Công tác quản lí văn bản và lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom

BẢNG ĐÁNH GIÁ

STT MSSV

Họ và Tên

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

1505QTVA 014
1505QTVA020
1505QTVA023
1505QTVA030
1505QTVA34
1505QTVA043
1505QTVA055
1505QTVA058
1505QTVA061
1505QTVA064
1505QTVA066
1505QTVA067

Mai Văn Đông
Nguyễn Hồng Hạnh
Dương Thị Linh Hiệp
Hoàng Thị Thanh Huyền
Tô Thị Lan Hương
Đặng Thị Khánh Ly
Triệu Ông Pết
Bế Thị Quyên
Nguyễn Thị Quỳnh
Đinh Thị Thu Thảo
Triệu Thị Thảo
Bùi Thị Kim Thu

13

1505QTVA079

Nguyễn Thị Tuyền

Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Tuyền
Số điện thoại: 01649272993

Đánh giá
A+
A

Ghi chú
B

C

Nhóm
trưởng


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự
hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong
suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, chúng tôi đã
nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè.
Xuất phát từ lòng biết ơn sâu sắc chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành
nhất đến T.S Bùi Thị Ánh Vân đã quan tâm giúp đỡ chỉ bảo chúng tôi trong xuốt
thời gian học tập trên lớp cũng như trong quá trình làm bài tiểu luận.
Qua đây chúng tôi cũng gửi lời cảm ơn tới chị Vũ Thị Thu Thảo nhờ có
báo cáo thực tập “Công tác quản lí văn bản và lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến tại
CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom” của chị, chúng tôi đã
có tư liệu để có thể triển khai bài được tốt hơn.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Chúng tôi xin cam đoan đề tài tiểu luận này là kết quả làm việc nghiêm
túc của cả nhóm . Chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu có sự không
trung thực về thông tin được sử dụng trong bài tiểu luận này.


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................1
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN VÀ

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ
GIAO THÔNG INTRACOM.................................................................................4
1.1. Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đến.....................................4
1.1.1. Khái niệm.................................................................................................4
1.1.2. Quy trình quản lí văn bản đến..................................................................5
1.2. Khái quát về CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 7
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty........................................7
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức................................8
*Tiểu kết........................................................................................................................................... 10
CHƯƠNG 2. THỤC TRẠNG ÁP DỤNG CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
INTRACOM.........................................................................................................11
2.1. Tiếp nhận, phân loại, đăng kí văn bản đến.........................................................11
2.1.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến.........................................................11
2.1.2. Phân loại và bóc bì văn bản đến............................................................12
2.1.3. Đóng dấu “ Đến” , ghi số và ngày đến..................................................13
2.1.4. Đăng kí văn bản đến...............................................................................14
2.2. Trình và chuyển giao văn bản đến...........................................................................16
2.2.1. Trình văn bản đến...................................................................................16
2.2.2. Chuyển giao văn bản đến.......................................................................17
2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến....................18
2.3.1. Giải quyết văn bản đến..........................................................................18
2.3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến......................................18
2.4 Ưu điểm, nhược điểm........................................................................................................ 20
*Tiểu kết........................................................................................................................................... 21
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN
LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG
VÀ GIAO THÔNG INTRACOM..........................................................................22
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ.........22
3.1.1. Kiện toàn về công tác nhân sự..............................................................23

3.1.2. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong công ty......24
3.2. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng........................................25
3.3. Một số giải pháp khác..................................................................................................... 25
* Tiểu kết.......................................................................................................................................... 26
KẾT LUẬN..........................................................................................................27
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................28
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay,vấn đề quản lí văn bản đến trong các cơ quan,đơn vị là một vấn
đề hết sức quan trọng và cần thiết, vấn đề này có ảnh hưởng không nhỏ đến chất
lượng cũng như lợi nhuận của mọi cơ quan. Đặc biệt,trong hoạt động văn
phòng,vấn đề quản lí văn bản đến giữ vai trò không nhỏ trong quá trình hoạt
động và làm việc của mọi công ty. Mọi hoạt động quản lí đều liên quan đến công
văn, giấy tờ , sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ cho việc quản lí. Vì
vậy công tác quản lí văn bản đến ở mỗi công ty là không thể thiếu, nó góp phần
vào hoạt động của công ty luôn được thuận lợi và xuôn sẻ thuận lợi hơn tạo
thành một hệ thống đồng bộ xuyên xuốt từ trên xuống dưới. Quản lí khâu nay tốt
là góp phần vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ được trôi chảy
nhất.
Chúng tôi hiện nay là sinh viên ngành Quản trị văn phòng cho nên chúng
tôi lựa chọn đề tài “ Công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạ
tầng và giao thông Intracom” để ứng dụng kiến thức mà chúng tôi được học
trong nhà trường để kiểm chứng trong thực tế,qua đó tích lũy thêm kinh nghiệm
để phục vụ cho việc đi làm của chúng tôi sau này.
Hiện tại chúng tôi đang là sinh viên năm thứ 2 nên trong thời gian rảnh
thường lên thư viện để đọc tài liệu vì vậy chúng tôi đã chọn “Báo cáo thực
tập”để giúp chúng tôi thực hiện triển khai bài tiểu luận cho môn phương pháp

