Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu. Thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC
KÝ HIỆU VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU

1

1. Lí do chọn đề tài..........................................................................................1
2.Mục đích nghiên cứu....................................................................................2
3. Đối tượng và khách thể nghiên cứu............................................................2
4.Phạm vi nghiên cứu......................................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................3
6.Đóng góp của việc nghiên cứu đề tài...........................................................3
7. Cấu trúc đề tài:............................................................................................3
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
5

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ Ở CẤP XÃ.......................5
1. 1.1 Khái niệm về hệ thống chính trị............................................................5
1.1.2 Hệ thống chính trị Việt Nam ở cấp xã....................................................5
1.2 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN........8
1.2.1 Khái niệm của văn bản:..........................................................................8
1.2.2 Những yêu cầu về nội dung khi soạn thảo văn bản................................8
1.2.3. Những yêu cầu về thể thức khi soạn thảo văn bản................................9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÒN TỒN TẠI TRONG HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ
DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
11

2.1 Tình hình sọan thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu huyện Hoài Đức.11
2.1.1 Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật...............................11
2.1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản cá

biệt.................................................................................................................12
2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu........16
2.2.1 Thực trạng soạn thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu....................16
2.2.2 Nguyên nhân của những hạn chế.........................................................18
2.2.3. Đánh giá chung...................................................................................21
CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND
XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 22


3.1.Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản:.................22
3.2.Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản.............................................23
3.3.Đảm bảo về nội dung của văn bản..........................................................23
3.4.Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật;
tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư...........................................24
3.5Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư:...................................25
3.6.Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý
văn bản..........................................................................................................25
3.7.Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản:. 25
KẾT LUẬN

26

TÀI LIỆU THAM KHẢO

28


KÝ HIỆU VIẾT TẮT
1. HĐND: Hội đồng nhân dân.
2. UBND: Ủy ban nhân dân.

3. QPPL: Quy phạm pháp luật.


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề
soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và
cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản
vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà
nước tại địa phương. Việc soạn thảo và ban hành các văn bản không được thống
nhất cả về nội dung lẫn hình thức sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả
công việc cũng như vai trò của các cơ quan hành chính nhà nước. Chính vì vậy
việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần
tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản
lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp
ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống
kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói
chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật,
thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ
tục hành chính; văn bản không có tính khả thi…những văn bản đó đã, đang và sẽ
còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm
giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời
gian tìm hiểu ở UBND xã Dương Liễu, huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội em
đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở UBND xã. Tuy nhiên, do giới
hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung
nghiên cứu “Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu.- Thực
trạng và giải pháp”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng
UBND xã và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và

quản lý nhà nước tại địa phương. Do đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn
thành bài nghiên cứu với tinh thần nghiêm túc, chính xác nhất.

1


2.Mục đích nghiên cứu
Hiện nay việc đảm bảo hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản sẽ giúp
cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính
pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà
nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm
đúng mức đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào
việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước
nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể,
đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời
sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà
nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái
pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể
thức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả thi những văn bản đó đã,
đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã
hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Qua thời gian thực tập ở UBND ., huyện ., tỉnh Quảng Nam em đã có dịp tìm
hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở UBND xã. Tuy nhiên, do giới hạn về thời
gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu
“Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND xã.- Thực trạng và giải pháp”. Đây
cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai
trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại địa
phương. Do đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập với
tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của nhà trường và giáo viên

hướng dẫn trong quá trình tìm hiểu ở UBND xã Dương Liễu huyện Hoài Đức,
thành phố Hà Nội.
3. Đối tượng và khách thể nghiên cứu.
-Đối tượng là các văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2


