Công tác văn thư, lưu trữ ở văn phòng ủy ban nhân dân huyện thái thụy, tỉnh thái bình hiện nay

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài:
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI BÌNH HIỆN NAY
Họ và tên sinh viên

:

Lớp

: KH13HCH3

Niên khóa

: 2012 – 2016

Thời gian thực tập

: Từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016

Địa điểm thực tập

: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh
Thái Bình

Giảng viên hướng dẫn : Thạc sĩ Doãn Minh Thắng
Giảng viên Nguyễn Hồng Vân

Hà Nội, tháng 5 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................4
PHẦN 1: MỞ ĐẦU..............................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................5
1.1. Mục đích thực tập.......................................................................................6
1.2. Nội dung thực tập.......................................................................................7
1.3. Thời gian và địa điểm thực tập...................................................................7
1.4. Báo cáo quá trình thực tập..........................................................................8
1.5. Những cơng việc đã làm trong q trình thực tập tại bộ phận Văn thư, lưu
trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy.....................................9
PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO.....................................................................11
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI
BÌNH.........................................................................................................................................11

1.1. Lịch sử hình thành....................................................................................11
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ
ban nhân dân huyện Thái Thụy...........................................................................13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI BÌNH HIỆN
NAY..........................................................................................................................................17

2.1. Cơ sở lý luận về cơng tác văn thư, lưu trữ...............................................17
2.2. Tình hình hoạt động của bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay...........................................18
2.3. Nhận xét hoạt động của bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay...........................................24

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI
THỤY, TỈNH THÁI BÌNH.......................................................................................................26

3.1. Giải pháp..................................................................................................26
3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ.......27
2


PHẦN 3: KẾT LUẬN........................................................................................28
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP..........................................................29
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN...........................................30
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................31

3


LỜI CẢM ƠN
Được sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Đào tạo Học viện Hành chính Quốc
gia, tiếp thu những yêu cầu và nội dung mà Ban Đào tạo đã triển khai tới tồn
thể sinh viên khóa 13 tại Học viện, em đã tham gia thực tập tại Bộ phận văn thư,
lưu trữ thuộc Văn Phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình từ
ngày 28/3 - 20/5/2016.
Trong thời gian trực tiếp về thực tập, được sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều
kiện của cấp lãnh đạo, các bác, các anh chị cán bộ, công chức tại cơ quan, em đã
được quan sát và học hỏi rất nhiều điều về nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức,
chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp của những người làm công tác
quản lý, thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước ở cơ quan hành chính cấp huyện; có
cơ hội tiếp xúc và thực hành trực tiếp các kiến thức đã học vào hoạt động thực tế
tại cơ quan.

Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công chức làm việc tại
Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thực
tập, cũng như đã cung cấp tư liệu cần thiết giúp em hoàn thành bài báo cáo thực
tập này. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cơ tại Học viện Hành
chính Quốc gia - những người đã cung cấp cho em nền tảng kiến thức lý luận vơ
cùng bổ ích trong bốn năm qua. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu
sắc đến giảng viên - Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, thạc sỹ Nguyễn Tiến Dũng và
giảng viên Nguyễn Hồng Vân đã nhiệt tình hướng dẫn em trong quá trình thực
tập, cũng như trong q trình hồn thiện báo cáo thực tập này.
Hà Nội, tháng 5 năm 2016
Sinh viên thực tập

