Tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN - ĐHQGHN
KHOA THƠNG TIN – THƯ VIỆN
-----------------------

TẠ THỊ HỒNG NHUNG

TÌM HIỂU THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA
TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN
HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY
KHỐ HỌC: QH – 2005 – 2009

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: THS. ĐÀO THI UYÊN

HÀ NỘI, 2009
LỜI CẢM ƠN


Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo khoa Thông
tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học
Quốc gia Hà Nội, những người đã tận tình dạy dỗ tôi trong suốt 4 năm
học tập dưới mái trường.
Tôi xin chân thành cảm ơn các cán bộ công tác tại thư viện Tạ Quang
Bửu, gia đình và bạn bè đã tạo điều kiện, nhiệt tình giúp đỡ và hỗ trợ tơi
trong q trình nghiên cứu đề tài này.
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến ThS Đào Thị
Uyên, người trực tiếp hướng dẫn tôi hồn thành khố luận này.

Hà Nội, ngày……tháng……năm 2009

Sinh viên

Tạ Thị Hồng Nhung


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
AACR

Giải nghĩa
Anglo- American Catologing Rules : Quy tắc biên
mục Anh- Mỹ.

CSDL
CMC

Cơ sở dữ liệu.

FBRD

Functional Requirement for Bibliographic Records:
Chức năng yêu cầu biểu ghi thư mục.

ISO

International Standard Ogannization: Tổ chức tiêu
chuẩn quốc tế.

MARC

Machine-Readable Cataloguing : Thư mục có thẻ đọc
bằng máy.

OCLC

Online Computer Library Centre: Trung tâm thư viện
máy tính trực tuyến.

OPAC

Online Public Access Catalogue: Mục lục truy nhập
công cộng trực tuyến.

RFID

Radio Frequency Identification: công nghệ xác nhận
đối tượng bằng sóng vơ tuyến.

SDI

Selective Dissemination of Information : Định vị phổ
biến thông tin.

Z39.50

Chuẩn dùng để trao đổi thông tin về sách giữa các thư
viện.

Computer Comunication Company : Cơng ty máy tính
truyền thơng.

DANH MỤC HÌNH ẢNH


Hình 01 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư viện Tạ Quang Bửu..................... 11
Hình 02 : Biểu đồ thống kê số đầu ấn phẩm................................................15
Hình 03 : Biểu đồ thống kê số bản tài liệu..................................................15
Hình 04: Các văn phịng đại diện của cơng ty VTLS trên thế giới.............21
Hình 05. Mơ hình khách/chủ.......................................................................23
Hình 06: Giới thiệu hình ảnh về Virtua.......................................................27
Hình 07. Đơn đặt tài liệu.............................................................................28
Hình 08 : Giao diện khung cơng việc mẫu cho biểu ghi thư mục...............36
Hình 09: Phiếu nhập tin theo khổ mẫu MARC...........................................37
Hình 10: Giao diện chi tiết tài liệu trong biên mục.....................................37
Hình 11: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo khổ mẫu MACR................40
Hình 12: Giao diện biểu ghi bạn đọc...........................................................42
Hình 13: Giao diện thơng tin cá nhân và thông tin mượn trả của bạn đọc.. 42
Hình 14 : Biểu ghi bạn đọc..........................................................................44
Hình 15: Hồ sơ bạn đọc...............................................................................44
Hình 16: Kết quả tìm kiếm trên OPAC.......................................................49
Hình 17: Giao diện tìm kiếm tài liệu của phân hệ OPAC tại thư viện:.......54
Hình 18: Kết quả tra tìm trong OPAC.........................................................55
Hình 19: Biểu ghi MARC của bạn
Hình 20. Dịch chuyển đến các bản ghi................................................... 62
Hình 21 : Biểu đồ mức thỏa mãn của người dùng tin..................................62


MỤC LỤC

VTLS, Inc. Global Offices.........................................................................25
Danh MỤC CÁC CHỨC NĂNG CỦA OPAC .........................................51
- Tìm kiếm nhanh và chính xác theo nhan đề, từ khóa, chủ đề. Tìm kiếm
lướt (Browse search) của Virtua tận dụng ưu thế về từ vựng và cấu trúc
tham chiếu chéo của thư viện. Tính năng tìm lướt hữu dụng cho OPAC
khi muốn thu hẹp tìm kiếm từ chủ đề rộng đến chủ đề hẹp hơn hoặc khi
không biết cụm từ chính xác.....................................................................55

