Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Nghiên cứu hệ gen

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Nghiên
cứu hệ gen” trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp thông tin, em đã nhận
được sự giúp đỡ tận tình, truyền đạt kiến thức và hướng dẫn từ giảng viên Khoa
Quản trị Văn phòng.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô và các cán bộ tại Viện Nghiên
cứu hệ gen đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài tiểu luận.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, do còn hạn chế về thời gian và
trình độ nên không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của
Thầy (Cô) để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2017


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài tiểu luận nghiên cứu về “Khảo sát, đánh giá
trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn
thư, lưu trữ tại Viện Nghiên cứu hệ gen” của em trong thời gian qua. Mọi thông
tin dữ liệu trong bài đều là sự thật. Em xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viết
trong đề tài này.
Hà Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài............................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu.........................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài...........................2

4. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu............................3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài...........................................................3
7. Cấu trúc của đề tài..........................................................................................3
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ GEN...................4
1.1. Lịch sử hình thành của Viện Nghiên cứu hệ gen........................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện.............................................................................4
1.3. Chức năng nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu hệ gen.....................................6
1.4. Tổ chức hoạt động chung của Phòng Quản lý tổng hợp.............................7
CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ. .10
2.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ.................................................11
2.2. Tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ...........................................................12
2.3. Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ................13
2.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ......14
2.5. Tổ chức thi đua khen thưởng....................................................................16
2.6. Cơ sở vật chất kỹ thuật..............................................................................17
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ
CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ....................................................18
3.1 Nhận xét, đánh giá.....................................................................................18
3.1.1 Ưu điểm..................................................................................................18
3.1.2 Hạn chế...................................................................................................19
3.1.3. Nguyên nhân..........................................................................................20


3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả......................................................................21
3.2.1. Hoàn thiện công tác thể chế, xây dựng ban hành quy trình quản lý thống
nhất...................................................................................................................21
3.2.2. Tuyển dụng, tổ chức tập huấn đào tạo cán bộ........................................22
3.2.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn

thư....................................................................................................................23
3.2.4. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý
văn thư.............................................................................................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................26


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công tác của các cơ quan. Có thể khẳng
định, công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó có vai trò
trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong văn phòng, công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong
hoạt động của văn phòng.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết góp phần giải quyết công việc của cơ quan,
đơn vị được nhanh chóng, hiệu quả, đúng chính sách chế độ. Nâng cao hiệu suất
và chất lượng công tác, đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan và các cá nhân. Đồng thời bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Nguồn tài liệu, chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu
văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ
sung kho lưu trữ. Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi
giải quyết xong lập hồ sơ đây đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận
lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác sử dụng.

Đã có nhiều tác giả viết về công tác văn thư lưu trữ như: Bộ Nội Vụ và Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước (ban hành các văn bản quy định về quản lý công tác
văn thư lưu trữ), GS. Vương Đình Quyền (Lý luận về công tác văn thư lưu trữ),
Triệu Văn Cường-Nguyễn Mạnh Cường- Lê Văn In-Nguyễn Cảnh Đương (Văn
hóa quản lý nhà nước)... Tuy nhiên mỗi cơ quan đơn vị việc thực hiện công tác văn
thư sẽ có sự khác biệt. Viện Nghiên cứu hệ gen mới được thành lập vào năm 2012
tới nay chưa có bài nghiên cứu tìm hiểu nào về trách nhiệm của văn phòng trong tổ
1


chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
Là sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, việc tìm hiểu về công tác
văn thư sẽ tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ chuyên
ngành.
Với những lý do trên, em chọn đề tài ”Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” làm
bài tiểu luận môn Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng.
2. Lịch sử nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này em đã tìm hiểu qua các tư liệu:
- Các văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
quản lý nhà nước;
- Giáo trình, tập bài giảng về ” Nhập môn văn thư”, ”Lý luận về công tác
văn thư”, ”Kỹ thuật soạn thảo văn bản”...của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Các tài liệu về quản lý công tác văn thư lưu trữ của Viện Nghiên cứu hệ
gen.
- Các bài tiểu luận, báo cáo về công tác văn thư lưu trữ: Báo cáo thực tập
về ‘‘Công tác văn thư lưu trữ tại Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước”; tiểu luận ‘‘Vai
trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện văn thư lưu trữ của
cơ quan”.
3. Đối tượng nghiên cứu, giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công
tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Phạm vi nghiên cứu đề tài: Tại Viện Nghiên cứu hệ gen.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu thực tiễn về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công
tác tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Viện Nghiên cứu hệ gen.
- Làm rõ thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Viện
Nghiên cứu hệ gen.
- Đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng về công tác tổ
chức, quản lý văn thư.
2


