Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thạch Bàn Viglacera

i

Mở đầu
1. Tính cấp thiết của Đề tài:
Công tác quản lý là một trong những vấn đề mà mọi doanh nhiệp quan
tâm đặc biệt là việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không những có thể đảm bảo các mục tiêu
bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm
bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lý
mà qua đó nó còn nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty cổ phần Thạch Bàn (TBC) là một doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực sản xuất gạch ngói đất sét nung. Năm 2004 TBC được chuyển đổi thành
Công ty cổ phần, hiện nay đang được phát triển theo mô hình Công ty mẹ con
gồm Công ty mẹ và 8 công ty con. Việc thiết lập và duy trì một HTKSNB hữu
hiệu kiểm soát được các hoạt động từ Công ty mẹ đến các Công ty con có ý
nghĩa vô cùng quan trọng đối với TBC.
Nhận thức được vấn đề này các cấp lãnh đạo đã và đang quan tâm đến
việc xây dựng một HTKSNB tối ưu. Tuy nhiên hiện nay HTKSNB ở đây còn
bộc lộ nhiều bất cập chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Vì vậy hoàn thiện
HTKSNB tại TBC trong giai đoạn này là thực sự cần thiết để tăng cường
công tác quản lý nâng cao hiệu quản hoạt động và tạo ra sự phát triển bền
vững cho Công ty.
Với tư cách là thành viên ban kiểm soát nội bộ và để góp phần nghiên
cứu về mặt lý luận và thực tiễn HTKSNB tại Công ty và từ đó đưa ra các giải
pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của TBC tôi chọn Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Công ty cổ phần Thạch bàn Viglacera”
2. Mục đích nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu những lý luận chung về HTKSNB trong một
doanh nhiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con.
Phân tích và đánh giá thực trạng HTKSNB tại TBC

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận kết hợp với phân tích và đánh giá thực


ii
tiễn từ đó đưa ra một số biện pháp hoàn thiện HTKSNB tại TBC.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn
Đối tượng nghiên cứu là HTKSNB trong doanh nghiệp hoạt động trong
mô hình công ty mẹ – công ty con.
Phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần Thạch Bàn
4. Phương pháp nghiên cứu
Kế thừa những kết quả nghiên cứu lý luận về HTKSNB đã đạt được của
các tài liệu đã công bố, trực tiếp quan sát và nghiên cứu tài liệu hiện có tại
đơn vị nghiên cứu, tổng hợp, phân tích đánh giá tổng quát, hệ thống hoá để
đánh giá thực trạng HTKSNB của TBC. Tìm hiểu HTKSNB và hoạt động của
một số đơn vị tương đồng để đánh giá và đúc kết đưa ra các giải pháp hoàn
thiện HTKSNB tại TBC.
5. Đóng góp của Luận văn:
Về mặt lý luận, hệ thống hoá được những vấn đề lý luận cơ bản về
HTKSNB, đặc biệt trong các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty
mẹ – công ty con.
Về mặt thực tế, Luận văn đã phân tích rõ thực trạng và đánh giá được
những tồn tại của HTKSNB tại TBC.
Về các đề xuất, Luận văn đã đưa ra phương hướng hoàn thiện HTKSNB tại
TBC và đưa ra các giải pháp xây dựng, hoàn thiện một HTKSNB hữu hiệu tại
TBC đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn hiện nay..
6. Tên và kết cấu của Luận văn
Tên Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ
phần Thạch bàn Viglacera ”.
Kết cấu Luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ

trong doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ –
công ty con;
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần
Thạch Bàn;


iii
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn.
Chương 1
Nhũng vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con
1.1. Lý luận chung về kiểm soát trong hệ thống quản lý
Quản lý là một lĩnh vực rộng bao trùm từ việc hoạch định chính sách, tổ
chức thực hiện, kiểm soát việc thực hiện để đạt được mục tiêu. Kiểm soát là
một chức năng không thể thiếu của quá trình quản lý nhằm cung cấp thông tin
về việc thực hiện các mục tiêu đề ra để đưa ra các quyết định quản lý thích
hợp. Hoạt động kiểm soát được tiến hành thường xuyên trong tất cả các giai
đoạn của quá trình quản lý.
Quản lý không thể thiếu thông tin do đó kiểm soát là một chức năng
quan trọng. Đây là hoạt động tiến hành thường xuyên dưới nhiều hình thức
nhằm cung cấp thông tin quản lý giúp cho nhà lãnh đạo có cơ sở đưa ra những
quyết định phù hợp. Mà thông tin kiểm soát lại được tăng cường độ chính xác
chính là nhờ vào hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), HTKSNB là một hệ thống
chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm
bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động.