LỜI NĨI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Thông tin tri thức là nguồn tài nguyên vơ tận của đất nước. Thơng
tin nói chung và thơng tin khoa học cơng nghệ nói riêng giữ vai trị rất quan
trọng trong đời sống xã hội, tạo nên những ưu thế về chính trị - kinh tế cho
mỗi quốc gia. Tất cả các quốc gia đều quan tâm đến việc sử dụng thông tin
để nâng cao khả năng duy trì vị trí của mình trong một thị trường tồn cầu
mang tính cạnh tranh ngày càng cao.
Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ như vũ bão của công nghệ thông
tin và INTERNET đã dẫn đến sự bùng bổ thông tin tồn cầu. Nguồn thơng
tin được sản sinh ra với số lượng ngày càng lớn mạnh, phong phú về loại
hình và khó kiểm sốt về chất lượng nội dung.
Trong giai đoạn hiện nay, có rất nhiều vấn đề đang đặt ra đối với các
cơ quan thông tin – thư viện. Các quan hệ quốc tế mới, sự phát triển kinh tế
xã hội, khoa học và công nghệ.... đã tạo ra những tiền đề quan trọng cho sự
phát triển và hoạt động thơng tin khoa học. Đồng thời cũng chính sự phát
triển đó, chính những nhu cầu giao lưu và hợp tác trên phạm vi quốc tế đã
đòi hỏi được cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện với
chất lượng ngày một cao hơn.


Thư viện muốn làm tốt vai trị của mình trong thời đại bùng nổ

thơng tin cần phải có sự hỗ trợ của công nghệ. Các phần mềm thư viện ra
đời nhằm mục đích đó.
Hiện nay trên thế giới và Việt Nam tồn tại khá nhiều phần mềm
quản trị thư viện khác nhau như: ILIB của cơng ty máy tính truyền thông
CMC, Libol của công ty công nghệ tin học Tinh Vân, COSLIB của công
ty Trường Thành, CDS/ISIS do UNESCO phát triển, Greetone của
Trường Đại học Waikato, Virtua của công ty VTLS Inc. Mỗi phần mềm
đều có những tính năng ưu việt phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi
thư viện. Tại Việt Nam, một số thư viện đang sử dụng phần mềm Virtua
của công ty VTLS Inc là một trong những phần mềm đã và đang được sử
dụng rộng rãi trên khắp thế giới. Thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học
Bách khoa Hà Nội là một thư viện điện tử lớn. Để đáp ứng sự phát triển
của thư viện trong tương lai, cùng với những tiện ích mà phần mềm
Virtua mang lại, Thư viện Tạ Quang Bửu đã lựa chọn và sử dụng phần
mềm này để áp dụng cho thư viện mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích của đề tài là nhằm nghiên cứu tổng quan về phần mềm
Virtua, tìm hiểu những tính năng cơ bản của phần mềm; thực trạng ứng
dụng phần mềm Virtua và nêu lên những thuận lợi và khó khăn trong việc
ứng dụng phần mềm Virtua tại thư viện Tạ Quang Bửu. Qua đó có thể mở
ra hướng phát triển của phần mềm này tại các thư viện ở Việt Nam.
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng của đề tài.
Đề tài nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm tại thư viện đã
được nhiều khố luận đề cập đến như : « Tìm hiểu ứng dụng phần mềm
quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Hà Nội »
của Hồng Anh Tuấn ; « Nghiên cứu các phân hệ của phần mềm hệ quản trị
thư viện tích hợp ILIB» của Đoàn Đức Vĩnh.


Các đề tài kể trên đều nghiên cứu các phân hệ chính và tình hình ứng

dụng phần mềm tại một số thư viện cụ thể. Bên cạnh đó, một số khố luận
có đề cập tới hoạt động thơng tin - thư viện tại thư viện Tạ Quang Bửu
Trường Đại học Bách khoa Hà Nội như : « Nghiên cứu hoạt động tự động
hố tại Trung tâm mạng thơng tin - thư viện Trường Đại học Bách khoa Hà
Nội » của Nguyễn Quang Huy; « Tìm hiểu khung phân loại LC và quá trình
áp dụng LCC tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa
Hà Nội » của Nguyễn Thị Duyên.
Tuy nhiên, những đề tài trên cũng mới chỉ giải quyết một số khía
cạnh trong hoạt động thơng tin – thư viện. Nhìn chung chưa có đề tài nào
đề cập trực tiếp đến phần mềm Virtua và thực trạng ứng dụng phần mềm
tại thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. Do đó tơi
đã chọn đề tài : « Tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thư
viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội » làm đề tài khố
luận. Qua kết quả đạt được trong q trình nghiên cứu, tơi hi vọng sẽ đóng
góp được một phần về mặt lý luận và thực tiễn trong công tác lựa chọn và
ứng dụng phần mềm thư viện điện tử tại các thư viện ở Việt Nam.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
4.1.

Đối tượng nghiên cứu

Khoá luận tập trung vào nghiên cứu các phân hệ của phần mềm
Virtua của công ty VTLS Inc.
Tìm hiểu các chức năng chính của từng phân hệ và đánh giá phần
mềm trong quá trình hoạt động tại thư viện Tạ Quang Bửu.
4.2.

Phạm vi nghiên cứu

Khoá luận tập trung nghiên cứu phần mềm Virtua trong công tác tổ

chức và hoạt động tại thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách khoa
Hà Nội.