5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
Trong bài nghiên cứu này em đã sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên
cứu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp phân tích, tổng hợp tài
liệu…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài góp phần đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo trong công tác tổ chức,
quản lý công tác văn thư lưu trữ, tạo nguồn dữ liệu làm cơ sở cho việc hoạch
định những chính sách, giải pháp phù hợp nhằm khắc phục những hạn chế trong
quá trình thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Tạo nguồn thông tin dữ liệu
phục vụ tìm hiểu khai thác sau này về trách nhiệm của lãnh đạo trong quản lý
công tác văn thư tại Viện Nghiên cứu hệ gen.
7. Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Khái quát về Viện Nghiên cứu Hệ gen
Chương 2: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,
quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Chương 3: Đánh giá và giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn
thư lưu trữ.

3


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ VIỆN NGHIÊN CỨU HỆ GEN
1.1. Lịch sử hình thành của Viện Nghiên cứu hệ gen
Viện Nghiên cứu hệ gen là đơn vị nghiên cứu trực thuộc Viện Hàn lâm
KHCN Việt Nam, với tên giao dịch quốc tế là Intitute of Genome Research, tên
viết tắt là IGR.
Đầu tháng 8 năm 2012, “Đề án thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen” được
thông qua, gồm 6 đơn vị trực thuộc, với đội ngũ cán bộ ban đầu gồm 24 người.
Ngày 6/8/2012, Chủ tịch Viện KHCN Việt Nam đã ký Quyết định số
1040/QĐ-KHCNVN về việc thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc Viện
Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Từ tháng 9/2012, Viện Nghiên cứu hệ gen chính thức đi vào hoạt động
Ngày 19/2/2013, Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam đã ký Quyết
định chuyển đổi tổ chức Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc Viện KHCN Việt
Nam thành Viện Nghiên cứu hệ gen trực thuộc Viện Hàn lâm KHCNViệt Nam.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện
Viện Nghiên cứu hệ gen là đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động theo loại
hình tổ chức khoa học và công nghệ, hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa
học cơ bản.
Lãnh đạo Viện Nghiên cứu hệ gen gồm có Viện trưởng và các Phó Viện
trưởng giúp việc.
Viện trưởng do Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam bổ nhiệm và
miễn, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện về mọi mặt hoạt động của Viện.
Phó Viện trưởng là người giúp việc Viện trưởng, chịu trách nhiệm trước
Viện trưởng về các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách. Phó Viện
trưởng do Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam bổ nhiệm và miễn nhiệm

theo đề nghị của Viện trưởng. Viện Nghiên cứu hệ gen có 03 Phó Viện trưởng
giúp việc cho Viện trưởng.
Hiện nay, Viện có tổng số 40 cán bộ, trong đó có 3 Phó giáo sư, 13 Tiến
sỹ, 13 Thạc sỹ, 10 cử nhân/ kỹ sư, 1 cao đẳng, với 7 đơn vị trực thuộc:
4


Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Nghiên cứu hệ gen:
Lãnh đạo Viện

Hội đồng khoa học

Viện trưởng

Phó Viện trưởng 1

Phòng
Hệ gen
học chức
năng

Phó Viện trưởng 2

Phó Viện trưởng 3

Phòng
Quản lý
tổng
hợp

Phòng
Đa dạng
sinh học
hệ gen

Phòng
Hệ gen
học
người

Phòng
Hệ gen
học môi
trường

Phòng
Phân tích
hệ gen

Ghi chú:

: phối hợp hoạt động
: lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp

5

Phòng
Hệ gen
học vi
sinh

1.3. Chức năng nhiệm vụ của Viện Nghiên cứu hệ gen
Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng về hệ gen người và các sinh vật khác;
đào tạo nhân lực có trình độ cao và hợp tác quốc tế về hệ gen và các lĩnh vực có
liên quan.
* Chức năng: Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng về hệ gen người và các
sinh vật khác; đào tạo nhân lực có trình độ cao và hợp tác quốc tế về hệ gen và
các lĩnh vực có liên quan.
* Nhiệm vụ:
- Về khoa học và công nghệ:
1) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng hệ gen người Việt Nam; giải mã hệ
gen người Việt Nam;
2) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng các hệ gen khác;
3) Nghiên cứu cơ bản và ứng dụng trong các lĩnh vực omics, tin sinh học
và các lĩnh vực liên quan;
4) Phát triển công nghệ, triển khai và chuyển giao công nghệ; tư vấn, dịch
vụ thuộc các lĩnh vực omics, tin sinh học, giám định gen và các lĩnh vực khác có
liên quan;
5) Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao và hợp tác quốc
tế về hệ gen và các lĩnh vực khác có liên quan.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và quy định của Viện
Hàn lâm KHCN Việt Nam.
- Về tài chính, tài sản:
+ Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Viện Nghiên cứu hệ gen
trình Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam phê duyệt theo quy định của pháp luật về