4


PHẦN 1: MỞ ĐẦU
LỜI MỞ ĐẦU
Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công
tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trị đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ
chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong
quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài
liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết bởi đây là
những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ,
bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cịn quan trọng hơn
nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ
sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ

kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trên thực tế, công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan hành chính nhà
nước hiện nay mặc dù đã đạt được những thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu
cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống, kinh tế - xã
hội, song, ở một số cơ quan công tác này chưa thực sự chú trọng, gây ảnh hưởng
không nhỏ tới các hoạt động quản lý cũng như uy tín và hiệu quả cơng việc. Vì
vậy, trong thời gian thực tập ở Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy,
tỉnh Thái Bình, em đã chọn nội dung: "Cơng tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng
Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay” làm đề tài cho
bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình. Với điều kiện về thời gian và năng lực
bản thân, nguồn tài liệu tham khảo khơng nhiều, vì vậy bài báo cáo của em chắc
5


chắn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của
các thầy, cơ giáo.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay.
- Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong
phạm vi hoạt động của bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân
huyện Thái Thụy.
- Phương pháp nghiên cứu: Thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so
sánh dựa trên các tài liệu thu thập được...
- Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình
Chương 2: Thực trạng hoạt động của bộ phận văn thư, lưu trữ tại Văn phịng Ủy
ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình
Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn

thư, lưu trữ tại Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình
1.1. Mục đích thực tập
Thực hiện Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 của Giám
đốc Học viện Hành chính Quốc gia về việc ban hành quy chế tổ chức thực tập
cho sinh viên Đại học hành chính hệ chính quy.
Theo kế hoạch thực tập của Phịng đào tạo Học viện Hành chính.
- Mục đích chung
Tìm hiểu tổ chức, hoạt động của bộ máy nhà nước và thể chế hành chính
nhà nước.
Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của một số vị trí cơng việc
của cán bộ, cơng chức nhà nước trong bộ máy hành chính nhà nước.
Vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng,
nghiệp vụ quản lý hành chính.
Bổ sung và nâng cao kiến thức đã học tại Học viện Hành chính.
- Mục đích thực tập tại bộ phận Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban
6


nhân dân huyện Thái Thụy:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà
nước nói chung, trong Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện nói riêng.
Khảo sát thực tiễn về cơng tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Thái Thụy; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn
tồn tại và bất cập; những nội dung cần hồn thiện trong cơng tác văn thư, lưu
trữ.
Từ những kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về công tác
văn thư, lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy đề xuất các
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Văn phịng phục
vụ cơng tác quản lý, điều hành trong giai đoạn hiện nay.
1.2. Nội dung thực tập

Nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ của cơ
quan thực tập.
Nắm vững quy trình cơng vụ trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước
nơi thực tập.
Nắm được thủ tục hành chính của cơ quan nơi thực tập, thể chế hành
chính liên quan đến cơ quan nơi thực tập.
Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan.
1.3. Thời gian và địa điểm thực tập
Địa điểm thực tập: Bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình.
Thời gian thực tập: thời gian thực tập tại bộ phận bắt đầu từ 28/3/2016 đến hết
ngày 20/5/2016.

7


1.4. Báo cáo quá trình thực tập
Thời gian

Nội dung thực tập

Cán bộ
hướng dẫn

- Làm lễ ra quân thực tập và nghe phổ biến quy
chế thực tập.
Tuần 1
(từ 28/03
đến 01/04)

- Gặp gỡ đồn thực tập và nghe giảng viên
hướng dẫn thơng qua kế hoạch thực tập.
- Liên hệ với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy

Bùi Thị
Hạnh

ban nhân dân huyện Thái Thụy, Tỉnh Thái Bình về
việc thực tập.
- Tiến hành thực tập tại bộ phận Văn thư, lưu trữ.
- Tìm hiểu nội quy, quy chế làm việc tại bộ phận Văn
Tuần 2, 3
(từ 04/4
đến 15/4)

thư, lưu trữ của huyện.
- Nhận nhiệm vụ và hồn thành cơng việc do cán bộ
hướng dẫn thực tập giao.

Bùi Thị
Hạnh

- Nghiên cứu các văn bản liên quan đến Văn
thư, lưu trữ.
- Hồn thành các cơng việc do cán bộ hướng
dẫn thực tập giao tại bộ phận Văn thư, lưu trữ.
Tuần 4, 5
(từ 19/4
đến 29/4)

- Chọn đề tài viết báo cáo và lập đề cương báo
cáo thực tập.
- Liên hệ với Chánh văn phịng, các Phó Chánh

Bùi Thị
Hạnh

văn phịng và các cán bộ, cơng chức để thu thập số
liệu viết báo cáo thực tập.