5. Phương pháp nghiên cứu.
5.1. Phương pháp luận.
Khóa luận tốt nghiệp được viết trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện
chứng, các quan điểm của chủ nghĩa Mac - Lênin và tư tưởng Hồ Chí
Minh. Bên cạnh đó, khóa luận cũng sử dụng một số kết quả nghiên cứu về
vấn đề tự động hóa hoạt động thơng tin - thư viện và các phần mềm thư
viện tại một số cơ quan thông tin - thư viện ở Việt Nam hiện nay, các
website liên quan đến ngành thông tin - thư viện.
5.2. Phương pháp cụ thể.
Trong khóa luận, các vấn đề được giải quyết nhờ vận dụng các
phương pháp:
- Phương pháp nghiên cứu tư liệu.
- Phương pháp khảo sát thực tế tại thư viện Tạ Quang Bửu.
- Phương pháp phân tích đánh giá, tổng hợp tư liệu.
- Phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp quan sát.
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn.
6.1. Đóng góp về lý luận.
Nghiên cứu nhằm đóng góp vào việc tìm hiểu thực trạng ứng dụng
phần mềm thư viện Virtua tại thư viện Tạ Quang Bửu.
6.2. Đóng góp về thực tiễn.
Đề tài tuy mới chỉ dừng lại ở việc giới thiệu tổng quan về phần
mềm và những ứng dụng của phần mềm tại thư viện Tạ Quang Bửu song
đề tài cũng đã đáp ứng được những mục đích sau:
- Tìm hiểu phần mềm thư viện Virtua.

- Tìm hiểu quá trình áp dụng các phân hệ của phần mềm tại Thư
viện Tạ Quang Bửu.
- Đưa ra ưu, nhược điểm của phần mềm trong quá trình áp dụng tại
Thư viện Tạ Quang Bửu.
- Đưa ra một số khuyến nghị, giải pháp.
7. Bố cục của khóa luận
Khóa luận được tổ chức theo một bố cục gồm: phần đặt vấn đề, nội
dung, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo. Trong đó phần nội dung
được chia thành 3 chương như sau:
- Chương 1. Giới thiệu tổng quan về Thư viện và việc ứng dụng
phần mềm Virtua tại thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa
Hà Nội.
- Chương 2. Thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thư viện Tạ
Quang Bửu.
- Chương 3. Một số nhận xết và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
ứng dụng phần mềm Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu trong thời gian
tới.


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN VÀ VIỆC
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VIRTUA TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG
BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
1.1.Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa
Hà Nội.
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Trường Đại học Bách khoa Hà Nội thành lập năm 1956. Thư viện
trường Đại học Bách khoa được thành lập ngay khi thành lập trường theo
Nghị định số 147/ NĐ-CT của Chính phủ do Bộ trưởng Bộ Giáo dục

Nguyễn Văn Huyên ký ngày 06/03/1956.
Khi thành lập, Thư viện trường được xây dựng với quy mô 800 chỗ
ngồi cho khoảng 2400 lượt độc giả/ngày. Thư viện Trường Đại học Bách
khoa là một thư viện lớn nhất, hiện đại nhất trong số các thư viện trường
đại học ở nước ta. Ban đầu, vốn tài liệu của thư viện có khoảng 5000 cuốn
sách do trường Viễn Đơng Bác Cổ và Đông Dương học xá chuyển giao
nên công tác phục vụ cũng bị hạn chế. Thư viện phục vụ theo hai hình


thức là đọc tại chỗ và cho mượn về nhà (nhưng chỉ được mượn một số
lượng nhỏ giáo trình và sách tham khảo).
Năm 1965, nhà nước Liên Xô đã giúp thư viện nâng cấp về trang
thiết bị, cơ sở vật chất, các hoạt động của thư viện đã được cải thiện hơn.
Sách báo Nga được bổ sung rất nhiều.
Trong thời gian 1965-1975, cùng với vốn tài liệu phong phú, Thư
viện Bách khoa đã phục vụ đắc lực cho đội ngũ cán bộ trong việc nghiên
cứu học tập phục vụ sản xuất và chiến đấu. Tuy cịn gặp nhiều khó khăn,
song thư viện đã khơng ngừng vươn lên hồn thành xuất sắc nhiệm vụ đề
ra, phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin.
Để bảo vệ nguồn tài liệu khoa học quý hiếm và phục vụ cho công tác
đào tạo, giảng dạy của nhà trường, sách và Thư viện cũng theo trường đi sơ
tán nhiều lần từ Lạng Sơn (1965-1968) đến Hà Bắc (1970-1972). Thời kỳ
này thư viện gặp khó khăn về nhiều mặt, từ khâu bảo quản kho tài liệu cho
tới các hoạt động phục vụ bạn đọc. Phương thức phục vụ chủ yếu là cho
mượn tài liệu về nhà.
Năm 1973 Thư viện được tách ra thành một đơn vị độc lập trực
thuộc Ban giám hiệu trường. Từ đây Thư viện Trường Đại học Bách khoa
Hà Nội đã có nhiều điều kiện để phát triển và hồn thiện hơn.
Từ sau đại thắng mùa xuân năm 1975 đến năm 1994, Thư viện tiếp
tục phát triển cả về số lượng và chất lượng tài liệu để đáp ứng nhu cầu đào

