Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty pepsico việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.7 MB, 106 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
--------------------
HOÀNG THỊ MAI
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG
CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY
PEPSICO VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
TP. Hồ Chí Minh – Năm 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
--------------------
HOÀNG THỊ MAI
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG
CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY
PEPSICO VIỆT NAM
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60340102
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. TRƯƠNG QUANG DŨNG
TP. Hồ Chí Minh – Năm 2014
LỜI CAM ĐOAN
Để thực hiện luận văn “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên
vật liệu của công ty PepsiCo Việt Nam”, tôi đã tự nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề, vận dụng
kiến thức đã học và quá trình làm việc, cùng với sự trao đổi với giảng viên hướng dẫn, đồng
nghiệp, bạn bè.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu và kết quả
trong luận văn là trung thực.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 5 năm 2014
Người thực hiện luận văn
HOÀNG THỊ MAI
MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt
Danh mục bảng, hình vẽ và sơ đồ
LỜI MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT
LIỆU
....................................................................................................................4
1.1 Khái niệm, vai trò và mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu...............4
1.1.1 Khái niệm cung ứng nguyên vật liệu. ....................................................................4
1.1.2 Vai trò của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ..................................................5
1.1.3 Các phương pháp và quy tắc cung ứng nguyên vật liệutrong doanh nghiệp .........7
1.1.3.1 Các phương pháp cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ...................... 7
1.1.3.1.1
Căn cứ vào quy mô...................................................................................... 7
1.1.3.1.2
Căn cứ vào hình thức ..................................................................................9
1.1.3.1.3
Căn cứ vào thời hạn tín dụng ......................................................................9
1.1.3.1.4
Căn cứ theo nguồn hàng ...........................................................................10
1.1.3.2 Các quy tắc đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả. .......................... 10
1.1.3.2.2
Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp. ...........................12
1.1.4 Mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. .............................................12
1.2 Nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ................................................13
1.2.1 Hoạch định chính sách cung ứng nguyên vật liệu ...............................................13
1.2.2 Thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu...................................................14
1.2.2.1 Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu. ................................................................ 17
1.2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng. ............................................................... 19
1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng. .............................................................................. 21
1.2.2.4 Tổ chức thực hiện việc nhận hàng .................................................................... 22
1.2.2.5 Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ................................................ 23
1.3 Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu nguyên vật liệu. ....24
1.3.1 Những nhân tố bên trong tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ....25
1.3.2 Những nhân tố bên ngoài tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ....26
Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
CỦA PEPSICO VIỆT NAM. ......................................................................................30
2.1 Giới thiệu công ty PepsiCo toàn cầu và PepsiCo Việt Nam ...................................30
2.1.1 PepsiCo toàn cầu ..................................................................................................30
2.1.2 PepsiCo Việt Nam ............................................................................................... 31
2.1.2.1 Giới thiệu công ty PepsiCo Việt Nam .............................................................. 31
2.1.2.2 Giá trị của công ty ............................................................................................ 32
2.1.2.3 Mục đích hoạt động - định hướng phát triển .................................................... 33
2.1.2.4 Tình hình hoạt động kinh doanh....................................................................... 33
2.1.2.5 Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu của công ty PepsiCo Việt Nam ................ 34
2.1.2.5.1 Cơ cấu tổ chức ................................................................................................ 34
2.1.2.5.2 Nguồn cung cấp ............................................................................................36