HTKSNB có bốn mục tiêu cơ bản là bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy
của thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và mục tiêu bảo đảm
hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý
1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
HTKSNB bao gồm bốn yếu tố cơ bản là: Môi trường kiểm soát, hệ


iv
thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và
bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và
xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố môi trường kiểm
soát bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công
tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và các ảnh hưởng bên ngoài.
Hệ thống thông tin mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức
là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài
chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động
kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát
chi tiết về các mặt là tính có thực; sự phê chuẩn; tính đầy đủ; sự đánh giá;
phân loại; tính đúng kỳ; quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác
Hệ thống thông tin kế toán càng phát huy vai trò cung cấp thông tin khi
nó được tổ chức một cách hợp lý, phù hợp với qui mô của doanh nghiệp và
cho phép phân tích, tổng hợp thông tin của các bộ phận.
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện
nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập
trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm
rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
Kiểm toán nội bộ
Kểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến
hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị. Là

một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp, bộ phận
kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ
hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận
hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ
hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời điều chỉnh
và bổ sung những qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
Các điều kiện để Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả: Bộ


v
phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao nhất, hoạt động tương đối
độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra.
Nhân lực là những người có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề
nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành.
1.3 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý
HTKSNB với những chính sách, nội quy, quy chế cùng các thủ tục
kiểm soát được thiết lập chính là các công cụ và cách thức để các nhà quản lý
tiến hành các hoạt động quản lý của mình. HTKSNB có vai trò quan trọng
trong công tác quản lý doanh nghiệp. Một công ty không thiết lập được một
HTKSNB cũng đồng nghĩa với việc công ty đó không có quản lý với đầy đủ ý
nghĩa của khái niệm này.
HTKSNB ngày càng được các cấp quản lý coi trọng đặc biệt là trong
doanh nghiệp có tầm hoạt động, có quy mô lớn. Việc xây dựng một HTKSNB
hữu hiệu là chìa khoá cho sự thành công trong công tác quản lý.
1.4 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp hoạt
động theo mô hình công ty mẹ – công ty con
1.4.1 Đặc điểm mô hình công ty mẹ – công ty con
Mô hình công ty mẹ – công ty con là một mô hình ưu việt. Tính gắn kết
và chủ động của mô hình tạo ra sức mạnh tổng hợp cho sự phát triển nguồn
lực, thị phần, uy tín và thương hiệu của toàn bộ tập đoàn nói chung và từng

công ty nói riêng. Mô hình này tạo điều kiện cho các công ty mở rộng quy mô
và phạm vi kinh doanh, đổi mới công nghệ, nâng cao hiệu quả hoạt động,
thích ứng hơn với cơ chế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế.
Trong mô hình này: Công ty mẹ là một thực thể pháp lý có ít nhất một
đơn vị trực thuộc – công ty con.
Công ty con là một thực thể pháp lý bị kiểm soát bởi công ty mẹ.
Đặc trưng của mô hình công ty mẹ – công ty con: Công ty mẹ, công ty


vi
con là hai thực thể pháp lý độc lập, có tư cách pháp nhân riêng. Công ty mẹ
có quyền chi phối đối với các quyết định liên quan đến hoạt động quản lý của
công ty con.
1.4.2. Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp hoạt động
theo mô hình công ty mẹ - công ty con
Với mỗi mô hình công ty mẹ – công ty con thì công ty mẹ có vai trò rất
lớn đối với sự phát triển của toàn bộ tập đoàn

. Việc thường xuyên đổi

mới, nâng cao năng lực quản lý, củng cố bộ máy vững mạnh, đủ khả năng và
chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao năng lực kiểm tra kiểm soát, nâng cao hiệu
quả hoạt động, hoàn thiện HTKSNB tại công ty mẹ là một yêu cầu quan trọng
và cần thiết đối với mọi mô hình công ty mẹ – công ty con.
Từ việc nghiên cứu lý luận chung về HT KSNB và nghiên cứu các đặc
điểm, thế mạnh của mô hình công ty mẹ – công ty con ta thấy HTKSNB tại
công ty mẹ cần thiết phải bao gồm đầy đủ bốn yếu tố: Môi trường kiểm soát;
hệ thống thông tin kế toán; thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. HTKSNB
tại công ty mẹ ngoài việc đảm bảo kiểm soát hoạt động tạo công ty mẹ còn
phải đảm bảo phù hợp với mô hình và kiểm soát hoạt động tại các công ty

con. Cụ thể HTKSNB tại công ty mẹ có đặc điểm sau:
Về môi trường kiểm soát: vừa phải đảm bảo tính chủ động vừa đảm
bảo tính thống nhất phát huy tối đa các lợi thể của từng đơn vị trong tập đoàn.
Các chiến lược phát triển, chính sách giá cả, chính sách thị trường ... đòi hỏi
đáp ứng lợi ích tổng hợp của toàn bộ hệ thống
Đặc thù quản lý trong mô hình này cơ cấu quyền lực được phân cấp
xuống các đơn vị cơ sở. Công ty mẹ quản lý công ty con theo cơ chế cử người
đại diện phần vốn góp của mình. Người đại diện phần vốn tham gia xây dựng
các quy định, quy chế kiểm soát trong công ty con, trong đó quy định rõ chế
độ kiểm tra, kiểm soát và cơ chế kiểm tra kiểm soát của công ty mẹ.
Công ty mẹ không những chi phối về vốn đầu tư mà còn bằng định
hướng, chiến lược kinh doanh, thị phần, uy tín, thương hiệu, các chính sách


