KHÓA LUẬN: HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.53 MB, 74 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp
: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG
: PHAN THÚY QUỲNH
: 1507QTVB044
: 2015-2017
: ĐHLT QTVP K15B
HÀ NỘI - 2017
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Figure 1
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
LỜI CẢM ƠN
Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản trị văn phòng của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp là một nội dung quan trọng
nhằm giúp cho sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ năng nghiên cứu khoa
học trên cơ sở kết hợp lí luận và thực tiễn.
Đề tài“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn” được hoàn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng
viên Nguyễn Mạnh Cường – Q.Trưởng Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới
thầy Nguyễn Mạnh Cường - người đã hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp
đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận này. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới
Ông Trần Quốc Tuấn – Chánh văn phòng Bộ đã có những lời khuyên, góp ý, tạo
điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa luận này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy, cô trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
đặc biệt là quý thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy tôi trong suốt
thời gian qua.
Hà Nội, tháng 07 năm 2017
Sinh viên
Phan Thúy Quỳnh
1
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
LỜI CAM ĐOAN
Đề tài này được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Mạnh
Cường, tôi xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, nếu sai tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, tháng 07 năm 2017
Sinh viên
Phan Thúy Quỳnh
2
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................8
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................................8
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.....................................................................................10
3. Mục tiêu nghiên cứu...............................................................................................13
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................................................13
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................13
6. Giả thuyết nghiên cứu............................................................................................13
7. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................14
CHƯƠNG 1.................................................................................................................... 16
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG.........................................................................16
VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG........................................................16
1.1.Một số khái niệm liên quan.................................................................................16
1.1.1. Khái niệm văn phòng.....................................................................................16
1.1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng...................................................................18
1.2. Nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng........................................................21
CHƯƠNG 2.................................................................................................................... 27
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG................27
TẠI VĂN PHÒNG BỘ NN&PTNT..............................................................................27
2.1. Khái quát chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.........................27
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ NN&PTNT....................................27
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ NN&PTNT....................................................30
2.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ NN&PTNT......................................30
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn.........................................................................................................30
2.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT...............................................32
(Xem Phụ lục 3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ NN&PTNT)...................32
2.3.Tình hình áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn phòng...............................32
2.3.1. Chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng...............................................32
2.3.2. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.....................................33
2.3.3. Quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng...................................................35
- Cơ chế một cửa quốc gia..........................................................................................41
3
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Phó Thủ tướng Chính phủ - Trưởng ban chỉ đạo quốc gia về cơ chế một cửa quốc
gia và cơ chế một cửa ASEAN Vũ Văn Ninh đã chính thức mở cơ chế một cửa
quốc gia tại 3 Bộ gồm Y tế, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên
và Môi trường.............................................................................................................41
Hình 11. Máy scan Kodak i2400....................................................................................52
2.4. Đánh giá chung....................................................................................................53
2.4.1. Ưu điểm.........................................................................................................53
2.4.2. Nhược điểm....................................................................................................55
2.4.3. Nguyên nhân..................................................................................................58
CHƯƠNG 3.................................................................................................................... 61
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG..................61
HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU...........................................................................................61
“VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI – THÂN THIỆN – HIỆU QUẢ”.....................................61
3.1. Nhóm giải pháp về thể chế..................................................................................61
