Đổi mới mô hình quản lý trong tổ chức hiện tại sở KH đt lào cai

Chủ đề: Đổi mới mô hình quản lý trong tổ chức hiện nay đang làm việc...

Bài làm:
1. Vài nét về đơn vị nơi đang làm việc:
Hiện nay tôi đang công tác tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Đây là cơ quan
chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Lào Cai; tham mưu, giúp
UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư bao gồm
các lĩnh vực: tham mưu tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế – xã
hội; tổ chức thực hiện và kiến nghị, đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế –
xã hội trên địa bàn tỉnh; đầu tư trong nước, nước ngoài ở địa phương; quản lý
nguồn hỗ trợ phát triển chính thức ODA, đấu thầu, đăng ký kinh doanh trong phạm
vi địa phương; về các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy định của
pháp luật; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND tỉnh
và quy định của pháp luật. Sở Kế hoạch và Đầu tư chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác quản lý của UBND tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Bộ máy tổ chức: Bao gồm Ban giám đốc (Giám đốc và các Phó giám đốc) và
các phòng ban chuyên môn: Văn phòng Sở, Phòng Thanh tra, Phòng Tổng hợp,
phòng Kinh tế ngành, phòng Văn hóa-Xã hội, phòng Kinh tế Đối ngoại, phòng
Thẩm định, phòng Pháp chế, Phòng Đăng ký kinh doanh, Ban quản lý dự án ODA.
Biên chế 70 cán bộ công chức, viên chức, hợp đồng lao động.
Chức năng, nhiệm vụ của Sở do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định
(theo hướng dẫn khung của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và quy định của UBND tỉnh),

1


chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn thuộc Sở do Giám đốc quy
định cụ thể trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
2. Sự cần thiết phải thay đổi một số lĩnh vực trong hành vi tổ chức tại
đơn vị:

Với cơ cấu, bộ máy tổ chức của đơn vị được quy định như vậy, ưu điểm là
tính ổn định cao; việc giải quyết theo các quy trình quy định nên luôn đảm bảo tính
thông suốt trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo chức
năng nhiệm cụ quy định. Tuy nhiên điểm hạn chế lớn nhất đó là sức ỳ; tức là chỉ
một bộ phận cán bộ nhân viên trong cơ quan (chiếm khoảng dưới 50%) luôn vất vả,
bận rộn hơn những cán bộ còn lại để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chung ; song kể cả
những người này tính sáng tạo cũng chưa nhiều; số cán bộ nhân viên còn lại hầu
như chỉ thực hiện mang tính thống kê, theo dõi mà ít mang tính sáng tạo. Cán bộ
lãnh đạo thực hiện theo chế độ bổ nhiệm và ít chú ý sự sự cạnh tranh “sòng phẳng”
về chuyên môn; kỹ năng về lãnh đạo, quản lý chủ yếu tự học và ít được đào tạo bồi
dưỡng một cách bài bản nên thường lúng túng khi chỉ đạo, điều hành trong thời
gian đầu...
Thực hiện chủ trương của Nhà nước Việt Nam về cải cách hành chính, mà
một trong những nhiệm vụ trọng tâm là cải cách về thủ tục hành chính; hướng đến
một nền hành chính hiện đại, mà trong đó một số cơ quan hành chính nhà nước
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ có tính chất phục vụ và kết quả đầu ra chính là
mục tiêu, nhiệm vụ nhà nước giao cho với sự hài lòng của khách hàng (là những
đối tượng phục vụ của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ quy định). Điều này đòi
hỏi cần phải có sự thay đổi tư duy về các hoạt động của đơn vị đến việc đổi mới tổ
chức bộ máy và cơ chế hoạt động trong cơ quan; nâng cao nhận thức của từng cá
nhân, trong đó đề cao vai trò của người lãnh đạo, quản lý; kỹ năng quản lý và thực
hiện công vụ; môi trường làm việc; văn hóa cơ quan; quyền hạn và lợi ích ...
2


Qua nghiên cứu các nội dung của môn học “Quản trị hành vi tổ chức”, bản
thân tôi đã nhận thức được về sự cần thiết phải thay đổi trong các cơ quan hành
chính nhà nước nói chung và đối với cơ quan Sở kế hoạch và Đầu tư nơi tôi đang
làm việc nói riêng để đáp ứng các yêu cầu theo xu hướng chung đó.

