Cải cách quy trình thăm gặp thân nhân học viên đang cai nghiện, chữa bệnh tại trung tâm giáo dục – lao động xã hội khánh hòa

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH
Về mô hình, sáng kiến cải cách hành chính năm 2013
Trung tâm Giáo dục – Lao động xã hội Khánh Hòa
I. PHẦN GIỚI THIỆU
- Cơ quan, đơn vị công tác và các thành viên đội thi:
1. Đậu Quang Hiếu
- Phòng Quản lý sau cai nghiện ma túy
2. Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
- Phòng Tổ chức – Hành chính – Kế toán
3. Vũ Văn Tiến
- Phòng Giáo dục - HNCĐ
4. Huỳnh Khánh Phúc Sinh
- Phòng Tổ chức – Hành chính – Kế toán
5. Lê Thị Tuyết
- Phòng Quản lý sau cai nghiện ma túy
- Tên mô hình, sáng kiến cải cách hành chính:
Sáng kiến cải cách Quy trình thăm gặp thân nhân học viên đang cai nghiện,
chữa bệnh tại Trung tâm Giáo dục – Lao động xã hội Khánh Hòa (Quy trình 2T).
II. NỘI DUNG CHÍNH
1. Bối cảnh để nhóm tác giả nảy sinh ý tưởng về mô hình, sáng kiến cải
cách hành chính
Căn cứ pháp lý:
- Căn cứ Nghị định 135/2004/NĐ-CP ngày 10/6/2004 của Chính phủ quy định
chế độ áp dụng biện pháp đưa vào cơ sở chữa bệnh, tổ chức hoạt động của cơ sở chữa
bệnh theo Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính về chế độ áp dụng biện pháp đối với
người chưa thành niên, người tự nguyện vào cơ sở chữa bệnh;
- Căn cứ Nghị định 61/2011/NĐ-CP ngày 26/7/2011 của Chính phủ về việc sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 135/2004/NĐ-CP ngày 10/6/2004 quy định
chế độ áp dụng biện pháp đưa vào cơ sở chữa bệnh, tổ chức hoạt động của cơ sở chữa
bệnh theo Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính về chế độ áp dụng biện pháp đối với
người chưa thành niên, người tự nguyện vào cơ sở chữa bệnh;

Căn cứ thực tiễn:
Từ năm 2011 đến nay số học viên vào Trung tâm ngày càng tăng. Hiện tại số
học viên đang cai nghiện tại Trung tâm là 210 người. Nhu cầu gia đình muốn được
vào thăm gặp người thân của mình cũng tăng lên. Trung tâm giải quyết cho thân nhân
học viên vào thăm gặp từ 2 đến 3 người một lần. Thời gian thăm gặp vào sáng thứ 6
hàng tuần từ 7h30 đến 10h30. Trung bình mỗi tuần có khoảng 50 đến 70 gia đình lên
Trung tâm thăm gặp người thân của mình. Trong khi đó quá trình giải quyết thăm gặp
trải qua 4 bước và còn nặng về thủ tục. Với mong muốn được giải quyết nhanh để
vào gặp người thân nhưng người nhà học viên phải chờ đợi rất lâu ở bước 1 và bước
2 của quá trình giải quyết thăm găp. Trong khi đó chưa kể phần lớn các gia đình vượt
qua một chặng đường khá xa (50 đến 70 km) để đến được Trung tâm nhưng lỡ quên
không đem theo giấy tờ (giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,, đơn xin thăm gặp
thân nhân có xác nhận của chính quyền địa phương...) hoặc sổ thăm gặp thì cán bộ
giải quyết hồ sơ sẽ không giải quyết cho vào thăm gặp thân nhân.
Từ những bất cập đó tổ cán bộ phụ trách công tác thăm gặp mạnh dạn đưa ra
sáng kiến cải tiến quy trình thăm gặp mang tên 2T (Thuận tiện và Thân thiện) cho
phù hợp với điều kiện thực tế của Trung tâm và rút ngắn thời gian làm thủ tục ban
đầu.
1