- Là cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,
tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi
chung là cơ quan, tổ chức).
4.Phạm vi nghiên cứu
-Trong phạm vi UBND xã Dương Liễu huyện Hoài Đức thành phố Hà
Nội.
5. Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết
Phân tích là nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích
chúng thành từng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về đối tượng. Tổng hợp là liên kết
từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích tạo ra một hệ thông lý thuyết
mới đầy đủ và sâu sắc về đối tượng. Từ đó đưa giả thuyết nghiên cứu.
-Phương pháp thu thập thông tin: Sau khi xây dựng giả thuyết nghiên
cứu, người nghiên cứu phải thu thập các thông tin để chứng minh hay bác bỏ giả
thuyết.
- Phương pháp tổng hợp thông tin: Tổng hợp đưa ra những kết luận cuối
cùng.
6.Đóng góp của việc nghiên cứu đề tài.
- Làm tư liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học sau này về hoạt
động soạn thảo văn bản.

-Vệc đi sâu vào nghiên cứu giải quyết vấn đề từ đó là cơ sở để phát triển
nâng cao trình độ đôi ngũ cán bộ, công chức cũng như cách thức giải quyết công
việc một cách hiệu quả nhất.
7. Cấu trúc đề tài:
- CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN
THẢO VĂN BẢN Ở UBND XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

3


- CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÒN TỒN TẠI TRONG HOẠT
ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄU
- CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIÊU

4


CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN
BẢN Ở ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI ĐỨC
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ Ở CẤP XÃ
1. 1.1Khái niệm về hệ thống chính trị
Trong mọi xã hội có giai cấp, quyền lực của chủ thể cầm quyền được thực
hiện bằng một hệ thống thiết chế và tổ chức chính trị nhất định. Đó là hệ thống
chính trị. Hệ thống chính trị là tổng thể các cơ quan, tổ chức nhà nước, đảng
phái, đoàn thể xã hội, nói chung là các lực lượng tham gia và mối quan hệ giữa
các lực lượng đó, chi phối sự tồn tại và phát triển đời sống chính trị của một
quốc gia, thể hiện bản chất của chế độ chính trị của quốc gia, con đường phát

triển của xã hội.
Giữa các tổ chức lại hình thành quan hệ tác động lẫn nhau trong hệ thống
và trong từng cấp độ. Cụ thể, ở cấp trung ương là quan hệ giữa Đảng với Nhà
nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể.. Ở cấp cơ sở xã, phường, thị
trấn là quan hệ giữa Đảng bộ cấp xã với chính quyền và Mặt trận Tổ quốc cùng
các đoàn thể trong xã, phường, thị trấn. Ở đây ta đang xem xét khái niệm cơ sở
và hệ thống chính trị ở cơ sở trên quan điểm xã hội học chính trị và quản lý xã
hội. Đây là những khái niệm xuất phát, những khái niệm công cụ để nghiên cứu
và đề xuất những giải pháp cải cách hệ thống chính trị, đặc biệt là hệ thống
chính trị ở cơ sở nước ta hiện nay. Cơ sở được lấy làm đối tượng nghiên cứu ở
đây không phải là một đơn vị cơ sở bất kỳ (gia đình, cơ quan, công sở, trường
học, bệnh viện, doanh nghiệp hay viện nghiên cứu…) mà là cơ sở với tư cách là
một cấp quản lý nhà nước trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước bốn cấp
hiện hành. Cơ sở đó chính là xã - phường - thị trấn, là cấp cơ sở của quản lý nhà
nước.
1.1.2 Hệ thống chính trị Việt Nam ở cấp xã.
-Xã là cấp cơ sở ở khu vực nông thôn, đây là cả một địa bàn rộng lớn,
chiếm đa số trong tổng số đơn vị cơ sở nước ta. Hệ thống chính trị ở xã phường - thị trấn bao gồm 3 bộ phận cấu thành: Đảng, chính quyền, Mặt trận và
5