3


3. Một số nội dung về thay đổi hành vi tổ chức trong đơn vị:
- Trước tiên của việc thay đổi hành vi tổ chức trong cơ quan, đó là vai trò của
người lãnh đạo, quản lý.
Song giữa người lãnh đạo và nhà quản lý có sự khác biệt đó là:
Theo xu hướng hiện nay, khái niệm lãnh đạo được hiểu là khả năng tác động,
thúc đẩy và tạo khả năng để người khác đóng góp cho sự hiệu quả và thành công
chung của các tổ chức mà họ là thành viên. Theo khái niệm này, lãnh đạo không bị
giới hạn ở khu điều hành, bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể là một nhà lãnh đạo.
Cũng theo quan điểm này, người lãnh đạo hiệu quả phải đào tạo và trao quyền cho
các nhân viên thực hiện các vai trò lãnh đạo. Người lãnh đạo có năng lực là biết
giảm đi cái tôi và nuôi dưỡng tinh thần lãnh đạo của người khác.
Còn đối với nhà quản lý là đi kèm với quyền lực chính thống trong tổ chức.
nhà quản lý sử dụng quyền lực được tổ chức giao cho để yêu cầu cấp dưới thực
hiện các công việc nào đó theo mục tiêu của tổ chức và những người cấp dưới có
nghĩa vụ làm theo điều người quản lý bảo.

Tóm tắt một số đặc trưng so sánh giữa một nhà lãnh đạo và một nhà quản lý
Tiêu chí

Lãnh đạo

Quản lý
4


Bản chất

Thay đổi

Ổn định

Tập trung

Lãnh đạo con người

Quản lý công việc

Có

Người đi theo

Cấp dưới/Nhân viên

Tìm kiếm

Tầm nhìn

Mục tiêu

Mức độ cụ thể

Định hướng

Lên kế hoạch cụ thể

Quyền lực

Uy tín cá nhân

Quyền lực chuẩn tắc

Tác động đến

Trái tim

Trí óc

Năng lượng

Đam mê

Điều khiển

Mức độ năng động

Chủ động đi trước

Bị động, phòng vệ

Thuyết phục

“Bán” ý tưởng

“Bảo” người khác làm
theo

Phong cách

Chuyển đổi tâm lý con

Áp đặt tâm lý con người

người
Trao đổi

Niềm hăng say làm việc

Tiền – Công việc

Rủi ro

Chấp nhận – tìm kiếm rủi

Tối thiểu hóa rủi ro

ro
Nguyên tắc

Phá bỏ nguyên tắc

Lập ra nguyên tắc

Xung đột

Sử dụng xung đột

Tránh xung đột

Định hướng

Đường mới

Đường đã có

Đổ lỗi

Nhận lỗi về mình

Đổ lỗi cho người khác

(Tham khảo tại www.saga.vn)
Theo khái niệm về lãnh đạo và quản lý nêu trên, hiện nay tại tổ chức nơi tôi
đang làm việc, người lãnh đạo thường thiên về quản lý là chủ yếu; Đây cũng là đặc
điểm chung trong đa số các cơ quan quản lý hành chính nhà nước hiện nay. Tuy
nhiên về mặt hạn chế cho đến nay đã bộc lộ, đó là: Hạn chế tính sáng tạo của nhân
viên; ít tạo động lực cho sự thay đổi; số lượng nhân viên làm việc không hiệu quả
còn chiếm tỷ lệ cao... dẫn đến chất lượng về kết quả đầu ra chậm cải thiện và ảnh

5


hưởng không nhỏ đến hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước, chưa đáp ứng
được nhu cầu của xã hội theo xu thế phát triển hiện nay.
Do vậy sự cần thiết phải thay đổi trong phong cách lãnh đạo đang là một yêu
cầu, đòi hỏi cần sớm thực hiện trong tổ chức nơi tôi đang làm việc hiện nay.
- Một yếu tố rất quan trọng khác đó là văn hóa tổ chức, đây là động lực quan
trọng thúc đẩy cán bộ, nhân viên thực thi công việc gắn với hoàn thành các mục