2. Quá trình phát triển ý tưởng thành mô hình, sáng kiến cải cách hành
chính hoàn chỉnh
Quy trình thăm gặp cũ được thể hiện như sau:
Bước 1 (cổng số 1). Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ gia đình:
Giải quyết thăm gặp còn nặng về thủ tục, cụ thể:
- Mỗi lần đến Trung tâm thăm gặp học viên, gia đình phải đến chính
quyền địa phương làm đơn đăng ký xin thăm gặp người thân đang cai nghiện tại
Trung tâm và có xác nhận của chính quyền địa phương trong đơn.
- Khi đến Trung tâm thân nhân học viên phải xuất trình những loại giấy

tờ như: Đơn xin đăng ký thăm gặp có xác nhận của chính quyền địa phương,
chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn nếu là vợ (chồng) của
học viên (hoặc giấy khai sinh của con) và điền vào đơn đề nghị thăm gặp học
viên do Trung tâm cung cấp cho cán bộ xem xét giải quyết.
- Thái độ làm việc của cán bộ đôi lúc còn thờ ơ, không quan tâm đến
người dân đang nôn nóng muốn nhanh chóng được vào đề gặp người thân của
mình. Đôi lúc yêu cầu người dân để hồ sơ trên bàn chờ khi có nhiều hồ sơ giải
quyết một lần.
- Phong cách làm việc cứng nhắc, không linh hoạt. Thực hiện theo đúng
quy định nên khi gia đình nào lên thăm gặp học viên mà không có đơn xác nhận
của địa phương thì cán bộ giải quyết hồ sơ sẽ không cho vào thăm gặp học viên,
khi gia đình có đơn mới xem xét giải quyết.
Như vậy để đến được Trung tâm thăm gặp học viên gia đình mất thời gian đến
chính quyền địa phương làm đơn đăng ký thăm gặp. Tại cổng số 1 thời gian giải
quyết thủ tục ban đầu trung bình khoảng 5 phút/gia đình (nếu đầy đủ các thủ tục thì
được chuyển qua bước 2 ).
Bước 2 (cổng số 2). Kiểm tra hàng hóa.
Trung tâm không giới hạn các mặt hàng gia đình có thể gửi cho học viên
nên lượng hàng hóa tiếp nhận tràn làn. Vì nhiều hàng hóa nên khi kiểm tra cán
bộ kiểm tra không chặt chẽ do đó một số gia đình lợi dụng điều này để đưa hàng
cấm vào Trung tâm.
Vì không có quy định cụ thể nên khi kiểm tra hàng hóa cán bộ kiểm tra
không thống nhất với nhau, thích thì nhận, không thích thì thôi. Do vậy tạo sự
không hài lòng ở gia đình học viên.
Các mặt hàng gia đình gửi rất đa dạng nên khâu kiểm tra hàng hóa luôn luôn
mất rất nhiều thời gian (khoảng 6 phút).
Thực hiện bước 1 và bước 2 mất khoảng 11 phút/gia đình.
Bước 3 (cổng số 3). Kiểm tra, đối chiếu người vào và người có tên ghi
trong sổ đăng ký thăm gặp.
Cán bộ bảo vệ kiểm tra số người vào thực tế so với số người đăng ký theo

đơn và giấy tờ khác liên quan, chứng minh nhân dân. Nếu đúng thì cán bộ bảo
vệ hướng dẫn cho thân nhân vào phòng thăm gặp.
Thời gian thực hiện mất khoảng 1 phút.
Bước 4. Hoạt động thăm gặp
Khi vào trong phòng thăm gặp gia đình sẽ trình đơn đăng ký thăm gặp
cho cán bộ phụ trách hoạt động phòng thăm gặp. Cán bộ xem xong sẽ gọi cán bộ
2


