Tìm hiểu quy trình giao nhận xuất khẩu hàng lẻ của công ty Hanotrans Hải Phòng

Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................................................4
Chương 1: Cơ sơ lí luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu.....................................................6
1.2 Khái niệm, vai trò, chức năng của người giao nhận....................................................................7
1.2.1 Khái niệm...............................................................................................................................7
1.2.2 Vai trò của người giao nhận..................................................................................................8
1.2.3 Chức năng của người giao nhận .........................................................................................10
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HANOTRANS HẢI PHÒNG.........................................................15
2.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty..........................................................................15
2.1.1 Giới thiệu chung..................................................................................................................15
2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh.........................................................................................15
2.2 Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức................................................................................................15
2.3 Một số những thuận lợi và khó khăn của công ty.......................................................................20
2.3.1 Một số thuận lợi..................................................................................................................20
2.3.2 Một số khó khăn..................................................................................................................21
3.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu....................................................................................22
3.1.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho lưu bãi tại cảng..........................................................22
3.1.2 Đối với hàng hóa xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng...............................................23
3.1.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container.....................................................................23
3.2 Thực trạng nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng lẻ - lô hàng hàng may mặc..............................25
3.2.1 Xác định Booking.................................................................................................................25
3.2.2 Liên lạc với chủ hàng về thời gian hàng về kho....................................................................26
3.2.3 Giao hàng
- Chủ hàng giao hàng đến CFS chậm nhất theo thời gian cắt hàng theo thoả thuận. Kho CFS sẽ
kiểm tra hàng cẩn thận trước khi nhận hàng. Nếu có các trường hợp sau thì phải có sự đồng ý
của Bên thuê kho thì CFS mới được nhận (phải chụp ảnh hiện trạng hàng hoá)..........................26

o Kiện hàng không được dán băng dính hoặc có biểu hiện dán lại kiện.......................................26
o Kiện hàng hoặc hàng bị hỏng hoặc trong tình trạng kém (xước, thủng, ướt...).........................26
o Kiện hàng thiếu mã hiệu, mã số...( so với trong booking)..........................................................26
o Bất kỳ một trường hợp đặc biệt nào khác xảy ra với kiện hàng.................................................26
- Giao hàng đến kho muộn (Sau 05 giờ chiều thứ 7 ) hoặc giao tờ khai Hải Quan muộn, CFS chỉ
được nhận khi đã có bản " Yêu cầu nhận hàng muộn" của bên thuê kho và đồng ý tiếp nhận của
CFS. CFS sẽ nhận hàng vào và xếp phân loại theo mác mác hàng, kích cỡ, kiểu cách hàng, màu
sắc... theo hướng dẫn của Bên thuê kho là đại diện của chủ hàng. Lập bảng kê hàng hoá (theo
chủng loại mẫu mã hàng)..............................................................................................................26

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

1


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

o CFS sẽ thay mặt Bên thuê kho phát hành chứng từ giao nhận cho bên giao hàng. Chứng từ giao
nhận phải có chữ ký của đại diện CFS và đại diện bên giao hàng.................................................26
o Bên chủ hàng phải nộp xác nhận booking, packing list, giấy uỷ quyền (nếu cần) và hồ sơ hải
quan khi giao hàng........................................................................................................................26
o Nếu nhiều lô hàng được dự kiến đóng cùng container và có một hoặc vài lô hàng phải hoãn lại,
CFS phải xin ý kiến Bên thuê kho về việc vẫn tiếp tục đóng những lô hàng khác vào container để
xuất hoặc hoãn lại việc đóng cả container....................................................................................26
3.2.4 Đóng hàng ..........................................................................................................................27
- Bên thuê kho sẽ gửi hướng dẫn đóng hàng cho CFS trước một ngày.........................................27
- CFS phải đảm bảo năng lực, phương tiện và công nhân đóng hàng để kịp xuất tàu..................27

- CFS phải phối hợp với hải quan và nếu cần phải phối hợp với giám sát của bên thuê kho.........27
3.2.5 Bảo đảm vỏ container đóng hàng ......................................................................................27
- Bên thuê kho phải bảo đảm rằng hãng tàu bố trí được vỏ cont tại CFS để đóng hàng theo lịch
dự kiến. CFS sẽ tuân theo hướng dẫn của Bên thuê kho về hãng tàu và CY hạ hàng....................27
- CFS sẽ phối hợp cùng hãng tàu để đảm bảo vỏ cont sẵn có và trong tình trạng tốt để đóng
hàng..............................................................................................................................................27
- Bên thuê kho sẽ có thể yêu cầu CFS vận chuyển cont từ bãi khác về đóng hàng. Yêu cầu bằng
văn bản có nội dung sau:..............................................................................................................27
o Số lượng container :..................................................................................................................27
o Chủ vỏ........................................................................................................................................27
o Địa điểm nâng hạ.......................................................................................................................27
Bên thuê kho sẽ trả cho CFS các chi phí vận chuyển, nâng hạ......................................................27
3.2.6 Hải quan kiểm hoá..............................................................................................................27
- Chủ hàng chịu trách nhiệm hoàn thành thủ tục giấy tờ HQ kiểm hoá và giao nộp hồ sơ HQ hoàn
chỉnh cho CFS khi giao hàng..........................................................................................................27
- Nếu hồ sơ HQ kiểm hoá không được giao cho CFS theo đúng thời gian quy định, CFS sẽ không
chịu trách nhiệm tổ chức kiểm hoá đóng ghép cho cont cũng như việc đưa cont ra tàu. Trong
trường hợp này CFS phải thông báo cho bên thuê kho để book hàng đi tàu khác.......................27
- CFS có trách nhiệm tiến hành kiểm hoá cho việc đóng ghép hàng xuất. Phí kiểm hoá đã bao
gồm trong phí CFS miễn là mọi giấy tờ HQ đã giao nộp kịp thời. Nếu giấy tờ hải quan chưa đủ
việc kiểm hoá đóng ghép sẽ phát sinh thêm chi phí hoặc không thể hiện được do vi phạm quy
trình quản lý của Hải quan............................................................................................................27
- CFS sẽ giao nộp tờ khai HQ khi đã hoàn thành thủ tục HQ kiểm hoá cho hãng tàu feeder........28
3.2.7 Giám sát...............................................................................................................................28
- CFS phải giám sát việc nhận, lưu kho, đóng hàng vào cont và xuất cont ra tàu theo chỉ dẫn của
Bên thuê kho................................................................................................................................28
- CFS phải bố trí ít nhất 01 người giao nhận để nhận hàng vào kho và ít nhất 02 người giao nhận
khi đóng hàng từ kho vào cont (01 ở cửa kho và 01 ở cửa cont)..................................................28

