Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác soạn thảo văn bản

LỜI CẢM ƠN
Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mại Linh bên cạnh sự nỗ lực
của bản thân, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến ThS. Nguyễn Mạnh Cường - Giảng
viên hướng dẫn báo cáo tốt ngiệp, người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn và tạo
điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn đến
toàn thể quý thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, cũng như tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành đề tài
mình.
Để hoàn thành được đề tài này tôi xin cảm ơn quý Công ty Cổ phần Đầu tư Mai
Linh đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi được thực tế tìm hiểu tại Công ty đồng thời
sự nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ của cán bộ, nhân viên Công ty từ
đó tôi có cơ sở để hoàn thành đề tài của mình.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh”. Đó là sự cố gắng, nỗ
lực hết mình trong thời gian qua. Song khoảng thời gian có hạn, kinh nghiệm và
kiến thức còn chưa sâu nên trong quá trình làm đề tài chắc còn nhiều thiếu sót hoặc
chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường. Vì vậy, sự động viên, đóng góp
ý kiến của các thầy cô, các bạn sinh viên trong trường sẽ là những ý kiến quý báu
giúp đề tài được hoàn thiện hơn cũng như là bài học kinh nghiệm cho bản thân tôi.
Tôi xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Công tác soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh ” là
công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng,
không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu ”.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thông tin không chính xác và không
trung thực sử dụng trong đề tài này.

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan trên.

Hà Nội, ngày 14 tháng 06 năm
2017
Sinh viên


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động kinh doanh, thông tin có vai trò hết sức quan trọng. Có thể nói
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một phần tùy thuộc vào chất lượng của hệ
thống văn bản được ban hành. Văn bản là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện uy tín
và hình ảnh của mỗi nhà lãnh đạo nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Văn bản
ban hành ra có đạt chất lượng và đảm bảo mục đích đề ra hay không chủ yếu được
quyết định ở khâu soạn thảo và ban hành văn bản. Nếu văn bản mà soạn thảo và
ban hành văn bản không đảm bảo yêu cầu thì không những công việc giải quyết
không đạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh ngiệp.
Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp vấn đề soạn thảo và
quản lý văn bản của cơ quan doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng và cần
được quan tâm một cách đúng mực. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm
bảo hoạt động của một cơ quan, doanh nghiệp diễn ra một cách có hệ thống, đảm
bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý
hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy
việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực
vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước
nói chung.
Trong điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo

Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ có đoạn viết “Trong
một phạm vi khá lớn , công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn hay giấy tờ có làm tốt hay
không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không”
Từ yêu cầu thực tiễn trong công tác giảng dạy và học của nhà trường cũng
như sự tổng hợp kiến thức trong quá trình học tập của bản thân tôi, bằng việc tiếp
xúc thực tế và tìm hiểu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai linh tôi nhận thấy rằng,
việc nâng cao chất lượng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, mà nhất là
văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh là rất cần thiết và cấp bách.
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các
cơ quan và doanh nghiệp hiện nay, chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài “Công tác
soạn thảo và ban hành văn hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ Phần
Đầu tư Mai Linh” để làm báo cáo tốt nghiệp
2. Lịch sử nghiên cứu


Cho đến thời điểm hiện nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản,
soạn thảo và ban hành văn bản như: Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn
phòng trong các cơ quan đảng, nhà nước của GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm (Nxb
Chính trị Quốc gia 2009); Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (tái bản lần
thứ năm có sửa chữa, bổ sung) của GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị
Quốc gia, 2010), Tác giả Lưu Kiếm Thanh (2002) “ Hướng dẫn ban hành và quản
lý văn bản của doanh nghiệp”; Tác giả Nguyễn Thế Phán (2003) “ Giáo trình kỹ
thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Lao động
Xã hội;
Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án tiến sĩ như
Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực và hiệu
quả quản lý văn bản hành chính”; Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công năm
2006 của Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ
Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”;

Qua nghiên cứu các giáo trình, sách chuyên khảo, các luận văn thạc sỹ và các
công trình nghiên cứu cho thấy, việc nghiên cứu thực trạng và giải pháp về soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh là chưa
có công trình nghiên cứu nào.
3.

Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính, nội dung, thể thức và kỹ
thuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của
Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
- Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.


- Đề xuất một số giải pháp về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính để góp
phần phục vụ hiệu quả hoạt động của lãnh đạo và nâng cao chất lượng của văn bản.
4.

Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu của đề tài, tác giả thực hiện các nhiệm vụ sau
Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ và tổ chức của Công ty
Nghiên cứu các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản
- Khảo sát đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty
giai đoạn
- Đề xuất giải pháp đề nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính.
- Phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu và khảo sát Công tác
soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh từ
năm 2012 đến hết năm 2016.
Giả thuyết nghiên cứu
-

5.

6.

Nếu Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh xây dựng quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản cụ thể, logic thì góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hoạt
động và uy tín của Công ty.
7.

Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu đề tài, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp khảo sát thực tế được vận dụng để thu thập thông tin càn
thiết cho việc đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản
- Phương pháp phân tích tổng hợp được vận dụng phân tích lý luận và thực
tiễn làm sáng tỏ sự cần thiết phải nâng cao chất lượng văn bản ; nghiên
cứu, phân tích vừa khái quát , vừa cụ thể để tìm ra những cái chung , cái
riêng trong việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu
tư Mai Linh
- Phương pháp so sánh được vận dụng để đối chiếu giữa lý luận và thực
tiễn
Cấu trúc của đề tài
-

8.


Ngoài các phần Mở đầu , Kết thúc, Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo,
Phụ lục thì bố cục của bài báo cáo tốt nghiệp gồm 3 chương như sau:
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
Chương II: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.


CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI
LINH
1.1.

Khái quát về văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm về văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc độ
nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản. Dưới góc
độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt – tác giả của cuốn sách Kỹ thuật và ngôn ngữ
soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có đưa ra khái niệm:
“ Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên,
văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên
giấy mà kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục
tiêu nào đó” .
Trong sách Tiếng việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Minh và Hồng

Dân cũng có đề cập “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội
dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn
bản là dạng viết”.
Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền có đề cập
đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư như
sau: Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng tức là “Văn bản
được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định; Dưới góc độ
văn bản học thì văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn: “Khái niệm dùng để chỉ
công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức” .
1.1.2. Khái niệm về văn bản hành chính
Theo Nguyễn Minh Phương, tác giả cuốn sách Phương pháp soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính đưa ra khái niệm: “Văn bản hành chính là những
loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản
ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”.
Trong sách Soạn thảo văn bản hành chính của Ngô Sỹ Trung cũng có đề
cập: “Văn bản hành chính nhà nước là các thông tin quản lý thành văn được hình
thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã
hội”.
Như vậy có thể hiểu Văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin,


điều hành nhằm triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật (văn bản
chứa các quy tắc chung để thực hiện các văn bản luật do cơ quan quản lý hành
chính ban hành) hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình,
giao dịch, ghi chép công việc
Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính
Đặc điểm của văn bản hành chính:
1.1.3.

•

- Thứ nhất: Về thẩm quyền ban hành
+ Mỗi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và
phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính, tức là các hoạt động quản lý
bên trong (đối nội), quản lý bên ngoài (đối ngoại) và các thông tin quản lý đó chủ
yếu được văn bản hóa, hình thành nên hệ thống văn bản hành chính, do đó mọi cơ
quan, tổ chức đều có quyền ban hành văn bản hành chính.
+ Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ chức
tham gia quản lý xã hội. Ở đây nói đến chính là tất cả cá cơ quan nhà nước, các tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội
nghề nghiệp, các loại doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân.
+ Đối với các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thì được ban hành các
loại văn bản hành chính. Đối với những đơn vị, tổ chức không có tư cách pháp
nhân thì chỉ ban hành các loại văn bản để thực hiện trong nội bộ đơn vị đó (thường
gọi là văn bản nội bộ). Ví dụ như: thông báo, công văn, tờ trình, nội quy, biên
bản...v.v.
- Thứ hai: Về hiệu lực văn bản
+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh
hẹp và ít đối tượng thi hành.
+ Việc ban hành văn bản hành chính trên thực tế là chủ yếu để điều chỉnh
hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức
hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong


hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành công, văn bản đó
coi như hết giá trị. Do đó, có thể thấy, văn bản hành chính thường được áp dụng
một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, văn bản hành chính có hiệu lực thường
xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và nhiều đối tượng thi hành như là các quy chế,
quy định nội bộ của cơ quan, tổ chức.

-

Thứ ba: Về nội dung văn bản

Nội dung văn bản hành chính rất phong phú, có thể đề cập một số nội dung
chính như sau:
+ Nội dung văn bản hành chính báo cáo lên cấp trên kế hoạch công tác của
cấp dưới, kết quả thực hiện kế hoạch công tác hoặc kết quả thực thi những nhiệm
vụ, những dự án do cấp trên giao.
+ Nội dung văn bản hành chính trao đổi giải quyết những công việc giữa các
cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan theo pháp luật.
+ Nội dung văn bản hành chính phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa,
xã hội... diễn ra hằng ngày, hằng giờ trong từng cơ quan, tổ chức, trong từng địa
phương nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với Hiến pháp và pháp luật của
Nhà nước, vận dụng nội dung văn bản quy phạm pháp luật để soạn thảo.
+ Nội dung văn bản hành chính không được đề ra các chế tài pháp lý.
- Thứ tư: Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được Nhà nước quy định
trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính gồm các nội dung sau:
+ Về thể thức văn bản bao gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên
loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ


ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ
khẩn, mật; các thành phần thể thức khác; địa chỉ cơ quan, chỉ dẫn phạm vi lưu
hành, ký hiệu người đánh máy, phụ lục, số trang.
+ Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề

trang văn bản; kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản; kỹ thuật trình
bày các thành phần thể thức sao văn bản.
•

Chức năng của văn bản hành chính:
- Chức năng thông tin: Với vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin, mọi
văn bản được ban hành là nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên chức năng
thông tin là chức năng vốn có của văn bản. Trong hoạt động hành chính, việc văn
bản hoá thông tin tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng, văn bản
cũng là bằng chứng hữu hiệu cho thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo.
Thông tin trong văn bản hành chính gồm 3 dạng: Thông tin quá khứ liên
quan đến những sự việc đã được giải quyết; thông tin hiện tại liên quan đến những
sự việc đang diễn ra và thông tin tương lai mang tính dự báo, định hướng cho các
lĩnh vực trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy, văn bản hành
chính không ngừng được xây dựng trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức.
- Chức năng pháp lý: Pháp lý được hiểu một cách chung nhất là sự cho phép
của nhà nước, thể hiện thông qua các quy tắc xử sự bắt buộc thực hiện. Chức năng
pháp lý là chức năng đặc thù của văn bản quản lý xã hội. Đối với văn bản hành
chính, khi đề cập đến chức năng này cần đặt trong phạm vi là văn bản của các cơ
quan nhà nước, chức năng này được thể hiện dưới hai khía cạnh, đó là:
+ Văn bản hành chính thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong
nội bộ. Mỗi cơ quan nhà nước để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà
lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên trong cơ
quan trong từng lĩnh vực nhất định, thường được thể hiện dưới dạng các quy chế


như: Quy chế văn hóa công sở, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tiết kiệm…
+ Văn bản hành chính là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý của
lãnh đạo đối với từng trường hợp cụ thể mang tính bắt buộc thực hiện như: Quyết