quản lý học viên thông qua máy bộ đàm để cho học viên ra gặp thân nhân. Tuy
nhiên sóng của máy bộ đàm thường xuyên không ổn định có khi cán bộ ngoài
phòng thăm gặp gọi nhưng ở bên trong cán bộ quản lý không nghe nên gia đình
phải chờ đợi rất lâu mới gặp được người thân.
Tại phòng thăm cán bộ không hướng dẫn, sắp xếp chỗ ngồi cho gia đình
nên đôi khi tạo ra sự lộn xộn trong phòng thăm gặp.
Thời gian từ khi vào đến khi học viên ra khoảng 4 phút.
3. Mô tả quá trình đưa mô hình, sáng kiến, giải pháp vào áp dụng trong
thực tiến công việc:
Từ thực trạng trên việc làm như thế nào để giảm bớt thời gian giải quyết các
thủ tục ban đầu để mang lại sự vui vẻ, thoải mái cho thân nhân học viên khi tới Trung
tâm thăm gặp người thân. Nhóm thực hiện đưa ra mô hình, sáng kiến:
SÁNG KIẾN CẢI TIẾN QUY TRÌNH (Quy Trình 2T) Thuận tiện - Thân
thiện
Bước 1( cổng số 1 ). Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và kiểm tra hàng hóa
Thủ tục giải quyết thăm gặp đã được giảm, cụ thể:
- Thay vì rất nhiều loại giấy tờ như ở quy trình cũ, khi tới thăm gặp học
viên, thân nhân học viên không phải lên chính quyền địa phương làm đơn xin
đăng ký thăm gặp người thân. Lần đầu đi thăm gia đình chỉ cần đem theo chứng
minh nhân dân và sẽ được cán bộ giải quyết thăm gặp phát cho một quyển sổ
đăng ký thăm gặp đồng thời hướng dẫn gia đình cách làm sổ. Trong quyển sổ

đăng ký thăm gặp chứa đựng đầy đủ thông tin: Tên, tuổi, số chứng minh nhân
dân, hộ khẩu thường trú và bắt buộc phải dán hình ảnh kèm theo thông tin trên.
- Gia đình trình duy nhất một quyển sổ cho cán bộ kiểm tra và giải quyết.
Thái độ và tác phong làm việc của cán bộ đã thay đổi. Tiếp nhận sổ - kiểm tra và
ghi sổ cho gia đình vào thăm gặp học viên, không để dồn sổ nên hạn chế thời
gian chờ đợi của gia đình. Trường hợp gia đình quên đem theo sổ, cán bộ giải
quyết thăm gặp sẽ mở sổ theo dõi hoạt động thăm gặp kiểm tra, nếu các thông
tin trùng khớp với thông tin gia đình nói cán bộ sẽ linh động ghi giấy cho gia
đình vào (quy trình quỹ yêu cầu gia đình về lấy sổ, hoặc chỉ nhận hàng hóa mà
không vào gặp học viên).
- Thay vì kiểm tra xong hồ sơ ban đầu gia đình mới được chuyển qua
bước 2 để kiểm tra hàng hóa, thì ở đây tổ giải quyết thăm gặp sẽ thực hiện một
cách đồng bộ. Khi gia đình nộp sổ đăng ký thăm gặp ở bàn tiếp nhận hồ sơ thì
cán bộ y tế cùng lúc kiểm tra hàng hóa. Hơn nữa lượng hàng hóa đem vào đã
được quy định cụ thể, một số mặt hàng khó kiểm tra như: đồ uống, quần áo,
bánh kẹo....trung tâm mở căng tin phục vụ tại chỗ, vừa thuận lợi cho việc kiểm
tra hàng hóa vừa giúp gia đình không phải chở quá nhiều đồ khi đi thăm người
thân của mình. Do đó cán bộ kiểm tra chặt chẽ hơn, hạn chế các loại hàng cấm
vào Trung tâm.
- Cách làm này đã đem lại sự hài lòng ở người dân khi đến thăm người
thân của mình.
Bước 1 và bước 2 nhập lại thành một vì thế thời gian được rút ngắn chỉ
còn 5 phút/gia đình
3


Bước 2 (cổng số 2). Kiểm tra, đối chiếu người vào và người có tên ghi
trong sổ đăng ký thăm gặp.
Cán bộ bảo vệ kiểm tra số người vào thực tế với người ghi trong sổ đăng
ký thăm gặp. Nếu người vào khớp với hình ảnh đăng ký trong sổ cán bộ bảo vệ