SV: Trọng Thu Hà

MSV:46845

2


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

3.2.8 Một số các khoản phí trong quá trình xuất khẩu................................................................28
3.3 Nhận xét về các bước thực hiện quy trình giao nhận.................................................................28
3.3.1 Ưu điểm...............................................................................................................................28
3.3.2 Nhược điểm.........................................................................................................................29
3.4 Một số đề xuất và giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động giao nhận.............................................29
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................31

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

3


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu
LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế thương mại toàn cầu hóa cùng với sự phát triển nhiều hình
thức vận tải mới trong những thập niên qua, vận tải quốc tế đang ngày càng
thể hiện rõ vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Song hành

cùng sự phát triển kinh tế là tăng trưởng trong hoạt động xuất nhập khẩu, do
đó ngành giao nhận lại có thêm nhiều cơ hội phát triển. Điều đó cho thấy tiềm
năng phát triển dịch vụ giao nhận ở Việt Nam là khá lớn. Vì vậy mà ngành
giao nhận vận tải quốc tế ngày càng được hoàn thiện và phát triển hỗ trợ cho
lĩnh vực xuất nhập khẩu
Những năm gần đây giao nhận vận tải phát triển mạnh mẽ là do quy mô
của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng. Tuy nhiên, vấn đề giao
nhận vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia vốn không đơn giản như vận
chuyển hàng nội địa, bản thân nó là cả một quy trình, một chuỗi mắt xích
nghiệp vụ gắn kết với nhau. Tham gia vào hầu hết các hoạt động trong vận tải
là người giao nhận. Với vai trò là người tổ chức, thực hiện đưa hàng hóa từ
nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, người
giao nhận vận tải ngày càng đóng vai trò tích cực trong việc phát triển thương
mại quốc tế của mỗi quốc gia.
Do tính chất công việc của người giao nhận rất phức tạp có liên quan
đến nhiều hoạt động nghiệp vụ khác nhau để tổ chức đưa hàng hóa từ nơi này
đến nơi khác đòi hỏi người giao nhận phải am hiểu, không những nghiệp vụ
của người chuyên chở mà còn phải am hiểu cả những phong tục tập quán
cũng như các chính sách pháp luật của các quốc gia có liên quan.
Đối với nước ta hiện nay, trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực và
thế giới, cùng với sự tác động của quá trình toàn cầu hóa, tự do hóa thương
mại quốc tế, việc phát triển các hoạt động giao nhận vận tải quốc tế có một ý
nghĩa hết sức quan trọng, góp phần làm cho kinh tế đất nước phát triển nhanh,
mạnh hội nhập.

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

4

Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, Chi nhánh công ty
TNHH giao nhận vận tải Hà Thành- Hanotrans Hải Phòng, trải qua gần
20 năm hoạt động, Hanotrans đã từng bước hoàn thiện và củng cố hoạt dộng
của mình đưa công ty vươn ra tầm quốc tế. Sau một thời gian thực tập tại
công ty, em đã được bổ sung nhiều kiến thức ngoài thực tế trên nền tảng kiến
thức em đã được học tại trường. Nhờ đó, em đã hiểu thêm về nghiệp vụ giao
nhận hàng hóa xuất khẩu. Do đó em đã chọn đề tài : “ Tìm hiểu quy trình
giao nhận xuất khẩu hàng lẻ của công ty Hanotrans Hải Phòng ”
Báo cáo gồm 3 phần chính:
Phần 1: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Phần 2: Tổng quan về công ty Hanotrans Hải Phòng
Phần 3: Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng lẻ tại chi công
ty Hanotrans Hải Phòng
Em cũng xin cảm ơn thầy Đoàn Trọng Hiếu đã giúp em hoàn thành bài
Báo cáo thực tập nghiệp vụ này. Trong quá trình làm bài em không thể tránh
khỏi những sai sót nên em rất mong nhận được sự chỉ dẫn của thầy cô để bài
Báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

5


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

Chương 1: Cơ sơ lí luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu
1.1

Định nghĩa về giao nhận

Giao nhận vận tải là một dịch vụ đặc biệt gắn liền với hoạt động mua
bán trao đổi và vận chuyển hàng hóa trên phạm vi toàn cầu. Chức năng ban
đầu của giao nhận là thu xếp việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng bằng
cách ký kết hợp đồng vận chuyển với các công ty vận tải khác nhau sao cho
việc vận chuyển hàng hóa là nhanh chóng và hợp lý nhất.
Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về dịch vụ giao nhận. Theo
Quy tắc thống nhất về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn quốc tế của
các Hiệp hội các nhà giao nhận vận tải FIATA thì giao nhận vận tải được
định nghĩa như sau:
“Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển,
gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các
dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm
nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo
hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thu
tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa”.
Ngày 29/10/2004, FIATA đã phối hợp với Hiệp hội Châu Âu về các
dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics và hải quan đã đi đến thống nhất khái
niệm về dịch vụ giao nhận vận tải và logistics, đó là:
“Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến chuyên chở
( được thực hiện bởi một hoặc nhiều dạng phương tiện vận tải), gom hàng,
lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ
trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ

giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những
mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thu tiền hay lập các
chứng từ liên quan đến hàng hóa. Dịch vụ giao nhận bao gồm cả dịch vụ
logistics cùng với công nghệ thông tin hiện đại liên quan chặt chẽ đến quá
trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi, và quản lý chuỗi cung trên thực tế.
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