định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật, v.v.
Chức năng quản lý:
Trong công tác quản lý, văn bản được sử dụng vào nhiều mục đích khác
-

nhau:
+ Thứ nhất, được sử dụng để truyền đật các quyết định quản lý, đề ra chủ trương,
chính sách, biện pháp công tác, chương trình kế hoạch.
+ Thứ hai, được dử dụng làm căn cứ để các nhà quản lý hướng dẫn, đôn đốc, kiểm
tra các đối tượng quản lý thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả. Đồng thời cũng
là các căn cứ để xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh.
1.1.4. Phân loại văn bản hành chính
• Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được cơ
quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết
các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ
chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm
pháp luật, do đó mang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định
chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban
hành quyết định hành chính cá biệt đó; trong một số trường hợp, nó cũng được ban
hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên.
Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt: Không chứa đựng quy phạm pháp
luật mà chỉ mang tính áp dụng pháp luật; chỉ đích danh đối tượng thi hành; hiệu lực
cho một lần hoặc một vài đối tượng.
•

Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công

việc cụ thể, phán ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ
quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính:
Văn bản không có tên loại: Công văn;
Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình, kế
hoạch, đề án, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu
trình..).
1.2.
Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền
Trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cần đảm bảo
-

đúng thẩm quyền, đây là yêu cầu cần được xem xét đầu tiên khi tiến hành soạn
thảo văn bản. Điều này có nghĩa là không phải mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
có thẩm quyền đều được ban hành văn bản hành chính để giải quyết tất cả
những vấn đề quản lý trong cơ quan, tổ chức.
Hơn nữa, việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải được thực
hiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cơ quan có thẩm quyền quy
định. Mỗi cơ quan đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền quy định bằng văn bản thành lập cơ quan, tổ chức đó. Văn bản
thành lập cơ quan có thể bằng Quyết định (cá biệt). Việc căn cứ thẩm quyền để
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải quán triệt thực hiện theo đúng
văn bản quy định.
Theo nguyên tắc này thì các cơ quan, tổ chức được cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền giao chức năng, nhiệm vụ gì thì việc soạn thảo văn bản phải được theo
đúng chức năng, nhiệm vụ đó.

1.2.2. Yêu cầu về nội dung
Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu về nội dung
như sau:
+ Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích. Văn bản ban hành
phải có chủ đề, có phạm vi điều chỉnh và mức độ điều chỉnh. Tính mục đích là yêu


cầu đầu tiên của mỗi văn bản cần có được.
+ Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khao học phải
được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và
nội dung phải nhất quán, bố cục chặt chẽ, đảm bảo tính hệ thống của văn bản.
+ Thứ ba, văn bản khi ban hành phải được đảm bảo tính phổ thông, đại chúng, tức
là văn bản phải được viết rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí nói chung.
+ Thứ tư, nội dung của văn bản cần đảm bảo tính thực hiện sao cho đơn giản và
chính xác nhất.
+ Thứ năm, nội dung của văn bản cần đảm bảo khả thi, tức là nội dung văn bản
phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với
trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành; phù hợp với không gian
và thời gian.
1.2.3.

Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình bày
các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số /01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính.
Theo đó, thể thức văn bản được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn
bản do Nhà nước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng từng
kiểu loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng thuận

lợi trong các cơ quan, đơn vị. Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các nội dung:
1.
2.
3.
4.

Khổ giấy;
Kiểu trình bày;
Định lề văn bản;
Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết
trình bày khác.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV cũng quy định thành phần cấu thành văn bản


bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc và 7 yếu tố
thể thức bổ sung, cụ thể như sau:
+ 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc bao gồm:
1. Quốc hiệu;
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
3. Số, ký hiệu của văn bản;
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
6. Nội dung văn bản;
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
8. Dấu của cơ quan, tổ chức;
9. Nơi nhận.
+ 7 yếu tố thể thức bổ sung bao gồm:
1. Dấu chỉ mức độ mật;
2. Dấu chỉ mức độ khẩn;
3. Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;

4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số Fax; địa chỉ
trang thông tin điện tử;
5. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;
6. Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;
7. Đánh số trang.
Những quy định về kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy tính và in ra
giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác
hoặc văn bản được làm trên mẫu giấy in sẵn.
1.2.4.

Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản


Chất lượng của văn bản hành chính một phần phụ thuộc vào cách sử dụng
ngôn ngữ và văn phong trong văn bản. Khi soạn thảo văn bản đòi hỏi người soạn
thảo phải biết cách lựa chon ngôn ngữ và văn phong thích hợp, phải sử dụng chúng
một cách đúng đắn. Ngôn ngữ, văn phong hành chính có các đặc trưng sau:
-

-

Tính chính xác, rõ ràng: Các thông tin được đưa vào văn bản phải ngắn
gọn, được xử lý chính xác và đầy đủ. Dùng từ ngữ chính xác, nhất quán,
đúng nghĩa của từ, dùng từ đơn nghĩa.
Tính khách quan: văn bản phản ánh đúng sự thật, đảm bảo tính công bằng,
dân chủ. Hạn chế tối đa việc sử dụng các đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất.
Sử dụng các từ ngữ trung kính, khách quan, các từ ngữ và cahs hành văn

-

-

biểu cảm là không phù hợp.
Tính phổ thông, đại chúng: các vấn đề được trình bày cần thể hiện một
quan điểm nhận thức rõ ràng, mọi người có thể hiểu được để thực hiện.
Từ ngữ phổ thông, cách diễn đạt trong sáng, không lạm dụng từ ngữ
chuyên môn và cách hành văn bác học.
Tính trang trọng, lịch sự: tránh sử dụng các từ ngữ thiếu nhã nhặn, gây nên
phản ứng xấu của người tiếp nhận văn bản, dẫn đến thiếu tôn trọng văn
bản; phải sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép lịch sự

xã giao.Xưng hô phải lịch sự, đúng quan hệ trong giao tiếp, quản lý.
- Tính khuôn mẫu: Văn bản cần được trình bày, sắp xếp thể thức, bố cục
nội dung theo khuôn mẫu điển hình, tiêu chuẩn hóa các thuật ngữ.
1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Theo Vương Đình Quyền, tác giả sách Lý luận và phương pháp công tác
văn thư có đề cập khái niệm: “Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công
việc cần thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản
cho phép định hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng đơn
vị, từng loại văn bản được soạn thảo.
Hiện nay, quy trình soạn thảo văn bản hành chính chưa có văn bản quy phạm
pháp luật nào quy định. Qua quá trình nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm thực tế,
một số sách chuyên khảo về công tác văn thư và về soạn thảo văn bản có trình bày


khái quát về vấn đề này thì có thể đưa ra quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính gồm các bước sau đây:
Bước 1: Xác định nội dung cho văn bản
-

Phải trả lời các câu hỏi sau:

+ Văn bản ban hành nhằm thực hiện, giải quyết vấn đề gì?
+ Nội dung gồm những vấn đề gì?
+ Thẩm quyền ban hành có đúng không?
+ Ai sẽ thực hiện văn bản sắp ban hành ? Phạm vi văn bản ban hành đến đâu?
+ Ai, đơn vị nào có liên quan và mức độ liên quan đối với văn bản?
+ Ai có trách nhiệm kiểm tra thực hiện văn bản?
+ Các quan hệ có thể xuất hiện trong quá trình thực hiện văn bản ?
+ Văn bản sắp ban hành có mâu thuẫn với các văn bản đã ban hành trước đó
không? Bước đi nào cho phép khắc phục mâu thuẫn đó, nếu có ?
Bước 2: Xác định tên loại văn bản
-

Phải trả lời câu hỏi:

+ Đây là loại văn bản Hành chính nào?
+ Loại văn bản đó có yêu cầu gì về bố cục, ngôn ngữ ?
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin
-

Thu thập, xử lý các thông tin pháp lý: dựa vào các tập văn bản pháp quy
của ngành chủ quản và của các ngành có liên quan để thu thập, xử lý các

