luận văn thạc sĩ quản trị mua hàng tại công ty cổ phần hà đô 23

1
1

1

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
sử dụng hoặc công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các
thông tin trích dẫn trong luận văn đều được ghi rõ nguồn gốc.
Tác giả luận văn

Lương

Quốc

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BGĐ
BQP
CBCNV
CP
ĐT
ĐVT
GĐ
HC – NS
KT – CN
KT – KH
MS

Ban giám đốc
Bộ Quốc Phòng
Cán bộ công nhân viên
Cổ phần
Đầu tư
Đơn vị tính
Giám đốc
Hành chính – Nhân sự
Kỹ thuật – Công nghệ
Kinh tế – Kế hoạch
Microsoft

Anh


2
2

2

NXB
PGS
TC – KT
THCS
TM
TNDN
TNHH
TS
VLXD

VNĐ

Nhà xuất bản
Phó giáo sư
Tài chính – Kế toán
Trung học cơ sở
Thương mại
Thu nhập doanh nghiệp
Trách nhiệm hữu hạn
Tiến sĩ
Vật liệu xây dựng
Việt Nam đồng

DANH MỤC HÌNH VẼ


3

3
3

DANH MỤC BẢNG BIỂU


4

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Năm 2008, bong bóng bất động sản của Hoa Kỳ bị vỡ dẫn tới khủng
hoảng tín dụng nhà ở thứ cấp rồi phát triển thành một cuộc khủng hoảng tài

chính mà hậu quả là tình trạng đói tín dụng ảnh hưởng tới khu vực kinh tế
thực. Vỡ bong bóng nhà ở cũng dẫn tới suy giảm tiêu dùng cá nhân ở Hoa Kỳ.
Sự bất trắc trong đời sống kinh tế và kinh doanh càng làm cho tiêu dùng và
sản xuất bị hạn chế. Ba nhân tố này gây ra suy thoái kinh tế ở Hoa Kỳ. Nhiều
nước trên thế giới có các tổ chức tài chính đã tham gia vào thị trường tín dụng
nhà ở thứ cấp ở Hoa Kỳ. Khi các tổ chức tài chính này bị thua lỗ, tình trạng
rối loạn tài chính, thậm chí là khủng hoảng tài chính đã xảy ra ở nhiều nước
khiến cho các nước này rơi vào suy thoái kinh tế hoặc suy giảm tốc độ tăng
trưởng. Do Hoa Kỳ, châu Âu và Nhật Bản là những thị trườngxuất khẩu quan
trọng của nhiều nước đang phát triển (nhất là khu vực Đông Á) nên suy thoái
và suy giảm tăng trưởng kinh tế từ thế giới phát triển đã làm giảm xuất khẩu
của các nước đang phát triển. Đồng thời, vì các nước phát triển là nguồn cung
cấp các khoản vay ngân hàng, các khoản vốn đầu tư trực tiếp và gián tiếp cho
các nước đang phát triển, nên khi các nước phát triển dừng cho vay, dừng giải
ngân hay rút vốn về, nhiều nền kinh tế đang phát triển đã bị tác động tiêu cực
nghiêm trọng. Điển hình cho ảnh hưởng của những tác động tiêu cực đó là các
nước đang phát triển châu Á hầu hết đều bị giảm tốc độ tăng trưởng, thậm chí
có nước còn tăng trưởng âm. Các nước Bangladesh, Indonesia, Pakistan, Việt
Nam vốn có mức tăng trưởng trên dưới 6% trong các năm 2007 và 2008, sang
năm 2009 chỉ còn tăng trưởng trên dưới 3%. Các nước Malaysia và Thái Lan
tăng trưởng với tốc độ -3,0% và -3,5% trong năm 2009.
Đến nay, kinh tế thế giới vẫn chưa thoát khỏi cuộc khủng hoảng kéo dài
từ năm 2008. Việt Nam chúng ta cũng không ngoại lệ, điển hình cho việc chịu