3.2. Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm việc tại văn
phòng........................................................................................................................... 62
3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ.............................................................................62
3.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”
..................................................................................................................................... 64
C. PHẦN KẾT LUẬN....................................................................................................68
Văn phòng Bộ NN&PTNT đã đóng góp một phần không nhỏ trong việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT. Văn phòng
Bộ ngày càng hoạt động hiệu quả, nâng cao vị thế của mình trong quá trình chuyển
đổi cơ cấu ngành nông nghiệp. Từng bước đổi mới phương thức làm việc và tư duy,
áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến, Văn phòng Bộ đã và đang thực hiện đúng chỉ
đạo của Đảng, Chính phủ, của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT về công tác hiện đại hóa
văn phòng. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc không thể tránh khỏi những thiếu
sót, những mặt hạn chế cần khắc phục để nâng cao hơn nữa tầm quan trọng của
Văn phòng Bộ.................................................................................................................68
Khóa luận nghiên cứu đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” đã đạt được 3 mục tiêu: Thứ nhất là làm
rõ những lý luận về văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng. Thứ hai, đề tài
đã đi sâu tìm hiểu thực trạng áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn phòng tại
Văn phòng Bộ NN&PTNT. Thứ ba là đưa ra những giải pháp tối ưu nhằm nâng
4
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
cao công tác hiện đại hóa văn phòng mà trong đó nổi bật nhất là giải pháp về xây
dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”.............................................68
Hiện đại hóa văn phòng là xu thế tất yếu, là công cuộc đổi mới của toàn ngành,
không những thế, qua điều tra và khảo sát thực tế cho thấy, hiệu quả mà hiện đại
hóa mang lại cho công tác văn phòng là không thể phủ nhận. Nó giảm bớt thời gian
làm việc, tăng cường sử dụng nguồn lực và nâng cao năng xuất lao động, giúp con
người tư duy, sáng tạo, hội nhập với tiến trình phát triển của thế giới cũng như các
nước trong khu vực, tạo nền tảng phát triển các ngành khoa học khác. Có thể khẳng
định rằng việc hiện đại hóa công tác văn phòng có ý nghĩa vô cùng to lớn và toàn
diện.................................................................................................................................. 68
Thời gian nghiên cứu, tìm tòi, đề tài khóa luận tốt nghiệp chỉ trong vòng 01 tháng,
nên tôi không tránh khỏi những nhận xét chủ quan, cách nhìn chưa bao quát. Vì
vậy, tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của Thầy cô Khoa Quản trị văn phòng, các anh
chị sinh viên, các nhà nghiên cứu khoa học để Khóa luận tốt nghiệp của tôi được
hoàn thiện hơn./.............................................................................................................. 69
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................70
PHẦN PHỤ LỤC...........................................................................................................72
1. Nghị định 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NNPTNT...........................................72
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT..................................................................72
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ...................................................................73
4. Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 20 tháng
3 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Bộ.................................................................................................................73
5. Danh mục các quy trình ISO thực hiện tại Văn phòng Bộ......................................73
6. Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, Quy chế công tác lưu trữ kèm theo
QĐ số 484/QĐ-BNN-VP của Bộ trưởng Bộ NNPTNT ngày 12/3/2012.......................73
7 . Thống kê thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................73
8. Phiếu khảo sát hiệu quả sử dụng điểm danh bằng máy chấm vân tay...................73
9. Hội nghị nâng cao năng lực, bồi dưỡng cán bộ........................................................73
10. Mẫu Phiếu khảo sát đánh giá chất lượng phục vụ của Văn phòng Bộ.................73
5
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
BNN&PTNT
CBCC
CCHC
CNH – HĐH
CNTT
ĐTBD
HĐND
Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Cán bộ công chức
Cải cách hành chính
Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa
Công nghệ thông tin
Đào tạo bồi dưỡng
Hội đồng nhân dân
HTX
Thành phố HCM
TTgCP
UBND
UBTVQH
VBQPPL
VPĐT
Hợp tác xã
Thành phố Hồ Chí Minh
Thủ tướng Chính phủ
Ủy ban nhân dân
Ủy ban Thường vụ Quốc hội
Văn bản Quy phạm pháp luật
Văn phòng điện tử
6
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
7
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Một trong những Chương trình trọng điểm của Việt Nam hiện nay được dư
luận và quốc tế quan tâm là việc đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa (CNHHĐH) đất nước nhằm đưa nước ta trở thành nước công nghiệp hiện đại và cải cách
toàn diện nền hành chính quốc gia hướng tới mục tiêu: “Xây dựng một nền hành
chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh, tiết kiệm, chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân
ngày một tốt hơn. Có thể nói hiện đại hóa nền hành chính có tác động tích cực
trong cải cách thủ tục hành chính. Vấn đề đặt ra là chúng ta phải nhận thức đúng
về hiện đại hóa nên hành chính như thế nào, cũng như vai trò của nó trong công
cuộc cải cách hành chính”. (1) Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI
Công cuộc cải cách hành chính của nước ta đang đề ra những nhu cầu bức
thiết cần giải quyết, đó là nhu cầu đảm bảo thông tin cho lãnh đạo và quản lý, nhu
cầu giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính, bảo đảm người dân được hài
lòng, tránh gây phiền hà, sách nhiễu, lạm quyền của cán bộ, công chức (CBCC).
Tuy nhiên, việc chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ của một số cơ quan chưa nghiêm. Nhiều công việc nêu trong các Chương trình
hành động, Nghị quyết của Chính phủ, các Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng
Chính phủ, các văn bản chỉ đạo, điều hành khác chưa được triển khai đúng tiến độ,
chưa bảo đảm chất lượng theo yêu cầu.