2.2 Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ............................. 36
2.2.1 Những nhân tố bên trong tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ....36
2.2.2 Những nhân tố bên ngoài tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ....38
2.3 Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty PepsiCo ...................39
2.3.1 Thực trạng chính sách cung ứng nguyên vật liệu ................................................39
2.3.2 Thực trạng thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty. .............40
2.3.2.1 Thực trạng xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu. ................................. 43
2.3.2.2 Thực trạng tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. .............................................. 45
2.3.2.3 Thương lượng và đặt hàng tại công ty PepsiCo Việt Nam .............................. 49
2.3.2.4 Thực trạng theo dõi và kiểm tra việc giao nhận nguyên vật liệu ..................... 50
2.3.2.5 Đánh giá kết quả cung ứng nguyên vật liệu. .................................................... 51
2.4 Nhận xét chung đối với hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất
tại công ty PepsiCo Việt Nam .......................................................................................52
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CUNG
ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM ...................54
3.1 Phương hướng kinh doanh của công ty trong thời gian tới. ....................................54
3.2 Nhiệm vụ kinh doanh của công ty trong thời gian tới: ............................................57
3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty
PepsiCo Việt Nam .........................................................................................................58
3.3.1 Các giải pháp hoàn thiện việc xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu. .......58
3.3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp. .........................................60
3.3.3 Các giải pháp thực hiện tốt công tác thương lượng và đặt hàng. ........................65
3.3.4 Các giải pháp theo dõi kiểm tra và giao nhận hàng. ............................................68
3.3.5 Giải pháp đánh giá kết quả thực hiện. .................................................................68
3.4 Kiến nghị đối với cơ quan chủ quản có liên quan. ..................................................69
PHẦN KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
BU
: Business Unit – Đơn vị kinh doanh
CP
: Cổ Phần
CSD : Carbonated – Soft – Drink- Nước uống có ga
FMCG: Fast Moving Consumer Goods – Ngành hàng tiêu dùng nhanh
NCB : Non – Carbonated- Beverages- Nước uống không có ga
NVL : Nguyên vật liệu
PC
: Potato Chips- khoai tây
PI
: PepsiCo Global Investment- Công ty PepsiCo toàn cầu
PO
: Purchase Order- Đơn đặt hàng
PR
: Purchase Requisition- Yêu cầu mua hàng
RFI
: Request For Information- Yêu cầu cung cấp thông tin
S&OP : Sale & Operation Planning- Bán hàng & kế hoạch vận hành
TNHH : Trách Nhiệm Hữu Hạn
VNMU: Việt Nam Market Unit- Đơn vị kinh doanh Việt Nam
DANH MỤC BẢNG, HÌNH VẼ VÀ SƠ ĐỒ
Trang
Hình 1.1: Phần trăm của giá vốn hàng bán của chi phí cung ứng nguyên vật liệu ........6
Hình 1.2: Cấu trúc chi phí trong công ty sản xuất ..........................................................6
Hình 1.3: Cấu trúc chi phí trong công ty dịch vụ ...........................................................7
Bảng 1.1: Tóm tắt ưu nhược điểm của việc cung ứng nguyên vật liệu từ một hay nhiều
nhà cung cấp ..................................................................................................................11
Sơ đồ 1.1: Quy trình cung ứng nguyên vật liệu của tổ chức công ................................ 15
Hình 1.4: Quá trình cung ứng nguyên vật liệu .............................................................. 16
Hình 1.5: Tóm tắt những hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. ....................................17
Hình 1.6: Quy trình kiểm soát hoạt động cung ứng nguyên vật liệu ............................23
Hình 1.7: Các yếu tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu ......................24
Bảng 2.1: Bảng tóm tắt lịch sử PepsiCo ........................................................................30
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức PepsiCo toàn cầu. ..................................................................31
Bảng 2.2: Thị phần của 5 doanh nghiệp dẫn đầu qua khảo sát 3 năm 2010-2012. .......34
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của bộ phận cung ứng nguyên vật liệu tại công ty PepsiCo
Việt Nam........................................................................................................................35
Bảng 2.3: Tóm tắt các yếu tố của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu........................40
Bảng 2.4: Đánh giá của khách hàng nội bộ đối với hoạt động cung ứng nguyên vật
liệu. ................................................................................................................................ 41
Hình 2.1: Sơ đồ kết quả đánh giá của khách hàng nội bộ ............................................42
Bảng 2.5: Những hoạt động cung ứng nguyên vật liệu được khách hàng đánh giá là
quan trọng. .....................................................................................................................42