tạo và giảng dạy của Nhà trường, các tài liệu khoa học công nghệ bằng
tiếng Anh được chú trọng bổ sung.
Từ năm 1995 đến năm 2003, thư viện đã chuyển mình sang một giai
đoạn mới với nhiều điều kiện thuận lợi. Cùng với việc cải cách giáo dục
nâng cao chất lượng đào tạo, đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học phục
vụ đời sống và quốc phòng, Thư viện đã được Ban giám hiệu nhà trường


quan tâm hơn, ngân sách cho đầu tư tài liệu cũng đã được nâng thêm rất
nhiều, kho tài liệu ngày càng phong phú cả về nội dung và đa dạng về hình
thức và ngơn ngữ.
Trường Đại học Bách khoa là một trường chuyên đào tạo cán bộ
khoa học và công nghệ, Thư viện là một bộ phận không thể tách rời trong
hoạt động của nhà trường. Thư viện là nơi cung cấp cho độc giả những tài
liệu có giá trị phục vụ nghiên cứu và giảng dạy. Hàng năm, số lượng
người dùng tin toàn trường lên đến hơn 35.000 người. Điều đó khiến Thư
viện ln trong tình trạng q tải, thiếu tài liệu và chỗ ngồi. Mặc dù Thư
viện đã tăng thời gian phục vụ, mở cửa thông tầm từ 8h-21h nhưng vẫn
chưa đáp ứng được nhu cầu cao của người dùng tin.
Do yêu cầu đào tạo của trường ngày càng mở rộng, quy mô đào tạo
tăng nhanh nên tháng 4/2002 được sự cho phép và đầu tư của Đảng và
Nhà nước, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội đã tiến hành khởi cơng xây
dựng cơng trình thư viện điện tử với tổng mức đầu tư khoảng 220 tỷ đồng.
Tòa nhà Thư viện điện tử có tổng diện tích sàn 36.860 m2, chiều cao cơng
trình là 10 tầng với quy mô 4000 chỗ ngồi, phục vụ 10.000 lượt độc
giả/ngày. Sau khi đi vào hoạt động, đây được coi là thư viện điện tử lớn
nhất ở Việt Nam. Ngày 7/10/2006, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội đã
long trọng tiến hành lễ khánh thành tòa nhà Thư viện điện tử và đặt tên
cho tòa nhà là Thư viện Tạ Quang Bửu. Từ đây Thư viện Tạ Quang Bửu
đã chính thức đi vào hoạt động trong một mơi trường hồn tồn mới mẻ,

hiện đại và khang trang gấp nhiều lần thư viện cũ.
Thư viện Tạ Quang Bửu ra đời đã đáp ứng nhu cầu tất yếu của công
tác giáo dục đào tạo, ngày càng khẳng định vai trị to lớn của mình, dần
trở thành giảng đường thứ hai quen thuộc và quan trọng đối với các sinh
viên, nghiên cứu sinh, giảng viên... trong trường.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ


1.1.2.1. Chức năng
Thư viện Tạ Quang Bửu là một thư viện khoa học kỹ thuật đa
ngành, phục vụ công tác giảng dạy, đào tạo và nghiên cứu khoa học
trong nhà trường. Thư viện Tạ Quang Bửu phục vụ cho việc đào tạo trên
40.000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh với 67 chuyên
ngành đại học và 33 chuyên ngành cao học, 57 chuyên ngành tiến sĩ, góp
phần to lớn vào công tác giáo dục, đào tạo sinh viên, học viên và nghiên
cứu sinh, đồng thời nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cứu khoa học
và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, giảng viên của
nhà trường.

1.1.2.2. Nhiệm vụ
Với mục tiêu của Nhà trường : "Xây dựng Trường Đại học Bách
khoa Hà Nội thành trường đại học đào tạo trình độ cao, đa ngành, đa lĩnh
vực; một trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ hàng đầu của đất
nước, với một số lĩnh vực đạt trình độ tiên tiến trong khu vực và trên thế
giới; một địa chỉ tin cậy, hấp dẫn đối với các nhà đầu tư phát triển công
nghệ, giới doanh nghiệp trong và ngồi nước".
Thư viện có các nhiệm vụ cơ bản sau:
+ Thu thập, tổ chức quản lý, phát triển các nguồn tin phục vụ bạn
đọc.
+ Nghiên cứu và áp dụng các công nghệ mới, các tiêu chuẩn quốc

tế nhằm tự động hố các hoạt động thơng tin - thư viện.
+ Từng bước xây dựng hệ thống thông tin số và thư viện số.