“Để tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, tạo sự chuyển biến rõ nét,
nâng cao chất lượng phục vụ và uy tín của Chính phủ, chính quyền các cấp đối với
Nhân dân, tổ chức và doanh nghiệp, bảo đảm sự nghiêm minh trong thực thi pháp
luật và củng cố niềm tin của Nhân dân, Thủ tướng Chính phủ chỉ thị các Bộ, cơ
quan ngang Bộ,cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương thường xuyên phổ biến, quán triệt đường lối, chủ trương của
Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước”. Trong đó chú trọng đến các yêu cầu,
nội dung, giải pháp về công tác cán bộ trong Nghị quyết Trung ương 4 khoá XI
"Một số vấn đề cấp bách về xây dựng Đảng hiện nay”.
Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn (Bộ NN&PTNT) là cơ quan thuộc
Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nông nghiệp, thủy sản, chăn
nuôi, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả
nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần
8
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ
theo quy định của pháp luật.
Bộ NN&PTNT đã ban hành Chỉ thị số 8362/CT-BNN-TCCB ngày 04 tháng
10 năm 2016 về tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính và đổi mới công tác dân
vận trong các cơ quan hành chính thuộc ngành NN&PTNT.
Để triển khai thực hiện các Chỉ thị sổ 26/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ
ngày 05 tháng 9 năm 2016 về tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong các cơ quan hành
chính nhà nước các cấp và Chỉ thị số 16/CT-TTg của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT
ngày 16 tháng 5 năm 2016 về việc yêu cầu thủ trưởng các cơ quan hành chính của
Bộ và Giám đốc các Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tập trung làm tốt các
nhiệm vụ trong đó cần “Thực hiện công khai, minh bạch và dân chủ trong hoạt
động quản lý, điều hành tại đơn vị; tập trung giải quyết kịp thời bức xúc, kiến nghị
của công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị và của nhân
dân liên quan đên lĩnh vực được giao quản lý. Tăng cường giáo dục đạo đức công
vụ, nâng cao tinh thân trách nhiệm, ý thức phục vụ nhân dân, nhằm tạo sự chuyển
biến mạnh mẽ tác phong làm việc của đội ngũ công chức, viên chức và người lao
động tại cơ quan, đơn vị.”
Theo Báo cáo kết quả xác định chỉ số hành chính – Parinder năm 2015 của
Bộ Nội vụ, Bộ NN&PTNT đứng thứ 13 trong tổng số 19 cơ quan Bộ, ngang Bộ
chiếm tỷ lệ 83,73%. Đến năm 2016 Bộ NN&PTNT vẫn giữ vị trí thứ 13 nhưng chỉ
số giảm xuống còn 79,12 %, thấp hơn 4,61% so với năm 2015. (2)Báo cáo kết quả chỉ số cải cách
hành chính năm 2014-2015
Từ số liệu trên, chúng ta có thể thấy, trong năm 2014-2015 Bộ
NN&PTNT đã bám sát và triển khai hướng dẫn về cải cách thủ tục hành chính,
đảm bảo yêu cầu tiến độ theo kế hoạch, nhưng cần phải chú trọng hơn nữa vào
công tác này trong những năm tới hoàn thành vượt chỉ tiêu.
Ngày 20 tháng 5 năm 2017, Văn phòng Bộ đã tổ chức Hội nghị “Bàn giải
pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng”. Thành phần tham dự gồm có:
Lãnh đạo Văn phòng; Ban chấp hành Đảng uỷ, Ban chấp hành Công đoàn, Ban
chấp hành Chi đoàn TNCS Hồ Chí Minh Văn phòng; Trưởng ban Thanh tra nhân
dân; cấp trưởng, phó; cấp uỷ chi bộ, Chủ tịch Công đoàn bộ phận các đơn vị trực
thuộc Văn phòng; Cán bộ lãnh đạo cấp phòng. Hội nghị bàn giải pháp nâng cao
chất lượng công tác văn phòng, công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ và các
hoạt động chung của cơ quan Bộ trong giai đoạn năm 2016 – 2017, Văn phòng Bộ
9
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
đã đề ra kế hoạch nghiên cứu, xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng công
tác văn phòng theo hướng Văn phòng “Hiện đại - Thân thiện – Hiệu quả”
Trong những năm gần đây công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Lãnh
đạo Văn phòng Bộ được tăng cường thông qua vai trò của cấp ủy và tập thể Lãnh
đạo Văn phòng; Lãnh đạo các đơn vị đã chủ động tổ chức triển khai nhiệm vụ
được giao theo kế hoạch hàng năm. Từ yêu cầu thực tiễn, Văn phòng Bộ
NN&PTNT đang từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng phục vụ với tái cơ
cấu ngành nông nghiệp.
