Báo cáo thực tập tiền lương và các khoản trích theo lương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CÔNG
NGHỆ MẠNH QUÝ


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

KPCĐ

Kinh phí công đoàn

2


Mục Lục

3


LỜI MỞ ĐẨU
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động để đảm bảo cho cuộc sống
người lao động được ổn định và luôn có xu hướng được nâng cao. Mặt khác tiền lương đối
với doanh nghiệp lại là một yếu tố cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Như vậy ta thấy
tính hai mặt của tiền lương, người lao động thì muốn thu nhập cao hơn nhằm phục vụ cho
cuộc sống của bản thân và gia đình được tốt hơn, còn doanh nghiệp lại muốn tiết kiệm chi
phí nhằm hạ giá thành sản phẩm và tăng chỉ tiêu lợi nhuận. Vì vậy công tác quản lý tiền
lương là một nội dung quan trọng. Đưa ra được một biện pháp quản lý tiền lương tốt sẽ góp
phần nâng cao công tác quản lý và sử dụng lao động hiệu quả, thu hút được nguồn lao động
có tay nghề cao, đời sống người lao động luôn được cải thiện nhằm theo kịp với xu hướng
phát triển của xã hội, bên cạnh đó phía doanh nghiệp vẫn đảm bảo được chi phí tiền lương là
hợp lý và hiệu quả.
Ngoài ra, việc tính toán và hạch toán các khoản trích nộp theo lương như bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp và
người lao động. Nó tạo nguồn tài trợ và đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên hiện
tại và sau này.
Nhìn nhận được tầm quan trọng của nội dung tiền lương và các khoản trích nộp theo
lương, trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty TNHH Kỹ thuật Công nghệ Mạnh Quý,
em đã chọn đề tài thực tập: “Tiền lương và các khoản trích theo lương ”. Với mục đích tích
lũy kinh nghiệm và có thêm cái nhìn sâu sắc, hoàn thiện hơn về kế toán tiền lương và các
khoản cũng như đưa ra những giải pháp cụ thể đối với thực trạng của công ty.

4


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.1

Những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.1

Khái niệm về tiền lương

Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được nhìn nhận như là một thứ hàng hóa đặc
biệt, nó có thể sáng tạo ra giá trị từ quá trình lao động sản xuất. Do đó, tiền lương chính là
giá cả sức lao động, là khoản tiền mà người sử dụng lao động thỏa thuận trả cho người lao
động theo cơ chế thị trường cũng chịu sự chi phối của pháp luật như luật lao động, hợp đồng
lao động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tiền lương, nhưng định nghĩa nêu lên có tính khái quát
được nhiều người thừa nhận đó là:
Tiền lương là khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên được hưởng từ công
việc. Tiền lương được hiểu là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao
động khi họ hoàn thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ được pháp luật quy định hoặc
hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động. “Tiền lương là một phần thu nhập quốc dân
biểu hiện bằng tiền mà người lao động nhận được để bù đắp cho lao động đã bỏ ra tuỳ theo
số lượng và chất lượng của người lao động đó. Như vậy tiền lương là một phần giá trị mới
sáng tạo ra được phân phối cho người lao động để tái sản xuất sức lao động của mình. Vì
người lao động trong quá trình tham gia sản xuất phải hao phí một lương sức lao động nhất
định và sau đó phải được bù đắp bằng việc sử dụng tư liệu tiêu dùng.” 1