nghiên cứu khoa học.
Với tất cả lí do trên, chúng tôi đã quyết định chọn vấn đề “ Công tác
quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom”
cho bài tập tiểu luận của chúng tôi.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Về công tác quản lí văn bản đến, đây là một trong những nội dung môn
học trong ngành Quản trị văn phòng, chúng tôi đã được học, tìm hiểu vấn đề này
và thấy rất quan trọng cho công việc trong tương lai nên chúng tôi đã dành nhiều
thời gian để tìm hiểu, phân tích rõ hơn về vấn đề.
1


Công tác quản lí văn bẩn đến đã được đề cập rất rõ trong giáo trình ‘‘Lí
luận và phương pháp công tác văn thư”cuốn sách này đã cung cấp cơ sở dữ liệu
cho chúng tôi thực hiện bài tiểu luận.
Báo cáo thực tập: “ Công tác quản lí văn bản và lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến
tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom” đã cung cấp cho
chúng tôi những thông tin về công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông Intracom.
3.Mục tiêu nghiên cứu
Thứ nhất: Nghiên cứu về công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom giúp chúng tôi tìm hiểu rõ và sâu sắc
hơn về công tác này khi trước đây chỉ là trên sách vở, không được áp dụng thực
tế. Khi tìm hiểu một vấn đề nào đó mà có thêm số liệu cũng như tình hình thực
tế, thực trạng của vấn đề thì sẽ rõ ràng và dễ hiểu hơn rất nhiều.
Thông qua việc nghiên cứu từ đó rút ra những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả về công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông Intracom.
Thứ hai: Nghiên cứu đề tài này còn giúp chúng tôi vận dụng những kiến
thức đã được dạy trên ghế nhà trường trong suốt thời gian vừa qua vào thực tế,

qua đó tích lũy thêm kinh nghiệm để phục vụ cho việc đi làm của chúng tôi sau
này.
4. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian : CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom.
- Thời gian : Từ năm 2011 đến năm 2015.
5.Phương pháp nghiên cứu
Để triển khai đề tài này,chúng tôi đã thực hiện những phương pháp sau
đây:
-

Thống kê
Phân tích
So sánh
Tổng hợp

- Thu thập và xử lí thông tin
2


6. Đối tượng nghiên cứu
- Công tác quản lí văn bản đến tại CTCP dầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông Intracom
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề tài triển
khai 3 chương:
Chương 1. Lí luận chung về công tác quản lí văn bản đến tại và khái quát
về CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom.
Chương 2. Tình hình áp dụng công tác quản lí văn bản đến tại CTCP đầu
tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lí văn bản

đến tại CTCP xây dựng hạ tầng và giao thông intracom.

3


Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN VÀ KHÁI
QUÁT VỀ CTCP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
INTRACOM
1.1Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đến
1.1.1Khái niệm
Trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan đơn vị hoặc cá nhân
có liên quan đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan đơn vị hoặc cá
nhân hữu quan gửi tới . Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được gọi là văn
bản đi hay công văn đi công văn đi. Văn bản mà cơ quan hoặc cá nhân bên
ngoài gửi tới được gọi là văn bản đến hay công văn đến.Văn bản đi, đến chính là
căn cứ và bằng chứng để cơ quan giải quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện
các vấn đề ,sự việc thuộc chức năng nhiệm vụ của mình .Mặt khác, không ít văn
bản có nội dung chứa đựng các thông tin thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật tổ
cơ quan. Do đó văn bản đi, đến cần được quản lí chặt chẽ. Điều 10 của Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia quy định :“Tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức nào
được đăng ký và quản lí tại cơ quan tổ chức đó” [ 1; Tr. 12].
Như chúng ta đếu biết văn bản là phương tiện là công cụ không thể thiếu
trong hoạt động quản lí và điều hành của cơ quan. Do vậy khi nhận được văn
bản của bất kì đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại , đăng kí, giải
quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định. Vì vậy “Quản lí văn bản
là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận ,chuyển giao nhanh chóng,
kịp thời ,đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của
cơ quan, tổ chức” [1; Tr. 277].