6


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

Những dịch vụ này có thể được cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh
hoạt các dịch vụ được cung cấp”.
Tại Việt Nam, lần đầu tiên dịch vụ giao nhận được Luật thương mại
năm 1997 đề cập một cách rõ ràng và cụ thể theo điều 163 với nội dung tương
tự như khái niệm của FIATA. Ngày nay hoạt động giao nhận phát triển tới
một bước tiến mới cung cấp dịch vụ hoàn hảo hơn và có sự kết hợp chặt chẽ
với các hoạt động khác phục vụ khách hàng được tốt hơn, chuyên nghiệp hơn
là logistics. Có nhiều tài liệu coi dịch vụ giao nhận là dịch vụ logistics và
Luật thương mại Việt Nam 2005 cũng trên cơ sở quan niệm này đưa ra khái
niệm về dịch vụ logistics, điều 233, với nội dung không khác nhiều so với
khái niệm dịch vụ giao nhận của FIATA
“Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ
chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển,
lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách
hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có

liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”.
1.2 Khái niệm, vai trò, chức năng của người giao nhận
1.2.1 Khái niệm
Trong xu thế thương mại toàn cầu hóa cùng với sự phát triển nhiều hình
thức thương mại mới trong những thập niên qua, việc dịch chuyển hàng hóa
từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức
vận tải với những thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục khác liên
quan. Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những
vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm vận chuyển hàng hóa từ quốc
gia này tới quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí. Những dịch
vụ mà người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở những công việc cơ
bản truyền thống như đặt chỗ đóng hàng, nơi dùng để kiểm tra hàng hóa, giao
nhận hàng hóa mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như tư

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

7


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

vấn chọn hãng tàu vận tải, chọn tuyến đường vận chuyển, làm thủ tục hải
quan, đóng gói bao bì hàng hóa v.v…
Về người giao nhận, hiện nay chưa có một khái niệm thống nhất được
Quốc tế công nhận. Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận
hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight
forwarder, Forwading Agent). Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận

“Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp
đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân người
giao nhận không phải là người vận tải. Người giao nhận cũng đảm bảo thực
hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho
trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.
Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận
công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ
hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao
nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch
vụ giao nhận hàng hóa. Theo Luật Thương mại Việt Nam, người làm dịch vụ
giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
dịch vụ giao nhận hàng hóa.
1.2.2 Vai trò của người giao nhận
Người giao nhận tham gia rất sâu vào quá trình dịch chuyển hàng hóa
trong hoạt động kinh doanh quốc tế. Vai trò của người giao nhận ngày càng
được thừa nhận một cách rộng rãi bởi tính hiệu quả cũng như tính chuyên
môn hóa trong hoạt động thương mại của các doanh nghiệp. Trong xu hướng
sản xuất hiện đại, khi mà mức độ ảnh hưởng cũng như việc ứng dụng các
thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào quá trình sản xuất kinh doanh
cũng như phân phối sản phẩm trên thị trường thì vai trò của người giao nhận
lại càng được khẳng định
Trong hoạt động thương mại, người giao nhận đóng vai trò là người
trung gian kết nối chặt chẽ giữa người xuất, nhập khẩu với người chuyên chở
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

8


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

và các cơ quan hữu quan khác để thực hiện các công việc được ủy thác nhằm
đưa hàng hóa đến nơi nhận một cách nhanh chóng và an toàn nhất. Với vai trò
này, người giao nhận có thể đảm nhận những công việc như sau:
-Nghiên cứu lập kế hoạch và lựa chọn tuyến vận chuyển, người chuyên
chở, công ty xếp dỡ để thương lượng ký kết hợp đồng, thỏa thuận giá cả một
cách hợp lý nhất để đưa hàng hóa đến nơi người nhận hàng một cách nhanh
chóng nhất.
-Cung cấp hoặc sử dụng dịch vụ kho bãi của bên thứ ba để tổ chức lưu
kho, phân loại, đóng gói hàng hóa, in kẻ ký mã hiệu phù hợp với luật pháp
cũng như thông lệ của quốc gia nơi hàng hóa được giao cho người nhận, phù
hợp với điều kiện và phương tiện vận chuyển, bốc xếp trong suốt quá trình
vận chuyển trong phạm vi và điều kiện tài chính cho phép.
-Tổ chức gom hàng, thu xếp các dịch vụ liên quan đến hàng giám định,
mua bảo hiểm, thủ tục thông quan xuất, nhập khẩu, và các thủ tục khác theo
quy định của các cơ quan quản lý nhà nước, lập chứng từ hoặc tư vấn cho
khách hàng lập các chứng từ phù hợp với yêu cầu của khách hàng nhằm mục
đích thanh toán, hoặc theo ủy thác của khách hàng thanh toán các loại phí,
tiền cước, và nếu được ủy quyền người giao nhận có thể trả tiền cho người
xuất khẩu
-Sử dụng công nghệ thông tin hoặc kết nối với hệ thống EDI để theo
dõi hàng hóa, phân tích và dự báo thị trường, các thông tin có liên quan đến
khách hàng nhằm phối hợp một cách hài hòa với các tổ chức nhằm thông tin
và tư vấn kịp thời cho khách hàng và đảm bảo rằng quá trình di chuyển hàng
hóa là thông suốt với thời gian vận chuyển, là ngắn nhất, chi phí là hợp lý
nhất.
Vai trò của người giao nhận là cực kỳ quan trọng và không thể thiếu
trong thương mại quốc tế vì ngày nay, tính chuyên môn hóa kể cả trong dịch

vụ vận tải ngày càng trở nên sâu sắc và chuyên nghiệp hơn. Người giao nhận
được coi như là “kiến trúc sư” thiết kế, tổ chức vận chuyển hàng hóa đến nơi
nhận với giá cả hợp lý nhất thông qua mối quan hệ của họ với các tổ chức, cơ
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