+ Nghiên cứu tổ chức phát triển các dịch vụ, nâng cao chất lượng
phục vụ bạn đọc.
+ Phát triển nguồn lực thông tin tiến tới trở thành đầu mối cung cấp
thông tin cho các thư viện khác trong khu vực.
+ Nghiên cứu, phát triển và ứng dụng các công nghệ, dịch vụ của
thư viện điện tử.
+ Xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng
loại, đạt chất lượng cao. Chủ động tìm cách đa dạng hóa, phát triển các
nguồn tin và kênh thu thập thơng tin, tài liệu một cách hiệu quả tạo ra các
sản phẩm và dịch vụ thơng tin có giá trị.
+ Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn đảm bảo đáp ứng đầy đủ
nhu cầu thông tin của đội ngũ giáo viên và sinh viên trong trường.
+ Vận hành và khai thác Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học
Bách khoa Hà Nội một cách có hiệu quả cao, đảm bảo phục vụ đồng thời
khoảng 4.000 bạn đọc sử dụng các dịch vụ khác nhau trong thư viện, làm
tốt công tác thông tin khoa học công nghệ phục vụ cho công tác đào tạo
và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Trường
Đại học Bách khoa Hà Nội và xa hơn là phục vụ cho hệ thống các trường
đại học cơng nghệ nói chung.
+ Tổ chức tốt công tác lưu trữ các luận án, luận văn và các đề tài khoa
học.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ.
1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của thư viện gồm Ban Giám đốc và ba khối phòng trực
thuộc.
- Ban Giám đốc gồm 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc

+ 01 Giám đốc phụ trách chung.
+ 01 Phó giám đốc phụ trách về cơng nghệ thơng tin.
+ 01 Phó giám đốc phụ trách về nghiệp vụ thư viện.
- Khối các phịng ban gồm :
+ Phịng xử lý thơng tin.
+ Phịng cơng nghệ thư viện điện tử.
+ Phịng dịch vụ thơng tin – tư liệu.

Hình 01 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư viện Tạ Quang Bửu.
1.1.3.2. Đội ngũ cán bộ.
Tổng số cán bộ thư viện hiện nay là 42 người, trong đó:


+ 09 Thạc sỹ Thông tin thư viện và Công nghệ thông tin (chiếm
20%).
+ 05 Kỹ sư Công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật (chiếm 12%).
+ 23 Cử nhân Thông tin Thư viện (chiếm 56%).
+ 02 Cử nhân ngoại ngữ (chiếm 5%).
+ 03 Cử nhân Kinh tế và Tài chính kế tốn (chiếm 7%).
100% cán bộ Thư viện sử dụng máy vi tính thành thạo; 100% cán bộ
Thư viện đạt trình độ B Anh văn trở lên.

1.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Diện tích sử dụng
Thư viện được giao sử dụng 5 tầng toà nhà (từ tầng 1 đến tầng 5)
trong toà nhà thư viện điện tử, với tổng diện tích vào khoảng 17.500m2.
Trang thiết bị
+ Hệ thống máy tính và Mạng:

- Hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu (Database server) cài đặt phần
mềm quản lý thư viện Virtua: quản lý CSDL thư mục về tài liệu thư viện,
thông tin bạn đọc và mọi thông tin về hoạt động mượn trả.
- Hệ thống máy chủ thư viện số phục vụ khai thác thông tin đa
phương tiện như các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng số hố bao gồm hình
ảnh đồ hoạ, âm thanh, phim tài liệu… người đọc có thể kết nối khai thác
thơng qua mạng máy tính trong thư viện để đọc các tài liệu tồn văn
(fulltext) đã được số hố của thư viện. (chỉ phục vụ các máy tính kết nối
thơng qua mạng BKnet.)
- Hệ thống các máy tính phục vụ cơng tác chuyên môn quản lý thư
viện: (40 máy PC).


- Hệ thống máy tính tìm kiếm và khai thác thơng tin phục vụ bạn đọc
tra cứu tìm kiếm thơng tin trong thư viện và qua Internet: (100 máy PC).
- Hệ thống các thiết bị không dây (wireless) nhằm phục vụ cho người
dùng có khả năng truy xuất đến thư viện khi sử dụng các máy tính di động:
Hệ thống các thiết bị đảm bảo an ninh thông tin cho mạng thư viện
bao gồm các bức tường lửa (firewall), các thiết bị giám sát truy cập ghi
logfile nhằm ngăn chặn các hacker tấn công phá hoại các hệ thống trong
thư viện và giám sát các cuộc kết nối từ xa vào mạng thư viện.
Hệ thống các thiết bị lưu trữ, phân bổ các thông tin truy xuất tạm
giúp người sử dụng có thể truy xuất nhanh tới các thơng tin trên mạng được
sử dụng thường xuyên. Hệ thống này cũng làm giảm dung lượng khai thác
trên các đường kết nối chi phí cao như Internet, đồng thời tăng tốc độ truy
cập mạng cho người sử dụng.
Hệ thống các thiết bị mạng phục vụ cho truy cập từ xa vào mạng
Thư viện điện tử (tương tự dial-up qua modem) giúp cho bạn đọc cũng như
các tổ chức giáo dục khác có khả năng tra cứu và khai thác thông tin kịp
thời tại mất cứ nơi đâu chứ không nhất nhiết phải đi tới thư viện.