Hiện nay quá trình hiện đại văn phòng phát triển việc ứng dụng khoa học
công nghệ trong các cơ quan làm việc là rất quan trọng. Nhờ có những ứng
dụng đó mà các văn bản gửi đến các công ty có nhiều hình thức khác nhau. Vì
vậy “Quản lí văn bản đến là tất cả các văn bản gửi đến cơ quan dù bằng con
đường nào đều phải qua văn thư cơ quan để đăng kí và quản lí thống nhất” [1;
4


Tr. 286].
1.1.2Quy trình quản lí văn bản đến
Văn bản đến là văn bản do cơ quan doanh nghiệp nhận được. Quy trình
quản lí văn bản đến gồm các bước sau:
* Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ họăc ngoài giờ làm
việc. văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng , tình trạng, dấu niêm phong (nếu có) kiểm tra đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện nếu thiếu, mất bì ,tình trạng bì
không còn nguyên vẹ hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì ,văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo
cáo ngay với người có trách nhiệm ; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với
người chuyển văn bản .
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản. Nếu phát
hiện sai giải quyết.
Sau khi nhận kiểm tra văn thư tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu
lên văn bản. Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại thông tư
số 12/ 2012/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2012 của bộ công an hướng
dẫn thực hiện nghị định số 33/2002 NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của chính
phủ về việc quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật của nhà nước có
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức .

Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng
dấu “đến” ghi sổ đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiêt) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng trong những
trường hợp cần thiết phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “đến”.
* Bước 2: Đăng kí văn bản đến
Văn bản đến được đăng kí bằng sổ đăng kí văn bản đến hoặc cơ sở dữ
liệu quản lí văn bản trên máy tính.
* Bước 3: Trình , chuyển giao văn bản đến
5


Sau khi đăng kí văn bản đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan tổ chức giao trách nhiệm
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết đúng thời hạn. Văn bản đến
có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến”,
ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến cần được
ghi vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền , văn bản đến được trở lại văn thư để đăng kí bổ sung vào
sổ đăng kí văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản
lí văn bản đến. Đồng thời thực hiện thủ tục chuyển giao văn bản đến.
*Bước 4: Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, các nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ
quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết
trước.
Khi người trình đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương
án giải quyết thì đơn vị cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý
kiến đề xuất của đơn vị cá nhân. Đối với các văn bản đến có liên quan đến cac

đơn vị và các nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản
hoặc bản sao văn bản đó ( kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ
đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị , cá nhân.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định thì đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ý kiến của các dơn vị có lien quan .
Tất cả các văn bản đến có ân định thời hạn giải quyết phải được theo
dõi , đôn đốc về thời hạn giải quyết. Văn thư có nhiệm vụ tổng số liệu để báo
cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến,
trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy tính để quản lí văn bản đến.

6


1.2. Khái quát về CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Intracom
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty CPĐT XD Hạ tầng và Giao thông INTRACOM là doanh nghiệp
trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển Hà Nội được thành lập ngày 21
tháng 12 năm 2002.Công ty CPĐT XD Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
được cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số: 311/QĐ-UB
ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh số: 0103010756 do phòng ĐKKD – Sở KH & ĐT Hà Nội
cấp ngày 23/01/2006 [ Xem phụ lục 01; Tr. 29].
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
Công ty CPĐT XD Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã từng bước khắc
phục khó khăn, xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh. Công ty cũng dần dần
mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành
nghề, với các hoạt động chính đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh
xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất – kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây
dựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịnh vụ công cộng và nhà ở bán – Trung Văn, Phú diễn, Dự án nhà ở tái
định cư NOCT- Cầu Diễn, dự án thủy điện Tà Lơi 3, dự án Tổng hợp y tế
Phương Đông…Công ty CPĐT XD hạ tầng và giao thông INTRACOM đã đạt
được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu xây dựng như Bằng khen của Bộ Xây
dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,…Những lĩnh vực kinh
doanh đầu tư chính của công ty bao gồm 5 lĩnh vực đó là Đầu tư dự án thủy
điện; Đầu tư tài chính; Đâu các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện;Kinh
doanh xây lắp; xây dựng công trình giao thông, thủy điện, dân dụng. Bên cạnh
việc đầu tư trong các lĩnh vực chính của mình công ty còn đầu tư thêm vào sản
xuất vật liệu xây dựng.
Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc – hạnh phúc”
7


nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đã dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
Do đặc thù là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không
nhiều, chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa
vụ đối với nhà nước.
* Chức năng
Công ty CPĐT XD hạ tầng và giao thông INTRACOM là đơn vị đầu tư,
xây dựng, kinh doanh bất động sản…Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công
ty đầu tư & phát triển Hà Nội Handico và Nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới.
* Nhiệm vụ, quyền hạn
Dựa trên chức năng đã được đề ra, Công ty CPĐT XD hạ tầng và giao
thông INTRACOM có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty.Công ty chịu trách nhiệm
chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế,…
ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triể Kinh
tế- xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng các kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty. Hợp
tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao động theo đúng
quy định của pháp luật.
Công ty ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần
phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
* Cơ cấu tổ chức
-Ban lãnh đạo:
Tổng giám đốc ông Lê Đình Thuận là người có tư cách pháp nhân, người
8