các đoàn thể nhân dân. Mỗi bộ phận tồn tại với vai trò, chức năng riêng và có
quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành hệ thống, quản lý và điều hành mọi hoạt
động ở xã - phường - thị trấn về các lĩnh vực của đời sống. Cơ sở và hệ thống
chính trị ở xã - phường - thị trấn là khâu trung tâm cần phải đột phá trong chỉnh
đốn và đổi mới hệ thống chính trị cơ sở. Nhận thức về xã - phường - thị trấn
chúng ta nhấn mạnh tới mấy điểm dưới đây:
+ Xã - phường - thị trấn là nơi chính quyền trong lòng dân như Đảng ta đã
xác định. Xã - phường - thị trấn là cấp thấp nhất trong các cấp độ quản lý của hệ
thống chính quyền nhà nước nhưng lại là nền tảng của chế độ chính trị và đời

sống xã hội.
+ Xã - phường - thị trấn là nơi diễn ra cuộc sống của dân, nơi chính quyền
và các đoàn thể tổ chức cuộc sống, hoạt động và các phong trào của cộng đồng
dân cư để nhân dân thực hiện quyền làm chủ, thực hành dân chủ của chính mình.
Nếu dân chủ là dân làm chủ như Chủ tịch Hồ Chí Minh nói, thì xã là nơi thể
hiện rõ nhất và trực tiếp nhất ý thức và năng lực dân chủ của dân bằng cả
phương thức dân chủ đại diện và dân chủ trực tiếp. Chế độ ủy quyền và những
phương tiện, những điều kiện nhằm thực hiện và đảm bảo cho sự ủy quyền đó
phải được bắt đầu từ xã mà nhân dân là chủ thể. Bao nhiêu quyền hành đều là
của dân, bao nhiêu lợi ích cũng thuộc về dân. Quyền hành và lực lượng đều ở
nơi dân. Dân có quyền làm chủ, đồng thời có nghĩa vụ của người chủ.
Do ở xã - phường - thị trấn là nơi làm việc và sinh hoạt hàng ngày của dân
chúng, là nơi thể chế được dân trực tiếp tổ chức nên và dân thường xuyên tiếp
xúc, đề đạt nguyện vọng, yêu cầu của mình với những người đại diện cho mình,
đồng thời dân cũng có điều kiện biết rõ sự hoạt động của thể chế, của con người
và tổ chức bộ máy, mặt hay cũng như mặt dở, mặt tốt cũng như mặt xấu với
những khuyết tật của nó…nên quan hệ và thái độ của dân đối với thể chế ở xã
cho thấy rõ nhất hiện trạng của thể chế nói chung. Động lực, nội lực của sự phát
triển hay vật cản kìm hãm, sự trì trệ và suy thoái được nhận thấy rõ nhất ngay ở
xã - phường - thị trấn. Những yếu kém diễn ra trong thể chế ở xã làm tổn hại đến
uy tín và ảnh hưởng xã hội của thể chế nói chung. Những phản ứng, bất bình của
6


dân đối với cán bộ xã là khởi đầu cho những mất ổn định, thậm chí trở thành
tình huống, thành điểm nóng gây hại tới sự bình yên của chế độ. Do vậy, mấu
chốt của xã - phường - thị trấn là chất lượng cán bộ, công chức, là hiệu quả hoạt
động của hệ thống chính trị sao cho giữ được dân, làm cho dân yên ổn, phấn
khởi làm ăn, sinh sống, liên kết cộng đồng, quan tâm và bảo vệ thể chế, phát
triển xã hội, phát triển sức dân. - Xã - phường - thị trấn là tầng sâu nhất mà sự