vii
nhân sự, chính sách đào tạo ... tạo ra sự gắn kết giữa công ty mẹ và các công
ty con. Kiểm soát các công ty con chính bằng việc thiết lập và vận hành các
quy định về quản lý và chính sách kiểm toán nội bộ ở mỗi đơn vị thành viên.
Cơ cấu tổ chức:Cơ cấu tổ chức phải được xây dựng rõ ràng về chức
năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, cơ chế kiểm tra giám sát tránh chống chéo hoặc
bỏ sót các đầu việc dẫn đến giảm hiệu quả hoạt động. Cơ cấu tổ chức được
xây dựng phù hợp với sự phát triển theo mô hình công ty mẹ – công ty con
Chính sách nhân sự: Đội ngũ cán bộ công ty mẹ yêu cầu phải có trình
độ chuyên môn, trình độ quản lý cao để đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển
của toàn bộ mô hình. Chính sách nhân sự này còn được triển khai tại các công
ty con thông qua người đại diện phần vốn và hội đồng giám đốc.
Công tác kế hoạch, dự toán, định mức: Công ty mẹ đóng vai trò trung
tâm. Hệ thống kế hoạch phải được xây dựng đồng bộ và toàn diện làm kim
chỉ nan hướng dẫn các công ty con trong công tác lập, thực hiện và đánh giá
thực hiện kế hoạch. Lãnh đạo các công ty con chủ động trong việc lập kế

hoạch, dự toán, định mức. Công ty mẹ ngoài việc xây dựng hệ thống này cho
riêng mình còn phải có công cụ và cơ chế kiểm soát hệ thống này từ các công
ty con.
Hệ thống thông tin kế toán: Đối với mô hình hệ thống thông tin kế
toán ngoài yêu cầu đảm bảo cho các báo cáo riêng tại đơn vị còn phải đảm
bảo phục vụ cho báo cáo tài chính hợp nhất toàn bộ tập đoàn. Đảm bảo cung
cấp đủ các thông tin loại trừ các sự kiện tài chính trùng lắp trong nội bộ tập
đoàn.
Các thủ tục kiểm soát: Với các quan hệ kinh tế, quan hệ quản lý phức
tạp, liên quan không chỉ đến công ty mẹ mà còn đến cả các công ty con. Do
đó việc tuân thủ 3 nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm
nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn phải được thực hiện một cách chặt
chẽ hơn. Công ty mẹ phải xây dựng và thực hiện kiểm soát hoạt động tại các
công ty con việc tuân thủ các nguyên tắc không chặt chẽ rất dễ gây ra các sai


viii
phạm trong điều hành, quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động
của toàn bộ mô hình.
Về kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng và
cần thiết trong bất kỳ một tập đoàn kinh tế nào. Bộ phận này sẽ kiểm tra đánh
giá hoạt động của công ty mẹ và các công ty con trong toàn bộ tập đoàn.

Chương 2
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ
tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn
2.1. Đặc điểm chung của Công ty cổ phần Thạch Bàn với hệ thống kiểm
soát nội bộ
Trong phần này tác giả tập trung khái quát các đặc điểm chung của
TBC với HTKSNB cụ thể là khái quát quá trình hình thành và phát triển của

Công ty, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh. Từ
những đặc điểm chung này tiếp tục tìm hiểu và khái quát thực trạng HTKSNB
tại TBC trong giai đoạn hiện nay.
2.2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Thạch Bàn
hiện nay
2.2.1 Môi trường kiểm soát
2.2.1.1 Đặc thù về quản lý
TBC tiền thân là doanh nghiệp nhà nước, mặc dù từ ngày 6/1/2005
được cổ phần hoá và chuyển sang hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần
song cơ chế quản lý vẫn phần nào chịu ảnh hưởng của cơ chế cũ, của kiểu
quản lý doanh nghiệp nhà nước.
Công ty TBC hiện nay đang hoạt động theo Điều lệ Tổ chức và Hoạt
động của Công được Đại hội đồng Cổ đông thành lập Công ty thông qua ngày


ix
31/12/2004 và được sửa đổi bổ sung tại Đại hội Cổ đông lần 3 ngày 3/4/2007.
Đối với việc quản lý các công ty con, TBC cử các đại diện của mình
tham gia vào HĐQT, BKS các công ty con và thông qua hoạt động của Hội
đồng Giám đốc
Ban lãnh đạo đã có quan điểm và nhận thức về tầm quan trọng của
công tác quản lý doanh nghiệp.
1.2.1.2 Chính sách nhân sự
Ban lãnh đạo Công ty nhận thức con người là yếu tố đầu tiên và quyết
định sự thành đạt phát triển của Công ty. Trình độ, năng lực chuyên môn của mỗi
cá nhân ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, đến việc thực hiện các mục
tiêu của Công ty. Phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu
SXKD luôn được quan tâm.
Với ảnh hưởng chi phối thông qua thương hiệu và vốn góp tại các Công
ty con chính sách nhân sự tại Công ty mẹ có ảnh hưởng lớn đến chính sách