Hình 2.2: Quy trình dự báo nhu cầu ..............................................................................43
Bảng 2.6: Tổng hợp số liệu dự báo ...............................................................................44
Bảng 2.7: Số lượng nhà cung cấp nguyên vật liệu hàng năm của PepsiCo. .................46
Bảng 2.8: Danh sách nhà cung cấp độc quyền .............................................................. 46
Bảng 2.9: Thời gian giao hàng của nhà cung cấp..........................................................47
Hình 2.3: Nguyên nhân việc lưu nguyên vật liệu tại cảng ...........................................51
Hình 3.1: Quy hoạch ngành đồ uống đến năm 2025 (triệu lít) ......................................54
Hình 3.2 : Dự báo tăng trưởng doanh số thị trường đồ uống của BMI .........................55
Hình 3.3: Những lĩnh vực hấp dẫn đầu tư nhất tại Đông Nam Á (2012) ......................56
Hình 3.4: Phân loại nhà cung cấp ..................................................................................62
Hình 3.5: Phân loại nhà cung cấp theo tổng chi phí cung ứng nguyên vật liệu ............63
Bảng 3.1: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp.....................................................................64
Hình 3.6: Quy trình thực hiện đám phán. .....................................................................66
Hình 3.7 : Cơ cấu chi phí của nguyên vật liệu .............................................................. 67
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Áp lực cạnh tranh ngày càng tăng trên toàn cầu buộc các công ty phải tìm mọi
cách để duy trì lợi nhuận và phát triển bằng cách hoạt động hiệu quả hơn. Hiệu quả
cao của hoạt động cung ứng được coi là yếu tố quan trọng đóng góp vào sự thành công
của tổ chức (Kekre, Murthi và Srinivasan, 1995). Những nghiên cứu trước đó chỉ ra
rằng chiến lược cung ứng đúng đắn có ảnh hưởng tích cực đến tổ chức (Carter và
Narasimhan, 1996)
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng và không thể
thiếu được đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Số lượng, chủng loại, cơ
cấu, chất lượng, giá cả của nguyên vật liệu và tính đồng bộ của việc cung ứng nguyên
vật liệu ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, năng suất và chất lượng của
sản phẩm do đó ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, chất lượng của công tác cung ứng nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng
rất lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu công tác tổ chức đảm
bảo nguyên vật liệu được tốt, tức là luôn luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ
đúng số lượng, chất lượng, chủng loại các loại nguyên vật liệu cần thiết theo yêu cầu
của sản xuất kinh doanh, không để xảy ra tình trạng thiếu hay là ứ đọng nguyên vật
liệu, đồng thời thực hiện việc tối thiểu hoá chi phí kinh doanh sử dụng của nguyên vật
liệu thì không chỉ đảm bảo cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình
thường mà còn góp phần rất lớn vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Cung ứng nguyên vật liệu nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng,
hoạt động bán hàng có được tốt hay không có một phần phụ thuộc rất lớn vào hoạt
động cung ứng nguyên vật liệu. Hơn nữa cung ứng nguyên vật liệu tốt tạo điều kiện
tăng lợi nhuận. Chính vì những lý do trên mà em chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn
thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty PepsiCo Việt Nam”. Thông qua
quá trình nghiên cứu này sẽ giúp em có thể hiểu rõ hơn về hoạt động cung ứng nguyên
vật liệu đầu vào trong doanh nghiệp sản xuất không chỉ trên lý thuyết mà còn thông
2
qua thực tế, đồng thời đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên
vật liệu của công ty PepsiCo.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận, đánh giá thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của
công ty PepsiCo Việt Nam. Luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt
động cung ứng nguyên vật liệu của công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty PepsiCo Việt Nam.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
-
Phạm vi không gian tại công ty PepsiCo Việt nam
-
Phạm vi thời gian: thực trạng hoạt động của hoạt động cung ứng
nguyên vật liệu của công ty PepsiCo từ năm 2009 đến năm 2013.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu là nghiên cứu định
tính và nghiên cứu định lượng. Trong đó nghiên cứu định tính là chủ yếu. Phương
pháp nghiên cứu định tính được thực hiện để xác định các nội dung của hoạt động
cung ứng nguyên vật liệu, cảm nhận về thực trạng của hoạt động này của công ty.
Phương pháp định lượng được thực hiện thông qua khảo sát bảng câu hỏi đối với
những phòng ban trực tiếp tham gia sử dụng và có liên quan tới hoạt động cung ứng
nguyên vật liệu nhằm làm rõ và bổ sung thêm số liệu khách quan để phân tích thực
trạng.
5. Bố cục của đề tài
Luận văn bao gồm ba phần: mở đầu, nội dung chính bao gồm ba chương và
phần kết luận như sau:
Mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
Chương 2: Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty
PepsiCo Việt Nam.
3
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên
vật liệu tại công ty PepsiCo Việt Nam.
Kết luận
4
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT
LIỆU
1.1 Khái niệm, vai trò và mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
1.1.1
Khái niệm cung ứng nguyên vật liệu.