-

thông tin này.
Thu thập, xử lý các thông tin thực tiễn: qua nhiều con đường khác nhau
như khai thác những tài liệu đã có trước đó như các báo cáo hoặc tổ chức

-

điều tra thực tế…
Xử lý thông tin thu được để đánh giá thông tin, kiểm tra độ tin cậy của
chúng

Bước 4: Làm đề cương và soạn thảo


- Lập đề cương: Đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi dự
định thể hiện trong nội dung văn bản. Việc xây dựng đề cương nhằm mục đích tạo
sự chủ động trong việc soạn thảo các phần của nội dung văn bản. Có thể xây dựng
đề cương chi tiết hoặc sơ lược tùy tính chất mức độ của văn bản.
- Viết bản thảo: Dùng lời văn, câu chữ cụ thể hoá những ý tưởng dự kiến
được xác lập ở đề cương. Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia
dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ,
cụm từ, liên kết các câu, đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất, hoàn chỉnh
về nội dung và hình thức.
+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: Kiểm tra bố cục nội dung xem đã lôgic chưa,
các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản hay chưa, ý trọng tâm
của văn bản đã nổi bật hay chưa...
+ Kiểm tra về thể thức và trình bày văn bản, kiểm tra về ngôn ngữ diễn đạt
của văn bản trước khi trình dự thảo lên cấp trên.
+ Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản: Đây là việc gửi bản dự thảo
đến các đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức để lấy ý kiến góp ý. Mục đích là
nhằm đảm bảo nguyên tắc dân chủ, khách quan trong hoạt động quản lý bằng văn
bản, nhất là đối với những vấn đề có liên quan quyền và lợi ích của mỗi các nhân,
đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức đó.
Sau khi có ý kiến đóng góp về dự thảo văn bản, người soạn thảo có trách nhiệm

tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản
Bước 5: Trình duyệt bản thảo
-

Trình lãnh đạo xem xét, thông qua

+ Gửi hồ sơ trình ký gồm: bản dự thảo văn bản; văn bản lấy ý kiến đóng góp (nếu
có); các loại giấy tờ liên quan.
Bước 6: Nhân bản văn bản
-

Sử dụng các phương tiện kỹ thuật, hành chính để nhân văn bản.


-

Tuân thủ các thủ tục sao văn bản
+ Sao y bản chính, sao lục, trích sao

Bước 7: Hoàn thiện văn bản để ban hành
-

1.3.

Chuyển văn thư đóng dấu, ghi ngày, tháng, đánh số và đăng ký.
Công bố, gửi, lưu trữ văn bản.

Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần đầu tư Mai
Linh
1.3.1. Lịch sử hình thành

Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (Mai Linh Investment JSC.), được thành lập từ
năm 2006 bởi một số người Việt từ châu Âu trở về với những hoạt động tìm kiếm
cơ hội để thực hiện đầu tư tại Việt Nam, Chủ tịch tập đoàn là ông Trần Đăng Khoa,
và 2 cổ đông cá nhân khác trở về từ Cộng hòa Séc. Trải qua quá trình phát triển
không ngừng, Công ty đã trở thành một trong những Công ty hàng đầu và uy tín
trong lĩnh vực đầu tư xây dựng công trình, đầu tư xây dựng phát triển nhà, hạ tầng
đô thị, các công trình dân dụng, công nghiệp, ...và kinh doanh bất động sản.
Cụ thể Công ty đã thực hiện đầu tư và xây dựng được 6 dự án tính đến thời điểm
năm 2015.
STT

1

2

Dự án

Golden Palace

Thành Phố Xanh

Vốn đầu tư
(tỷ đồng)

Địa điểm

Quy mô
(ha)

3150

Phường Mễ Trì, quận
Nam Từ Liêm, TP. Hà
Nội.

1.6

8500

Thị trấn Cầu Diễn, quận
Bắc Từ Liêm, TP. Hà
Nội.