nhân sự tại các Công ty con. Các quan điểm và chính sách áp dụng tại Công
ty mẹ thông qua các đại diện và Văn phòng Hội đồng Giám đốc cũng được
triển khai và áp dụng tại các công ty con. Đối với việc tuyển dụng và bổ
nhiệm các vị trí chủ chốt trong các công ty người đại diện từ Công ty mẹ đều
phải báo cáo và xin ý kiến từ Công ty mẹ.
2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức đã được bố trí thành các đơn vị phòng ban và có sự
phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo các bộ phận là một mắt xích trong
toàn bộ HTKSNB với chức năng, nhiệm vụ của mình đảm bảo tính kiểm soát
chéo các hoạt động kinh tế diễn ra trong Công ty.
2.2.1.4 Hệ thống kế hoạch, dự toán, định mức
Về công tác kế hoạch:
Hệ thống KH năm, KH tháng được lập khá đầy đủ. KH năm bao gồm


x
các KH về sản xuất, KH tiêu thụ, KH đầu tư và phát triển, KH giá thành sản
xuất, KH chi phí quản lý, chi phí bán hàng, KH khấu hao, KH lao động tiền
lương, KH đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, KH trang bị bảo hộ lao động, KH
sửa chữa lớn, KH thí nghiệm và chế thử sản phẩm, KH khoa học kỹ thuật
(sáng kiến cải tiến kỹ thuật, kế hoạch môi trường …). Các kế hoạch này được
giao cho Phòng KH xây dựng mà không gắn kết với đơn vị thực hiện. Do đó
việc lập và giao KH vẫn mang tính hình thức, phi hiện thực không khả thi, ít
gắn với điều kiện thực tế và tình hình thị trường tiêu thụ.
Về hệ thống dự toán, định mức:
Công ty đã xây dựng định mức vật tư, phẩm cấp sản xuất gạch ốp lát
Granite ban hành kèm theo Quyết định số 05/TBC-HĐQT ngày 14/3/2006,
đơn giá tiền lương ban hành theo Quyết định số 12/TBC-KHĐT ngày 14//
2007. Quyết định số 45/TBC-KHĐT ngày 1/6/2006 quy định về Chế độ đi
công tác trong nước và nước ngoài ...

Hệ thống kế hoạch, dự toán và định mức chưa thực sự trở thành một
công cụ kiểm soát hữu hiệu do không được hiệu chỉnh thường xuyên .
1.2.1.5 Môi trường bên ngoài
HTKSNB được thường xuyên rà xoát và đánh giá các Công ty Kiểm
toán. Các cổ đông và thị trường tài chính cũng ảnh hưởng đến hệ thống quản
lý hoạt động SXKD của Công ty.
Thị trường cạnh tranh khốc liệt cũng ảnh hưởng đến HTKSNB
Với lượng vốn vay khá lớn tại các ngân hàng do đó ngân hàng cũng
tham gia vào công tác quản lý Công ty
2.2.2 Hệ thống kế toán
Về Chế độ Chứng từ và Hệ thống Tài khoản kế toán được Công ty áp
dụng trên cơ sở quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006.
Luân chuyển chứng từ được áp dụng cho từng phần hành, từng loại
chứng từ. Tất cả các chứng từ này hàng tháng đều được luân chuyển cho kế


xi
toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm tra soát xét và là căn cứ để tính giá
thành, giá vốn, tập hợp phân bổ chi phí, lập báo cáo tài chính quý và năm.
Hệ thống tài khoản được mở chi tiết thành các các tiểu khoản. Tuy
nhiên việc mở chi tiết các tài khoản này vẫn còn nhiều vấn đề cần hoàn thiện.
Hiện Công ty đang mở chi tiết các tài khoản doanh thu, giá vốn, chi phí chi
tiết theo loại hình song tài khoản xác định kết quả kinh doanh “Tài khoản
911” lại không được mở chi tiết theo loại hình
Hệ thống sổ kế toán: đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều
phải lập chứng từ và phản ánh vào các loại sổ kế toán.
Về hệ thống báo cáo hiện nay ngoài hệ thống báo cáo tài chính theo
quy định của Nhà nước Công ty còn thực hiện lập một số báo cáo quản trị,
Tuy nhiên, hệ thống báo cáo phân tích tình hình tài chính chưa được chuẩn
hoá theo từng lĩnh vực hoạt động, chưa đảm bảo yêu cầu so sánh và kiểm

soát.
Về cơ cấu bộ máy kế toán: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán
thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán vật tư, kế toán bán hàng Phòng KD, kế
toán chi nhánh và các Công ty con. Phần hành kế toán tiêu thụ – thành phẩm,
phải thu khách hàng được phân công cho Phòng KD và Chi nhánh Miền Nam
thực hiện, phòng TCKT quản lý nghiệp vụ.
2.2.3 Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát cũng đã đảm bảo được 3 nguyên tắc chung
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Công ty đã có quy định cụ thể về
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của từng thành viên trong Ban điều hành và
các phòng ban chức năng, cũng như từng vị trí công việc
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Tất cả các vấn đề phát sinh trong
hoạt động sản xuất kinh doanh đều được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Một số nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Tuy


xii
nhiên, trong một số trường hợp nguyên tắc này vẫn bị vi phạm như Ban kiểm
soát nội bộ sát nhập và Phòng TCKT. ở khâu mua hàng Phòng KH vừa thực
hiện chức năng lập kế hoạch vừa thực hiện mua hàng và vừa kiểm nghiệm
chất lượng hàng nhập.
Các nguyên tắc này cũng được thể hiện trong việc xây dựng các quy
trình kiểm soát cho từng loại hoạt động cụ thể: Bán hàng và thu tiền bán hàng;
mua hàng và thanh toán; sản xuất và chi phí; kiểm soát công ty con
1.2.4 Kiểm toán nội bộ
BKS nội bộ được thành lập theo quyết Quyết định số 35/TBC-HĐQT
ngày 28/12/2005 chức năng kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên đến tháng 6/2006
BKS nội bộ đã sát nhập thành một chức năng trong Phòng TCKT công ty mẹ.
2.3 Đánh giá chung thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
CP Thạch bàn