Tiền lương cơ bản: Là tiền lương được chính thức ghi trong các hợp đồng lao động, các
quyết định về lương hay qua các thỏa thuận chính thức.
Tiền lương tối thiểu: Là tiền lương trả cho lao động giản đơn nhất trong điều kiện bình
thường của xã hội. Tiền lương tối thiểu được pháp luật bảo vệ.
1.1.2. Khái niệm các khoản trích theo lương
Cùng với việc chi trả tiền lương, người sử dụng lao động còn phải trích một số tiền nhất
định tính theo tỷ lệ phần trăm (%) của tiền lương để hình thành các quỹ theo chế độ quy định
nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động. Đó là các khoản trích theo lương, được thực hiện
theo chế độ tiền lương ở nước ta, bao gồm:
− Quỹ bảo hiểm xã hội ( BHXH) nhà nước quy định doanh nghiệp phải trích lập bằng
26% mức lương trong đó 18% trích vào chi phí kinh doanh của đơn vị, 8% người lao
động phải nộp từ thu nhập của mình. Quỹ BHXH dùng chi: BHXH thay lương trong
thời gian người lao động đau ốm, nghỉ chế độ thai sản ,tai nạn lao động không thể làm
việc tại doanh nghiệp, chi trợ cấp hưu trí cho người lao động về nghỉ hưu trợ cấp tiền,
trợ cấp bồi dưỡng cho người lao động khi ốm đau , thai sản , bệnh nghề nghiệp.
− Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được sử dụng để thanh toán các khoản khám chữa bệnh,
viện phí , thuốc thang…cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Tỷ lệ
trích nộp là 4,5% trên mức tiền lương, trong đó 3% tính vào chi phí SXKD còn 1,5%
khấu trừ vào lương của người lao động.
1 Giáo Trình Những Nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa Mác LêNin trang 249

5


− Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) được dùng để hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho
những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định. Tỷ lệ trích nộp là 1%
trên mức tiền lương.
− Kinh phí công đoàn (KPCĐ): dùng để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn. Mức
đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động. Quỹ tiền
lương này là tổng mức tiền lương của những người lao động thuộc đối tượng phải

đóng BHXH theo quy định của pháp luật về BHXH.
Về tỷ lệ trích thì không thay đổi so với năm 2015:
Loại bảo hiểm
BHXH
BHYT
BHTN
Thêm KPCĐ

Doanh nghiệp đóng
18%
3%
1%
Tổng cộng bảo hiểm
2%
Tổng phải nộp

Người LĐ đóng
8%
1.5%
1%

Tổng cộng
26%
4,5%
2%
32,5%
2%
34,5%

(Theo Quyết định 959/QĐ-BHXH năm 2015 về quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; quản

lý sổ BHXH, thẻ BHYT với nhiều quy định về mức đóng, hồ sơ, thời hạn giải quyết; chu
trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHXH;… được ban hành ngày 09/09/2015, áp dụng từ ngày
01/01/2016).
Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại khoản này không thấp hơn mức
lương tối thiểu vùng tại thời điểm. Mức lương tối thiểu vùng năm 2016 được thực hiện
theo Nghị định 122/2015/NĐ-CP ban hành ngày 14/11/2015 (có hiệu lực từ ngày
01/01/2016).
Vùng 1
Vùng 2
Vùng 3
Vùng 4

3.500.000 đồng/tháng
3.100.000 đồng/tháng
2.700.000 đồng/tháng
2.400.000 đồng/tháng

Người lao động đã qua học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp dạy nghề) thì tiền
lương đóng BHXH bắt buộc phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng, nếu
làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm
thì cộng thêm 5%.
Mức lương tham gia bảo hiểm được thực hiện theo quy định của Luật BHXH số
58/2014/QH13:
Từ 01/01/2016, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy
định của pháp luật lao động. Từ ngày 01/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là
mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động.
Theo đó, tiền lương tháng đóng BHXH đối với người lao động đóng BHXH theo chế độ tiền
lương do người sử dụng lao động quyết định được quy định như sau: Từ ngày 1/1/2016 đến
ngày 31/12/2017, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy
định tại Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH.

6


− Các khoản phụ cấp lương phải đóng bảo hiểm bắt buộc như phụ cấp chức vụ, chức
danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm
niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính
chất tương tự.
− Các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ không phải cộng vào để tham gia BHXH bắt
buộc bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như tiền thưởng, tiền thưởng
sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở,
tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người
lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người
lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các
khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo
Khoản 11 Điều 4 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP.
− Từ ngày 1/1/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp
lương theo quy định và các khoản bổ sung khác theo quy định tại điểm a khoản 3
Điều 4 của Thông tư 47.
CÁC KHOẢN PHỤ CẤP PHẢI ĐÓNG
BẢO HIỂM
• Phụ cấp chức vụ, chức danh;
• Phụ cấp trách nhiệm;
• Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy
hiểm;
• Phụ cấp thâm niên, phụ cấp khu vực;
• Phụ cấp lưu động;
• Phụ cấp thu hút;
• Và các phụ cấp có tính chất tương tự.