5

những tác động ảnh hưởng của suy thoái kinh tế thế giới là thị trường bất
động sản. Mặc dù, Chính phủ đã thực hiện rất nhiều chính sách, biện pháp
nhằm vực dậy thị trường bất động sản nhưng đến nay thị trường này vẫn còn

rất trầm lắng. Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, hiện nay
Công ty cổ phần Hà Đô 23 cũng gặp nhiều khó khăn trong tìm kiếm việc làm,
đó được coi là vấn đề cấp bách như “cứu hỏa”. Để có thể trúng thầu các công
trình, dự án xây dựng, Hà Đô 23 đã phải cạnh tranh rất khốc liệt với các
doanh nghiệp xây dựng khác và áp lực chính là giảm giá thành. Mà muốn
giảm được giá thành trong xây dựng tức là doanh nghiệp phải giảm được giá
đầu vào đối với các yếu tố cấu thành lên sản phẩm, điều đó đồng nghĩa với
việc doanh nghiệp phải tìm cách làm sao để có thể mua được nguyên vật liệu
đầu vào với giá thấp nhất để có thể đáp ứng được yêu cầu đang đặt ra. Do đó,
Ban lãnh đạo Hà Đô 23 đã đưa ra chiến lược của mình đó là quản lý thật tốt
khâu mua hàng.
Với lý do khoa học và thực tiễn nêu trên, Quản trị mua hàng trở thành
vấn đề cấp thiết mang tính thời sự và ý nghĩa chiến lược đối với Công ty cổ
phần Hà Đô 23. Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Quản trị mua hàng tại
Công ty cổ phần Hà Đô 23” làm đề tài luận văn cao học để nghiên cứu với hi
vọng góp phần bé nhỏ của mình hoàn thiện khâu mua hàng tại Hà Đô 23.
2. Tổng quan nghiên cứu
Cho đến nay đã có nhiều đề tài nghiên cứu về mua hàng và quản trị mua
hàng trong doanh nghiệp. Các nghiên cứu này hoặc được trình bày thành một
hay vài chương mục trong những cuốn sách về quản trị doanh nghiệp hoặc là
những bài luận văn về công tác quản trị mua hàng tại một số doanh nghiệp.
Luận văn Đại học Quốc gia của Nguyễn Thị Hương (2004) được chia
thành 3 chương. Chương 1 nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về quản trị
mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2 khảo sát và đánh giá
thực tiễn trong hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty bách hoá số 5 Nam


6

Bộ trong 3 năm (2001,2002,2003).Chương 3 đưa ra một số giải pháp nhằm

hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty này.
Luận văn Đại học Thương mại của Đào Lê Minh (2007) bao gồm 3
chương chính. Chương 1 đã hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về mua hàng
và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp. Chương 2 phân tích được thực
trạng của công tác quản trị mua hàng, những ưu điểm, nhược điểm của công
tác này tại Tập đoàn Volex Asia nói chung và tại Công ty TNHH Volex Việt
Nam nói riêng. Chương 3 đưa ra một số đề xuất, kiến nghịđối với Công ty
trong việc xác định nhu cầu mua hàng, tạo lập nguồn hàng, theo dõi việc thực
hiện giao hàng.
Luận văn Đại học Thương mại của Ngô Thị Lý (2010) gồm 4 chương.
Chương 1 nêu những vấn đề tổng quan nghiên cứu. Chương 2 trình bày một
số lý luận cơ bản về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại. Chương
3 chỉ ra phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng công tác
quản trị mua hàng tại Trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư – VVMI.
Chương 4 đưa ra các kết luận (thành công, hạn chế và nguyên nhân) và đề
xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung tâm.
Luận văn Đại học Thương mại của Đỗ Thị Thu Hương (2011) cũng được
chia thành 4 chương. Chương 1 là tổng quan nghiên cứu quản trị mua hàng.
Chương 2 tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng.
Chương 3 nêu phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài, từ thông tin và số
liệu thu thập được nêu lên thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần
Nam Trường Sơn Hà Nội. Chương 4 đánh giá tổng quan, đưa ra dự báo môi
trường kinh doanh và nhu cầu thị trường, từ đó đề xuất kiến nghị để hoàn
thiện quản trị mua hàng tại Công ty này.
Nhìn chung các đề tài về quản trị mua hàng các năm trước nghiên cứu
khá kỹ lưỡng và sâu sắc cả lý thuyết lẫn thực tế. Mỗi đề tài lại nghiên cứu
quản trị mua hàng tại các công ty khác nhau. Các công ty này đa dạng về hoạt