ngân sách nhà nước;
+ Quyết định phân bổ chỉ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc chi tiêu, chịu trách
6


nhiệm quyết toán thuộc thẩm quyền của Viện.
+ Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật và quy định của
Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam.
- Thực hiện hợp tác quốc tế về khoa học, công nghệ theo quy định của pháp
luật và của Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm
KHCN Việt Nam giao cho.
1.4. Tổ chức hoạt động chung của Phòng Quản lý tổng hợp
* Chức năng
Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện các
nhiệm vụ công tác văn phòng. Phòng Quản lý tổng hợp (sau đây gọi tắt là
Phòng) có trách nhiệm giúp Viện trưởng quản lý và tổ chức thực hiện mọi hoạt
động của Viện Nghiên cứu hệ gen (gọi tắt là Viện), bao gồm công tác kế hoạch,
tổ chức - cán bộ, khoa học và triển khai công nghệ, đào tạo, hợp tác quốc tế, kế
hoạch tài chính, quản trị, quốc phòng, an ninh, tổ chức thực hiện công tác hành
chính chung của Viện, đảm bảo điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động chung
của Lãnh đạo Viện.
* Nhiệm vụ
Phòng Quản lý tổng hợp có nhiệm vụ sau:
a) Xây dựng, trình Viện trưởng kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và hàng
năm của Viện.
b) Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng; tham gia thẩm định,
góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Viện trưởng giao.
c) Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề

án, văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng.
d) Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định
của Viện trưởng và của Chủ tịch Viện Hàn lâm liên quan đến trách nhiệm của
Phòng.
e) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng
7


hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ
của Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam.
f) Giúp Lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện:
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đó
trước khi trình Viện trưởng xem xét, giải quyết;
- Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đến các đơn vị, cá
nhân và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bố
trí chương trình làm việc của Lãnh đạo Viện;
- Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhà
nước và của Viện;
- Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện với các cơ
quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa phương và các cơ quan, tổ
chức khác;
g) Về công tác hành chính, lưu trữ:
- Tổ chức công tác hành chính, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông
tin, tài liệu của cơ quan Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, lưu trữ của các
đơn vị trực thuộc Viện.
h) Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đón tiếp các đoàn khách
quốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện;
sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện.
i) Quản lý cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Viện. Giúp Viện

trưởng trong việc thực hiện công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của cơ quan.
k) Bảo đảm phương tiện đi lại, cung cấp điện, nước, thông tin liên lạc và
các điều kiện khác của cơ quan; thực hiện công tác: y tế, an toàn thực phẩm, vệ
sinh môi trường, bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, quốc
phòng, dân quân tự vệ trong Viện.
l) Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài
trợ, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán - tài chính theo phân
cấp của Viện, quy định của Viện Hàn lâm KHCN Việt Nam và quy định của Nhà
8


nước.
m) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các
Quy chế khác của Viện theo quy định.
n) Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và hạ tầng hệ thống mạng
trong các lĩnh vực công tác của Phòng và của Viện.
o) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, viên
chức, người lao động của Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn
lâm KHCN Việt Nam.
* Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản lý tổng hợp
Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp là Trưởng phòng và Phó trưởng phòng
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về toàn bộ hoạt động
của Phòng. Chịu trách nhiệm tham mưu, tổng hợp, đảm bảo hậu cần, phục vụ
lãnh đạo, chỉ đạo triển khai các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện.
Phó trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách nhiệm
và chỉ đạo một số công tác theo sự phân công của Trưởng phòng.
Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp Viện Nghiên cứu hệ gen, do Viện
trưởng Viện Nghiên cứu hệ gen bổ nhiệm, miễn nhiệm sau khi có ý kiến đồng ý
bằng văn bản của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCNViệt Nam, gồm 01 Trưởng
phòng phụ trách chung và 01 Phó Trưởng phòng

Phòng Quản lý tổng hợp Viện Nghiên cứu hệ gen không thành lập các đơn
vị trực thuộc do quy mô về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Viện Nghiên cứu hệ
gen. Phụ trách các công việc của Phòng là các cán bộ, chuyên viên với sự phân
công chức năng, nhiệm vụ và vị trí rõ rang, đáp ứng nhu cầu hoạt động của
Phòng và của Viện.