9


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

quan có liên quan như các công ty vận tải, công ty xếp dỡ, hải quan, bảo
hiểm, các cơ quan quản lý nhà nước khác. Hơn ai hết, người giao nhận rất am
hiểu về thị trường, chính sách pháp luật cũng như tập quán của các nước, qua
đó người giao nhận có thể tư vấn cho khách hàng của mình những thông tin
cần thiết và có thể trực tiếp tham gia điều hành cùng với khách hàng để tổ
chức vận tải một cách có hiệu quả nhất.
Trong sản xuất hiện đại, với sự tham gia của người giao nhận, các
ngành, các lĩnh vực sản xuất đang có sự thay đổi mạnh mẽ về cơ cấu sản xuất
theo hướng chuyên môn hóa và hợp tác chặt chẽ với nhau để tạo ra giá trị gia
tăng lớn nhất đóng góp cho nền kinh tế đất nước.
1.2.3 Chức năng của người giao nhận
Người giao nhận có thể đảm nhận rất nhiều các chức năng khác nhau
trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trong suốt quá trình gửi hàng,
người giao nhận có thể thực hiện các chức năng cơ bản sau đây.
• Môi giới khai thuê hải quan
Luật pháp của tất cả các nước đều quy định, hàng hóa xuất nhập khẩu
qua biên giới đều phải thực hiện thủ tục và cơ quan hải quan chịu trách nhiệm

về quản lý nhà nước đối với hoạt động này. Thủ tục hải quan đối với hàng
xuất và hàng nhập mỗi nước đều có những quy định và chính sách khác nhau
qua mỗi thời kỳ. Các nhà kinh doanh hàng hóa xuất, nhập khẩu không phải
bao giờ cũng hiểu hết các quy định đó, đặc biệt là thủ tục hải quan ở nước
ngoài. Để giảm bớt những khó khăn này, người giao nhận sẽ thực hiện các
yêu cầu của chủ hàng – đây là chức năng truyền thống của người giao nhận,
thực hiện các dịch vụ khai báo hải quan ở phạm vi trong nước theo ủy quyền
của khách hàng. Những hoạt động giao nhận chủ yếu là khai báo hải quan đối
với hàng nhập khẩu như là người môi giới hải quan. Để thực hiện được
nghiệp vụ môi giới hải quan, người giao nhận phải có giây phép do cơ quan
nhà nước có thẩm quyền cấp.
• Người giao nhận làm đại lý
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

10


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

Thông thường thì người giao nhận không thừa nhận trách nhiệm của
mình với chức năng như là người chuyên chở. Họ chỉ thực hiện công việc với
mục đích là cầu nối giữa chủ hàng và người vận chuyển như là đại lý của chủ
hàng hoặc đại lý của người vận chuyển. Trong nhiều trường hợp, người giao
nhận vừa là đại lý cho chủ hàng, vừa là đại lý cho người chuyên chở, và trong
những trường hợp như vậy họ có thể gây ra những phiền toái cho cả hai bên
vì người giao nhận sẽ nhận nhiệm vụ đối với cả hai. Vì vậy, ngưới giao nhận
sẽ rất khó khăn khi nhận những chỉ dẫn mâu thuẫn giữa chủ hàng và người

chuyên chở. Thông thường các công ty giao nhận lớn sẽ hành động như là
một đại lý cho một công ty vận tải liner thì đại lý đó thường là độc quyền, do
vậy người giao nhận sẽ đăng ký tất cả hàng hóa với hãng tàu mà họ là đại
diện trừ khi có những chỉ dẫn cụ thể khác từ người gửi hàng. Chức năng
truyền thống của người giao nhận là một đại lý và họ sẵn sàng thực hiện bất
kỳ điều gì theo yêu cầu của bên ủy thác. Người giao nhận hoặc đại lý của họ
không phải chịu trách nhiệm vận chuyển, mà người giao nhận chỉ chịu trách
nhiệm tìm kiếm bên thứ ba để thực hiện các công việc này và miễn là người
giao nhận đã được thực sự cẩn thận một cách hợp lý trong việc lựa chọn
người thứ ba thực hiện để thực hiện hợp đồng.
• Chuyển tiếp hàng hóa
Bất cứ khi nào hàng hóa được quá cảnh sang nước thứ ba thì người giao
nhận sẽ hỗ trợ và đảm nhận công việc chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện
vận tải này sang phương tiện vận tải khác. Điều này không chỉ liên quan đến
việc thu xếp phương tiện để tiếp tục vận chuyển mà còn liên quan đến cả việc
thu xếp và ký kết hợp đồng với các công ty xếp dỡ, lo liệu các thủ tục cần
thiết khác để đưa hàng hóa đến nơi nhận cuối cùng. Cũng như vậy, người giao
nhận có thể thực hiện các công việc đó đối với hàng hóa ngay trong phạm vi
lãnh thổ nước họ. Người giao nhận có thể lo liệu việc chuyển tiếp hàng hóa đi
nước thứ ba cho khách hàng bằng phương tiện của chính họ. Trong trường
hợp này, người giao nhận phải chịu trách nhiệm như là người chuyên chở,
nghĩa là họ phải chịu trách nhiệm như là người chuyên chở, nghĩa là họ phải
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