17.7


3

Công viên Mai Dịch

975

Phường Mai Dịch, quận
Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

15.1

4

C3 Lê Văn Lương

400

Lê Văn Lương, quận
Thanh Xuân TP. Hà Nội.

0.24

5

Thủ Thiêm

13000

Thủ Thiêm, quận 2, TP.
Hồ Chí Minh.

37.5

6

Cổ Nhuế - Chèm

1000

Quận Bắc Từ Liêm,
TP.Hà Nội

1.1

Tổng cộng

27.025

73.24

Hiện nay, Công ty đang thực hiện dự án Golden Palace A: Công viên giải trí,
trường học và tổ hợp nhà ở thương mại dịch vụ Golden Palace A tại Mễ Trì, Phú
Đô quận Nam Từ Liêm – thành phố Hà Nội. Dự án gồm: 04 tòa tháp 45 tầng dự
kiến khởi công vào giữa năm 2017
1.3.2.

Cơ cấu tổ chức


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC
Phụ trách kế toán

PHÒNG KẾ
TOÁN

BAN QUẢN LÝ
DỰ ÁN

PHÓ GIÁM ĐỐC
Phụ trách dự án

PHÒNG HÀNH
CHÍNH – NHÂN SỰ

PHÓ GIÁM ĐỐC
Phụ trách quản lý Thiết kế

PHÒNG QUẢN LÝ
GIÁ VÀ ĐẤU THẦU

PHÒNG THANH
QUYẾT TOÁN

PHÒNG QUẢN
LÝ THIẾT KẾ


1.3.3.
1.3.3.1.

Chức năng, nhiệm vụ
Phòng hành chính nhân sự.

+ Về công tác tổ chức, nhân sự

•

Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà
nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp

•

Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn
trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.

•

Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.

•

Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ,
viên chức và hợp đồng lao động.

•

Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương,
chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại,
nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.

•

Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.

+ Công tác hành chính, tổng hợp

•

Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai
đoạn: tháng, quý, năm.

•

Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử
dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự,
hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với
cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc.

•

Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh
đạo ký.


•

Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan.

•

Bảo vệ tài sản của Công ty và tài sản của cán bộ, nhân viên trong địa phận
của Công ty

•

Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự, an toàn trong công ty.

•

Hướng dẫn kiểm tra khách, cán bộ, nhân viên khi ra vào cơ

•

Làm công tác phục vụ, vệ sinh trong công ty.

•

Đảm bảo cung cấp đầy đủ các đồ dùng, vật dụng của văn phòng.

quan.

+ Công tác thi đua, khen thưởng
•

Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo
quy định hiện hành.

•

Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng
cho từng giai đoạn.
1.3.3.2.

Phòng Tài chính – Kế toán

+ Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của công ty trình Tổng Giám đốc
phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
+ Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản
tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
+ Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của công ty, chủ trì
tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả
vốn vay, lãi vay trong toàn công ty;
+ Tham mưu giúp Tổng Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho
các đơn vị trực thuộc;
+ Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn công ty;
+ Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với
phòng nghiệp vụ của công ty để hoạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp
cho Ban Giám đốc công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận.


+ Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê,
công tác quản lý thu chi tài chính của công ty.
+ Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện
hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty;
+ Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ.. trong công ty
và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc;
+ Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính;
+ Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy
định huy động vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động SX-TM-DV. Chủ trì
trong công tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan.
+ Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong
toàn công ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ
hạch toán kế toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến
công tác tài chính, kế toán của các đơn vị trực thuộc. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ

và hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của cấp trên về công
tác tài chính kế toán.
+ Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật
thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực
hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định. Tham gia kiểm tra
quyết toán năm của các đơn vị trực thuộc.
+ Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân,
thanh quyết toán đối với các hợp đồng kinh tế trong công ty cũng như nguồn vốn
đầu tư cho các dự án, các công trình do công ty làm chủ đầu tư và thực hiện.
+ Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết
toán theo đúng quy định.
+ Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên
trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán.. tài sản của công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.