8


Thời gian

Nội dung thực tập

Cán bộ
hướng dẫn

- Tiến hành thu thập tài liệu cần thiết để viết báo
Tuần 6, 7

cáo.

(từ 02/05

- Hồn thành báo cáo sơ lược.

đến 13/5)

- Trình giảng viên hướng dẫn xem trước báo cáo

Bùi Thị
Hạnh

thực tập sơ lược.
- Nhận nhiệm vụ và hồn thành cơng việc do cán bộ
hướng dẫn thực tập giao.
Tuần 8
(từ 16/05
đến 20/5)

- Chỉnh sửa báo cáo theo hướng dẫn của Giảng viên
hướng dẫn.

Bùi Thị

- Xin ý kiến đánh giá quá trình thực tập tại cơ

Hạnh

quan thực tập.
- Nộp báo cáo.

1.5. Những công việc đã làm trong quá trình thực tập tại bộ phận Văn
thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy
Trong q trình thực tập tại Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thái
Thụy, em đã được thực hiện một số công việc cụ thể liên quan, bao gồm:
+ Sắp xếp, phân loại các loại tài liệu, văn bản theo thứ tự của năm để lưu

trữ;
+ Tiếp nhận cơng văn đến, chuyển cho Phó Chánh Văn phịng xử lý, sau
đó photo và gửi cho đối tượng được phân phối theo tờ giấy đính kèm;
+ Vào sổ văn bản đi, đóng dấu, cho vào phong bì gửi đi các cơ quan hữu
quan: các xã, cơ quan tổ chức trên địa bàn huyện, gửi lên tỉnh Thái Bình;
+ Hàng ngày, scan các văn bản đến trong tuần, đưa lên mạng văn phòng
của Ủy ban nhân dân huyện để lãnh đạo và các phòng ban tiện theo dõi;

9


+ Buổi chiều đưa công văn và các tài liệu cho các phòng ban trong Ủy
ban;
+ Nghiên cứu tài liệu, các báo cáo phương hướng, tổng kết công tác Văn
thư, lưu trữ của đơn vị trong giai đoạn từ năm 2014 đến hết tháng 3 năm 2016;
+ Chuẩn bị tài liệu, làm cơng tác tiếp tân khi có khách hay có các cuộc
họp tại Ủy ban;
+ Ngồi ra, em được giao cho soạn báo cáo công tác tháng 4/2016 dựa
trên các báo cáo cơng tác của các phịng chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện và 01 công văn thông báo "Nghỉ bù ngày giỗ Tổ 10/3".

10


PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI
THỤY, TỈNH THÁI BÌNH
1.1. Lịch sử hình thành
Huyện Thái Thụy với diện tích 2568 km 2; dân số 267012 người (Năm
2015); nằm ở phía Đơng Bắc tỉnh Thái Bình, phía Đơng giáp biển Đơng, phía

