Báo cáo văn thư lưu trữ tại Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH SÁCH NHÓM 5
1.Trần Trường Giang
2.Nguyễn Văn Khởi
3.Nguyễn Thị Kim Oanh
4.Phạm Thị Hà Phương
5.Đinh Thị Phượng
6.Đặng Thị Thanh Thủy
7.Nguyễn Thị Thu Thúy
8.Nông Thị Trang
9.Nguyễn Thị Kim Yến


MỤC LỤC


A. LỜI NÓI ĐẦU
Mặc dù công tác văn thư - lưu trữ đã có từ rất lâu, song không ít người
vẫn coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn
thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là
suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư - lưu trữ, cần
phải được nhìn nhận lại.
Là sinh viên của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu
trữ học chúng em đã được thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ giảng dạy,
hướng dẫn và qua quá trình cá nhân tự tìm hiểu em đã hiểu được phần nào về
tầm quan trọng của công tác văn thư -lưu trữ . Để chuẩn bị cho đợt thực tập
ngoài trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em được thực tập trước
trong nhà trường dưới sự dìu dắt, hướng dẫn của Tiến sĩ Chu Thị Hậu kết hợp
với kiến thức học trên lớp để củng cố kiến thức để giúp chúng em có được
những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao năng lực vận
dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát huy khả năng
sáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn làm cơ sở cho công

tác sau này. Rèn luyện đạo đức, phẩm chất , xây dựng phong cách làm việc khoa
học của một cán bộ văn thư - lưu trữ .Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này,
chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể các thầy cô giáo trong
khoa Văn thư – Lưu trữ , đặc biệt là Tiến sĩ Chu Thị Hậu đã tận tình chỉ bảo,
hướng dẫn chúng em trong thời gian thực tập tại trường. Trong quá thực tập và
làm báo cáo này,vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc với các loại hình tài liệu khác
nhau cùng với khối tài liệu lớn nên chúng em còn nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai
lầm, và còn nhiều thiếu sót. Nên rất mong nhận được sự góp ý chân thành của
thầy cô để chúng em có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho
bản thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình và
phục vụ tốt cho đợt thực tập ngoài trường cũng như công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !

3


B. NỘI DUNG
PHẦN I
Lịch sử hình thành và phát triển của trường Đại học Nội vụ Hà Nội .
Với bề dày kinh nghiệm 45năm xây dựng và trưởng thành, tuy có những
nhiệm vụ cụ thể khác nhau trong các thời kỳ, song tập thể thầy và trò trường Đại
học Nội vụ Hà Nội luôn đoàn kết, quán triệt chủ trương, nghị quyết của Đảng,
bám sát nhiệm vụ cơ quan cấp trên giao, hoàn thành tốt nhiệm vụ và không
ngừng đổi mới phát triển. Trường đã tự khẳng định được vị thế của mình trước
yêu cầu của ngành và nhu cầu của xã hội. Đã đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán
bộ cung cấp cho ngành nội vụ và cho xã hội. Các thế hệ sinh viên, học sinh tốt
nghiệp ra Trường không ngừng trưởng thành và phát triển.
Tiền thân của trường Đại học Nội vụ Hà nội là trường Trung học Văn thư
Lưu trữ. Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo
Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng,

Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định
số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,
thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng
chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ
công chức, viên chức cònthiếu hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu
tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả
như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn
nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ. Ngày 04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm
2010 đến năm 2020”, trong đó có việc nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Chính vì vậy, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây
4


dựng Dự án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng một đội ngũ
cán bộ, công chức trong sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, năng lực để đáp
ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời kỳ phát triển mới của đất nước là thực sự cần
thiết.Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCB gửi
Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lập Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại
học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến hành lấy ý kiến các đơn vị có liên quan và
ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ trình số 277/TTr-BGDĐT trình
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội. Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số
1160/TTg-KGVX về đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội.Ngày 23 tháng 7 năm
2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ do Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ
Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành thẩm định thực tế các điều kiện
và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Thủ tướng Chính phủ thành
lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định, ngày 10/10/2011 Bộ Giáo dục và
Đào tạo có Tờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ về việc
thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đến tháng 11/2011, tổng số cán bộ viên chức, giảng viên, giáo viên của
Trường là 224 người. Trong đó giảng viên, giáo viên cơ hữu là 147 người trong
đó có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên
cao học và 46 đại học.
Ngoài ra Trường còn có 199 giảng viên thỉnh giảng, trong đó có 23 giáo
sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ các viện
nghiên cứu, các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, một số trường đại học, học viện khác
đã có cam kết tham gia giảng dạy.
Năm 2012 Trường đã ban hành các quyết định đánh dấu sự phát triển vượt
5