Cung ứng nguyên vật liệu là nghiệp vụ đảm bảo việc có được những thiết bị,
vật liệu, vật tư, dịch vụ phù hợp, đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng địa điểm, thời
gian, với giá hợp lý và từ đúng nguồn (Project Management Body of Knowledge,
2000).
Theo Arjan Van Weele (2010), cung ứng nguyên vật liệu là việc quản lý nguồn
lực nhằm cung cấp tất cả các hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho các hoạt động sản xuất
của công ty ở điều kiện thuận lợi nhất.
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động cung ứng ngoài hoặc tự chế biến
cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và được thể hiện dưới
dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp
dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc, …Nguyên vật
liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị được
chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sản xuất thường xuyên
phải sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, nên việc cung ứng nguyên
vật liệu theo nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động cốt lõi
nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng
loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu sản xuất và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
Trong luận văn này tác giả muốn đề cập tới việc cung ứng nguyên vật liệu đầu
vào cho quá trình sản xuất nên nguyên vật liệu sẽ bao gồm các loại như sau:
-
Nguyên liệu, vật liệu chính: Là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản
xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị NVL được chuyển
vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ.
5
-
Vật liệu phụ: Là loại NVL được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất . .
. Các loại NVL này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.
-
Nhiên liệu: Là những loại có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể
lỏng như xăng, dầu; ở thể rắn như than, củi, ở thể khí như gas.
Tóm lại cung ứng nguyên vật liệu là các hoạt động nghiệp vụ mà các doanh
nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về các nhà cung cấp để cùng đàm phán, thỏa thuận
các điều kiện cung ứng, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển,...., để cho
lượng hàng hoá cung ứng vào của doanh nghiệp đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp
thời theo tiến độ sản xuất kinh doanh tương ứng với chi phí thấp nhất.
Cung ứng nguyên vật liệu là một phần trong chuỗi cung ứng của một công ty, là
mắt xích đáp ứng những yếu tố đầu vào làm tiền đề cho hoạt động sản xuất.
1.1.2 Vai trò của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
Vai trò quan trọng của cung ứng nguyên vật liệu xuất phát từ tầm quan trọng
của việc phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động cung ứng sao cho:
-
Hoạt động cung ứng được thường xuyên, đều đặn, liên tục, đủ về số lượng,
chất lượng, giúp cho việc sản xuất liên tục, đúng theo kế hoạch bán hàng và dự trữ của
doanh nghiệp, đảm bảo tính sẳn có của hàng hóa trên thị trường.
-
Hoạt động cung ứng với vai trò của mình mang lại lợi ích tiết kiệm chi phí
cho công ty. Thông thường, trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí cung ứng nguyên
vật liệu chiếm tới 60% doanh thu. Bất kỳ tiết kiệm nào từ chi phí cung ứng nguyên vật
liệu sẽ đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận. Tập đoàn toàn cầu như Wal-Mart, Dell, HP,
Nokia và Zara đã chứng minh rằng nó có thể đạt được vị trí dẫn đầu ngành công
nghiệp thông qua việc quản lý hiệu quả và cung ứng nguyên vật liệu hiệu quả, không
phân biệt bản chất của ngành công nghiệp. Do đó, nhiều công ty đang tìm nguồn cung
ứng nguyên vật liệu khác trong thời gian gần đây từ khắp thế giới trong việc theo đuổi
chi phí thấp hơn. Vai trò của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu được mở rộng đáng
kể và tác động của nó về hoạt động của công ty bắt đầu nhận được sự quan tâm đáng
6
kể của lãnh đạo cấp cao (Das và Narasimhan, 2000; Ellram et al, 2002. Van Weele,
2010).
Theo hình 1.1, cụ thể chi phí cung ứng nguyên vật liệu có thể ảnh hưởng tới 80%
chi phí của một công ty (Hartmann, Kerkfeld & Henke, 2012).