Từ những lí do trên, tôi đã chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng
tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” để làm khóa luận tốt
nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cuộc cách mạng CNH-HĐH đất nước diễn ra mạnh mẽ được Đảng và Nhà
nước ta đặc biệt chú trọng. Những công trình nghiên cứu về Quản trị văn phòng đã
đáp ứng nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp
áp dụng vào chính cơ quan, đơn vị mình. Cho đến nay, có rất nhiều sách, bài giảng,
tạp chí, kỷ yếu liên quan đến vấn đề Hiện đại hóa văn phòng. Nghiên cứu về công
tác văn phòng, quản trị văn phòng nói chung đã có nhiều sách, giáo trình nghiên
cứu lý luận sau:
2.1. Sách
Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh văn phòng”, NXB Thống
kê, Hà Nội, cuốn sách khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ
những khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến các thức quản trị hành
chính khoa học, thực hiện các nghiệp vụ văn phòng.
Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn
phòng và lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh. Tác giả đã cung cấp
cho người đọc kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và
hiện đại hóa công tác văn phòng; hiện đại hóa công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu
nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công
tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội.
Lưu Kiếm Thanh (chủ biên), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc (2002), Hành
chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, NXB Đại học Quốc gia. Với kết cấu nội
dung gồm 3 chương, giáo trình "Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước"
trình bày những nội dung tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng, công tác
10
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
văn thư, công tác lưu trữ. Nội dung của cuốn sách phục vụ hữu ích nhu cầu học tập
và làm việc hiệu quả.
2.2. Giáo trình
Lý luận về hiện đại hóa văn phòng đã được đề cập đến trong một số giáo
trình sau:
Tác giả Nguyễn Thành Độ (2012) Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại
học Kinh tế Quốc dân: Giáo trình đã khái quát nội dung chính gồm hai phần (phần
1 bao gồm những vấn đề chung về văn phòng, phần 2 là những nghiệp vụ cơ bản
của văn phòng). Cuốn giáo trình này chủ yếu đề cập đến cách quản lý văn phòng
của các cơ quan, tổ chức.
Học viện Hành chính quốc gia (2009), Giáo trình Hành chính văn phòng
trong cơ quan nhà nước, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội. Cuốn giáo trình này
đề cập đến các nghiệp vụ của quản trị văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn
phòng cơ quan nhà nước nói chung. Trong đó có công tác hiện đại hóa văn phòng.
Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Thắng (2015), Giáo trình Quản trị
Văn phòng, NXB Đại học quốc gia Hồ Chí Minh. Cuốn giáo trình đã trình bày
những vấn đề cơ bản về văn phòng, đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong cơ
quan tổ chức.
2.3. Các bài viết trên các tạp chí
Để làm phong phú hơn về lý luận hiện đại hóa văn phòng, trên các tạp chí
chuyên ngành có một số bài viết tiêu biểu:
PGS.TS Triệu Văn Cường, Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành
chính nhà nước, Tạp chí nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9.
ThS. Nguyễn Mạnh Cường (2013), Chương trình Văn phòng Xanh – Xu
hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam, Tạp chí Tổ chức nhà nước.
TS Nguyễn Văn Hậu (2016), Sứ mệnh của Quản trị văn phòng trong bối
cảnh hội nhập và phát triển công nghệ, Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành
chính Quốc gia.
2.4. Đề tài nghiên cứu khoa học
Chủ đề về hiện đại hóa văn phòng đã được trao đổi tại một số hội thảo, tọa
đàm khoa học và một số đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp như:
Kỷ yếu Hội nghị Khoa học (2005), “Quản trị văn phòng - Lý luận và Thực
tiễn” của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, NXB Đại học Quốc gia Hà
11
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Nội. Đây là cuốn kỷ yếu tập hợp rất nhiều bài viết bởi các nhà nghiên cứu, PGS.TS
đầu ngành nghiên cứu về “Quản trị văn phòng”. Các bài viết của những tác giả tiêu
biểu đã có nhiều năm nghiên cứu, giảng dạy hoặc tham gia công tác văn phòng tại
nhiều cơ quan nhà nước đã trang bị cho người đọc những vấn đề liên quan đến
ngành “Quản trị văn phòng nhằm đào tạo nguồn nhân lực giỏi về lý thuyết và nắm
chắc về nghiệp vụ văn phòng.
Kỷ yếu “Hội nghị nghiên cứu khoa học sinh viên quản trị văn phòng, Khoa
quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ 202 ý tưởng đăng ký tham
dự, hội đồng đánh giá khoa học đã chọn ra 21 ý tưởng khoa học có tính mới, có
khả năng triển khai và mang lại ý nghĩa thực tiễn cao. 21 đề tài đã áp dụng những
kiến thức được học ở trường để giải quyết những vấn đề thực tiễn trong học tập
cũng như những kỹ năng cần có của Nhà quản trị văn phòng. Đặc biệt là đề tài của
các tác giả Tạ Thị Nhật Lệ, Phạm Thị Thạch Thào, Bùi Trâm Anh…, Tổng quan
các công trình nghiên cứu tại Việt Nam về hiện đại hóa văn phòng, giúp tôi có hiểu
thêm về hiện đại hóa văn phòng.
Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016). Đề tài đã phân
tích rất rõ thực trạng áp dụng hiện đại hóa tại văn phòng cấp Bộ đó là Bộ Lao động
– Thương binh và Xã hội. Đây được xem là đề tài gần với mô hình tổ chức bộ máy
quản lý nhà nướccủa Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Ngoài ra còn một số
đề tài tốt nghiệp khác như: Đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng Hiện đại hóa văn
phòng tại Công ty cổ phần Sông Đà 10” của Nguyễn Thị Hoa, Khoa Quản trị văn
phòng và Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải
quan” của tác giả Trung Thị Ngân, Khoa Quản trị văn phòng (2017), đều là những
đề tài tiêu biểu được lưu trữ tại Trung tâm Thư viện của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội rất đáng để tham khảo và học hỏi.
Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đã tập trung nghiên cứu, trao đổi về
những vấn đề lý luận, thực tiễn về công tác văn phòng, quản trị văn phòng nói
chung và những vấn đề thực tiễn tại một số cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, đến nay
chưa có công trình nào nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Do đó, đề tài này không trùng lặp
với các công trình trước đó.
12
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Một là, tổng hợp và phân tích cơ sở lý luận về công tác văn phòng và hiện
đại hóa công tác văn phòng;
- Hai là, nghiên cứu thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng Bộ NN&PTNT;
- Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện hiện đại hóa công
tác văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu, tổng hợp các văn bản quy định của nhà nước về đề tài văn
phòng và hiện đại hóa văn phòng cơ quan nhà nước.
- Nghiên cứu các khái niệm chung về văn phòng, công tác văn phòng, hiện
đại hóa công tác văn phòng.
- Khảo sát thực tế, đánh giá, phân tích việc áp dụng các biện pháp hiện đại
hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT nhằm đưa ra những nhận xét cụ thể,
xác thực.
- Đưa ra những kiến nghị mang tính chất cá nhân, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phòng.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu 05 vấn đề chủ yếu của văn
phòng: Công tác văn thư - lưu trữ; công tác tham mưu – tổng hợp, công tác quản trị
nhân lực; công tác quản trị thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
phòng.
+ Về không gian: Khảo sát thực tế tại 05 phòng: Phòng Văn thư – Lưu trữ,
Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Tin học.
+ Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu tài liệu liên quan của Văn phòng Bộ
NN&PTNT từ năm 2014 đến năm 2016.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT đã được các
cấp lãnh đạo quan tâm nhưng kết quả đạt được còn khiêm tốn do chưa có một
13
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
nghiên cứu nào đầy đủ, toàn diện về lý luận, thực tiễn để đưa ra các giải pháp hiện
đại hóa công tác này.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành khóa luận này, trên cơ sở nghiên cứu lý luận của Chủ nghĩa
Mác - Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh, tôi còn áp dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp thu thập tài liệu, thông tin liên quan.
- Phương pháp điều tra, khảo sát (Phụ lục 10 Mẫu phiếu khảo sát đánh giá
chất lượng phục vụ của Văn phòng Bộ).
- Phương pháp tổng hợp, phân tích biểu đồ, so sánh số liệu.
- Phương pháp quan sát thực tế: các thao tác công việc, các quy trình công
việc diễn ra hàng ngày, đánh giá điểm mạnh, yếu, tìm ra những điểm chưa hợp lý,
chưa đúng từ đó đổi mới, cải tiến hơn công tác văn phòng.
Chương 1.
Lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng.
Nội dung chương là khái quát những lý luận chung về văn phòng, công tác
văn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng. Đây là tiền đề để khảo sát thực trạng
về hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT.
Chương 2.
Thực trạng áp dụng hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ
NN&PTNT
Từ cơ sở lý luận ở chương 1, tôi tiếp tục nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ
và cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT cũng như Văn phòng Bộ NN&PTNT, việc áp
dụng hiện đại hóa vào công tác văn phòng tại cơ quan và đánh giá ưu điểm, hạn
chế và những nguyên nhân thực trạng đó.
Chương 3.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng để
hướng đến mục tiêu “Văn phòng Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”
Trong chương cuối của đề tài này, tôi xin được mạnh dạn đưa ra nhóm giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ
NN&PTNT, hướng tới mục tiêu văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”
Để hoàn thành khóa luận này có sự giúp đỡ nhiệt tình của Thầy cô Khoa
Quảng trị Văn phòng và Lãnh đạo văn phòng Bộ NN&PTNT. Một lần nữa tôi xin
được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến Thầy Nguyễn Mạnh Cường – Quyền Trưởng
14
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
khoa Quản trị văn phòng. Do lần đầu làm khóa luận nên không tránh khỏi một số
sai sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô và các nhà khoa học
để khóa luận được hoàn thiện.