bậc bộ máy, cơ cấu tổ chức của nhà trường bằng những văn bản quy phạm phá
luật quy định rõ chức văng nhiệm vụ của các phòng ban chức năng, khoa , trung
tâm và trường Đại học Nội vụ tại cơ sở miền Trung
Năm 2013 Trường Đại học Nội vụ tách công tác khảo thí và đảm bảo chất
lượng tại phòng Công tác sinh viên thành một phòng chức năng của trường theo
quyết định số 1285/QĐ-ĐHNV ngày 05/12/2013
Năm 2014 Căn cứ vào Quyết định số 608/QĐ-ĐHNV ngày 22/05/2014
của hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ thành lập Phòng hợp tác quốc tế làm

củng cố thêm tổ chức bộ máy nhà trường.
Năm 2015 để mở rộng ngành học về các lĩnh vực xây dựng chính quyền
và các ngành nghề khác có liên quan, hợp tác quốc tế , nghiên cứu khoa học và
triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế- xã hội
Trường Đại học Nội vụ đã quyết định thành lập khoa Tổ chức xây dựng chính
quyền trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo quyết định số 939/QĐ-ĐHNV ngày
12/08/2015.
Đến nay năm 2016-2017 thầy và trò trường Đại học Nội vụ vẫn không
ngừng phấn đấu, giành được nhiều thành tích , đào tạo nhiều nguồn nhân lực cho
nước nhà. 45 năm 1 chặng đường dài trải qua biết bao khó khăn để cho đến ngày
hôm nay thầy và trò trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã gặt hái được những thành
công nhất định.

6


PHẦN II
Xây dựng quy chế về công tác văn thư - lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Sau khi khảo sát quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội chúng em đã nhận thấy được sự quan tâm của ban lãnh đạo nhà
trường đối với công tác văn thư - lưu trữ đồng thời thấy được những mặt tích
cực mà quy chế về công tác văn thư – lưu trữ đem lại như là : Các nghiệp vụ
được thực hiện thống nhất và được thực hiện đúng theo như quy định của pháp
luật , các điều khoản trong quy chế được thể hiện rõ rang , dễ hiểu . Ngoài
những tích cực mà quy chế đem lại vẫn còn xuất hiện những điểm hạn chế như
là : Việc quy định mức khen thưởng, xử phạt chưa cụ thể, rõ ràng vẫn còn chung
chung, 1 số mục nhỏ trong phần nghiệp vụ vẫn chưa được cập nhật kịp thời .
Là sinh viên năm cuối thuộc khoa văn thư – lưu trữ đang trong thời gian
thực tập chúng em xin được xây dựng bản quy chế về công tác văn thư – lưu trữ

trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội . Vì kiến thức còn non kém nên không thể
tránh được những sai sót nhất định. Kính mong cô chỉ bảo thêm để bài làm của
chúng em được hoàn thiện hơn, để củng cố thêm kiến thức cho chúng em .
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cô .

7


QUY CHẾ
Công tác văn thư, lưu trữ trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình
quản lý, chỉ đạo của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của Nhà trường.
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Nhà
trường, các tổ chức, đơn vị chức năng trong trường; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của Nhà trường.
2. Đối tượng áp dụng: Các đơn vị trực thuộc; các Hội đồng và tổ chức
được thành lập có sử dụng con dấu của Nhà trường; toàn thể cán bộ, giảng viên
và người học trong Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Mọi hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Trường chịu sự
điều chỉnh của quy chế này và quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Nội vụ
ban hành kèm theo Quyết định số 1028/QĐ-BNV ngày 06 tháng 7 năm 2009 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình
quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức trong trường để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình.
2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản
được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
8


3. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
4. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá
trình soạn thảo văn bản.
5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền.
6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và
được Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ban hành.
7. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản
và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực
hiện từ bản chính.
8. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình
bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được
thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình

theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của Nhà trường, các đơn vị trực thuộc,
các cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,
lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trường và mỗi cá
nhân trong trường.
14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những
9


nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền
để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá
trị.
Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc quản lý công tác văn thư, lưu
trữ.
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp.
Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý,
kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong Nhà trường,
đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các
đơn vị trực thuộc.

3. Trưởng các đơn vị thuộc Trường có trách nhiệm tổ chức, quản lý công
tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình theo đúng quy chế này và quy chế bảo vệ bí
mật nhà nước của Bộ Nội vụ.
4. Mỗi công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc có liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định của
Nhà nước và của Trường về công tác văn thư, lưu trữ.
5. Viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện đúng
quy định của Nhà nước và của Trường về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Nhiệm vụ, trách nhiệm của viên chức làm công tác văn thư, lưu
trữ
1. Nhiệm vụ, trách nhiệm của viên chức làm công tác văn thư:
a) Viên chức làm công tác văn thư có trách nhiệm quản lý và sử dụng các
trang thiết bị, tài liệu, văn bản, giấy tờ của Phòng Văn thư theo quy định.
b) Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình và chuyển
10


giao văn bản đến; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
c) Quản lý văn bản đi: Đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản đi, sắp
xếp và quản lý văn bản lưu;
d) Quản lý và sử dụng con dấu của Trường;
đ) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư.
e) Hướng dẫn lập hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
theo quy định;
g) Báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư của đơn vị theo quy
định.
2. Nhiệm vụ, trách nhiệm của viên chức làm công tác lưu trữ
a) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
c) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

d) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ;
đ) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ theo
quy định;
f) Tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị;
g) Làm các báo cáo thống kê theo quy định.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ
Hiệu trưởng Trường có trách nhiệm bố trí kinh phí mua sắm các trang
thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công
tác văn thư và lưu trữ.
Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ
1. Viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện
nghiêm túc quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ Nội vụ.
2. Mọi công chức, viên chức của Trường có trách nhiệm thực hiện đúng
quy định của Nhà nước và của Trường về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác
văn thư, lưu trữ.

11


Chương 2
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 6. Thể thức văn bản
1. Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính và theo mẫu ở phụ lục đính kèm Quy chế này.
Riêng đối với văn bản hành chính loại hợp đồng được thực hiện theo mẫu
quy định của Bộ, cơ quan quản lý ngành (nếu có), hoặc theo mẫu ở phụ lục đính
kèm Quy chế này.
2. Văn bản chuyên ngành
Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành ban hành sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ
quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản (trừ Văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân ban hành) được thực hiện như sau:
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao
cho một đơn vị hoặc một cán bộ, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn
bản.
2. Đơn vị hoặc cán bộ, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách
12


nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo trường, Trưởng đơn vị tham
khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp

thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã
duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được người có thẩm quyền phê duyệt,
nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá
nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo
xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội
dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo trường ký ban hành; đề xuất
mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác
định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết
định.
2. Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp giúp Lãnh đạo trường kiểm tra
lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn
bản của Nhà trường và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn bản và thẩm quyền ký
1. Hiệu trưởng Nhà trường ký tất cả các văn bản do Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội ban hành.
Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký
thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.); đồng thời người ký
phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hiệu trưởng về văn bản đã ký ban
13