11


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

chịu trách nhiệm đối với hàng hóa từ khi họ nhận cho đến khi họ giao cho
người nhận tại điểm đích, mối quan hệ của người giao nhận với khách hàng
trong trường hợp này được điều chỉnh bằng vận đơn của người giao nhập
• Lưu kho bảo quản hàng hóa
Một chức năng quan trọng khác của người giao nhận là lưu kho bảo
quản hàng hóa trước khi xuất khẩu và sau đó là nhập khẩu vào nước cuối
cùng. Thông thường thì hoạt động lưu kho bảo quản hàng hóa này thường thì
hoạt động lưu kho bảo quản hàng hóa này thường xảy ra tại cảng bốc hàng
hoặc cảng cuối cùng. Cũng trong tình huống này người giao nhận có thể khai
thác các trang thiết bị kho bãi của riêng mình hoặc họ hành động như là một
đại lý thuê kho bãi từ một hợp đồng khác. Trong một số trường hợp, người
giao nhận có thể phối hợp với người chuyên chở hoặc chủ hàng hóa để tạo ra
một công-xooc-xi-om nhằm giữ quyền kiểm soát hàng hóa được tốt hơn.
• Các dịch vụ gắn liền với dịch vụ vận tải
Khi người giao nhận đang trong quá trình thực hiện các chức năng của
mình, kiểm soát và quản lý dòng hàng hóa, tự nhiên họ được đặt ử vị thế một
số dịch vụ “ăn theo” vận tải như:
- Thu xếp mua bảo hiểm cho hàng hóa với chi phí do khách hàng chịu
- Trợ giúp khách hàng lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết cho xuất
khẩu như vận đơn đường biển, chứng nhận xuất sứ và các chứng từ khác có
liên quan đến hàng hóa phục vụ cho việc thanh toán
- Thu xếp việc đòi tiền và thanh toán các chi phí vào lúc giao hàng và
giúp khách hàng những vấn đề khác có liên quan như lập các biên bản giám
định khi hàng hóa bị tổn thất hoặc thiệt hại trong quá trình giao nhận hàng
- Tư vấn cho khách hàng những vấn đề về vận tải và phân phối, những
vấn đề có liên quan đến thị trường, chính sách pháp luật của nhà nước sở tại.
• Gom hàng và thông báo biểu cước
Ngày nay, một trong những chức năng quan trọng của người giao nhận

là tổ chức gom hàng tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người gửi hàng cũng
như người chuyên chở. Để thực hiện chức năng này, người giao nhận tiến
hành tập hợp các lô hàng nhỏ, lẻ nằm rải rác tại nhiều nơi khác nhau tập trung
vào một địa điểm thuận lợi nhất, tại đây, người giao nhận sẽ tổ chức, sắp xếp,
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

12


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

phân loại hàng và ghép các lô hàng có cùng địa điểm đích với nhau tạo một lô
hàng lớn hơn nhằm tận dụng tối đa năng lực vận chuyển của phương tiện vận
tải. Người giao nhận sẽ ký hợp đồng với người vận chuyển đường bộ để đưa
hàng tới cảng biển và vận chuyển đến cảng đích theo yêu cầu của khách hàng.
Thông qua chức năng gom hàng, người giao nhận sẽ mở rộng dịch vụ của
mình ra nước ngoài và do vậy họ trở thành người giao nhận quốc tế để phân
biệt họ với người giao nhận nội địa.
Chức năng gom hàng có thể mở rộng tới tất cả các dạng vận tải và kết
hợp giữa các dạng phương tiện vận tải với nhau như vận tải đường bộ, đường
biển cũng như vận tải hàng không.
• Là người chuyên chở
Trong vận tải liên hợp, người giao nhận có thể trở thành một người
chuyên chở tức là người giao nhận sẽ ký hợp đồng vận chuyển với khách
hàng và chịu trách nhiệm như là một người vận tải thực. trong trường hợp
này, người giao nhận chịu trách nhiệm đối với hàng hóa như là người chuyên
chở thực sự kể từ khi nhận hàng, trong suốt quá trình vận tải cho đến khi hàng

được giao cho người nhận tại địa điểm đích. Để thực hiện chức năng này,
người giao nhận có thể là người kinh doanh vận tải công cộng không sở hữu
tàu (NVOCC) hoặc là người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO).
Trường hợp người nhận là NVOCC, người giao nhận tổ chức gom
hàng và chịu trách nhiệm với khách hàng như là người chuyên chở nghĩa là
họ phát hành vận đơn riêng của mình và chịu trách nhiệm đối với hàng hóa
trong suốt qúa trình vận tải, và người giao nhận ký hợp đồng vận tải với
người chuyên chở để đưa hàng đến địa điểm đích theo yêu cầu của khách
hàng. Khi người giao nhận là một MTO, người giao nhận có thể tự mình đảm
nhận một hoặc một số khâu trong quá trình vận tải và họ chịu trách nhiệm đối
với hàng hóa trong suốt quá trình vận tải và họ chịu trách nhiệm đối với hàng
hóa trong suốt quá trình vận chuyển từ nơi gửi đến nơi nhận.
Người giao nhận, cho dù là trực tiếp hay không trực tiếp vận
chuyển hàng hóa, người giao nhận vẫn phải chịu trách nhiệm đối với những
tổn thất thiệt hại xảy ra với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển do lỗi
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

13


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

lầm của người giao nhận cũng như lỗi của bên thứ ba mà người giao nhận đã
sử dụng dịch vụ của họ để thực hiện hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Cơ sở
pháp lý để điều chỉnh mối quan hệ của người giao nhận với khách hàng là vận
đơn do người giao nhận phát hành.