Dịch vụ hành
chính
Đầu tư dài hạn
Mua thiết bị
Bán hàng
Chi phí sản
phẩm trực
tiếp
Bán lẻ
Máy
tính
Điện tử
gia dụng
Tự động
Dược
phẩm
Công
Cấu trúc
nghiệp dịch điển hình
vụ
Hình 1.1: Phần trăm của giá vốn hàng bán của chi phí cung ứng nguyên vật liệu
(Nguồn: Hartmann, Kerkfeld & Henke, 2012)
Cấu trúc chi phí cụ thể tại hai hình thức công ty sản xuất và công ty dịch vụ có
thể được mô tả theo hai biểu đồ sau:
Hình 1.2: Cấu trúc chi phí trong công ty sản xuất
7
(Nguồn: Importance of purchasing today – Flexstudy)
Hình 1.3: Cấu trúc chi phí trong công ty dịch vụ
(Nguồn: Importance of purchasing today – Flexstudy)
Từ hình 1.2 và 1.3 có thể thấy chi phí nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất của
các công ty chiếm một tỷ trọng rất lớn, đặc biệt là công ty sản xuất kinh doanh. Vì vậy,
nếu giảm 8% trong chi phí cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho một công ty sản xuất
(55% doanh thu) có thể làm tăng lợi nhuận trên doanh thu lên 5 phần trăm.
1.1.3 Các phương pháp và quy tắc cung ứng nguyên vật liệutrong doanh nghiệp
1.1.3.1 Các phương pháp cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.1.3.1.1 Căn cứ vào quy mô
Cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu tình hình sản xuất: trước khi xác định
nhu cầu nguyên vật liệu cần phải đảm bảo thông tin chính xác trong báo cáo hàng tồn
kho (độ chính xác 99%) thì mới có thể hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung
ứng.
Lượng hàng thích hợp một lần cung ứng = Lượng hàng theo nhu cầu + Tồn kho tối
thiểu – (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ).
Phương pháp này có ưu điểm sau:
-
Cơ sở để xác định nhu cầu nguyên vật liệu đơn giản. Nhu cầu cung ứng
nguyên vật liệu được xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay
8
của các bộ phận phòng bán hàng trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở
mức thấp nhất. Vì vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo
quản, lưu giữ hàng hoá và các chi phí khác.
-
Quá trình cung ứng nguyên vật liệu diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp
cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật
tư...., thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra.
Bên cạnh đó cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu cũng có nhược điểm sau:
Vì cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu nên hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ
chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian cung ứng, chủng loại hàng,..., và chi phí cung
ứng thường cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi giao dịch.
Cung ứng nguyên vật liệu theo lô lớn: Cung ứng nguyên vật liệu theo lô lớn là
lượng hàng cung ứng một lần nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong
một thời gian nhất định. Bởi vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất
khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí cung ứng nguyên vật liệu.
Nếu gọi các thông số:
Q
: Sản lượng hàng/01đơn hàng
Q*
: Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng
D
: Nhu cầu hàng năm
S
: Chi phí đặt hàng
H
: Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm
d
: Nhu cầu ngày
L
: Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time).
TC
: Chi phí tồn kho.
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Q * = 2 DS/H
TC = H x Q*/2 + D x S/Q*
Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí cung ứng nguyên
vật liệu, bảo quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy cung ứng theo lô có những ưu điểm sau:
9
-
Chi phí cung ứng nguyên vật liệu có thể giảm được và doanh nghiệp có thể
nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp.
-
Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập
hàng. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:
-
Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn
tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
-
Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn.
1.1.3.1.2 Căn cứ vào hình thức
Căn cứ theo hình thức cung ứng nguyên vật liệu thì có những phương pháp như
sau:
-
Cung ứng nguyên vật liệu tập trung: Những doanh nghiệp có quy mô lớn
thường có những bộ phận chuyên trách theo nhóm hàng, mặt hàng.
-
Cung ứng nguyên vật liệu theo ủy thác: Doanh nghiệp ủy thác cho một tổ
chức kinh tế khác thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
-
Liên kết cung ứng nguyên vật liệu phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp
cùng liên kết với nhau cùng cung ứng chung một loại nguyên vật liệu vật tư, sau đó
phân phối lại theo nhu cầu mà các bên đã thỏa thuận.
1.1.3.1.3 Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Căn cứ theo thời hạn tín dụng thì có những phương pháp cung ứng nguyên vật
liệu như sau:
-
Cung ứng nguyên vật liệu thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi
bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho
bên bán.
-
Cung ứng nguyên vật liệu thanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao
hàng đã nghiệm thu đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt và
nhận được hóa đơn tương ứng với thời gian thỏa thuận thanh toán của hai bên.
-
Cung ứng nguyên vật trả thanh toán trước: Sau khi ký hợp đồng với nhà
cung cấp thì doanh nghiệp phải trả cọc một khoản tiền, có thể là một phần giá trị lô
10
hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng, đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao
hàng cho bên doanh nghiệp sản xuất.