hành.
2. Các Phó Hiệu trưởng được ký thay Hiệu trưởng đối với các văn bản

thuộc lĩnh vực công tác do Hiệu trưởng phân công. Riêng các văn bản ký thay
phải được ủy quyền bằng văn bản của Hiệu trưởng.
3. Trưởng các đơn vị sau đây được Hiệu trưởng giao cho ký thừa lệnh đối
với một số loại văn bản, cụ thể như sau:
a) Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp
- Công lệnh, giấy giới thiệu đi công tác theo kế hoạch đã được Lãnh đạo
trường phê duyệt;
- Giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng đi khám chữa
bệnh khi có ý kiến của Trạm Y tế trường; giấy giới thiệu thuộc phạm vi hành
chính; xác nhận chữ ký; văn bản triệu tập hội nghị, hội thảo, mời họp trong
phạm vi trường; giới thiệu chữ ký lãnh đạo; ký các văn bản sao y, sao lục, trích
sao, chứng thực;
- Các văn bản thuộc phạm vi hành chính gửi đến các đơn vị trực thuộc.
b) Trưởng phòng Quản lý đào tạo
- Chứng nhận bảng điểm, kết quả học tập của sinh viên các bậc đào tạo hệ
chính quy từ đại học trở xuống;
- Giấy giới thiệu cho HSSV hệ chính quy đi liên hệ địa điểm thực hành,
thực tập, thực tế, kiến tập, xin số liệu để làm đề tài NCKH, khóa luận, niên luận;
- Văn bản về triển khai công tác dạy- học, lịch thi, thời khóa biểu và các
văn bản có liên quan đến điều hành dạy- học của các lớp đào tạo hệ chính quy
trình độ đại học trở xuống trong trường.
c) Trưởng phòng Quản lý đào tạo sau đại học
- Chứng nhận bảng điểm, kết quả học tập của học viên cao học, nghiên
cứu sinh;
- Giấy giới thiệu cho học viên cao học, nghiên cứu sinh đi liên hệ thực tế,
nghiên cứu tài liệu, làm luận văn thạc sĩ và luận án tiến sĩ;
- Văn bản về triển khai công tác dạy- học, lịch thi, thời khóa biểu và các
văn bản có liên quan đến điều hành dạy- học của các lớp đào tạo sau đại học
trong trường.
14

d) Giám đốc trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề
- Chứng nhận bảng điểm, kết quả học tập của sinh viên các bậc đào tạo hệ
vừa làm vừa học từ đại học trở xuống;
- Giấy giới thiệu cho HSSV hệ vừa làm vừa học đi liên hệ địa điểm thực
hành, thực tập, thực tế, kiến tập, xin số liệu để làm đề tài NCKH, khóa luận, niên
luận;
- Văn bản về triển khai công tác dạy- học, lịch thi, thời khóa biểu và các
văn bản có liên quan đến điều hành dạy- học của các lớp đào tạo hệ vừa làm vừa
học trình độ đại học trở xuống trong trường.
đ) Trưởng phòng Tổ chức - Cán bộ
- Xác nhận hồ sơ, lý lịch của cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng và con
của những người này khi có đề nghị;
- Các văn bản về triển khai công tác quản lý cán bộ, viên chức, lao động
hợp đồng theo kế hoạch đã được đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
e) Trưởng phòng Công tác học sinh - sinh viên
- Thẻ học sinh, sinh viên;
- Xác nhận hồ sơ, lý lịch của HSSV đang học tại trường; sổ theo dõi hồ sơ
HSSV nội, ngoại trú;
- Giấy nhận bưu phẩm, bưu kiện, nhận tiền chuyển phát qua bưu chính;
giấy mời HSSV và phụ huynh HSSV đến giải quyết sự vụ có liên quan đến
HSSV; giấy giới thiệu cho HSSV đến các cơ quan hành chính, pháp luật khi có
yêu cầu;
- Xác nhận cho HSSV làm chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể.
4. Trong những trường hợp đặc biệt, Hiệu trưởng có thể đồng ý cho
Trưởng đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền một số văn bản. Việc giao ký thừa
ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất
định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác
ký.

5. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
15


2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Hiệu trưởng, Trưởng
phòng Hành chính – Tổng hợp quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp
luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không
thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham
khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo
trường ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải
được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội phải được
quản lý tập trung tại Văn thư của Nhà trường (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm
thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy
định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các

2

đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi và Văn bản đến được ghi số theo thứ tự từ số 01 cho văn bản đầu tiên
của ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng
của ngày làm việc cuối năm. Sổ ghi đăng ký Văn bản đi và Văn bản đến được
dùng thống nhất theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành.
3. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
4. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là
16


văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.
Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện chuyển đến hoặc cán bộ trong đơn
vị trực tiếp chuyển đến, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ làm thay
(kể cả trường hợp được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ) phải
kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) trước khi
ký nhận; trong đó, đặc biệt lưu ý đối với những văn bản có độ Khẩn, Mật.
b) Nếu văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị mất bì, văn bản bên trong
không đúng với ngoài bì về số, ký hiệu, nơi nhận hoặc văn bản được chuyển đến
muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ) thì
văn thư phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần
thiết phải lập biên bản có chữ ký của người đưa văn bản đến.
c) Đối với văn bản đến được gửi qua fax hoặc qua mạng, viên chức văn

thư phải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận. Nếu phát hiện sai sót
phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm giải
quyết.
2. Phân loại văn bản đến
a) Loại không bóc bì: Văn thư không được bóc những loại phong bì sau:
- Bì văn bản đến có đóng dấu ký hiệu chỉ mức độ Mật (nếu văn thư không
được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản Mật);
- Bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, đoàn thể và gửi đích danh cho đơn
vị, cá nhân hoặc có đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì", văn thư đăng
ký vào Sổ giao nhận số và ký hiệu ngoài bì, sau đó chuyển nguyên bì đến đơn vị
và cá nhân có tên. Đối với văn bản gửi cho cá nhân nhưng nếu liên quan đến
công việc chung thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển đến văn
thư để đăng ký;
- Thư riêng.
b) Loại bóc bì: Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản đến khi
ngoài bì gửi chung tên đơn vị hoặc ghi chức danh của người đứng đầu, kể cả các
17


bì có ký hiệu chỉ mức độ Mật (nếu được thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ).
3. Bóc bì văn bản
a) Những bì có đóng dấu độ Khẩn cần được bóc ngay để giải quyết kịp
thời.
b) Tránh làm hư hại văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản,
tên cơ quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sót văn bản.
c) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.
Nếu phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
d) Trường hợp văn bản đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối chiếu văn
bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận và gửi trả lại cho nơi gửi.
đ) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xác

minh nếu ngày nhận cách quá xa ngày tháng ghi trên văn bản thì giữ lại phong bì
và đính kèm cùng với văn bản để làm bằng chứng.
4. Đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến
a) Văn bản đến đơn vị phải được đóng dấu "Đến", ghi số, ngày đến (kể cả
giờ đến trong trường hợp cần thiết) tại văn thư, trừ một số loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định khác như: hóa đơn,
chứng từ kế toán và những văn bản không được bóc bì theo quy định.
b) Đối với văn bản đến được gửi qua fax, Văn thư có trách nhiệm chụp
lại, sau đó đóng dấu "Đến". Khi nhận được bản chính của văn bản đã gửi qua
fax, Văn thư đóng dấu "Đến" và thay thế bản fax đã nhận. Văn bản đến được
truyền qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra giấy và làm thủ tục
đóng dấu "Đến".
c) Những văn bản đến không thuộc diện đóng dấu "Đến" tại văn thư thì
được chuyển đến đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
d) Dấu "Đến" phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng
phía trên ở phần lề trái dưới số và ký hiệu của văn bản (đối với văn bản có tên
loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn).
5. Đăng ký văn bản đến
a) Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm và cơ cấu tổ chức của
Trường để lập chung hoặc lập riêng Sổ công văn đến, hoặc lập chương trình
18


phần mềm quản lý văn bản đến bằng máy vi tính cho phù hợp.
b) Văn bản có độ Mật được đăng ký sổ riêng. Trường hợp Văn thư đơn vị
không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản có độ Mật thì việc đăng ký văn bản
mật được thực hiện theo các thông tin ngoài bì như: số và ký hiệu văn bản, nơi
gửi, nơi nhận, mức độ Mật, số lượng.
c) Đăng ký văn bản phải bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút
chì, bút đỏ (nếu đăng ký bằng sổ); không viết tắt những cụm từ không thông