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

14


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY HANOTRANS HẢI PHÒNG
2.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1 Giới thiệu chung
• Tên công ty : Chi nhánh công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành
• Tên giao dịch : Hanotrans
• Địa chỉ : số 208 đường Chùa Vẽ , phường Đông Hải 1, quận Hải An
Hải Phòng.
• Tel : (84) 337324570
• Fax : (84) 337324691
• Email :
• Website : />• Năm thành lập : 1996
• Mã số thuế : 0201632369
• Người đại diện : giám đốc Nguyễn Thanh Bình
2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh
 Xuất nhập khẩu – dịch vụ xuất nhập khẩu
 Vận chuyển hàng hóa – giao nhận vận chuyển hàng hóa
 Hải quan – dịch vụ hải quan – dịch vụ khai thuê hải quan
 Kho bãi – dịch vụ kho bãi
 Vận tải – công ty vận tải và đại lý
 Vận tải biển

 Vận tải nội địa
 Vận tải hàng không
2.2 Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

15


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
• Giám đốc chi nhánh.
- Là người quyết định tối cao trên cơ sở phát huy ý kiến của các thành
viên trong Ban Giám đốc và các phòng ban. Đồng thời, Giám đốc cũng là
người trực tiếp chịu trách nhiệm toàn bộ những hoạt động của Công ty.
- Chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty.
- Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ
trương lớn của Công ty.
- Quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố các loại tài sản
cố định.
- Quyết định về việc tuyển dụng, phân công, sử dụng lao động và các
vấn đề khác như khen thưởng, kỷ luật.
- Giám đốc là chủ tài khoản của Công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế
với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước.
- Ban hành quy chế nội bộ và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh
trong Công ty.

• Phó giám đốc:
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

16


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc chỉ đạo,
điều hành công việc khi Giám đốc vắng mặt. Trực tiếp phụ trách một số công
việc cụ thể được Giám đốc phân công.
• Bộ Phận Kinh doanh:
 Sales & Marketing ( Phòng kinh doanh và tiếp thị) :
- Đây là phòng phụ trách công việc nghiên cứu thị trường; giới thiệu
với khách hàng hình ảnh của Công ty cùng các loại hình dịch vụ mà Công ty
cung cấp và có các nhiệm vụ sau: Tham mưu cho Ban Giám đốc ký kết các
hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước.
- Giúp Ban Giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình thực hiện kế
hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết.
- Theo dõi việc thực hiện các hoạt động và đôn đốc việc thanh toán các
công nợ có liên quan.
- Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo,
đài... và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.
- Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ củng cố
niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với Công ty.
- Lấy thông tin về lô hàng.
- Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định thế mạnh của

Công ty để tung ra giá cước ưu đãi kèm theo những dịch vụ hậu mãi nhằm
thỏa mãn yêu cầu của khách và biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của họ.
Giới thiệu, quảng cáo và phát triển thương hiệu của liner mà mình đang làm
đại lý.
- Nhân viên phòng kinh doanh và tiếp thị phải luôn thống kê lại lượng
hàng mà khách đặt chỗ trong tháng, trong quý, trong năm nhằm đưa ra những
chiến lược mới và những dịch vụ chăm sóc khách hàng thích hợp.
 Bộ Phận Booking : Với tư cách là forwarder
- Nhận thông tin chi tiết của khách hàng về lô hàng
- Gởi phiếu giữ chỗ đến các hãng tàu.
- Nhận xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu gửi cho bộ phận giao nhận và gửi
thông tin chi tiết cho bộ phận chứng từ để làm House Bill of Lading nháp.
- Đồng thời gửi xác nhận đặt chỗ tàu cho khách hàng. Với tư cách là
hãng tàu :
- Nhận phiếu giữ chỗ trên tàu của khách hàng.
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

17


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

- Phát hành Booking Note và fax qua cho khách hàng để kiểm tra
chính xác các thông tin về tên hàng,số lượng, ngày dự kiến tàu chạy, nơi hạ
bãi….
- Gửi thông tin chi tiết cho bộ phận chứng từ để làm Master Bill of
Lading.

- Bộ phận booking và giao nhận phải hỗ trợ lẫn nhau, tìm hiểu lô hàng
nào cùng tuyến đường hay không để thực hiện gom hàng nhằm tiết kiệm chi
phí và tăng thêm khoản thu về cho công ty.
- Khi có lô hàng bị rớt, nhân viên đặt chỗ cần nhanh chóng liên hệ với
nhân viên kinh doanh và tiếp thị để thông báo cho khách hàng đồng thời tranh
thủ tìm kiếm chuyến đi thay thế nào gần nhất để tư vấn thực hiện đặt chỗ
nhằm đảm bảo về mặt thời gian và an toàn cho lô hàng.
- Có mối quan hệ thật tốt với các hãng tàu, đại lý của hãng tàu nhằm
xin được giá tốt nhất. Tạo uy tín đối với các hãng tàu, tránh trường hợp phải
hủy bỏ đột xuất việc đặt chỗ ở hãng này để đặt sang hãng khác.
- Luôn cập nhật thông tin về giá cước của các hãng tàu.
- Theo dõi lộ trình của tàu đi để cập nhật cho khách hàng biết lô hàng
của họ đang ở đâu và giải đáp những thắc mắc của khách hàng khi được yêu
cầu.
• Bộ Phận giao nhận:
Bộ phận giao nhận (Operation hay còn gọi là OP) là bộ phận trực tiếp
cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng. Do vậy có các nhiệm vụ sau
- Liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin và yêu cầu khách hàng
cung cấp những chứng từ cần thiết có liên quan đến lô hàng để làm dịch vụ
hải quan (khi khách hàng yêu cầu) như: Invoice (hóa đơn), Packing List
(phiếu đóng gói), C/O (Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ hàng
hóa)…
-