Tiểu kết
Trong chương 1, em đã khái quát về Viện nghiên cứu hệ gen và tình hình
hoạt động tổ chức tại công tác văn thư lưu trữ tại Viện. Đây là cơ sở để triển
khai nội dung chương tiếp theo.
9


Chương 2
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Công tác Văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan
được chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động
của cơ quan. Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho
hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn
được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ
tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới.
Làm tốt công tác văn thư, góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan,
giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, góp phần giữ bí mật của Đảng và Nhà nước và tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ thực hiện các quy trình nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ
thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Soạn thảo,

ban hành văn bản quy phạm pháp luật để quản lí nhà nước về lưu trữ, tổ chức
kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của nhà nước về lưu trữ. Tổ chức
nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác quốc tế lưu trữ
Công tác Quản lí văn thư lưu trữ của Viện Nghiên cứu hệ gen được Lãnh
đạo quan tâm và tạo điều kiện để công tác này phát triển và đem lại những hiệu
quả khi quản lí quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của Viện.
Với cơ cấu nhỏ, mới thành lập Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập Phòng
Quản lý tổng hợp Viện Nghiên cứu hệ gen thực hiện chức năng của Văn phòng.
Phòng Quản lý tổng hợp không thành lập các đơn vị trực thuộc do quy mô về cơ
cấu tổ chức và hoạt động của Viện Nghiên cứu hệ gen. Phụ trách các công việc
của Phòng là các cán bộ, chuyên viên với sự phân công chức năng, nhiệm vụ và
vị trí rõ rang, đáp ứng nhu cầu hoạt động của Phòng và của Viện. Trưởng phòng
10


Quản lý tổng hợp là người giúp thủ trưởng cơ quan thực hiện quản lý công tác
Văn thư lưu trữ của cơ quan, có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ
chức, quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
2.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ.
Viện Nghiên cứu hệ gen mới thành lập, với quy mô cơ cấu còn hạn chế,
Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập Phòng Quản lý tổng hợp thực hiện các nhiệm
vụ công tác văn phòng. Trong đó, hoạt động công tác Văn thư Lưu trữ là một
phần nhiệm vụ của công tác văn phòng.
Việc tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ là vấn đề hàng đầu luôn được lãnh
đạo quan tâm, là trách nhiệm quan trọng của lãnh đạo phòng Quản lý tổng hợp.
Xây dựng được bộ máy văn thư lưu trữ phù hợp, đảm bảo sẽ góp phần nâng cao
hiệu quả chất lượng, thông tin phục vụ hoạt động của Viện. Nếu lãnh đạo phòng
không thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ thì sẽ ảnh hưởng đến hoạt động hành
chính của toàn Viện, việc cung cấp thông tin, thủ tục hành chính không đảm bảo
ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Do cơ cấu tổ chức và hoạt động mới được thành lập và đang dần củng cố,
Viện Nghiên cứu hệ gen thành lập bộ phận làm công tác văn thư - lưu trữ. Viện
Nghiên cứu hệ gen chưa có cán bộ làm công tác lưu trữ mà chỉ có 01 cán bộ văn
thư làm kiêm nhiệm công tác lưu trữ nhưng chỉ sắp xếp tài liệu theo số, ngày
tháng ban hành vào cặp hộp và để lên giá theo từng năm.
Do vậy việc lưu trữ các văn bản vẫn chưa được hoàn chỉnh. Quan trọng
nhất là chưa có Kho lưu trữ đúng quy định đặt tại Viện, chưa được trang bị nhiều
trang thiết bị đạt chuẩn để bảo vệ tài liệu lưu trữ. Đối với các tài liệu nghiên cứu
khoa học là loại hình tài liệu quan trọng nhất của Viện thì được nộp lưu sau khi
kết thúc nhiệm vụ tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu thuộc Viện Hàn lâm KHCN
Việt Nam để bảo quản và phục vụ tra cứu.
Bộ phận văn thư lưu trữ được bố trí riêng, là phòng khép kín tách biệt so
với các phòng ban chuyên môn khác, nhưng gần Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo
Phòng Quản lý tổng hợp để thuận tiện cho công việc.

11


2.2. Tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ
Con người là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của công việc, sự tồn
tại và phát triển của cơ quan. Bộ phận văn thư lưu trữ của Viện nghiên cứu hệ
gen đến thời điểm hiện tại chỉ có 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ.
Cán bộ được đào đạo trình độ đại học, có kỹ năng nghiệp vụ cao.
Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp quan tâm và theo dõi
đến việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư. Công tác tuyển dụng
cán bộ làm công tác văn thư được tổ chức theo chỉ tiêu biên chế, và thực hiện
tuyển dụng công khai để tìm ra những cán bộ có trình độ về chuyên môn nghiệp
vụ và phải có phẩm chất đạo đức.
Mô hình văn thư của Viện là mô hình văn thư tập trung nên dễ dàng trong
việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư.

Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ,
được đào tạo chính quy, từ khi được tuyển dụng tới nay đã có 3 năm kinh
nghiệm làm công tác văn thư lưu trữ giúp cho Lãnh đạo Viện cũng như Lãnh
đạo Phòng Quản lý tổng hợp các công việc liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu
trữ.
Cán bộ lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ ở cơ quan.
Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ
chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan.
Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp
phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm.
Nhưng có lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách
phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác khai
thác và sử dụng tài liệu.
Công tác tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ riêng chưa
được thực hiện. Viện bố trí cán bộ văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ mặc dù
được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư lưu trữ nhưng việc kiêm nhiệm công
tác lưu trữ thì sẽ không thực hiện hết các công việc trong nghiệp vụ lưu trữ một
cách có hiệu quả
12


Với khối lượng và yêu cầu của công việc ngày một nâng cao, số lượng cán
bộ thực hiện công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế, một người không thể đảm bảo
tất cả các công việc đều có thể hoàn thành tốt. Tình trạng thiếu nguồn nhân lực
như vậy sẽ ảnh hưởng tới tốc độ, hiệu quả hoạt động của toàn Viện.
Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp cần tổ chức thực hiện công tác tuyển
chọn cán bộ văn thư lưu trữ, bổ sung nguồn nhân lực được đào đạo chuyên môn
văn thư lưu trữ để đảm bảo khối lượng công việc không bị tồn động, quá tải cho
cán bộ nhân viên.
2.3. Tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ

Viện Nghiên cứu hệ gen trong công tác quản lý, thực hiện công tác văn thư
lưu trữ áp dựng hệ thống văn bản hướng dẫn của Nhà nước, của Viện Hàn Lâm
khoa học và Công nghệ Việt Nam ban hành.
Viện chưa xây dựng được văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư lưu trữ.
Việc áp dụng hệ thống văn bản quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ
của Nhà nước và của Viện Hàn Lâm ban hành được Viện Nghiên cứu hệ gen
tuân thủ thực hiện đầy đủ, chính xác. Áp dụng tốt các quy định về công tác văn
thư lưu trữ giúp cho hoạt động hành chính của toàn Viện được ổn định, chính
xác, đúng thủ tục luật định mặc dù cơ cấu hoạt động, số lượng cán bộ thực hiện
còn hạn chế.
Hệ thống văn bản được sử dụng trong công tác văn thư lưu trữ:
- Luật lưu trữ;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Quyết định 1601/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ;
13


- Quyết định 1602/QĐ-VHL ngày 24/9/2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy định viết hoa, viết tắt
trong văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và

sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về văn
bản hợp nhất công tác văn thư;
- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư Lưu
trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu
giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000;
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu
trữ.
Viện Nghiên cứu hệ gen thường xuyên cập nhật những văn bản mới về
công tác văn thư lưu trữ của cấp trên để hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư được
đúng với quy định của pháp luật và nắm bắt được những điểm mới vào để áp
dụng.
Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn quy định về công tác văn thư chưa phổ
biến rộng cho nên việc tìm hiểu và thực hiện vẫn còn hạn chế.
2.4. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu
trữ
Nghiệp vụ công tác văn thư của Viện có những nội dụng cơ bản để Lãnh
14


đạo quản lý việc thực hiện các nghiệp vụ đó được thể hiện qua 5 nghiệp vụ
chính đó là: Xây dựng và ban hành văn bản, Quản lý văn bản đến, Quản lý văn
đi, Quản lý và sử dụng con dấu, Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ,

từng mảng công việc từng vấn đề, trách nhiệm được thực hiện khá rõ ràng.
Công tác lưu trữ thực hiện các quy trình nghiệp vụ như: Thu thập, bổ sung
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ
thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tính chất của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu
tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây
dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của
công tác lưu trư như: Phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây
dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ
phải đuợc sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động
xã hội. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung bí
mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật
quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu
trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo quản các nội dung cơ mật của tài liệu
Để hoạt động công tác văn thư lưu trữ được liên tục, chính xác, hiệu quả
cao Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp cần hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên
việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Đây cũng là nhiệm vụ cơ bản của
Trưởng phòng Quản lý tổng hợp, để có thể nắm bắt tình hình hoạt động về văn
thư lưu trữ của cơ quan.
Kiểm tra công tác văn thư: Lãnh đạo Viện rất quan tâm và luôn rà soát,
kiểm tra công tác văn thư. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư
theo quy định của pháp luật, kiểm tra công tác văn thư dựa trên các văn bản quy
định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư. Thanh tra, kiểm
tra theo định kỳ. Trong những trường hợp cần thiết thì Lãnh đạo tiến hành kiểm
tra đột xuất để phát hiện được những việc thực hiện công tác văn thư diễn ra như
thế nào, đã làm đúng theo quy định chưa. Thanh tra, kiểm tra đã chỉ ra những
tồn tại, hạn chế cần được chỉ đạo khắc phục trong thời gian tới như: Công tác
15