+ Hệ thống mạng điện thoại dịch vụ.
+ Hệ thống mạng đảm bảo an ninh (giám sát an ninh và bảo vệ):
Hệ thống mạng quản lý từ hố sách và sóng radio cùng với các thiết
bị kiểm sốt an ninh (cổng từ, cổng chíp RFID, máy nạp/khử từ, trạm lập
trình RFID) đảm bảo khả năng chống mất sách, ngăn chặn hành vi mang
sách trái phép ra khỏi thư viện
Hệ thống khoá từ kiểm soát vào ra: Hệ thống kiểm soát sử dụng thẻ
từ, mã vạch (barcode)... sẽ ghi nhận số liệu về người vào/ra các phòng bảo
mật và lưu trữ số liệu này trên máy tính để người quản trị hệ thống có thể


kết xuất dữ liệu và lập báo cáo định kỳ kiểm tra sự vào ra của toà nhà để
ngăn chặn sự xâm nhập của người lạ vào các khu vực cần được bảo vệ.
Hệ thống Camera theo dõi được bố trí tại các phịng đọc, các tầng
nhằm mục đích giám sát mọi hoạt động gây ảnh hưởng đến an ninh, an tồn
của tồ nhà Thư viện điện tử và phịng chống mất sách.
+ Các trang thiết bị chuyên dụng khác.
1.1.5. Vốn tài liệu
Trải qua hơn 50 năm đầu tư và phát triển, Thư viện đã bổ sung, thu thập và
xây dựng được một nguồn tài nguyên thông tin tương đối lớn, đa dạng về
hình thức với nội dung bao hàm các ngành khoa học kỹ thuật và cơng nghệ.
Ngồi ra các tài liệu về khoa học xã hội, văn học nghê thuật cũng được chú
trọng đầu tư (chiếm khoảng 15%).
Tuy vậy, so với quy mô đào tạo của Nhà trường như hiện nay,
nguồn lực thông tin hiện tại của Thư viện chưa đáp ứng được nhu cầu của
bạn đọc, cần phải tăng cường mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng mới
có thể đáp ứng được các nhu cầu khai thác thông tin của bạn đọc đặc biệt là
khi trường Đại học Bách khoa Hà Nội đang chuyển đổi sang hình thức đào
tạo theo tín chỉ. Để đạt được mục tiêu là thư viện đầu mối cung cấp và chia
sẻ thông tin cho các thư viện khác trong khu vực Thư viện Tạ Quang Bửu

cần phải có chính sách thích hợp và sự đầu tư mạnh mẽ nhằm phát triển
nguồn lực thông tin.
+ Tài liệu truyền thống
Số lượng các nguồn tài liệu truyền thống tính đến năm 2007 được
thống kê chi tiết ở Bảng 1.
Bảng 1: Thống kê nguồn tài liệu truyền thống năm 2007
Loại hình
Sách giáo trình
Sách tham khảo

Đầu mục Số bản
3.900
243.000
124.547 160.300


Tạp chí
Tài liệu nội sinh (luận án,

1.853
4.700

192.000
4.700

luận văn, chuyên đề,…)
Tổng cộng

135.000

650.000

Hình 02 : Biểu đồ thống kê số đầu ấn phẩm

Hình 03 : Biểu đồ thống kê số bản tài liệu.


+ Tài liệu hiện đại.
Để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và từng bước hiện đại hoá thư
viện, bên cạnh việc bổ sung các tài liệu truyền thống thư viện đã chú trọng
đầu tư các loại hình tài liệu khác: Cơ sở dữ liệu điện tử online, … Số lượng
các nguồn tài liệu hiện đại tính đến năm 2007 được trình bày ở Bảng 2.
Loại hình
Số lượng
Cơ sở dữ liệu điện Science direct

Mô tả
Mua theo dự án

tử

Ebcohost

Mua qua liên hợp thư viện

Blackwell

Mua qua liên hợp thư viện

Proquest

130
3200

Băng học ngoại ngữ
Sách điện tử, tài liệu toàn

Băng Casette
Đĩa CD, đĩa mềm

văn
Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu hiện đại năm 2007.
1.1.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện.
 Đặc điểm người dùng tin
Người dùng tin ở Thư viện là tồn thể cán bộ cơng nhân viên, giảng
viên, cán bộ nghiên cứu khoa học, học viên và sinh viên thuộc các hệ đào
tạo trong toàn trường. Người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu có thể
được phân chia làm 2 nhóm chính :
+ Nhóm cán bộ và giảng viên được chia thành 2 nhóm nhỏ:
- Cán bộ lãnh đạo quản lý: Nhóm này chiếm tỷ lệ không cao trong số
người dùng tin tại Đại học Bách khoa Hà Nội, nhưng đóng vai trị quan
trọng trong sự phát triển của trường. Họ vừa tham gia giảng dạy vừa làm
công tác quản lý, đề ra mục tiêu và định hướng chiến lược phát triển của
trường. Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định, đồng thời
cường độ lao động của nhóm này rất cao nên thơng tin cho nhóm người này
mang tính chất tổng kết, dự báo có chất lượng cao. Hình thức phục vụ là
các tổng quan, tổng luận, bản tin chọn lọc. Do tính chất và đặc thù cơng


