Đề xuất đổi mới xây dựng văn hóa tổ chức tại UBND THành phố hạ long

Đề xuất đổi mới xây dựng văn hóa tổ chức tại UBND THành phố
Hạ Long
BÀI LÀM
I. THÔNG TIN VỀ TỔ CHỨC:
a. Tên tổ chức: UBND THÀNH PHỐ HẠ LONG.

Thành phố Hạ Long có địa hình đa dạng và phức tạp, là một trong những
khu vực hình thành lâu đời trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm cả đồi núi, thung
lũng, vùng ven biển và hải đảo, được chia thành 3 vùng rõ rệt:

TP Hạ Long có địa hình đa dạng và phức tạp
Uỷ ban nhân dân thành phố Hạ Long do Hội đồng nhân dân Thành phố bầu, là
cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân Thành phố, cơ quan hành chính nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân Thành phố và
UBND tỉnh Quảng Ninh.
UBND thành phố Hạ Long chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,
các văn bản của Trung ương, UBND Tỉnh, HĐND cùng cấp và Nghị quyết của
Hội đồng nhân dân Thành phố, nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp


phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính
sách khác trên địa bàn Thành phố.
b) Lĩnh vực : UBND Thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
ở thành phố Hạ Long, lãnh đạo và chỉ đạo , triển khai tổ chức thực hiện kế
hoạch phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng của thành phố và
quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính từ thành phố đến các phường gồm
34 phòng ban ,đơn vị và 20 phường.
C) CƠ CẤU TỔ CHỨC:
1. Các phòng ban - đơn vị:
-

Ban chỉ huy quân sự

-

Ban QLDA công trình

-

Ban quản lý chợ Hạ Long 1

-

Ban quản lý Rừng Đặc dụng & CQMT

-

Bảo hiểm xã hội

-

Công an

-

Chi cục Thi hành án dân sự

-

Chi cục thuế

-

Đài PT - TH

-

Đội quản lý thị trường số 5

-

Đội Thanh Tra Xây dựng và TTDT

-

Hạt kiểm lâm

-

Kho bạc Nhà nước

-

Phòng Giáo dục và Đào tạo

-

Phòng Kinh tế

-

Phòng Lao động Thương binh & Xã hội

-

Phòng Nội vụ

-

Phòng Tài chính - Kế hoạch

-

Phòng Tài nguyên - Môi trường

-

Phòng Thống kê


-

Phòng Văn hoá - Thông tin

-

Phòng Y tế

-

Toà án Nhân dân

-

Tư pháp

-

Thanh tra nhà nước

-

Trạm thú y

-

Trung tâm Dân số - KHHGD

-

Trung tâm phát triển quỹ đất

-

Trung tâm quy hoạch và thiết kế kiến trúc

-

Trung tâm Văn hoá - Thể thao

-

Trung Tâm Y Tế

-

Văn phòng Đăng ký QSD đất

-

Văn phòng HĐND-UBND

- Viện Kiểm sát Nhân dân
2. Các phường:
- UBND phường Hồng Gai,

- UBND phường Bạch Đằng,

- UBND phường Bạch Đằng,

- UBND phường Trần Hưng Đạo,

- UBND phường Hồng Hải,

- UBND phường Yết Kiêu,

- UBND phường Hồng Hà,

- UBND phường Bãi Cháy,

- UBND phường Hà Tu,

- UBND phường Đại Yên,

- UBND phường Hà Phong,

- UBND phường Việt Hưng,

- UBND phường Hà Lầm,

- UBND phường Tuần Châu

- UBND phường Cao Thắng,

- UBND phường Hùng Thắng,

- UBND phường Cao Xanh,

- UBND phường Hà Khẩu,

- UBND phường Hà Khánh,

- UBND phường Hà Trung

II. Văn hóa Tổ chức


1. Định nghĩa:
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá. Theo E.Heriôt thì “Cái gì còn
lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá”. Còn UNESCO lại
có một định nghĩa khác về văn hoá: “Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách

tổng quát, sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng
đồng) đã diễn ra trong quá khứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng
bao nhiêu thế kỷ nó đã cấu thành một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm
mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”.
Vậy văn hoá tổ chức là gì? Văn hoá là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây
dựng lên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một tổ chức, trở thành các
giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của tổ
chức ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của tổ
chức trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích xây dưng một tổ chức tốt.
Văn hoá tổ chức tạo ra nét đặc trưng riêng cho tổ chức, đó là sự thể hiện
giữa cái chung, cái khác biệt tạo nên giá trị niềm tin. Văn hoá tổ chức thể hiện ở
bên trong nội bộ tổ chức giữa các nhân viên với nhau, với lãnh đạo và giữa tổ
chức với bên ngoài
a. Văn hoá tổ chức từ khía cạnh nội bộ tổ chức: Trong nội bộ, văn hoá tổ
chức thể hiện ở tầm nhìn, hành vi ứng xử, quan hệ hợp tác giữa các cá nhân với
nhau, ở cách ứng xử giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với
nhau. Đồng thời là việc tuân thủ những quy định, những nguyên tắc, kỷ luật
trong tưng cơ quan, đơn vị được thiết lập thông qua hệ thống các nội quy quy
chế làm việc và hiệu quả công việc của từng cá nhân trong mỗi cơ quan đơn vị..
b. Văn hoá tổ chức ở khía cạnh thể hiện với nhân dân,doanh nghiệp và các
đối tác bên ngoài: Văn hoá tổ chức thể hiện cách ứng xử củả tưng cá nhân trong
tổ chức đối mọi cá nhân,tổ chức đến giao dịch liên hệ công tác với chính quyền


và cộng đồng xã hội. Một tổ chức có văn hoá tốt thể hiện ở sự tôn trọng khách
hàng và vì uy tínvà lợi ích lâu dài của họ.
c. Phải làm cho tất cả mọi người nhận thức được nhân dân và mọi tổ chức
đến giao dịch, liên hệ công tác là người mang lại công việc và thu nhập cho họ
vơi mục tiêu vì sự phát triển của thành phố. Từ đó phải đưa ra những giải pháp
thuận lợi nhât và có lợi nhất cho họ thay vì nếu chạy theo lợi ích cá nhân sẽ ảnh

hưởng đến uy tín, niềm tin của tổ chức.
2. Tầm quan trọng của Văn hóa tổ chức.
Sự thành công của mỗi tổ chức, đặc biệt là ở các nước châu á thường được
dựa trên mối quan hệ cá nhân của người lãnh đạo, còn các nước Tây Âu thì
thành công của tổ chức lại được dựa trên các yếu tố như khả năng quản lý các
nguồn lực, năng suất làm việc, tính năng động của nhân viên…nhưng nói đến
văn hoá Việt nam là nhấn mạnh phẩm chất đạo đức trong vai trò lãnh đạo và vai
trò đó là kích thích sáng tạo, đổi mới tổ chức,cung cấp tầm nhìn chiến lược...
Ngoài những yếu tố chủ quan, để xây dựng văn hoá tổ chức còn phải chú trọng
tới những yếu tố khách quan. Đó là việc tạo lập được uy tín của chinh quyên vì
lợi ích của nhân dân và doanh nghiệp, được thể hiện qua “Các nguyên tắc chỉ
đạo để bảo vệ quyền lợi chính đáng của người dân và doanh nghiệp”, là quá
trình sớm tham gia hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Văn hóa tổ
chức quyết định sự trường tồn của tổ chức. Nó giúp tổ chức trường tồn vượt xa
cuộc đời của những người sáng lập. Nhiều người cho rằng văn hoá tổ chức là
một tài sản vô hình của tổ chức. Cụ thể hơn, văn hoá tổ chức giúp ta: giảm xung
đột; điều phối và kiểm soát; tạo động lực làm việc; tạo lợi thế cạnh tranh...
- Giảm xung đột: Văn hoá tổ chức là keo gắn kết các thành viên của tổ
chức. Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa
chọn và định hướng hành động. Khi ta phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn
nhau thì văn hoá chính là yếu tố giúp mọi người hoà nhập và thống nhất.


- Điều phối và kiểm soát: Văn hoá tổ chức điều phối và kiểm soát hành vi cá
nhân bằng các câu chuyện, truyền thuyết; các chuẩn mực, thủ tục, quy trình,
quy tắc... Khi phải ra một quyết định phức tạp, văn hoá tổ chức giúp ta thu hẹp
phạm vi các lựa chọn phải xem xét.
- Tạo lợi thế cạnh tranh của tổ chức: Tổng hợp các yếu tố gắn kết, điều
phối, kiểm soát, tạo động lực... làm tăng hiệu quả hoạt động và tạo sự khác biệt
trên thị trường. Hiệu quả và sự khác biệt sẽ giúp tổ chức cạnh tranh tốt trên thị