chỉ huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chung của Công ty. Chế
độ của Công ty là chế độ thủ trưởng. tổng giám đốc quyết định về phương
hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hoạch toán công
tác đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó giám đốc bà Hoàng Thị Bình người giúp Tổng giám đốc quản lí nhân
sự, quản lí giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty.
-Các đơn vị chính trong Công ty:
Phòng văn thư Công ty chị Nguyễn Thị Lan (trưởng phòng): Phòng này
có trách nhiệm tổ chức quản lí nhân sự toàn Công ty xây dựng các chương trình
thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng hay thay đổi nhân sự ở các phòng
ban, bộ phận, là bộ phận trực tiếp giao dịch vơi khách hàng…Phụ trách việc

tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, đề ra các chính sách về
nhân sự.Xây dựng, quản lí các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Công
ty.
Có chức năng tham mưu cho tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế hoạch thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tôt chức hoạt động Maketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch kỹ thuật anh Trần Xuân Tùng (trưởng phòng): Phòng này
chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm ra các
phương pháp thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản
phẩm.
Phòng tài chính kế toán chị Nguyễn Như Lý ( trưởng phòng): Phòng
này chịu trách nhiệm lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hoạch toán các nghiệp vụ phát
sinh hàng ngày của Công ty. Thông qua hoạch toán ở các khoản thu mua xuất
nhập nguyên vật liệu hàng hóa…xác định kết quả kinh doanh thanh toán với
khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế, đồng thời theo dõi cơ cấu
9


vốn.
Phòng dự án 1- dự án 2: anh Hoàng Anh Tuấn ( trưởng phòng) : Phòng
này chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công các công trình
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản , các phòng ban có
chức năng quyền hạn rõ rang k bị chồng chéo lên nhau, tránh được tình trạng
chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi
[ Xem phụ lục 02; Tr. 31].
*Tiểu kết

Trong chương 1 chúng tôi đã trình bày một số vấn đề lí luận chung về
quản lí văn bản đến . Đồng thời khái quát về công ty cổ phần đầu tư xây dựng
hạ tầng và giao thông Intracom .Tất cả những nội dung này là lí luận thực tiễn
để chúng tôi thực hiện chương 2.

10


Chương 2
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG INTRACOM
2.1. Tiếp nhận, phân loại, đăng kí văn bản đến
2.1.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
Nguồn văn bản đến của công ty chủ yếu là các văn bản cấp trên gửi xuống
để chỉ đạo, hướng dẫn các hoạt động và các văn bản do cơ quan , tổ chức bên
ngoài gửi đến với mục đích trao đổi, giao dịch, kí hợp đồng hoặc sách báo, tạp
chí…. Với chức năng chủ yếu về xây dựng nên công ty thường xuyên nhận
được các văn bản giao dịch, kí hợp đồng bằng nhiều con đường khác nhau có
thể gửi qua Fax, Email, hoặc qua đường bưu điện , trực tiếp. dù văn bản đến
bằng hình thức nào thì cũng được xử lí theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và
thống nhất. Các văn bản đến công ty đều được giải quyết theo đúng quy trình
giải quyết văn bản đến theo hướng dẫn tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn thư lưu trữ nhà nước
Trách nhiệm của chị Lan trưởng phòng văn thư trong việc quản lí văn
bản đến của công ty được thực hiện theo một trình tự cụ thể . Văn bản đến công
ty phong phú về thể loại cũng như nội dung nên khi tiếp nhận văn bản đến từ
nhân viên bưu điện chị phải kiểm tra sơ bộ về số lượng , tình trạng bao bì , nơi
nhận , giấy niêm phong. Chị phải kiểm tra kỹ càng văn bản bì văn bản gửi đến
thông qua các thông tin trên bì thư và tình trạng bì , cụ thể là: kiểm tra xem tên

cơ quan gửi văn bản và xem tên cơ quan nhận văn bản xem có đúng là gửi tới
công ty mình không. Trong trường hợp nếu không phải gửi đến công ty mình thì
gửi lại cho nhân viên bưu điện để gửi lại cho cơ quan có tên trên bao bì đó.
Đồng thời chị Lan phải kiểm tra tình trạng bì văn bản nếu bì văn bản bị nhàu
nát, rách ,bẩn, ẩm ướt hoặc bị lộ tin thì tùy vào trường hợp để lập biên bản đối
với nhân viên bưu điện đó để xác định tình trạng của bì văn bản và phải đối
chiếu số, ký văn bản ngoài bì với số, kí hiệu văn bản trong bì xem có chính xác
không. Nếu là văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi
11