việc vừa làm công tác quản lý lại vừa tham gia giảng dạy nên cán bộ quản
lý là những người có chun mơn tương đối sâu. Họ vừa sử dụng thông tin

chuyên sâu vừa là những người cung cấp những thơng tin có giá trị. Do vậy
cần phải khai thác triệt để nguồn thơng tin này để có kế hoạch phát triển
sản phẩm thông tin phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trường.
- Giảng viên và cán bộ nghiên cứu
Đây là nhóm người có trình độ trên đại học và có khả năng sử dụng
ngoại ngữ cao (tối thiểu là 1-2 ngoại ngữ). Họ là những người chuyển giao
tri thức khoa học đến cho sinh viên, tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo
của trường, vừa là chủ thể sáng tạo ra thông tin vừa là người dùng tin
thường xuyên của Thư viện. Vì tham gia giảng dạy nên họ phải thường
xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên
quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu. Sản phẩm của họ
là những bài giảng, giáo trình và các cơng trình nghiên cứu, các dự án...
Thơng tin cho nhóm này là những thơng tin chun sâu có tính thời sự về
khoa học và công nghệ thuộc các lĩnh vực trường đào tạo. Hình thức phục
vụ thơng tin cho nhóm này là các danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc
sắp xuất bản, các thông tin thư mục chuyên đề, thông tin chọn lọc về khoa
học và công nghệ, tài liệu chuyên ngành là sách cũng như tạp chí khoa học
kỹ thuật nước ngoài, các cơ sở dữ liệu và các tài liệu điện tử...
+ Nhóm học viên cao học và sinh viên
Đây là nhóm người dùng đơng đảo và thường xuyên ở Thư viện, có
thể chia thành hai nhóm nhỏ như sau:
- Học viên cao học:
Là người đã tốt nghiệp đại học và tiếp tục nghiên cứu chuyên sâu về
một lĩnh vực cụ thể. Thông tin họ cần chủ yếu là tài liệu mang tính chất
chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài họ nghiên cứu:
sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, luận án, luận văn ... Nhu cầu tin của
họ rất đa dạng và phong phú. Hầu hết trong số họ là cán bộ vừa đi học vừa


đi làm, rất hạn chế về thời gian, đòi hỏi Thư viện phải đáp ứng nhu cầu

bằng các hình thức dịch vụ đặc thù như phô tô tài liệu hoặc cho mượn về
nhà, cung cấp thông tin từ xa qua Internet.
- Sinh viên:
Trong tất cả nhóm bạn đọc thì sinh viên chiếm tỷ lệ cao nhất (85%).
Sinh viên được chia làm hai giai đoạn. Trong đó, giai đoạn 1 là 2 năm đầu.
Giai đoạn này sinh viên chưa được phân ngành đều phải học chương trình
cơ bản. Với nhóm này, thư viện chủ yếu phục vụ sách giáo trình, một số
sách tham khảo bằng tiếng Việt, sách hướng dẫn học ngoại ngữ, tài liệu
máy tính, sách tin học… Nhu cầu sử dụng Tiếng Việt của sinh viên là chủ
yếu, một số sử dụng tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp… Giai đoạn 2 là những
năm cuối, nhóm sinh viên này có trình độ chun mơn tương đối cao, nhu
cầu tài liệu của sinh viên này là sách tham khảo khoa học kỹ thuật trong
nước và nước ngồi, các tạp chí khoa học. Với những sinh viên năm cuối,
để chuẩn bị làm đồ án môn học và đồ án tốt nghiệp, họ có nhu cầu tham
khảo luận án, luận văn, ngồi tiếng Việt, ngôn ngữ mà họ sử dụng nhiều là
tiếng Anh, tiếng Pháp và một số ít sinh viên sử dụng ngoại ngữ tiếng Nga.
Từ những đặc điểm của nhóm người dùng tin như trên, để làm tốt
công tác phục vụ thông tin tài liệu, Thư viện phải tiến hành xem xét, đánh
giá nhu cầu tin của họ, trên cơ sở đó có biện pháp để đáp ứng tối đa nhu
cầu của người dùng tin ở Thư viện Tạ Quang Bửu.
 Đặc điểm nhu cầu tin
Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan về thông tin của cá nhân
hay tập thể nhằm duy trì các hoạt động của con người. Nghiên cứu nhu cầu
tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của người dùng, trên cơ sở
đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu
cho họ. Thông tin và tài liệu đã trở thành chất liệu không thể thiếu được


trong quá trình giảng dạy, nghiên cứu và học tập của người dùng tin.
+ Nhu cầu thông tin theo các lĩnh vực chuyên môn (ngành đào tạo)

