Công tác Quản trị Văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do tôi tìm hiểu, tổng hợp, phân
tích và hoàn thành.Những thông tin và nội dung nêu trong đề tài đều dựa trên
nghiên cứu thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn. Tôi xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm về lời cam đoan và nội dung bài nghiên cứu của mình.
Hà nội, ngày tháng năm 2017
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô giáo của Khoa Quản trị Văn phòng
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích trong
quá trình học tập và tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình làm bài nghiên cứu.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Tiến sĩ. Bùi Thị Ánh Vân, người đã
giành thời gian, tâm huyết để giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm bài nghiên
cứu.
Do thời gian tìm hiểu có hạn và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài nghiên
cứu không tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Vì vậy, tôi rất mong nhận được
sự góp ý của quý thầy, cô giáo để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT
1

2
3
4
5
6
7

Viết tắt
UBND
HĐND
QLNN
CBVT
LĐVT
TBXH
PTNT

Viết đầy đủ
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Quản lí nhà nước
Cán bộ văn thư
Lãnh đạo văn thư
Thương binh xã hội
Phát triển nông thôn


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm qua nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu trên
thế giới, với sự xuất hiện của nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh ở trong

và ngoài nước buộc các cơ quan, tổ chức phải có cái nhìn đúng đắn và cải thiện
hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Một cơ quan, tổ chức muốn phát triển
bền vững thì việc đào tạo bồi dưỡng các công tác nghiệp vụ là hết sức quan
trọng, nhất là công tác quản trị Văn phòng vì Văn phòng thực hiện nhiều chức
năng quan trọng có thể coi Văn phòng như một bộ mặt của một cơ quan, tổ
chức.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác Quản trị Văn phòng đối với cơ
quan tổ chức doanh nghiệp. Công tác Quản trị Văn phòng được coi là “bộ nhớ’’
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, với nhiệm vụ, chức năng
là thực hiện tham mưu, tổng hợp và hậu cần cho lãnh đạo, hoạt động của văn
phòng đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được vận hành ổn định
từ việc hậu cần, chăm lo đời sống cán bộ nhân viên. Duy trì và phát triển hoạt
động của cơ quan, doanh ngiệp được vận hành ổn định từ việc hậu cần, chăm lo
đời sống cán bộ, nhân viên.
Xuất phát từ tình hình thực tiễn hiện nay về công tác Quản trị Văn phòng
tại UBND huyện Nậm Nhùn và bằng những kiến thức đã được học trên nhà
trường đã thôi thúc tôi thực hiện đề tài “ Công tác Quản trị Văn phòng tại
UBND huyện Nậm Nhùn’’
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về các vấn đề hành chính văn phòng, văn phòng hay quản trị
văn phòng, ta có thể kể đến các công trình và đề tài nghiên cứu sau:
Vương Thị Kim Thanh: “ Quản trị Hành chính văn phòng’’, NXB Thống
kê Hà Nội, 2009. Cuốn sách được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh
nghiệm, cập nhật những quy định mới, nhằm giúp bạn đọc hiểu được những
khó khăn trong công tác quản trị văn phòng;
Giáo trình “Quản trị văn phòng’’ của Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ
5


Văn Ngọc..., Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh, 2015. Trình bày những vấn đề

cơ bản về văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổ
chức...;
Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã nghiên
cứu về công tác Quản trị văn phòng tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính
nhà nước và tại trường Đại học, như: báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Mai
Lan - Trường Đại học Xã hội và Nhân văn là “Tìm hiểu công tác Quản trị văn
phòng tại UBND Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập của tác giả Đỗ Cường Phú –
KH6TC36 “ Công tác Lưu trữ và Quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa;
Tuy nhiên các đề tài chỉ nghiên cứu khái quát và chưa tìm hiểu hết được
tất cả các khía cạnh của công tác Quản trị văn phòng và cho đến năm 2017 chưa
có một đề tài nào nghiên cứu đầy đủ về công tác Quản trị văn phòng tại UBNN
huyện Nậm Nhùn vì vậy tôi đã chọn đề tài “Công tác quản trị Văn phòng tại
UBNN huyện Nậm Nhùn’’ để làm đề tài nghiên cứu của mình.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Nâng cao công tác Quản trị Văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn
- Tìm hiểu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng
- Tìm ra ưu điểm, hạn chế trong công tác quản trị văn phòng tại UBND
huyện Nậm Nhùn
- Đưa ra đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý
công tác quản trị văn phòng
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những hoạt động liên quan đến công
tác quản trị văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu phạm vi tại UBND huyện Nậm Nhùn
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa
Mác-lenin và tư tưởng Hồ Chí Minh thì đề tài còn sử dụng các phương pháp
6

nghiên cứu khác như: Phương pháp quan sát; phương pháp thống kê; phương
pháp phỏng vấn đối thoại.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 03 chương:
Chương 1. LÍ

LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN

PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN NẬM NHÙN
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI
UBND HUYỆN NẬM NHÙN
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN

7


Chương 1
LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI
QUÁT VỀ UBND HUYỆN NẬM NHÙN
1.1. Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về văn phòng:
Tại cuốn Giáo trình môn Quản trị văn phòng tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu
Tri: Văn phòng được hiểu như sau:
- Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): ‘‘Bao gồm toàn bộ bộ
máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị
trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và

môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý
nói riêng. Văn phòng toàn bộ có tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối
ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức”.[2;10]
- Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): ‘‘Chỉ bao gồm bộ
máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ
phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp
cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan
hệ đối ngoại’’.[2;10]
Như vậy văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, sử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản
lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt
động chung toàn cơ quan. Quản trị văn phòng là công tác quan trọng đối với bất
kì một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan, nếu công
tác này được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy mọi tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và
ngược lại nếu thực hiện không hiệu quả sẽ có thể tác động đến quá trình phát
triển của cơ quan.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1. Chức năng của văn phòng
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị
8


hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau,
nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ
bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần.
*Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu tổng hợp là hoạt đông trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm
những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể
là công tác tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại
độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ

phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp
các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lí, sử
dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn
phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng
vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán... Để có
được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp
nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hập.
*Chức năng hậu cần
Đảm bảo cơ sỏ vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong cơ
quan, đơn vị, tổ chức, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế
hoạch đề ra.
Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để
nâng cao hiệu quả năng suất làm việc.
Nội dung của công tác hậu cần gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương
chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền lương, công tác phí, sửa chữa lớn,
xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng trên văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ:
*Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, thực hiện các
công việc:
-Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế
hoạch công tác.
9


-Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho các phòng, bộ phận thuộc
văn phòng.
-Xây dựng nội quy, quy chế cho cơ quan và văn phòng.
-Đảm bảo công tác thông tin liên lạc.
-Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ.

-Tổ chức các chuyến đi công tác cho cơ quan.
-Tổ chức hội nghị, hội thảo.
-Thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
*Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc hậu cần:
-Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác hành chính của
cơ quan.
-Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh.
-Tổ chức phòng làm việc khoa học.
-Tổ chức thực hiện công tác hành chính.
-Đảm bảo giao dịch hành chính, đối nội, đối ngoại.
1.2.Khái quát về UBND huyện Nậm Nhùn
1.2.1.Lịch sử hình thành
UBND huyện Nậm Nhùn ( Phụ lục 01 )
Huyện Nậm Nhùn là một huyện của tỉnh Lai Châu, được thành lập từ
ngày 2 tháng 11 năm 2012 theo nghị định số 71/NĐ-CP của Chính phủ Việt
Nam từ một phần diện tích của huyện Mường Tè cũ và một phần của huyện Sìn
Hồ cũ.
Huyện có diện tích là 1388,0839 km2 với dân số 24.165 người (Năm
2012) Huyện Nậm Nhùn gồm 1 thị trấn và 10 xã là Thị trấn Nậm Nhùn và các
xã: Mường Mô, Hua Bum, Nậm Manh, Nậm Chà, Nậm Hàng, Lê Lợi, Pú Đao,
Nậm Ban, Nậm Pì và Trung Chải.
Huyện Nậm Nhùn giáp với huyện Sìn Hồ ở phía đông, ở phía Tây Nậm
Nhùn giáp với Mường Nhé (Điện Biên), ở phía Nam Nậm Nhùn giáp với
Mường Lay (Điện Biên), ở phía Bắc Nậm Nhùn giáp với tỉnh Vân Nam của
Trung Quốc
10


Thời tiết Nậm Nhùn diễn biến phức tạp, chia thành 2 mùa rõ dệt là mùa
mưa và mùa khô.

Huyện có 70 bản, với 11 dân tộc khác nhau cùng sinh sống, gồm:
Hoa,Thái, Dao, Kinh, Khơ Mú, Mông, Mảng, Cống, Hà Nhì, Tày, Mường. Kinh
tế huyện chủ yếu là sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp. Hiện nay đã
huyện có sự phát triển nhưng một số lĩnh vực có biểu hiện chưa bền vững, một
số xã còn gặp nhiều khó khăn.
Nậm Nhùn là điểm đến tiềm năng đối với khách du lịch, đến đây, du
khách cảm nhận những nét văn hóa còn vô cùng đậm đà đến mức hoang nguyên
của đồng bào trong những trang phục thổ cẩm xúng xính của các chị, các cô,
những bài ca, điệu múa mô tả các động tác khỏe khoắn. Huyện có lòng hồ thủy
điện lớn nhất cả nước, thủy điện Lai Châu là công trình trọng điểm quốc gia Việt
Nam, xây dựng trên chính dòng sông Đà tại xã Nậm Hàng huyện Nậm Nhùn
tỉnh Lai Châu, Việt Nam.
Ngoài ra trên địa bàn huyện có một mạng lưới cơ sở hạ tầng phục vụ
dân trí phúc lợi như Trường học, bệnh viện,... phục vụ tốt đời sống của nhân dân
địa phương.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng UBND huyện Nậm Nhùn.
1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan ban chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và
cơ quan cấp trên.UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ chương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng
an ninh và thực hiện chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương đến cơ sở.
* Trong lĩnh vực kinh tế
11

Uỷ ban nhân dân, thị trấn Nậm Nhùn thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch
đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn thị trấn và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo
đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp.
Ủy ban thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi.

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
12


bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão
lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo
vệ rừng tại địa phương;.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
*Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải
Uỷ ban nhân dân thị trấn Nậm Nhùn thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện
các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu

giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
13


- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.

*Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Uỷ ban nhân dân thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm
thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn
giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
14


luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 02 )
*Tiểu kết
Trong chương này tôi tìm hiểu những cơ sở lý luận chung về công tác
quản trị văn phòng và tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của UBND huyện Nậm Nhùn . Từ những nghiên cứu mang tính lí luận nói
trên sẽ là cơ sở, nền tảng và là điều kiện quan trọng đẻ tôi nghiên cứu, phân tích
về thực trạng, nguyên nhân và tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn ở chương 2 và chương 3 dưới đây.

15


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN

2.1. Điều kiện làm việc của văn phòng UBND
2.1.1. Một số trang thiết bị văn phòng chính (Phụ lục 03 )
Trang thiết bị văn phòng càng được trang bị đầy đủ thì năng suất hoàn
thành công việc cũng sẽ tăng cao đây là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được
hoàn thành hiệu quả. Máy móc thiết bị được trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp
với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp năng suất lao động tăng lên. Tại UBND
huyện Nậm Nhùn các trang thiết bị các phòng được trang bị khá đầy đủ bao gồm
các loại sau:
-Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt
các thông tin xử lý như: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại.
- Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các
loại fill đựng hồ sơ.
- Các trang thiết bị đảm bảo cho công việc của văn phòng được diễn ra
bình thường, an toàn và hiệu quả như: các thiết bị chống nóng, chống ồn, thông
gió, thiết bị chiếu sáng.
2.1.2. Môi trường làm việc của văn phòng
Lãnh đạo cơ quan đã nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là
yếu tố thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để
cho cán bộ công nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo, phát huy
được hết khả năng của mỗi cá nhân như: trang bị các phần mềm tiên tiến phục
vụ cho công việc, tạo điều kiện thuận lợi nhất để cán bộ công nhân viên đi học
tập, công tác.
Bên cạnh đó UBND huyện Nậm Nhùn cũng không ngừng chăm lo đời
sống tinh thần cũng như vật chất cho người công nhân viên trong cơ quan. Có
chế độ ưu tiên đối với phụ nữ, các chế độ phúc lợi xã hội. Tạo bầu không khí
làm việc vui vẻ hòa đồng giữa mọi người trong cơ quan.
16


2.2. Công tác điều hành của UBND hyện Nậm Nhùn

2.2.1. Xây dựng kế hoạch, lịch công tác
*Mục đích
- Đảm bảo khai thác một cách tối ưu chi phí thấp nhất các nguồn lực mà
tổ chức đơn vị đang sử dụng hoặc có thể khai thác trong tương lai
- Đảm bảo cho các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định,
tạo khả năng kiểm soát cho mọi hoạt động một cách chặt chẽ
- Tạo khả năng chủ động ứng phó với các tình huống thay đổi của môi
trường.
*Yêu cầu
Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Xây dựng chương trình kế hoạch phải hướng tới mục đích phát triển tổ
chức;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phải được ưu tiên trong số các nhiệm
vụ của các nhà quản lý;
- Xây dựng chương trình kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả
* Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
- Bước 1: Chuẩn bị xây dựng chương trình, kế hoạch (Thu thập thông tin);
- Bước 2: Xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo;
- Bước 3: Trưng cầu ý kiến về chương trình kế hoạch dự thảo;
- Bước 4: Thảo luận thông qua chương trình, kế hoạch dự thảo;
- Bước 5: Ban hành chương trình kế hoạch trong đơn vị.
2.2.2. Công tác tổ chức, xây dựng nội quy, quy định
*Công tác tiếp khách
Trong việc tiếp khách văn phòng công ty đóng một vai trò quan trọng.Văn
phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn
gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lượng khách
lớn xin gặp Giám đốc.Với những trường hợp đột xuất lãnh đạo không tiếp khách
được thì văn phòng đã chủ động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo
giữ uy tín cho lãnh đạo và công ty.
17

Văn phòng luôn đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách khi
có khách đến làm việc với lãnh đạo.Ngoài ra văn phòng cũng chịu trách nhiệm
đặt tiệc tại nhà hàng để tiếp đãi đối với những khách quan trọng hoặc khách ở xa
đến.
Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là:
-Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách.
- Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn
như: sắp xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho quá trình bàn bạc,
trao đổi công việc.
* Công tác giao tiếp, văn hóa công sở
1. Không chơi game, đánh cờ, đánh bài, chơi thể thao, uống rượu bia, hút
thuốc, sử dụng chất kích thích trong khu vực làm việc.
2. Không nghe nhạc, nói chuyện riêng, vào mạng xã hội hoặc các website
để đọc báo trong giờ làm việc.
3. Không ăn uống trong khu vực làm việc, nhân viên chỉ ăn trong khu vực
quy định là bàn ăn và tuân thủ chặt chẽ các quy định về vệ sinh.
4. Mỗi cá nhân tự thu dọn bàn làm việc gọn gàng khi hết giờ làm việc.
5. Trang phục lịch sự, chỉnh tề; đầu tóc gọn gàng trong văn phòng và tại
các dự án. Chú ý: không mặc áo phông không cổ, quần lửng/sooc, trang phục đi
chơi, đi dép lê, dép nhựa. Màu sắc trang phục trang nhã, lịch sự.
2.3. Thực trạng công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
2.3.1. Quản lí văn bản đi, văn bản đến
*Quản lí văn bản đi
Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan. Tất cả những văn
bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dấu vào văn
bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành. Các
văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi. Văn thư cơ quan sau
khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lưu công văn

đi bằng 3 sổ lưu công văn đi: một sổ đăng ký công văn gửi đến cơ quan chủ
quản trực tiếp cấp trên, một sổ đăng ký công văn gửi đi đến hệ thống các cơ
18


quan, đơn vị ngang hàng, một sổ đăng ký công văn gửi đi các đơn vị có liên
quan
Bước 1: Giải quyết hồ sơ công văn đi:
Trưởng phòng :
- Phân công cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản và chịu trách
nhiệm về độ chính xác về nội dung, hình thức và tính pháp lý của văn bản.
- Ký tắt vào bên cạnh chữ cuối của văn bản, chuyển cho Văn phòng Tổng hợp.
Bước 2:Thẩm tra pháp chế hành chính:
- Cán bộ, chuyên viên thuộc Văn phòng được giao nhiệm vụ thẩm tra
pháp chế hành chính văn bản thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ do các phòng , ban
chuyển tới và tiến hành thẩm tra pháp chế hành chính văn bản. Những văn bản,
quyết định không đạt yêu cầu, chuyển trả đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn
thiện v.v...
- CBVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi lấy số, vào sổ,
đóng dấu (đối với những văn bản Thủ trưởng đơn vị được quyền ký trực tiếp).
Bước 3:Ký tắt:
Các văn bản, quyết định sau khi được thẩm tra pháp chế hành chính được
chuyển tới LĐVP xem xét, ký tắt.
Bước 4:Ký duyệt:
Sau khi LĐVP ký tắt, văn bản, quyết định được trình Thủ trưởng cơ quan
ký duyệt:
- Thủ trưởng cơ quan ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền.
- Thủ trưởng cơ quan duyệt các văn bản, quyết định để hoàn tất thủ tục
trình Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký.
- Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả

lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan.
Bước 5: Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành:
- Đối với các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo cơ quan
ký:
19


Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Lãnh đạo cơ quan ký, CBVT
có trách nhiệm vào sổ, lấy số và phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao
trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn xác định số lượng văn bản, quyết định cần thiết
để chuyển nhân bản, đóng dấu.
- Các văn bản không được người có thẩm quyền duyệt ký được coi là văn
bản không hợp lệ.
- Mọi thủ tục sao văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, phải thực hiện đúng
quy định.
Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ ký
của Chánh Thanh tra (hoặc Phó Chánh Thanh tra phụ trách bộ phận) chữ ký
nháy của lãnh đạo các phòng chuyên môn trước khi đóng dấu và phát hành. Nếu
văn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban
hành ngày 19/01/2011 văn thư không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại
người dự thảo.
- CBVT phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ
sơ/công văn thực hiện việc gửi văn bản, quyết định.
- Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn và CBVT
có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành.
Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn
đi của văn thư, cụ thể
- Năm 2013 ban hành 86 văn bản.
- Năm 2014 ban hành 112 văn bản.
- Năm 2015 ban hành 129 văn bản.

- Năm 2016 ban hành 272 văn bản ( Nguồn văn phòng UBND huyện Nậm
Nhùn )
Nguyên nhân dẫn đến số lượng văn bản tăng qua các năm là do xã hội
ngày càng phát triển yêu cầu quản lí đối với các vấn đề của xã hội của địa
phương ngày càng tăng.
*Quản lí văn bản đến
20


Bước 1: Tiếp nhận công văn đến:
- CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho
cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhân
viên Bưu điện.
- Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách
báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản
tin, ... không phải vào sổ công văn đến. Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều
phải vào sổ đăng kí công văn đến , chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại
không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có
dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì
CBVT phải chuyển ngay đến Chánh Thanh tra (hoặc Phó Chánh Thanh tra nếu
Chánh Thanh tra đi vắng) trong thời gian ngắn nhất.
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”,
văn bản gửi Đảng uỷ và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan.
Bước 2: Đăng ký công văn đến:
Sau khi bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và
đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải vào Sổ
đăng ký công văn đến. xem
Bước 3: Trình văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn thư phải trình

ngay cho Văn phòng- Tổng hợp để nắm bắt nội dung sau đó Văn phòng – Tổng
hợp trực tiếp hoặc phân công cán bộ trình văn bản lên Chánh Thanh tra tỉnh.
Bước 4: Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:
Chánh Thanh tra duyệt văn bản được chuyển đến phòng ban chuyên môn
hay cá nhân giải quyết theo thẩm quyền.
Bước 5: Phân phối chuyển giao văn bản:
Cán bộ văn thư có trách nhiệm:
- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng ban chuyên môn
xem.
21


- Thông báo cán bộ đầu mối của các đơn vị, phòng ban chuyên môn tới ký
nhận vào sổ đăng ký công văn đến, văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay
trong ngày đó. CBVT không để người không có trách nhiệm xem văn bản của
người khác, đơn vị, phòng ban khác.
Cũng giống như văn bản gửi đi, tết cả các văn bản gửi đến cơ quan dù
bằng con đường nào đều phải qua văn thư cơ quan để dăng ký và quản lý thống
nhất
Số liệu văn bản được tiếp nhận qua các năm:
- Năm 2013 tiếp nhận 135 văn bản
- Năm 2014 tiếp nhận 147 văn bản
- Năm 2015 tiếp nhận 217 văn bản.
- Năm 2016 tiếp nhận 296 văn bản. ( Nguồn văn phòng UBND huyện
Nậm Nhùn )
Theo quy chế của UBND huyện Nậm Nhùn thì tất cả các văn bản đến đều
phải giải quyết trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng ngày hôm sau. Như vậy
cách giải quyết, xử lý công văn đến của cơ quan là hợp lý, kịp thời góp phần
nâng cao hiệu quả giải quyết công việc .Tránh được việc công văn, tài liệu gửi
đến bị chồng đống, giải quyết chậm thời hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thông

tin.
Nhìn chung công tác quản lý công văn đi, công văn đến của UBND huyện
Nậm Nhùn được thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt,
giúp cho lãnh đạo cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ, hoàn thành được nhiệm vụ
quản lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục tốt
cho việc tra tìm tài liệu của cơ quan. Riêng việc quản lý công văn, tài liệu mật
được thực hiện theo qui chế bảo mật của cơ quan và của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Công văn, tài liệu mật được lưu trữ riêng và được chuyển trực tiếp cho người
nhận không qua trung gian, sau khi giải quyết xong được thu hồi bảo quản tại
lưu trữ của cơ quan theo chế độ quản lý tài liệu mật.
2.3.2. Quản lí sử dụng con dấu
Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đóng dấu
22


vào văn bản nhằm thế hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tính
chân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do các cơ quan, tổ chức và các chức
danh nhà nước ban hành. Sở dĩ phải đặt ra vấn đề quản lý con dấu là đề phòng
kẻ xấu sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức làm giả mạo để thực hiện
những hành vi phạm pháp, gây tổn hại đến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng
của đất nước, lợi ích của các cơ quan, tổ chức và công dân; mặt khác bảo đảm
tính kỷ cương, ngăn ngừa sự tùy tiện trong việc ban hành văn bản của cơ quan tổ
chức. Chính vì vậy, ở tầm quản lý vĩ mô, Nhà nước đã ban hành ra Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 quy định về việc quản lý và sử dụng
con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư cũng đã dành một
mục để quy định về vấn đề này.
Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường
hợp thật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị. Thủ trưởng của cơ
quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian

đó.
Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi
vắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Dấu phải
để trong hòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc.
Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể
ngâm dấu vào săng và dùng chổi lông để rửa.
Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin
phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản,
sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trước
pháp luật.
Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất,
đống thời báo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm
và phải thông báo hủy con dấu bị mất.

23


2.4. Nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp
2.4.1. Những quy định hiện hành về nghi thức nhà nước
Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,
công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn
hoá của mỗi người. Để bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quy chế
văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (tại Quyết định số
129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007), có hiệu lực thi hành từ ngày 5/9/2007.
Theo Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước của
Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 02/8/2007:
* Các hành vi bị cấm
- Hút thuốc lá trong phòng làm việc;

- Sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của
lãnh đạo cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao;
Quảng cáo thương mại tại công sở.
* Trang phục
- Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn
gàng, lịch sự.
- Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì thực hiện theo quy
định của pháp luật.
* Lễ phục
Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được
sử dụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước
ngoài.
- Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comple, áo sơ mi, cravat.
- Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, bộ
comple nữ.
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang
phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
* Thẻ cán bộ, công chức, viên chức
24


- Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.
- Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên,
chức danh, số hiệu của cán bộ, công chức, viên chức.
- Bộ Nội vụ hướng dẫn thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán
bộ, công chức, viên chức.
* Giao tiếp và ứng xử
Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các
quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định
của pháp luật.

Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ
lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói
tiếng lóng, quát nạt.
* Giao tiếp và ứng xử với nhân dân
Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức
phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy
định liên quan đến giải quyết công việc.
Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ hách dịch, nhũng
nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
* Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp
Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức
phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
*Giao tiếp qua điện thoại
Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên,
cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công
việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
*Treo Quốc huy
Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà
chính. Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Không treo Quốc
huy quá cũ hoặc bị hư hỏng.
* Treo Quốc kỳ
25