7

động sản xuất kinh doanh và có chiến lược khác nhau nên ứng dụng lý thuyết
về quản trị mua hàng cũng khác nhau. Trong tất cả các đề tài nghiên cứu về
quản trị mua hàng thì chưa có đề tài nào nghiên cứu tại Công ty CP Hà Đô 23.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu: Đề xuất một số giải pháp thực tế và khả thi nhằm
hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về Quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp.
- Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động Quản trị mua hàng tại Công
ty cổ phần Hà Đô 23.
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động Quản trị mua hàng tại
Công ty cổ phần Hà Đô 23.
4. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng hoạt động mua hàng của Công ty cổ phần Hà Đô
23 trong 3 năm 2012 – 2014 và trong 6 tháng đầu năm 2015tại các công trình
thuộc địa bàn thành phố Hà Nội.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Phương pháp này được sử dụng để
thu thập dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thông tin có sẵn hoặc kết
quả nghiên cứu có từ trước được tập hợp phục vụ cho việc nghiên cứu hiện
tại. Luận văn thu thập và tham khảo các nguồn tài liệu như: Giáo trình Quản
trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại (Lê Quân và Hoàng Văn Hải, 2010);
Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, (Phạm Vũ Luận, 2004);Các
luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hương (2005); Đào Lê Minh (2007); Báo
cáo kết quả kinh doanh, Danh mục vật tư, Quy trình mua sắm vật tư, Cơ cấu
tổ chức nhân sự,… của Công ty CP Hà Đô 23.
Phương pháp phỏng vấn:Phương pháp này được sử dụng để thu thập dữ
liệu sơ cấp. Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu lần đầu tiên được tiến hành thu thập xử

8

lý, phân tích đánh giá phục vụ nghiên cứu. Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực
tiếp nên có độ chính xác khá cao, đảm bảo tính cập nhật, nhưng mất thời gian.
Dữ liệu sơ cấp có thể được tập hợp quan sát ghi chép, hoặc tiếp xúc trực tiếp
với đối tượng điều tra. Để thu thập số liệu sơ cấp, luận văn đã sử dụng
phương pháp phỏng vấn chuyên sâu để có được thông tin cần thiết. Tác giả
dựa trên bảng câu hỏi đã soạn trước (xem Phụ lục 1) để phỏng vấn 5 cán bộ
công nhân viên trong công ty gồm: Phó Tổng giám đốc Đỗ Văn Bình, Trưởng
phòng Kỹ thuật công nghệ Lê Duy Hiếu, Nhân viên phụ trách mua hàng Lê
Thanh Thủy, Chỉ huy trưởng công trình Nguyễn Kim Linh vàthủ kho Ngô
Xuân Lưu. Phỏng vấn nhằm có được thông tin chi tiết hơn về quá trình quản
trị mua hàng, khó khăn gặp phải trong quá trình quản trị hoạt động mua
hàng,tìm hiểu về các chỉ tiêu mà công ty sử dụng đề đánh giá và lựa chọn nhà
cung cấp, phương thức mua hàng chủ yếu của công ty… Qua đó tổng hợp
thông tin và có thể đánh giá được chỉ tiêu mà công ty cho là quan trọng.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài mục lục, phần mở đầu, phụ lục thì Luận văn được chia thành 3
chương chính như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
Chương này hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về Quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị mua
hàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23
Chương nàytiến hành phân tích thực trạng và đánh giá (ưu điểm, hạn
chế) hoạt động Quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần
Hà Đô 23

Chương này trình bày mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty
CP Hà Đô 23; Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động Quản trị mua
hàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23.