CÁC KHOẢN PHỤ CẤP KHÔNG PHẢI

ĐÓNG BẢO HIỂM
• Tiền thưởng sáng kiến;
• Tiền ăn giữa ca;
• Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại,
đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con
nhỏ;
• Hỗ trợ khi người lao động có thân
nhân bị chết, người lao động có người
thân kết hôn, sinh nhật của người lao
động, trợ cấp cho người lao động gặp
hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao
động, bệnh nghề nghiệp;
• Và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác.
Văn bản hướng dẫn: Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH; Thông tư 47/2015/TTBLĐTBXH
Thời hạn đóng tiền bảo hiểm bắt buộc hàng tháng là: Chậm nhất đến ngày cuối cùng của
tháng. Doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc trên quỹ tiền lương,
tiền công tháng của những người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc, đồng
thời trích từ tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc của từng
người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ
quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
Như vậy kế toán các khoản trích theo lương từ năm 2016 có nhiều điểm khác biệt so với
năm 2015 trở về trước được thể hiện qua bảng so sánh sự khác nhau giữa việc trích lương
chế độ cũ với chế độ mới. Tỷ lệ trích nộp không thay đổi, tuy nhiên việc tăng mức lương tối
thiểu và mức lương để đóng bảo hiểm có thêm một vài khoản phụ cấp đã khiến số tiền đóng
bảo hiểm cao hơn so với năm 2015:
7


Mức lương tối thiểu
- Vùng 1

- Vùng 2
- Vùng 3
- Vùng 4

2016

2015

3.500.000 đồng/tháng
3.100.000 đồng/tháng
2.700.000 đồng/tháng
2.400.000 đồng/tháng
(Nghị định 122/2015/NĐ-CP)

3.100.000 đồng/tháng
2.750.000 đồng/tháng
2.400.000 đồng/tháng
2.150.000 đồng/tháng
(Nghị định 103/2014/NĐCP)

Tỷ lệ trích nộp
- Doanh nghiệp
- Người lao động

24%
10.5%
(Quyết định số 1111/QĐBHXH)
Mức tiền lương Tiền lương tháng được ghi
đóng bảo hiểm
trong hợp đồng lao động

(Công văn 4046/BHXH-THU)

1.1.2

24%
10.5%
(Quyết định số 959/QĐBHXH)
Mức lương và phụ cấp lương
theo quy định của pháp luật
lao động
(Luật BHXH 58/2014/QH13,
Thông tư 59/2015/TTBLĐTBXH; Thông tư
47/2015/TT-BLĐTBXH

Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền
lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy
để tăng năng suất lao động.
Đối với các doanh nghiệp tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành
nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra hay nói cách khác nó là yếu tố của
chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm. Do vậy các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao
động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động trong đơn vị sản phẩm , công việc dịch vụ và
lưu chuyển hàng hóa. Quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác
quản lý sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lương giúp cho công tác
quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ
luật lao động, tăng năng suất lao động, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc tính lương theo
đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp
BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ

được giao, đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm
được chính xác.
Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương gồm 4 nhiệm vụ cơ bản sau:

8


− Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả
lao động, tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí lao động theo
đúng đối tượng sử dụng lao động.
− Hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ở các bộ phận sản xuất - kinh doanh, các phòng
ban, thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động , tiền lương và các
khoản trích theo lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
− Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho
người lao động, tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí và
thu từ thu nhập của người lao động.
− Lập báo cáo về lao động, tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ định kỳ tiến
hành phân tích tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lương, cung cấp
các thông tin về lao động tiền lương cho bộ phận quản lý một cách kịp thời.2
1.1.3

