Ứng dụng phần chữ ký số etoken trong duyệt ký văn bản tại ban quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản huyện lục ngạn, tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ
của Quý Thầy, Cô, đồng nghiệp và bạn bè.
Trước tiên, em xin trân trọng cảm ơn Cô ThS. Nguyễn Thị Hằng, ThS. Đinh Thị
Ngọc Oanh - người Thầy đã định hướng cho em chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt
khoa học và tận tình giúp đỡ em về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy, Cô giảng viên Khoa Hệ thống
thông tin Kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã
hướng dẫn và giúp đỡ em về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Ban Quản lý các Dự
án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang đã cung cấp tài liệu, tạo điều
kiện tốt nhất để em hoàn thành khóa luận này.
Xin trân trọng cảm ơn./.
Sinh viên

Lại Văn An


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan:
Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng phần chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại
Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang”, đây
là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn
tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên cứu
khóa luận chưa được công bố bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây.
Bắc Giang, ngày 27 tháng 6 năm 2016
Sinh viên

Lại Văn An

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ......................................................................................................................1
Chương 1. ..............................................................................................................................4
TỔNG QUAN VỀ CHỮ KÝ SỐ VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ......................................4
1.1. Giới thiệu về Chữ ký số .............................................................................................4
1.1.1. Giới thiệu chung......................................................................................................4
1.1.2. Khái niệm về chữ ký số......................................................................................5
1.1.3. Ưu điểm của chữ ký số.......................................................................................5
1.1.4. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số....................................................................6
1.1.5. Chứng thư số và Chứng thực số.........................................................................6
1.1.6. Phần mềm chữ ký số eToken ............................................................................6
1.2. Quản lý Văn bản đi ....................................................................................................7
1.2.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý nhà nước ..............................................7
1.2.2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước.................................................................10
1.2.3. Khái niệm văn bản đi và quản lý văn bản đi ....................................................13
1.2.4. Nguyên tắc quản lý văn bản đi.........................................................................13
1.2.5. Công tác quản lý văn bản đi.............................................................................13
1.2.6. Ý nghĩa, tác dụng đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi .............................19
1.3. Khái quát về Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn,
tỉnh Bắc Giang............................................................................................................20
1.3.1. Vị trí, chức năng...............................................................................................20
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn .......................................................................................20
1.3.3. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................22
Chương 2. ............................................................................................................................23
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ
TẠI BAN QL CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN.......................................23
HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG .....................................................................23
2.1. Thực trạng quản lý văn bản đi và việc sử dụng chữ ký số.................................23

2.1.1. Thực trạng quản lý văn bản đi..........................................................................23
2.1.2. Sử dụng chữ ký số trong ký văn bản................................................................23
2.1.3. Một số mẫu biểu qua quá trình khảo sát...........................................................24
2.2. Quy trình ban hành văn bản đi và sử dụng chữ ký số ........................................27
2.2.1. Quy trình 1........................................................................................................27
2.2.2. Quy trình 2........................................................................................................36
Chương 3. ............................................................................................................................37
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ ETOKEN TRONG DUYỆT KÝ VĂN BẢN
TẠI BAN QL CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XDCB HUYỆN LỤC NGẠN ...........................37
TỈNH BẮC GIANG............................................................................................................37
3.1. Đặt vấn đề ................................................................................................................37
3.2. Kết quả sử dụng chữ ký số trong ký văn bản đi tại Ban Quản lý các Dự án Đầu tư
Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang.......................................................37
3.2.1. Phần mềm vSignPDF.......................................................................................38
3.2.2. Phần mềm vSign ..............................................................................................45
3.3. Ý nghĩa của việc sử dụng phần mềm chữ ký số eToken trong ký văn bản. ..............57
KẾT LUẬN.........................................................................................................................58
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................................60


