Ứng dụng phần mềm TDOFFICE trong công tác quản lý văn bản tại UBND huyện chợ mới tỉnh bắc kạn

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Khoa
Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông
Thái Nguyên đã tạo điều kiện để em có thể thực hiện khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh
tế đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ, giảng dạy và truyền đạt những kiến thức bổ ích, những
kinh nghiệm quý báu cho sinh viên trong suốt thời gian học tập tại trường.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô ThS. Đỗ Năng Thắng, ThS.
Đàm Thị Phương Thảo, thầy cô đã tận tình giúp đỡ, trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn em
trong suốt thời gian thực hiện khóa luận.
Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các cô, chú, anh, chị tại huyện Chợ Mới,
tỉnh Bắc Kạn đã tạo điều kiện để em đến thực tập và nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn
tận tình, giúp em có cơ hội được tiếp xúc với môi trường làm việc, hỏi hỏi được nhiều
kinh nghiệm quý báu.
Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện khóa
luận tốt nghiệp này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý
kiến đóng góp từ các thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Thái Nguyên, ngày 21 tháng 4 năm 2017
SINH VIÊN THỰC HIỆN

Trịnh Thị Dung

i


LỜI CAM ĐOAN

Với đề tài “Ứng dụng phần mềm TDOFFICE trong công tác quản lý văn bản tại
UBND huyện Chợ Mới - tỉnh Bắc Kạn”,tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu

của riêng tôi và được sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Năng Thắng, ThS. Đàm Thị Phương
Thảo. Không sao chép từ bất cứ bài khóa luận nào trước đó. Các nội dung nghiên cứu,
kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất kỳ hình thức
nào trước đây. Những số liệu, tài liệu phục vụ cho việc phân tích, đánh giá được thu
thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong tài liệu tham khảo.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi.
Thái Nguyên, ngày 21 tháng 4 năm 2017
NGƯỜI CAM ĐOAN

TRỊNH THỊ DUNG

ii


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. i
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... v
DANH MỤC VIẾT TẮT ........................................................................................... vii
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ..................... 3
1.1. Các khái niệm ................................................................................................... 3
1.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản ..................................................................... 4
1.3. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến .................................................................. 5
1.3.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi ..................................................................... 5
1.3.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến .................................................................. 8
1.4.Công tác quản lý văn bản nội bộ ...................................................................... 13
1.4.1. Khái niệm văn bản nội bộ ......................................................................... 13

1.4.2. Quy trình quản lý văn bản nội bộ ............................................................. 13
1.5. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản .................................................................... 14
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝVĂN BẢN
ĐI – ĐẾN TẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI – BẮC KẠN ......................................... 15
2.1. Tổng quan về UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn............................................ 15
2.1.1. Giới thiệu về UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn ...................................... 15
2.1.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Mới .................................................... 17
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Chợ Mới – tỉnh Bắc Kạn ................. 18
2.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Mới ...... 23
2.1.5. Vị trí, chức năng của văn phòng HĐND – UBND Huyện Chợ Mới .......... 24
2.2. Thực trạng quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện Chợ Mới ..................... 26
2.2.1. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện Chợ Mới ...... 26
2.2.2. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi của UBND huyện Chợ Mới. ...... 30
2.2.3. Nhận xét cách tổ chức của hệ thống ......................................................... 34

iii


CHƯƠNG 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI ............... 36
3.1. Sự cần thiết của phải ứng dụng phần mềm ...................................................... 36
3.2. Giới thiệu phần mềm TDOFFICE trong quản lý văn bản ................................ 36
3.3. Ứng dụng phần mềm TDOFFICE vào quản lý văn bản tại UBND huyện Chợ
Mới, tỉnh Bắc Kạn ................................................................................................. 39
3.2.1. Tìm kiếm văn bản .................................................................................... 39
3.2.2. Cập nhật văn bản ...................................................................................... 43
3.2.3.Thống kê báo cáo ...................................................................................... 52
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 62