kiện toàn tổ chức, biên chế cán bộ làm công tác văn thư chưa được quan tâm
đồng bộ. Việc soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ
thuật trình bày, chưa thống nhất được trong toàn cơ quan. Thanh tra, kiểm tra
nhiều lần về lập hồ sơ nhưng lần nào cũng ghi chưa lập hồ sơ mà chưa có hướng
dẫn cụ thể và những quy định để lập được hồ sơ.
Kiểm tra lưu trữ: Kiểm tra công tác phục vụ thu thập hồ sơ tài liệu, phục
vụ việc tra cứu tài liệu. Kiểm tra đánh giá việc thực hiện đầy đủ chế độ bảo mật,
quản lý các tài liệu có giá trị. Kiểm tra việc sắp xếp văn bản tài liệu lưu trữ phục
vụ tra cứu đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo. Tuy nhiên, công tác kiểm tra vẫn
không thể đánh giá hết được việc bảo quản tài liệu đúng chưa, việc phân tài liệu
bảo quản lâu dài và vĩnh viễn đã thực hiện theo quy đinh như thế nào, vẫn là bảo
quản tài liệu chung
Hàng năm, Viện Nghiên cứu hệ gen tổ chức các đợt tập huấn nghiệp vụ về
công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ chuyên trách và cán bộ của Viện. Qua tập
huấn giúp cho các cán bộ hành chính nói chung và cán bộ chuyên trách văn thư
lưu trữ nói riêng có thể thống nhất nguyên tắc, quy trình thực hiện văn thư lưu
trữ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công việc.
Kiểm tra thường xuyên chất lượng thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Đây
là cơ sở để đánh giá kết quả việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Kiểm tra để
kịp thời phát hiện sửa chữa những sai lệnh trong thực hiện nhiệm vụ.
2.5. Tổ chức thi đua khen thưởng.
Qua đánh giá, kiểm tra thường xuyên việc thực hiện công tác văn thư lưu
trữ, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp có cơ sở, điều kiện để tổ chức thi đua khen
thưởng cho cán bộ nhân viên.
Xây dựng quy chế, tiêu chí thi đua khen thưởng cho cán bộ làm công tác
văn thư lưu trữ.
Việc thi đua khen thưởng được áp dụng theo đúng trình tự được quy định
trong văn bản quản lý của Nhà nước.
Thực hiện thi đua khen thưởng sẽ là động lực để cán bộ nhân viên hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao.

16


2.6. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
Lãnh đạo Viện cũng như lãnh đạo Phòng luôn quan tâm đến môi trường
làm việc của cán bộ văn thư lưu trữ. Văn thư được bố trí ở tầng một nên rất
thuận lợi cho việc tiếp nhận, tổ chức giải quyết các văn bản theo nghiệp vụ và
phục vụ yêu cầu của các đơn vị trực thuộc khi có yêu cầu.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị được trang bị đầy đủ để phục vụ công tác
văn thư như: Máy tính có nối mạng, máy in, tủ hồ sơ, máy điều hòa nhiệt độ,
quạt, bàn làm việc, giá để tài liệu, máy scan, máy photo và các vật dụng khác.
Các trang thiết bị đã phục vụ và hỗ trợ khá tốt cho hoạt động của phòng làm
việc.
Văn thư của Viện được bố trí chung với các cán bộ của Phòng Quản lý
tổng hợp nên diện tích làm việc còn nhiều hạn chế. Chưa được trang bị máy Fax
nên khi có nhu cầu liên lạc, liên hệ với bên ngoài thì phương tiện chủ yếu được
sử dụng là điện thoại và e-mail. Do đó ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, lãng
phí thời gian, chi phí.
Bố trí, sắp xếp kho lưu trữ đang được thực hiện một cách nghiêm túc để
đảm bảo an toàn những tài liệu quan trọng của cơ quan, chỉ đạo cán bộ văn thư
lưu trữ quản lý kho.