Tiếp nhận, kiểm tra hàng.
Làm thủ tục Hải quan.
Dán Seal, bấm Seal; cân đo; kiểm hóa hàng.
Thanh lý Hải quan.
Cung cấp đầy đủ các chi tiết cần thiết có liên quan đến lô hàng để

phòng chứng từ phát hành Bill (vận đơn) và theo dõi tiếp.
• Bộ phận chứng từ:
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

18


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

Đây là bộ phận không kém phần quan trọng trong công ty. Chứng từ có
trách nhiệm theo dõi từng lô hàng xuất đi hay nhập về để kịp thời cung cấp
thông tin cho các bộ phận khác, theo dõi và liên hệ khách hàng để sắp xếp
thời gian cho bộ phận giao nhận. Nhân viên chứng từ còn có các nhiệm vụ
sau:
- Nhận Booking Confirm (xác nhận đặt chỗ) và cho số House Bill of
Lading hoặc số Master Bill of Lading.
- Nhận chứng từ khách hàng gởi (qua email hoặc fax); kiểm tra chứng
từ; làm vận đơn nháp rồi fax qua cho khách hàng kiểm tra lại để giảm thiểu
sai sót.
- Chủ động liên lạc với bộ phận giao nhận để lấy số liệu kịp thời sau
đó kiểm tra lại số liệu và đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn fax cho
khách hàng.
- Thường xuyên liên lạc với đại lý hãng tàu ở nước ngoài để theo dõi
việc hàng đến hay chưa và yêu cầu đại lý giao hàng cho consignee.
- Cấp lệnh giao container rỗng và quản lý container. Thương xuyên
liên lạc với cảng để theo dõi số lượng container kéo vào và số lượng
container kéo ra hàng ngày để cấp cho khách hàng chính xác số hiệu

container.
• Bộ phận kế toán:
- Chịu trách nhiệm về các khoản chi của công ty và các khoản thu từ
khách hàng. Bộ phận kế toán gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán viên
(trong đó có kế toán chuyên công nợ và kế toán chuyên theo dõi hoạt động
thu chi của Công ty).
- Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo nợ (Debit Note) của các đại
lý nước ngoài và khách hàng.
- Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán,
đối tượng xuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước).
- Xuất hóa đơn phác thảo (Debit, bảng tổng kết) cho khách hàng.
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra tính chính xác của hóa đơn phác
thảo.
- Xuất hóa đơn gốc.

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

19


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

- Kết hợp và hỗ trợ tài chính cho các phòng ban khác trong việc thanh
toán các chi phí dịch vụ, cước phí vận chuyển hoặc tính toán và chi tiền hoa
hồng cho khách hàng đối với những lô hàng tự khai thác.
- Báo cáo cho Giám Đốc tình hình hoạt động của công ty, cũng như
tình hình công nợ cuối tháng và kế hoạch truy thu công nợ.

- Tổng kết cuối tháng tình hình trả lương, thưởng cho nhân viên.
- Lưu lại các tài liệu, chứng từ cần thiết.
2.3 Một số những thuận lợi và khó khăn của công ty
2.3.1 Một số thuận lợi
Mặc dù hoạt động trong nền kinh tế ngày càng khó khăn, cạnh tranh lớn
đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của các doanh nghiệp trong nước nói
chung và các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận nói riêng nhưng
HANOTRANS đã ngày càng nâng cao vị thế và đang trên bước đà chuyển
mình gây dựng thương hiệu làm nên uy tín trong lòng khách hàng hướng đến
một HANOTRANS ngày càng phát triển. Và để đạt được những thành tựu đó
công ty đã không ngừng nổ lực vươn lên trong việc tạo ra những điểm khác
biệt so với các đối thủ cùng ngành.
- Với vị trí công ty nằm gần trung tâm thành phố, gần các cơ quan
hành chính, các cơ quan Hải quan và các hãng tàu lớn, các trung tâm kho vận
điều đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty cũng như khách hàng của công
ty trong việc giao dịch với các hãng tàu, các đại lý giao nhận và các cơ quan
Hải quan.
- Một trong những thế mạnh của HANOTRANS là có mạng lưới đại lý
giao nhận hàng hóa khắp nơi trên thế giới. Đây chính là cầu nối trung gian
quan trọng góp phần thúc đẩy hỗ trợ nhau trong hoạt động giao nhận hàng
hóa của HANOTRANS.
- HANOTRANS luôn đổi mới mình và tạo ra sự khác biệt trong chính
sách thu hút khách hàng thông qua các dịch vụ giá trị tăng thêm đặc biệt như
dịch vụ tư vấn kê khai hải quan, miễn phí lưu container, lưu bãi trong thời
gian lâu....