Chứng từ sử dụng

Một số chứng từ kế toán lao động tiền lương ban hành kèm theo thông tư 200/2014/TTBTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính:
− Mẫu số 01a-LĐTL-Bảng chấm công: đây là cơ sở chứng từ để trả lương theo thời
gian làm việc thực tế của từng công nhân viên. Bảng này được lập hàng tháng
theo thời gian, bộ phận ( tổ sản xuất, phòng ban).
− Mẫu số 02-LĐTL-Bảng thanh toán tiền lương: được lập tự động hàng tháng cho
từng nhân viên dựa vào một số chứng từ liên quan làm căn cứ tính lương tháng
cho nhân viên. Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ liên quan

như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
− Mẫu số 05-LĐTL-Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: phiếu xác
nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc
công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động để làm cơ sở để
lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động.
− Mẫu số 06-LĐTL-Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ:Bảng này dùng để hạch toán
thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên ngoài giờ quy định được điều động
làm việc thêm là căn cứ để tính lương theo khoản phụ cấp làm đêm, thêm giờ theo
chế độ quy định.
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác như :
−
−
−
−
−
−

Mẫu số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu số 03-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 04-LĐTL: Giấy đi đường
Mẫu số 07-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu số 08-LĐTL : Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09-LĐTL : Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán

Một số các chứng từ khác liên quan khác như:
2 />
9


−

−
−
−
−
−
−
−
−
1.1.4

Hợp đồng lao động
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy xin tạm ứng
Hóa đơn
Bảng tính BHXH, BHYT, BHTN
Ủy nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền nội dung đóng BHXH
Phiếu chi trả tiền bảo hiểm cho người lao động
Phiếu thu của Liên đoàn lao động quận/huyện về việc đóng KPCĐ.

Tài khoản sử dụng

Tài khoản 334 - Phải trả người lao động
• Nguyên tắc kế toán
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản
phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH
và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
• Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 334 – Phải trả người lao động
− Bên Nợ: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương,
BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động; các

khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
− Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương,
BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động;
− Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương
và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ tài khoản 334 rất cá biệt - nếu có
phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản
khác cho người lao động.
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương và thanh toán
các khoản khác.
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2:
• Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình
hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền
lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về
thu nhập của công nhân viên.
• Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và
tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân
viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công
và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác
10


• Nguyên tắc kế toán: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các
khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc
nhóm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337). Tài khoản này cũng được dùng để hạch
toán doanh thu nhận trước về các dịchvụ đã cung cấp cho khách hàng, chênh lệch
đánh giá lại các tài sản đưa đi góp vốn liên doanh và các khoản chênh lệch giá
phát sinh trong giao dịch bán thuê lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.
• Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 338 (chi tiết cho các khoản trích theo

lương)
− Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác, có 8 tài khoản cấp 2 (chi tiết 4 tài
khoản cho các khoản trích theo lương)
+ Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán
KPCĐ ở đơn vị.
+ Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán
BHXH ở đơn vị.
+ Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT
ở đơn vị.
+ Tài khoản 3386 - Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán
BHTN ở đơn vị.
− Bên nợ:
+ BHXH phải trả cho công nhân viên;
+ KPCĐ chi tại đơn vị;
+ Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT
và KPCĐ;
− Bên Có:
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh;
+ Trích BHYT, BHXH khấu trừ vào lương của công nhân viên;
+ Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể;
+ KPCĐ vượt chi được cấp bù;
+ Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán;
− Số dư bên Có:
+ Số tiền còn phải trả, còn phải nộp;
+ BHXH, BHYT và KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc KPCĐ
được để lại cho đơn vị chưa chi hết;
1.2 Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.1

Hạch toán tiền lương

Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
• Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động, ghi:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348).
11


• Tiền thưởng trả cho công nhân viên:
Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).
Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341)
Có các TK 111, 112,...
• Tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn,...) phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).
• Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao
động khác của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chi hết, BHYT, BHXH, BHTN,
tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 141 - Tạm ứng
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
Có TK 138 - Phải thu khác.
• Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên và người lao động khác của
doanh nghiệp phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).

• Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh
nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,...

12


Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng :
334-Phải trả người lao động
138, 141, 333, 338
Các khoản phải khấu trừ vào
lương và thu nhập của người
lao động

241, 622, 623, 627, 641, 642
Lương và các khoản phụ cấp
phải trả cho người lao động

111, 112

Ứng và thanh toán tiền lương
và khoản khác cho người lao
động

335

Phải trả tiền lương của công
nhân sản xuất (nếu doanh
nghiệp trích trước)

353

511
Khi chi trả lương, thưởng và
các khoản khác cho người lao
động bằng sản phẩm, hàng hóa

Tiền lương phải trả người lao
động từ quỹ khen thưởng phúc
lợi

3383

33311
Thuế GTGT đầu ra (nếu có)

Bảo hiểm xã hội phải trả công,
nhân viên
13


1.2.2

Hạch toán các khoản trích theo lương

• Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:
Nợ các TK 622, 623,627, 641, 642 (số tính vào chi phí SXKD)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số trừ vào lương người lao động)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386).

