Kỹ năng đàm phán và tổ chức cuộc họp

TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP. HỒ CHÍ MINH

Chuyên đề 16

Kĩ năng đàm phán và
tổ chức cuộc họp
GV: Lê Khánh Vân

Email:
ĐT: 01684643883


Mục tiêu
Về kiến thức: Trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về đàm phán và
tổ chức cuộc họp
Về kĩ năng: Người học có khả năng vận dụng một số kĩ năng đàm phán trong
hoạt động quản lý của mình.
Về thái độ: Tích cực vận dụng kiến thức, kĩ năng đàm phán và tổ chức cuộc
họp trong công việc của mình.


Nội dung chuyên đề
1. Khái quát chung về đàm phán
2. Một số kĩ năng cơ bản trong đàm phán
3. Các giai đoạn của một tiến trình đàm phán
4. Thực hành đàm phán
5. Tổ chức cuộc họp


1. Khái quát chung về đàm phán
1.1. Khái niệm đàm phán.

Roger Fisher và William Ury
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta muốn
từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế
nhằm đạt được thoả thuận trong khi giữa ta và phía bên kia có
những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng.


1.1. Khái niệm đàm phán
Đàm phán là quá trình giao tiếp mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành
thảo luận những mối quan tâm chung, những điểm bất đồng nhằm đi tới một
thoả thuận thống nhất.


1.2 Bản chất của đàm phán
Đàm phán là một khoa học

Đàm phán là một nghệ thuật
Đàm phán là sự thống nhất giữa hai mặt đối lập
Đàm phán là quá trình đôi bên không ngừng điều chỉnh.


1.3. Tiêu chuẩn đánh giá đàm phán thành công
Tiêu chuẩn mục tiêu: đàm phán có đạt được mục tiêu dự định hay
không.
Tiêu chuẩn hiệu quả: đạt được chi phí thấp nhất
Tiêu chuẩn mối quan hệ: tăng cường mối quan hệ giữa hai bên.


1.4. Các yếu tố để đàm phán thành công
Mục đích của đàm phán

Đối tượng đàm phán
Nội dung đàm phán
Phương pháp đàm phán
Yếu tố phản hồi
Địa điểm và thời gian


So sánh ba kiểu đàm phán
Nội dung

Mềm

Cứng

Nguyên tắc

Bạn bè

Địch thủ

Cộng sự

Giữ
Giữ được
được mối
mối quan
quan hệ
hệ

Giành

Giành được
được thắng
thắng lợi
lợi

Nhượng bộ

Đối tác nhượng bộ

Tách con người ra Vđ

Dễ thay đổi

Kiên trì giữ lập trường

Chú ý tới lợi ích

Đối tác

Mục tiêu

Giải
Giải quyết
quyết vấn
vấn đề
đề hiệu
hiệu
quả
quả

Điểm xuất phát

Lập trường

Phương án

Tìm P/a đối tác chấp
nhận

Tìm P/a có lợi cho mình

Tìm P/a có lợi cho cả hai
bên

Kết quả
Nhượng bộ trước đối tác

Khiến đối tác nhượng bộ.

Tôn trọng nguyên tắc


2. Một số kĩ năng cơ bản trong đàm phán
2.1. Kĩ năng thuyết phục
2.1.1. Khái niệm
Thuyết phục là đưa ra lý lẽ, những dẫn
chứng làm cho người khác cảm thấy đúng,
tin và làm theo.

2.1.2. Yêu cầu trong thuyết phục
Xây dựng bầu không khí thoái mái
Vị trí ngồi
Khoảng cách
Lắng nghe và tôn trọng

Hiểu và thoả mãn nhu cầu của đối tác


2.1.2. Yêu cầu trong thuyết phục
Lời nói và hành vi tích cực
Ngắn gọn, rõ ràng, tốc độ nói vừa phải.
Ngôn ngữ đối tác
Trật tự từ, ngắt giọng, nhấn giọng
Kết hợp phi ngôn ngữ


2.1.2. Yêu cầu trong thuyết phục
Thuyết phục phải có cơ sở, những luận cứ - luận chứng khoa học
Thuyết phục tác động đồng bộ tới nhận thức, tình cảm, ý chí.
Sự chân thành và nhiệt tình


2.2. Kĩ năng điều chỉnh mục tiêu ban đầu

Theo thầy (cô) tại sao phải điều chỉnh mục tiêu ban đầu ?


2.3. Kĩ năng xử lý nhượng bộ trong đàm phán

Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đó mà bạn đã giữ và
bảo vệ một cách công khai. Nhượng bộ là cái bắt buộc phải có và luôn được
trông đợi trong đàm phán.


2.4. Kĩ năng lắng nghe
2.4.1. Khái niệm
Lắng nghe là tiếp nhận thông tin qua thính giác đi kèm với trạng thái chú ý nên có khả
năng hiểu được nội dung lời nói, tình cảm, nhu cầu…của đối tác.

2.4.2.Lắng nghe hiệu quả


2.5. Kĩ năng đặt câu hỏi
2.5.1. Phân loại câu hỏi

Căn cứ vào cách đặt câu hỏi

Câu hỏi đóng

Câu hỏi mở


2.5.2. Yêu cầu đặt câu hỏi hiệu quả
Nên bắt đầu bằng câu hỏi dễ.
Nên sử dụng nhiều câu hỏi mở.
Kiên trì trong quá trình đặt câu hỏi.
Đặt câu hỏi đơn ý, ngắn gọn, rõ ràng.
Chuẩn bị câu hỏi từ trước.

2.6. Kĩ năng xử lý bế tắc trong đàm phán
2.6.1. Khái niệm
Bế tắc là tình huống mà trong đó lập trường của hai phía có sự khác biệt
nhất định, cả hai bên đều có cảm giác không thể nhượng bộ tiếp được nữa,
cuộc đàm phán có thể dẫn tới bế tắc.


2.6.2. Kĩ năng giải quyết bế tắc trong đàm phán
Tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường
Đưa ra các phương án để cùng đạt được mục đích
Sử dụng các tiêu chuẩn khách quan để tiến hành đàm phán


2.6.2. Kĩ năng giải quyết bế tắc trong đàm phán
Đánh vào điểm và nhân vật chủ chốt
Lấy nhu thắng cương
Tạm thời nghỉ giải lao


3. Các giai đoạn của một tiến trình đàm phán
3.1. Chuẩn bị đàm phán
“Biết mình, biết người”.
Chuẩn bị kế hoạch đàm phán, Xác định mục tiêu đàm phán.
Chuẩn bị nhân sự
Dự kiến những phương án thay thế
Địa điểm đàm phán
Thời gian đàm phán

3. Các giai đoạn của một tiến trình đàm phán

3.2. Mở đầu đàm phán.
Gây ấn tượng tốt đẹp ban đầu trong đàm phán.
Tạo không khí đàm phán thuận lợi.
Tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp trên bàn đám phán.


3.3 .Giai đoạn thực chất
Thảo luận nội dung đàm phán cụ thể
Giải quyết mâu thuẫn trong đàm phán

Cao

Quyền lợi đối tác

Thoả hiệp

Thương lượng

Cộng tác

Né tránh

Thấp

Tranh đua

Quyền lợi ta

Cao


3.4. Kết thúc đàm phán

Trường hợp đạt được thoả thuận
Trường hợp không đạt được thoả thuận