Về môi trường kiểm soát:
Các mặt mạnh: Công ty đã xây dựng được môi trường kiểm soát từ
nhận thức đến chỉ đạo, từ chính sách đến tổ chức
Bên cạnh những mặt mạnh yếu tố môi trường của HTKSNB cũng còn
tồn tại một số những hạn chế.
Thứ nhất: Về công tác KH mặc dù đã xây dựng KH năm song chất
lượng của KH không cao, KH còn mang tính
Thứ hai: mặc dù đã xây dựng định mức vật tư kỹ thuật song hệ thống
định mức này không phù hợp ở các thời điểm cụ thể. Các quy chế khoán chi
phí chưa đầy đủ do đó cơ sở pháp lý cho công tác kiểm tra kiểm soát chi phí
thiếu và yếu. Công cụ định mức, dự toán, quy chế khoán không phát huy tác
dụng kiểm tra kiểm soát.
Về hệ thống kế toán:.
Thứ nhất: Việc mở chi tiết các tài khoản cấp 3, cấp 4 và hệ thống mã
vụ việc, mã khoản mục phí chưa thực sự khoa học, các biểu mẫu báo cáo


xiii
phân tích định kỳ chưa được hệ thống hoá trong toàn bộ hệ thống theo các
lĩnh vực hoạt động.
Thứ hai: Với việc chọn mô hình hạch toán kế toán chưa phù hợp. Bố
trí chức năng kế toán cho Phòng KD đảm nhiệm ảnh hưởng lớn đến
HTKSNB, cán bộ Phòng KD không am hiểu nhiều đến nghiệp vụ kế toán, đến
việc kiểm tra kế toán, còn Phòng TCKT lại khó khăn về nhân lực và thời gian
kiểm soát lại do đó ảnh hưởng làm giảm khả năng kiểm soát trong HTKSNB.
Những hạn chế về các thủ tục kiểm soát:
Đối với quy trình bán hàng và thu tiền còn tồn tại rất nhiều hạn chế có
nguy cơ gây thất thoát lãng phí nguồn lực của Công ty cụ thể:
Thứ nhất: Công ty chưa quy định rõ về chế độ cung cấp thông tin về
nợ của khách hàng

Thứ hai: Đơn đặt hằng chưa hợp lý.
Thứ ba: Chưa phân định rõ chức năng nhiệm vụ, chưa có chế tài quy
định trách nhiệm trong việc sảy ra nhầm lẫn giá bán
Thứ tư: Lỗ hổng trong việc cấp hàng
Thứ năm: Lỗ hổng trong cơ chế thu tiền hàng.
Đối với quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng: Quy trình này
cũng còn tồn tại một số vấn đề sau:
- Không có KH nhập mua vật tư hàng hoá.
- Vi phạm nguyên tắc bất kiệm nhiệm: Phòng KH vừa lựa chọn NCC,
vừa soạn thảo hợp đồng, vừa nhập mua mà bộ phận kiểm nghiệm KCS và bảo
quản hàng hoá là thủ kho cũng nằm trong Phòng KH, mặt khác Phòng KH lại
cũng là bộ phận lập KH trả nợ.
Trong quá trình sản xuất, Kiểm soát kiểm tra thường xuyên máy móc
thiết bị kém, quy trình công nghệ bị xem nhẹ, không có sự phổ biến và đào
tạo thường xuyên quy trình này tới người lao động, do đó quy trình công nghệ
đôi khi không được thực hiện nghiêm túc dẫn đến gia tăng tỉ lệ phế phẩm và
sản phẩm hỏng, tăng chi phí sản xuất, giảm hiệu quả hoạt động SXKD.


xiv
Đối với việc kiểm soát chi phí trực tiếp việc đánh giá sản phẩm dở dang
chưa chính xác.
Đối với các khoản chi phí đầu tư cho các dự án việc không có KH cụ
thể và đánh giá về thị trường cũng như hiệu quả của dự án dẫn đến gây lãng
phí, thất thoát
Với quy trình kiểm soát các Công ty con:
Hệ thống mẫu biểu báo cáo chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát.
Thứ đến hoạt động của Hội đồng Giám đốc còn mang tính hình
thức. Các cá nhân đại diện công ty mẹ hầu hết là kiêm nhiệm nên hoạt
động không hiệu quả, ban kiểm soát của các công ty hầu như không hoạt