Tiểu kết
Trong chương 2 em đã trình bày thực trạng công tác tổ chức, quản lý công
tác văn thư lưu trữ của Viện Nghiên cứu hệ gen. Đây là cơ sở để triển khai đánh
giá tại chương 3.

17

Chương 3
ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
3.1 Nhận xét, đánh giá
3.1.1 Ưu điểm
Việc tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Viện Nghiên cứu hệ gen
đã đạt được một số thành công. Tuy là cơ quan mới thành lập nhưng việc thực
hiện công tác văn thư đã tuân thủ đúng trình tự quy định của pháp luật, hoạt
động văn thư lưu trữ luôn được đảm bảo. Cán bộ luôn có tinh thần trách nhiệm
cao, đảm bảo chất lượng nhiệm vụ được giao.
Quá trình thực hiện công tác văn thư tại Viện Nghiên cứu hệ gen luôn tuân
thủ theo đúng các văn bản quản lý của Nhà nước và văn bản của Viện Hàn lâm
KHCN Việt Nam. Nhìn chung công tác văn thư của Viện đã được sự quan tâm
của Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo Phòng Quản lý tổng hợp.
Đội ngũ cán bộ nhân viên có tinh thần trách nhiệm, tâm huyết với công
việc và trình độ chuyên môn cao. Công tác văn thư được đi vào nề nếp, thống
nhất giữa các phòng, đơn vị. Sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ công chức trong
công việc đã tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh chóng chính xác.
Viện đã đầu tư trang thiết bị hiện đại, phù hợp và ứng dụng công nghệ
thông tin vào các khâu nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả công tác. Bố trí
phòng làm việc hợp lý, khoa học, các công tác nghiệp vụ được thực hiện liên
tục, chặt chẽ.
Thường xuyên tổ chức các hội thảo, đợt huấn luyện để nâng cao trình độ
chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp cho cán bộ.
Văn bản, tài liệu sau khi hình thành, giải quyết xong được lập thành hồ sơ
đều đảm bảo tính logic và phản ánh chính xác các mặt hoạt động.
Soạn thảo và ban hành văn bản: Văn thư của cơ quan đã nắm rõ đuợc các
bước soạn thảo nên văn bản ban hành ra đầy đủ thành phần, thể thức đảm bảo
đúng thẩm quyền ban hành và hiệu lực pháp lý của văn bản. Các văn bản được
soạn thảo khá chính xác, nhanh chóng và mang lại hiệu quả công việc.

18


3.1.2 Hạn chế
* Chưa xây dựng được hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư lưu trữ
Viện Nghiên cứu hệ gen mới chỉ áp dụng các quy định sẵn có về công tác
thực hiện văn thư lưu trữ, chưa xây dựng được quy định, hướng dẫn riêng cho
cơ quan.
* Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư.
Viện chỉ có một cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ nên khối
lượng công việc nhiều và phải đảm nhiệm tất cả các công việc quan trọng liên
quan đến nghiệp vụ văn thư. Nhân lực hạn chế gây khó khăn cho quá trình giải
quyết công việc không được nhanh chóng.
* Về kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ.
Viện chưa đôn đốc được việc kiểm tra, báo cáo thường xuyên về thực hiện
công tác văn thư lưu trữ để khắc phục tồn tại sau kiểm tra.
Chưa xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
* Cơ sở vật chất.
Chưa xây dựng diện tích kho theo chuẩn quy định nên việc bảo quản tài
liệu còn gặp nhiều khó khăn khi không đủ diện tích để bảo quản khối lượng tài
liệu lưu.
* Một số tồn tại trong việc thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ:
- Soạn thảo và ban hành văn bản.
Văn bản khi soạn thảo vẫn sai về thể thức và có văn bản soạn thảo còn
chưa đẹp và chưa chuẩn về hình thức, đa phần là văn bản do đơn vị soạn thảo.
Lỗi soạn thảo vẫn còn sai chính tả, khi lại sai về tiêu chuẩn chữ viết trong văn
bản.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan dựa trên quy định hiện
hành để xây dựng, nhưng trong khi thực hiện thì có những bước trong quy trình
bị bỏ qua thực hiện như bước trình Trưởng đơn vị kiểm tra, đôi khi thì bỏ qua

việc trình Trưởng phòng Quản lý tổng hợp kiểm tra thể thức mà trình trực tiếp
Lãnh đạo Viện, dẫn đến nhiều văn bản khi chuyển xuống văn thư đóng dấu bị trả
lại.
19