Nam và Đơng Nam giáp huyện Tiền Hải, phía Tây Nam giáp huyện Kiến
Xương, phía Tây giáp huyện Đơng Hưng, phía Tây Bắc giáp huyện Quỳnh Phụ.
Về phía Bắc, Thái Thụy giáp với các huyện của thành phố Hải Phòng: Vĩnh Bảo,
Tiên Lãng.
Về hành chính, huyện Thái Thụy được thành lập ngày 17/6/1969 bởi hai
huyện cũ là Thụy Anh và Thái Ninh. Huyện Thái Thụy bao gồm 47 xã và thị
trấn Diêm Điền. Hiện nay, huyện có kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái
Bình ngày 03/10/2007 về việc tách đơi huyện như trước.
Huyện Thái Thụy có nhiều địa điểm du lịch nghỉ mát như bãi biển Cồn
Đen (thuộc xã Thái Đô), rừng ngập mặn ven biển Thụy Xuân - Thụy Trường,
ngồi ra trong huyện cũng có rất nhiều khu du lịch văn hóa nổi tiếng của tỉnh
Thái Bình như: đài tưởng niệm Nguyễn Đức Cảnh, hội đền Hệ xã Thụy Ninh...
Khí hậu Thái Thụy thuộc vùng đặc trưng của khí hậu nhiệt đới ven biển
Bắc Bộ, chịu ảnh hưởng của gió mùa. Địa hình đồng bằng dun hải sơng
Hóa, sơng Diêm Hộ, sơng Trà Lý chảy qua. Nhờ đó Thái Thụy có thế mạnh phát
triển nơng nghiệp: trồng lúa nước, lạc, cói, khoai lang, thuốc lào..., ngành chế
biến, ni trồng thủy sản, nước mắm nổi tiếng Diêm Điền.
Từ năm 2001 đến nay, Thái Thụy chuyển đổi được 600 ha đưa tổng diện
tích ni trồng hải sản tồn huyện đạt 1.490 ha, bình qn mỗi năm tăng 8,12%.
Diện tích tăng nhưng phần lớn nơng dân vẫn ni trồng theo hình thức quảng
canh cải tiến, thiếu bền vững. Thái Thụy có 390 tàu khai thác hải sản với tổng
công suất trên 27.000 CV, trong đó tàu tầm trung và tàu xa bờ có 160 tàu. Tồn
11


huyện có khoảng 150 phương tiện, với năng lực vận tải khoảng 130 ngàn tấn,
thu hút khoảng 3.000 lao động tham gia và là đội tàu mạnh so với các huyện ven
biển khu vực miền Bắc...
1.2. Tổ chức bộ máy hành chính
Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy do Hội đồng nhân dân huyện Thái

Thụy bầu ra theo quy đinh của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003. Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy là cơ
quan quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng nhân dân huyện và cơ quan hành chính Nhà nước cấp trên về việc tổ chức
thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện đề ra và Uỷ ban nhân
dân tỉnh Thái Bình giao cho.
Uỷ ban nhân dân huyện hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
ở địa phương, góp phân đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính Nhà nước từ Trung ương đến địa phương.
Tổ chức cơ quan chuyên môn Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy gồm:
Văn phòng Uỷ
ban nhân dân

Phòng Lao
động - Thương
binh và xã hội

Phịng Tài chính
- Kế hoạch

Phịng Cơng
thương

Phịng Nội vụ

Phòng Giáo

dục và Đào tạo

Ủy ban nhân dân

Thanh tra
Huyện

Phòng Y tế

Phịng Văn hóa
và Thơng tin

Phịng Tài
ngun và Mơi
trường
Phịng Nơng
nghiệp và phát
triển nơng thơn

Phịng Tư
pháp

Sơ đồ tổ chức cơ quan chun môn

12


1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy
1.3.1. Chức năng

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy là cơ quan chuyên môn
của Uỷ ban nhân dân huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp
cho hoạt động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của
Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện.
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và
phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện; bố trí cơng chức làm
việc theo chế độ chun viên giúp thường trực Hội đồng nhân dân - Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế,
văn hóa, xã hội, thi đua, khen thưởng, dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc phịng.
- Văn phịng Uỷ ban nhân dân huyện có tư cách pháp nhân, trụ sở làm
việc và con dấu riêng.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Hội đồng nhân dân - Uỷ
ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện đảm bảo chủ trương, đường lối
của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước.
- Xây dựng các chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân - Uỷ ban
nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn
đốc các cơ quan chuyên môn thuộc Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện
và các xã thực hiện chương trình cơng tác đó.
- Theo dõi các phịng ban chun mơn thuộc Uỷ ban nhân dân trong việc
chuẩn bị các đề án và tham gia góp ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức
trong quy trình soạn thảo các đề án đó.
- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc
để Uỷ ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định.
13


- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân với Hội đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân huyện
với Uỷ ban mặt trận tổ quốc và các đoàn thể, các cơ quan trực thuộc Hội đồng
nhân dân huyện, các cơ quan đóng trên địa bàn huyện.
- Phối hợp với Thanh tra huyện trong việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết
đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức việc công bố truyền đạt các quy định của pháp luật, Nghị quyết
của Hội đồng nhân dân, Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân huyện, cấp
trên đến các ngành, các cấp, các phòng ban và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện đó.
- Tổ chức phục vụ hoạt đơng của các kỳ họp của Ủy ban nhân dân, các
phòng ban chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, các Đồn thể, với các đại
biểu Hội đồng nhân dân tỉnh.
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các
điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo huyện đón tiếp các đồn khách trong,
ngồi huyện đến thăm, làm việc tại huyện theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ cơng chức Hành chính, tài sản của Văn
phịng Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được Ủy ban nhân dân và Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện phân công theo sự cần thiết hoặc được ủy nhiệm.
- Ngoài ra Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện cịn có trách nhiệm giúp đỡ
Văn phòng Ủy ban nhân dân các xã về chun mơn, nghiệp vụ cơng tác văn
phịng.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ
trưởng theo sơ đồ sau:

14


Chánh

Văn phịng

Phó Chánh
Văn phịng

Bộ phận
một cửa,
tiếp dân

Bộ phận
kế tốn,
thủ quỹ

Phó Chánh
Văn phịng

Bộ phận
biên tập,
tổng hợp

Bộ phận
văn thư,
lưu trữ

Phó Chánh
Văn phịng

Bộ phận
bảo vệ

Bộ phận
lái xe

* Chánh Văn phòng - đ/c Lê Văn Nghiên
- Là thủ trưởng, chủ tài khoản cơ quan, chịu trách nhiệm trước Thường
trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện trong việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
- Phụ trách chung, lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động của
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện. Trực tiếp tham mưu, đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện Quy chế hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện.
- Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xử lý, tổng hợp, báo cáo tình hình
hoạt động trong tuần và dự kiến chương trình kế hoạch cơng tác tuần sau để
Thường trực Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, lãnh đạo UBND huyện phê duyệt.
Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện về việc cung cấp thông tin cho
cơ quan báo, đài theo quy định.
- Theo dõi, đôn đốc và khâu nối, phối kết hợp Văn phòng Huyện ủy, các
cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân
các xã, thị trấn thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác đã được phê duyệt.
* Phó Chánh Văn phịng gồm các đồng chí: Nguyễn Quang Vinh, Phạm
Anh Tuấn, Đỗ Thị Thủy
- Giúp việc cho Chánh Văn phòng, thực hiện một số lĩnh vực nhất định
theo sự phân cơng của Chánh Văn phịng.
15


- Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các nội dung công việc
thuộc lĩnh vực được phân công, tham gia ý kiến về những cơng việc chung của
Văn phịng, liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên về những phần việc được
phân cơng.
* Các bộ phận của Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ giúp

lãnh đạo của mình trong việc giải quyết cơng việc hàng ngày

16


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI
THỤY, TỈNH THÁI BÌNH HIỆN NAY
2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ
2.1.1. Khái niệm
Công tác văn thư là tồn bộ các cơng việc về xây dựng, ban hành văn bản,
tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ
quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách,
pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các
ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Công tác lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.1.2. Nội dung
Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên
có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần tổ chức và tiến hành công tác
văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư bao gồm những cơng việc chính sau đây:
- Soạn thảo văn bản:
+ Thảo văn bản;
+ Duyệt văn bản;
+ Đánh máy, sao in văn bản;
+ Ký văn bản để ban hành.
- Quản lý và giải quyết văn bản gồm:
+ Tiếp nhận, vào sổ và chuyển giao văn bản đến;
+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi;

