có thể tác động từ xa đến từng trạm mà
không nhất thiết phải đến tận hiện trường.
7
Card: Là một bo mạch được cắm lên thiết bị. Thiết bị gồm có các khe cắm để cắm các card lên nhằm tăng thêm
lượng thuê bao sử dụng
6

5


Tiểu luận Đàm phám quốc tế

thời gian giao hàng đề nghị các anh confirm sớm cho chúng em. Ngoài thời gian ship
hàng là 4-6 tuần thì khi hàng về đến kho, một phần hàng hoá sẽ được đưa vào sản xuất
lắp ráp nốt ở công đoạn cuối. Nếu chậm một chút thôi thì em e rằng dự án khó có thể
bắt đầu triển khai trong tháng 5” Ở đây tôi đã sử dụng thời gian bị o ép của khách hàng
để ép họ sớm ra quyết định đối với đơn hàng này. Ngay khi câu trả lời được đưa ra,

ông trưởng phòng đầu tư yêu cầu: “Cần phải có hàng ngay trong tháng tư. Không thể
chậm chễ hơn được nữa. Cuối buổi họp hôm nay chúng ta sẽ đi đến chốt BoQ 8 cuối
cùng” Như vậy là tôi đã thành công trong việc thúc họ đưa ra quyết định cuối cùng
sớm.
Tiếp đó họ có đề xuất: “Chúng tôi tìm hiểu và được biết, hiện tại nhà sản xuất
có giới thiệu một card thuê bao ADSL mà cung cấp tới 48 thuê bao. Chúng tôi vẫn thấy
bên các bạn chào card 24 thuê bao. Chúng tôi muốn tôi đa hoá dung lượng trên một tủ
thiết bị. Đề nghị các anh chị chuyển sang chào loại này.” Tôi tiếp tục đưa ra lý lẽ như
sau: “Thưa các anh chị, đúng là hãng đã chào bán ra thị trường card 48 thuê bao
ADSL, tuy nhiên do mới sản xuất nên số lượng chào bán còn hạn chế vì lý do còn nghe
ngóng phản hồi của thị trường về chất lượng của nó. Chúng ta cũng không nên mạo
hiểm khi mua card này vì giá thành của nó cũng không rẻ. Nếu em không nhầm thì nó
đắt gấp đôi card 24ADSL mà thực sự là tổng dung lượng của thuê bao trên cả tủ thì
không đổi do một card 48 ADSL chiếm tới 2 khe cắm trong khi card 24ADSL chỉ
chiếm có 1 khe. Ngoài ra do hãng không forecast card này cho Công ty mình nên thời
gian giao hàng sẽ là 12 tuần. Như vậy để mua card này thì thời hạn giao hàng sẽ là
tháng 6. Như vậy các anh có thể chờ được không?” Tôi chỉ nói đến đây và để phía đối
phương suy nghĩ cho phương án của mình mặc dù trong thâm tâm tôi rất muốn họ
không thay đổi phương án cũ.

8

BoQ: Bill of Quantity

6


Tiểu luận Đàm phám quốc tế

“Việc biết rõ về cá nhân đối phương thật sự giúp ích cho tiến trình đàm phán.