dụng.
6. Trình văn bản đến
a) Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được Văn thư trình ngay cho người
có trách nhiệm để xử lý trong ngày làm việc. Văn bản đến có độ Khẩn phải được
trình xử lý ngay sau khi nhận được.
b) Sau khi có ý kiến của Hiệu trưởng vào văn bản vừa trình hoặc phiếu
trình (nếu có), văn thư ghi lại vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc cập nhật vào
máy vi tính để theo dõi.
7. Chuyển giao văn bản đến
a) Văn bản đến được chuyển giao cùng phiếu trình (nếu có) cho các đơn
vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng.
b) Việc chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết phải được thực hiện trong ngày, chậm nhất là vào đầu ngày làm việc
tiếp theo.
c) Khi chuyển giao văn bản phải chuyển đúng đơn vị hoặc người nhận;
phải kiểm tra và ký nhận đầy đủ. Đối với văn bản đến có đóng dấu "Thượng
khẩn", "Hỏa tốc" phải ghi rõ thời gian giao nhận. Đối với văn bản đến có đóng
dấu độ Mật, Văn thư phải chuyển giao trực tiếp cho người có tên hoặc có thẩm
quyền xử lý và phải đảm bảo bí mật nội dung văn bản.
8. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Sau khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng.
b) Văn thư và chuyên viên làm việc tại văn phòng lãnh đạo giúp việc trực
tiếp cho Hiệu trưởng có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc các đơn
19


vị và cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.
c) Đối với văn bản đến có đóng dấu "Tài liệu thu hồi", văn thư có trách
nhiệm theo dõi thu hồi để lưu hoặc gửi lại nơi gửi theo đúng yêu cầu.

Điều 14. Trình tự giải quyết văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
Trước khi thực hiện phát hành văn bản, Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót
phải kịp thời báo cáo cho người ký văn bản biết và yêu cầu đơn vị soạn thảo
chỉnh sửa lại cho đúng thể thức.
b) Ghi số và ngày, tháng của văn bản
- Tất cả văn bản đi, sau khi được người có thẩm quyền ký ban hành phải
chuyển đến văn thư để đánh số ký hiệu, ghi địa danh ngày tháng của văn bản
trước khi ban hành (trừ một số loại văn bản chuyên môn như hóa đơn, chứng từ
kế toán...).
- Văn bản có độ Mật được đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ quy
định.
2. Đăng ký văn bản gửi đi
a) Toàn bộ văn bản gửi đi của đơn vị phải được đăng ký tập trung thống
nhất tại văn thư.
b) Văn bản gửi đi được theo dõi bằng sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
c) Đối với văn bản đi có độ Mật phải lập sổ riêng theo quy định.
3. Nhân bản Văn bản đi
Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký, Văn thư ghi số, ngày,
tháng, năm ban hành thì được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy
định. Đối với văn bản có độ Khẩn phải làm thủ tục nhân bản và phát hành ngay
sau khi ký. Việc nhân bản đối với văn bản có độ Mật phải được thực hiện theo
quy định.
4. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có)
20

4.1. Đóng dấu cơ quan:
a) Dấu đóng phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái. Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo đúng quy định.
b) Việc đóng dấu treo lên các văn bản, tài liệu do người ký hoặc duyệt văn
bản, tài liệu đó quyết định. Đối với các phụ lục kèm theo bản chính dấu được
đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. Nếu
phụ lục có nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo trang đầu phải đóng dấu giáp
lai cho bản phụ lục đó.
c) Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do người ký văn bản quyết
định; dấu được đóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của văn
bản. Đối với tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai
mép trang của quyển sổ.
`d) Khi đóng dấu những văn bản không có bản lưu ở văn thư (như Hợp
đồng, Biên bản kiểm tra, nghiệm thu, các loại Giấy chứng nhận...) viên chức văn
thư phải lập sổ theo dõi riêng.
4.2. Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có):
a) Dấu chỉ mức độ Khẩn: Đối với văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết
định. Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ
Khẩn theo 3 mức: “Khẩn”, “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” và thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15, Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Dấu chỉ mức độ Mật: Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật Nhà
nước, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải đề xuất độ Mật của từng văn bản.
Người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu "Tuyệt mật",
"Tối mật", "Mật", dấu "Tài liệu thu hồi", dấu "Chỉ người có tên mới được bóc
bì" và phạm vi lưu hành văn bản đó.
c) Dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật được khắc sẵn; dấu được đóng dưới trích
yếu văn bản (đối với văn bản không có tên loại), đóng dưới số và ký hiệu văn
bản (đối với văn bản có tên loại).