+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
17


Cơng tác lưu trữ bao gồm những cơng việc chính sau đây:
- Thu thập tài liệu lưu trữ
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Bổ sung tài liệu lưu trữ
- Thống kê tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Xây dựng công cụ tra cứu
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Từ những nội dung trên, có thể thấy cơng tác văn thư, lưu trữ có những
tính chất và đặc điểm sau:
- Mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật;
- Mang tính chính trị cao;
- Liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức;
- Công tác văn thư, lưu trữ không phải một ngành hay một lĩnh vực hoạt
động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội,
mà là những cơng việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt
động quản lý của từng cơ quan, tổ chức.
2.1.3. Mục đích, ý nghĩa
- Đảm bảo thơng tin trong hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng cơng tác của cơ quan.
- Có tác dụng phịng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ.
- Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.

2.2. Tình hình hoạt động của bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phịng
Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay
2.2.1. Phân cơng nhiệm vụ
Đồng chí Bùi Thị Hạnh chịu trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ; quản
lý văn phòng phẩm; tiếp nhận, quản lý văn bản đi - đến trên mạng văn phòng
18


liên thông tỉnh; quản lý sử dụng 01 máy photocopy và máy in phục vụ một số
văn bản thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện và lãnh đạo
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
2.2.2. Thời gian làm việc
Bộ phận Văn thư, lưu trữ làm việc theo giờ hành chính từ thứ hai đến
hết ngày thứ sáu hàng tuần.
Thời gian làm việc:
Mùa hè:
- Sáng từ 07h00’ đến 11h30’
- Chiều từ 13h30’ đến 17h00’
Mùa đông:
- Sáng từ: 07h00’ đến 11h30’
- Chiều từ 13h00’ đến 16h30’
2.2.3. Kết quả thực hiện cơng tác Văn thư, lưu trữ tại Văn phịng Ủy
ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay
Từ năm 2014, Bộ phận Văn thư lưu trữ tiếp nhận và triển khai Luật Văn
thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân tỉnh, tham gia lớp tập huấn và hồn thiện các
điều kiện hoạt động của cơng tác văn thư lưu trữ, đưa công tác này đi vào hoạt
động có nề nếp theo quy định của Luật.
Cơng tác triển khai, phổ biến các văn bản của Nhà nước gồm có: Luật
Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số
điều của luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012, Thông tư số 14/2011 của Bộ Nội vụ

về cơng tác văn thư lưu trữ; hình thức phổ biến: lồng ghép với các hội nghị và
các buổi giao ban.
Hàng tháng, hàng quý, hàng năm đều có báo cáo sơ kết, tổng kết công tác
Văn thư lưu trữ của Văn phòng và đề ra những phương hướng, giải pháp cụ thể
để hoạt động này đạt hiệu quả cao.
Kết quả thực hiện nghiệp vụ công tác Văn thư:

19


Ủy ban nhân dân huyện đã ban hành và gửi đi với số lượng văn bản được
thống kê lại dưới bảng sau:
(Đơn vị: văn bản)
Loại văn bản

Năm 2016

Năm 2014

Năm 2015

Quyết định

5513

3143

592

Cơng văn

Tờ trình
Thơng báo
Báo cáo
Kế hoạch
Cơng điện
Chỉ thị

1015
280
105
116
61
9
10

1222
516
231
174
98
14
13

315
79
48
40
45
6
4

( Từ T1-12/5/2016)

+ Được duy trì, thường xuyên thực hiện tốt, đáp ứng yêu cầu của việc lãnh
đạo, chỉ đạo điều hành.
+ Lập hồ sơ công việc hàng năm, đây là công việc hoàn toàn mới theo quy
định của Luật, được coi là nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư lưu trữ, Ủy
ban nhân dân huyện đã tiến hành mở hồ sơ đúng theo quy định, trình tự của
Luật.
Kết quả thực hiện nghiệp vụ công tác Lưu trữ:
Công tác lập hồ sơ, nộp lưu đã được thực hiện chặt chẽ, đúng quy định:
- Cán bộ Văn phịng đã chỉ đạo cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của
mình.
- Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính, người được giao trách
nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới và tổ chức thực hiện việc lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.
Cụ thể:
20


- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu:
+ Cuối năm, đơn đốc các phịng chức năng lập danh mục hồ sơ mới, đồng
thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu
những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ
quan.
+ Trong q trình chỉ đạo cơng tác của cơ quan, thủ trưởng hoặc trưởng
phịng Hành chính phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao

cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản Danh mục hồ sơ. Kiểm tra việc bàn
giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi cơng tác.
- Hồ sơ lập xong được để lại phịng cơng tác 1 năm để theo dõi, nghiên
cứu khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau, các đơn vị tập trung những hồ sơ đã
giải quyết xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ và tiến
hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng
đã làm thủ tục mượn lại.
- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước cơ
quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị
vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, các
phòng xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, kèm
theo 2 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức năng,
hết hạn thì đánh giá lại. Nếu khơng cần lưu thêm thì làm thủ tục loại hủy.
- Cán bộ lưu trữ đã thực hiện:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu.

21


+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Khi giao nhận hồ sơ, đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu
đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì u cầu phịng chức năng có hồ sơ bổ sung cho
đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu.
- Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ

sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê và
sắp xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng.
- Hàng năm, các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong q trình
theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về cơng việc đó,
thống kê tất cả các hồ sơ của đơn vị mình hoặc những hồ sơ hình thành trong
quá trình giải quyết cơng việc của mình vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời
hạn quy định.
+ Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu
đã đến hạn nộp lưu đã lập danh mục các hồ sơ, tài liệu đó gửi cho lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
+ Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay
chuyển công tác đều bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
+ Khi giao nộp tài liệu, lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”.
+ Đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ một bản.
Kết quả thu được tại kho lưu trữ của Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện,
về cơng tác bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu: Đã chỉnh lý và đưa vào lưu trữ được
120 mét tài liệu của hai cơ quan phịng Tài chính - Kế hoạch và Văn phịng Ủy
ban nhân dân huyện.
2.2.4. Ứng dụng cơng nghệ thông tin trong thực hiện công tác Văn thư,
lưu trữ
Cơng tác văn thư có chức năng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý
của Ủy ban nhân dân huyện. Như vậy, công tác văn thư, lưu trữ luôn gắn với
22


thông tin. Thông tin văn bản luôn là đối tượng mà những người làm công tác
văn thư, giấy tờ phải xử lý. Do đó, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng
tác này là một u cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành

chính văn phịng.
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin sẽ đảm bảo thơng tin đầy đủ, chính xác,
nhanh chóng, kịp thời, hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo trong việc ra quyết định và
điều hành công tác; cho cán bộ, viên chức trong nghiên cứu, giải quyết cơng
việc của mình. Nhờ đó, hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện sẽ được
nâng cao, điều kiện lao động của cán bộ, viên chức làm công tác công văn giấy
tờ sẽ được cải thiện; giúp họ nâng cao được hiệu suất chất lượng công tác; đồng
thời tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, hiện đại trong cán bộ,
viên chức trong Ủy ban nhân dân huyện.
Việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư nói riêng, cơng
tác hành chính văn phịng nói chung, sẽ tạo điều kiện để làm tốt việc cung cấp
dịch vụ hành chính cho người dân và cho xã hội. Nhờ đó góp phần thắt chặt mối
quan hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, giảm bớt công văn,
giấy tờ và hạn chế được tệ quan liêu trong các cơ quan.
Công nghệ thông tin đã được Bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện Thái Thụy ứng dụng trong những khâu sau:
- Soạn thảo văn bản: việc soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân huyện
đã được thực hiện hồn tồn trên máy tính; việc in sao cũng đã có máy móc hỗ
trợ;
- Quản lý văn bản: Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, Ủy
ban nhân dân huyên Thái Thụy đã lập một trang web mạng văn phịng. Cơng văn
đi cũng như công văn đến, sau khi xử lý xong sẽ được scan và đưa lên mạng văn
phịng. Điều đó giúp cho việc lưu trữ cũng như quản lý công văn được tốt hơn,
khi cần tìm lại sẽ dễ dàng hơn phương pháp truyền thống;
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp
thông tin cho nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan. Cũng nhờ ứng dụng của mạng
23


văn phòng mà việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thơng tin giữa các Văn phịng