Quá trình thương thảo sẽ dễ dàng hơn khi bạn thương lượng với một người mà bạn
quen biết, hơn rất nhiều so với việc thương lượng với một khái niệm trừu tượng mơ hồ
được gọi là “đối phương”.” 9 Chúng tôi nắm rõ về đối phương như vậy bởi chúng tôi là
những bạn bề có mối quan hệ khăng khít, đã từng ký kết nhiều hợp đồng. Thậm chí
trong nhiều dự án, chúng tôi có thể giao hàng trước khi ký hợp đồng chính thức tất
nhiên là đã có một cam kết chấp nhận bằng văn bản mặc dù chưa cần trao đổi gì về giá
cả. Việc trao đổi đàm phán của chúng tôi cũng tránh được những căng thẳng quá mức
và dễ đi đến thoả thuận hơn.
Trong tình huống của tôi vì chỉ là trao đổi thuần tuý về mặt kỹ thuật nên không
có sự mặc cả về giá hay yêu cầu FOC 10. Tuy nhiên cuộc đàm phán này cũng thực sự là
quan trọng đối với cả công ty chúng tôi. Ở trong cuộc đàm phán này, tôi với tư cách là
một chuyên viên về kỹ thuật, nắm vững về thiết bị và được cử làm đại diện cho công ty
tham gia vào cuộc đàm phán đã thực sự làm cho đối phương tin tưởng về chuyên môn
của mình. Không phải là lần đầu trao đổi mà họ đã tin tôi ngay mà đó là một quá trình
dài thông qua rất nhiều lần làm việc trực tiếp bay ra bay vao khi họ cần cũng như qua
email và điện thoại. Mọi thắc mắc của họ trong quá trinh xây dựng danh mục thiết bị
đều đều hỗ trợ tối đa. Chính vì thế họ tin tưởng tôi khi tôi đưa ra ý kiến. Như vậy tối đã
có quyền lực chuyên môn trước họ.
Nói như vậy không phải là họ không tạo quyền lực gì với Công ty tôi. Tôi luôn
tỏ ra trong quá trình làm việc với họ rằng, có rất nhiều công ty Viễn thông tỉnh khác
đang rất muốn mua thiết bị này đây. Hàng trong kho đã hết sạch nhưng công ty chúng
tôi chỉ thích bán hàng cho đơn vị các anh bởi thủ tục bên các anh nhanh gọn, không
rườm rà. Vô hình chung tôi làm cho họ tin họ là người quan trọng đối với công ty
9
10

Getting to Yes –Roger Fisher − William Ury − Bruce Patton-Nhóm biên dịch INNMA- trang 55
FOC: Free of charge

7

Tiểu luận Đàm phám quốc tế

chúng tôi nhưng đồng thời tôi cũng ngầm báo cho họ biết họ không nhanh thì chúng tôi
sẽ bán cho người khác trước, hàng chỉ có hạn mà thôi.
Như tôi đã nói ở trên về hệ thống quản lý. Và quả là không nằm ngoài dự đoán,
phía khách hàng đã đề cập đến vấn đề này. Muốn sử dụng phiên bản mới buộc họ phải
nâng cấp hệ thống cũ. Tôi đã đề nghị sẽ đưa ra phương án ngay sau buổi họp với những
chi phí cụ thể để khách hàng so sánh lợi hại khi áp dụng một số phương án. Tất cả đã
được chấp nhận.
Trong suốt quá trình đàm phán, có rất nhiều tình huống xảy ra, có những tình
huống gây khó khăn cho phía chúng tôi. Chẳng hạn khi xem xét bảng danh mục thiết
bị, có một số hạng mục có thể chào hoặc không cần thiết nhưng tôi vẫn đưa vào và có
một hạng mục tôi không đưa vào. Một thành viên trong bàn họp có hỏi lý do không
đưa, tôi có trả lời rằng: “Em xin nhận đây là thiếu xót của em. Hạng mục này em sẽ bổ
sung ngay sau buổi họp này.” Một người khác cười nhếch mép: “Chỗ không cần chào
thì lại chào đầy vào, định kiếm thêm à!” Ngay lập tức chị ngồi cạnh tôi trong nhóm
nhìn thẳng vào mặt anh này với thái độ không tán đồng cách nói năng của anh ta. Đồng
thời tôi cũng giải thích lý do mình chào thêm vào. Nhưng rõ ràng thái độ của đối
phương đã làm anh này tỏ ra hợp tác hơn trên bàn đàm phán.
Thời gian thì có hạn nên sức ép cần phải nhanh chóng kết thúc cuộc họp càng
lớn. Cuối cùng, ông trưởng phòng đầu tư cũng yêu cầu các thành viên bên mình nhanh
chóng đưa ra những sửa đổi cuối cùng để bên nhà cung cấp là chúng tôi có thể hoàn
chỉnh bảng danh mục thiết bị để đặt hàng sớm. Và như mong đợi mọi mong muốn của
chúng tôi đã đạt được.

8

Tiểu luận Đàm phám quốc tế

III.