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT ĐẦY ĐỦ

01

PKI

Hạ tầng khóa công khai

02

UBND

Ủy ban nhân dân

03

VB

Văn bản

04

QL

Quản lý

05

XDCB

Xây dựng cơ bản

06

VBQLNN

Văn bản quản lý nhà nước

07

QLHCNN

Quản lý hành chính nhà nước

08

QLNN

Quản lý nhà nước

Ghi chú


DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản
huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang............................................................................................ 22
Hình 2.1. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi..........................................................................24
Hình 2.2. Nội dung đăng ký văn bản đi.......................................................................24
Hình 2.3. Chữ ký số của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB.....................................25
Hình 2.4. Danh mục hồ sơ các công trình năm 2016.................................................26
Hình 2.5. Mẫu dấu và chữ ký của Ban QL các Dự án Đầu tư XDCB......................26
Hình 2.6. Quy trình 1 quản lý văn bản đi và sử dụng chữ ký số...............................27
Hình 2.7. Sổ đăng ký văn bản đi trên cơ sở dữ liệu máy tính................................... 29
Hình 2.8. Sơ đồ quy trình sử dụng chữ ký số trên phần mềm eToken.................... 30
Hình 2.9. Phát hành văn bản đi bằng thư điện tử công vụ.........................................31

Hình 2.10. Sổ quản lý văn bản đi trên phần mềm Microft office Excell..................33
Hình 2.11. Ví dụ về tra tìm 1 văn bản.........................................................................34
Hình 2.12. Quy trình 2 quản lý văn bản đi và sử dụng chữ ký số.............................35
Hình 3.1. Giao diện phần mềm chữ ký số vSignPDF................................................39
Hình 3.2. Chọn văn bản để ký chữ ký số................................................................... 39
Hình 3.3. Văn bản để ký chữ ký số.....,,.......................................................................54
Hình 3.4. Ký chữ ký số vào góc dưới bên trái văn bản............,,,...................40
Hình 3. 5. Nhập mật khẩu chữ ký số file PDF....................,,,.....................................41
Hình 3. 6. Văn bản được ký chữ ký số bằng phần mềm vSignPDF.......,,................42
Hình 3. 7. Giao diện phần mềm để xác thực chữ ký số PDF.......,,............................43
Hình 3. 8. Chọn file PDF để xác thực chữ ký số ...................,,.................................44
Hình 3. 9. Hình ảnh chữ ký số trên văn bản............................,.,,................................44
Hình 3.10. Kết quả xác thực chữ ký số file PDF ...............,,.....................................45
Hình 3.11. Giao diện phần mềm chữ ký số vSign......................................................46
Hình 3.12. Chọn văn bản để ký chữ ký số..................................................................47


Hình 3.13. Nhập mật khẩu để ký chữ ký số................................................................47
Hình 3.14. Văn bản được ký chữ ký số bằng phần mềm vSign................................48
Hình 3.15. Giao diện của chương trình để chọn xác thực chữ ký..................49
Hình 3.16. Chọn file để xác thực chữ ký......................................................50
Hình 3.17. Quá trình xác thực chữ ký............................................................50
Hình 3.18. Kết quả xác thực chữ ký...............................................................51
Hình 3.19. Giao diện của chương trình để ký số, bảo mật.............................51
Hình 3.20. Chọn file để ký số bảo mật...........................................................52
Hình 3.21. Thư mục chứng thư mã trong bộ cài đặt......................................52
Hình 3.22. Thư mục chứng thư mã trong bộ cài đặt......................................53
Hình 3.23. Các chứng thư mã trong bộ cài đặt..............................................53
Hình 3.24. Cài đặt thêm chứng thư mã......................................................... 54
Hình 3.25. Kết quả ký số bảo mật..................................................................54

Hình 3.26. Giao diện chương trình để thực hiện xác thực chữ ký, giải mã...55
Hình 3.27. Chọn file văn bản để xác thực chữ ký, giải mã............................55
Hình 3.28. Nhập mật khẩu để xác thực chữ ký, giải mã................................56
Hình 3.29. Tiến trình kiểm tra, giải mã..........................................................56
Hình 3.30. Kết quả kiểm tra, giải mã.............................................................57


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với
các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan
hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta hiện nay cũng đã xuất hiện
nhiều mô hình Văn phòng theo hướng hiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ
chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, mô hình
Văn phòng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến. Trong một số cơ quan hành
chính Nhà nước, các cơ quan cấp Trung ương và cấp tỉnh bước đầu đã có các Văn
phòng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự
đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng kiểu cũ. Tuy nhiên, điểm yếu nhất
trong các Văn phòng ở nước ta là các hoạt động Văn phòng còn mang tính bị động,
chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử
lý thông tin. Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong Văn phòng còn ở mức
thấp. Nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và đặc biệt ở cấp cơ sở trang thiết bị còn
chưa được đầu tư đúng mức, người làm công tác Văn phòng được đào tạo còn yếu
về chất lượng. Do vậy, yêu cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng hiện đại nhằm
đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá là rất cần
thiết. Để xây dựng các văn phòng hiện đại, hướng tới xây dựng văn phòng không
giấy tờ với đội ngũ nhân viên giỏi về trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt
tình trong công việc thì Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức cần phải tiếp tục
quan tâm đến công tác văn phòng, ngoài việc đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất,
cần phải thường xuyên quan tâm, nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cho đội

ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa các
trang thiết bị trong công tác văn phòng của các cơ quan, tổ chức.
Để nâng cao hoạt động của cơ quan, đặc biệt là nâng cao chất lượng và hiệu
quả trong hoạt động văn phòng, Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản
huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang đã thường xuyên quan tâm, chỉ đạo ứng dụng khoa
học công nghệ vào thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, đẩy mạnh ứng dụng các phần
mềm như: Phần mềm Kế toán Smartbooks; phần mềm dự toán giá xây dựng; phần
mềm dự toán – dự thầu Eta, phần mềm dự toán G8..., đặc biệt là trong lĩnh vực hành
chính văn phòng đã sử dụng phần mềm: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác
nghiệp; phần mềm thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Giang; phần mềm chữ ký số Etoken
vào thực hiện công tác văn phòng. Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước hiện
đại hóa trong công tác văn phòng đã giúp cho Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng
1


Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác
văn phòng nói chung, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nói riêng. Việc sử dụng chữ
ký số trong ký văn bản sẽ góp phần đảm bảo tính xác thực của người ký trên tài
liệu; đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu; chống chối bỏ và bảo đảm tính bảo mật của
tài liệu. Vì vậy khi sử dụng chữ ký số sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí hành
chính, việc ký kết các văn bản điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian
nào, việc gửi hồ sơ, văn bản diễn ra một cách nhanh chóng, tiện lợi, không mất thời
gian in ấn và chuyển hồ sơ, tài liệu...
Nhằm hoàn thiện những kiến thức đã học từ lý thuyết đến thực tế, mặt khác rút ra
những kinh nghiệm cho bản thân trong quá trình học tập công tác em đi sâu vào tìm
hiểu về đề tài - Ứng dụng phần mềm chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại
Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang.
2. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu lý thuyết về chữ ký số, phần mềm chữ ký số eToken, quản lý văn
bản từ đó xây dựng quy trình quản lý văn bản đi trong đó có việc sử dụng chữ ký số

nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, ban hành văn bản, ứng dụng công
nghệ thông tin từ đó từng bước hiện đại hóa trong công tác văn phòng.
3. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu, thu thập các tài liệu đã xuất bản, các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước, các tài liệu trên mạng internet liên quan đến vấn đề nghiên cứu, các
bài giảng, tài liệu hướng dẫn từ đó chọn lọc và sắp xếp lại theo ý tưởng của mình,
xây dựng quy trình nghiệp vụ theo thực tế tại cơ quan, đơn vị đang công tác.
4. Đối tượng nghiên cứu
- Cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện
Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang
- Quy định về quản lý văn bản
- Phần mềm chữ ký số eToken
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của khóa luận
- Về mặt lý thuyết
+ Trình bày khái quát về chữ ký số; khái niệm về chữ ký số, tác dụng, ý nghĩa của
chữ ký số
+ Trình bày khái quát về quản ký văn bản, quy trình về quản lý văn bản đi
2


- Về mặt thực tiễn
+ Xây dựng được quy trình quản lý văn bản đi và ứng dụng phần mềm chữ ký số
eToken trong ký văn bản đi
6. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, khóa luận được chia làm 03 chương chính
như sau:
Chương 1: Tổng quan về chữ ký số và quản lý văn bản.
Chương 2: Phân tích quy trình quản lý văn bản đi và sử dụng chữ ký số tại
Ban QL các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang.
Chương 3: Ứng dụng phần mềm chữ ký số eToken trong duyệt ký văn bản tại

Ban QL các Dự án Đầu tư Xây dựng Cơ bản huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang.