SINH VIÊN
Phan Thúy Quỳnh
15
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG
VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1.Một số khái niệm liên quan
1.1.1. Khái niệm văn phòng
1.1.1.1. Khái niệm
Văn phòng, hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan,
tổ chức, giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất lớn và sâu rộng đến hiệu quả
và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ
phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi thu nhận và
phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý,
song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức
được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao
hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong các giai đoạn phát
triển của đất nước.
Văn phòng còn được hiểu theo góc độ như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của Ban Lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì
ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn
phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công
ty...) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, văn phòng là phòng hành chính tổng
hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. [16;5]
Còn quan niệm khác lại cho rằng: Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúp
nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu thành
trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. [33;8]
Tổng hợp chung những khái niệm trên, tác giả xin đưa ra khái niệm về văn
phòng: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra mọi hoạt
động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo. Văn phòng có
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh.”
16
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
1.1.1.2. Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ
một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, đòi hỏi người quản lý phải tinh thông
nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời
mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi
hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu,
tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định
tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham
mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối
với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận tham
mưu tại văn phòng để giúp công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu,
văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý
sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận
tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho
lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tài chính, kế toán…
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu
thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo
cơ quan, đơn vị.[14;7]
- Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của Lãnh đạo
cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế
hoạch công tác quý, tháng tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch
đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các
chuyến đi công tác, tư vấn cho Lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
- Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,
quản lý các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô
hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là
phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, Văn phòng là đầu mối
giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây, các chức năng
17
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách
quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.1.3. Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà
nước.
“Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo
nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết
công việc không đúng”(3) Hồ Chí Minh, trong Công tác văn phòng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia. (2001)
Văn phòng có tầm quan trọng đặt biệt vì:
- Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo cơ quan nhà
nước.
- Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác
và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo.
- Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn
ra trong phạm vi toàn cơ quan nhà nước nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến
chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan. Tác giả Marc MC Cormack
trong cuối “Những gì người ta không dạy bạn tại Trường Kinh doanh Harvard đã
rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng sạch sẽ như thế
nào, tổ chức công việc nhanh chóng…” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng
tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào”
[23;24]
1.1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng
1.1.2.1.Khái niệm công tác văn phòng
Ngày 28-8-1945 là ngày Chính phủ Cách mạng lâm thời Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa chính thức đi vào vận hành; có trụ sở làm việc tại Bắc Bộ phủ (12 Ngô
Quyền, Hà Nội) hoạt động Văn phòng Chính phủ cũng được bắt đầu từ đó nhằm
giúp việc cho Chính phủ và Bác Hồ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đất nước. Ghi
nhận những đóng góp của các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
Văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước và phát huy vai trò, truyền thống
của Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Ngày 22 tháng 7 năm
2004, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 828/QĐ-TTg, lấy ngày 28 tháng 8
hàng năm là ngày truyền thống Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước, hàng
năm các văn phòng nói chung và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước nói
18
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
riêng tổ chức các cuộc hội thảo, các buổi gặp mặt chúc mừng, kỷ niệm nhằm nêu
cao vị thế và vai trò của công tác văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước.
Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng chưa thực sự thống nhất, rất
nhiều tác giả đã đưa ra những khái niệm khác nhau.
Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đưa ra quan đểm về công tác văn phòng như sau:
“Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý
thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận
văn phòng (văn phòng/hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian
văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách
có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh
công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính,
Thư ký văn phòng, Nhân viên văn thư, Cán bộ văn thư, Chuyên viên văn thư, Cán
sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh
máy...”[17;5]
Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Giáo trình quản trị văn phòng”
đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý
và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt
được kết quả mong muốn”.[22;10]
Tác giả Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp
“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản
trị văn phòng – K13 đã nói lên khái niệm của chính tác giả về công tác văn phòng:
“Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các
công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm
duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ
chức.”[34;14]
Theo quan điểm lịch sử logic trong nghiên cứu khoa học, tôi nhận thấy
“Công tác văn phòng là các hoạt động giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng
toàn bộ hoạt động thông tin theo các phương án khác nhau nhằm thu được kết quả
tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan đơn vị. Từ đó truyền tải ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo, những thông tin phản hồi từ nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị.