tiêu chung của đơn vị. Văn hóa tổ chức là hình mẫu cơ bản của các giả thiết, giá trị
và niềm tin chung, chi phối cách suy nghĩ và hành động của cán bộ, nhân viên với
các vấn đề và cơ hội mà tổ chức đang đối mặt. Nói đến văn hoá tổ chức là nói đến
giá trị và thói quen được phát triển trong suốt quá trình lịch sử của tổ chức. Những
điều này được thể hiện trong cách điều hành và hành vi ứng xử của các thành viên.
Là đơn vị có bề dày truyền thống từ khi thành lập đến nay (31/12/1945 đối
với cấp trung ương và ở địa phương sự ra đời là gắn với chính quyền địa phương),
với chức năng, nhiệm vụ được giao và cùng với sự phát triển chung của đất nước
cũng như sự thay đổi về cơ chế quản lý, trong suốt quá trình hình thành và phát
triển, sở Kế hoạch và Đầu tư - tổ chức nơi tôi đang làm việc luôn là cơ quan tham
mưu đắc lực cho cấp chính quyền địa phương về hoạch định các chiến lược,
phương hướng phát triển của địa phương, đã được Đảng và Nhà nước ghi nhận
bằng các danh hiệu cao quý như Huân chương lao động hạng Nhất... Với một cơ
quan như vậy, đòi hỏi mỗi cán bộ, nhân viên luôn có sự cố gắng hoàn thành các
công việc được giao góp phần hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ chung của tổ
chức. Song hiện nay trong tổ chức việc giải quyết công việc thường theo một thông
lệ đã có và với tính cạnh tranh không cao nên nhiều cán bộ ngại thay đổi trong
phương pháp làm việc và nếu có sự thay đổi thì cũng rất chậm nếu không có sự bắt
buộc (theo luật hoặc theo yêu cầu cảu cấp trên); cùng với phong cách lãnh đạo
“truyền thống” đã làm hạn chế tính sáng tạo và động lực đổi mới trong công tác
quản lý; gần 50% nhân viên làm việc thiếu hiệu quả với tâm lý “an phận” ; trên
6


80% khối lượng công việc chính của tổ chức thường dồn vào 50% số cán bộ còn
lại. Việc đấu tranh phê bình giữa các cán bộ trong tổ chức với nhau hạn chế, nên
việc điều chỉnh, thay đổi thường chậm. Việc thay thế cán bộ là vấn đề rất khó khăn
vì quy định chung của pháp luật đối với cán bộ thuộc cơ quan hnahf chính nhà
nước.
Với yêu cầu đổi mới để đáp ứng xu thế phát triển trong giai đoạn hiện nay, sự

cần thiết phải phá vỡ văn hóa truyền thống là tâm lý ngại thay đổi, đó là bằng cơ
chế cạnh tranh minh bạch với các tiêu chí cụ thể, cùng với chế độ đãi ngộ thỏa đáng
(về vật chất và cơ hội thăng tiến hay sự ghi nhận kết quả được công khai nhiều
người biết đến).
- Về quyền lực và xung đột trong tổ chức; chế độ động viên khen thưởng: Do
đặc thù là cơ quan hành chính nhà nước và cùng với truyền thống tốt đẹp trong suốt
chiều dài lịch sử hình thành và phát triển, nên không có vấn đề gì lớn xảy ra trong
tổ chức. Cấp dưới luôn tôn trọng và phục tùng cấp trên theo quy chế làm việc và
phân công công tác; sự phối hợp giữa các phòng ban trong đơn vị được đảm bảo
đáp ứng nhiệm vụ chung; Song chế độ động viên khen thưởng trong đơn vị chưa
thực sự thúc đẩy tinh thần cán bộ nhân viên tích cực và sáng tạo trong công việc,
nguyên nhân là do cơ chế thi đua khen thưởng, bổ nhiệm trong hầu hết các cơ quan
nhà nước không linh hoạt.
4. Một số ý kiến đề xuất:
Qua nghiên cứu các nội dung nêu trên và liên hệ với đơn vị nơi đang làm
việc; để nâng cao hiệu quả làm việc, phát huy vai trò người lãnh đạo, quản lý; tính
sáng tạo của cán bộ nhân viên, giúp cho tổ chức không ngừng lớn mạnh nhằm
không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ cho các tổ chức, cá nhân trong các dịch
vụ hành chính công, đáp ứng được các yêu cầu đòi hỏi trong giai đoạn mới. Trên cơ
sở các nội dung kiến thức học được của môn “Quản trị hành vi tổ chức”, theo tôi

7


trong tổ chức hiện nay tôi đang làm việc cần phải thực hiện một số nội dung cơ bản
sau:
(1). Thực hiện có hiệu quả chương trình cải cách thủ tục hành chính tại tổ
chức; không ngừng chuẩn hóa, công khai các quy trình, quy định, trình tự giải
quyết công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của từng cán bộ nhân viên cũng như sự
phối hợp hiệu quả giữa các nhóm trong tổ chức và các thành viên trong một nhóm;