1.3.3.3.

Ban quản lý dự án

+ Thực hiện các thủ tục về giải phóng mặt bằng, giao nhận đất, xin cấp giấy
phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phục vụ cho
việc xây dựng công trình.
+ Chuẩn bị Hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng hợp dự toán xây dựng công trình để
HĐQT công ty thẩm định, phê duyệt theo quy định.
+ Lập Hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu.
+ Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, tài liệu giúp Ban Giám đốc công ty, Trưởng
Ban Quản lý dự án xây dựng đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà thầu.
+ Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình đã có đủ điều
kiện.

+ Giúp Ban Giám đốc công ty nghiệm thu, thanh toán, quyết toán hợp đồng
đã ký kết. Thực hiện thanh toán giai đoạn hoàn thành và tổng quyết toán vốn đầu
tư xây dựng công trình đã hoàn thành.
+ Quản lý khối lượng, chất lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ
sinh môi trường của công trình xây dựng.
+ Kiểm tra chất lượng thi công, xác nhận khối lượng hoàn thành, các khối
lượng phát sinh và làm các thủ tục thanh toán. Các trường hợp có khối lượng phát
sinh nhỏ, Ban QLDAXD yêu cầu đơn vị thi công giải trình, được tổ chức thiết kế
chấp thuận.
+ Nghiệm thu bàn giao công trình. Tổ chức giám định chất lượng xây dựng,
nghiệm thu công trình và bàn giao công trình hoàn thành cho các chủ căn hộ đưa
vào khai thác, sử dụng.
+ Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, báo cáo quyết toán khi dự án
hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng.
+ Giúp Ban Giám đốc công ty thực hiện việc quản lý vốn, thu, chi kinh phí
cho các hoạt động của Ban Quản lý dự án.


+ Được đề nghị để đình chỉ các công việc xây dựng nếu chất lượng thi công
không đúng tiêu chuẩn, quy phạm kỹ thuật, không đảm bảo an toàn và không đảm
bảo yêu cầu của Hồ sơ thiết kế được duyệt.
+ Báo cáo kịp thời nếu xét thấy bên nhận thầu làm không đúng hoặc không
đạt yêu cầu theo quy định của công tác nghiệm thu; đề xuất, kiến nghị xử lý theo
đúng luật định.
+ Kiến nghị với Ban Giám đốc công ty những biện pháp nhằm nâng cao chất
lượng công trình hoặc đảm bảo tiến độ thi công (kể cả việc thay thế hoặc sửa đổi
những điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế nếu cần thiết).
1.3.3.4.

Phòng Thanh quyết toán.

+ Lập và kiểm soát công tác kế hoạch của Công ty/ BCH công trường;
+ Bóc tách và theo dõi vật tư các công trình;
+ Hoàn thành hồ sơ thanh quyết toán các công trình;
+ Thực hiện công tác kế hoạch và báo cáo;
+ Các công việc khác theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
1.3.3.5.

Phòng quản lý giá và đấu thầu

+ Thẩm định và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản trình chủ tịch hội đồng
quản trị về kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với các dự án do Chủ tịch hội đồng
quản trị quyết định đầu tư; thẩm định hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ
sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, kết quả đánh giá hồ sơ quan tâm, kết quả đánh giá hồ
sơ dự sơ tuyển, kết quả lựa chọn nhà thầu đối với các gói thầu thuộc dự án do Công
ty là chủ đầu tư;
+ Chủ trì, tổ chức giám sát, theo dõi hoạt động đấu thầu, thanh tra, kiểm tra việc
thực hiện các quy định của pháp luật về đấu thầu và tổng hợp báo cáo tình hình
thực hiện công tác đấu thầu theo quy định.

1.3.3.6.

Phòng Quản lý thiết kế

+ Tham mưu giúp việc cho Giám đốc, phó Giám đốc về kỹ thuật thi công, an toàn
lao động, điện máy và nhân sự cho thi công các công trình thuộc công ty.