Người dùng tin ở trường Đại học Bách khoa Hà Nội có nhu cầu tin
chuyên sâu theo chuyên ngành đào tạo chiếm ưu thế, ngồi ra họ cịn có
nhu cầu tham khảo tài liệu về các ngành khoa học liên quan. Đặc biệt, sinh
viên năm thứ nhất và năm thứ hai chưa có nhu cầu cao về tài liệu chuyên
ngành, đa số sử dụng tài liệu là sách giáo trình cơ bản, cơ sở.
+ Nhu cầu tin theo ngôn ngữ tài liệu
Hiện nay tiếng Anh và tiếng Pháp là ngôn ngữ thứ hai của người
dùng tin tại trường. Sinh viên được học tiếng Anh kỹ thuật trong chương
trình học tập chính khóa cũng hỗ trợ rất nhiều trong việc đọc tài liệu tham
khảo tiếng nước ngoài.
Ngoài việc sử dụng tài liệu bằng tiếng Việt, hầu hết người dùng tin ở
Đại học Bách khoa Hà Nội có nhu cầu sử dụng tài liệu tham khảo bằng
tiếng Anh, nhất là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu. Nhiều người trong số
họ sử dụng được từ 2 đến 3 thứ tiếng để đọc tài liệu.
+ Nhu cầu tin theo dạng tài liệu
Nhìn chung tài liệu truyền thống vẫn được người dùng tin trong
trường sử dụng nhiều nhất. Các tài liệu điện tử như đĩa mềm, CD ROM, và
cơ sở dữ liệu cũng được người dùng quan tâm. Tuy nhiên do số lượng tài
liệu điện tử ở Thư viện Tạ Quang Bửu còn chưa nhiều.
Các nguồn tin cho thư viện điện tử cần phải được số hoá, trong đó có
cả tài liệu điện tử tồn văn để người dùng tin có thể tra cứu và đọc tài liệu
trực tiếp mà không phải lên Thư viện.
+ Nhu cầu thông tin theo thời gian xuất bản của tài liệu
Do đặc thù là trường đại học kỹ thuật và công nghệ nên hầu hết
người dùng tin ở đây có nhu cầu đọc các tài liệu khoa học kỹ thuật mới
xuất bản. Để nắm bắt được những thông tin mới về khoa học và công nghệ,


giảng viên luôn luôn phải cập nhật những kiến thức mới. Ngồi giáo trình,
tài liệu tham khảo được sinh viên tìm đọc nhiều. Theo thống kê ở các

phịng đọc thì có hơn 90% người dùng tin có nhu cầu đọc tài liệu xuất bản
từ năm 2000 trở lại đây.

1.2. Khái quát về phần mềm Virtua trong việc triển khai ứng
dụng tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
Phần mềm tích hợp quản trị thư viện là một cụm các cơng trình
được viết để giải quyết các công đoạn khác nhau trong thư viện, được tổ
chức theo kiểu phân hệ (module), mỗi phân hệ nhằm giải quyết một nhóm
các thao tác, giữa các phân hệ có quan hệ mật thiết với nhau, kết quả của
phân hệ này coi là đầu vào của phân hệ kia.
Virtua là một phần mềm của Hoa Kỳ với những ưu điểm nổi trội
đang được sử dụng ở rất nhiều thư viện lớn trên thế giới. Năm 2006, Thư
viện Tạ Quang Bửu quyết định mua và sử dụng phần mềm Virtua vào
việc tự động hóa hoạt động thơng tin thư viện.
1.2.1. Các tính năng cơ bản của phần mềm Virtua
Virtua là giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện thuộc sở hữu
của công ty VTLS, Inc.( Tên đầy đủ là Visionary Technology in Library
Solution)
Công ty VTLS Inc. ()


VTLS Inc là một công ty hàng đầu trên thế giới về giải pháp công
nghệ cho thư viện. Công ty cung cấp các giải pháp cho một cơ sở khách
hàng đa dạng với hơn 900 thư viện tại 37 quốc gia. Là nhà cung cấp các
giải pháp thư viện hơn 30 năm, VTLS có một kiến thức sâu rộng về nhu
cầu hiện tại của các thư viện và các trung tâm thông tin. Đồng thời VTLS
cũng là một công ty hàng đầu trong việc cung cấp các sản phẩm cho các
thư viện với “các nhu cầu trong tương lai. VTLS là một trong số ít các
cơng ty trong ngành cơng nghiệp thư viện được cấp chứng chỉ đạt tiêu
chuẩn quốc tế ISO 9001:2000. VTLS đáp ứng đầy đủ các nhu cầu và

nguyện vọng của các thư viện trên khắp thế giới. Nhân viên của cơng ty
có hơn 120 chun gia bao gồm các kỹ sư phần mềm và chuyên gia thư
viện với nhiều năm kinh nghiệm. Trụ sở chính của VTLS được đặt tại
Blacksburg, Virginia, Mỹ. Ngoài ra, VTLS cũng có văn phịng tại Ấn Độ,
Thái Lan, Brazil, Canada, Thuỵ Sỹ…
VTLS, Inc. Global Offices