Ủy ban nhân dân huyện với các phịng ban chun mơn và giữa các phịng ban
chuyên môn được thực hiện một cách dễ dàng hơn.
Để đảm bảo thực hiện có hiệu quả việc ứng dung công nghệ thông tin vào
công tác văn thư, lưu trữ thì Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện cần có những
biện pháp cụ thể như:
+ Tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ, viên chức;
+ Xây dựng các chương trình phần mềm tối ưu về cơng tác văn thư áp
dụng thống nhất trong các cơ quan nhà nước;
+ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý của từng cơ quan và Nhà nước nói
chung.
2.3. Nhận xét hoạt động của bộ phận Văn thư, lưu trữ tại Văn phịng
Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình hiện nay
2.3.1. Ưu điểm
- Có sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, các đơn vị
phòng ban trong Ủy ban nhân dân huyện về việc triển khai thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ.
- Đã làm tốt công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản nhà nước công
tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ cơng chức trong các
ngành, phịng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện. Từ đó tạo điều
kiện thuận lợi cho văn thư Văn phịng hồn thành nhiệm vụ của mình.
- Chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản ngày một hoàn thiện giúp cho
lãnh đạo, thủ trưởng các phòng ban nâng cao hiệu lực, hiệu quả năng lực tổ
chức; nhiệm vụ quản lý, điều hành của mình.
- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện đã chú trọng, quan tâm nhiều hơn đến
công tác đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp cho cán bộ làm công tác văn
thư, lưu trữ. Trong năm vừa qua, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện đã cử 03 cán
bộ văn thư đi học tại trường Chính trị tỉnh Thái Bình để nâng cao trình độ
chun mơn trong cơng tác này.
24

2.3.2. Tồn tại
- Một số phịng ban chun mơn cịn xem nhẹ, chưa thực sự quan tâm
đúng mức về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình.
- Thiếu sự phối hợp, phối hợp không thực sự hiệu quả giữa văn thư văn
phòng và văn thư thuộc các phòng chun mơn gây khó khăn trong việc giải
quyết, xử lý cũng như lưu trữ văn bản của cơ quan, đơn vị mình.
- Nhiều cán bộ cịn thiếu và yếu trình độ, kỹ năng trong việc soạn thảo (sai
thể thức), quy trình xử lý, ban hành văn bản.
- Biên chế trong hoạt động văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyên
còn thiếu cả về số lượng và chất lượng, chủ yếu vẫn là kiêm nhiệm. Vì vậy, chưa
đảm bảo được về trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công
tác văn thư.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu cho công tác
văn thư, lưu trữ: thiếu kho lưu trữ tài liệu, văn bản; trang thiết bị đã sử dụng
nhiều năm chưa được trang bị, mua sắm mới.
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại
Các cấp, các ngành, phòng ban chưa thực sự quan tâm đúng mức về công
tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị mình; chưa hồn thiện về thể chế, các văn
bản quy định, hướng dẫn về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ.
Đội ngũ cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ cịn thiếu sự đào tạo về
chun mơn, nghiệp vụ.
Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, kỹ thuật cho công tác văn thư, lưu trữ còn
hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác này, chủ yếu tận dụng những
tang thiết bị đã cũ.
Do số lượng văn bản tăng lên hàng năm nên cơng tác kiểm tra, rà sốt văn
bản thường quá tải.

25