Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại viện nghiên cứu sức khoẻ trẻ em (NCSKTE), bệnh viện nhi trung ương

Môn học:

QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC

BÀI TẬP CÁ NHÂN.
Đề tài:

Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại Viện nghiên
cứu sức khoẻ trẻ em (NCSKTE), Bệnh viện Nhi Trung ương

1. Thông tin chung
Viện Nghiên cứu sức khoẻ trẻ em (NCSKTE) trực thuộc Bệnh viện Nhi Trung
ương được thành lập ngày 1/4/2010. Vị trí nằm trong khuôn viên của Bệnh
viện nhi Trung ương. Hiện tại, nhân lực của Viện có tổng cộng 40 cán bộ,
trong đó 15 cán bộ làm full time, 25 cán bộ làm part time.
Mô hình tổ chức của Viện NCSKTE
BAN LÃNH ĐẠO VIỆN

Phòng
Đào tạo

Phòng
NC ứng
dụng kỹ
thuật cao

Phòng
NC Dich
tễ, sức
khoẻ cộng
đồng

Phòng
Tổng hợp

Chức năng và nhiệm vụ và những thành tựu đã đạt được
Mặc dù ra đời mới tròn 1 năm, Viện NCSKTE đã đạt được những thành tựu nhất
định
1


Về Đào tạo:
-

Tổ chức gần 100 khoá tập huấn ngắn hạn cho các cán bộ trong và ngoài
bệnh viện

-

Xây dựng chương trình và đào tạo thành công 4 khoá đào tạo định hướng
chuyên ngành cho bác sỹ và điều dưỡng

-

Tiếp nhận hàng nghìn học sinh, sinh viên y khoa trong và ngoài nước

-

Tổ chức thành công 5 Hội nghị, hội thảo Quốc tế, 10 hội nghị, hội thảo
quốc gia về lĩnh vực nhi khoa

-

Xây dựng 7 chương trình đào tạo sau đại học hệ thực hành CKI, CKII đã
được BYT thông qua và chuẩn bị tuyển sinh đào tạo

Về Nghiên cứu khoa học: Viện là trung tâm nghiên cứu khoa học Nhi khoa đầu
ngành của cả nước. Hiện tại, Viện đang quản lý 8 đề tài cấp Nhà nước, 20 đề tài
cấp Bộ và 40 đề tài cấp Cơ sở.
Về Hợp tác Quốc tế: Hiện nay, Viện có các Quan hệ hợp tác với JICA Nhật Bản,
Bệnh viện trẻ em Hoàng gia Melburne - Australia, Hội hữu nghị ICPH Thuỵ
Điển, Tổ chức cựu chiến binh Mỹ, Tổ chức REI Hoa Kỳ, Tổ chức Vietnam
Project Hoa Kỳ, Trường Đại học Darmouth Hoa Kỳ, Trung tâm y tế Samsung
Hàn Quốc, Bệnh viện Bambino Gesú Italia, Đại học Lund Thụy điển.
Ngoài những chức năng, nhiệm vụ chính ở trên, Viện còn có nhiệm vụ Quản
lý kinh tế trong Viện
Do mới thành lập, Viện NCSKTE đang dần dần hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và
mô hình quản lý. Qua môn học Quản trị hành vi tổ chức, tôi nhận thấy việc quản
lý cá nhân và làm việc nhóm rất có hiệu quả nên tôi quyết định phát triển một dự
án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và làm việc nhóm tại Viện NCSKTE.
2. Một vài nét về hành vi tổ chức
Nhìn vào sơ đồ tổ chức, ta thấy Viện NCSKTE có cấu trúc tổ chức theo
phòng ban chức năng. Tôi thấy cấu trúc này là hợp lý vì nó phát huy được các ưu
điểm của kiểu cấu trúc này:
2


-

Hỗ trợ xác định chuyên môn và con đường thăng tiến sự nghiệp

-

Cho phép chuyên môn hoá cao hơn

-

Giám sát dễ dàng hơn – các vấn đề khó khăn chung

-

Tạo ra tính kinh tế theo quy mô – tập trung lại các khả năng tương đồng

Ban lãnh đạo Viện là những người có kinh nghiệm trong quản lý vì 2 trong 3
người đã và đang giữ vai trò Giám đốc, Phó Giám đốc Bệnh viện Nhi Trung ương.
Các nhà lãnh đạo có đầy đủ các năng lực của nhà lãnh đạo hiệu quả:
-

Chỉ số cảm xúc (Emotional Intelligence) cao

-

Tính chính trực (Integrity)

