SLIDE GIẢNG DẠY - HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ - CHƯƠNG 5 - HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Chương 5
Hệ thống thông tin quản lý

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


6.1 Hệ thống thông tin quản lý(MIS)
 Hệ thống thông tin quản lý (MIS)
 Là một hệ thống thông tin cung cấp cho các nhà quản lý các



Chương 6

thông tin nhằm hỗ trợ hiệu quả cho việc đưa ra các quyết định
cũng như cung cấp các thông tin phản hồi về các hoạt động
hàng ngày
MIS gồm có nhiều hệ thống con, mỗi hệ thống con thực hiện
một chức năng nào đó trong một tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý


6.1.1 Đặc điểm của hệ thống thông
tin quản lý
 Cung cấp các báo cáo theo dạng đã quy định
 Sử dụng dữ liệu nội bộ được lưu trong hệ thống
máy tính
 Những người sử dụng có thể tạo ra các báo cáo

khách hàng
 Đáp ứng yêu cầu người sử dụng
Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


6.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

cho các lợi thế cạnh tranh
 Cung cấp khả năng hỗ trợ cho các nhà quản
lý để đưa ra các quyết định nhằm đạt mục
tiêu của công ty
 Cho phép các nhà quản lý có khả năng so
sánh các kết quả để có được các chiến lược
phù hợp nhằm hoàn thành mục tiêu của
công ty
Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


6.1.3 Lưu đồ hệ thống của HTTT quản lý

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


Nhân viên

CSDL
nội bộ
công ty

Mạng
nội bộ

CSDL
bên ngoài

Hệ hỗ trợ
ra quyết định

Các giao dịch
kinh doanh

Hệ thống
xử lý
giao dịch

CSDL
tác nghiệp

Chương 6

CSDL các
giao dịch
hợp lệ

Danh
sách các giao
dịch bị lỗi

HTTT
quản lý

CSDL

ứng dụng

báo cáo chi tiết (doanh thu)
Báo báo ngoại lệ
Báo cáo yêu cầu
Báo cáo chỉ thị
Các báo cáo
định kỳ

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ hỗ trợ
điều hành

Hệ chuyên gia


6.1.4 Đầu vào và đầu ra của HTTT quản
lý
 Đầu vào
• Dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch

• Dữ liệu nội bộ công ty
• Dữ liệu bên ngoài công ty
 Đầu ra
• Các báo cáo
• Dữ liệu cho các hệ thống khác:
–
–
–
–

Chương 6

Hệ hỗ trợ ra quyết định
Hệ hỗ trợ điều hành
Hệ chuyên gia
.v.v.

Hệ thống thông tin quản lý


Đầu ra của HTTT quản lý
 Các báo cáo định kỳ

• Được tạo ra theo định kỳ, hoặc theo một lịch trình (hằng ngày, hằng
tuần, hằng tháng)

 Báo cáo khóa chỉ thị

• Tóm tắt các hoạt động quan trọng của ngày hôm trước
• Thường có vào lúc bắt đầu mỗi ngày

 Báo cáo yêu cầu

• Đưa ra các thông tin chính xác cho các yêu cầu của người quản lý.

 Báo cáo ngoại lệ

• Các thông tin tự động sinh ra khi có tình hình bất thường hoặc do quy
định của công tác quản lý

 Báo cáo doanh thu

• Các thông tin doanh thu trong một khoảng thời gian: Quí, 6 tháng, 9
tháng, năm, . . .