nhận và kí.
Đối với văn bản được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, chị Lan phải
kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản trong trường hợp
nếu phát hiện sai xót gì thì phải báo ngay cho nơi gửi hoặc báo cáo với người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết. Sau k hi nhận văn bản thì phải chụp bản đính
kèm bản Fax để làm căn cứ giải quyết công việc.
2.1.2. Phân loại và bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận văn bản thì tiếp theo phải tiến hành phân loại bì văn bản
bởi văn bản gửi tới công ty có thể gửi cho công ty, có thể gửi cho các phòng cụ
thể nào đó thuộc công ty. Vì vậy cán bộ văn thư phải phân loại bì văn bản và chỉ
được bóc bì những văn bản gửi chung cho công ty ( trừ văn bản mật) còn lại
những bì văn bản gửi đích danh thì cán bộ văn thư không được phép bóc bì.
Những văn bản sách báo, tạp chí hoặc đơn thư cho đơn vị cá nhân nào chuyển
thẳng cho đơn vị cá nhân đó.
Khi bóc bì văn bản phải dồn văn bản vào một phía có dán tem, tên nơi
nhận văn bản. khi cắt bì văn bản tránh tình trạng làm mất thông tin trên trên bì
( số, kí hiệu…) và tuyệt đối không làm rách văn bản. Trong quá trình bóc bì văn
bản thực hiện phân loại văn bản, và ưu tiên bóc những văn bản có chỉ dấu mức
độ “ khẩn” thì ưu tiên bóc trước. Trường hợp văn bản kèm theo phiếu gửi thì

sau khi kiểm tra , đối chiếu xong phải kí nhận, đóng dấu và chuyển lại cơ quan
gửi văn bản để theo dõi xử lí kịp thời. Phân loại bì gồm 3 loại: loại không bóc
bì, loại do cán bộ văn thư bóc bì, văn bản mật.
Bảng: phân loại bì văn bản của công ty từ năm 2011-2014
Năm

2011

2012

2013

2014

Tên loại
Loại không bóc bì
Loại do cán bộ văn thư bóc

84
97

57
131

81
95

110
89

bì
Văn bản mật

20

45
47
30
[Tác giả tiểu luận tự thiết kế].

12


Từ Bảng số liệu trên ta thấy, số lượng loại văn bản không bóc bì năm
2011 là 84 văn bản đến năm 2012 có sự giảm xuống 57 văn bản, nhưng đến năm
2014 tăng lên 110 văn bản. Loại văn bản do cán bộ văn thư bóc thì có sự dịch
chuyển đồng đều năm 2011 là 97 đến năm 2014 là 89 văn bản. Còn số lượng văn
bản bảo mật giữ số lượng ít nhất trong 3 loại năm 2011 là 20 văn bản đến năm
2013 là 47 văn bản nhưng đến năm 2014 lại giảm xuống 30 văn bản.
2.1.3. Đóng dấu “ Đến” , ghi số và ngày đến
Văn bản đến của trung tâm phải được đăng kí tập trung tại văn thư, trừ
những loại văn bản được đăng kí riêng theo quy định của pháp luật và quy định
cụ thể của cơ quan, tổ chức nhứ các hóa đơn , chứng từ kế toán…. Tất cả các
văn bản đến thuộc diện đăng kí tại văn thư phải được đóng dấu “ đến” , ghi số
đến và ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) . Đối với bản
phách thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến”. Đối với những văn bản đến
không thuộc diện đăng kí tại văn thư thì không phải đóng dấu “ đến” mà được
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải quyết. Dấu “ đến”
được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, kí hiệu( đối với
những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung( đối với công văn) hoặc

vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “ đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “ đến” được thực hiện
như sau:

[2; Tr. 15].
- Hình dạng và kích thước: dấu “ đến” phải được khắc sẵn hình chữ nhật,
kích thước 30mm x 50mm
- Mẫu trình bày : mẫu dấu “ đến” được trình bày như hình vẽ trên
Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “ đến”
-Số đến: số đến là số thứ tự đăng kí văn bẩn đến. Số đến được đánh liên
tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
- Ngày đến: ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn
13


bản ( hoặc đơn, thư) , đóng dấu đến và đăng kí ; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1,2 thì phải them số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ:
05/02/04, 21/7/12….
- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “ thượng khẩn” và “ hỏa tốc”,
cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận( trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả
giờ cả phút)
- Chuyển: ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
2.1.4. Đăng kí văn bản đến
Đăng kí văn bản đến là ghi chép cập nhật thông tin cần thiết về văn bản
đến như: Số đếm,ngày đếm, số ký hiệu văn bản, ngày tháng ban hành văn
bản,trích yếu nội dung của văn bản.
* Đăng ký văn bản theo phương pháp truyền thống: Tất cả văn bản đến
đều được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ đăng ký một cách chính xác, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc tra tìm được thuận tiện,nhanh chóng và chính xác vì