Sự thay đổi về phong cách lãnh đạo, quản lý trong tổ chức.
Điều này xuất phát từ các phân tích trên, đó là những tồn tại hạn chế hiện nay
tổ chức đang gặp về: Phong cách lãnh đạo, quản lý; vai trò của từng thành viên
trong tổ chức. Để kích thích sự chủ động, sáng tạo của từng thành viên trong tổ
chức, cần thiết phải xác định rõ ràng trách nhiệm, thẩm quyền của từng người; Cơ
chế phối hợp ra sao; Chuyển từ phong cách lãnh truyền thống sang phong cách lãnh
đạo mới, đó là tạo ra sự tác động, khuyến khích và tạo ra khả năng để cho mọi
thành viên trong tổ chức đóng góp cho các nhiệm vụ, mục tiêu chung của tổ chức;
Thường xuyên rà soát chức năng nhiệm vụ, cơ chế phối hợp của từng phòng, ban
(nhóm làm việc) để điều chỉnh cho phù hợp.
(2). Chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao các kỹ năng về
quản lý, lãnh đạo và chuyên môn; Rà soát sắp xếp tổ chức bộ máy tinh gọn, có đủ
năng lực; Nâng cao nhận thức cho các thành viên về văn hóa trong tổ chức theo
hướng “Chuyên nghiệp, hiệu quả và phát triển”. Xây dựng cơ chế thi đua khen
thưởng, kỷ luật thực sự là động lực cho mọi thành viên phấn đấu.
Cần thiết phải thay đổi hành vi văn hóa của tổ chức theo hướng quản lý sang
phục vụ; Đề xuất cấp có thẩm quyền phân cấp mạnh hơn về cơ chế khen thưởng, kỷ
luật, tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ nhân viên
(3). Tăng cường ứng dụng các phần mềm hỗ trợ trong công tác quản lý cũng
như công tác chuyên môn.
8


Điều này xuất phát từ việc hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động quản lý, điều hành của tổ chức hiện nay. Đây là công cụ khá hữu hiệu
nhằm quản lý được toàn diện, đầy đủ và cụ thể các thông tin về kinh tế - xã hội, đầu
tư phát triển của địa phương; song hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý
rất ít, nguyên nhân là do tâm lý ngại thay đổi, trong khi yêu cầu để triển khai việc
ứng dụng đòi hỏi khối lượng công việc lớn và sẽ rất vất vả trong thời gian đầu triển
khai.

5. Tổ chức triển khai thực hiện:
Để thực hiện được việc điều chỉnh như trên, trước hết cần vai trò của những
người lãnh đạo trong tổ chức (Giám đốc và các phó giám đốc, trưởng phó các
phòng ban chuyên môn), mà vai trò người đứng đầu là rất quan trọng; cũng như sự
tham gia ủng hộ tích cực của mọi thành viên trong tổ chức.Việc thực hiện cần bắt
đầu tư đầu năm, sau khi có sự chuẩn bị tốt về nhận thức cho tất cả mọi người và các
điều kiện cần thiết khác của tổ chức. Đây cũng là những yêu cầu lớn, đòi hỏi phải
có một quá trình và tất cả mọi thành viên được tham gia. Cụ thể các bước:
(1). Xây dựng kế hoạch triển khai, phân công trách nhiệm cụ thể: Từng bộ
phận, cá nhân được tham gia xây dựng theo định hướng, đề cương do cấp lãnh đạo
đưa ra.
(2). Tổ chức tham quan, học tập và nghiên cứu, tham khảo các mô hình hiệu
quả, phù hợp với đặc thù của tổ chức để vận dụng.
(3). Tổ chức thảo luận, bổ sung, điều chỉnh kế hoạch .
(4). Hoàn thiện kế hoạch và rà soát các điều kiện để triển khai thực hiện
trong thời gian thích hợp.
Trong các khâu trên, khâu đầu tiên có ý nghĩa quan trọng trọng việc lôi kéo
mọi người tham gia xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện sau này; khâu thứ tư
có ý nghĩa then chốt việc thực hiện có đạt mục tiêu mong muốn hay không.
9


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Cuốn sách Quản trị hành vi tổ chức (MBA) trong chương trình Đào tạo
thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế.
2. Tài liệu sưu tầm và tham khảo thêm tìm kiếm trên Google.

10