Đó là toàn bộ hoạt động giúp Lãnh đạo ra những quyết định chính xác và hiệu quả
nhất, thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, đơn vị.”
Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số người
thường nghĩ. Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu biết,
19
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy,
biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “ tham mưu tổng hợp - phục vụ”. Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phải
quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn vị
thông suốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng
tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị cần phải được quan
tâm
1.1.2.2. Công tác văn phòng bao gồm một số nghiệp vụ sau:
- Tổ chức các cuộc họp.
- Tổ chức chuyến đi công tác.
- Tổ chức công tác văn thư.
- Tổ chức công tác lưu trữ.
- Sắp xếp và quản lý nhân sự thuộc văn phòng.
- Thực hiện kiểm tra giám sát theo sự phân công của lãnh đạo.
- Công tác thi đua khen thưởng.
- Tổ chức công tác lễ tân.
- Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan.
- Tiếp khách qua điện thoại.
- Công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ.
1.1.2.3.Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng
Hiện đại là thuật ngữ xuất hiện khá muộn ở các nước phương Tây, khoảng
300 năm trước, trong sự biến chuyển lớn lao của xã hội phong trào Phục Hưng, cải
cách tôn giáo...Hiện đại trong nguyên nghĩa của nó nghiêng về sắc thái tinh thần,
nhận thức, tư duy...với các giá trị tự do, giải phóng cá nhân, phẩn tính và tự khẳng
định mình, đoạn tuyệt với sự thúc ép, gò bó cá nhân của trật tự tinh thần Kito
giáo...
Ở Việt Nam thời gian qua, quá trình “hiện đại hóa” nền hành chính quốc gia
bằng Chiến lược cải cách hành chính bắt đầu từ Nghị quyết Trung ương 8 khóa VII
(1995). Tuy nhiên, với cách hiểu “hiện đại hóa” mang nhiều sắc thái vật chất,(ứng
dụng Công nghệ thông tin (CNTT), quy hoạch và xây dựng cơ sở tập trung, tăng
cường phương tiện làm việc...) nên dường như, công cuộc cải cách hành chính của
ta không đặt đúng trọng tâm.
20
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Vấn đề cấp bách hiện nay ở Việt Nam là cần xây dựng một luận thuyết về
hiện đại hóa nền hành chính quốc gia. Theo nguyên lý của Chủ nghĩa Mác – Lênin,
“hoạt động thực tiễn cần một lý luận soi đường, nếu không, nó sẽ là một thực tiễn
mù quáng”. Do vậy, công tác lý luận phải được đi trước, có nhiệm vụ tạo dựng nên
luận thuyết để định hướng, khơi dậy động lực cho sự phát triển trong từng giai
đoạn cụ thể.
Như vậy, có thể thấy hiện đại hóa, nhìn từ góc độ cấu trúc quốc gia – nền
hành chính nhà nước, là quá trình chuyển biến từ cấu trúc hiện tại sang cấu trúc
hiện đại hơn, để khiến nó thay đổi cách thức vận hành và sự ứng xử với xã hội theo
chiều hướng tốt hơn.
1.1.2.4. Văn phòng cơ quan nhà nước cần phải hiện đại hóa bởi vì:
- Đó là xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền
kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt
động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh
đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng
kiểu mới.
- Do sự xuất hiện bùng nổ thông tin, là hiện tượng phản ánh dưới dạng thông
tin đã làm cho các nhà quản lý hiểu ra rằng: thông tin là nguồn lực quan trọng nhất,
vượt lên mọi nguồn lực khác, đúng như Mike Harvey, tác giả cuốn Quản trị hành
chính văn phòng đã khẳng định: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính
quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có”[24;13]
- Thông tin vô cùng quan trọng vì vậy cần nắm rõ thông tin, xử lý tốt nhất
thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, sản xuất và kinh doanh trở thành mục tiêu
hàng đầu của mọi cấp quản lý. Văn phòng ngày nay cần hướng toàn bộ hoạt động
của mình vào xử lý thông tin và phải thực sự trở thành một trung tâm xử lý thông
tin. Do vậy, các cơ quan nhà nước đã giành sự quan tâm đến văn phòng, đến công
việc quản trị văn phòng. Từ đó, họ đã cùng các nhà Quản trị học đầu tư thích đáng
về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành văn phòng hiện đại
(modern office)
1.2. Nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng.
- Nhận thức đúng về vị trí, vai trò của văn phòng.
- Quan niệm đầy chủ hơn về chức năng của văn phòng: Văn phòng vẫn
thường thực hiện 2 chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần.