1.1.3.1.4 Căn cứ theo nguồn hàng
Căn cứ theo nguồn hàng thì có những phương pháp cung ứng nguyên vật liệu
như sau:
-
Cung ứng nguyên vật liệu sản xuất trong nước: Đây là hình thức cung ứng
mà mọi hoạt động cung ứng của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc
gia. Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước.
-
Cung ứng nguyên vật liệu nước ngoài: Đây là hình thức nhập khẩu nguyên
vật liệu từ nước ngoài. Có thể nhập thông qua đường biển tại các cảng, hoặc đường
hàng không, tuân theo các quy định về thủ tục nhập khẩu của nhà nước.
-
Cung ứng nguyên vật liệu nước ngoài có đại lý phân phối trong nước: Đây
là hình thức cung ứng mà mọi hoạt động cung ứng của doanh nghiệp được tiến hành
trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất từ nước ngoài và được
phân phối thông qua đại lý tại quốc gia đó.
Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác: phân
theo hợp đồng cung ứng trực tiếp hay gián tiếp, cung ứng theo hợp đồng hay cung ứng
theo đơn hàng, hay cung ứng lẻ…. Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược
điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm,
từng giai đoạn nhất định để quyết định nên theo phương thức nào là thuận tiện và tốt
nhất.
1.1.3.2
Các quy tắc đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả.
Trên thị trường độc quyền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có rất
nhiều người cần có loại nguyên vật liệu đó. Do vậy, người bán tự quyết định giá cả và
lượng hàng hóa bán, doanh nghiệp sản xuất không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên
thị trường cạnh tranh, có nhiều người cùng cung ứng, bán một loại nguyên vật liệu,
những người bán cạnh tranh với nhau và những người mua cạnh tranh với những
người bán, không ai có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường. Để bảo đảm đạt
những yêu cầu đã đặt ra cho quá trình cung ứng và bảo đảm hiệu quả kinh doanh, các
11
doanh nghiệp công nghiệp phải tìm và lựa chọn người bán (nhà cung cấp) thích ứng
cho doanh nghiệp của mình.
1.1.3.2.1 Quy tắc cung ứng nguyên vật liệu của nhiều nhà cung cấp
Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định.
Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như
doanh nghiệp chỉ cung ứng nguyên vật liệu của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một
số ít thì rủi ro xảy ra doanh nghiệp rất cao và rất khó khắc phục do nguyên nhân khách
quan của nhà cung cấp: Thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công,…Tuy nhiên, khi
thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của
mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài,
bền vững và hỗ trợ lẫn nhau. Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung
cấp khi họ gặp khó khăn.
Bảng 1.1: Tóm tắt ưu nhược điểm của việc cung ứng nguyên vật liệu từ một hay nhiều
nhà cung cấp
Điểm
Ưu
điểm
Một nhà cung cấp
Nhiều nhà cung cấp
- Thuận lợi về sự tập trung của - Tạo nên sự cạnh tranh giữa những
luồng tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp
- Có khả năng giảm cước phí vận tải
nhà cung cấp để tìm ra điều kiện
cung ứng thuận lợi nhất
- Thuận lợi về quan hệ nếu thường - Có khả năng đảm bảo an toàn,
xuyên cung ứng từ một nhà cung
phòng ngừa sự trục trặc từ nhà
cấp nhất định
cung cấp gây ra gián đoạn
- Dễ theo dõi thực hiện...
- Mở rộng quan hệ kinh tế- xã hội
- Sử dụng ưu đãi về giá ứng với số
lượng lớn
Nhược - Khó đảm bảo an toàn
- Khó theo dõi tiến độ
điểm
- Phức tạp về thanh toán
- Có thể xảy ra tính phụ thuộc
- Có thể làm tăng chi phí
12
1.1.3.2.2 Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp.
Đơn vị cần nguyên vật liệu sẽ chủ động thương lượng với nhà cung cấp với
những điều kiện có lợi nhất khi cần những nguyên vật liệu cho công ty của mình.