9


10

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Hoạt động mua hàng và quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp
1.1.1 Hoạt động mua hàng
1.1.1.1 Khái niệm mua hàng
Mua là hành vi thương mại, nhưng đồng thời cũng là các hoạt động của
doanh nghiệp nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự
trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,… cho sản xuất, cung ứng hàng
hóa cho khách hàng trong kinh doanh thương mại. Do đó:
Mua là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên
liệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng
với tổng chi phí thấp nhất. (Nguyễn Thông Thái và An Thị Thanh Nhàn, 2011)
Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa - tiền
tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được lợi
ích của cả hai bên,trong đó người mua thỏa mãn về nhu cầu hàng hóa, nguyên
vật liệu nhằm đáp ứng đầu vào của hoạt động sản xuất hoặc tiêu dùng cá
nhân, người bán thu được lợi nhuận từ hoạt động bán hàng.(Đồng Thị Thanh
Phương, 2007)

1.1.1.2Vai trò của mua hàng trong hoạt động của doanh nghiệp
- Mua hàng nhằm tạo ra tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các
doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là
phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hóa, nguyên nhiên
vật liệu của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hóa
trong tay từ đó bán ra thị trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp


11

luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng với chi phí thấp nhất, có thể
thỏa mãn tốt nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của
khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của
doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với
số lượng lớn và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không
tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao
khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Điều này thể hiện chi
phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp
và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp như
chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển…) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn
vị cao và từ đó làm cho giá bán cao.
- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng
yêu cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải
hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù
hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà
khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh
không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách
hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách
hàng là người cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là
người quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách

hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận. Mua
hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh
giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy
nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hóa, tạo điều kiện giữ chữ tín và nâng cao
hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm
thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hóa, tạo ra lợi nhuận trong kinh


12

doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa
học kỹ thuật của thế giới.
1.1.1.3 Các hình thức mua hàng của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể thực hiện một số hình thức mua hàng khác nhau.
Để thuận tiện cho việc xem xét, có thể phân loại theo một số tiêu thức chủ yếu
như sau:
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng của doanh nghiệp
thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu
thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu, tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu
cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có được quyết
định lượng hàng mua trong từng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến
thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh
nghiệp.
Phương pháp này có ưu điểm sau: Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng
đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của
doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hóa dự trữ thực tế đầu kỳ và
kế hoạch dự trữ cho kỳ bán tiếp theo.Lượng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng
là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua
bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lượng hàng hóa dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh

được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm được chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hóa
và các chi phí khác. Điều đó làm tăng tốc độ chu chuyển của vốn.Quá trình
mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh
được những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hóa thay đổi,
giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hỏa hoạn, lũ lụt…) hay chiến tranh
gây ra.


13

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm cần lưu ý: Vì
lượng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập
hàng bị trễ hay bán hàng chạy hơn mức bình thường thì doanh nghiệp có nguy
cơ thiếu hàng. Chi phí mua hàng thường cao, doanh nghiệp không được
hưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội
kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hóa mà
doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp
sẽ không đạt được, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu
ngạch”.
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoảng thời gian nhất định nào đó.
Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần
nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi
phí lưu trữ hàng hóa bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi:
C là tổng chi phí;
C1 là chi phí một lần mua hàng;
C2 là chi phí bảo quản một đơn vị hàng hóa trong một đơn vị thời gian;
D là số lượng đơn vị hàng hóa cần thiết trong một đơn vị thời gian;

Q là số lượng hàng hóa thu mua một lần.
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hóa dự trữ trong kho bằng Q/2
thì ta có:

Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu
mua, bảo quản là thấp nhất.


14

Từ đó có thể thấy mua hàng theo lô có những ưu điểm sau: Chi phí mua
hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của
các nhà cung cấp.Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi
ro khi nhập hàng. Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt” thị
trường, do đó có thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định
đó là: Phải sử dụng một lượng vốn hàng hóa lớn điều này gây ra những khó
khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh
nghiệp. Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hóa lớn. Rủi ro (thiên tai, mất cắp,
lạc mốt, hạ giá) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua:Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những
bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu
mua này có ưu điểm là tiết được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán
tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với
nhu cầu của người tiêu dùng.
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy
hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp
này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược
điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí ký kết tăng.