iv

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1. Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi .............................................................. 5
Hình.1.2. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong .............................. 6
Hình 1.3. Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đến ........................................................... 8
Hình 1.4. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến ............................................................ 10
Hình 2.1. Hình ảnh UBND Huyện Chợ Mới .............................................................. 16
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Chợ Mới...................................... 17
Hình 2.3. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến........................................................... 27
Hình 2.4. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi ............................................................. 31
Hình 3.1. Mô hình hệ thống ....................................................................................... 37
Hình 3.2. Giao diện trang chủ .................................................................................... 39
Hình 3.3. Biểu tượng chọn văn bản đến ..................................................................... 39
Hình 3.4. Ghi số tra cứu 112 ...................................................................................... 40
Hình 3.5. Kết quả tìm kiếm ........................................................................................ 40
Hình 3.6. Số công văn cần tìm ................................................................................... 41
Hình 3.7. Biểu tượng văn bản đi ................................................................................ 41
Hình 3.8. Nhập từ khóa tìm kiếm ............................................................................... 42
Hình 3.9. Thông tin tìm kiếm ..................................................................................... 42
Hình 3.10. Kết quả tìm kiếm ứng với thông tin đã nhập ............................................. 43
Hình 3.11. Chọn văn bản đến qua mạng ..................................................................... 43
Hình 3.12. Chọn hiệu chỉnh ....................................................................................... 44
Hình 3.13 Lựa chọn số văn bản.................................................................................. 44
Hình 3.14. Điền thông tin mặc định ........................................................................... 45
Hình 3.15. Chọn lưu lại ............................................................................................. 45
Hình 3.16. lựa chọn ô sổ văn bản ............................................................................... 46
Hình 3.17 Chọn sổ văn bản ........................................................................................ 46
Hình 3.18. Điền thông tin số văn bản ......................................................................... 47

Hình 3.19. Lựa chọn phần chọn tệp ........................................................................... 47
Hình 3.20. Chọn ghi lại.............................................................................................. 48
Hình 3.21. Lựa chọn văn bản đi ................................................................................. 48

v


Hình 3.22. Chọn văn bản chờ ban hành...................................................................... 49
Hình 3.23. Tích vào một ô ......................................................................................... 49
Hình 3.24. Chọn hiệu chỉnh ....................................................................................... 50
Hình 3.25. Thông tin hiện ra ...................................................................................... 50
Hình 3.26. Chọn tệp ................................................................................................... 51
Hình 3.27. Ghi lại ...................................................................................................... 51
Hình 3.28. Chọn gửi văn bản ..................................................................................... 52
Hình 3.29. Chọn văn bản đến ..................................................................................... 52
Hình 3.30. Tra cứu văn bản........................................................................................ 53
Hình 3.31. Chọn thứ tự văn bản ................................................................................. 53
Hình 3.32. Danh sách kết quả .................................................................................... 54
Hình 3.33. Danh sách kết quả (2) ............................................................................... 54
Hình 3.34. Chọn tra cứu dữ liệu theo các năm, chọn năm muốn xem dữ liệu ............. 55
Hình 3.35. Chọn toàn bộ văn bản ............................................................................... 55
Hình 3.36. Kết quả thống kê theo năm ....................................................................... 56
Hình 3.37. Kết quả thống kê theo tháng ..................................................................... 56
Hình 3.38. Kết quả thống kê theo ngày ...................................................................... 57
Hình 3.39. Các kết quả............................................................................................... 57
Hình 3.40. Chọn văn bản đi ....................................................................................... 58
Hình 3.41. Tra cứu văn bản đi.................................................................................... 58
Hình 3.42. Chọn toàn bộ văn bản ............................................................................... 59
Hình 3.43. Chọn theo năm ......................................................................................... 59
Hình 3.44. Chọn theo tháng ....................................................................................... 60