-

Nghị lực (drive)

-

Động lực lãnh đạo (leadership motivation)

-

Trí thông minh (intelligence)

-

Lòng tự tin (self-confidence)

-

Kiến thức kinh doanh (Knowledge of business)

Theo phân loại về phong cách lãnh đạo
Phong cách độc đoán : Kiểu quản lý mệnh lệnh độc đoán được đặc trưng bằng
việc tập trung mọi quyền lực vào tay một mình người quản lý, người lãnh đạo quản lý bằng ý chí của mình, trấn áp ý chí và sáng kiến của mọi thành viên trong
tập thể.
Phong cách dân chủ: Kiểu quản lý dân chủ được đặc trưng bằng việc người quản
lý biết phân chia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ
tham gia vào việc khởi thảo các quyết định.
.Phong cách tự do: Với phong cách lãnh đạo này, nhà lãnh đạo sẽ cho phép các
nhân viên được quyền ra quyết định, nhưng nhà lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm đối
với những quyết định được đưa ra.
Ban Lãnh đạo Viện NCSKTE đã áp dụng Phong cách lãnh đạo dân chủ cho toàn
bộ hệ thống. Phong cách lãnh đạo này đã tạo nên sự hưởng ứng mạnh mẽ đối với
3


cấp dưới, làm thay đổi hành vi của cấp dưới và thậm chí là làm thay đổi cả toàn
bộ tổ chức.

Văn hoá tổ chức của đơn vị là hình mẫu cơ bản của các giả thiết, giá trị và niềm
tin chung, chi phối cách suy nghĩ và hành động của nhân viên với các vấn đề và
các cơ hội. Ban lãnh đạoViện đã áp dụng thuyết chiến lược để củng cố văn hoá tổ
chức như sau:
-

Việc làm của người sáng lập và người lãnh đạo

-

Áp dụng thưởng phù hợp với văn hoá

-

Duy trì lực lượng lao động ổn định

-

Quản lý mạng lưới văn hoá

-

Lựa chọn và xã hôi hoá nhân viên

Toàn bộ đội ngũ lãnh đạo và nhân viên của Viện đều cố gắng xây dựng văn hoá
cho tổ chức. Có được sự đoàn kết và quyết tâm như vậy là do Ban lãnh đạo thường
xuyên động viên khích lệ nhân viên làm việc, tạo môi trường làm việc vui vẻ và
hiệu quả là cho nhân viên thấy yêu công việc hơn.

3. Phát triển tầm nhìn đổi mới

Trên thế giới, nhiều công ty, tổ chức đã thành công trong việc nâng cao
hiệu quả nhờ dựa trên mô hình nhóm, đa dạng về hình thức như: nhóm tự quản
hay nhóm ảo. Với đặc thù về nhân sự (2/3 số cán bộ làm part time), trụ sở làm việc
khác nhau trong và ngoài bệnh viện, đặc điểm riêng là một số cán bộ thường
xuyên đi công tác và làm việc tại nước ngoài, một số chuyên gia cao cấp của
Nosal và Murdoc Institutes – Australia cũng đang hỗ trợ cho sự phát triển của
Viện. Bên cạnh đó, Viện có nhiều chức năng nhiệm vụ khác nhau nên việc thành
lập nhóm ảo thay cho mỗi cá nhân làm việc chuyên trách là rất cần thiết.
Tại sao phải dựa vào nhóm?
So sánh với cá nhân làm việc một mình, nhóm có lợi thế sau:
4


- Giải quyết vấn đề và nhận ra cơ hội nhanh hơn
- Chia sẻ những thông tin và phối hợp nhiệm vụ hiệu quả hơn
- Cung cấp dich vụ khách hàng tuyệt vời do có nhiều kiến thức và kinh
nghiệm
- Thúc đẩy nhân viên làm việc theo mục đích tổ chức
Định nghĩa về nhóm ảo: Nhóm đa chức năng hoạt động xuyên không gian, thời
gian và gianh giới tổ chức với các thành viên liên lạc với nhau chủ yếu qua cộng
nghệ thông tin.
Các thành viên Nhóm ảo có thể làm việc khác nhau về địa điểm, thậm chí thời
gian nhưng phải phụ thuộc vào công nghệ thông tin để liên lạc và phối hợp công
việc.
Thiết kế nhóm ảo hiệu quả cao:
Môi trường nhóm ảo: Chế độ khen thưởng, hệ thống thông tin liên lạc, môi trường
tổ chức, cấu trúc tổ chức và lãnh đạo nhóm đều ảnh hưởng đến hiệu quả của
nhóm.
Để trở thành nhóm ảo có hiệu quả cao, tổ chức phải cung cấp đầy đủ phương tiện
thông tin liên lạc giúp các thành viên trong nhóm thể tự do sáng tạo kết hợp với