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh
nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với
nhau cùng thu mua hàng hóa, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ.
Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp,
tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hóa, chi phí đi lại của
cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm


15

là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển
vốn chậm.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay): Theo phương
thức này thì khi nhận được hàng hóa do bên bán giao thì doanh nghiệp phải
làm thủ tục cho bên bán.
Mua giao hàng trước: Sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,
doanh nghiệp đã nhận được hàng hóa sau một thời gian doanh nghiệp mới
phải thanh toán lô hàng đó.
Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng
hóa với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một
phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán
sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng
Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của
doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó
được sản xuất trong nước.
Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua từ
nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trong đó có hai
loại hình nhập khẩu:

+ Nhập khẩu ủy thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai
trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa và thiết bị
máy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước.
Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và
được hưởng một khoản gọi là phí ủy thác.


16

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện
từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến
khi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.
Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác
nhau như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua
trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn
hàng, mua buôn hay mua lẻ… Mỗi phương pháp trên đều có những ưu điểm
và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tùy vào thực trạng của mình trong
từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên mua
theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.
1.1.1.4 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả
Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa
chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho
doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều
rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà
cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh
chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa
dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản
thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình
công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự
bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân rán rủi ro, nhiều người gọi

nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi”. Ngoài ra
nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hóa
đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp
thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán
hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều


17

người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá
cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là
trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để
xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và
giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua
hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng
nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách
hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn
(được hưởng tín dụng thương mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi
hàng hóa khan hiếm,…) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền
thống của các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ
nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Nếu người bán
hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ
thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người
mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình
hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện
mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc
khác nhau. Có những “ ràng buộc chặt” (điều kiện không thể nhân nhượng
được) và có những “ràng buộc lỏng” (điều kiện có thể nhân nhượng được).

Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đưa ra những thông tin phong phú
và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch
vụ sau bán hàng,… nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với
tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung
cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì
vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấp cách đơn giản nhất là ghi đầy


18

đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một
hợp đồng và bắt người bán ký vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng
thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi.
Quy tắc bảo đảm “sự hợp lý” trong tương quan quyền lợi giữa doanh
nghiệp với nhà cung cấp: Nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những
điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có
nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại, nếu doanh
nghiệp cố tình “ép” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không
quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thỏa
thuận (không đạt được sự thỏa thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có
nguy không thực hiện được). Đảm bảo sự “hợp lý” về lợi ích không chỉ là
điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng
nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn
giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh
những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.1.2 Quản trị mua hàng
1.1.2.1 Khái niệm quản trị mua hàng
Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải(2010), quản trị mua hàng là tổng hợp
các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và
kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu.

Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng là tổng hợp các
hoạt động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua
hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp
Theo cách tiếp cận của quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là việc
triển khai qui trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu, tìm và lựa
chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra và theo dõi giao nhận


19

hàng hóa và đánh giá kết quả mua hàng. Đây là quá trình phân tích, lựa chọn
để ra được quyết định mua cái gì? Mua của ai? Mua như thế nào?
Tôi đồng ý với cách tiếp cận của quản trị tác nghiệp. Quản trị mua hàng
là quản trị các bước trong qui trình mua hàng. Đây chính là nội dung nghiên
cứu quản trị mua hàng của Luận văn.
1.1.2.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng
Do mua hàng là khâu đầu tiên cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều
kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công
tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua
hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng và mua
hàng với chi phí thấp nhất.
Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số
lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa hay
gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa. Mặt khác hàng
mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu
dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào
khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp
rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển…). Chẳng hạn như
đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên “cơn sốt” mà theo đúng
tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc

giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu
ngạch” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy
tín của họ bị giảm sút.
Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất
lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay
trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hóa có chất
lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối ưu là mức


20

chất lượng mà tại đó hàng hóa đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người
mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi
nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của
doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất
lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu.
Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện
thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp
hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua
hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của
ai, số lượng là bao nhiêu… để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển
là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được
vì thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay
mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và
giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại.
Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với mục tiêu của các chức
năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng
thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tùy từng điều kiện cụ thể mà sắp xếp
thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng, đảm bảo sao cho hoạt động mua
hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của

doanh nghiệp.
1.1.2.3 Vai trò của quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng có vai trò quan trọng đối với một doanh nghiệp và
được thể hiện ở những khía cạnh sau:
Một làgóp phần đảm bảo đủ về số lượng hàng hóa và dịch vụ phục vụ
nhu cầu bán ra và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Hàng hóa và dịch vụ
mua về phải đúng chủng loại, kết cấu, mẫu mã,… theo yêu cầu.