Hình 3.45. Kết quả..................................................................................................... 60

vi


DANH MỤC VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Ý nghĩa

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

TT

Thông tư

BNV

Bộ nội vụ

CT

Chỉ thị

NV

Nội vụ

DS

Dân số

GĐ

Gia đình

DL

Dữ liệu

vii


LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài:
Trong công cuộc đổi mới của đất nước các ngành, các lĩnh vực họat động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa nhập
vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát
triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ
trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xã đồng thời công tác Văn thư được

xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn
nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một
cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý
điều hành.
Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác ngày càng đóng vai
trò quan trọng trong công tác quản lý điều hành. Công tác văn thư là hoạt động đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra điều hành cơ quan
Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội… Để hoạt động có
hiệu quả

thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng việc quản lý

văn bản đi – đến. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại
quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện
đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc quản lý, điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật.
Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trường học,
bệnh viện, đơn vị vũ trang... (sau đây gọi chung là cơ quan) trongkhi giải quyết các
công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giaođều phải xử lý những
vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấytờ mà cơ quan gửi văn bản đi –
đến. Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và
hiệu quả hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào
việc rèn luyện tính nghiêmtúc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực

1


hiện những côngviệc được giao. Dưới đây là những vấn đề chính vềtổ chức quản lý
văn bảnđi – đến.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản đối với hoạt động của

cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng UBND huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn
nói riêng. Vì vậy em chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm TDOFFICE trong công tác
quản lý văn bản tại UBND huyện Chợ Mới - tỉnh Bắc Kạn..”Cho bài báo cáo khóa luận
tốt nghiệp.
 Mục đích nghiên cứu:
Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức
quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện. Trên cơ sở đó nhằm chỉ ra những ưu,
nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản
cho cán bộ văn thư.
 Đối tượng nghiên cứu:
Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản đi – đến tại UBND huyện
Chợ Mới.
 Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến
tại UBND huyện Chợ Mới.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
Chương trình giúp cho người cán bộ văn thư hoặc là người sử dụng trong việc
xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi.
Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý
văn bản của cơ quan. Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ
sử dụng.
 Kết cấu của đề tài:
Trong báo cáo gồm 3 chương chính:
Chương 1: Khái quát về văn bản và quản lý văn bản.
Chương 2: Thực trạng và quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi - đến tại
UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn.
Chương 3: Ứng dụng phần mềm tại UBND huyện Chợ Mới.

2

CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1. Các khái niệm
Theo nghĩa rộng thì .
Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế.
theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ
quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác, báo cáo...
đều được gọi là văn bản.
- Phân loại văn bản
+ Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung
được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa.
+ Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử
sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ
của mình. Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị
phát động phong trào thi dua…
+ Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch,
trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị.
+ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ
Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ
thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình.

Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…

3


- Văn bản đi là là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ
và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
- Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo
để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có lien quan đến
chức năng, nhiệm vụ của mình.
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ
quan mình để yêu cầu, đề nghị giả quyết những vấn đề mang tính chất công.
- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển
qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
1.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
- Thống nhất: Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuân theo những quy
định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng
của mình.
- Chính xác: yêu cầu này được thể hiện trong việc vào sổ văn bản đi, đòi hỏi các
nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn.
- Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương
và đạt kết quả cao. Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian. tranh thủ từng giờ, từng
phút, không để lãng phí.
- An toàn: có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật
(đối với văn bản mật).

4

1.3. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến
1.3.1. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Sơ đồ:
Đăng ký

Làm thủ tụ

Lưu VB đi và theo

VB đi (1)

gửi VB (2)

dõi, kiểm tra việc
gửi VB đi (3)

Trình bày phong
bì và cho VB
vào phong bì

Trình VB đi

Lưu VB đi

Theo dõi,

Xem xét thể
thúc, ghi số,
ngày tháng

Chuyển phát VB đi

kiểm tra

Đóng dấu VB đi

Hình 1.1. Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi
Bước 1: Đăng ký văn bản đi.
+ Trình văn bản đi: sau khi văn bản đã được soạn thảo và in ấn xong thì phải
trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành.
+ Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng: trước khi phát hành văn bản, văn thư
kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo
người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi ở phía
trên, bên trái dưới tác giả của văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập,
bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Ngày, tháng, năm
văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày
5


1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước. Ngày tháng của văn bản
ghi sau địa danh,dưới quốc hiệu.
+ Đóng dấu văn bản đi: phai rõ ràng,đúng mẫu màu mực đỏ tươi, đóng chùm
lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái.
+ Đăng ký văn bản đi: đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công) hoặc
máy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện.
Nội dung bên trong gồm:
Số,

Ngày tháng

Tên loại

Người

Nơi

Đơn vị,

Số

Ghi

ký

văn bản

và

ký

nhận

người

lượng

chú

văn bản

nhận

bản

hiệuvăn

trích yếu

bản

nội dung

bản lưu

văn bản
(1)

(2)

(3)
Quyết

01

03/01/2014

định điều

(4)
Nguyễn

động viên
chức

Hữu
Huy

(5)

(6)

(7)

(8)

Ủy ban
nhân

Phòng

dân

văn thư

03

huyện

Hình.1.2. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong
Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản.
(2) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản.
(3) Ghi tên loại và trích yếu của văn bản.
(4) Ghi tên của người ký văn bản.
(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi
tại phần nơi nhận của văn bản.
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
(7) Ghi số lượng bản phát hành.
(8) Ghi những điểm cần thiết khác.
Bước 2: Làm thủ tục gửi văn bản
+ Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì: bì văn bản được làm bằng
loại giấy dai, bền, khó thấm nước. Không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất
6


từ 80 gram/m2 trở lên. Tùy số lương văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn
bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt
giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.
Tương ứng với mỗi cách gấp của văn bản mà lựa chọn phong bì có khổ phù
hợp.Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không
bị nhăn, không để hồ dán dính vào văn bản.
Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên
phong bì theo quy định đúng như dấu đóng trên văn bản.
+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong
cơ quan tổ chức. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.Chuyển phát văn
bản đi qua bưu điện.Chuyển phát văn bản bằng máy Fax trong trường hợp cần chuyển
phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận, sau đó phải gửi bản chính.

Bước 3: Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi: mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại văn thư phải
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi,
giải quyết công việc.
+ Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi: văn thư có trách nhiệm theo dõi, kịp
thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc.

7


1.3.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
Sơ đồ:
Tiếp nhận, đăng ký

Trình và chuyển

VB đến (1)

giao VB đến (2)

Giải quyết và theo
dõi, đôn đốc việc giải
quyết VB đến(3)

Trình VB đến

Giải quyết VB đến

Phân loại sơ bộ, bóc

Chuyển giao

bì văn bản đến

VB đến

Theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết
văn bản đến

Tiếp nhận
văn bản đến

Đóng dấu VB đến,
ghi số và ngày đến
Hình 1.3. Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản.
+ Tiếp nhận văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu
niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, văn bản được chuyển đến muộn
hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người có trách
nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

8


Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra

số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết.
+ Phân loại, bóc bì văn bản đến:
Phân thành hai loại: loại phải bóc bì các văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và
loại không bóc bì các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích
danh cá nhân, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi
nhận, nếu văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân
nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng kí. Việc bóc bì văn
bản phải đảm bảo yêu cầu: ưu tiên bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn được bóc trước
để giải quyết kịp thời. Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì....
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn
bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký
xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản, trường hợp phát hiện
có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Đối với đơn thư, khiếu nại tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh
một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày tháng nhận cách xa ngày tháng của
văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
+ Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến.
Đóng dấu đến: vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn
thư cơ quan và nhận được ngày nào. Dấu “đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật,
kích thước 35mm x 50mm
Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ngày đến: là
thời gian nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký, đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm.
Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục hồ
sơ cơ quan.

9

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”.
Đối với văn bản được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết phải
sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản gửi đích danh thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu
“Đến”. Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối
với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc
vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến:
Lập sổ đăng ký văn bản đến: căn cứ vào số lượng văn bản hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Đăng ký văn bản
đến: có thể đăng ký bằng sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính.
Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong
ngày đó, không được để chậm trễ làm nhỡ việc. Sổ đăng ký văn bản đến phải được
đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản, không viết bằng
bút chì, mực đỏ, không viết tắt các cụm từ không thông dụng.
Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn. Bìa của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường):
Trên trang đầu tiên của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và
đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống
giữa“Từ số….. đến số….” Và “Quyển số”.
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 gồm 9 cột:
Ngày
đến

Số
đến

Tác
giả

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

Tên loại
và trích
yếu nội
dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

03/01

01

Công
đoàn
huyện

25/cvLĐLĐ

Khảo sát
thống kê
Nguyễn
số hộ
Nguyễn
30/12/2008
Thị
CNVC – Thị Thu
Thu

LĐ
nghèo

Hình 1.4. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến

10


Hướng dẫn đăng ký:
(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
(2) Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người
gửi đơn, thư.
(4) Ghi số và ký hiệu văn bản đến.
(5) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày
dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước, năm được ghi bằng hai chữ số
cuối năm.
(6) Ghi tên loại của văn bản đến. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không
có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý
kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
(9) Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu,
ngày, tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)
Bước2: Trình và chuyển giao văn bản đến.
+ Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Văn bản đến có dấu chỉ mật độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau

khi nhận được. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào
sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến:
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn
bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo
kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

11


Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư
phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã
đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển
qua mạng.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến
+ Xác định trách nhiệm giải quyết văn bản đến:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao phó cho chánh văn phòng, trưởng
phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng khẩn cấp; phân
văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.
+ Hình thức giải quyết văn bản:
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bản có thể thực
hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt

ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói. Còn hình thức gián tiếp
là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải tiến hành soạn thảo
văn bản.
Ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cần ghi rõ tư tưởng chỉ đạo, nguyên tắc,
yêu cầu, nội dung, biện pháp và thời hạn giải quyết văn bản đó. Đối với văn bản cần có
sự phối hợp giải quyết các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan thì phải phân rõ nhiệm vụ
cụ thể cho từng đơn vị, từng người.
Văn bản sau khi đã được đơn vị, cán bộ thừa hành giải quyết theo sự chỉ đạo
của thủ trưởng cơ quan, nếu kết quả giải quyết được thể hiện bằng văn bản phải
bày văn bản đó lên thủ trưởng cơ quan duyệt ký.

12

trình


+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:
Việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra, giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả
văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và
chính xác, đề phòng tình trạng bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc.
Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc
nội bộ của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các
đơn vị hoặc làm cán bộ thừa hành trong giải quyết những văn bản quan trọng, khẩn
cấp. Còn đối với văn bản khác có thể giao cho cán bộ phụ trách đơn vị, văn thư cơ
quan hoặc thư ký của mình. Trường hợp gặp khó khăn, vướng mắc mới phải báo cáo
lãnh đạo cơ quan để xử lý.
Đối với văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân để thực hiện thì
việc theo dõi đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản chủ yếu thuộc trách nhiệm của đơn
vị hoặc cán bộ thừa hành. Có thể đôn đốc, kiểm tra bằng cách thông qua điện thoại để
hỏi tình hình, nhắc nhở, thúc dục…

1.4. Công tác quản lý văn bản nội bộ
1.4.1. Khái niệm văn bản nội bộ
Văn bản nội bộ là các văn bản do các đơn vị, bộ phận trong cơ quan ban hành,
gửi cho các đơn vị, bộ phận trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và
để trao đổi công việc.
Các văn bản nội bộ thường được sử dụng phổ biến như: quyết định nhân sự,
thông báo, giấy mời,…
1.4.2 Quy trình quản lý văn bản nội bộ
1.4.2.1 Thủ tục ban hành
Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo và trình lãnh đạo cơ quan hoặc
người được thừa lệnh thủ trưởng cơ quan ký. Cán bộ văn thư là người làm thủ tục ban
hành và chuyển giao văn bản tới các đơn vị, bộ phận có trách nhiệm
Đối với văn bản của các đơn vị, bộ phận soạn thảo, ban hành thì thủ trưởng
hoặc bộ phận đơn vị ký trưc tiếp. Mỗi đơn vị, bộ phận cử ra một cán bộ văn thư
chuyên trách hoặc kiêm nghiệm làm thủ tục ban hành văn bản.

13


1.4.2.2 Thủ tục chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ
Đơn vị nhận được văn bản từ các đơn vị khác trong cơ quan gửi đến thì phải tổ
chức tiếp nhận, giải quyết nhanh chóng và đúng thời hạn
- Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:
+ Khi tiếp nhận văn bản nội bộ, cán bộ văn thư kiểm tra văn bản có bị bóc
trước, có đúng địa chỉ không, sau đó ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ,…
+ Đăng ký vào sổ văn bản nội bộ: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện
trước khi chuyển giao cho các đơn vị có liên quan. Đăng ký văn bản nội bộ cần ghi lại
một số thông tin cần thiết như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn
bản,..vào phương tiện đăng ký như sổ đăng ký văn bản nội bộ hay phần mềm quản lý
văn bản nhằm quản lý chặt chẽ, đảm bảo tra tìm nhanh chóng, kịp thời.

- Theo dõi giải quyết văn bản nội bộ: Thư ký hoặc cán bộ văn thư đơn vị được
giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đúng thời hạn
Sổ đăng ký văn bản nội bộ phải được lập riêng, trong trường hợp cơ quan có
quy mô nhỏ có thể lập cùng với sổ đăng ký văn bản đi.
1.5. Ý nghĩa của việc quản lý văn bản
Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
nhanh chóng, chính xác… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
Giữ gìn được những văn bản, tài liệu, thông tin của cơ quan, đơn vị để làm cơ
sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan , đơn vị là hợp pháp hay không hợppháp.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.

14


CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐI –ĐẾNTẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI – BẮC KẠN

2.1. Tổng quan về UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn
2.1.1. Giới thiệu về UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn
Huyện Chợ Mới trước năm 1965 thuộc huyện Bạch Thông (Châu Bạch Thông
chính thức có từ thời Lê, đời Hồng Đức thứ 21, vào năm 1490). Từ năm 1965 đến
1997, huyện có 09 xã và 01 thị trấn phía Nam của huyện Bạch Thông sáp nhập về
huyện Phú Lương (gồm Nông Hạ, NôngThịnh, Thanh Bình, Yên Đĩnh, Như Cố,
Quảng Chu, Bình Văn, Yên Hân, Yên Cư và thị trấn Chợ Mới). Theo Nghị quyết kỳ
họp thứ 10, Quốc hội khóa IX, tỉnh Bắc Kạn được tái thành lập. Sau khi tỉnh Bắc Kạn
được tái thành lập năm 1997, địa giới hành chính huyện Bạch Thông điều chỉnh tiếp
nhận 09 xã và 01 thị trấn phía Bắc của huyện Phú Lương. Thực hiện Nghị định số 46NĐ/NP ngày 06/7/1998 của Chính phủ, huyện Chợ Mới được thành lập trên cơ sở chia
tách 16 xã, thị trấn phía Nam của huyện Bạch Thông và chính thức công bố đi vào
hoạt động từ ngày 02/9/1998.

Huyện Chợ Mới có tổng diện tích tự nhiên là 60.716,08ha, gồm 16 đơn vị hành
chính (15 xã và 01 thị trấn). Thị trấn Chợ Mới là trung tâm huyện lỵ cách thị xã Bắc
Kạn 42km về phíaNamvà cách thủ đô Hà Nội 142km về phía Bắc.
Huyện có vị trí địa lý tương đối thuận lợi, là huyện cửa ngõ phía Nam của
tỉnh Bắc Kạn:
 Phía Đông giáp huyện Võ Nhai (Thái Nguyên) và huyện Na Rỳ
 Phía Tây giáp huyện Định Hóa (Thái Nguyên)
 Phía Nam giáp huyện Đồng Hỷ và huyện Phú Lương (Thái Nguyên)
 Phía Bắc giáp huyện Chợ Đồn, huyện Bạch Thông và thị xã Bắc Kạn.

15


Hình 2.1 Hình ảnh UBND Huyện Chợ Mới

16


2.1.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Mới

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Chợ Mới

17


2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Chợ Mới – tỉnh Bắc Kạn
2.1.3.1 Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội
đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo
đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
2.1.3.2 Nhiệm vụ
 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm
tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa
phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài
chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng
nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.

18