21
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Tuy vậy, trong văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử
lý thông tin được coi là hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng
và cho đó là “Chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn
phòng hiện đại” [19;14]
- Ngày nay, người ta thường đưa ra phân biệt giữa 2 khái niệm công tác văn
phòng và công việc văn phòng trên những khía cạnh sau đây:
Công tác văn phòng: Chỉ những hoạt động có tính chuyên trách về văn phòng
trong bộ phận văn phòng/phòng hành chính, trong một không gian cụ thể về văn
phòng/phòng hành chính và bằng những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp.
Công việc văn phòng: diễn ra trong toàn bộ cơ quan, nhiều người trong cơ
quan từ thủ trưởng, chuyên viên, nhân viên, kỹ thuật viên … đều làm các công việc
văn phòng. Vì vậy, cần trang bị để họ có được những kỹ năng hành chính văn
phòng cần thiết và chỉ như vậy mới có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của văn
phòng nói riêng và của toàn cơ quan nhà nước nói chung.
- Nội dung đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng:
Có nhiều quan điểm về hiện đại hóa văn phòng, trong đó có quan điểm cho
rằng cấu trúc ba mặt gồm yếu tố con người; cơ sở vật chất trang thiết bị; yếu tố con
người. Ngoài ra, cũng có quan điểm cần thêm một yếu tố nữa: Đồng chí Đỗ Mười
(Nguyên Tổng Bí thư) cho rằng: “Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém
lắm, điều kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng không khó lắm; cái quan trọng là
phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách
làm việc mới, hiện đại”(4) Đồng chí Đỗ Mười, Bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng TW, ngày 30/11/1994 . Theo
tôi, hiện đại hóa chính là hiện đại cấu trúc 4 mặt cơ bản của Văn phòng:
22
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Hình 1. Sơ đồ tư duy về Hiện đại hóa công tác văn phòng.
+ Chủ trương chính sách hiện đại hóa văn phòng. Để hiện đại hoá công
tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực
hiện nhiệm vụ của văn phòng gồm: Thể chế hoá (ban hành các quy chế về tổ chức
bộ máy, nhân sự, quy trình hoạt động, điều hành, công tác tổng hợp, văn thư - lưu
trữ, quản trị...); Quy trình công tác: Xây dựng một bộ tiêu chuẩn đầy đủ về quy
trình công tác. Quá trình xây dựng tiêu chuẩn đồng thời là quá trình hợp lý hoá,
thống nhất hoá công việc; cắt bỏ những công đoạn, những thao tác không cần thiết.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của văn
phòng, chuẩn hoá và công khai hoá trong giải quyết công việc phục vụ lãnh đạo và
toàn cơ quan, tổ chức nói chung.
+ Về trang thiết bị văn phòng:
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong
công cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến,
sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy tính đã tạo ra những khả
năng, những thuận lợi to lớn trong các khâu soạn thảo, lưu trữ, hệ thống hóa và tra
tìm các dữ liệu.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là
internet cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng
thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dang hơn. Các vật dụng thông
23
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
thường trong văn phòng từ bút viết, cặp bìa, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ ngày
càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp.
Trang thiết bị và môi trường làm việc trong văn phòng ngày càng được cải
thiện phần lớn là do con người đưa vào ứng dụng như: Mô hình Chính phủ điện tử
(e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO.
Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công
việc văn phòng như: Công nghệ thông tin, hay ứng dụng Nguyên tắc 5S của Nhật
Bản. Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩ là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp
xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
Thứ tự đó cũng chính là quy trình để áp dụng 5S trong cơ quan, doanh nghiệp
tại Nhật Bản, đây được xem là mô hình tiên tiến và đã được áp dụng tại nhiều quốc
gia trên thế giới.
- Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại.
Ở đây, tổ chức cần xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tần
suất sử dụng trong quá trình sản xuất, làm việc theo mức độ thường xuyên sử
dụng, thỉnh thoảng sử dụng, sắp xếp những đồ dùng không cần nữa và hiện tại
không còn dùng nữa.
Việc sàng lọc nên được thực hiện theo những bước sau:
+Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn / rò rỉ.
+ Tổng vệ sinh.
+ Tìm hiểu nguyên nhân của các hiện tượng tại hiện trường.
+ Xác định khu vực xấu trong nhà máy hay phạm vi đang xét.
+ Liệt kê thật chi tiết các nguyên nhân gây nên khu vực xấu.
+ Quyết định phương án hành động hiệu quả.
+ Lên kế hoạch cho việc triển khai.
- Sắp xếp (Seiton): Bố trí lại các khu vực làm việc.
Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp
đặt vào đúng chỗ của nó.
Dựa trên nguyên tắc tần suất sử dụng, tổ chức sẽ đưa ra phương án về vị trí
sắp xếp hợp lý nhất:
+ Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm
việc
+ Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.
24
Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B