trường.
- Tạo động lực làm việc: "Động lực làm việc 50% đến từ cá nhân mỗi người
và 50% còn lại đến từ môi trường làm việc, đặc biệt từ phía người lãnh đạo,
quản lý" - From effective motivation by John Adair
Động lực làm việc là một vấn đề rất quan trọng đối với người lao động và đối
với quản lý nhân lực trong một tổ chức. Người lao động không thể đạt kết quả
làm việc tốt nếu thiếu động lực làm việc. Do vậy tạo động lực làm việc cho
người lao động có ý nghĩa rất quan trọng đối với mọi tổ chức và là một trong
những kỹ năng rất cần thiết của người lãnh đạo.
3. Xây dựng văn hóa tổ chức trên cơ sở nào:
Trước hết chúng ta phải có quan điểm cụ thể về vai trò của văn hoá tổ chức. Sự
thắng thế của bất cứ một tổ chức nào không phải ở chỗ là có bao nhiêu vốn và
sử dụng công nghệ gì mà nó được quyết định bởi việc tổ chức những con người
như thế nào. Con người ta có thể đi lên từ tay không về vốn nhưng không bao
giờ từ tay không về văn hoá. Văn hoá chỉ có nền tảng chứ không có điểm mốc
đầu, cuối. Do vậy, xuất phát điểm của tổ chức có thể sẽ là rất cao nếu như nó
được xây dựng trên nền tảng văn hoá. Các tổ chức khi xây dựng đều phải có
nhận thức và niềm tin triệt để, lúc đó văn hoá sẽ xuất hiện. Mọi cải cách chỉ
thực sự có tính thuyết phục khi nó tách ra khỏi lợi ích cá nhân, còn văn hoá tổ
chức thì phải bảo vệ cho mọi quyền lợi và lợi ích của cá nhân Khi xây dựng văn


hóa tổ chức cần phải có những biện pháp cụ thể. Biện pháp đầu tiên là phải xây
dựng một hệ thống định chế của tổ chức, bao gồm: Chính danh, tự kiểm soát,
phân tích các công việc, các yêu cầu. Sau đó xây dựng các kênh thông tin; xây
dựng các thể chế và thiết chế tập trung và dân chủ như: Đa dạng hoá các loại
hình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; tiêu chuẩn hoá các chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn; xây dựng cơ chế kết hợp hài hoà các lợi ích để tổ chức trở thành
ngôi nhà chung, là con thuyền vận mệnh của mọi người và phải xác định rõ
trách nhiệm của người đứng đầu mỗi tổ chức.

Các hạt nhân văn hóa tổ chức:
Đây là cơ sở để hình thành văn hóa tổ chức. Các hạt nhân văn hóa là kết
quả của sự tác động qua lại giữa các thành viên trong tổ chức với nhau. Khi tổ
chức bắt đầu hoạt động, nền văn hóa tổ chức xuất hiện, phát triển và tự bảo vệ.
Văn hóa tổ chức có tính đặc thù nên các hạt nhân văn hóa được hình thành cũng
có tính chất riêng biệt.Văn hoá tổ chức của chính quyền sẽ có những điểm khác
của văn hóa các tập đoàn đa quốc gia khác với văn hóa của các tổ chức liên
doanh hoặc văn hóa của tổ chức gia đình. Hạt nhân văn hóa tổ chức bao gồm
triết lý, niềm tin, các chuẩn mực làm việc và hệ giá trị...
III. Các giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyết hành
vi tổ chức?
“ Nhân chi sơ tính bản thiện”, con người khi mới được sinh ra ai cũng như
ai, bản tính là lương thiện. Trải qua các giai đoạn sống và phát triển, tuỳ thuộc
vào điều kiện sống và nhận thức của từng người, nhân cách con người đã định
hình và trở thành tính cách cá nhân của họ . Thông thường con người đều có hai
mặt. Một mặt hướng tới thế giới bên ngoài gồm các hoạt động sôi nổi, thường
cởi mở và được khích lệ bởi con ngừời hay sự vật của thế giới bên ngoài, mặt
khác hướng vào thế giới bên trong gồm có suy nghĩ, sở thích, tư tưởng và sự
tưởng tượng. Dù là hai mặt khác nhau nhưng đây là hai mặt bù trừ cho nhau
trong bản chất của một con người. Tính cách cá nhân có nhiều loại, tuy nhiên


qua nghiên cứu các học giả đã tổng kết lại thành “Năm mảng lớn của tính cách
cá nhân” (CANOE), bao gồm Sự tận tâm (conscentiousness), Dễ chấp nhận hay
thân thiện (agreeableness), Hoảng loạn (neuroticism), Sự cởi mở (Openness to
experience), và Hướng ngoại (extraversion).
Năng lực hành vi cá nhân bị chi phối bởi động lực, khả năng , ý thức công
việc và các yếu tố tình huống cam kết của nhân viên liên quan đến việc làm thế
nào để nhân viên nhận ra và cam kết theo đuổi công việc của mình một cách
đầy xúc cảm, tập trung khả năng nhận thức của mình vào công việc, sở hữu khả

năng và các nguồn lực để làm việc. Khái niêm này liên quan đến bốn tác nhân
của mô hình MARS: Động lực (Motivation), Năng lực (Ability), Ý thức nhiệm
vụ (Role perceptions), các yếu tố tình huống (Situational factors). Động lực tiêu
biểu cho sức mạnh bên trong một con người có ảnh hưởng đến định hướng,
cường độ, và tính bền bỉ của hành vi tự giác. Năng lực bao gồm các năng khiếu
bẩm sinh những điều đã học được cần thiết để hoàn thành nhiện vụ. Ý thức
nhiệm vụ là niền tin của cá nhân về những hành vi nào là thích hợp hay cần
thiết trong một tình huống cụ thể. Các yếu tố tình huống là các điều kiện của
môi trường kìm nén hay thúc đẩy hành vi hoặc thành tích công việc của cá
nhân.
Năm loại chính của hành vi trong trong tổ chức là Thành tích trong công
việc (Task performance); Ý thức trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức
(Organization citizenship); Hành vi gây cản trở công việc (Counterproductive
behaviours); Tham gia và gắn bó với cơ quan (Joining and staying with the
organization), và Sự chuyên cần (Work attendance).
Tính cách cá nhân liên quan đến mô hình ổn định trong các hành vi cư xử
và tính thống nhất trong suy nghĩ dùng để giải thích xu hướng cư xử của một
con người. Tính cách cá nhân được hình thành bởi cả yếu tố di truyền và môi
trường. Hầu hết các đặc điểm tính cách cá nhân đề được miêu tả trong các bài
trắc nghiệm tính cách cá nhân (personality test) được tiêu chuẩn hóa quyết định


làm cách nào một cá nhân ghi điểm theo phương pháp Big 5 được xem là tích
cực hay tiêu cực. Chẳng hạn, một người nào đó đạt điểm âm về sự hướng ngoại
là người hướng nội thiên về cách cư xử rụt rè và rút lui. Một người nào đó đạt
điểm âm về sự ổn định tâm lý sẽ có tính cách hay nóng nảy, căng thẳng, giận
dữ, và lo lắng. Các điểm số của một người theo phương pháp Big 5 tiết lộ hồ sơ
tính cách cá nhân một cách đồng nhất với dấu tay của mỗi người.
Xây dựng Văn hóa tổ chức ở UBND TP Hạ Long :
- Đề ra được tầm nhìn, mục tiêu chiến lược rõ ràng thống nhất từ thành phố

đến phường, tư lanh đạo đến nhân viên và cấ đến từng cá nhân người lao
động ,xây dưng mô hình văn hoá công sở ở từng đơn vị.
- Thay đổi , sắp xếp phòng làm việc ,bổ xung trang thiết bị văn phòng đáp
ứng với yêu cầu đổi mới và phù hợp với việc cải cách hành chính,...tạo nên
phong cách riêng của tổ chức
- Dần từng bước trang bị đông phục cho cán bộ công nhân viên tại mỗi đơn
vị phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ (đồng phục nghiêm túc, thanh lịch hay thoải
mái, tự do...)
- Cải tiến phong cách làm việc, ứng xử trong công ty như xưng hô, nói năng
chào hỏi (thái độ thân thiện, bình đẳng, khuyến khích tất cả các nhân viên đưa
ra quan điểm cá nhân, đóng góp sáng kiến đẩy mạnh thi đua hay đưa ra quan
điểm, lạnh lùng ). Ngoài giờ làm việc mọi người cùng nhau vui chơi các môn
thể thao rèn luyện sức khoẻ và đó cũng là cơ hội để thắt chặt hơn mối quan hệ
giữa các đồng nghiệp. Mọi người thân thiện, vui vẻ, sống hoà nhập từ nhân viên
cho đến cán bộ lãnh đạo. Kỷ cương công việc được thắt chặt, thực hiện nghiêm
túc nhưng sinh hoạt đời thường . Tất cả mọi người không những quan tâm giúp
đỡ nhau trong công việc mà còn quan tâm nhau nhiều hơn trong đời sống
thường ngày. Phải cho người lao động thấy được rằng từng cá nhân trong tổ
chức là một mắt xích trong toàn bộ dây chuyền sản xuất.