• Khi nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386)
Có các TK 111, 112,...
• BHXH phải trả cho công nhân viên khi nghỉ ốm đau, thai sản..., ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 - Phải trả người lao động.
• Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382)
Có các TK 111, 112,...
• KPCĐ chi vượt được cấp bù, khi nhận được tiền, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382).
Sơ đồ hạch toán
338 – Phải trả phải nộp khác
111, 112

Chi tiền nộp BHXH, BHYT,
BHTN, KPCĐ
334

622, 623, 627, 641, 642
Trích BHXH, BHYT, BHTN,
KPCĐ
334
Trừ vào lương

Bảo hiểm xã hội phải trả cho
công nhân viên
111, 112
Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị

Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
33311

111, 112

Nhận
14 được tiền cấp bù số KPCĐ
Bảo
hiểm xã hội phải trả công,
chi vượt
nhân viên
3383


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
1.1 Giới thiệu chung về công ty
1.1.1

Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH kỹ thuật công nghệ Mạnh Quý được thành lập vào ngày 23 tháng 1 năm
2015 hoạt động trên nhiều ngành nghề như bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần
mềm, sửa chữa thiết bị điện tử và quang học, sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi, bán lẻ
máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên
doanh, hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính, tư
vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính, lập trình máy vi tính.
Hiện nay công ty đã có số lượng khách hàng đông đảo trên khắp thành phố Hồ Chí Minh,
cung cấp dịch vụ máy tính, hệ thống mạng độc quyền cho nhiều doanh nghiệp.
1.1.2

1.2.1

Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh

Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh

Tên doanh nghiệp CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ MẠNH QUÝ
Tên giao dịch

MANH QUY TECHNOLOGY ENGINEERING CO.,LTD

Mã số thuế (mã
doanh nghiệp)

0313110353

Ngày cấp

23/01/2015

Tình trạng hoạt
động

Người nộp thuế đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

Nơi đăng ký quản Chi cục Thuế Quận Phú Nhuận
lý
Địa chỉ trụ sở

440/49 Nguyễn Kiệm, Phường 03, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí
Minh, Việt Nam

Điện thoại

(08) 62.868.282 - 0933.314.020 - 0938.171.677 - 0906.634.844

Giám đốc

Phạm Ngọc Hạnh
15


Chủ sở hữu

Phạm Ngọc Hạnh

Địa chỉ chủ sở hữu 16/124 Lê Trọng Tấn-Phường Tây Thạnh-Quận Tân phú-TP Hồ Chí
Minh
Ngành nghề kinh
doanh

G46510 - Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần
mềm (Ngành chính)
C33130 - Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học
F43210 - Lắp đặt hệ thống điện
F43290 - Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
G4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
G46520 - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
G4659 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

J6190 - Hoạt động viễn thông khác
J62010 - Lập trình máy vi tính
J62020 - Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính
J62090 - Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên
quan đến máy vi tính
G4741 - Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị
viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
S95110 - Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi
N7730 - Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác

Tài khoản ngân
hàng

Mã số thuế: 0313110353
Tên giao dịch: MANH QUY TECHNOLOGY ENGINEERING
CO.,LTD
Số tài khoản:
 (1)0071000963804
 (2)0071000963804
Tên ngân hàng:
 (1)VCB- PGD Hoàng Văn Thụ;(2)VCB - CN HCM