- Quản lý và giải quyết văn bản đi
Dù đã có những mặt đã đạt được nhưng bên cạnh đó có những điểm còn
tồn tại trong việc quản lý văn bản đi. Các văn bản đi do các đơn vị chuyên môn
soạn thảo nhưng cán bộ chuyên môn chưa nắm vững được các yêu cầu về thể
thức theo quy định, dẫn đến sau khi soạn thảo phải chỉnh sửa nhiều lần, làm tốn
thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc.
Khi đăng ký văn bản đi cán bộ văn thư đăng ký nhưng các đơn vị do không
xuống đăng ký văn bản luôn nên dẫn đến tình trạng các đơn vị xin chèn số sẽ
dẫn tới việc khó khăn trong việc quản lý văn bản. Nhất là việc thực hiện đăng ký
số đối với các hợp đồng khoa học, do đặc thù công việc nghiên cứu của các đề
tài nên không thể tránh khỏi việc chèn số, bỏ trống số.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tuy nhiên, việc quản lý văn bản đến còn rất nhiều khó khăn, việc giải quyết
các công việc khác và việc chỉ đạo đề xuất giải quyết và chỉ đạo giải quyết
chồng chéo nhau. Dẫn tới việc phải để lại tới hôm sau vì không xử lý kịp. Các
công việc không giải quyết hết dẫn tới các công việc khác liên quan bị ngừng trệ
do không có văn bản chỉ đạo. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vẫn chưa được
quan tâm đúng mức, tình trạng tài liệu tồn đọng chậm trễ trong giao nộp vẫn còn
khá phổ biến.
3.1.3. Nguyên nhân.
Do cơ quan là đơn vị mới thành lập, cơ cấu tổ chức và quy mô hoạt động
chưa lớn nên chỉ bố trí một cán bộ làm công tác văn thư. Hiện nay, Viện đã và
đang ổn định cơ cấu, khối lượng công việc cũng tăng lên nhanh chóng nhưng số
lượng cán bộ văn thư vẫn không đổi.

Qua thực tế cho thấy việc quản lý văn bản vẫn còn tồn tại những mặt hạn
chế bởi vì kiến thức, chuyên môn của nhiều cán bộ ở phòng chuyên môn về soạn
thảo văn bản còn hạn chế, những cán bộ chịu trách nhiệm soạn thảo ở phòng
chuyên môn thì không nắm vững được yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày
một văn bản theo quy định của Nhà nước. Cán bộ văn thư thì có 01 người nên
dẫn tới việc thiếu người làm công tác văn thư. Do đó công việc nhiều nên có
20


những lúc sai sót.
Các đơn vị không chịu mở phần mềm quản lý văn bản dẫn tới việc không
nhận được văn bản mà đơn vị mình giải quyết dẫn đến ngừng trệ các công việc.
Việc áp dụng thực hiện văn bản hướng dẫn, quy định công tác văn thư lưu
trữ vẫn còn hạn chế, cập nhật văn bản chậm.
Sự phối hợp hoạt động giữa các cán bộ chưa cao, tình trạng chồng chéo
công việc còn tồn tại.
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả
3.2.1. Hoàn thiện công tác thể chế, xây dựng ban hành quy trình quản
lý thống nhất.
Yêu cầu này đặt ra trước hết đối với Lãnh đạo Viện cũng như cán bộ lãnh
đạo Phòng Quản lý tổng hợp, Viện Nghiên cứu hệ gen. Các quy định cũng như
yêu cầu về công tác văn thư cần được thể chế hóa và hướng dẫn cụ thể trên cơ
sở pháp luật và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo cho
công tác này được thực hiện một cách thống nhất và đạt chất lượng, hiệu quả
cao.
Hiện nay, tại Viện Nghiên cứu hệ gen có một số nội dung cần được quy
định và hướng dẫn cụ thể hơn bao gồm:
- Thực hiện quy chế văn thư lưu trữ phù hợp và sát với thực tế của Viện.
- Thực hiện và phổ biến về công tác lập hồ sơ đến từng cán bộ chuyên môn,
đảm bảo nguồn tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ.

- Quy định rõ việc kiểm soát cũng như cơ chế chịu trách nhiệm của cán bộ,
viên chức khi không tuân thủ hoặc không tuân thủ đúng, đầy đủ các yêu cầu
trong quá trình giải quyết công việc. Có quy định về thủ tục trình tự làm việc
song lại không có một quy định cụ thể nào về hình thức và mức độ xử lý vi
phạm ra sao. Điều này là nguyên nhân khiến cho cán bộ, nhân viên vẫn duy trì
thói quen làm việc theo cảm tính và không rút kinh nghiệm cho bản thân mình.
Ngoài ra, những văn bản quy định, hướng dẫn công tác quản lý văn thư
cũng cần được cập nhật, thay đổi để đảm bảo tính mới, phù hợp với các quy định
của pháp luật.
21