thông tin. Việc đăng ký văn bản đến của công ty rất được chú trọng. Cán bộ văn
thư khi tiến hành đăng ký đã thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, của cơ
quan.Trong quá trình đăng ký không được tẩy xóa, không viết tắt những cụm từ
ít thông dụng để tránh gây ra sự hiểu nhầm của người tra tìm và tuyệt đối không
được dùng bút mực đỏ hoặc bút chì để đăng ký văn bản.
- Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến gồm những nội dung
[ Xem phụ lục 04; Tr. 33].
Ví dụ:
1. Tên cơ quan cấp trên của công ty: Bộ xây dựng
2.Tên cơ quan: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Intracom
3.Năm mở sổ đăng kí văn bản đến: Năm 2011 - 2015
4. Ngày tháng bắt đầu đăng kí văn bản trong quyển sổ là ngày 1 tháng 3
năm 2011; Ngày kết thúc đăng kí văn bản trong quyển sổ là ngày 30 tháng 12
năm 2015
5. Số thứ tự đăng kí văn bản đến đầu tiên là 1 cuối cùng trong quyển sổ là
271
6.

Số thứ tự của quyển sổ là 1,2,3,4….

- Sổ đăng ký văn bản đến trên bao gồm 09 cột với các nội dung sau:
14


(1):Ngày đến ghi theo ngày,tháng được ghi trên dấu Đến
(2):Số đến được ghi theo số ghi trên dấu đến
(3):Ghi tên cơ quan,tổ chức ban hành văn bản.
(4):Ghi số ký hiệu văn bản đến.
(5):Ghi ngày tháng năm của văn bản đến.

(6):Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản đến.Trường hợp văn
bản không có tên loại và trích yếu nội dung thì cán bộ văn thư phải tóm tắt nội
dung của văn bản.
(7):Ghi tên đơn vị hoặc người nhận văn bảm theo ý kiến phân phối văn
bản của người có thẩm quyền.
(8):Chữ ký trực tiếp của người nhận văn bản.
(9):Ghi những chú thích cần thiết.
Bảng: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Ngày
đến

Số
đến

(1)
24/3

(2)
87

27/3

89

Tác giả

Số,ký hiệu

Ngày
tháng

Tên loại Đơn vị
Ký
Ghi
và trích
hoặc
nhân
chú
yếu nội
người
dung
nhận
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
CTCP đầu
868/QĐQuyết
- Các
Bà
tư xây
CTCPĐTX
định về
đơn
Tuyền
dựng hạ
DHT & GT 22/3/2012

việc
vị,phòng
tầng và
Intracom
tạm
ban,trun
giao thông
hoãn
g tâm
Intracom
quá
trực
trình
thuộc
xây
dựng tại
trung cư
Êcohom
Bộ XD
45/BXD-VP 23/3/2013 Về việc - Lãnh
Bà
Hỏa
nghỉ lễ
đạo bộ Hương tốc
30/4- -Các đơn
1/5
vị trực
thuộc
[2;Tr.18].

* Đăng ký văn bản đến trên máy tính:Việc đăng ký văn bản đến trên máy
tính tại công ty là việc bắt buộc nhằm thuận lợi cho việc tìm kiếm và giải quyết
15


văn bản một cách nhanh chóng và kịp thời,chính xác.Tại công ty có phần mềm
đăng ký mà việc đăng ký văn bản được lập trên bảng excel với các nội dung
như:Số thứ tự,ngày nhận công văn,nơi gửi,ngày ký công văn,số đến,trích yếu nội
dung,đơn vị giải quyết và chú thích của văn thư công ty.

[2;Tr.19]
2.2. Trình và chuyển giao văn bản đến.
2.2.1. Trình văn bản đến
Văn bản của cá nhân,tổ chức gửi đến công ty, Bà Nguyễn Thị Lan trưởng
phòng văn thư tiếp nhận,bóc bì,đăng ký sau đó trình cho Bà Nguyễn Thị Như
Ngọc trưởng văn phòng xử lí. Trưởng văn phòng căn cứ nội dung của văn
bản,căn cứ vào quy chế làm việc của Công ty và chức năng,nhiệm vụ của từng
đơn vị để giao ý kiến phân phối,chỉ đạo,giải quyết văn bản.Ý kiến phân phối và
giải quyết văn bản được ghi tại phiếu xử lí văn bản và được kẹp phía trên văn
bản [Xem phụ lục 03; Tr. 32 ].
Đối với văn bản vượt thẩm quyền, Bà Nguyễn Thị Như Ngọc trưởng văn
phòng trình lên ban giác đốc để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết công việc.