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

20

Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

- Công ty đánh giá cao uy tín và tôn trọng lẫn nhau trong mối quan hệ
giữa công ty và khách hàng để trở thành đối tác tin cậy lâu dài. Mỗi thành
viên trong công ty đều luôn sẵn sàng và ý thức trong sự phục vụ khách. Công
ty luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu với sự đúng hẹn, an toàn, đảm
bảo về mặt thời gian và phân phối đúng nơi cho khách hàng.
- Bộ máy công ty gọn nhẹ, các phòng ban được sắp xếp hợp lý, logic
rất thuận tiện cho việc trao đổi đóng góp ý kiến khi có vấn đề cần giải quyết
chung. Đồng thời với đội ngũ nhân viên trẻ rất nhiệt huyết trong công việc và
mối quan hệ hòa đồng giữa các nhân viên tạo nên một môi trường làm việc
hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau giúp nâng cao hiệu quả công việc.
- Công ty đã có trang web riêng điều này giúp cho khách hàng có thể
biết đến các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp. Khách hàng có thể đặt
hàng và giao dịch thông qua website của công ty. Trang web được thiết kế rất
sinh động và bố trí hợp lý, thuận lợi cho việc truy cập. Đặc biệt còn cung cấp
thêm các điều kiện Incorterm tạo điều kiện cho khách hiểu hơn trong việc áp
dụng các điều kiện này.
2.3.2 Một số khó khăn
Bên cạnh những thế mạnh HANOTRANS vẫn còn một số mặt hạn chế
sau:
- HANOTRANS chưa thành lập bộ phận Marketing riêng biệt. Thành
viên của bộ phận Marketing chủ yếu là do các nhân viên của bộ phận kinh
doanh và bộ phận booking thực hiện. Do vậy việc tiếp thị, giao dịch và ký
hợp đồng với các doanh nghiệp lớn chủ yếu là do Giám Đốc đảm nhận làm
cho công việc của Giám Đốc rất bận rộn mà còn hạn chế khả năng và cơ hội

đào tạo chuyên sâu vào lĩnh vực Marketing cho nhân viên.
- Tuy có các phòng ban được phân công trách nhiệm rõ ràng nhưng
chưa có từng phòng riêng về mặt hình thức và chưa có người chịu trách
nhiệm của từng phòng.
- Do Công ty có quy mô còn nhỏ, số lượng nhân viên chưa nhiều khiến
cho công việc của mỗi nhân viên rất tất bật và một số nhân viên còn kiêm
nhiệm
SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

nhiều.
21


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

nhiệm vụ khác khiến họ khó lòng toàn tâm, toàn lực cho công việc và đặc biệt
vào mùa cao điểm họ phải làm việc cật lực, bị áp lực về thời gian, đặc biệt là
bộ phận kế toán và bộ phận giao nhận.
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY HANOTANS HẢI PHÒNG
3.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
3.1.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho lưu bãi tại cảng
Việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương giao hàng
hóa xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu
Giao hàng xuất khẩu cho cảng
- Giao danh mục hàng hóa xuất khẩu và đăng ký với phòng điều độ để
bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phong
thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng
- Lấy lệnh nhập kho, báo với hải quan và kho hàng
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng
Giao hàng xuất khẩu cho tàu
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu
 Kiểm nghiệm, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan
 Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận thông báo sẵn
sàng của tàu
 Giao cho cảng Danh mục hàng hóa XK để cảng bố trí phương tiện
xếp dỡ. Trên cơ sử Cargo list này, thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lên sơ đồ
xếp hàng trên tàu.
 Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu
 Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy lệnh xếp
hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe công nhân và người áp tải
 Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân
cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải
quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số
lượng hàng giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally sheet), cuối cùng phải ghi vào
bản báo cáo hàng ngày (Daily report), và khi cấp xong một tàu, vào báo cáo

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

22


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

sau cùng (Final report). Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả
vào phiếu kiểm đếm (Tally sheet).
 Khi giao nhận một lô hay toàn tàu, càng phải lấy Biên lai thuyền phó
(Mater’s receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board
hay On board Bill of Lading). Sauk hi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng
hàng đã xếp ghi trong Tally sheet, Cảng sẽ lập bản tổng kết xếp hàng lên tàu
và cùng ký xác nhận với tàu, đay cũng là cơ sở để lập B/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán
 Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập
hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng tờ thanh toán, xuất
trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng.
 Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, Hối phiếu, Hóa
đơn thương mại, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất sứ,
Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng.
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho
hàng hóa (nếu cần)
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận
chuyển, bảo quản, lưu kho.
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có
3.1.2 Đối với hàng hóa xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng
Đây là các hàng hóa XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các
kho riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp
cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. Sau khi
đã đăng ký với cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận
trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng). Số lượng hàng hóa sẽ được giao
nhận kiểm đếm và ghi vào Tally sheet có xác nhận của ba bên.
3.1.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
Nếu gửi hàng nguyên container (Full container load - FCL)

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền vào Phiếu lưu
khoang tàu (Booking Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển
để xin ký cùng với danh mục hàng XK (Cargo List).

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

23


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để
chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (kẹp chì).
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
- Sauk hi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì
container. Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo list nếu cần
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container
(CY: Container Yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian
quy định của từng chuyến tàu và lấy Mate’s Receipt.
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy
vận đơn.
Nếu gửi hàng lẻ (Less than container load - LCL)
- Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu,
cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi
Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày,
giờ, địa điểm giao nhận hàng.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho

người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight
Station) hoặc ICD.
- Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám
sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom
hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành
nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn.
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
- Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

24


Báo cáo thực tập

GVHD: Đoàn Trọng Hiếu

3.2 Thực trạng nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng lẻ - lô hàng
hàng may mặc

Sơ đồ quy trình khai thác hàng xuất CFS
Giải thích sơ đồ:
3.2.1 Xác định Booking
Tên chủ hàng
Loại hàng
Tổng số lượng hàng
Chủ vỏ
Tên tàu, số chuyến

Nguyễn Văn Tuấn
Hàng may mặc
30CTNS; 5,93 CBM
Maersk line
Kestrel, 1536

Cảng xếp hàng
Cảng dỡ hàng
Thời gian bắt đầu xếp hàng
Thời gian tàu cắt máng
Thời gian tàu chạy

Msc Sonia, 535W
Tan Cang terminal
MSC terminal Valencia
On 25, August, 2015
At 4,00 pm, 27, August, 2015
On 30, August, 2015

SV: Trọng Thu Hà
MSV:46845

25