1.2.2

Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh

16


Giám Đốc

Phòng Kế Toán

Phòng Kinh Doanh

Phòng Hành Chính Nhân
Sự

− Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về quản lý, điều hành các hoạt
động của công ty, là người đại diện hợp pháp và duy nhất cho Công ty tham gia ký
kết các hợp đồng kinh tế với bạn hàng, nhà cung cấp.
− Phòng tài chính kế toán: Cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động tài chính ở đơn vị,
thu nhận, ghi chép, phân loại, xử lý và cung cấp các thông tin, tổng hợp, báo cáo lý
giải các nghiệp vụ tài chính diễn ra ở đơn vị, giúp cho giám đốc có khả năng xem xét
toàn diện các hoạt động của đơn vị kinh tế.
− Phòng kinh doanh: Có chức năng giúp giám đốc tổ chức việc kinh doanh, tìm hiểu thị
trường tìm kiếm bạn hàng, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với khách hàng.
− Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng giúp ban giám đốc xây dựng, tổ chức bộ
máy quản lý lực lượng lao động nhằm sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động của
công ty, theo dõi và thực hiện các chế độ tiền lương hàng tháng cho lao động đồng
thời thực hiện quản lý việc sử dụng con dấu, hồ sơ tài liệu của công ty.3
1.1.3

Tình hình tổ chức bộ máy kế toán

Phòng Tài chính – Kế toán của công ty hiện có 2 người, tất cả đều có chuyên môn nghiệp
vụ cao, đảm nhiệm các phần hành phù hợp với bản thân, gồm một kế toán trưởng kiêm
trưởng phòng tài chính kế toán, một kế toán tổng hợp kiêm thủ quỹ.
− Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính – Kế toán: có nhiệm vụ phụ trách
chung, điều hành mọi hoạt động trong phòng, hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra các

nghiệp vụ kế toán theo đúng chức năng và pháp lệnh thống kê, kế toán mà Nhà nước
ban hành. Cuối tháng, cuối quý lập báo cáo thuế, cuối năm lập báo cáo tài chính, cung
cấp các ý kiến cần thiết, tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt
động của phòng Tài chính – Kế toán.
− Kế toán tổng hợp kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ tổng hợp các chi phí liên quan đến quá
trình mua bán và các chi phí phát sinh tại công ty, xác định kết quả kinh doanh trong
tháng. Đồng thời, có nhiệm vụ so sánh đối chiếu tổng hợp các số liệu để kế toán
trưởng lập báo cáo tài chính gửi công ty, nắm giữ tiền mặt của công ty, đảm nhiệm
nhập xuất tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp pháp và hợp lệ, ghi đúng
nội dung chi phí kiêm kế toán BHXH, BHYT, BHTN (tính đúng đắn tiền lương,
thưởng, các khoản phụ cấp, phải trả công nhân viên theo số lượng và chất lượng lao
3 Nguồn: Phòng hành chính nhân sự

17


động để làm cơ sở cho việc thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản phụ cấp cho
cán bộ công nhân viên toàn công ty) và kế toán tài sản cố định.
1.1.4

Chính sách kế toán tại công ty:

− Niên độ kế toán tính theo năm dương lịch. từ 01/01 đến 31/12.
− Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị đang áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
− Tổ chức công tác kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức
kế toán tập trung: mọi chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về
phòng Tài chính – Kế toán để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán.
− Đơn vị tiền tệ trong kế toán: là Đồng Việt Nam (Ký hiệu quốc gia là “đ”; Ký hiệu
quốc tế là “VND”).
− Hình thức kế toán: Nhật ký chung thực hiện trên phần mềm kế toán VPF.

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

4

− Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế
VAT theo phương pháp khấu trừ, kê khai theo tháng.
− Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng.
− Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên cho hàng tồn kho khi
xuất. Công ty áp dụng phương pháp tính giá theo giá nhập trước xuất trước.
1.2 Đặc điểm lao động của Công ty
Công Ty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ Mạnh Quý có tổng số 9 lao động được phân bổ
như sau:
STT

Tên phòng ban/bộ phận

Số lượng ( người)

1

Giám đốc

1

2

Phòng Kế toán

2

3

Phòng Kinh doanh

4

4

Phòng Hành chính Nhân sự 2

Thuộc 02 loại hợp đồng lao động:
+ Hợp đồng không xác định kỳ hạn
+ Hợp đồng có xác định kỳ hạn 05 năm
Công ty chia làm 2 bộ phận là bán hàng với 2 người và quản lý doanh nghiệp với 7
người.
Lao động trong công ty đều là lao động làm việc lâu dài, không có lao động thời vụ, đã
có nhiều năm kinh nghiệm trong công việc, có tính chuyên môn cao, đều tốt nghiệp các hệ
4 />
18