động. Quy chế tài chính lại chưa được xây dựng.
Về kiểm toán nội bộ Quy chế làm việc của Bộ phận này cũng chưa rõ
ràng. Chưa đảm bảo tính độc lập trong kiểm tra kiểm soát.
Chương 3
Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Công ty cổ phần Thạch Bàn
3.1 Chiến lược phát triển Công ty trong thời gian tới ảnh hưởng đến việc
thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ
Chiến lược đầu tư của Công ty trong những năm tới ta thấy có rất nhiều
yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, các chính sách về nhân sự về
quản lý ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Trong các năm tới Công ty
có rất nhiều hạng mục đầu tư do đó quy trình kiểm soát các khoản đầu tư,
kiểm soát về tính hiệu quả khả thi của các dự án là rất quan trọng đảm bảo tài
sản của Công ty bảo toàn và phát triển giảm thiểu thấp nhất các rủi ro trong
hoạt động đầu tư. Với việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh thì hệ thống kiểm
soát cũng cần ngày càng thay đổi hoàn thiện cho phù hợp với từng thời kỳ
càng trở nên cần thiết. Các khoản và hạng mục chi phí cũng ngày càng mở
rộng và đa dạng đòi hỏi phải kiểm soát chặt chẽ để tránh thất thoát lãng phí


xv
làm giảm hiệu quả của hoạt động.
3.2. Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP
Thạch Bàn
Thứ nhất: HTKSNB phải được hoàn thiện và phát triển theo
hướng thành một hệ thống toàn diện
Tính toàn diện ở đây được hiểu là đảm bảo tính đầy đủ của các thành
phần cấu thành, toàn diện trong mọi chu trình và trên mọi lĩnh vực.
Một HTKSNB được coi là hiệu quả và toàn diện nó phải có đầy đủ các
thành phần và mỗi thành phần đều hoạt động hiệu quả.

Thứ hai: HTKSNB phải được hoàn thiện theo hướng nâng cao chất
lượng kiểm soát hiệu quả hoạt động
Chất lượng của kiểm soát nội bộ được đánh giá ở khía cạnh doanh
nghiệp đã đề ra các biện pháp, KH quy trình hành động cụ thể nhằm giảm tác
hại của rủi ro đến một giới hạn nhất định và toàn thể nhân viên đã nhận thức
được tác hại của rủi ro này cũng như giới hạn tối thiểu của rủi ro và liên tục
hành động để đạt được mục tiêu ở mọi thời điểm của quá trình SXKD.
Thứ ba HTKSNB cần hoàn thiện theo hướng kết hợp hài hoà giữa
lợi ích của hệ thống mang lại với chi phí xây dựng và vận hành hệ thống
Lợi ích và chi phí là hai yếu tố có quan hệ chặt chẽ với nhau việc đạt
được lợi ích lớn đồng nghĩa với việc phải tốn kém hơn, chi phí bỏ ra nhiều
hơn, vấn đề là chúng ta phải kết hợp hài hoà giữa lợi ích và chi phí đảm bảo
chi phí bỏ ra để thiết kế và vận hành hệ thống phải nhỏ hơn lợi ích mà nó
mang lại.
3.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần
Thạch Bàn
3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TBC
Thứ nhất: xây dựng lại hệ thống phần mềm kết nối giữa nhân viên viết
hoá đơn bán hàng và hệ thống kế toán.


xvi
Thứ hai: khi đã thực hiện biện pháp thứ nhất ta có thể chuyển bộ phận
Kế toán tiêu thụ, tồn kho từ bộ phận Phòng KD lên Phòng TCKT
Với sự phát triển theo mô hình công ty mẹ – công ty con, đòi hỏi chức
năng kiểm soát phải được tách biệt khỏi Phòng TCKT để thành lập Bộ phận
Kiểm toán nội bộ riêng
3.2.2. Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch, phê duyệt kế hoạch và
giám sát thực hiện theo kế hoạch
Công ty cần phải nâng cao chất lượng công tác lập KH, phê duyệt KH

và giảm sát việc thực hiện KH. Muốn vậy Công ty cần hoàn thiện các công
việc sau:
Đối với công tác lập KH: Tạo lập cơ sở vững chắc cho xây dựng KH.
Xuất phát từ KH tiêu thụ đến KH sản xuất và đến các KH tiếp theo.
Việc tạo lập cơ sở vững chắc cho công tác lập KH và phân công nhiệm
vụ rõ ràng trong công tác lập KH điều này đảm bảo KH là do các Bộ phận có
nhiệm vụ thực hiện xây dựng dựa trên các cơ sở vững chắc cũng có nghĩa KH
sẽ được các bộ phận này nỗ lực thực hiện và họ có trách nhiệm giải trình
trong quá trình giám sát thực hiện KH. Như vậy đảm bảo có được một KH có
khả năng thực thi cao, không áp đặt và tránh được một KH chủ quan duy ý trí.
Sau khi đã có một KH có chất lượng cao thì việc kiểm soát thực hiện
KH và hiệu chỉnh phải được thực hiện thường xuyên.
3.2.3. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các quy chế khoán chi phí, hệ
thống các định mức vật tư kỹ thuật tạo cơ sở pháp lý cho công tác kiểm tra
kiểm soát chi phí
Để công cụ định mức, dự toán, quy chế khoán thực sự phát huy tác
dụng kiểm tra kiểm soát công ty cần phải xây dựng mới các quy chế chưa có
và hoàn thiện lại các quy chế đã ban hành cho phù hợp với điều kiện thực tế.
Thứ nhất: Đối với định mức vật tư kỹ thuật cho sản xuất Granite cần
phải thường xuyên hiệu chỉnh khi thực tế có các
Thứ hai: Để kiểm soát các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý Công ty