- Cải tiến các chính sách, nguyên tắc kỉ luật, quy định của UBND như chế độ
tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi, đào tạo, đề bạt ( Các đơn vị tự chủ về tài
chính theo nghị định 43/CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ). Áp dụng những
nguyên tắc và các quy định của luật công chức chuẩn mực về đạo đức và tác
phong nghề nghiệp giỏi trong chuyên môn vững trong chuyên môn, giỏi trong
quản lý.
- UBND TP Hạ Long luôn khuyến khích mọi người thi đua lao động ,phát huy
sáng kiến và có chính sách khen thưởng: tăng lương, đề bạt cán bộ xứng đáng,
kịp thời...Với môi trường làm việc trong từng phòn ban đơn vị mọi cá nhân đều

cảm thấy được thoải mái, tự tin và tự nguyện đóng góp vì sự phát triển của
thành phố và của cá nhân họ. Tạo điều kiện để người lao động nâng cao kiến
thức, kĩ năng về chuyên môn cũng như hiểu biết về xã hội, giúp mọi người
hướng tới sự phát triển toàn diện.
- Tạo các kênh truyền đạt thông tin, ý kiến phản hồi trong nội bộ : như hòm
thư góp ý, các buổi họp, các buổi sinh hoạt tập thể, các buổi nói chuyện trao đổi
trực tiếp giữa ban lãnh đạo với cán bộ công nhân viên,lắng nghéy kiến của
nhân dân và cán bộ trong cơ quan UBND Thành phố... giúp cán bộ ,nhân viên
nói ra được những suy nghĩ và nguyện vọng của mình, để từ đó tạo được sự
thoải mái trong quá trình làm việc, sự đoàn kết trong nội bộ mọi tổ chức. Tạo
động lực thúc đẩy mọi người hăng say làm việc, thoải mái tư tưởng trong sáng
tạo và cải tiến năng suất chất lượng, cải tiến kĩ thuật.
- Thiết lập các quy trình, cách thức chia sẻ thông tin phối hợp giữa các cá
nhân, phòng ban trong nội bộ.
- Xây dựng quan điểm đối với cộng đồng xã hội: Đó là xây dựngnếp sống văn
minh đô thị, nếp sống văn hoá trong khu dân cư trong từng khu phố tổ dân và
trong từng phuờng từ đó xây dựng nếp sống cộng đồng,sự hoà nhập, hành động
để cùng chung tay xây dựng xã hội phát triển và cộng đồng bền vững . Bên
cạnh đó thường xuyên hưởng ứng các phong trào bảo vệ môi trường xanh sạch


đẹp, các hoạt động từ thiện...Từ những giai pháp cơ bẩn đó từng bước góp phần
xây dựng một thành phố Hạ long bền vững.

IV. Kết luận:
Xây dựng văn hóa tổ chức là một hướng tiếp cận để nâng cao năng lực cho tổ
chức. Mỗi tổ chức có mục tiêu riêng nhưng đều hướng tới một đích chung là
không ngừng phát triển năng lực của mỗi cá nhân và phát triển một cách bền
vững. Con người là tài sản quý nhất của tổ chức và cũng là bạn đồng hành của
tổ chức trên con đường đi tới mụcc tiêu cao nhất,tốt nhất. Trên đây là những

định hướng cơ bản để tổ chức xây dựng chính sách đãi ngộ một cách khoa học
và hợp lý để thu hút toàn bộ cán bộ nhân viên phát huy cao nhất khả năng ,
năng lực sáng tạo của họ, kết hợp thành một khối thống nhất để cùng đạt tới
đích chung đó.
V. Các tài liệu tham khảo:
1. Giáo trình Quản trị Hành vi tổ chức - chương trình Đào tạo thạc sỹ Quản
trị kinh doanh quốc tế.
2. Tài liệu tham khảo- Lưu hành nội bộ- Đại học Griggs.