đào tạo trung cấp, cao đẳng hay đại học. Từ khi mới thành lập đến nay công ty chưa có biến
động về mặt nhân sự.
1.3 Hình thức trả lương của Công ty
Công ty áp dụng chế độ lương theo chức vụ, chế độ này được thực hiện thông qua thang
bảng lương do công ty tự quyết định theo quy định của pháp luật về lao động. Trong thang
bảng lương này bao gồm nhiều nhóm chức vụ khác nhau và các quy định trả lương cho từng
nhóm. Theo quy định của công ty, công ty xây dựng 10 bậc trong thang lương theo 3 nhóm
chức vụ công việc khác nhau. Và theo quy chế lương của công ty, mỗi lần tăng lương sẽ lên
một bậc, các trường hợp đặc biệt có thể được nâng vượt bậc. Chênh lệch giữa 2 bậc lương

liền kề là 5% đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ
thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệp, phát triển tài năng.
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo số ngày lao động thực tế mỗi tháng, mức lương
được ghi cụ thể trong hợp đồng được ký với người lao động đã bao gồm lương cơ bản (dùng
để tính bảo hiểm phải nộp) và các khoản phụ cấp. Lương cơ bản là mức lương được thể hiện
trong thang bảng lương mà công ty đã nộp cho phòng lao động Quận Phú Nhuận khi thành
lập. Các khoản phụ cấp bao gồm phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, tiền xăng, tiền điện thoại,
tiền cơm trưa được quy định trong quy chế lương của công ty.
1.4 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty
1.4.1

Chế độ trích lập, nộp các khoản trích theo lương tại công ty

Công ty thực hiện trích lập các khoản trích theo lương hàng tháng và nộp đầy đủ theo
quy định mới nhất của nhà nước, cụ thể: công ty trích trên quỹ lương 22% để đóng bảo hiểm
trong đó 18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN. Riêng phần KPCĐ công ty không thành lập
công đoàn (chưa đủ 10 người tối thiểu) nên công ty không tiến hành trích lập. Công ty cũng
tiến hành khấu trừ tiền lương hàng tháng của người lao động để đóng bảo hiểm với mức
10.5% mỗi người. Ngoài ra công ty sẽ giữ lại 2% trên để chi trả trước ốm đau, thai sản,
dưỡng sức (3 chế độ ngắn hạn). Vào ngày thứ 6 của tuần cuối cùng của tháng, công ty sẽ cử
kế toán kiêm thủ quỹ đi nộp tiền BHXH vào tài khoản BHXH quận Phú Nhuận mở tại ngân
hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quận Phú Nhuận
1.4.2

Sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty

Hàng tháng, công ty sử dụng khoản 2% BHXH được giữ lại là để chi trả kịp thời cho
những trường hợp phát sinh chế độ trong kỳ, khoản này sẽ thanh toán với cơ quan bảo hiểm
theo từng quý, nếu phần giữ lại còn thừa thì phải nộp trả lại cơ quan bảo hiểm. Nếu phần giữ
lại không đủ để chi trả chế độ trong quý thì cơ quan bảo hiểm sẽ chuyển khoản thêm phần

còn thiếu. Khi có phát sinh vấn đề về bảo hiểm, người lao động sẽ nộp lại những giấy tờ cần
thiết để công ty tiến hành lập hồ sơ nộp cơ quan bảo hiểm quận Phú Nhuận thanh quyết toán
số tiền bảo hiểm.
1.5 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại Công ty
Công ty tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ về quản lý lao động. Việc sử dụng lao động ở
công ty được thực hiện theo đúng quy định người lao động, bố trí đảm bảo các chế độ theo
luật lao động, đồng thời lao động phải có năng lực để hoàn thành công việc được phân công.
19


Tất cả mọi người trong công ty phải có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Những
lao động có thành tích tốt và chưa tốt thì công ty sẽ có chế độ thưởng, phạt thỏa đáng.
Quỹ lương của công ty được sử dụng minh bạch, quy chế trả lương đầy đủ, rõ ràng và
thống nhất, thông tin về quỹ lương được công khai, đảm bảo quyền lợi cho người lao động
có cuộc sống ổn định, gắn bó lâu dài với công ty. Quỹ tiền lương được phân phối trực tiếp
cho người lao động trong công ty, không được sử dụng vào mục đích khác.
1.6 Kế toán tiền lương tại công ty
1.6.1