3


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CHỮ KÝ SỐ VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
1.1. Giới thiệu về Chữ ký số
1.1.1. Giới thiệu chung
Trong đời sống hàng ngày, chữ ký (viết tay) trên một văn bản là một minh
chứng về “bản quyền” hoặc ít nhất cũng là sự “tán đồng, thừa nhận” các nội dung
trong văn bản. Chẳng hạn như trên việc ký vào phiếu nhận tiền từ ngân hàng, hợp
đồng mua bán, chuyển nhượng, thừa kế... Chữ ký viết tay được chính tay người ký
nên văn bản không thể sao chụp được. Thông thường chữ ký viết tay trên văn bản
thì được dùng để xác nhận người ký nó. Những yếu tố nào làm nên “sức thuyết
phục của nó”? Về mặt pháp lý thì:
- Chữ ký là bằng chứng thể hiện người ký có chủ định khi ký văn bản
- Chữ ký thể hiện “chủ quyền”, nó làm cho người nhận văn bản biết rằng ai
đích thị là người đã ký văn bản
- Chữ ký không thể tái sử dụng, tức là nó là một phần của văn bản mà không
thể sao chép sang các văn bản khác
- Văn bản đã ký không thể thay đổi được
- Chữ ký không thể giả mạo và cũng là thứ không thể chối bỏ (người đã ký
văn bản không thể phủ định việc mình đã ký văn bản mà người khác không thể tạo
ra chữ ký đó)
Trong cuộc sống đời thường, việc tạo một mô hình lý tưởng như trên là
không thể vì việc ký trên văn bản giấy có thể giả mạo chữ ký, nhưng với khả năng
kiểm định sát sao thì việc làm thay đổi không phải dễ. Tuy nhiên trong thế giới máy
tính thì vấn đề ký như trong thực tế sẽ gặp phải nhiều khó khăn: Các dòng thông tin
trên máy tính có thể thay đổi dễ dàng, hình ảnh của chữ ký tay của một người cũng

dễ dàng cho sang – truyền từ một văn bản này sang văn bản khác và việc thay đổi
nội dung một văn bản điện tử (sau khi ký) cũng chẳng để lại dấu vết gì về phượng
diện tẩy, xóa....
Để có được những đặc tính như trên, giao thức “ký trong thế thời điện tử”
cần phải có sự hỗ trợ của công nghệ mã hóa. Sơ đồ chữ ký số là phương pháp ký
một thông báo được lưu dưới dạng điện tử.

4


1.1.2. Khái niệm về chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một
thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được
thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được
chính xác tài liệu (văn bản, hình ảnh, âm thanh).
Mục đích của chữ ký số:
+ Xác định người ký: Nguồn gốc tài liệu
+ Xác định tính toàn vẹn của tài liệu.
- Bản chất: Chữ ký số là kết quả của một lược đồ toán học với đầu vào là dữ
liệu cần ký, được tóm lược thông qua hàng băm và mật mã hóa dữ liệu.
1.1.3. Ưu điểm của chữ ký số
Việc sử dụng chữ ký số mang lại nhiều ưu điểm khi cần xác định nguồn gốc
và tính toàn vẹn của văn bản trong quá trình sử dụng.
- Khả năng xác định nguồn gốc
Các hệ thống mật mã hóa khóa công khai cho phép mật mã hóa văn bản với
khóa bí mật mà chỉ có người chủ của khóa biết.
Để sử dụng Chữ ký số thì văn bản cần phải được mã hóa hàm băm (là giải
thuật nhằm sinh ra các giá trị băm tương ứng với mỗi khối dữ liệu: có thể là một
chuỗi kí tự, một đối tượng trong lập trình hướng đối tượng, v.v…. Giá trị băm đóng
vai gần như một khóa để phân biệt các khối dữ liệu). Sau đó dùng khoá bí mật của

người chủ khóa để mã hóa, khi đó ta được Chữ ký số. Khi cần kiểm tra, bên nhận
giải mã với khóa công khai để lấy lại hàm băm và kiểm tra với hàm băm của văn
bản nhận được. Nếu hai giá trị này khớp nhau thì bên nhận có thể tin tưởng rằng
văn bản đó xuất phát từ người sở hữu khóa bí mật.
- Tính toàn vẹn
Cả hai bên tham gia vào quá trình thông tin đều có thể tin tưởng là văn bản
không bị sửa đổi trong khi truyền vì nếu văn bản bị thay đổi thì hàm băm cũng sẽ
thay đổi và lập thức bị phát hiện. Quy trình mã hóa sẽ ẩn nội dung đối với bên
thứ ba.
- Tính không thể phủ nhận

5


Trong giao dịch, một bên có thể từ chối nhận một văn bản nào đó là do mình
gửi. Để ngăn ngừa khả năng này, bên nhận có thể yêu cầu bên gửi phải gửi kèm chữ
ký số với văn bản. Khi có tranh chấp, bên nhận sẽ dùng chữ ký này như một chứng
cứ để bên thứ ba giải quyết.
1.1.4. Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số
Việc đẩy mạnh ứng dụng chứng thực và chữ ký số chuyên dùng trong các
giao dịch điện tử sẽ từng bước thay thế các giao dịch truyền thống, nó sẽ mang lại
nhiều lợi ích như tăng năng suất xử lý công việc, giảm thời gian và chi phí dành cho
các công việc liên quan đến văn bản giấy (in ấn, phát hành, lưu trữ...), nâng cao
mức độ an toàn và bảo mật cho giao dịch điện tử giữa các cơ quan quản lý hành
chính nhà nước trên môi trường mạng máy tính. Chữ ký số còn góp phần đẩy mạnh
ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; tăng cường trao đổi văn bản
điện tử, giảm trao đổi giấy tờ giữa các cơ quan, giữa cơ quan nhà nước và người
dân, doanh nghiệp; góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, hướng tới chính
phủ điện tử trong tương lai.
1.1.5. Chứng thư số và Chứng thực số

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ
chứng thực chữ ký số cấp.
Bản chất: Chứng thư số là một cấu trúc dữ liệu gắn với các thông tin xác
định chủ thể với một khóa công khai, được ký số bởi cơ quan phát hành (tổ chức
chứng thực) và lưu trữ dưới dạng một tệp tin. Tạo ra chứng thư số giải quyết được
vấn đề xác thực cặp khóa và chống chối bỏ.
Chứng thực số là việc một tổ chức sử dụng công nghệ, kỹ thuật điện tử
chứng nhận một cặp khóa thuộc về một chủ thể thông qua phương tiện cụ thể
(chứng thư số).
1.1.6. Phần mềm chữ ký số eToken
Phần mềm chữ ký số eToKen là phần mềm được cung cấp bởi Ban Cơ yếu Chính
phủ. Thành phần của phần mềm bao gồm:
- Thiết bị lưu khóa và chứng thư số eToken;
- Drive thiết bị GCA- 01 eToken, bộ cài đặt phần mềm;
- Bộ phần mềm ký số vSign và vSignPDF.

6


1.2. Quản lý Văn bản đi
1.2.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý nhà nước
1.2.1.1. Văn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương
tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời của
chữ viết, con người đã thực hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt
động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các
ngôn bản.
Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động
khác nhau của đời sống xã hội”;

- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn
ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về
chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành chính:
“Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký
hiệu ngôn ngữ nhất định”.
1.2.1.2. Văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) là những quyết định và thông tin quản lý
thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình
thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các
cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.2.1.3. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
- Chức năng thông tin: Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn
bản. Văn bản chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác.
Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương hướng, kế
hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý...) của chủ thể quản lý (các cơ
quan quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý nhà nước
cấp dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin
chứa đựng trong đó.

7


Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông
tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:
+ Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục
tiêu phương hướng hoạt động của cơ quan.
+ Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa
các cơ quan, đơn vị.

+ Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động.
+ Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý.
- Chức năng pháp lý: Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy,
các văn bản quản lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức
năng pháp lý được thể hiện trên hai phương diện:
+ Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật
pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt động khác.
+ Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong
quản lý và điều hành công việc của cơ quan.
- Chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể
hiện khi văn bản được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ
trình…) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực
hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…).
Thông qua chức năng quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý
được xác lập.
Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể
truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời
cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới.
Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong công
việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm
tùy tiện, thiếu khoa học.
Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo
thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một
phương tiện quản lý.
- Chức năng văn hóa - xã hội: Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do
con người sáng tạo ra trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản
8


phẩm của quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại

những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ
khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa.
+ Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều
đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa.
- Các chức năng khác: Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống
xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp,
thống kê, sử liệu...
+ Với chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa các
quốc gia với nhau, giữa cơ quan với cơ quan... Thông qua chức năng này, mối quan hệ
giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, quốc gia này với quốc gia khác được
thắt chặt hơn và ngược lại.
+ Với chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của những
con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con số, những sự
kiện, những vấn đề trở nên biết nói.
+ Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một
dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức. Có thể nói văn bản là một công cụ khách
quan để nghiện cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia.
1.2.1.4. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:
- Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định
Đối với một nhà quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định.
Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi
trường thì biến động khôn lường.
- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý
Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung.
Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa
phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương
tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai
trò khâu nối các bộ phận.
- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý

9


Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các
nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua
chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận
dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản
quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với
tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ.
Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự
móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được
văn bản hóa.
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối
quan hệ xã hội.
1.2.1.5. Văn bản quản lý hành chính nhà nước
Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của văn bản
QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan
hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý
trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp
(văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản
án, cáo trạng,...) không phải là văn bản QLHCNN.
1.2.2. Phân loại văn bản quản lý nhà nước
1.2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm
điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội
+ Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước
+ Nghị định của Chính phủ
+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

10


+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của
Chánh án Toà án nhân dân tối cao
+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước
+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với
cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội
+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án
Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp
+ Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp
1.2.2.2. Văn bản hành chính và văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính thông thường: Văn bản hành chính thông thường dùng
để chuyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông
báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ
quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao
dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân.
Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế
cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt.
Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản

lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao
đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…
Các loại văn bản hành chính
+ Công văn
+ Thông cáo
+ Thông báo
+ Báo cáo
+ Tờ trình
+ Biên bản
11


+ Dự án, đề án
+ Kế hoạch, chương trình
+ Diễn văn
+ Công điện
+ Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…)
+ Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…)
Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định
quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức
nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy
tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể,
được chỉ rõ.
Các loại văn bản hành chính cá biệt:
+ Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa
ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban
hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của
Chính phủ.

+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm
đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Chỉ thị là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành có tính đặc
thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc về tổ
chức với chủ thể ban hành. Chỉ thị thường dùng để đôn đốc nhắc nhở cấp dưới thực hiện
những quyết định, chính sách đã ban hành.
+ Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội bộ. Đây là loại văn bản
được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy
định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.
1.2.2.3. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật
Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ
quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có

12


nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu quy định của các cơ quan nói
trên, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa.
Văn bản chuyên môn được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà
nước như tài chính, ngân hàng, giáo dục... hoặc là các văn bản được hình thành trong các
cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp luật. Các loại văn bản này nhằm giúp cho các cơ quan
chuyên môn thực hiện một số chức năng được uỷ quyền, giúp thống nhất quản lý hoạt
động chuyên môn. Những cơ quan không được nhà nước uỷ quyền không được phép ban
hành văn bản này.
Văn bản kỹ thuật là các văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực như kiến
trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thuỷ văn... Đó là các bản vẽ được phê duyệt,
nghiệm thu và đưa vào áp dụng trong thực tế đời sống xã hội. Các văn bản này có giá trị
pháp lý để quản lý các hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật.
1.2.3. Khái niệm văn bản đi và quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn
bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao
nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của
cơ quan, tổ chức.
1.2.4. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại
văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư).
Kịp thời: Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển
giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn đi cần được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải chuyển tận
tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản.
1.2.5. Công tác quản lý văn bản đi
1.2.5.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
*) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
13


Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
*) Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống
nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 8 của

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ
quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký
văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có
thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có
thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản
hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm văn bản nhất định
(nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm
công văn);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên
đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư
số 01/2011/TT-BNV.
*) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việcnhân
bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số
14


33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
1.2.5.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
*) Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực

hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐCP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm
lên một phần các tờ giấy.
*) Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 15 của Thông tư
số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu
hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA.
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Điều 15 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
1.2.5.3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản
đi trên máy vi tính.
*) Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập
nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại
văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp
dụng cụ thể như sau:
15


+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ
nên lập hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có
thể lập các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần
lập ít nhất các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
· Sổ đăng ký công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được
thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
*) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện
theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành
kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ
Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện
theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức
cung cấp chương trình phần mềm đó.
1.2.5.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
*) Làm thủ tục phát hành văn bản
16

- Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích
thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản
khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một
cách dễ dàng.
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn
thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
- Trình bày bì và viết bì
- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào
bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán
dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ
dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên
văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ
mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA.
*) Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn
thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ
chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn
bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ
chuyển giao riêng.
17


+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít
và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ
đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột
“Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn
bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn
bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng
ký vào. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối
với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều
16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA.
*) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc;

18