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


Ví dụ về báo cáo định kỳ
Báo cáo chi tiết tình hình bán hàng hằng ngày
Chuẩn bị: 08/10/xx
Đặt
hàng
#

ID khách
hàng

ID của
nhân viên
đại diện
bán hàng

Ngày giao

P12453

C89321

CAR

P12453

C89321

P12453

số lượng

Mục #

Giá

08/12/96

144

P1234

$3,214

CAR

08/12/96

288

P3214

$5,660

C03214

GWA

08/13/96

12

P4902

$1,224

P12455

C52313

SAK

08/12/96

24

P4012

$2,448

P12456

C34123

JMW

08J/13/96

144

P3214

$720

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


Ví dụ báo cáo khóa chỉ thị
Báo cáo khóa chỉ thị bán hàng hằng ngày

Tháng
này

Tháng trước

Năm
ngoái

Tổng số đặt hàng trong tháng

$1,808

$1,694

$1,014

Dự báo bán hàng trong tháng

$2,406

$2,224

$2,608

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


Ví dụ về báo cáo theo yêu cầu

Báo cáo tóm tắt tình hình bán hàng hằng ngày của nhân viên đại diện bán hàng
Chuẩn bị: 08/10/xx
ID của nhân viên đại diện bán hàng

Thành tiền

CAR

$42,345

GWA

$38,950

SAK

$22,100

JWN

$12,350

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


Ví dụ về báo cáo ngoại lệ
Báo cáo ngoại lệ bán hàng hằng ngày – những đơn đặt hàng trên $10,000
Chuẩn bị: 08/10/xx

Đặt
hàng#

ID khách
hàng

số
lượng

mẫu #

Thành
tiền

P12453

C89321

CAR

08/12/96

144

P1234

$13,214

P12453

C89321

CAR

08/12/96

288

P3214

$15,660

P12453

C03214

GWA

08/13/96

12

P4902

$11,224

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Chương 6

ID Nhân Ngày giao
viên đại
diện bán
hàng

Hệ thống thông tin quản lý


Ví dụ báo cáo doanh thu
Doanh thu trong quý 1 (hàng triệu)

Chương 6

Thực tế
(P0)

dự đoán
(P1)

sự chênh lệnh
(P0-P1)/P1

Tháng 1

$12.6

$11.8

6.78%

Tháng 2

$10.8

$10.7

0.93%

Tháng 3

$14.3

$14.5

-1.38%

Tháng 4

$12.8

$13.3

-3.00%

Hệ thống thông tin quản lý


6.2 MIS và công nghệ Web
 Xây dựng các hệ thống thông tin dựa trên
công nghệ Web
 Dữ liệu có thể được thực hiện từ các hệ
thống thông tin quản lý dựa trên mạng
intranet của công ty
 Nhân viên có thể sử dụng các trình duyệt

và máy PC của họ để truy cập vào dữ liệu
Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


Lưu đồ hệ thống
 MIS là hệ thống tích hợp các hệ thống
thông tin chức năng con, nhằm hỗ trợ thực
hiện chức năng khác nhau cho mỗi khu
vực.

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


Internet
Internet

Tổ

chức của
HTTTQL
HTTTQL
tài chính

Các

giao dịch

kinh doanh

Hệ

thống xử lý
giao dịch

HTTTQL
sán xuất
CSDL của các
giao dịch
hợp lệ

Các

giao dịch
kinh doanh
CSDL
bên ngoài
Extranet
Extranet

Chương 6

Báo cáo doanh thu
Báo cáo ngoại lệ

HTTTQL
makerting
HTTTQL

nguồn
nhân lực
Hệ thống
khác

Hệ thống thông tin quản lý

Báo cáo yêu cầu
Báo cáo chỉ thị
Báo cáo định kỳ


6.2.1 HTTT quản lý tài chính
 Cung cấp thông tin tài chính cho tất cả các
nhà quản lý tài chính trong một tổ chức

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


CSDL bên trong

CSDL

bên ngoài

HTTT hỗ trợ
ra quyết định
tài chính

Các giao dịch
kinh doanh
HT xử lý
giao dịch

CSDL các
giao dịch
hợp lệ
cho mỗi TPS

Các giao dịch
kinh doanh

Internet,
Internet,
Extranet
Extranet

HTTT QL
tài chính

Báo cáo tài chính

CSDL
Tác nghiệp

Sử dụng và quản lý quỹ
Kiểm soát các số liệu

thống kê tài chính
Các giao dịch
kinh doanh

Chương 6

Nhà cung cấp,
khách hàng

Hệ thống thông tin quản lý

CSDL các
ứng dụng
tài chính

Hệ chuyên gia
tài chính


Đầu vào cho hệ thống Thông tin
tài chính
 CSDL bên trong
 Các kế hoạch chiến lược hay chính sách của công ty
 Các mục tiêu tài chính và các nhu cầu thường xuyên của các
dự án tài chính.