hướng dẫn gia đình vào phòng thăm gặp.
Thời gian thực hiện 15 giây
Hoạt động thăm gặp
Khi vào phòng thăm gặp gia đình trình sổ đăng ký thăm gặp cho cán bộ
Trung tâm để gọi tên học viên qua hệ thống loa phát thanh của Trung tâm để
gặp thân nhân của mình.
Gia đình được sắp xếp chỗ ngồi theo thứ tự, tạo sự thoải mái, vui vẻ không
gây khó khăn cho gia đình. Bên cạnh đó gia đình còn được cán bộ hướng dẫn về
nội quy thăm gặp, giải đáp những thắc mắc của gia đình có liên quan đến quá
trình rèn luyện của học viên.
Thời gian: 1 phút
4. Những kết quả cụ thể, tích cực từ thực tiễn áp dụng mô hình, sáng kiến,
giải pháp ở Trung tâm.
- Qua sự mô tả trên cho thấy thực hiện theo quy trình cũ:
+ Không mất thời gian đến địa phương làm đơn đăng ký thăm gặp thân
nhân (theo quy trình cũ trước ngày thứ 6, gia đình phải đến chính quyền địa
phương xin đơn đăng ký thăm gặp người thân tại Trung tâm). Thời gian đi lại
của gia đình nếu thuận lợi sẽ mất ít nhất 1 giờ đồng hồ.
+ Mất rất nhiều thời gian vì thủ tục rườm rà. Từ thủ tục đầu tiên trước
khi lên Trung tâm đến khi vào đến phòng thăm gặp gia đình phải làm rất nhiều
thủ tục, qua 04 bước (qua 03 cổng mới gặp được người thân).
Bộ phận tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: 05 phút
Bộ phận kiểm tra hàng hóa: 06 phút
Bộ phận bảo vệ : 01 phút
Thời gian chờ học viên: 04 phút
Thực hiện theo quy trình này một gia đình để vào gặp được học viên mất
khoảng 14 đến 15 phút.
+ Thái độ và phong cách làm việc của cán bộ giải quyết thăm gặp còn thơ ơ,
cứng nhắc, thụ động làm cho nhiều người dân không hài lòng.
- Thực hiện theo sáng kiến cải tiến (quy trình 2T) kết quả đạt được như sau:

+ Thủ tục ban đầu đơn giản hơn rất nhiều (1 quyển sổ đăng ký thăm gặp
chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết).
+ Rút ngắn các bước thăm gặp (theo quy trình cũ 4 bước, qua 3 cổng), quy
trình mới 2 bước ( 2 cổng).
+ Thời gian giải quyết các thủ tục nhanh gọn (6 đến 7 phút)
+ Thời gian gia đình gặp, tâm sự, chia sẻ với học viên nhiều hơn (trung bình
60 phút/gia đình).
+ Giảm thời gian chờ đợi của thân nhân học viên (giảm căng thẳng, mệt mỏi
vì thân nhân học viên di chuyển một đoạn đường khá xa trung bình 60km để thăm
người thân của mình).

4


Thái độ và phong cách làm việc của cán bộ luôn niềm nở, thân thiện, gần gũi
gia đình học viên, tận tình hướng dẫn nếu gia đình có thắc mắc. Giải quyết hồ sơ
nhanh gọn cùng sự nhiệt tình của cán bộ đã đem lại sự hài lòng cho người dân.
Người dân đã đặt niềm tin và gửi gắm người thân của mình cho cán bộ Trung tâm.
Góp phần đem lại hiệu quả trong công tác quản lý học viên.
5. Khả năng tiếp tục hoàn thiện mô hình, sáng kiến trong công tác giải quyết
chế độ thăm gặp cho học viên
Qua sự phân tích trên cho thấy mô hình, sáng kiến cải tiến quy trình (Quy
trình 2T): Thuận tiện và Thân thiện đã đem lại hiệu quả bước đầu. Thực hiện
theo phong cách Hồ Chí Minh trong cách tiếp dân, đem tất cả tinh thần và trách
nhiệm của người cán bộ viên chức Trung tâm giải quyết mọi vấn đề vướng mắc,
băn khoăn của gia đình cũng như thân nhân học viên. Điều quan trọng với mục
tiêu chung là “Thuận tiện – Thân thiện” tức là đặt lợi ích của người dân lên trên
để phục vụ và đem lại sự thoải mái, gần gũi trong thời gian gia đình lên Trung
tâm thăm gặp học viên.
Với mục tiêu như thế mô hình này đã, đang và sẽ đem lại hiệu quả tốt

trong công tác giải quyết thăm gặp giữa Gia đình – Học viên. Thực hiện đúng chế
độ cho học viên đồng thời đem lại sự vui vẻ và an tâm của gia đình có con đang cai
nghiện tại Trung tâm.

5