1.1.4 Mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
Cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất là khâu cơ bản của hoạt động
sản xuất kinh doanh và là điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp sản xuất tồn tại và
phát triển, để công tác cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là
đảm bảo an toàn cho sản xuất, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu và chi phí là thấp
nhất. Cụ thể những mục tiêu đó như sau:
- Đảm bảo an toàn cho việc sản xuất thể hiện trước hết là nguyên vật liệu phải đủ
về số lượng và cơ cấu về hàng hoá, hạn chế tình trạng thừa thiếu, ứ đọng hàng hoá,
nguyên vật liệu làm ảnh hưởng đến chi phí tồn kho. Đảm bảo cung ứng phải đúng
chủng loại mong muốn và đảm bảo sự đồng bộ tất cả các loại nguyên vật liệu vật tư
cần cung ứng. Mặt khác nguyên vật liệu cung ứng phải đúng với yêu cầu cho sản
xuất vì nếu cung ứng không đúng thì toàn bộ hoạt động sản xuất của toàn bộ các nhà
máy phải ngưng lại. Cuối cùng là đảm bảo cho việc giao hàng, vận chuyển hàng hoá
ít gặp rủi ro (giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển, không kịp thời gian
xuất hàng cho sản xuất...)
- Mục tiêu đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu thể hiện trước hết là nguyên vật
liệu phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, công nghệ về quản lý chất lượng. Đây là
yếu tố tiên quyết vì nếu hàng hóa nguyên vật liệu không đạt chất lượng thì sẽ dẫn đến
các sản phẩm làm ra sẽ không đạt chất lượng. Nếu những sản phẩm này đến tay
người tiêu dùng thì sẽ có rất nhiều thiệt hại cho công ty. Không chỉ thiệt hại về mặt
vật chất: phải đền bù, nghiêm trọng hơn có thể phải chịu các hình thức phạt theo pháp
luật. Nhưng thiệt hại lớn hơn là mất niềm tin của khách hàng, mất khách hàng là mất
tất cả. Quan điểm phổ biến hiện nay trong sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có
những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất
lượng tối ưu là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào
đó của người cung ứng khi sử dụng tốt nhất các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp và
13
như vậy người bán có thể thu được lợi nhuận tối ưu. Còn chất lượng tối đa là mức
chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo
ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu
nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu.
- Mục tiêu đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu với chi phí thấp nhất nhằm tạo điều
kiện thuận lợi góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, để doanh nghiệp có thể cạnh
tranh chiếm vị trí trên thị trường. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn đối thủ
cạnh tranh một chút để kéo khách về mình.
Các mục tiêu cung ứng nguyên vật liệu trên đây không phải lúc nào cũng dễ dàng
thống nhất với nhau vì thường được cái này thì mất cái kia, ít khi được tất cả một cách
toàn diện. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng
tốt thì giá thành cao. Ngoài ra mục tiêu cung ứng nguyên vật liệu cũng có thể mâu
thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu cung
ứng nguyên vật liệu cần đặt chúng vào trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp
và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu cung ứng
nguyên vật liệu, đảm bảo sao cho hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
1.2
1.2.1
Nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
Hoạch định chính sách cung ứng nguyên vật liệu
Mục đích của việc hoạch định cung ứng nguyên vật liệu là nhằm xây dựng một
quy chế đồng bộ về việc cung ứng nguyên vật liệu hóa nhằm đảm bảo toàn bộ việc
cung ứng nguyên vật liệu được thực hiện gắn liền với lợi ích cao nhất của công ty. Một
chính sách cung ứng nguyên vật liệu hay còn gọi là các quy tắc và quy định được thiết
lập bởi nhà lãnh đạo để quản lý quá trình cung ứng hàng hóa và dịch vụ cần thiết để
một tổ chức hoạt động hiệu quả. Quá trình chính xác sẽ tìm cách giảm thiểu chi phí
liên quan đến việc cung ứng những hàng hóa và dịch vụ bằng cách sử dụng các chiến
lược như cung ứng theo số lượng lớn, việc thành lập một danh sách tập hợp các nhà
cung cấp, và thiết lập các giao thức sắp xếp lại giúp để giữ hàng tồn kho thấp mà
không mang lại rủi ro cho bộ phận sản xuất và bán hàng của công ty. Cả công ty nhỏ
và lớn cũng như các tổ chức phi lợi nhuận thường xuyên sử dụng một số loại chính
14
sách cung ứng nguyên vật liệu. Không có một cách đúng đắn để thiết lập một chính
sách cung ứng nguyên vật liệu. Các yếu tố như quy mô của doanh nghiệp, sự sẵn có
của nhà cung cấp để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết, và các dòng tiền và tín
dụng của công ty thường sẽ ảnh hưởng đến cách tiếp cận cung ứng nguyên vật liệu.