xvii
cần xây dựng các quy chế khoán nội bộ cho từng đơn vị, phòng ban như quy chế
khoán sử dụng văn phòng phẩm, quy chế khoán chi phí điện thoại …
Thứ ba: Để nâng cao hiệu quả cũng như kiểm soát chi phí của bộ phận
thị trường gắn chặt với kết quả tiêu thụ.
Thứ tư: Xây dựng cơ chế rõ ràng trong công tác quản lý kho tàng
3.2.4. Chuẩn hoá hệ thống tiểu khoản và hệ thống mã khoản mục, mã

nghiệp vụ theo yêu cầu kiểm tra kiểm soát trong quản lý
Chuẩn hoá hệ thống cấu trúc tài khoản kế toán theo hướng vừa đảm bảo
tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam vừa đáp ứng yêu cầu quản trị.
Hệ thống mã khoản mục cần được chuẩn hoá và thống nhất từ khâu hế
hoạch đến khâu hạch toán kế toán
3.2.5. Thiết lập và chuẩn hoá các mẫu biểu báo cáo định kỳ
Để tăng khả năng kiểm soát cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động
cũng như năng lực quản lý của Công ty, hệ thống báo cáo quản trị cần được
hoàn thiện và chuẩn hoá như sau:
Thứ nhất: Bổ sung báo mẫu số 01 – Phụ lục 1
Thứ hai: Chuẩn hoá và hoàn thiện các mẫu biểu báo cáo tại các Công
ty con
Với ba Công ty sản xuất gạch, ngói đất sét nung là TBSC1, TBSC2,
TBSC3 thực hiện theo mẫu số 01-SX.. 06-SX– Phụ lục 2
Với hai Công ty KD thương mại là TBC.T và TBC.B thực hiện theo
biểu mẫu sô 01-TM, 02-TM tại Phụ lục 3.
Công ty đá mài Đông Đô và Công ty Cổ phần Mosaic thực hiện báo
cáo theo mẫu số 01-SX2, mẫu số 02-SX2 tại Phụ lục 4
3.2.6. Hoàn thiện một số quy trình kiểm soát
3.2.6.1 Quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng
3.2.6.2 Quy trình sản xuất
Bất kể một sự thay đổi nào trong quy trình công nghệ cũng phải bổ


xviii
sung, sửa đổi quy trình và sau khi đã sửa đổi cần phải tổ chức phổ biến sự
thay đổi này đến toàn thể cán bộ, công nhân để đảm bảo quy trình được thực
hiện trong suốt quá trình sản xuất.
3.2.6.3 Quy trình bán hàng và thu tiền bán hàng
Quy định chế độ cung cấp thông tin về Công nợ của khách hàng cho bộ

phận bán hàng. Quy định cụ thể về đặt hàng và thời gian nhận hàng gây ra sự
lãng phí nguồn lực, sử dụng không hiệu quả đồng vốn, tồn kho ứ đọng
ứng dụng công nghệ tin học cho lĩnh vực này bằng việc xây dựng một
phần mềm quản lý bán hàng để hạn chế các sai sót không mong muốn của
nhân viên bán hàng. Quy định rõ trách nhiệm tính chính xác của mục này là
của nhân viên bán hàng
Thực hiện chặt chẽ quy chế đặt hàng của các NPP bắt buộc phải đặt hàng
bằng đơn đặt hàng hoặc chủ đại lý gọi điện trực tiếp cho nhân viên bán hàng,
trường hợp người khác thì phải có uỷ quyền của người ký hợp đồng đại lý.
dàng buộc nhân viên thị trường trong vấn đề thu tiền bán hàng, có thể thực
hiện chế độ nộp tiền đặt cọc khi làm việc tại các vị trí này.
3.2.6.4 Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh.
Để kiểm soát chi phí trực tiếp ngoài việc xây dựng và ban hành một hệ
thống định mức vật tư kỹ thuật sát thực còn phải hoàn thiện quy trình đánh
giá sản phẩm dở dang và bán thành phẩm.
Thứ nhất: Đối với bán thành phẩm quy đổi về chi phí nguyên, nhiên
vật liệu theo tiêu hao thực tế trong kỳ.
Thứ hai: Đối với sản phẩm dở dang đang nằm trên dây truyền sản
xuất, Công ty nên ban hành định mức vật tư kỹ thuật cho từng công đoạn
công đoạn.
Đối với việc kiểm soát các khoản đầu tư và chi phí đầu tư phải đánh giá
chính xác về thị trường cũng như hiệu quả của dự án.


xix
3.2.6.5 Kiểm soát các Công ty con
Với định hướng phát triển thành tập đoàn kinh tế theo mô hình công ty
mẹ – công ty con, kiểm soát hoạt động tại các công ty con là một yêu cầu tất
yếu đối với Công ty. Để đáp ứng yêu cầu này cần phải hoàn thiện và nâng cao
chất lượng một số vấn đề sau:

Thứ nhất: Xây dựng và ban hành quy chế quản lý tài chính nội bộ
Thứ hai: Quy định một cách chi tiết và cụ thể chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, trách nhiệm của người đại diện phần vốn của công ty mẹ tại các
công ty con.Theo dõi, đánh giá việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng
giám đốc tại các Công ty.
Cử các kiểm soát viên trong Bộ phận Kiểm toán nội bộ làm thành viên
BKS các công ty con để đẩy mạnh hoạt động của các BKS.
Thứ ba: Thiết phải thiết lập và duy trì chế độ báo cáo định kỳ từ công
ty mẹ đến các công ty con.
3.2.7. Thiết lập và tổ chức Bộ phận Kiểm toán nội bộ phù hợp theo đặc thù
của mô hình
3.2.7.1. Xác lập tính pháp lý của Bộ phận Kiểm toán trong công ty.
Bộ phận kiểm toán nội bộ nên được thiết lập lại và tách thành một bộ
phận độc lập với Phòng TCKT công ty mẹ.
3.2.7.2. Xác định yêu cầu, nội dung và trình tự kiểm toán nội bộ.
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, kiểm toán nội bộ cần phải đạt được
một số yêu cầu sau:
Yêu cầu 1: Hạn chế những rủi ro, ngăn ngừa sai phạm trong hoạt động
kinh tế, điều hành.
Yêu cầu 2: đưa ra những phân tích đánh giá và giải pháp.
Yêu cầu 3: là bộ phận giúp việc, triển khai đạt hiệu quả tốt nhất hoạt động
của Hội đồng Giám đốc.


xx
Nội dung thứ nhất: Kiểm tra hoạt động
Nội dung thứ hai: Kiểm tra tính tuân thủ.
Nội dung thứ ba: Kiểm tra báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Quy trình kiểm tra thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập KH và lựa chọn phương pháp kiểm tra, lập KH, xác định

mục tiêu, nội dung phạm vi và thời gian tiến hành kiểm tra.
Bước 2: Chuẩn bị cho công tác kiểm tra: nghiên cứu các tài liệu, báo
cáo của công ty có liên quan, chuẩn bị các mẫu, chương trình, chỉ dẫn cho
cuộc họp kiểm tra sẽ được tiến hành.
Bước 3: Thực hiện kiểm tra: Thu thập đánh giá đủ các bằng chứng
cần thiết có liên quan, đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối
với từng loại nghiệp vụ và từng loại hình kinh tế, đánh giá tính trọng yếu
và rủi ro phát sinh…
Bước 4: Kết thúc cuộc kiểm tra: lập báo cáo trình bày đầy đủ các nội
dung và kết quả, gửi báo cáo cho Ban điều hành của Công ty. Theo dõi đánh
giá việc thực hiện.

Kết luận
HTKSNB có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý của bất kỳ
một doanh nghiệp nào và nó còn đặc biệt quan trong hơn đối với các Công ty
có quy mô hoạt động rộng. Một HTKSNB vững mạnh là yếu tố quan trọng để
doanh nghiệp phát triển mạnh và bền vững. Do vậy, xây dựng và ngày càng
hoàn thiện hệ thống này là yêu cầu thiết yếu, là điều kiện, là tiền đề để doanh
nghiệp có các quyết định điều hành sản xuất kinh doanh tốt nhất.
Trong khuôn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu đã xác định, Đề tài
“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thạch bàn
Viglacera” đã nêu và giải quyết được những vấn đề cơ bản sau:
Thứ nhất: Hệ thống những lý luận cơ bản về HTKSNB, bản chất, các


xxi
yếu tố cấu thành, vai trò, vị trí của HTKSNB trong hệ thống quản lý và đặc
điểm của HTKSNB trong doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ –
công ty con.
Thứ hai:Nghiên cứu một cách có hệ thống các yếu tố cấu thành

HTKSNB tại Công ty TBC. Từ đó đánh giá các bất cập của HTKSNB hiện tại
cần được hoàn thiện để đảm bảo ngăn chặn các rủi ro, các nguy cơ thất thoát,
lãng phí nguồn lực, cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD tại TBC.
Thứ ba: Nêu ra các định hướng hoàn thiện HTKSNB tại TBC.
HTKSNB phải được hoàn thiện và phát triển theo hướng thành một hệ thống
toàn diện, nâng cao chất lượng kiểm soát, HTKSNB phải hoàn thiện theo
hướng kết hợp hài hoà lợi ích và chi phí vận hành.
Thứ tư: Đề xuất những giải pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng
cường hiệu quả hoạt động, ngăn chặn và phòng ngừa các rủi ro thất thoát,
lãng phí tài sản, nguồn lực của Công ty.
Với mong muốn, kết quả nghiên cứu của Đề tài sẽ góp phần hoàn thiện
HTKSNB tại TBC, nâng cao chất lượng trong quản lý và nâng cao hiệu quả
kinh doanh để TBC phát triển theo đúng định hướng đã đề ra, phát triển TBC
theo mô hình công ty mẹ – công ty con.
Kính mong nhận được sự nhận xét, cho ý kiến của các thày cô để Luận
văn được hoàn thiện hơn.