vận hành của thể chế từ vĩ mô phải tác động tới. Xã - phường - thị trấn là địa chỉ
quan trọng cuối cùng mà mọi quyết định, mọi chủ trương, đường lối của Đảng,
chính sách, pháp luật của nhà nước phải tìm đến. Đường lối, nghị quyết có đi
vào cuộc sống thực sự hay không, dân có được tổ chức hành động trong phong
trào rộng khắp để biến khả năng thành hiện thực hay không; đường lối, chính
sách có tác dụng, hiệu quả đến đâu, đúng sai ra sao được chứng thực bởi cuộc
sống, tâm trạng, thái độ, niềm tin và hành động thực tế của dân chúng. Vì vậy,
xã - phường - thị trấn tuy là cấp thấp nhất trong hệ thống quản lý nhưng có tầm
quan trọng đặc biệt, là vấn đề sống còn, thành bại của chế độ. Xã - phường - thị
trấn là hình ảnh thu nhỏ của xã hội, là vùng nhạy cảm nhất của đời sống xã hội,
không được xao nhãng mà cần đặc biệt quan tâm, chỉ đạo thường xuyên. Thực
chất của mất xã là mất dân, mà khởi đầu của sự mất dân là xa dân của cán bộ,
công chức xã - phường - thị trấn, sự rệu rã của tổ chức bộ máy và sự hoành hành
của nạn quan liêu, tham nhũng làm cho dân đói khổ, bần cùng. - Xã - phường thị trấn không phải là cấp hoạch định đường lối, chính sách… mà là cấp hành
động, tổ chức hành động, đưa đường lối, nghị quyết, chính sách vào cuộc sống.
Là cấp hành động, tổ chức thực hiện nên cán bộ, công chức phải gần dân, hiểu
dân, sát dân và năng lực của cán bộ xã là năng lực thực thi, tổ chức công việc và
thường xuyên giáo dục, tuyên truyền, vận động quần chúng. Tổ chức bộ máy
phải thực sự gọn nhẹ, “thà ít mà tốt”, năng động, nhạy bén, cán bộ, công chức
phải thực sự nhuần nhuyễn lý luận với thực tiễn, sáng tạo một cách thiết thực,
biết rõ phương hướng hành động, có bản lĩnh dám chịu trách nhiệm, có phương
pháp và phong cách dân vận “óc nghĩ, mắt nhìn, miệng nói, tai nghe, chân đi,
tay làm” như Hồ Chí Minh đã chỉ ra. Biết làm cho dân tin, dân ủng hộ; biết tập
7


hợp dân thành lực lượng và hoạt động trong phong trào; phục vụ dân, làm lợi
cho dân, mưu cầu hạnh phúc cho dân, đó là tất cả những gì cán bộ, công chức
cần có.
1.2 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN.

1.2.1 Khái niệm của văn bản:
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này
đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng
lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những
hình thức và nội dung khác nhau.
VBHC là VB của các cơ quan NN dùng để ghi chép,truyền đạt các quyết
định QL (quản lý) và các thôngtin cần thiết cho hoạt động QL theo đúng thể
thức,thủ tục, và thẩm quyền luật định.- Nói cách khác, Văn bản HC là phương
tiện quan trọngđể đảm bảo thông tin cho QL và nó phản ánh kết quảhoạt động
của QL, đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnhlệnh của các CQNN (cơ quan nhà
nước) cho cấp dưới.VBHC là thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan,tổ
chức với nhau hoặc giữa NN với tổ chức và công dân.
Quy trình soạn thảo và ban hành VB là trìnhtự các bước được sắp xếp
khoa học mà cơquan QLNN nhất thiết phải tiến hành trongcông tác soạn thảo và
ban hành văn bản theođúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vàphạm vi hoạt
động (4 bước)- Chuẩn bị- Lập đề cương, viết bản thảo- trình duyệt, ký văn bảnHoàn thiện thủ tục hành chính để ban hànhVB
1.2.2 Những yêu cầu về nội dung khi soạn thảo văn bản.
-Tính mục đích : khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục
đích mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề.
Văn bản này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến
đâu? kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản.
-Tính khoa học : Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng
thông tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào
văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
+ Đảm bảo sự logic về mặt nội dung sự nhất quán về mặt chủ đề, bố cục
8


chặt chẽ
+ Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức.

+ Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính.
+ Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản.
- Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp
với trình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh
hưởng đến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản.
- Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản
thể hiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời
phản ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược
ban hành đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dang quy phạm
pháp luật.
- Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết
hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn
bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện
sau:
+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,
nghĩa là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi
hành.
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều
kiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó.
+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn
bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể.
1.2.3. Những yêu cầu về thể thức khi soạn thảo văn bản.
Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo
văn bản được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :
+ Quốc hiệu.
+ Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản.
9

+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể.

10


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÒN TỒN TẠI TRONG HOẠT ĐỘNG
SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN HOÀI
ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1 Tình hình sọan thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu huyện
Hoài Đức
2.1.1 Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật.
-Theo như tìm hiểu trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản quy
phạm pháp luật (QPPL) ở xã Dương Liễu luôn được các cấp ủy Đảng, chính
quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản QPPL được ban hành
đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khả thi cao. Ban Tư pháp xã đã thực
hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND xã ban hành các văn bản chỉ đạo đối
với công tác này. Nhìn chung, công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL đã có
những chuyển biến tích cực, được Phòng Tư pháp huyện đánh giá cao qua các
đợt kiểm tra cuối năm.
Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL của

UBND cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã ban
hành cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp với
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước
trên địa bàn. Các ý kiến thẩm định đã được Văn phòng UBND xã nghiêm túc
nghiên cứu, tiếp thu trong quá trình soạn thảo. Văn bản UBND xã ban hành đảm
bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Do đó, văn
bản QPPL khi ban hành được thực hiện ngay không cần hướng dẫn thi hành của
các ngành, cấp huyện, vì vậy mà cấp xã ban hành văn bản QPPL rất ít. Từ năm
2008 đến năm 2011, UBND xã ban hành 29 văn bản QPPL các loại; trong đó có
17 Quyết định và 12 Chỉ thị.
-Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác xây dựng, ban hành văn
bản QPPL trên địa bàn xã vẫn còn một số hạn chế, tồn tại như: việc đăng ký xây
dựng văn bản QPPL của một số ngành còn thụ động, chưa sát với yêu cầu quản
lý nhà nước, văn bản ban hành không đảm bảo tiến độ, phải chuyển sang năm
sau hoặc không được ban hành;
11


Chất lượng một số dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội dung đơn
giản, sơ sài, chỉ sao chép hoặc biên tập lại các quy định tại văn bản QPPL của
cấp trên hoặc xuất phát từ ý chí chủ quan của cơ quan chủ trì soạn thảo, chưa
đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày...
-Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên là do một số đơn vị, địa
phương chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác xây dựng, ban hành
văn bản nên chưa chủ động đăng ký việc xây dựng, ban hành văn bản QPPL
thuộc lĩnh vực quản lý; chưa chỉ đạo sát sao, đầu tư thời gian, bố trí cán bộ hợp
lý cho công tác xây dựng, ban hành văn bản, việc xây dựng dự thảo đơn giản,
nội dung chung chung, sơ sài.
Công tác phối hợp giữa các ban ngành có liên quan trong soạn thảo, ban
hành chưa chặt chẽ, thậm chí nhiều ban ngành chỉ phối hợp mang tính hình thức.

Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo, xây dựng văn bản QPPL trình
độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế.
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn bản cần thực hiện tốt một
số nội dụng sau: Cấp ủy Đảng, chính quyền tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo đối
với công tác này, nhất là trong việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công
tác văn bản. Đồng thời thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật ban hành
văn bản QPPL của HĐND, UBND; các văn bản hướng dẫn của Chính phủ và
Quyết định của UBND các cấp ban hành Quy định về trình tự, thủ tục soạn thảo,
ban hành văn bản QPPL thuộc thẩm quyền UBND các cấp để tạo sự thống nhất
trong quy trình ban hành văn bản.
2.1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản cá
biệt.
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã
cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết
các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng
trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được
ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời
12


sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn
phòng UBND.
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc
cho Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo
chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng
UBND xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới
thiệu… Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn thảo văn bản của Văn

phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ Văn phòng -Thống kê mà chịu trách
nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết
các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác năm từ năm 2008 đến năm
2010, Văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 358 Quyết
định, 89 Thông báo, 85 Báo cáo, 14 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình
tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng UBND
xã đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa
quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính
của Văn phòng UBND xã bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải
xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin
quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên
tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể
13


