Khảo sát văn phòng – bộ tài chính và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình khảo sát, nghiên cứu của riêng Em và
được sự hướng dẫn khoa học củaThạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh. Các nội dung
nghiên cứu , kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ
hình thức nào dưới đây. Những số liệu trong bài phục vụ cho việc phân tích,
nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư -Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi
cơ quan, tổ chức. Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ
thuậtnăm 2006 và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là
cơquan có trách nhiệm: Tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn qu ốc gia trong
lĩnhvực Văn thư -Lưu trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định,
côngbố các tiêu chuẩn này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia
trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ..
Công tác Văn thư – Lưu trữ là lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác này được coi là một mắt xích
không thể thiếu trong bộ máy quản lý của nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt
Nam. Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho
dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và liên tục trong cơ thể lên
bộ não không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư
Lưu trữ và nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá
trình thực tế tại Bộ Tài chính em xin đưa ra đề tài: “Khảo sát Văn phòng – Bộ
Tài chính và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn

thư trong cơ quan”.
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu, đánh giá những vấn đề cơ bản của công tác Văn Thư -Lưu Trữ
- Phân tích đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại “ Văn
phòng – Bộ Tài chính ”
3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
- Lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức
- Chức năng nhiệm vụ

3


4. Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp duy vật biện chứng
-Phương pháp quan sát
-Phương pháp điều tra khảo sát
-Phương pháp thống kê
-Phương pháp so sánh
Ngoài lời mở đầu thì nội dung của bài gồm có 3 chương :
Chương I : Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan
Chương II :Vai trò của công tác Văn Thư - Lưu Trữ
Chương III : Đề xuất nâng cao hiệu quả công tác Văn Thư – Lưu Trữ
tại Văn phòng – Bộ Tài chính

4


CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH

1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ - Bộ Tài chính
1.1.1.Vị trí và chức năng của văn phòng Bộ Tài chính
Văn phòng Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị
thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là tham
mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Cụ thể như sau:
• Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu giúp Bộ
trưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của
Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyên truyền
của Bộ Tài chính
• Chức năng hậu cần: quản lý tài sản của văn phòng Bộ, đảm bảo phương tiện và
điều kiện làm việc cho các cán bộ của cơ quan, chuẩn bị chương trình, nội dung,
đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu phục vụ các hội nghị, các
cuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ,... đồng thời giúp Bộ trưởng trực
tiếp quản lý một số mặt công tác khác.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Bộ Tài chính
Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Tài chính được quy định cụ
thể trong quyết định số 1999/QĐ-BTC ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính.Trong đó một số nhiệm vụ cụ thể là:
•

Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính: Quy chế làm việc, trình tự thủ tục giải
quyết công việc và mối quan hệ phối hợp giữa các tổ chức, đơn vị trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ được giao; Chương trình, kế hoạch công tác tháng,
quý, năm của Bộ theo quy định của Chính phủ và của Bộ Tài chính.

•

Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị xây dựng các đề án, dự án, các chính

sách, chế độ thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính và theo phân
công của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
5


•

Đề xuất các vấn đề về cơ chế, chính sách cần tổ chức nghiên cứu hoặc sửa
đổi, bổ sung, báo cáo Lãnh đạo Bộ để phân công cho các đơn vị tổ chức thực
hiện.

•

Về điều phối hoạt động của Bộ: Là đầu mối phối hợp với các tổ chức, đơn
vị triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao; đầu mối quan hệ với các Bộ,
ngành ở Trung ương và địa phương theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
tổ chức điều phối, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được giao; kiểm
tra về thể thức, thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Bộ; tổ chức cung
cấp thông tin định kỳ, đột xuất về tình hình kinh tế - xã hội nổi bật trong và
ngoài nước, các vấn đề có liên quan đến công việc đã và đang giải quyết để phục
vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; là đầu mối trong việc đôn đốc,
phối hợp với các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình cải cách hành
chính của Bộ theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Nhà nước;
thực hiện nhiệm vụ thường trực công tác cải cách hành chính của Bộ Tài chính...