Chứng từ sử dụng

Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng
BHXH của người lao động, làm căn cứ tính trả lương cho từng người lao động trong công
ty. Trên cơ sở bảng chấm công , kế toán sẽ lập bảng lương cho công ty sau mỗi tháng, có chữ
ký của kế toán trưởng và giám đốc công ty. Đây là 2 chứng từ quan trọng trong kế toán tiền
lương mà công ty luôn phải tuân thủ, được kiểm tra kỹ lưỡng bởi kế toán trưởng và sau đó
trình giám đốc ký.

20

21


22


1.6.2

Phương pháp tính lương

Căn cứ vào thời gian lao động và lương cơ bản theo thang lương của người lao động để
tính lương phải trả.
Lương
tháng

=

Lương cơ bản + phụ cấp
Tổng số ngày làm việc trong tháng

x

Số ngày làm việc
thực tế

Ví dụ: Lương cơ bản hàng tháng của bà Phan Thị Cẩm Giang là 5.000.000 đồng (bậc 1
đối với trưởng phòng trong thang bảng lương), phụ cấp là 2.000.000 đồng. Trong tháng 1
năm 2015, công ty hoạt động 26 ngày và bà Giang đều đi đầy đủ (căn cứ vào bảng chấm
công), vậy mức lương mà bà Giang nhận được là:

Lương
tháng

=

5.000.000 + 2.000.000
26

x 26 = 7.000.000

Lương thực nhận = Lương tháng + phụ cấp tiền cơm – Các khoản bảo hiểm – Thuế
TNCN (nếu có).
Ví dụ: Tổng lương của bà Giang là 7.000.000 đồng. Phụ cấp tiền cơm là 20.000
đồng/ngày x 26 ngày = 520.000 đồng. Các khoản bảo hiểm trích theo lương với tỷ lệ 10.5%
tính trên mức lương cơ bản là 5.000.000 x 10.5.% = 525.000 đồng. Thu nhập của bà Giang
chưa đến mức tối thiểu để nộp thuế TNCN.
Vậy lương thực nhận của bà Giang là = 7.000.000 + 520.000 – 525.000 = 6.995.000.
1.6.3

Quy trình kế toán tiền lương

Chứng từ lao động
và chứng từ tính lương
Sổ chi tiết
TK334
TK3383, TK3384
Phân hệ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ

ghi sổ
23


Sổ cái TK334
Báo cáo tài chính

 Sổ chi tiết tài khoản 334 tháng 5 năm 2015

 Sổ cái tài khoản 334 tháng 5 năm 2015

24


Căn cứ vào bảng lương, vào ngày cuối cùng của mỗi tháng, kế toán hạch toán tiền lương tính
vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cùng với đó, kế toán trích lập các
khoản trích theo lương làm giảm số lương thực nhận của người lao động.
Cụ thể, vào ngày 31/5/2015, kế toán định khoản chi phí tiền lương vào chứng từ khác
trên phần mềm kế toán như sau:
− CTK05/06
Nợ TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng

11.040.000

Nợ TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý

49.640.000

Có TK 334 – Phải trả người lao động

60.680.000

Số dư đầu kỳ tài khoản 334 là 53.350.000 là số tiền lương tháng 4 mà công ty phải trả
cho người lao động, số tiền này được công ty hạch toán vào ngày 5/5/2015, thủ quỹ sẽ phát
lương cho người lao động. Kế toán định khoản phiếu chi tiền mặt như sau:
− PC01/23
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

53.350.000

Có TK 1111 – Tiền mặt

53.350.000

1.7 Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty
1.7.1

Chứng từ sử dụng

Bảng trích các khoản theo lương được lập cùng với bảng lương thể hiện tổng lương của
người lao động dùng để tính các loại bảo hiểm, số tiền bảo hiểm tính vào chi phí công ty và
số tiền bảo hiểm khấu trừ vào lương của người lao động. Đây là căn cứ để công ty nộp các
khoản bảo hiểm cũng như xác nhận chi phí hợp lý được trừ khi xác định kết quả kinh doanh.
25