Quy mô của công ty cũng có thể tạo sự khác biệt trong việc hình thành chính sách
cung ứng nguyên vật liệu, trong đó một công ty nhỏ có thể không có khả năng có được
lợi thế giảm giá như một công ty với khối lượng cung ứng nguyên vật liệu lớn.
1.2.2 Thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
Đa số hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của các công ty sản xuất thường được
tập trung quản lý bởi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên điều này còn tùy thuộc vào cơ cấu
tổ chức của doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp có thanh lập bộ phận chuyên
trách hay không. Thông thường ở các công ty có quy mô lớn tất cả các hoạt động cung
ứng nguyên vật liệu phải thông qua phòng mua hàng, còn ở các công ty nhỏ bộ phận
sản xuất hoặc bộ phận xuất nhập khẩu sẽ phụ trách. Hoạt động cung ứng nguyên vật
liệu có thể là hoàn toàn khác nhau giữa các công ty và các ngành công nghiệp.
Theo Arjan Van Weele (2009) các chức năng liên quan đến việc cung ứng
nguyên vật liệu sẽ bao gồm các hoạt động sau:
- Phát triển hệ thống cung ứng
- Xác định thông số kỹ thuật của hàng hóa và dịch vụ
- Xác định các nhà cung cấp tiềm năng
- Liên hệ với nhà cung cấp được lựa chọn
- Đàm phán với nhà cung cấp để thiết lập một thỏa thuận về điều kiện, đặc biệt là
về giá cả
- Gởi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
- Giám sát và đánh giá nhà cung cấp
- Theo dõi đơn đặt hàng
- Gia hạn hợp đồng
15
Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu không bao gồm trách nhiệm lập kế hoạch
đối với yêu cầu nguyên liệu, lập kế hoạch vật tư, quản lý hàng tồn kho, kiểm tra và
kiểm soát chất lượng đầu vào.
Theo Peter Gilroy (2007) quy trình cung ứng nguyên vật liệu sẽ là một quá trình
liên tục nối tiếp với quản lý tài sản theo sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ 1.1: Quy trình cung ứng nguyên vật liệu của tổ chức công
(Nguồn: Peter Gilroy, 2007)
Theo sơ đồ 1.1 trên ta thấy công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu sẽ bắt
đầu từ ý tưởng đề xuất loại nguyên vật liệu mới tạo ra sản phẩm mới, ý tưởng sẽ được
đưa vào phân tích kinh doanh: chi phí- lợi nhuận. Đồng thời với những thông tin thị
trường, nếu sản phẩm được tiếp tục phát triển, đội dự án sẽ đưa ra yêu cầu cung ứng
nguyên vật liệu.
Các bước tiếp theo của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ giống các hoạt
động cung ứng nguyên vật liệu đã được đề cập của Arjan Van Weele. Tuy nhiên, theo
Gilroy quá trình cung ứng phải bao gồm luôn việc đưa ra yêu cầu và nhận hàng đến
kho sản xuất.
16
Theo J. Gordon Murray (2007) tổng hợp quy trình cung ứng nguyên vật liệu gồm
những hoạt động cơ bản như sau:
Hình 1.4: Quá trình cung ứng nguyên vật liệu
(Nguồn: J. Gordon Murray 2007))
Theo Murray, hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ bắt đầu từ hoạt động xác
định nhu cầu và kết thúc chu trình sẽ là đánh giá nhà cung cấp có đáp ứng đúng yêu
cầu hay không.
Căn cứ vào những cơ sở lý thuyết trên tác giả tiến hành phỏng vấn một số
chuyên gia mua hàng để xác định nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
cho quá trình sản xuất bao gồm những hoạt động cụ thể như thế nào. Tác giả tiến hành
lấy ý kiến của 8 chuyên gia mua hàng từ bốn công ty PepsiCo Việt Nam, Nestle,
Kimberly Clark và công ty Unilever Việt Nam, đây là bốn công ty lớn trên thị trường
hàng tiêu dùng. Đồng thời bốn công ty này có bộ phận sản xuất tại Việt Nam.
Sau khi lấy ý kiến chuyên gia, tác giả thống nhất được các hoạt động liên quan
đến việc cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất sẽ bao gồm các hoạt động sau:
