Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học

LỜI CAM ĐOAN
Đây là bài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học ”
do cá nhân em thực hiện. Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của em và xin
chịu toàn bộ trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong
công trình nghiên cứu này.
Hạ Long, ngày 5 tháng 4 năm 2017
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian nghiên cứu, tìm hiểu đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu
trữ tại Viện Công nghệ sinh học”. Được sự hướng dẫn của thầy ThS. Nguyễn
Đăng Việt – Giảng viên hướng dẫn bộ môn Kỹ năng đánh giá và kiểm tra trong
Quản trị văn phòng đã giúp em hoàn thành bài nghiên cứu của mình.
Mặc dù đã hoàn thành nhưng do trình độ có hạn chế, nhất là khi tiếp xúc
với thực tế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy em mong nhận được sự
góp ý, chỉ bảo để em có thể khắc phục những thiếu sót và hoàn thiện đề tài
nghiên cứu của mình.
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô đã trang bị cho em những kiến thức
nghiệp vụ cơ bản và ban lãnh đạo, cùng các cán bộ, nhân viên văn phòng trong
Viện Công nghệ sinh học đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em được hoàn thiện đi
sâu và nghiên cứu đề tài này./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................2
3. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
4. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................3
5. Đóng góp nghiên cứu................................................................................3
6. Cấu trúc đề tài............................................................................................4
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN
CÔNG NGHỆ SINH HỌC.................................................................................5
1.1. Giới thiệu chung về Viện Công Nghệ Sinh học.....................................5
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Công nghệ Sinh học.........6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công
nghệ sinh học.................................................................................................8
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học........8
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học.....................................9
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
Viện Công nghệ sinh học...............................................................................9
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Viện Công nghệ
sinh học..........................................................................................................9
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học.................10
Chương 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC............................................................12
2.1. Cơ sở lý luận........................................................................................12
2.1.2. Khái niệm..........................................................................................12
2.1.2. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ..................................................12


2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công

tác văn thư – lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học....................................13
2.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thiết lập
bộ phận văn thư lưu trữ...............................................................................13
2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển dụng cán
bộ văn thư lưu trữ........................................................................................15
2.2.2.1. Căn cứ tuyển chọn..........................................................................15
2.2.2.2. Quy trình tuyển chọn......................................................................16
2.2.3. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, xây
dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ.......................................17
2.2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ.............................................17
2.2.3.2. Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ.....17
2.2.4. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức hướng
dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ..................................18
2.2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.........................................................................18
2.2.4.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm tra, đánh giá về
công tác văn thư – lưu trữ............................................................................18
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH
NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ
CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN CÔNG
NGHỆ SINH HỌC............................................................................................20
3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức,
quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học................20
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................20
3.1.2. Hạn chế..............................................................................................21
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh
học...............................................................................................................21
3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng Viện Công nghệ sinh học....................21

3.2.2. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công nghệ
sinh học........................................................................................................22
3.2.3. Về trang thiết bị.................................................................................23
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................24


LỜI MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Có thể nói vấn đề công tác văn, lưu trữ hiện nay có vai trò rất quan trọng
đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.
Đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, hầu hết các
công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều
gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Công
tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính
nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước.
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều
có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ
liên quan và những văn bản, tài liệu quan trọng và có giá trị. Do đó, khi các cơ
quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình
thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác
văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các nội dung
như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ…
Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý,

sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư;
việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát
hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản,
lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc…
Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ
quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu
trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng không phải công
1


việc của riêng những người làm văn thư. Qua đó để thấy rằng công tác văn thư
là công việc rất quan trọng và nó là bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của
mỗi cơ quan nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp nào.Là một bộ phận có vai trò
quan trọng như vậy nên đòi hỏi ở người lãnh đạo văn phòng là người luôn mang
một tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững các kỹ năng tổ chức công việc trong
văn phòng của cơ quan đó, và một trong những kỹ năng quan trọng nhất là kỹ
năng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan.
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan là là trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ; tuyển
chọn cán bộ văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan cũng như
tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ.
Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và qua thời gian tìm
hiểu cùng với những kiến thức được học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em
đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học”
để làm bài thi kết thúc học phần Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn
phòng”.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới là trách nhiệm của lãnh đạo

văn phòng trong công tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ của Viện
Công nghệ sinh học.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác
kiểm tra đánh giá công tác văn thư, lưu trữ và trách nhiệm của lãnh đạo tại Viện
Công nghệ sinh học
3. Phương pháp nghiên cứu
Bài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công
tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học” em
có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, có thể kể đến một số phương
2


pháp chủ đạo như :
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;
- Phương pháptổng hợp – thống kê;
4. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung của bài nghiên cứu khoa học nhằm: Cung cấp các thông
tin về thực trạng, kiểm tra, đánh giá đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong công tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công
nghệ sinh học
- Mục tiêu cụ thể:
+ Tìm hiểu về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản
lý về công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học.
+ Đánh giá thực tiễn trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong công tác
trên.
+ Đưa ra một số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm của lãnh
đạo văn phòng Viện Công nghệ sinh học trong tổ chức, quản lý công tác văn thư

– lưu trữ
5. Đóng góp nghiên cứu
a) Ý nghĩa lý luận:
- Hiểu rõ về trách nhiệm của người lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ
chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ.
b) Ý nghĩa thực tiễn:
- Đánh giá một cách khách quan, từ đó đưa ra được các giải pháp giúp
nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý
công tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học.
- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng
caocao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng Viện Công nghệ sinh học trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ và các đơn vị doanh nghiệp khác.

3


6. Cấu trúc đề tài
Ngoài các phần : Mở đầu, Kết luận ; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham
khảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu sẽ bao gồm 03 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động Viện Công nghệ sinh
học.
Chương 2: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản
lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp nâng cao trách
nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư –
lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học

4

Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ
SINH HỌC
1.1.Giới thiệu chung về Viện Công Nghệ Sinh học.
Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science
and Technology, VAST), là một viện nghiên cứu đầu ngành về công nghệ sinh
học ở Việt Nam. Viện có đội ngũ đông đảo các nhà khoa học được đào tạo
chuyên sâu ở trong và ngoài nước về các lĩnh vực khác nhau của công nghệ sinh
học hiện đại.
Nhiệm vụ chính của Viện là nghiên cứu những vấn đề khoa học và công
nghệ thuộc các lĩnh vực: công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ
tế bào thực vật, công nghệ vi sinh, công nghệ protein và enzyme, công nghệ sinh
học môi trường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công
nghệ sinh học nano, công nghệ sinh – y học, tin sinh học và các lĩnh vực khác có
liên quan.
Viện là đơn vị triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu
khoa học và công nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ về
công nghệ sinh học và các lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất và đời sống,
góp phần xây dựng và phát triển ngành công nghiệp sinh học.
Viện là cơ sở đào tạo nhân lực khoa học và công nghệ có trình độ cao, tổ
chức đào tạo sau đại học và tham gia đào tạo đại học về sinh học và công nghệ
sinh học. Viện cung cấp thông tin, tư vấn, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ
trong lĩnh vực sinh học và công nghệ sinh học.
Viện tiến hành nhiệm vụ hợp tác quốc tế về sinh học và công nghệ sinh
học và các lĩnh vực liên quan: trao đổi cán bộ; cử cán bộ đi đào tạo ngắn hạn và
dài hạn (thực tập sinh, thạc sỹ, tiến sỹ và sau tiến sỹ); tham gia các chương
trình/dự án hợp tác khoa học và công nghệ với các nước; tham gia và tổ chức
các hội nghị, hội thảo quốc tế.

5


1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Công nghệ Sinh học
Ban lãnh đạo Viện qua các thời kỳ như sau:
Nhiệm kỳ 1993 – 1998: Viện trưởng: Lê Thị Muội, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS.
Nhiệm kỳ 1998 – 2003: Viện trưởng: Lê Trần Bình, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Nguyễn Thị Ngọc Dao, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, TS.
Nhiệm kỳ 2003 – 2008: Viện trưởng: Lê Trần Bình, GS. TS.
Phó Viện trưởng: Phan Văn Chi, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Trương Nam Hải, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Nông Văn Hải, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, TS.
Nhiệm kỳ 2008 – 2013: Viện trưởng: Trương Nam Hải, GS.TS. (20084/2014)
Phó Viện trưởng: Nông Văn Hải, PGS.TS. (2008-8/2012)
Phó Viện trưởng: Trần Đình Mấn, PGS.TS. (2008-2012)
Phó Viện trưởng: Quyền Đình Thi, PGS.TS.
Phó Viện trưởng: Chu Hoàng Hà, PGS.TS.
(Nhiệm kỳ 2012-2017)\
Từ ngày 01/5/2014:

Viện trưởng: PGS.TS. Chu Hoàng Hà

Lịch sử thành lập Viện Công nghệ sinh học có thể chia ra làm 3 giai
đoạn như sau:
a, Phòng sinh vật, viện nghiên cứu khoa học tự nhiên, ủy ban khoa học và
kỹ thuật nhà nước (1967-1975)
Phòng Sinh vật trực thuộc Viện Nghiên cứu Khoa học Tự nhiên, Ủy ban

Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước, được thành lập năm 1967, do GS.TSKH.
ĐẶNG THU làm Trưởng phòng.
Năm 1975, khi Viện Khoa học Việt Nam chính thức được thành lập,
Phòng Sinh vật đã phát triển thành 5 phòng trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam,
6


bao gồm các hướng sinh học đại cương và sinh học thực nghiệm (Phòng Động
vật học, Phòng Thực vật học, Phòng Sinh lý - Hóa sinh người và động vật,
Phòng Sinh lý-Hóa sinh thực vật, Phòng Vi sinh vật).
b, Viện sinh vật học và các trung tâm hình thành từ viện sinh vật học, viện
khoa học Việt Nam (1975-1933)
Tháng 5 năm 1975, Viện Sinh vật học thuộc Viện Khoa học Việt Nam
được thành lập trên cơ sở hợp nhất các phòng nghiên cứu về sinh vật học nói
trên. GS.TSKH. NGUYỄN HỮU THƯỚC và GS.TSKH. ĐẶNG HUY HUỲNH
được cử làm Lãnh đạo với cương vị Viện phó. Năm 1983, GS.TSKH. LÊ
XUÂN TÚ được bổ nhiệm làm Viện trưởng.
Năm 1983, các phòng nghiên cứu theo hướng sinh học đại cương đã phát
triển và hình thành, Trung tâm Sinh thái và Tài nguyên sinh vật thuộc Viện Khoa
học Việt Nam do GS.TSKH. ĐẶNG NGỌC THANH làm Giám đốc và
GS.TSKH. ĐẶNG HUY HUỲNH làm Phó Giám đốc.
Năm 1982, Trung tâm Sinh lý- Hoá sinh người và động vật thuộc Viện
Khoa học Việt Nam thành lập, Giám đốc GS.TSKH. NGUYỄN TÀI LƯƠNG.
Năm 1989, thành lập Trung tâm Nghiên cứu vi sinh vật, Viện Khoa học
Việt Nam, Giám đốc PGS.TS. LÝ KIM BẢNG.
Năm 1990, thành lập Trung tâm Hoá sinh ứng dụng, Viện Khoa học Việt
Nam, Giám đốc GS.TSKH. ĐÁI DUY BAN.
c, Viện Công nghệ sinh học
Thực hiện Nghị định 24/CP của Chính phủ về việc thành lập Trung tâm
Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, ngày 19/06/1993, Viện Công nghệ

sinh học thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia được
thành lập, trên cơ sở hợp nhất Viện Sinh vật học, Trung tâm Sinh lý- Hóa sinh
người và động vật, Trung tâm Hóa sinh ứng dụng và Trung tâm Nghiên cứu vi
sinh vật.

7


1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện
Công nghệ sinh học.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học
- Chức năng: Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa
học và công nghệ, đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực công
nghệ sinh học theo quy định của pháp luật. Tham gia xây dựng chính sách, chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành công nghệ sinh học.
- Nhiệm vụ:
a. Nghiên cứu cơ bản và phát triển công nghệ thuộc các lĩnh vực:
+ Công nghệ OMICS;
+ Công nghệ gen;
+ Công nghệ protein và enzym;
+ Công nghệ tế bào (động vật, thực vật);
+ Công nghệ vi sinh;
+ Công nghệ sinh - y học;
+ Công nghệ sinh học nano;
+ Công nghệ sinh học môi trường;
+ Công nghệ sinh học biển;
+ Công nghệ vật liệu sinh học;
+ Tin - Sinh học.
b. Nghiên cứu điều tra cơ bản thuộc các lĩnh vực sinh học và những lĩnh
vực khoa học khác có liên quan;

c. Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học
và công nghệ thuộc lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
d. Đào tạo nguồn nhân lực khoa học và công nghệ có trình độ cao trong
lĩnh vực công nghệ sinh học và các lĩnhvực khoa học khác có liên quan;
e. Dich vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực công nghệ sinh học và các
lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
g. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công nghệ sinh học các lĩnh vực khoa
học khác có liên quan;và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
8


h. Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng cán bộ, công chức,
viên chức của đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam;
i. Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của Nhà nước;
k. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
(Theo Quyết định số 208/QĐ-VHL ngày 25 tháng 02 năm 2013 của Chủ
tịch Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc Ban hành Quy chế
Tổ chức và hoạt động của Viện Công nghệ sinh học)
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học.
- Ban lãnh đạo Viện
- Hội đồng Khoa học
- Phòng quản lý Tổng hợp
- Phòng Thí nghiệm trọng điểm công nghệ gen
- Các phòng Thí nghiệm: Phòng Công nghệ tế bào thực vật; Phòng Các
chất chức năng sinh học; Phòng Công nghệ ADN ứng dụng; Phòng Công nghệ
gen động vật; Phòng Công nghệ lên men; Phòng Công nghệ phôi; Phòng Công
nghệ sinh học enzyme; Phòng Công nghệ sinh học môi trường; Phòng Công
nghệ sinh học tái tạo môi trường; Phòng Công nghệ tảo; Phòng Công nghệ tế
bào động vật; Phòng Công nghệ vật liệu sinh học; Phòng Di truyền tế bào thực

vật; Phòng Di truyền vi sinh vật; Phòng Hoá sinh protein; Phòng Kỹ thuật di
truyền; Phòng Miễn dịch học; Phòng Sinh hoá thực vật; Phòng Sinh học tế bào
sinh sản; Phòng vi sinh vật dầu mỏ; Phòng Vi sinh vật đất; Phòng Vi sinh vật
phân tử
- Các đơn vị nghiên cứu triển khai: Trại thực nghiệm sinh học (Cổ Nhuế,
Từ Liêm, Hà Nội); Trạm thực nghiệm sinh học (Tam Đảo, Vĩnh Phúc).
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng Viện Công nghệ sinh học.
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Viện Công
nghệ sinh học.
- Chức năng: Phòng Quản lý tổng hợp là đơn vị giúp việc cho Ban lãnh
9


đạo Viện, đồng thời thực hiện tổng hợp, bao quát các công việc chung trong toàn
Viện. Ngoài ra còn thực hiện chức năng tham mưu, đảm bảo cung cấp thông tin
cho Viện trưởng và toàn cơ quan.
- Nhiệm vụ:
+ Đảm bảo công tác hành chính, văn thư lưu trữ.Thanh quyết toán lương,
phụ cấp, tiền đề tài khoa học các cấp, các hợp đồng nghiên cứu, các dự án nước
ngoài, hợp đồng triển khai sản xuất, hợp đồng dịch vụ khoa học kỹ thuật.
+ Đảm bảo công tác tổ chức, tăng lương, thuyên chuyển công tác, nghỉ
hưu, ốm đau, thai sản, miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ, công tác thi đua, thực hiện
chính sách bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế.
+ Thực hiện công tác đào tạo chung của Viện và nhiệm vụ Đào tạo sau đại
học (bậc Tiến sĩ).
+ Đảm bảo công tác hợp tác quốc tế về các thủ tục cán bộ đi công tác, học
tập ở nước ngoài, đón tiễn khách nước ngoài, hội nghị quốc tế, tập huấn kỹ
thuật.
+ Đảm bảo công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ.

+ Quản lý kinh phí hành chính sự nghiệp.Quản lý công sản.Làm kế hoạch
và tổng hợp báo cáo hoạt động của các đơn vị trong viện.Tham mưu nghiệp vụ
cho Lãnh đạo viện.
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học.
Văn phòng Viện công nghệ sinh học gồm có:
- Lãnh đạo Phòng gồm: 1 Trưởng phòng phụ trách công việc chung của
phòng; 2 Phó phòng, trong đó 1 Phó phòng phụ trách công tác Kế toán - Tài
chính cho toàn Viện và 1 Phó phòng phụ trách mảng nghiên cứu khoa học và
giúp một số việc cho Trưởng phòng đồng thời thay mặt Trưởng phòng quản lý
và ký một số văn bản khi trưởng phòng đi vắng.
- Bộ phận Tài chính - kế toán: 3 cán bộ
- Bộ phận Tổ chức cán bộ: 2 cán bộ
- Bộ phận Quản lý khoa học: 5 cán bộ
- Bộ phận Đào tạo: 3 cán bộ
10


- Bộ phận Hợp tác Quốc tế: 1 cán bộ
- Bộ phận Quản lý công sản: 2 cán bộ
- Bộ phận Văn thư: 1 cán bộ
- Bộ phận Tạp vụ, lái xe: 4 cán bộ

11


Chương 2
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VIỆN
CÔNG NGHỆ SINH HỌC
2.1. Cơ sở lý luận

2.1.2. Khái niệm
- Văn thư: là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có
nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại
phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có
liên quan đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ
trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan nói chung và ở đây cụ thể là
Viện Công nghệ sinh học đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao
tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn
bản tức là làm công tác văn thư.
- Từ khái niệm Văn thư ở trên có thể định nghĩa Công tác văn thư: là hoạt
động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản
lý, điều hành công việc của Viện Công nghệ sinh học.
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài
liệu,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
2.1.2. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ
Công tác văn thư – lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức nhà nước hay các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến
các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ,
phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động
hàng ngày. Do đó, vai trò của công tác văn thư – lưu trữ rất quan trọng được thể
hiện ở 4 điểm sau:
12


- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công nhân viên nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ
sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác
văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động quản lý được thông suốt, nâng
cao hiệu quả quản và thúc đẩy nhanh chóng hiệu quả công việc. Vì vậy, mỗi cơ
quan, tổ chức cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của
công tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác
văn thư tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của
các cơ quan, đơn vị.
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư – lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học
2.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức
thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ
Văn phòng Viện Công nghệ sinh học là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ
trợ cho hoạt động quản lý của cơ quan về các dự án đang hoạt động, tạo điều
kiện tốt nhất cho việc tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo về các thông tin được xử
lý nhanh nhất, có hiệu quả trong công việc chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ,
hậu cần, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
13

Tại Viện Công nghệ sinh học, bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc phòng
Quản lý tổng hợp phụ trách. Trong đó Trưởng phòng là người đứng đầu, người
quản lý các hoạt động về văn thư – thư lưu trữ của bộ phận này để báo cáo lên
lãnh đạo cơ quan, cũng như tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo xây dựng bộ phận
văn thư – lưu trữ thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về văn thư – lưu
trữ.
-Tổ chức văn thư Viện Công nghệ sinh học được tổ chức theo dạng văn
thư tập trung. Trước đây khi người làm công tác văn thư chưa có nghiệp vụ thì
công tác văn thư của Viện so với lý thuyết đã học tuy có thực hiện nhưng chưa
đầy đủ, chưa đi vào nề nếp.Việc quản lý công văn đi, đến chưa chặt chẽ, không
nắm được tình hình công văn đi-đến, làm khó khăn cho việc tra tìm. Văn bản
trình bày chưa đúng thể thức, chưa lập được danh mục hồ sơ và hồ sơ công việc,
cho nên không thực hiện được nguyên tắc lưu 01 bản ở văn thư cũng như
nguyên tắc nộp lưu tài liệu vào phòng lưu trữ cơ quan…
- Thực hiện quy định của nhà nước về cán bộ làm công tác văn thư phải
đúng trình độ chuyên môn và ít nhất là phải có chứng nhận về công tác văn thư
lưu trữ. Vì vậy, đầu năm 2007 được sự quan tâm của Lãnh đạo Viện, Phòng
Quản lý tổng hợp đã tuyển một cán bộ làm văn thư lưu trữ theo đúng chuyên
ngành. Hiện nay, Viện đã có một cán bộ biên chế văn thư chuyên trách. Do đặc
thù là viện nghiên cứu vì vậy Viện không tổ chức văn thư riêng cho các đơn vị
trực thuộc, thay vào đó cán bộ văn thư chuyên trách của Viện có trách nhiệm
hướng dẫn cán bộ trong viện soạn thảo văn bản, ban hành các văn bản về văn
thư, lưu trữ giúp cán bộ trong viện tiếp nhận với các văn bản quy định của nhà
nước về văn thư lưu trữ. Tuy nhiên việc không bố trí được cán bộ văn thư cho
các đơn vị trực thuộc cũng có nhiều khó khăn, bởi hầu hết cán bộ chủ yếu được
đào tạo về lĩnh vực nghiên cứu do đó quá trình soạn thảo văn bản còn nhiều sai
sót..
Trưởng phòng Quản lý tổng hợp tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan
xây dựng bộ phận lưu trữ gồm 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, đồng thời chỉ

đạo, kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu
14


trữ hiện hành;
Công tác lưu trữ ở Văn phòng đã được lãnh đạo văn phòng quan tâm và
chỉ đạo thực hiện tương đối tốt. Kho lưu trữ rất rộng, đảm bảo các điều kiện về
nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động của côn
trùng.
Tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, các
biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý của
tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho
như quét dọn, hút ẩm…
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ
và hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển dụng
cán bộ văn thư lưu trữ
2.2.2.1. Căn cứ tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh
học là quá trình đánh giá những người dự tuyển theo những khía cạnh khác nhau
để tìm ra người phù hợp với công việc. Trong tuyển chọn cán bộ, Phó Phòng
Quản lý tổng hợp là người xây dựng bản tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về
việc tuyển dụng, xác định những vị trí còn thiếu, những công việc yêu cầu ở
người ứng tuyển trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ như thế nào.
Căn cứ vào khối lượng cũng như yêu cầu về công việc để lãnh đạo văn
phòng đề xuất lãnh đạo cơ quan tuyển dụng thêm cán bộ về văn thư – lưu trữ.
Hình thức tuyển dụng chủ yếu là qua đơn xin việc, trắc nhiệm trình độ chuyên
môn để tiến hành tuyển chọn.
Quá trình tuyển chọn yêu cầu:
- Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên;

- Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông;
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp trở lên của
ngành đào tạo hành chính văn phòng; văn thư – lưu trữ;
- Trình độ tin học: Có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ A trở lên;
15


2.2.2.2. Quy trình tuyển chọn
Nôi dung quy trình tuyển dụng tại Viện Công nghệ sinh học đối với việc
tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Xác định những tiêu chuẩn đối với vị trí công việc là văn thư – lưu trữ,
lãnh đạo văn phòng xây dựng bản mô tả công việc nộp cho lãnh đạo cơ quan;
Xác định tiêu chuẩn đối với cá nhân người thực hiện công việc là phải có
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp về văn thư – lưu trữ với vị trí là cán bộ
phụ trách.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
- Tại Viện Công nghệ sinh học, thông báo tuyển dụng được thực hiện dưới
hình thức yết thị trong cơ quan, quảng cáo trên tivi, báo đài; thông qua các trung
việc làm; trên các trang mạng xã hội và trang web của Cơ quan.
- Lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan bản thông báo
tuyển dụng ngắn gọn và đầy đủ thông tin về: độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn,
kỹ năng tin học, sức khỏe, lương...
Bước 3: Thu hồ sơ, nghiên cứu và loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng
yêu cấu
Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo cho cán bộ chuyên môn trong văn phòng trực
tiếp xem xét và loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ, không đủ các yêu cầu đặt ra
Bước 4: Thông báo cho ứng viên và tổ chức thi tuyển
Trưởng Phòng chỉ đạo cán bộ chuyên môn xây dựng đề thi sát hạch kiểm
tra trình độ chuyên môn của người ứng tuyển trình Trưởng phòng xem xét rồi

trình lên lãnh đạo cơ quan để xin ý kiến kiểm duyệt.
Tổ chức thi tuyển theo hình thức làm bài kiểm tra trình độ chuyên môn về
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; kỹ năng sử dụng thành thạo tin học; sử dụng các
thiết bị văn phòng.
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi thực hiện các bước trên, Trưởng phòng lựa chọn người phù hợp
nhất với với vị trí, yêu cầu công việc và đè xuất lãnh đạo cơ quan để ra quyết
16


định tuyển dụng.
Khi tuyển chọn được người phù hợp, lãnh đạo văn phòng bố trí công việc
cho họ, đảm bảo được một cơ cấu cân đối, phù hợp.
2.2.3. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,
xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ.
Lãnh đạo văn phòng luôn làm tốt trách nhiệm trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan. Công tác văn thư – lưu trữ luôn được
quan tâm chỉ đạo thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ
của Cơ quan được lưu thông. Hàng năm, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp đã lên
kế hoạch chỉ đạo công tác văn thư trong việc ban hành các văn bản quy định về
công tác văn thư, soạn thảo văn bản cho toàn Viện để phù hợp với những quy
định của Nhà nước và công việc của cơ quan.
2.2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Trưởng phòng Quản lý tổng hợp đã tham mưu đề xuất cho lãnh đạo cơ
quan ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho cơ quan để các hoạt động
về công tác này được đi vào nền nếp thống nhất, hiệu quả. Về cơ bản Quy chế
gồm 3 chương, 38 điều đã quy định được tương đối đầy đủ về phạm vi, đối tượng
áp dụng và các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ. Việc Quy chế này ra đời
chứng tỏ bước tiến dài về nhận thức của lãnh đạo Viện về tầm quan trọng của công
tác văn thư lưu trữ cũng như tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư lưu trữ của

Viện Công nghệ sinh học đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả cao.
2.2.3.2. Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Viện được thực hiện theo
quy định của nhà nước trên cơ sở của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ và Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005, Thông tư
01/2011/TT-BNV 19/01/2011 của Bộ Nội vu quy định về kỹ thuật trình bày văn
bản trong các cơ quan hành chính nhà nước. Công văn số 191/CNSH ngày
05/6/2008 về quy định thể thức và trình ký văn bản, Thông báo số 77/TB-CNSH
ngày 10/3/2009 về phân công ký văn bản về tài chính.
Lãnh đạo văn phòng luôn có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong việc
17


hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công nhân viên
chức thực hiện nghiệp vụ có liên quan.
2.2.4. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức
hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ.
2.2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt
động quản lý nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan nói chung, lãnh đạo văn
phòng Viện đã có sự quan tâm và có các biện pháp đề xuất cho lãnh đạo chỉ đạo
phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư. Sự chỉ đạo đó được thể
hiện qua các hình thức như:
+ Phổ biến,chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ
Thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước về công tác
văn thư – lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Công
nghệ sinh học, lãnh đạo văn phòng luôn có ý thức chỉ đạo, cập nhật và bổ biến
các văn bản hướng dẫn về thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ở cơ quan.
+ Tập huấn hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ theo các quy định về văn thưlưu trữ:

Việc tập huấn hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại Viện
Công nghệ sinh học thường được thự hiện khi lãnh đạo văn phòng cập nhật các
quy định mới theo quy định của pháp luật, hoặc quy chế, quy định, hướng dẫn
của cơ quan, bởi vì các quy định về văn thư – lưu trữ thường được sửa đổi, bổ
sung theo thời gian. Căn cứ theo tình hình thực tế mà lãnh đạo tổ chức, chỉ đạo
tập huấn đối với các trường hợp để bổ sung kiến thức và để trang bị kiến thức.
2.2.4.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm tra, đánh giá
về công tác văn thư – lưu trữ
+ Kiểm tra, giám sát:
Công tác kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ tại Viện thường
được lãnh đạo văn phòng tổ chức chỉ đạo thực hiện vào cuối năm để tổng kết
những thành quả, kiểm tra những sai phạm để khắc phục.
18


Trên thực tế, tuy lãnh đạo văn phòng có quan tâm đến vấn đề hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cơ quan, nhưng do nhiều yếu tố, tình
trạng sai phạm về thực hiện công tác văn thư vẫn thường diễn ra nhưng không
được cán bộ văn thư thực hiện đúng chức trách của mình, ví dụ như soạn thảo
văn bản chưa chính xác về thể thức nhưng văn thư cơ quan vẫn đóng dấu và bỏ
qua một số sai phạm, chưa thật sự chú trọng đến các quy chế, quy định. Điều
này cho thấy quy chế vẫn còn lỏng lẻo, chưa đủ mạnh, hoặc ý thức chủ quan của
cán bộ văn thư coi nhẹ những lỗi sai, từ đó dẫn đến một yêu cầu đặt ra là lãnh
đạo văn phòng cần chỉ ra sai phạm để văn thư cơ quan rút kinh nghiệm, khắc
phục, cũng như đưa ra hình thức xử phạt hợp lý.
Nhờ có hoạt động kiểm tra giám sát của lãnh đạo văn phòng mà hoạt động
của bộ phận văn thư – lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học đã ngày càng đi vào
nền nếp
+ Công tác đánh giá, thi đua – khen thưởng:
Trên cơ sở công tác kiểm tra, giám sát, lãnh đạo luôn có cái nhìn khách

quan, công bằng trong công tác đánh giá. Là người lãnh đạo bộ phận Văn phòng
trong cơ quan, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp là người đưa ra các chỉ tiêu đánh
giá xếp loại cán bộ, công chức trong văn phòng, bao gồm cả bộ phận văn thư –
lưu trữ chuyên trách theo thời gian 06 tháng một lần, một năm hai lần đánh giá.
Từ công tác đánh giá mà tìm ra được những hạn chế trong công tác văn
thư – lưu trữ để chỉ đạo khắc phục bằng phương pháp đánh vào thi đua, khen
thưởng, hạ thi đua đối với những đơn vị nào làm sai văn bản, không nộp văn bản
đầy đủ,... Bên cạnh đó cũng nêu gương và khen thưởng các cá nhân, bộ phận
hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực hiện đúng quy chế, hướng dẫn của cơ quan, nâng
cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ của
mình.

19


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH
NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ
CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN CÔNG
NGHỆ SINH HỌC
3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học.
3.1.1. Ưu điểm
- Công tác văn thư luôn được Lãnh đạo Văn phòng Cơ quan quan tâm chỉ
đạo thực hiện nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ của Cơ quan
được lưu thông. Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, bảo mật, bảo
đảm cho công việc của Cơ quan theo đúng đường lối, chính sách và chế độ. Các
quy trình tiếp nhận văn bản đến luôn được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc. Các
văn bản đi cũng được quản lý một cách chặt chẽ. Trước khi văn bản gửi đi được
xem xét kỹ toàn diện về thể thức và nội dung, xem có soạn thảo văn bản đúng
quy trình không, đóng dấu, vào sổ văn bản đi…để hạn chế tối đa những sai sót

có thể xảy ra và lưu văn bản phục vụ cho việc bổ sung văn bản, truy cứu, tra tìm
khi cần thiết.
- Lãnh đạo văn phòng đã ý thức được ý nghĩa của sự phân công rõ ràng,
tuy công tác về văn thư và về lưu trữ là luôn luôn gắn liền và liên quan tới nhau
nhưng lãnh đạo tổ chức phân công mỗi cán bộ chuyên môn phụ trách một công
việc, tránh được các trường hợp quy trách nhiệm không đúng.
- Lãnh đạo văn phòng đã tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan ban
hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ. Lãnh đạo văn phòng đã quan tâm đến
việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này. Trong đó văn bản
quan trọng nhất này đã tạo cơ sở cho việc thiết lập, quản lý và tổ chức thực hiện
các hoạt động văn thư – lưu trữ Viện đã điều chỉnh một cách tương đối đầy đủ,
toàn diện và cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ.
- Lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc chỉ đạo, tập huấn nghiệp vụ của
công tác văn thư, nên công tác này được thực hiện tương đối tốt. Đến nay cán bộ
làm công tác văn thư – lưu trữ đã được cử đi học một số lớp bồi dưỡng ngắn hạn
về nghiệp vụ văn thư. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản bước đầu đã đi
20