21

Hai là đảm bảo tối ưu hóa chất lượng hàng hóa và dịch vụ theo đúng nhu
cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng hóa và dịch vụ mua về phải đảm bảo
đúng các tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
Ba là giúp giảm chi phí mua hàng và giá thành hàng mua. Quản trị mua
hàng phải tính toán các phương án mua hàng về số lượng, thời điểm, đánh giá
và lựa chọn nhà cung cấp,… để giảm thiểu các chi phí mua hàng liên quan
bao gồm cả giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, chi phí kho bãi,…
Bốn là đảm bảo thời hạn trong mua hàng, bao gồm thời hạn trong thanh
toán và thời hạn giao hàng theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp. Nhà quản trị
mua hàng phải nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp và tiến hành các biện pháp
tránh tình trạng hàng hóa và dịch vụ bị giao chậm, sớm.
Năm là thiết lập được các quan hệ làm ăn lâu dài, uy tín với các nhà
cung cấp. Từ đó khai thác các thông tin thị trường và phát triển các đối tác
cho doanh nghiệp.
1.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất các
nguồn hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, các nhà Quản trị
mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng. Đây là một quá trình phức tạp

Xác lặp
địnhđi, lặp
Tìm lại
và lựa
chọn
nhà
cung
cấp
lượng và đặt hàng
được
thành
một
chu
kỳ.Thương
nhu cầu mua hàng

Thỏa mãn

Theo dõi

và thực hiện giao hàng

Không
thỏa mãn

Đánh giá kết quả mua hàng


22

Hình 1.1: Quá trình triển khai mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
(Nguồn: Phạm Vũ Luận, 2004)
1.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng
1.2.1.1 Lập kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng,
theo quý, theo năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng.
Kế hoạch mua hàng có các nội dung chủ yếu sau: mặt hàng; số lượng;
hình thức mua; giá mua dự tính; thời điểm mua; nhà cung cấp dự tính; ngân
sách mua hàng.
a) Mặt hàng cần mua (mua cái gì?)
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trong
thời gian tới để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cần phải mua các mặt hàng
gì? Tên mặt hàng, mã hiệu của mặt hàng, các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật
giúp phản ánh, định hình mặt hàng cần mua.
Với các mặt hàng truyền thống, doanh nghiệp thường tiến hành mua
hàng với những hợp đồng nguyên tắc ký kết với các nhà cung cấp truyền
thống. Đây cũng là nhóm mặt hàng mà doanh nghiệp cần định kỳ rà soát hiệu
quả để quyết định có tiếp tục kinh doanh hay chuyển sang kinh doanh mặt
hàng khác.


23

Với các mặt hàng mới, doanh nghiệp cần thăm dò thị trường, tiến hành
mua và bán thử nghiệm. Dựa trên kết quả bán hàng thử nghiệm, doanh nghiệp
sẽ quyết định tiếp tục mua hay dừng lại với những mặt hàng mới. Như vậy,
chính sách mặt hàng của doanh nghiệp phải luôn để mở với những mặt hàng
mới, nhưng việc quyết định mua hay không phải trải qua qui trình thẩm định,
phân tích và kinh doanh thí điểm để tránh rủi ro trong kinh doanh.

b) Số lượng hàng mua (mua bao nhiêu?)
Nội dung thứ hai cần làm rõ trong kế hoạch mua hàng là trả lời câu hỏi,
với mỗi mặt hàng đã xác định ở trên sẽ mua với số lượng bao nhiêu? Một số
trường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng với số lượng lớn và có định
mức dự trữ lớn nhằm khai thác những cơ hội thị trường. Một số doanh nghiệp
khác áp dụng phương pháp quản trị dự trữ bằng không. Thông thường doanh
nghiệp cố gắng mua hàng với mức dự trữ là thấp nhất nhằm phòng tránh
những rủi ro do nhu cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm.
c) Hình thức mua hàng (mua như thế nào?)
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức mua
hàng được áp dụng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức mua hàng
như chọn mua, mua theo hợp đồng, mua bán ký gửi, liên kết, gia công, tự sản
xuất. Tùy từng điều kiện hoàn cảnh cụ thể doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức
mua hàng phù hợp.