CHIẾN LƯỢC, CHIẾN THUẬT TRONG CUỘC ĐÀM PHÁN

1. Chiến lược trong đàm phán
Có một số chiến lược có thể sử dụng để đàm phán. Trong tình huống trên chúng
tôi đã sử dụng chiến lược hỗn hợp.
Khách hàng này là đối tác làm ăn lâu năm của chúng tôi. Chúng tôi có mối quan
hệ tốt nên bán hàng ngoài mục đích sinh lợi còn là để giữ và phát triển quan hệ. Nghĩ
đến phát triển mạng lưới là họ nghĩ đến chúng tôi. Đàm phán với người mà mình biết
sẽ tốt hơn nhiều đàm phán với người mà ta chưa hiêu họ. Điều này đúng với cả công ty
chúng tôi và với đối tác của mình.
Đồng thời lợi ích của công ty cũng là mục tiêu hàng đầu mà không chỉ bản thân
chúng tôi mà cả công ty đang hướng tới. Do đó dành phần thắng trong đàm phán cũng
là cái đích mà chúng tôi cần đạt được.
Sự thoả mãn của hai bên là ở chỗ cả hai bên đều cảm thấy mình đều có lợi. Hiểu
được điều đó nên trong quá trình đàm phán, chúng tôi luôn phân tích cái lợi mà đối tác
có được nếu sử dụng theo giải pháp của chúng tôi. Công nghệ ngày càng phát triển,
vòng đời của một công nghệ ngày càng ngắn lại. Làm sao để nhà đầu tiết kiệm được
chi phí, khai thác được triệt để thiết bị là nhiệm vụ cảu chúng tôi. Và chúng tôi đã làm
họ cảm thấy hài lòng. Như vậy mục tiêu của chúng tôi đã đạt được.
2. Chiến thuật đã sử dụng
Nổi bật trong cuộc đàm phán này là chiến thuật gây sức ép về thời gian. Chúng
tôi nắm được deadlines của đối phương. Đó là họ đang bị cháy số, khách hàng đang
xếp hàng dài chờ đang ký sử dụng dịch vụ. Tập đoàn đang ép họ phải trang bị trước
tháng 6. Điều đó buộc họ phải đầu tư sớm.
Khả năng nói “ Tôi xin lỗi” hoặc “ Chính tôi đã nhầm lẫn” là một thế mạnh chứ
không phải là một điểm yếu. Khi bạn tỏ ra khiêm tốn, đối tác sẽ thấy tôn trọng bạn hơn

9


Tiểu luận Đàm phám quốc tế

và công việc sẽ dễ dàng hơn để tiến đến một kết cục thắng lợi. 11 Thủ thuật này cũng
được tối áp dụng để đạt được một sự chấp nhận từ phía khách hàng.
Ngoài ra thay đổi thái độ, dùng câu hỏi đóng cũng là những thủ thuật được sử
dụng ở đây.
IV.

KẾT QUẢ CUỘC ĐÀM PHÁN
Dù là đàm phán trực tiếp hay gián tiếp chúng tôi đều có bản ghi nhớ. Bản ghi

nhớ thường được phía bên tôi thảo ra, ghi lại mọi thoả thuận đã được thảo luận, chấp
nhận hoặc để ngỏ. Bản thảo này sẽ được gửi tới bên khách hàng để confirm 12 nội dung.
Sau khi đã thống nhất, người đại diện có thẩm quyền hai bên sẽ ký và fax sang cho
nhau để làm căn cứ cho mọi công việc tiếp theo.
Cách này nghe có vẻ lằng nhằng, đôi khi gây ngại cho cả hai bên. Tuy nhiên tôi
thấy thực sự hiệu quả. Bởi trong những biên bản ghi nhớ này cả hai bên đều bị sức ép
về thời gian buộc họ phải thực hiện các công việc tiếp theo đúng tiến độ đề ra. Và trong
cuộc đàm phán của tôi ở trên điều đó cũng không ngoại lệ. Mọi điều mình mong muốn
đều đạt được. Có thể do may mắn chăng hoặc có thể do tính chất đàm phán không
phức tạp nhưng thực sự để đi đến ngày hái quả tôi phải mất hơn một năm đi lại, thư từ
trao đổi. Sức ép về thời gian đặc biệt khi đã cam kết bằng văn bản thì các bên luôn cố
gắng hoàn thành.

11
12

101 Bí quyết đàm phán thành công –NORMAN COUSINS - trang 28
Confirm: Xác nhận

10


Tiểu luận Đàm phám quốc tế

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì – Herb Cohen - Nguyễn Vũ Thành,
Minh Khôi dịch – Nhà xuất bản Lao đông xã hội.
2. Getting to Yes –Roger Fisher − William Ury − Bruce Patton-Nhóm biên dịch
INNMA
3. 101 Bí quyết đàm phán thành công –NORMAN COUSINS
4. Tài liệ giảng dạy của TS Nguyễn Hoàng Ánh

11