16


2.2.2. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
căn cứ vào trưởng các phòng. Văn bản cần được chuyển giao nhanh chóng cho
phòng kĩ thuật, phòng kế toán, phòng dự án 1 và 2, hoặc chuyển đến ông Lê

Đình Thuận giám đốc công ty có trách nhiệm giải quyết trong ngày,chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo; đúng đối tượng văn bản phải được chuyển cho
đúng người nhận; chặt chẽ khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra đối
chiếu và người nhận văn bản phải kí nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “
thượng khẩn, hỏa tốc” thì cần phải ghi rõ thời gian chuyển.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến : sổ chuyển giao văn bản đến với kích
thước 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. Phần đăng kí chuyển giao văn
bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng ( 210mm x
297mm) hoặc theo chiều dài ( 297mm x 210mm) bao gồm 5 cột theo mẫu sau:
Ngày chuyển
(1)

Số đến

Đơn vị hoặc

Ký nhận

Ghi chú

(2)

người nhận
(3)

(4)

(5)

[2;Tr. 22].

Hướng dẫn đăng kí
(1) Ngày chuyển: ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các cá nhân
đơn vị; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 đằng trước
(2) Số đến: ghi theo số được ghi trêm dấu “đến”
(3)Đơn vị hoặc người nhận: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn
cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
(4) Ký nhận: chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
(5)Ghi chú: ghi những điểm cần thiết ( bản sao, số lượng bản…).
2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
2.3.1. Giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến là khâu nghiệp vụ rất quan trọng. Đây là công việc
hết sức khó khăn và phức tạp. Có thể liên quan đến một người – một đơn vị hoặc
17


liên quan đến nhiều người , nhiều đơn vị. Ở công ty , sau khi Bà Nguyễn Thị
Lan xem ý kiến chỉ đạo của ông Lê Đình Thuận , văn bản đến được giao cho
phòng tài chính kế toán có trách nhiệm giải quyết nhanh chóng, chính xác và kịp
thời gian quy định.
Đối với những văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ “khẩn” cán bộ văn
thư giải quyết khẩn chương, không chậm trễ. Trong quá trình giải quyết văn bản
đến, đơn vị hoặc cá nhân có ý kiến đề xuất đã ghi vào phiếu giải quyết văn bản
đến để gửi lên giám đốc. Đối với những văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ
“mật” các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không mang về
nhà, không tự ý gửi tài liệu tiết lộ thông tin cần phải giữ bí mật thông tin theo
đúng pháp lệnh của nhà nước.
2.3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan , tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết. Bà Nguyễn Thị Lan có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị cá

nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy đinh; căn cứ quy định cụ
thể của công ty cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến bao
gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đếm
hạn nhưng chưa được giải quyết …để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
Trường hợp cơ quan tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải
quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn
bản. Đối với văn bản đến có đóng dấu “ tài liệu thu hồi” cán bộ văn thư có trách
nhiệm theo dõi thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Mẫu sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến: sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm. Bìa và trang đầu được trình
bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên
gọi là “sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” [ Xem phụ lục 05; Tr. 34].
Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang khổ A3
( 420mm x 297mm) bao gồm 7 cột như mẫu sau:
Số đến

Tên

Đơn vị

Thời hạn
18

Tiến độ

Số kí

Ghi chú

loại ,số

hoặc

giải quyết giải quyết

hiệu văn

và kí hiệu

người

bản trả

, ngày

nhận

lời

tháng và
tác giả
(1)

văn bản
(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

[2;Tr.29]
Hướng dẫn đăng kí
(1) Ghi theo số đếm được ghi trên dấu “ đến” và trong sổ đăng kí văn bản
đến
(2)Tên loại ,số và kí hiệu,ngày tháng và tác giả văn bản
(3)Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
đếm căn cứ theo ý kiến phân phối , chỉ đạo giải quyết củ người có thầm quyền
(4)Thời hạn giải pháp . Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định
của pháp luật , quy định của cơ quan , tổ chức hoặc theo ý kiến của người có
thẩm quyền.
(5)Tiến độ giải quyết. Ghi chú tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn
vị, cá nhân so với thời hạn đã quy định
(6)Số, kí hiệu văn bản trả lời. Ghi số và kí hiệu của văn bản trả lời văn
bản đến.
(7)Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết khác.