d) Giá mua dự tính
Trong kế hoạch mua hàng cũng cần phải dự trù về mức giá mà doanh
nghiệp có thể mua với từng loại mặt hàng cụ thể. Mức giá dự tính này được
xác định dựa vào mức giá thị trường đầu vào đối với loại hàng hóa đó, tùy
thuộc vào mức giá chào bán của các nhà cung cấp,…


24

e) Thời điểm mua hàng (khi nào mua?)
Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo phương pháp đúng thời điểm
(Just-In-Time) hay mua hàng vào các thời điểm khác nhau. Mua đúng thời
điểm thường đi liền với việc chia nhỏ số lượng hàng mua. Nó cho phép giảm
chi phí dự trữ. Tuy nhiên nó chứa đựng nguy cơ bất ổn về nguồn hàng. Do
vậy khi doanh nghiệp có vị thế đàm phán với nhà cung cấp lớn thì doanh

nghiệp có thể áp dụng mua hàng đúng thời điểm. Ngược lại, khi doanh nghiệp
không có quan hệ chặt chẽ và vị thế đàm phán với các nhà cung cấp thấp thì
nên tránh dùng mua hàng đúng thời điểm mà nên dùng mua hàng theo lô lớn
vào các thời điểm thích hợp.
f) Nhà cung cấp dự tính
Trong kế hoạch mua hàng cũng cần chỉ ra một danh sách các nhà cung
cấp có khả năng thỏa mãn nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thương mại.
Trong đó chỉ rõ đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là các nhà cung cấp
mới, để từ đó có các phương án triển khai mua hàng cho phù hợp.
g) Ngân sách mua hàng
Khi xây dựng kế hoạch mua hàng cần chỉ rõ để thực hiện kế hoạch đó
cần phải bỏ ra các khoản chi phí nào? Mục tiêu của việc mua hàng luôn
hướng tới việc mua được hàng hóa cần mua đủ về số lượng, với chất lượng tối
ưu nhưng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế, tức là chi phí là thấp nhất.

1.2.1.2 Xác định nhu cầu mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trình
hoạch định mua hàng. Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định được danh
mục các hàng hóa và dịch vụ cần mua đáp ứng chu kỳ sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Nắm bắt nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là bước thu


25

thập dữ liệu để triển khai công tác mua hàng hiệu quả trong thời điểm trước
mắt và sau này.
Thông thường, nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thuộc hai nhóm
chính:
- Nhóm đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanh
nghiệp. Khi triển khai mua hàng hóa thuộc nhóm này, cần lưu ý những yếu tố

thuộc về bảo mật thông tin tránh rò rỉ cho các đối thủ cạnh tranh nắm bắt, đảm
bảo các yếu tố về sở hữu trí tuệ, lưu ý đến công tác bảo dưỡng và bảo trì nếu
là mua sắm các trang thiết bị,…
- Nhóm phục vụ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp. Nhu cầu mua
hàng này phụ thuộc lớn vào nhu cầu thị trường dựa trên quan điểm mua cái
mà thị trường cần.
Cụ thể, doanh nghiệp thương mại sẽ có các loại nhu cầu mua hàng sau:
- Mua hàng hóa thông thường để bán ra.
- Mua vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình kinh doanh (mua bao
bì,…).
- Mua dịch vụ (gia công, vận chuyển, bảo hiểm, tư vấn, tin ấn, quảng
cáo,…).
- Mua và thuê tài sản cố định (văn phòng, kho bãi,…).
- Mua công nghệ và sở hữu trí tuệ (nhượng quyền thương mại, công
nghệ quản lý,…).
a) Xác định nhu cầu mua hàng thông thường
Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu sản
xuất và bán ra của doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp thương mại thường
dựa vào công thức cân đối sau để xác định nhu cầu mua hàng:
M + Dđk = B + Dck