 CSDL bên ngoài
 Các báo cáo hàng năm và báo cáo tài chính của các đối thủ
cạnh tranh

 Bản ghi tổng hợp các tin tức.

 Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)
 Thu thập các thông tin tài chính quan trọng từ các TPS

• Tiền lương nhân viên, các tài khoản trả, các tài khoản phải thu, sổ kế
•

Chương 6

toán tổng hợp.
Kiểm soát hàng tồn kho, Xử lý đơn hàng

Hệ thống thông tin quản lý


Những hệ thống con của HTTT
QL tài chính và đầu ra
 Các hệ thống con tài chính






Chương 6

HT kế toán
HT ngân sách
Hệ thống quản lý vốn bằng tiền

HT dự toán vốn
HT quản trị đầu tư

Hệ thống thông tin quản lý


6.2.1.1 HTTT kế toán












Chương 6

HT ghi nhận ĐĐH
HT giao hàng
HT lập hóa đơn bán hàng
HT thu quỹ
HT mua hàng
HT nhận hàng
HT thanh toán hóa đơn mua hàng
HT tiền lương
HT hàng tồn kho

HT chi phí
HT TSCĐ
HT chi quỹ
Hệ thống thông tin quản lý


Những hệ thống con của HTTT
kế toán
 Chu trình tài chính
 HT chi quỹ
 HT thu quỹ

 Chu trình cung cấp
 HT thu quỹ
 HT mua hàng
 HT nhận hàng
 HT thanh toán hóa
đơn mua hàng

Chương 6

 Chu trình tiêu thụ
 HT ghi nhận ĐĐH
 HT giao hàng
 HT lập hóa đơn bán
hàng
 HT thu quỹ

 Chu trình sản xuất

Hệ thống thông tin quản lý

 HT tiền lương
 HT hàng tồn
kho
 HT chi phí
 HT TSCĐ


Các chu trình nghiệp vụ trong HTTT
kế toán
Các chu trình nghiệp vụ trong HTTT kế toán:
 Chu trình tiêu thụ
 Chu trình cung cấp
 Chu trình sản xuất
 Chu trình tài chính

Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý


Các giao dòch

Chu
trình
tiêu
thụ

Chu

trình
cung
cấp

Chu
trình
sản
xuất

Hệ
thống
kế
toán
Chương 6

Báo cáo tài
Hệ thống thơng
tin quản lý
chính

Chu
trình
tài
chính


Chu Trình tiêu thụ
- Chức năng: ghi chép sự kiện phát sinh liên quan tạo doanh thu
- Sự kiện KTế: Nhận đơn đặt hàng, giao hàng, yêu cầu thanh
toán, nhận tiền thanh toán








Lệnh bán hàng
Phiếu gửi hàng
HĐơn bán hàng
Phiếu thu tiền
Giấy báo trả tiền
Ctừ hàng bán bị trả
lạI hoặc giảm giá
 Phân tích nợ khó đòi

HT ghi nhận ĐĐH
HT giao hàng
HT lập hóa đơn bán
hàng
HT thu quỹ

BC khách hàng
BC phân tích nợ theo
thờI gian
BC nhận tiền
Chương 6

Hệ thống thông tin quản lý

Sổ kế toán:
• Nhật ký bán hàng
• Nhật ký giảm giá
hàng bán & trả lại
• Nhật ký thu tiền
• Sổ chi tiết phải thu
khách hàng