d) Mực dùng để đóng dấu độ Khẩn, Mật có màu đỏ tươi theo quy định.
đ) Văn thư chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo
21


chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị.
5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo;
b) Đối với những văn bản “Hẹn giờ”, “Hoả tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn”
phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong
Trường hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào
sổ chuyển giao văn bản;
đ) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều
16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và
quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002
của Bộ Công an;
e) Viên chức làm công tác Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;Trường hợp văn bản đi bị thất lạc hoặc chậm trễ, văn thư có
trách nhiệm làm việc với nơi nhận hoặc Bưu điện để xác định nguyên nhân, sau
đó báo cáo người có thẩm quyền xem xét giải quyết.
6. Lưu văn bản đi
a) Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Trường
và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc tại đơn vị soạn thảo.
b) Bản gốc lưu tại Văn thư Trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo

thứ tự đăng ký.
c) Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
d) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
22


Trường.
Mục 3
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 15. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ: Hàng năm, căn cứ vào công việc được giao, mỗi cán bộ,
công chức, viên chức mở sẵn một số bìa hồ sơ để quản lý văn bản liên quan đến
công việc cần giải quyết. Ngoài bìa ghi tên công việc.
b) Thu thập và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong hoặc kết
thúc một năm làm việc thì hồ sơ kết thúc. Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ,
ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc và đóng hồ sơ thành tập.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ
với nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc.
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương
đối đồng đều.

Điều 16. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường
1. Trách nhiệm công chức, viên chức
a) Công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường
theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Hành chính –
Tổng hợp biết và phải được sự đồng ý của Ban Giám hiệu nhà trường, nhưng
thời hạn giữ lại không quá 02 năm.
b) Công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế
độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Trường hoặc cho người kế
nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng
23


hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu
a) Đối với tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Trong
vòng 01 năm kể từ năm công việc kết thúc.
b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ:
Sau 01 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức.
c) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Trong vòng 03 tháng kể từ khi công
trình được quyết toán.
d) Đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình và tài liệu khác:
Sau 03 tháng kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, đơn vị nộp phải lập
"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" (mỗi loại 02
bản). Sau khi ký nhận bàn giao mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản.
Điều 17. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan.
1. Trách nhiệm Ban Giám hiệu

Hằng năm Ban Giám hiệu nhà Trường có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng
Danh mục hồ sơ của Trường; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ Trường.
2. Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp
a) Tham mưu cho Ban Giám hiệu nhà trường trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị
thuộc Trường.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ Trường tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của công chức, viên chức
a) Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân
công theo dõi, giải quyết.
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của viên chức văn thư, lưu trữ
24


Viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và công
chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục 4
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 18. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện
theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
2. Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Văn thư chịu trách nhiệm
quản lý và sử dụng con dấu của Trường.
3. Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Văn thư được giao nhiệm vụ
quản lý con dấu phải chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc quản lý và sử
dụng con dấu của Trường.

4. Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của Trường.
5. Trong trường hợp bị mất con dấu, Văn thư phải báo ngay cho Hiệu
trưởng và cơ quan Công an nơi gần nhất và cơ quan Công an đã cấp giấy chứng
nhận đăng ký mẫu dấu; đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
6. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tên cơ
quan thì đơn vị phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp con dấu cũ cho cơ
quan Công an.
7. Văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm thực hiện những quy định
sau:
a) Không giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được
phép bằng văn bản của Hiệu trưởng.
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Trường.
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau
khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ,
hoặc đóng dấu trước khi ký.
8. Việc sử dụng con dấu được quy định như sau:
Văn bản được Ban Giám hiệu Trường ký, lãnh đạo các đơn vị ký thừa
lệnh, thừa ủy quyền được đóng dấu của Trường, ngoài ra không được đóng dấu
25