đề xuất với người lãnh đạo cơ quan, Cán bộ Văn phòng- Thống kê việc tham
khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp
thu để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp
có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt

xem xét, quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng
thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện
có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn
bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Cán bộ Văn phòng - Thống kê; là người được giao trách nhiệm quản lý,
kiểm tra công tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn
thư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
14


- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,

chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một
bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo.
Văn phòng UBND xã soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian
qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo.
Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo
ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn
phòng UBND xã cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân
(phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời
điểm quy định…). Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý,
đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp
luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác
không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo
một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích
cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất,
không trùng, thừa ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân
trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người
15

thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở
thành hiện thực.
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn
phòng UBND xã Dương Liễu, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND xã trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An
ninh – Quốc phòng và các dự án khác), tham gia ý kiến về nội dung, hình thức
và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai
trò của Văn phòng UBND đối với UBND xã là vô cùng quan trọng, các văn bản
được soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định
của pháp luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của xã được đảm bảo
hơn. Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của
văn bản được soạn thảo. Thời gian từ năm 2008 đến năm 2016, Văn phòng
UBND xã đã soạn thảo được 358 Quyết định nhưng không phải tất cả các Quyết
định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại
những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành; chuyển
mục đích sử dụng đất đối với các tổ chức và cá nhân trên địa bàn xã… Do đó đặt
ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác
định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái
pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản;
hình thức tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và
chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các
công việc cụ thể của UBND xã.
2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu.
2.2.1 Thực trạng soạn thảo văn bản tại UBND xã Dương Liễu.
Đã nêu ở trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt
động ban hành, ra quyết định của UBND xã đạt được những thành tựu như trên
trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi
mới trong quá trình quản lý, điều hành của UBND trong việc thực hiện các
nhiệm vụ cơ bản của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết

16


công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố
quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản
được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng UBND
xã. Trong thời gian qua Văn phòng UBND xã làm tốt nhiệm vụ này, văn bản
giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản,
phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND xã.
Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo
văn bản của Văn phòng UBND xãnói chung và UBND xã Dương Liễu nói riêng
vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình
thức của cơ quan soạn thảo của Văn phòng UBND xã còn chưa thống nhất.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên
ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời…
Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy
nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi
còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan
tâm chỉ đạo cho bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý
nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà
nước.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo
của Văn phòng UBND nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây
dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải
quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành
hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản
được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ
chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng chịu sự
tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo

trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành
văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận
chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ
17


sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là
làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của
văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn
bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn
bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa
có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo
quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu
chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của
UBND là do Văn phòng UBND soạn thảo, việc soạn thảo văn bản cũng phụ
thuộc vào nhiệm vụ của từng ban ngành trong việc soạn thảo văn bản liên quan
đến nhiệm vụ của ngành mình quản lý. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của
người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính
chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép
nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về
vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến
văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng
đúng đắn, chuẩn mực.
2.2.2 Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để
truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ
văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước còn thể hiện tính quản lý lõng

lẻo cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được
ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng
thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành
chính cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng
18


từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn
bản hạn chế tính khả thi.
- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận
quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của
bộ phận văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây
dựng quy chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng
rõ ràng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác
văn thư.
- Số lượng biên chế của Văn phòng UBND còn thiếu, chỉ có 01 đồng chí
cán bộ phụ trách Văn phòng - Thống kê và 01 đồng chí là cán bộ Văn thư-Lưu
trữ. Hơn nữa cán bộ Văn phòng và văn thư của UBND xã chưa được đào tạo
đúng về chuyên môn, làm việc chỉ dựa trên kinh nghiệm và qua các lớp bồi
dưỡng ngắn hạn về chuyên môn là chính. Bên cạnh đó công việc ở bộ phận Văn
phòng quá nhiều mà lại thiếu người dẫn đến quá tải, chưa đầu tư thời gian cho
việc nghiên cứu sâu về ngành và lĩnh vực được giao.
- Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ban ngành về vai trò, chức năng của
văn bản và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm
đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn
chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý
văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng.

19

* Bảng số liệu liên quan:
LOẠI VĂN BẢN

SỐ LƯỢNG

NĂM

29
33
27
120
110
128
127
130
128
30
29
30
27
28
30
4
5
5
13
17
21

2014
2015
2016
2014
2015
2016
2014
2015
2016
2014
2015
2016
2014
2015
2016
2014
2015
2016
2014
2015
2016

QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ TỊCH

QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND

TỜ TRÌNH

THÔNG BÁO

BÁO CÁO

CHỈ THỊ

CÔNG VĂN

Nhận xét :
Do tình hình thực tế tại địa phương nên có một số loại văn bản ban hành
tương đối nhiều như: Quyết định, tờ trình, thông báo... bên cạnh đó một số loại
văn bản còn ít như: Chỉ thị, thông báo, công văn...

20


2.2.3. Đánh giá chung
-Ưu điểm:
|+Công tác soạn thảo văn bản và văn thư là một hoạt động thường xuyên
của UBND xã Dương Liễu trong việc thực hiện công cuộc đổi mới hiện nay.
+Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, cấp trên luôn thường xuyên
mở lớp đào tạo cho cán bộ văn thư, kịp thời ban hành những văn bản chỉ đạo
hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn đổi mới công tác soạn thảo văn bản và văn
thư để soạn thảo và ban hành đúng theo quy định, đảm bảo về nội dung, hình
thức, thể loại văn bản.
+Tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ và nhân viên ngày được nâng
cao, công tác tuyên truyền, vận động được thường xuyên nên từ đó nhân dân đã
có ý thức thực hiện tốt những nội dung văn bản nhà nước đã chuyển tải đến nhân
dân.
-Khuyết điểm:
+Do cơ chế về cơ cấu tổ chức bộ máy nên tuyển dụng cán bộ văn thư 01

đồng chí là ít so với yêu cầu để phục vụ công việc.
+Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo
văn bản và văn thư đối với UBND xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất
lượng công việc.
+ Đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản và văn thư chưa được
đào tạo đúng về chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực hiện nhiệm vụ công việc
còn nhiều hạn chế, thiếu sót.
+Đối với một số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đôi
lúc tự soạn thảo văn bản nên có một số văn bản chưa đảm bảo đúng theo quy
định của Nhà nước, có khi văn bản thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm,
không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn bản
nhưng vẫn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải quyết văn bản
của văn thư.
+Địa bàn có nhiều thành phần tôn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội vẫn
thường xuyên xảy ra. Một số đối tượng còn xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà
nước nên việc thực thi văn bản của UBND xã có những trở ngại đến công tác
quản lý điều hành Nhà nước.
21


CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN
THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ DƯƠNG LIỄU HUYỆN
HOÀI ĐỨC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua
nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được
phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm
quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và
quản lý văn bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều
hành của cơ quan khi soạn thảo và ban hành ra một văn bản quản lý hành chính
nhà nước. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn

thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND xã nói chung và UBND xã
Dương Liễu nói riêng:
3.1.Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản:
Văn phòng UBND xã chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông
thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành,
cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành
văn bản của Văn phòng UBND xã là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt,
đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện
quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại UBND xã, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi
tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản
quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ
quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự,
thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là
rất khó. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản
mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái
quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
22