19


2.4 Ưu điểm, nhược điểm
* Ưu điểm
Nhìn chung công tác tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đến của công
ty được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và Quy chế văn thư lưu trữ

của Bộ khoa học và công nghệ. Vì vậy trên thực tế công tác này đã đem lại hiệu
quả rõ rệt đối với hoạt động của công ty cụ thể là
Khâu tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu được tiến hành
chặt chẽ, kỹ lưỡng và rõ ràng nên không tạo nên sự nhầm lẫn khi chuyển giao
văn bản đến tới các đơn vị và cá nhân. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn thì
ưu tiên giải quyết trước, còn đối với văn bản mật thì văn thư chỉ được bóc bì văn
bản khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty.
Đăng kí văn bản đến: Khâu nghiệp vụ này đã được cán bộ văn thư của
công ty thực hiện theo nguyên tắc: chính xác và đầy đủ khi đăng kí vào số. Do
số lượng văn bản đến công ty không nhiều nên tất cả các văn bản đến đều được
đăng kí chung một số, nếu là văn bản ở mức độ “khẩn’’ thì cán bộ văn thư ghi ở
ghi chú mức độ khẩn của văn bản… Do vậy đã tạo điều kiện thuận lợi cho các
cá nhân, đơn vị trong công ty tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, dễ dàng và
chính xác.
Trình bày văn bản đến: Khâu nghiệp vụ này được cán bộ văn thư thực
hiện theo đúng trình tự. Văn bản đến sau khi được tiếp nhận, đóng dấu, đăng kí
vào sổ, cán bộ văn thư sắp xếp văn bản đến rồi trình cho lãnh đạo để xin ý kiến
phân phối, giải quyết văn bản. Trường hợp có nhiều đơn vị, cá nhân liên quan
giải quyết văn bản thì cán bộ văn thư mang kèm theo phiếu giải quyết văn bản
đến để lãnh đạo phân phối giải quyết văn bản cho các cá nhân, đơn vị trong
phiếu đó.
Sao và chuyển văn bản đến: Sau khi trình văn bản đến tới lãnh đạo để
phân phối giải quyết văn bản đến, căn cứ vào mục “chuyển’’ hoặc phiếu giải
quyết văn bản đến ( trường hợp có nhiều đơn vị, cá nhân phối hợp giải quyết
công việc mà nội dung văn bản đề cập), cán bộ văn thư được đơn vị nào, cá
nhân nào có trách nhiệm giải quyết công việc và nhanh chóng sao và chuyển
giao các văn bản cho các đơn vị, cá nhân đó lấy làm căn cứ giải quyết.
20

Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản: Thực tế Lãnh đạo, trưởng phòng
Hành chính – Tổ chức và cán bộ văn thư của công ty đã thực hiện rất tốt rất chặt
chẽ công tác này, bởi vậy là khâu nghiệp vụ rất quan trọng, góp phần thúc đẩy
tiến độ giải quyết công việc theo đúng thời gian pháp luật hoặc cơ quan, tổ chức
quy định.
* Hạn chế
Do là cán bộ văn thư kiêm nhiệm nên nghiệp vụ về công tác văn thư vẫn
chưa được sâu sắc kĩ càng, các công tác nghiệp vụ thực hiện vẫn chưa đạt yêu
cầu công việc đề ra trên thực tế lãnh đạo cơ quan, cán bộ của công ty chưa hiểu
rõ và đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và công
tác quản lí văn bản đến nói riêng nên chưa dành sự quan tâm đầu tư đúng theo
yêu cầu của công tác này. Khâu nghiệp vụ đăng kí văn bản đến của trung tâm chỉ
được thực hiện trên một số sổ đăng kí văn bản đến chứ thực tế không có sổ
chuyển giao văn bản đến mà chủ yếu thông qua hình thức truyền miệng tới các
phòng hoặc cán bộ cụ thể coa liên quan nhận văn bản
Bên cạnh đó do bị chi phối bởi nhiều công việc nên trong quá trình tổ
chức quản lí giải quyết văn bản đến còn mang nhiều tồn tại đã chú ý như công
tác tiếp nhận văn bản Vẫn còn tình trạng dùng tay sẽ bị văn bản và khi đóng dấu
văn bản đến trong một số trường hợp số bị đóng lịch hoặc ngược không đúng
theo quy định bên cạnh đó việc đăng ký văn bản đến có gặp nhiều khó khăn nhất
định như sử dụng phần mềm quản lí trên máy tính còn kém, và chủ yếu sử sụng
phương Pháp truyền thống là chủ yếu
*Tiểu kết
Trong chương 2 chúng tôi đã trình bày tình hình áp dụng công tác quản lí
văn bản đến tại CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom. Bao gồm
tiếp nhận và đăng kí văn bản đến; trình và chuyể giao văn bản đế; giải quyết và
theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến và đưa ra những ưu điêm nhược
điểm. Những nội dung nêu trong chương 2 là cơ sở để giúp chúng tôi rút ra
những giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc.
Chương 3

21