•

Tổ chức thực hiên các công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổ
chức thực hiện công tác hành chính, văn thư tại cơ quan Bộ theo quy định của

pháp luật; hướng dẫn và kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện thống
nhất các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư và các
thủ tục hành chính khác; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác của Bộ; kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ Tài chính
ban hành; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện
các quy định của pháp luật về giữ bí mật thông tin, tài liệu liên quan đến chức
năng quản lý nhà nước của Bộ; tổ chức đón tiếp, hướng dẫn khách đến công tác
tại Bộ Tài chính; trực tổng đài điện thoại nội bộ cơ quan Bộ Tài chính; phục vụ
các nhu cầu thông tin của khách cần giao dịch công tác.

•

Về công tác lưu trữ, thư viện: Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ
quan Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính về
6


công tác lưu trữ; quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư
viện cơ quan Bộ.
•

Về công tác báo chí, tuyên truyền: Quản lý hoạt động báo chí, xuất bản
của Bộ Tài chính; là đầu mối tổ chức các cuộc họp báo, cung cấp thông tin về
các hoạt động của Bộ Tài chính cho các cơ quan báo chí theo uỷ quyền của Bộ
trưởng Bộ Tài chính; định kỳ thực hiện điểm báo và thông báo ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Bộ đối với các vấn đề báo chí đã nêu để các tổ chức, đơn vị có liên
quan kiểm tra, xử lý và báo cáo lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện và hướng dẫn
các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ sưu tầm, nghiên cứu, tổng hợp và quản lý các tài
liệu lịch sử, truyền thống của ngành tài chính; chủ trì biên tập nội dung phần

thông tin báo chí (tin tức - sự kiện) trên trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính
(Website Bộ Tài chính).

•

Quản lý Đoàn xe của Bộ Tài chính.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tài chính
Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về toàn
bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; quản lý công chức, tài sản được giao theo quy
định.
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về
nhiệm vụ được phân công.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:
1. Phòng Tổng hợp - Thư ký.
2. Phòng Hành chính.
3. Phòng Lưu trữ - Thư viện.
4. Phòng Báo chí tuyên truyền.
5. Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại Thành phố Hồ Chí Minh.
6. Đoàn xe của Bộ Tài chính.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng và Đoàn xe do Chánh Văn phòng quy
định.
7


Tổ chức và hoạt động của Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại Thành
phố Hồ Chí Minh do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
Văn phòng Bộ làm việc theo tổ chức phòng kết hợp với chế độ chuyên
viên. Đối với những công việc thực hiện theo chế độ chuyên viên, Chánh Văn

phòng Bộ phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức phù hợp với chức danh,
tiêu chuẩn và năng lực chuyên môn để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Biên chế của Văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định.
1.2. Tổ chức, nhiệm vụ và biên chế văn thư – Lưu trữ chuyên trách
1.2.1. Tổ chức, nhiệm vụ và biên chế phòng Hành chính (Văn thư)
Quản lý công tác văn thư của Bộ Tài chính thuộc chức năng quản lý của
Văn phòng Bộ. Để việc quản lý sâu sát và hiệu quả hơn Văn phòng Bộ giao
trách nhiệm quản lý này cho Phòng Hành chính (một đơn vị trực thuộc Văn
phòng Bộ). Nói cách khác, Phòng Hành chính là đơn vị giúp Chánh Văn phòng
Bộ quản lý trực tiếp công tác văn thư của Bộ Tài chính. Phòng Hành chính
(thuộc Văn Phòng Bộ) được bố trí ở tầng 1 tạo thuận lợi cho việc trao đổi, giao
dịch của cơ quan với khách đến làm việc tại cơ quan. Bộ phận Văn thư là đầu
mối tiếp nhận văn bản của các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và có trách nhiệm
chuyển giao văn bản đến các đơn vị, tổ chức trong cơ.
Văn thư Bộ Tài chính được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp. Bên
cạnh bộ phận Văn thư chung của toàn cơ quan (thuộc Phòng Hành chính), ở mỗi
đơn vị trực thuộc Bộ đều bố trí một cán bộ làm công tác văn thư. Hình thức tổ
chức văn thư này hoàn toàn hợp lý với thực tế hoạt động của Bộ Tài chính. Do
Bộ là một cơ quan lớn với cơ cấu tổ chức phức tạp, gồm nhiều đơn vị với chức
năng nhiệm vụ khác nhau và khối lượng văn bản hình thành trong hoạt động
hàng ngày rất lớn. sự phối hợp hiệu quả giữa văn thư chung của cơ quan với văn
thư của các đơn vị tạo sự thuận lợi cho quá trình giải quyết công việc của toàn
cơ quan trong suốt thời gian vừa qua cũng chính là thực tế chứng minh cho sự
hợp lý của hình thức tổ chức văn thư này.
Tất cả các cán bộ làm công tác văn thư của Bộ Tài chính đều được đào tạo
các nghiệp vụ về công tác văn thư. Đặc biệt các cán bộ trong bộ phận văn thư
8


chung của cơ quan (gồm 10 cán bộ văn thư chuyên trách) có trình độ chuyên

môn từ Cao đẳng trở lên gồm: 01 Trưởng phòng, 03 Phó phòng và 07 cán bộ
làm công tác Văn thư, 02 cán bộ làm công tác phô tô tài liệu và Scan văn bản.
b. Tổ chức và biên chế phòng Lưu Trữ
Phòng Lưu trữ - Thư viện Văn phòng Bộ là đơn vị giúp Chánh văn phòng
Bộ quản lý trực tiếp công tác Lưu trữ, thư viện của Bộ Tài chính được đặt tại
tầng 2 của Tòa nhà Bộ Tài chính với hệ thống kho tang, trang thiết bị khá hiện
đại để bảo quản tốt nhất khối tài liệu của cơ quan.
Cán bộ làm công tác Lưu trữ và thư vện tại phòng Lưu trữ thuộc Văn
phòng Bộ đều được đào tạo đúng chuyên môn trình độ Đại học và trên Đại học
đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định gồm: 01 Trưởng phòng, 01 phó
phòng và 05 cán bộ làm công tác lưu trữ, 01 cán bộ làm công tác thư viện.
Thời gian vừa qua Bộ đã tiến hành phổ biến có hiệu quả một số văn bản
của nhà nước quy định về công tác Lưu trữ. Bên cạnh hoạt động phổ biến, tuyên
truyền các văn bản pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ, Bộ Tài chính
cũng chú trọng đến việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ
tại cơ quan mình cho phù hợp đặc thù ngành như quy chế về công tác Lưu trữ tại
cơ quan Bộ tài chính áp dụng cho tất cả các đơn vị trong ngành như: Công văn
số 13320/BTC-VP ngày 05/10/2010 của Bộ Tài chính về thực hiện quy định thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài lệu.
Nội quy quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ ngày 20/4/2011
Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/01/2016 của Bộ tài chính quy định
về quy chế công tác Lưu trữ Bộ tài chính
Quy chế chế độ Lưu trữ tài liệu chế độ kế toán;
Quy chế sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành cơ quan Bộ
Tài chính.
Sau khi các văn bản ban hành, văn phòng Bộ tiến hành phổ biến các văn
bản và triển khai hoạt động kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ .

9

CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH
Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ
chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan
hành chính nhà nước. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa
phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa của nó. Bên cạnh một vài cơ quan
đơn vị nhà nước làm rất tốt thì cũng còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa hiểu hết tầm
quan trọng của công tác này nên tài liệu còn để tồn đọng nhiều ở các năm trước,
tài liệu lưu trữ trong tình trạng chất đống, bó gói, không lập hồ sơ, chưa được
sắp xếp chỉnh lý, kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu…. Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa
trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm nguyên
vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quá trình thực
hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
1. Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư - lưu
trữ.
Ở nước ta, công tác tiêu chuẩn hóa chính thức được định nghĩa trong Điều
lệ về công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24
tháng 8 năm 1982, đó là “Công tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và áp
dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoa
học, kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuất
kinh doanh vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao”.
Nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tiêu chuẩn
ngành (TCN) đã được xây dựng và ban hành như:
Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩn
hóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ
và Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Văn
bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày”
10

Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trình
bày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày)
theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002.
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét
lần 1) được ban hành đã quy định thống nhất về kích thước, thể thức và cách
trình bày của một văn bản. Tiêu chuẩn này có ý nghĩa rất lớn trong việc bảo
quản tài liệu lưu trữ (không còn tình trạng trong một hồ sơ, văn bản có nhiều
kích thước khác nhau) và nâng cao hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước.
Năm 2008, thực hiện Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm
2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật tiêu chuẩn
và Quy chuẩn kỹ thuật, Nghị định số 67/2009/NĐ-CP ngày 03/8/2009 sửa đổi
một số điều của Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy
chuẩn kỹ thuật và Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản
phẩm, hàng hóa và căn cứ nhu cầu thực tế về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu
trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phối họp với Viện Tiêu chuẩn chất
lượng Việt Nam thực hiện nghiên cứu, chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ,
Hộp bảo quản tài liệu hành chính và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu
chuẩn quốc gia (TCVN) và tháng 7 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công
nghệ đã ban hành Quyết định SỐ1687/QĐ- BKHCN về việc công bố các Tiêu
chuẩn Quốc gia:
– TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, thay thế: TCN 01:2002 Bìa hồ sơ.
– TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002
Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính.

11

– TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997
Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
•

Tiêu chuẩn ngành (TCN)

Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầu
trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyết định số
42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Những
nội dung của tiêu chuẩn cấp ngành này được kế thừa từ kết quả nghiên cứu đề
tài tiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” của chủ nhiệm
Mai Thị Loan từ năm 1988.
Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã có Quyết định số
62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 5 năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành
TCN01-2002 Bìa hồ sơ thay thế TCN 02-1992.
Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành:
Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tài
liệu năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành
TCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếu
phông.
Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu như: tiêu chuẩn ngành TCN 011990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ.
Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản như: tiêu chuẩn ngành Bìa hồ
sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành TCN06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo
quản tài liệu lưu trữ hành chính.
Việc áp dụng các Bộ tiêu chuẩ trong công tác văn thư lưu trữ là việc xây
dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ
12

trong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản,
nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo
chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư
lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước. Việc áp dụng này nâng cao tính
chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất
công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ
chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc
một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu
quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà
nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ
quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ
quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,
tổ chức và các bí mật quốc gia.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công
tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính
nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ
quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và
vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp
nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng
cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị.
Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm
quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số
13

liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã
hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác
của mỗi cơ quan, tổ chức.
Việc áp dụng các Bộ tiêu chuẩn trong công tác văn thư lưu trữ là việc
xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn th ư
lưu trữ trong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý ch ất
lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính
hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, th ỏa mãn các yêu
cầu của công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà n ước.
Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước v ới nhân
dân.
- Tạo sự thống nhất về mặt nghiệp vụ
- Nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư - lưu trữ
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan
- Thúc đẩy tiến bộ Khoa học - công nghệ trong công tác Văn thư - lưu trữ
- Văn bản hóa các quy trình thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ
- Sử dụng hợp lí trang thiết bị trong công tác Văn thư - lưu trữ
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác về Khoa học - Công nghệ
- Góp phần đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính.
Công tác văn thư ngày càng khẳng định được vị trí, vai trò, tầm quan trọng
của mình trong mỗi một cơ quan, tổ chức. Nhận thấy tầm quan trọng của Công tác
Văn thư Lưu trữ Văn phòng Bộ tài chính đã thực hiện đúng theo các văn bản của cơ
quan cấp trên ban hành.
14


+ Công văn số 30/NV ngày 09/02/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban
hành “Bản hướng dẫn vào sổ, chuyển giao công văn”;

+ Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban
hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan”;
+ Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”;
+ Công văn số 261/NV ngày 12/10/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
sử dụng “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ”;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
+ Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản;
+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 6/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan;
+ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi đến;
+ Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong
môi trường mạng.
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về “ Sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư”.
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính Phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
+….
Ngoài ra, Bộ Tài chính cũng ban hành những văn bản quy định riêng về công
tác văn thư lưu trữ của cơ quan như:
15

Công văn 13320/BTC-VP ngày 05/10/2010 của Bộ tài chính về thực hiện
quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;
Nội quy quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ ngày 20/4/2011
Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 của Bộ Tài chính quy định
về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lư trữ hiện hành
của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ.
- Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/01/2016 về Ban hành quy chế
công tác Lưu trữ Bộ Tài chính
- Quy định chế độ lưu trữ tài liệu chế độ kế toán
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
- Quy chế sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều chành cơ quan
Bộ Tài chính
+ Công văn số 8072/BTC-VP ngày 28 tháng 6 năm 2005 về việc hướng
dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ
+ Công văn số 1616/QĐ-BTC ngày 19/7/2016 về Ban hành quy chế
công tác văn thư của Bộ Tài chính
+ Công văn số 6789/BTC-VP ngày 19/05/2016 về triển khai sử dụng
quy trình xử lý văn bản điện tử và điều hành công việc thông qua chương trình
EDocTC và giao diện gửi, nhận văn bản eLight.
Bên cạnh việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác
văn thư Lưu trữ Văn phòng Bộ còn rất quan tâm đến việc bồi dưỡng, tập huấn
nghiệp vụ cho cán bộ như: Cử cán bộ tham gia lớp Chứng chỉ văn thư lưu trữ; lớp
nâng cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ; Hội thảo công tác văn thư... Văn
phòng bộ cũng đã cử cán bộ đi dự hội nghị, học tập, tham quan, khảo sát về công tác
văn thư, lưu trữ ở nước ngoài như: Malayxia, Trung Quốc, Singapo, Lào... Đây là
những hình thức sinh hoạt khoa học rất bổ ích nhằm trao đổi kinh nghiệm, tăng
cường sự hiểu biết, kỹ năng quản lý và nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ.

16

17


CHƯƠNG III : ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH
3.1 Nhận xét
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số
nhận xét về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trung Văn phòng Bộ Tài chính như
sau:
3.1.1 Công tác văn thư:
3.1.1.1. Ưu điểm:
Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao của Văn phòn Bộ, trong
đó xác định rõ Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp và hành chính giúp
Bộ tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao. Trong thời gian qua
Văn phòng đã thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của mình cũng như phối hợp một
cách hiệu quả với các đơn vị trong cơ quan Bộ triển khai thắng lợi nhiệm vụ
chung.
Với số lượng và biên chế của Văn phòng đa số đã được đào tạo cơ bản về
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ chính trị, đã có sự phân công,
phân nhiệm rõ ràng cho từng cán bộ công chức và nhân viên. Bên cạnh đó, được
sự quan tâm sâu sắc của các cấp lãnh đạo, Văn phòng đặc biệt là phòng Hành
chính (Văn thư) được trang bị đầy đủ các loại máy móc trang thiết bị văn phòng
góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó
công tác văn thư đã đảm bảo tổ chức giải quyết công văn đi, đến nhanh chóng,
kịp thời chính xác, đảm bảo tính bí mật.
Đặc biệt, Bộ đã xây dựng được phần mềm chuyên để quản lý văn bản,
phần mềm edoctc kết hợp với SCAN với những tiện ích hữu hiệu đã góp phần
giúp cho công tác văn thư của đi vào nề nếp, hiện đại hoá, quản lý được khối

lượng văn bản đồ sộ mà hàng năm Bộ ban hành và tiếp nhận. Văn bản được scan
và cập nhật trên mạng nội bộ giúp cho các cán bộ có thể tiếp cận được với văn
bản một cách nhanh chóng và chính xác, góp phần xử lý công việc được kịp thời
và hiệu quả.

18


Văn bản ban hành ra cơ bản đảm bảo các yếu tố: nội dung, thể thức và
hình thức văn bản. Nội dung văn bản phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng
chế độ chính sách của Đảng, Nhà nước và của cấp trên.
Quản lý sử dụng con dấu chặt chẽ, đúng nguyên tắc.
Cơ bản các phòng, ban hay bộ phận cũng đã lập được hồ sơ công việc bảo
đảm phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ dược giao.
3.1.1.2. Tồn tại hạn chế
Việc ban hành văn bản của cơ quan Bộ vẫn còn sai do các cán bộ, chuyên
viên chưa thật nắm vững về các thể thức văn bản.
Việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với cán bộ chuyên
môn là chưa làm tốt, vì vậy chất lượng hồ sơ lập ra chưa đảm bảo yêu cầu. Việc
lập hồ sơ công việc chất lượng đạt không cao do chưa có danh mục hồ sơ, hồ sơ
công việc của cán bộ chuyên môn lập ra mới chỉ theo hướng tư duy (tài liệu
quan trọng cần phải giữ lại). Cho nên, tài liệu bên trong hồ sơ sắp xếp chưa khoa
học, còn lộn xộn. Một số hồ sơ có quá trình phát sinh, phát triển nhưng không có
quá trình kết thúc. Tài liệu vẫn ở tình trạng bó gói, rời lẻ khi giao nộp.
3.1.2. Công tác lưu trữ:
3.1.2.1. Ưu điểm:
Công tác tổ chức lưu trữ đã được lãnh đạo Bộ cũng như lãnh đạo Văn
phòng quan tâm, Văn phòng Bộ không chỉ ban hành những văn bản hướng dẫn
thi hành những quy định của Cục Văn thư lưu trữ, ngoài ra còn có những văn
bản chỉ đạo về công tác lưu trữ cho phù hợp với thực tế của ngành. Văn phòng

cũng đã có những cán bộ chuyên trách phụ trách về công tác lưu trữ. Các cán bộ
có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm đã góp phần làm cho công tác
lưu trữ của Bộ từng bước đi vào nền nếp.
Bộ ngày càng chú trọng đầu tư, nâng cấp kho tàng và trang bị những thiết
bị máy móc hiện đại nhằm đảm bảo cho công tác lưu trữ được thuận lợi nhất.
Chứng thực cho điều đó từ trước tới nay tại cơ quan Bộ chưa để xảy ra tình trạng
cháy nổ gây mát mát hay thiệt hại gì về tài liệu lưu trữ.

19


Công tác thu thập và bổ sung tài liệu của cơ quan Bộ đã đạt được những
thành tích đáng ghi nhận. Cơ quan đã quán triệt từ trách nhiệm của lưu trữ cơ
quan trong việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ đến trách nhiệm của từng cá
nhân, đơn vị trong việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Đây là một ưu điểm
mà không phải đơn vị nào cũng làm được.
Công tác xác định giá trị tài liệu nhìn chung là đã thực hiện tốt, cơ quan
đã có bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu, đã tiến hành thành lập được Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, việc tiêu huỷ tài liệu cũng đã đuợc kiểm tra thực hiện rất
chặt chẽ đảm bảo không để mất mát tài liệu.
Bộ đã xây dựng được hai bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông - đây là căn cứ không thể thiếu để xác định phương án phân loại khoa học
đối với mỗi khối tài liệu của một đơn vị nói chung và đối với từng Cục, vụ nói
riêng
Tài liệu của Bộ đã được tập trung bảo quản tại kho lưu trữ của Bộ tại
Tầng 2, trụ sở Bộ Tài chính, việc tổ chức lưu trữ tập trung như vậy tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác bảo quản an toàn tài liệu và công tác phục vụ khai thác sử
dụng tài liệu được thông suốt. Các quy định đối với công tác khai thác sử dụng
tài liệu được quy định rõ ràng và đơn giản, tạo điều kiện tối đa cho người khai
thác.

3.1.2.2. Tồn tại, hạn chế
Bên cạnh những kết quả đã dạt được, công tác lưu trữ trong cơ quan Bộ
vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định:
Do khối lượng công việc giải quyết hàng ngày quá lớn, cán bộ làm công
tác lưu trữ lại thiếu, nên cán bộ thường phải luân chuyển, không ổn định, tính
chuyên môn hoá chưa cao. Một cán bộ phải đảm nhiệm nhiều khâu do đó không
tránh khỏi sai sót, như vậy sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụ
lưu trữ như: thu thập bổ sung, phân loại và xác định tài liêu…sẽ không thể thực
hiện được tốt.

20


Bộ cũng đã xây dựng được bảng thời hạn bảo quản mẫu của Bộ theo
đúng quy định của Nhà nước, tuy nhiên khi đưa vào thực tế thì bảng thời hạn
này chưa được các cán bộ thực hiện một cách thực sự nghiêm túc.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ hiện nay ở Bộ Tài chính mới chỉ có danh
mục hồ sơ, việc áp dụng công nghệ thông tin, hiện đại hoá tài liệu số vào phục
vụ trong công tác lưu trữ chưa được thực hiện vẫn chỉ còn là trên dự thảo.
3.2 Đề xuất
Để công tác văn thư và lưu trữ tại cơ quan Bộ đi vào nề nếp và đạt được
hiệu quả cao, qua quá trình khảo sát thực tế công tác văn thư và công tác lưu trữ
tại cơ quan Bộ, em xin được được đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần nâng
cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan:
Tăng cường công tác xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành tài chính. Cập nhật và kịp thời sửa
chữa bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Ngành khi có quy định,
hướng dẫn mới của Nhà nước.
Công tác xây dựng đội ngũ cán bộ vừa “hồng” vừa “chuyên”, có tâm
huyết với nghề, có trình độ nghiệp vụ, đề xuất bổ sung thêm biên chế được đào

tạo đúng chuyên ngành, đảm bảo có đủ nhân lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao.
Tăng cường tổ chức kiểm tra công tác Văn thư lưu trữ hàng năm của cán
bộ, công chức trong toàn cơ quan Bộ
Hàng năm duy trì tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ cho các cán bộ, công chức làm công tác văn phòng của các đơn vị trong
toàn Ngành. Đồng thời cũng nên tổ chức các đoàn đi khảo sát thực tế, học hỏi ở
các nước bạn về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Giúp các cán bộ nâng
cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ, không ngừng học hỏi để nâng cao
trình độ chuyên môn của mình tránh tình trạng nhàm chán công việc “an phận
thủ thường” coi đây chỉ là công tác trông giữ tài liệu.
Quan tâm chú trọng tới đời sống của cán bộ, quán triệt trong chính sách
khen thưởng kỷ luật rõ ràng để các cán bộ nhận thức thấy được quyền lợi và
21


trách nhiệm của mình trong quá trình hoạt động xây dựng và hoàn thiện nhiệm
vụ được tốt nhất.
Đẩy mạnh nghiên cứu và triển khai thí điểm một số chương trình phần
mềm điện tử có nhiều tính năng hữu hiệu hơn để nâng cao hiệu quả công tác
trong toàn Ngành.
Tăng cường thêm biên chế được đào tạo đúng chuyên môn cho công tác
văn thư lứu trữ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
Tăng cường về số lượng, chất lượng công tác chỉ đạo, kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
Hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản,
quản lý hồ sơ tài liệu nhằm đáp ứng tốt hơn công tác chỉ đạo, điều hành quản lý
Nhà nước của cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
Nâng cao ý thức của cán bộ chuyên môn, đẩy mạnh việc lập hồ sơ sau khi
giải quyết công việc. Cần tập trung sức lực, thời gian vào công tác chỉnh lý, thu

thập, bổ sung tài liệu hơn nữa.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ của cơ
quan đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ các giải pháp nêu trên. Các giải pháp đều có
sự liên quan chặt chẽ, mật thiết với nhau. Trong đó vấn đề nhận thức và con
người vẫn là vấn đề trọng tâm quyết định đến kết quả thực cuối cùng.

22


KẾT LUẬN
Nhìn lại chặng đường đã qua, chúng ta có th ể t ự hào về nh ững gì đã
làm cho ngành văn thư, lưu trữ nước nhà. Đó là nền tảng đ ể chúng ta ti ếp
tục phát huy vị trí và vai trò của công tác văn th ư, lưu trữ hoà mình vào s ự
phát triển chung của xã hội.
Qua thời gian khảo sát và làm việc tại Văn phòng – Bộ Tài chính đã
giúp em nhận thức sâu sắc hơn về lý thuyết đã được học trong tr ường và
thực tế những công việc đã thực hành. Nhờ đó mà em có c ơ hội đ ược rèn
luyện thêm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình; rèn luyện con ng ười có ý
thức, trách nhiệm với công việc. Và đặc biệt là biết tự đánh giá ch ất l ượng
công việc của mình.
Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện cho cơ quan ra quy ết
định được đúng đắn, kịp thời, chính xác, phù hợp với điều ki ện th ực tế của
cơ quan. Cán bộ Văn Thư - Lưu Trữ cần phải tự học hỏi trau dồi kiến th ức
để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao . Từ những kiến thức được trang bị
trên ghế nhà trường cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh cũng nh ư nhân
viên trong cơ quan trong thời gian em đi th ực tế em xin đ ề xu ất ý t ưởng
thực trạng và biện pháp nâng cao hiệu quả

23