các phương tiện phục vụ yêu cầu công việc. Ví dụ, các thành viên trong nhóm có
thể sử dụng email để phối hợp những công việc hàng ngày nhưng ngay lập tức
phải sử dụng hình thức hội thảo qua cầu truyền hình hoặc bảng điện tử khi có yêu
cầu công việc phải khẩn cấp.
Công việc của nhóm ảo: các nhà nghiên cứu cho biết nhóm ảo hoạt động hiệu quả
nhất đối với những công việc có cấu trúc tổ chức chỉ đòi hỏi mức độ tương hỗ vừa
phải.

5


Quy mô và thành phần nhóm ảo: Số lượng thành viên trong nhóm thường ít hơn so
với nhóm thông thường vì phụ thuộc vào thiết bị thông tin. Các thành viên nhóm
ảo cần có kỹ năng đặc biệt trong việc sử dụng hệ thống thông tin liên lạc.
Các quy trình nhóm: Phat triển nhóm và tính gắn kết là những điểm mấu chốt vì
nhóm ảo thiếu sự giao tác trực tiếp giữa các thành viên để có thể áp dụng đúng
quy trình.
Lòng tin nhóm:Bất kỳ mối quan hệ nào – bao gồm cả mối quan hệ trong các thành
viên trong nhóm ảo – đều phụ thuộc vào một mức độ tin tưởng nhất định giữa các
bên. Mức độ tin tưởng thể hiện qua 3 cấp độ
-

Lòng tin dựa trên tính toán (mức thấp nhất)

-

Lòng tin dựa trên sự hiểu biết

-

Lòng tin dựa trên sự tương đồng (mức cao nhất)

4. Phát triển các đề xuất có giá trị
Trong hoàn cảnh điều kiện về cơ sở vật chất và nhân sự có hạn, việc phát
triển mô hình quản lý nhóm tại Viện NCSKTE là rất cần thiết, đặc biệt là thành lập
nhóm ảo để tiết kiệm chi phí, thời gian, sức lao động, tận dụng được sự giúp đỡ
của chuyên gia nuớc ngoài về nâng cao năng lực thực hiện các hoạt động của cán
bộ trong Viện.
Một số đề xuất:
-

Ban lãnh đạo ủng hộ chủ chương thiết lập nhóm ảo

-

Khi thực hiện các thành viên trong nhóm cần quan tâm đến:
+ Việc ra quyết định của nhóm
+ Hạn chế cản trở quá trình ra quyết định của nhóm
+ Biết rõ khả năng đánh giá
+ Áp lực phải hoà nhập
6


+ Tư duy nhóm
+ Sự phân cực trong nhóm
5. Xác định các bước hành động chi tiết và cụ thể cho dự án đổi mới
-

Viết đề án nêu bật tính cấp thiết, mục tiêu đề án, kết quả đầu ra, các hoạt
động và đầu vào cần thiết

-

Báo cáo đề án và xin phê duyệt

-

Chuẩn bị triển khai

+ Họp nhóm nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, xây dựng quy tắc nhóm, lên
khung chương trình làm việc cụ thể
+ Mua sắm trang thiết bị: máy tính kết nối internet, ears phone, head phone....
+ Tiến hành làm việc
+ Họp nhóm (online) để đánh giá quá trình làm việc và giải quyết những khó
khăn
+ Báo cáo kết quả
6. Kết luận
Để Bệnh viện Nhi Trung ương thực hiện được tầm nhìn đến năm 2020 là
một trong ba bệnh viện nhi khoa hàng đầu trong khu vực, vai trò của Viện
NCSKTE rất quan trọng. Tôi tin tưởng rằng, mô hình quản lý cá nhân và quản lý
nhóm là hoàn toàn phù hợp để mang lại hiệu quả, năng suất lao động cao nhất
choViện NCSKTE.
7. Tài liệu tham khảo
- Tài liệu học tập môn "Quản trị hành vi tổ chức" của chương trình MBA của ĐH
Griggs.
- Giáo trình “Hành vi tổ chức” của Nguyễn Hữu Lam, 1996
7


- Human Behavior in Organozations, Rodney C. Vandeveer & Michael L.

Menefee
- Website: wwwnhp.org.vn

8